LAPORAN AKHIR
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
DANA BOPTN ITS 2015
PROMAS-TI: PROGRAM PEMBINAAN MANAJEMEN
SEKOLAH BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI
(STUDI KASUS: SMA DHARMA WANITA SURABAYA)
Tim Pengabdi:
Wiwik Anggraeni, S.Si., M.Kom
Jurusan Sistem Informasi/FTIf
Ir. Achmad Holil Noor Ali, S.Kom
Jurusan Sistem Informasi/FTIf
Hanim Maria Astuti, S.Kom., M.Sc.
Jurusan Sistem Informasi/FTIf
Anisah Herdiyanti, S.Kom, M.Sc.
Jurusan Sistem Informasi/FTIf
Retno Aulia Vinarti, S.Kom, M.Kom
Jurusan Sistem Informasi/FTIf
Eko Wahyu Tyas Darmaningrat, S.Kom, MBA
Jurusan Sistem Informasi/FTIf
LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
3
DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN ... II DAFTAR ISI ... 3 RINGKASAN ... 5 BAB I PENDAHULUAN ... 71.1 PERUMUSAN KONSEP DAN STRATEGI KEGIATAN ... 8
1.2 TUJUAN,MANFAAT DAN DAMPAK KEGIATAN YANG DIHARAPKAN ... 8
1.2.1 Tujuan Kegiatan ... 8
1.2.2 Manfaat Kegiatan ... 8
1.2.3 Dampak Kegiatan ... 9
1.3 TARGET LUARAN ... 9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 10
2.1 KONSEP STRATEGI DAN STRATEGI TI ... 10
2.2 BALANCED SCORECARD (BSC) ... 10
2.2.1 Konsep BSC ... 10
2.2.2 Tahapan Membuat BSC ... 12
2.3 PETA STRATEGI UNTUK MENYELARASKAN BSC DENGAN STRATEGI ... 13
2.4 CASCADING ... 13
2.5 ANALISIS CSF ... 16
BAB III STRATEGI DAN PERENCANAAN KEGIATAN ... 17
3.1 STRATEGI ... 17
3.2 RENCANA KEGIATAN DAN KEBERLANJUTAN ... 18
BAB IV HASIL YANG DICAPAI DAN KEBERLANJUTANNYA ... 21
4.1 KEMAJUAN PELAKSANAAN KEGIATAN PENGABDIAN... 21
4.1.1 Pelaksanaan Rencana Kegiatan ... 21
4.1.2 Pembaruan Target Luaran ... 21
4.2 HASIL PENGABDIAN DAN LUARAN YANG DIPEROLEH ... 22
4
4.4 KENDALA YANG DIHADAPI DAN SOLUSINYA ... 24
BAB V RENCANA SELANJUTNYA ... 25
5.1 KESIMPULAN ... 25
5.2 KEBERLANJUTAN KEGIATAN ... 25
DAFTAR PUSTAKA ... 27
LAMPIRAN I – DAFTAR CAPAIAN SEMENTARA ... 29
LAMPIRAN II – LUARAN YANG DIHASILKAN ... 30
II.1LUARAN LANGKAH PERENCANAAN ... 30
II.2LUARAN LANGKAH IMPLEMENTASI ... 31
5
RINGKASAN
Tuntutan akan pemenuhan terhadap program pemerintah berkaitan dengan penggunaan TI di
sektor pendidikan, kian menuntut manajemen sekolah untuk membenahi fungsi TI dalam
mendukung proses bisnisnya. Oleh karenanya melalui kegiatan pengabdian masyarakat ini,
diupayakan agar manajemen sekolah memiliki referensi strategi TI yang dapat digunakan
untuk mengarahkan dukungan TI terhadap organisasi, menginisiasi kebutuhan akan fungsi TI
dalam mendukung strategi TI, serta memonitor dan mengarahkan kinerja TI melalui indikator
capaian strategi TI.
Program Pembinaan Siswa Sekolah berbasis Teknologi Informasi (PROBISS-TI) pada tahun
pertama menghasilkan: 1) pendampingan organisasi dalam penyusunan strategi organisasi; 2)
pembinaan siswa melalui pelatihan yang terkait dengan aktivitas pembekalan kemampuan TI
sesuai dengan aktivitas yang diarahkan pada pemenuhan strategi divisi akademik. Sebagai
upaya berkelanjutan dari program tersebut, Program Pembinaan Manajemen Sekolah
berbasis Teknologi Informasi (PROMAS-TI) diusulkan dengan memfokuskan kepada
manajemen sekolah melalui: 1) penyiapan strategi TI; 2) pelatihan TI untuk
manajemen sekolah.
Pengusulan tersebut didorong dari permasalahan: dukungan TI yang belum terarah; dan
belum adanya strategi, indikator dan target yang jelas akan kinerja TI di organisasi. SMA
Dharma Wanita, Surabaya, yang menjadi target kegiatan pengabdian masyarakat ini
menyikapi permasalahan tersebut dengan berbasis insiden – artinya TI diberikan berdasarkan
permintaan atau kebutuhan dari pemangku kepentingan internal, termasuk manajemen
sekolah, staf, guru dan siswa. Fungsi TI masih berada di bawah Divisi Sarana dan Prasarana
sementara TI terbatas diterapkan untuk keperluan promosi – seperti website sekolah, hingga
dukungan terhadap proses belajar mengajar – seperti laboraturium.
Berdasarkan target yang telah ditetapkan, hasil yang didapatkan dari kegiatan pengabdian
masyarakat ini, meliputi:
1) Terkait dengan target pertama, yaitu penyiapan strategi TI yang termasuk dalam
strategi pada Divisi Sarana dan Prasarana. Strategi TI dengan menyelaraskan terhadap
strategi organisasi seperti telah dihasilkan pada PROBISS-TI. Berdasarkan hasil
cascading strategi organisasi ke strategi divisi, dihasilkan 7 (tujuh) strategi pada
Divisi Sarana dan Prasarana, yaitu:
a. Optimalisasi anggaran pengadaan sarana prasarana
b. Peningkatan mutu dan jaminan kualitas sarana prasarana
c. Peningkatan pengawasan prosedur pengadaan sarana prasarana
d. Optimalisasi penggunaan fasilitas sekolah terutama TI
e. Peningkatan evaluasi sarana dan prasarana sekolah secara periodik
f. Peningkatan pemeliharaan sarana prasarana sekolah sesuai dengan prosedur
g. Peningkatan kompetensi karyawan internal bagian sarana dan prasarana
2) Terkait dengan target kedua, dari hasil wawancara yang dilakukan dengan pihak SMA
Dharma Wanita, didapatkan kesimpulan bahwa pelatihan di bidang Teknologi
Informasi (TI) yang dirasa paling memberikan added value adalah pelatihan
penggunaan MS Power Point untuk media ajar. Pelatihan ini dicapai dengan 2 (dua)
pendekatan yakni: a) pendekatan ketrampilan interpersonal, dan b) pendekatan
berbasis Teknologi Informasi. Pelatihan khusus untuk seluruh guru SMA Dharma
Wanita ini telah dilaksanakan pada tanggal 19 September 2015 yang bertajuk:
“Workshop Microsoft Power Point sebagai Media Penunjang Pembelajaran
yang Interaktif” dan diikuti oleh sebanyak 25 orang peserta.
6
3) Adapun kegiatan pengabdian masyarakat ini juga memiliki target luaran berupa
publikasi ilmiah. Makalah bertajuk “Developing an Application Portfolio for a
Private High School Institution” telah dipublikasikan dalam seminar internasional:
International Conference on Mathematics, Sciences and Education (ICMSE) yang
diselenggarakan oleh Universitas Mataram pada tanggal 4-5 November 2015 di
Lombok, Indonesia.
Dari kegiatan pengabdian masyarakat PROMAS-TI ini dapat disimpulkan bahwa manajemen
sekolah perlu dibekali dengan kemampuan teknologi informasi agar dapat memaksimalkan
potensi TI dalam mendukung tujuan sekolah. Luaran dari pengabdian masyarakat ini
diharapkan dapat dijadikan referensi dalam peningkatan pemberdayaan TI di sektor
pendidikan, khususnya sekolah.
7
BAB I PENDAHULUAN
Sebagaimana yang telah dinyatakan oleh UNESCO, pendidikan dunia saat ini tengah
menghadapi tantangan krusial yakni bagaimana mempersiapkan siswa-siswi sekolah untuk
sebuah masa depan yaitu masyarakat sosial yang berbasis pengetahuan (knowledge-based
society) dengan menekankan pentingnya tanggung jawab dan koordinasi. Sektor pendidikan
merupakan salah satu elemen yang seharusnya dijadikan prioritas pemerintah dalam
mempersiapkan masyarakat digital yang sukses. Pemerintah Kota Surabaya sendiri telah
mempersiapkan berbagai macam inisiatif sistem informasi dalam dunia pendidikan dengan
upaya untuk meningkatkan kualitas pendidikan putra-putri melalui Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK).
Organisasi pendidikan sebagai mesin pencetak generasi penerus seharusnya mampu
membekali putraf-putrinya, yakni siswa-siswi, dengan berbagai skill dalam bidang teknologi
informasi. Ketidaksiapan organisasi pendidikan dalam menghadapi masyarakat digital ini
dapat menyebabkan kemunduran dari organisasi tersebut (Maherzi, 1997) dan
ketidakmampuan untuk bersaing di era masyarakat digital.
Kegiatan Pengabdian Masyarakat ini merupakan kelanjutan dari program pengabdian
masyarakat yang telah dilaksanakan pada tahun 2014 dengan judul: PROBIS TI - Program
Pemberdayaan Siswa-siswi Sekolah dengan Memanfaatkan TIK. Output dari PROBIS-TI
tahun 2014 yakni jasa berupa strategi organisasi yang dapat digunakan sebagai arahan bagi
SMA Dharma Wanita dalam pencapaian tujuan organisasnya, serta produk berupa website
yang dikembangkan sendiri oleh siswa-siswi SMA Dharma Wanita untuk pencitraan Unit
Kegiatan Ekstrakurikuler. Merefleksikan program PROBIS-TI, kami mengevaluasi
bahwa dibutuhkan pula pendefinisian aktivitas terkait TI yang jelas bagi sekolah dalam
mengelola TIK, dikarenakan saat ini, pemerintah Kota Surabaya telah mencanangkan target
sekolah berbasis TIK. Oleh karenanya, pada tahun kedua ini, pengabdian masyarakat bertajuk
Program Pembinaan Manajemen Sekolah berbasis Teknologi Informasi (PROMAS-TI)
ini diusulkan dengan berfokus kepada pembentukan strategi TI dan pembinaan manajemen
sekolah.
SMA Dharma Wanita merupakan sekolah swasta di Surabaya yang melihat perlunya
membekali siswa-siswinya dengan kemampuan bersaing di era masyarakat digital. Agar
dapat memastikan pencapaian tujuan organisasi, sekolah perlu mendefinisikan dengan jelas
8
aktivitas-aktivitas TI termasuk target yang jelas dari aktivitas-aktivitas TI tersebut. Selain itu,
guru yang dalam hal ini sebagai pendorong pemanfaatan TIK di sekolah perlu ditingkatkan
awareness dan kemampuannya dalam hal TIK.
Oleh karenanya, pada tahun kedua ini, kegiatan pengabdian masyarakat diarahkan pada
pemberdayaan organisasi melalui pendampingan dalam penyusunan strategi teknologi
informasi (TI) dan pembekalan kemampuan TIK kepada manajemen sekolah.
1.1 Perumusan Konsep dan Strategi Kegiatan
Untuk mencapai tujuan pengabdian masyarakat ini maka terdapat beberapa masalah yang
harus dipecahkan yang mencakup:
1. Bagaimana kondisi eksisting TI dari SMA Dharma Wanita?
2. Apa saja aktivitas-aktivitas TI yang dibutuhkan oleh SMA Dharma Wanita dalam
rangka meningkatkan kemampuan TI organisasinya?
3. Apa inisiatif yang tepat sebagai langkah pertama merealisasikan aktivitas TI tersebut?
1.2 Tujuan, Manfaat dan Dampak Kegiatan yang Diharapkan
Pengabdian masyarakat ini merupakan sebuah paket berkesinambungan yang akan diberikan
kepada SMA Dharma Wanita. Dalam dukungannya terhadap kegiatan pengabdian
masyarakat, kegiatan ini bertujuan secara spesifik, namun tidak langsung, dalam peningkatan
kualitas lulusan SMA Dharma Wanita melalui program pembinaan manajemen sekolah.
1.2.1 Tujuan Kegiatan
Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:
1. Menghasilkan strategi TI termasuk aktivitas-aktivitas TI.
2. Memberikan pelatihan/program lain sebagai bentuk inisiatif untuk mencapai strategi
TI.
1.2.2 Manfaat Kegiatan
Manfaat dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:
1. Usulan strategi organisasi dan strategi divisi akademik yang dapat digunakan SMA
Dharma Wanita agar dapat memenuhi tujuan organisasinya
2. Rekomendasi aktivitas/program yang dapat digunakan divisi akademik dalam
mendukung strategi organisasi
9
3. Usulan untuk daftar aplikasi yang dapat dikembangkan di SMA Dharma Wanita
4. Bahan untuk pengukuran kinerja organisasi
1.2.3 Dampak Kegiatan
Melalui kegiatan PROMAS-TI diharapkan agar organisasi: 1) dapat meningkatkan kesadaran
akan era masyarakat digital dan pentingnya teknologi informasi dalam mendukung sektor
pendidikan; 2) dapat menyadari urgensi strategi yang perlu disusun agar dapat memastikan
pencapaian tujuan organisasi; 3) dapat mengarahkan aktivitas dalam proses bisnisnya demi
mencapai tujuan organisasi.
1.3 Target Luaran
Dalam usulan ini, target dan luaran adalah sebagai berikut.
Tabel 1 Target luaran kegiatanAspek Target Luaran
Manajemen sekolah Memiliki dokumen acuan untuk
perencanaan strategi TI yang mendukung Divisi Sarana dan Prasarana
Mengetahui aktivitas Divisi Sarana dan Prasarana yang mendukung strategi divisi maupun strategi organisasi
Dokumen rencana strategi TI yang termasuk dalam Divisi Sarana Prasarana
Daftar aktivitas yang
dihasilkan dari analisis Critica
Success Factors (CSFs)
strategi Divisi Sarana dan Prasarana, , yang disusun ke dalam Dokumen Rencana Strategi TI
Peningkatan skill guru terhadap Teknologi Informasi sesuai dengan strategi Divisi Sarana dan Prasarana
Pelatihan TI
Jurusan Sistem
Informasi
Publikasi ilmiah Makalah di jurnal SISFO dengan judul “IT Balanced Scorecard untuk Sekolah Menengah Atas: Studi Kasus SMA Dharma Wanita”
10
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Paparan dalam bab ini akan memfokuskan kepada definisi strategi teknologi informasi (TI)
dan kaitannya dengan strategi bisnis, konsep Balanced Scorecard (BSC), peta strategi untuk,
dan penerjemahan strategi organisasi ke strategi divisi (cascading BSC to functional
scorecard). Lebih lanjut mengenai hal tersebut sebagai berikut.
2.1 Konsep Strategi dan Strategi TI
Menurut Ward & Peppard (2002), strategi didefinisikan sebagai serangkaian kegiatan
terencana dan terintegrasi yang bertujuan untuk peningkatan kesejahteraan dan kekuatan
perusahaan di masa mendatang. Strategi adalah penerapan dari tujuan perusahaan dengan
mempertimbangkan kekuatan eksternal dan internal, serta guna mencapai sasaran organisasi
(Steiner, 1997).
Strategi SI/TI menurut Ward & Peppard (2002) mencakup: 1) Business IS Strategy, yang
mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk mencapai
sasaran bisnisnya, portfolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi; 2) IT Strategy, yang
mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia IS/TI;
dan 3) IS/IT Management Strategy, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan
melalui organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang
dibutuhkan. Dalam pengabdian masyarakat ini, terminologi strategi TI diartikan sebagai
strategi yang diterjemahkan dari strategi organisasi ke strategi fungsional TI. Dengan
demikian, strategi TI yang dimaksud adalah strategi pada fungsional/divisi TI beserta
indikator kinerjanya. Pengabdian masyarakat ini tidak mencakup pembuatan Strategi SI/TI
seperti mengacu pada definisi Ward & Peppard (2002).
2.2 Balanced Scorecard (BSC)
Menurut Kaplan dan Norton (2000), Balanced Scorecard (BSC) adalah alat yang digunakan
untuk .mengukur kinerja suatu organisasi dari 4 (empat) perspektif, yaitu: perspektif
finansial, perspektif customer, perspektif proses bisnis internal, perspektif pertumbuhan dan
pembelajaran. Lebih lanjut mengenai hal tersebut akan dipaparkan sebagai berikut.
2.2.1 Konsep BSC
Balanced Scorecard (BSC), berasal dari dua kata yaitu balanced (berimbang) dan scorecard
(kartu skor), adalah sebuah pendekatan terhadap strategi manajemen. Balanced (berimbang)
berarti adanya keseimbangan antara kinerja keuangan dan non-keuangan, antara kinerja
11
jangka pendek dan jangka panjang, antara kinerja yang bersifat internal dan eksternal.
Sedangkan scorecard (kartu skor) yaitu kartu yang digunakan untuk mencatat skor kinerja,
yang berisi nilai target dan nilai realisasi/aktual dari pencapaian indikator yang telah
ditentukan. Dengan adanya BSC, sebuah organisasi akan mampu menerjemahkan visi dan
strategi organisasinya ke dalam tindakan nyata di lapangan.
BSC sendiri memiliki empat perspektif yaitu: 1) perspektif keuangan, 2) perspektif
pelanggan, 3) perspektif proses bisnis internal dan 4) perspektif pembelajaran dan
pertumbuhan.
2.2.1.1 Perspektif Finansial
Berkaitan dengan menentukan kinerja keuangan yang diharapkan dari strategi organisasi dan
menjadi sasaran akhir dari tujuan dan ukuran perspektif lainnya. Setiap ukuran yang
dipilih harus menjadi bagian dari suatu hubungan sebab akibat yang pada akhirnya akan
dapat meningkatkan kinerja keuangan perusahaan.
2.2.1.2 Perspektif Pelanggan
Perspektif pelanggan adalah bagaimana kita bisa menjadi supplier utama yang paling bernilai
bagi para customer. Untuk dapat melakukan pengukuran kinerja organisasi terhadap
perspektif pelanggan, maka terdapat dua kelompok pengukuran yang digunakan, yaitu:
a) Kelompok Pengukuran Pelanggan Utama (Core Measurement Group)
1. Pangsa Pasar (Market Share). Pangsa pasar digunakan untuk mengukur proporsi
segmen pasar tertentu yang dikuasai oleh perusahaan, meliputi jumlah pelanggan,
jumlah penjualan, dan volume unit penjualan.
2. Retensi Pelanggan (Customer Retention). Retensi pelanggan digunakan untuk
mengukur kemampuan perusahaan dalam mempertahankan hubungan dengan
pelanggan lamanya. Selain mempertahankan pelanggan, perusahaan dapat
mengukur loyalitas pelanggan melalui persentase pertumbuhan bisnis dengan
pelanggan yang ada saat ini.
3. Akuisisi Pelanggan (Customer Acquisition). Akuisisi pelanggan digunakan untuk
mengukur kemampuan perusahaan dalam memperoleh pelanggan baru. Akuisisi
pelanggan dapat diukur dengan banyaknya jumlah pelanggan baru atau jumlah
penjualan kepada pelanggan baru di segmen yang ada.
4. Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction). Kepuasan pelanggan digunakan untuk
mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa yang diberikan oleh
perusahaan. Ukuran kepuasan pelanggan memberikan umpan balik mengenai seberapa
12
baik perusahaan melaksanakan bisnisnya.
5. Profitabilitas Pelanggan (Customer Profitability). Profitabilitas pelanggan digunakan
untuk mengukur keuntungan bersih yang diperoleh perusahaan dari pelanggan setelah
menghitung berbagai pengeluaran yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan tersebut.
b) Proporsi Nilai Pelanggan (Customer Value Proposition)
Proporsi nilai pelanggan menggambarkan atribut yang diberikan perusahaan sebagai
faktor pendorong (performance driven) bagi kelompok pengukuran pelanggan utama
guna menciptakan loyalitas dan kepuasan pelanggan. Proporsi nilai pelanggan antara lain
terdiri dari:
1. Atribut produk atau jasa, digunakan untuk mengukur harapan pelanggan terhadap
produk atau jasa yang diberikan oleh perusahaan.
2. Hubungan pelanggan, digunakan untuk mengukur usaha yang dilakukan perusahaan
dalam membina hubungan dengan para pelanggannya.
3. Citra dan reputasi perusahaan, digunakan untuk mengukur persepsi pelanggan
terhadap produk atau jasa yang diberikan oleh perusahaan (Kaplan dan Norton, 2000).
2.2.1.3 Perspektif Proses Bisnis Internal
Perspektif ini berkaitan dengan proses bisnis apa saja yang terbaik yang harus kita lakukan,
dalam jangka panjang maupun jangka pendek untuk mencapai tujuan finansial dan kepuasan
customer.
2.2.1.4 Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran
Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran ialah bagaimana kita dapat meningkatkan dan
menciptakan value secara terus menerus, terutama dalam hubungannya dengan kemampuan
dan motivasi karyawan.
2.2.2 Tahapan Membuat BSC
Adapun tahapan-tahapan dalam membuat BSC, yaitu sebagai berikut:
Menentukan visi, misi dan sasaran strategis organisasi.
Sasaran strategis didapatkan dari hasil generate analisa SWOT organisasi. Sasaran
strategis didefinisikan sebagai pernyataan tentang yang ingin dicapai (sasaran strategis
bersifat output/outcome) atau apa yang ingin dilakukan (sasaran strategis bersifat proses)
atau apa yang seharusnya kita miliki (sasaran strategis bersifat input).
13
Strategi tersebut akan dijadikan input dalam penyusunan peta strategi. Peta strategi akan
memetakan sasaran strategis organisasi dalam suatu kerangka hubungan sebab akibat
yang menggambarkan keseluruhan perjalanan strategi organisasi.
Menentukan perspektif utama dari empat perspektif BSC yang akan digunakan oleh
organisasi yaitu keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, & pembelajaran dan
pertumbuhan.
Menentukan key performance indicator (KPI). KPI adalah alat ukur bagi pencapaian
sasaran strategis. KPI harus bersifat measurable yang artinya dapat diukur. Selain dapat
diukur, KPI harus relevan dengan visi-misi serta tujuan strategis organisasi, yang
selanjutnya dapat dilakukan penilaian.
KPI bisa berisi target capaian maupun realisasi.
2.3 Peta Strategi untuk Menyelaraskan BSC dengan Strategi
Peta strategi memberikan kerangka kerja yang dapat digunakan untuk menggambarkan suatu
strategi. Peta strategi memberikan penyajian visual tujuan kritikal perusahaan dan hubungan
kritikal antara tujuan tersebut untuk meningkatkan kinerja organisasi. Peta strategi
memungkinkan suatu perusahaan mendeskripsikan dengan jelas tujuan, rencana, tindakan,
target, dan tolak ukur yang digunakan dalam menilai kinerja perusahaan. Dengan informasi
tersebut, manajer dapat mengembangkan suatu visi strategi untuk menciptakan gambaran
yang jelas mengenai tujuan perusahaan secara keseluruhan.
2.4 Cascading
Cascading adalah proses penjabaran dan penyelarasan sasaran strategis, indikator kinerja
utama, dan target indikator kinerja utama ke level unit organisasi yang lebih rendah. Adapun
10 langkah untuk melakukan cascading BSC ke dalam fungsional scorecad:
1. Penentuan Tujuan Divisi. Pada langkah awal proses cascading BSC perusahaan ke divisi
meliputi analisis visi dan misi divisi. Visi dan misi divisi harus sejalan dengan perusahaan
dan umumnya lebih spesifik daripada visi dan misi organisasi.
14
Gambar 1 Tahapan dalam cascading
2. Pengidentifikasian Relevansi Divisi. Relevansi divisi adalah mengidentifikasi kontribusi
dan pengaruh divisi terhadap peta strategi perusahaan. Pada langkah kedua ini manajemen
harus mempelajari peta strategi organisasi dengan seksama. Kemudian mereka
mempelajari hubungan atau keterkaitan antara Sasaran Strategis (SS) yang ada di peta
strategi perusahaan dengan tugas pokok dan proses-proses inti (core process) dari fungsi
divisi. Lalu mereka memilah SS mana yang berkaitan dengan divisi tersebut dan SS mana
yang kurang atau tidak relevan dengan divisi tersebut. Keterkaitan disini sifatnya
langsung. Artinya, akan dicari SS di tingkat organisasi yang dapat didukung
pencapaiannya secara langsung atas dasar kontribusi dan hasil kerja divisi itu.
3. Pengidentifikasian „Pelanggan‟ Divisi. Pada langkah ketiga, pelanggan yang dilayani oleh
divisi diidentifikasi. “Pelanggan” di sini diberi tanda kutip karena mencakup pelanggan
secara keseluruhan, yaitu pelanggan eksternal dan pelanggan internal dari divisi yang
bersangkutan. Pelanggan eksternal adalah pelanggan yang ada di luar perusahaan.
Pelangan internal adalah pelanggan yang ada di dalam lingkup perusahaan, tetapi di luar
15
divisi yang bersangkutan. Proses identifikasi pelanggan ini untuk memahami siapa
pelanggan utama divisi tersebut.
4. Identifikasi Tugas Pokok Divisi. Pada langkah keempat ini, tugas pokok atau
proses-proses inti yang dijalankan oleh divisi tersebut diientifikasi secara seksama. Proses inti di
sini merupakan aktivitas atau tugas utama yang dijalankan oleh divisi tersebut, dan
hasilnya memberi pengaruh secara langsung terhadap pemenuhan kebutuhan para
pelanggannya.
5. Identifikasi Harapan Pelanggan. Di langkah kelima ini, setiap output dari tupoksi divisi
dihubungkan degan pelanggan yang relevan dari daftar pelanggan yang ada di langkah
kedua, lalu ditambahkan ekspektasi dari pelanggan tersebut atas output yang dihasilkan.
6. Cascading Strategi Organisasi Ke Divisi. Langkah keenam, memasuki tahapan di mana
peta strategi divisi akan disusun. Sama seperti peta strategi perusahaan, bagan peta
strategi di tingkat divisi juga dibagi atas 4 perspektif, tetapi karena fungsinya sebagai
divisi pendukung. Perspektif finansial tidak diletakkan di bagian teratas tetapi sejajar
dengan perspektif pelanggan.
7. Memperhatikan Isu-Isu Lokal. Langkah ketujuh secara garis besar berupa serangkaian
proses untuk melengkapi peta strategi. Dalam tahapan ini peta strategi divisi yang
bersangkutan itu dilengkapi dengan menambahkan strategi organisasi yang relevan
dengan divisi tersebut.
8. Konsolidasi Dan Tes Logika (Menyusun Peta Strategi Divisi). Pada langkah konsolidasi
dan tes logika ini dilakukan proses identifikasi garis hubungan sebab-akibat di antara SS
yang telah disusun untuk membentuk peta strategi divisi itu. Penyusunan garis hubungan
sebab-akibat sebaiknya berfokus pada hubungan yang bersifat langsung, selain harus
berhubungan langsung.
9. Pemilihan Key Performance Indicator (Mengidentifikasikan Dan Mendefinisikan KPI
Untuk Setiap SS). Setelah membuat peta strategi langkah selanjutnya adalah menentukan
indikator untuk pencapaian masing-masing strategi yang telah terpetakan ke dalam empat
perspektif.
10. Penentuan Target Dan Inisiatif Strategis. KPI yang telah dibuat sebelumnya akan
dilengkapi dengan inisiatif strategi dalam pencapaian target. Definisi target adalah suatu
ukuran yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Berkaitan dengan penerapan
balanced scorecard, target dibuat untuk jangka waktu satu tahun, atau disebut dengan
perencanaan tahunan. Sementara pemantauan target dapat dilakukan dalam periode
bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan.
16
2.5 Analisis CSF
Mengacu pada Ward dan Peppard (2002), analisis Critical Success Factor (CSF) digunakan
dalam membantu pencapaian tujuan dan strategi melalui kegiatan yang diprioritaskan. Dalam
perencanaan strategis, analisis tersebut digunakan untuk memunculkan kebutuhan sistem
informasi (IS Demand), dengan mengoperasional tujuan untuk menentukan aktivitas mana
yang lebih penting dalam mencapai kesuksesan dari pencapaian sebuah tujuan.
17
BAB III STRATEGI DAN PERENCANAAN KEGIATAN
Paparan dalam bab ini akan memfokuskan kepada strategi, rencana kegiatan dan
keberlanjutan dari pengabdian masyarakat yang diusulkan. Kegiatan pengabdian masyarakat
ini merupakan rangkaian kegiatan yang telah diinsiasi pada tahun 2014 dan pada tahun 2015
berfokus kepada pembinaan sekolah. Lebih lanjut mengenai hal tersebut sebagai berikut.
3.1 Strategi
Strategi kegiatan dalam “Program Pembinaan Manajemen Sekolah berbasis Teknologi
Informasi (PROMAS-TI)” adalah berupa: 1) penyampaian jasa penyusunan strategi TI yang
merupakan strategi pada fungsional TI di bawah Divisi Sarana dan Prasarana SMA Dharma
Wanita, dan 2) program pembinaan yang ditawarkan melalui PROMAS-TI mengarahkan
pada pembekalan penggunaan strategi organisasi dan strategi TI.
Program ini merupakan sebuah program berkelanjutan untuk peningkatan peran TI dalam
organisasi pendidikan. PROMAS-TI merupakan rangkaian tahun kedua dari Program
Pembinaan Siswa Sekolah berbasis Teknologi Informasi (PROBISS-TI). Tahun pertama
PROBISS-TI berfokus kepada penyusunan strategi organisasi dan pembekalan kemampuan
TI untuk siswa, sementara tahun kedua yang diwujudkan melalui program PROMAS-TI
berfokus kepada: 1) penyiapan strategi TI; 2) pelatihan TI untuk manajemen sekolah.
Dengan adanya kegiatan keberlanjutan tersebut diharapkan terjalin hubungan yang erat antara
perguruan tinggi dan masyarakat sebagai bentuk pengabdian yang mampu berkontribusi
terhadap peningkatan kualitas manajemen sekolah secara khusus, dan sektor pendidikan
secara umum. Dari perguruan tinggi, kegiatan ini tidak hanya melibatkan dosen pengabdi
lintas laboraturium di Jurusan Sistem Informasi (SI) – Fakultas Teknologi Informasi (FTIf),
namun juga mahasiswa tahun kedua dan tahun ketiga dalam penyiapan pelatihan TI untuk
manajemen sekolah. Sementara dari pihak sekolah, para guru termasuk jajaran manajemen
sekolah terlibat dalam kegiatan sebagai peserta dalam pelatihan.
Adapun bentuk pelatihan TI akan disesuaikan dengan kebutuhan sekolah. Alternatif
pembekalan TI dapat mencakup: pembekalan kemampuan TI sebagai media penunjang
pembelajaran yang interaktif, maupun pembekalan kemampuan TI untuk pengelolaan
sekolah.
18
3.2 Rencana Kegiatan dan Keberlanjutan
Gambar 2 Peta jalan pengabdian masyarakat
Kegiatan pengabdian masyarakat yang baik adalah program yang kegiatannya berkelanjutan.
Dalam hal ini, PROMAS-TI didesain untuk memberikan pembinaan yang berkelanjutan
kepada pihak sekolah mulai dari perancangan, implementasi, evaluasi dan monitoring. Untuk
itu, dibutuhkan sebuah peta jalan PPM sebagai acuan dalam kegiatan pengabdian masyarakat
selama 2 tahun seperti terlihat pada Gambar 2 tersebut di atas.
Usulan yang diajukan ini merupakan rangkaian tahun kedua PROBISS-TI yang dinamakan
dengan PROMAS-TI. Untuk mencapai tujuan dan mendapatkan target serta keluaran seperti
yang diharapkan, digunakan metode seperti pada gambar berikut ini. Inti dari metode yang
digunakan adalah root cause dan continuity. Root cause yakni dikarenakan metode yang
diusulkan adalah dimulai dari problem inti dari SMA Dharma Wanita, yaitu tidak adanya
acuan pengukuran pengembangan TI dan continuity dikarenakan metode yang diusulkan
adalah berupa siklus peningkatan keberlanjutan mulai dari perencanaan, implementasi,
monitoring dan evaluasi. Dari hasil evaluasi ini, perencanaan bisa direvisi untuk
menghasilkan peningkatan di masa mendatang.
TELAH DIIMPLEMENTASIKAN DALAM PROBISS-TI
Penyusunan strategi TI untuk SMA Dharma Wanita
Pembekalan penggunaan strategi bisnis dan TI untuk manajemen sekolah
19
Adapun penjelasan tiap-tiap langkah adalah ditampilkan pada tabel di bawah ini, yang berisi mengenai langkah dan rencana kegiatan yang
dilakukan untuk mencapai langkah, serta keterlibatan aktor melalui perannya, untuk mencapai langkah tersebut.
Tabel 2 Langkah metode pengerjaan
Langkah
Deskripsi
Rencana Kegiatan
Aktor yang
terlibat
Peran
Luaran
Perencanaan
Identifikasi strategi organisasi,
identifikasi kondisi terkini
fungsional TI dalam Divisi
Sarana dan Prasarana,
rumusan strategi TI
Identifikasi strategi
organisasi, identifikasi
kondisi terkini fungsional
TI dalam Divisi Sarana
dan Prasarana
Mitra
Tim
pengusul
Mitra
memberikan
informasi kepada tim
pengusul
mengenai
strategi organisasi dan
kondisi
terkini
fungsional TI
Dokumen rencana
strategi TI
Cascading strategi
organisasi ke strategi
Divisi Sarana dan
Prasarana
Tim pengusul
Membuat
strategi
Divisi
Sarana
dan
Prasarana
Cascading strategi Divisi
Sarana dan Prasarana ke
fungsional TI
20
Langkah
Deskripsi
Rencana Kegiatan
Aktor yang
terlibat
Peran
Luaran
Implementasi Melaksanakan pembinaan
mengenai penggunaan strategi
bisnis dan strategi TI
Pelatihan/seminar
pembekalan TI
Mitra
Tim
pengusul
Tim
pengusul
mengoordinasi
pelatihan/seminar
untuk
manajemen
sekolah dan fungsional
TI
Laporan
pelatihan/
seminar pembekalan
TI
Monitoring
dan Evaluasi
Melakukan monitoring dan
evaluasi dari implementasi
pelatihan/ seminar
pembekalan TI
Feedback session
Mitra
Tim
pengusul
Tim pengusul bersama
mitra
melakukan
diskusi
mengenai
penggunaan
strategi
bisnis dan strategi TI di
organisasi
Notulen
21
BAB IV HASIL YANG DICAPAI DAN KEBERLANJUTANNYA
Pada bab ini akan dipaparkan mengenai capaian sementara kegiatan Program Pembinaan
Manajemen Sekolah berbasis Teknologi Informasi (PROMAS-TI) yang mencakup
pembahasan mengenai kemajuan pelaksanaan kegiatan pengabdian, hasil kegiatan
pengabdian beserta luaran yang diperoleh, tahapan yang perlu diselesaikan, serta kendala
yang dihadapi selama kegiatan pengabdian beserta solusinya.
4.1 Kemajuan Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian
Hingga bulan November 2015, pelaksanaan kegiatan pengabdian telah melaksanakan seluruh
langkah kegiatan, mencakup: perencanaan, implementasi, serta monitoring dan evaluasi.
Lebih lanjut mengenai kemajuan pelaksanaan kegiatan pengabdian akan dipaparkan sebagai
berikut.
4.1.1 Pelaksanaan Rencana Kegiatan
Berdasarkan Subbab Error! Reference source not found., terdapat 3 (tiga) langkah kegiatan
yang direncanakan, mencakup: 1) perencanaan, 2) implementasi, dan 3) monitoring dan
evaluasi. Seluruh kegiatan telah terlaksana mencakup: langkah perencanaan, dengan hasil
luaran sebuah Dokumen rencana strategi TI untuk mendukung Divisi Sarana dan
Prasarana; langkah implementasi, dengan hasil luaran berupa Laporan pelatihan/ seminar
pembekalan TI, dan langkah monitoring dan evaluasi, dengan hasil luaran berupa
Notulen pertemuan/diskusi.
4.1.2 Pembaruan Target Luaran
Berdasarkan diskusi dengan pihak manajemen sekolah, target luaran untuk aspek manajemen
siswa dilakukan pembaruan menyesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan sekolah. Pelatihan
yang diusulkan berupa sebuah pelatihan bertajuk “Workshop Microsoft Office Power Point
sebagai Media Penunjang Pembelajaran yang Interaktif”. Pelatihan yang dipilih adalah
pelatihan pemanfaatan MS Power Point untuk media belajar. Hasil luaran dari pelatihan
mencakup tersedianya modul pelatihan dan terselenggaranya pelatihan.
Sementara pembaruan juga dilakukan pada aspek produk oleh tim pengabdi, dengan
memperbaharui target berupa publikasi ilmiah dengan luaran berupa makalah di jurnal
SISFO, menjadi makalah di seminar internasional dengan topik Strategi TI organisasi
sekolah. Luaran tersebut juga menjadi luaran dalam langkah monitoring dan evaluasi dalam
langkah dan metode pengerjaan pengabdian masyarakat ini.
22
Tabel 3 Pembaruan target luaran pada aspek manajemen siswa, produk TI oleh siswa, dan produk oleh tim pengabdi
Aspek Target Luaran
Manajemen sekolah Memiliki dokumen acuan untuk
perencanaan strategi TI yang mendukung Divisi Sarana dan Prasarana
Dokumen Rencana Strategi TI yang termasuk dalam Divisi Sarana Prasarana
Mengetahui aktivitas Divisi Sarana dan Prasarana yang mendukung strategi divisi maupun strategi organisasi
Daftar aktivitas yang dihasilkan dari analisis Critica Success
Factors (CSFs) strategi Divisi
Sarana dan Prasarana, yang disusun ke dalam Dokumen Rencana Strategi TI
Peningkatan skill guru terhadap Teknologi Informasi sesuai dengan strategi Divisi Sarana dan Prasarana
- Modul Pelatihan
- Pelatihan TI dengan judul “Workshop Microsoft Office Power Point sebagai Media Penunjang Pembelajaran yang Interaktif”
Jurusan Sistem
Informasi
Publikasi ilmiah Makalah di seminar internasional dengan topik Strategi TI
organisasi sekolah
4.2 Hasil Pengabdian dan Luaran yang Diperoleh
Berdasarkan target luaran kegiatan, kegiatan pengabdian masyarakat yang dihasilkan
mencakup langkah perencanaan dan implementasi dengan target luaran aspek manajemen
sekolah. Langkah perencanaan menghasilkan luaran berupa Dokumen Rencana Strategi TI
sementara langkah implementasi yang seharusnya direncanakan menghasilkan luaran berupa
Laporan pelatihan/ seminar pembekalan TI dalam implementasinya disusun dalam bentuk
Modul Pelatihan dan foto-foto penyelenggaraan pelatihan.
Adapun Dokumen Rencana Strategi TI akan disajikan terpisah sebagai produk yang
melengkapi dokumen laporan akhir. Dalam laporan kemajuan ini dokumen tersebut disajikan
dalam bentuk screenshoot seperti tersaji dalam LAMPIRAN II – LUARAN YANG
DIHASILKAN pada sub bagian II.1 Luaran Langkah Perencanaan. Konten utama dari
dokumen rencana strategi TI tersebut mencakup:
23
2) Tinjauan Pustaka – yang menjabarkan literatur terakait yang digunakan untuk
menyusun Rencana Strategi TI
3) Metodologi – yang menggambarkan pendekatan dalam menyusun Rencana Strategi
TI
4) Analisis dan Pembahasan – yang mencakup hasil Strategi TI
5) Kesimpulan dan Saran – yang memaparkan simpulan dari hasil penyusunan
Rencana Strategi TI
Sementara itu Modul Pelatihan dan foto-foto pelatihan dapat dilihat secara singkat dalam
LAMPIRAN II – LUARAN YANG DIHASILKAN pada sub bagian II.2 Luaran Langkah
Implementasi. Konten utama dari modul yang dimaksud mencakup:
1) Slide Presentasi Materi
a. Pembuatan Slide baru
b. Penentuan Design slide
c. Pengolahan Konten
d. Pemberian Transisi/Efek Animasi
e. Penggunaan Slide Show
2) Slide untuk Latihan/Quiz
Sementara itu, luaran publikasi ilmiah berupa makalah (full paper) telah disusun, dan
dipublikasikan dalam seminar internasional International Conference on Mathematics,
Sciences and Education (ICMSE) yang diselenggarakan oleh Universitas Mataram pada
tanggal 4-5 November 2015 di Lombok, Indonesia. Makalah tersebut bertajuk “Developing
an Application Portfolio for a Private High School Institution” seperti tersaji dalam
LAMPIRAN II – LUARAN YANG DIHASILKAN pada sub bagian II.3 Luaran Langkah
Monitoring dan Evaluasi.
4.3 Tahap yang Masih Harus Diselesaikan
Berdasarkan rencana kegiatan, luaran yang belum terpenuhi dalam langkah monitoring dan
evaluasi seperti digambarkan sebagai berikut.
Tabel 4 Tahapan yang masih harus diselesaikan
Langkah Deskripsi Rencana
Kegiatan Aktor yang terlibat Peran Luaran Monitoring dan Evaluasi Melakukan monitoring dan Feedback session Mitra Tim Tim pengusul bersama mitra Publikasi ilmiah di seminar internasional
24
evaluasi dari implementasi pelatihan/ seminar pembekalan TI pengusul melakukan diskusi mengenai penggunaan strategi bisnis dan strategi TI di organisasi (sudah terpenuhi) Notulen pertemuan/diskusiAdapun luaran pada langkah monitoring dan evaluasi tersebut disajikan dalam bentuk luaran
notulen pertemuan/diskusi dengan pihak mitra mengenai penggunaan strategi bisnis dan
strategi TI yang diusulkan sekaligus mendiskusikan peluang keberlanjutan kegiatan
pengabdian masyarakat di sekolah. Kegiatan tersebut direncanakan untuk dilaksanakan pada
awal tahun 2016.
4.4 Kendala yang Dihadapi dan Solusinya
Kegiatan pengabdian masyarakat melibatkan setidaknya dua entitas yang berbeda yakni tim
pengabdi dan objek kegiatan pengabdian masyarakat. Untuk kegiatan pengabdian masyarakat
ini, dua entitas tersebut yakni: 1) jurusan Sistem Informasi ITS sebagai tim pengabdi dan 2)
SMA Dharma Wanita sebagai objek kegiatan pengabdian masyarakat.
Tabel 5 Kendala kegiatan beserta solusinya
No
Kendala
Solusi
1.
Kemampuan TI guru yang
berbeda-beda
Membuat modul pelatihan yang generik
sehingga
memungkinkan
peserta
basic
memahami materi pelatihan.
2.
Waktu
pelaksanaan
pelatihan
di
tengah semester
Menyelenggarakan pelatihan di akhir pekan,
yaitu: hari Sabtu yang biasanya digunakan
untuk hari ekstrakurikuler
3.
Informasi mengenai penerimaan hibah
yang cukup singkat
Kegiatan pengabdian masyarakat
PROMAS-TI telah dilakukan secara keberlanjutan
sebagai bagian dari PROBIS-TI sehingga
luaran telah dihasilkan sebelum penerimaan
hibah diumumkan.
25
BAB V RENCANA SELANJUTNYA
Program Pembinaan Manajemen Sekolah berbasis Teknologi Informasi (PROMAS-TI)
merupakan kegiatan pengabdian masyarakat berkelanjutan dalam kurun waktu 2 (dua) tahun.
Rangkaian kegiatan pengabdian masyarakat tersebut dimulai pada tahun 2014 dengan judul
kegiatan Program Pembinaan Siswa Sekolah berbasis Teknologi Informasi (PROBISS-TI),
dan dilanjutkan dengan kegiatan PROMAS-TI pada tahun 2015. Pada bagian ini akan
dipaparkan simpulan dari rangkaian kegiatan pengabdian masyarakat tersebut.
5.1 Kesimpulan
Pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat yang diusung dalam laporan kemajuan ini
bertajuk: Program Pembinaan Manajemen Sekolah berbasis Teknologi Informasi
(PROMAS-TI) yang berfokus kepada pembentukan strategi TI dan pembinaan manajemen
sekolah. Kegiatan telah berlangsung 100% hingga bulan November 2015 - dilihat dari tiga
langkah dalam rencana kegiatan yang telah terealisasi (lihat LAMPIRAN I – DAFTAR
CAPAIAN SEMENTARA) – yaitu: langkah perencanaan dan implementasi; sementara satu
langkah – yaitu: langkah monitoring dan evaluasi, baru menghasilkan satu luaran berupa
publikasi ilmiah. Adapun luaran yang dihasilkan mencakup: 1 (satu) buah Dokumen Rencana
Strategi TI yang termasuk dalam Divisi Sarana Prasarana yang juga mencakup daftar
aktivitas, 1 (satu) buah Modul Pelatihan, 1 (satu) kegiatan pelatihan dengan judul “Workshop
Microsoft Office Power Point sebagai Media Penunjang Pembelajaran yang Interaktif”, dan 1
(satu) buah makalah di seminar nasional
International Conference on Mathematics, Sciences and Education – ICMSE, University of Mataram 2015 dengan topik Strategi TI organisasi sekolah yangbertajuk “Developing an Application Portfolio for a Private High School Institution”.
Dari rangkaian kegiatan PROBISS-TI dan PROMAS-TI dapat disimpulkan bahwa perlu
adanya peningkatan pemanfaatan teknologi informasi di sektor pendidikan, terutama sekolah
dalam mendukung tujuan organisasi. Hal ini penting mengingat teknologi informasi yang
mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen sekolah selain juga
mendukung kegiatan belajar mengajar.
5.2 Keberlanjutan Kegiatan
Langkah yang masih harus diselesaikan dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini mencakup
langkah monitoring dan evaluasi mengenai penggunaan strategi bisnis dan strategi TI. Hal ini
perlu dilakukan untuk memastikan bahwa perencanaan dan pemanfaatan teknologi informasi
26
telah diarahkan kepada pencapaian tujuan organisasi. Luaran yang diharapkan dalam bentuk
notulen pertemuan/diskusi dengan pihak mitra sekaligus mendiskusikan potensi kegiatan
pengabdian masyarakat berikutnya di sekolah. Kegiatan tersebut direncanakan untuk
dilaksanakan pada awal tahun 2016.
27
DAFTAR PUSTAKA
Blurton, P. C. (1999). Education. Retrieved March 17, 2014, from UNESCO: http://www.unesco.org/education/educprog/lwf/dl/edict.pdf
Clarke, T., & Clarke, E. (2009). Born digital? Pedagogy and computer-assisted learning. Education + Training, 51(5/6), 395 - 407.
Collins, A., & Halverson, R. (2009). Rethinking education in the age of technology: The digital revolution and schooling in America. New York: Teachers College Press.
Grant, R. M. (2002). Contemporary strategy analysis. Blackwell Publishers.
Kaplan, & Norton. (2000). Balanced Scorecard : Menerapkan Strategi menjadi Aksi. Jakarta: Erlangga.
Kefela, G. T. (2010, December). Knowledge-Based Economy and Society Has Become a Vital Commodity to Countries. International Journal of Educational Research and Technology, 1(2), 68-75.
Kennedy, G., Dalgarno, B., Bennett, S., Gray, K., Waycott, J., Judd, T., et al. (2009). Educating the Net Generation: a handbook of findings for practice and policy. Melbourne, Victoria: University of Melbourne.
Lohmann, I. (2006). Universities, the internet and the global education market. In J. Ozga, T. Seddon, & T. S. Popkewitz, Word Yearbook 2006 of Education: Education Research and Policy - Steering the Knowledge Based Economy (pp. 17-32). New York: Routledge.
Maherzi, L. (1997). UNESDOC. Retrieved March 17, 2014, from UNESCO: http://unesdoc.unesco.org/images/0011/001112/111240e.pdf
Organization of American States. (n.d.). Knowledge-based Society. Retrieved March 17, 2014, from Organization of American States: http://www.oas.org/en/topics/knowledge_society.asp
Sahlberg, P. (2010). Rethinking accountability in a knowledge society. Journal of Educational Change, 11(1), 45-61.
Steiner, G. A. (1997). Management policy and strategy.
Sweeney, M., & Oram, I. (1992, December). Information technology for management education: The benefits and barriers. International Journal of Information Management, 12(4), 294–309.
Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. John Wiley & Sons. Wheelen, T. L., & Hunger, D. (2005). Strategic Management and Business Policy. Prentice Hall. Young, M. F. (2010). The future of education in a knowledge society: The radical case for a
subject-based curriculum. Journal of the Pacific Circle Consortium for Education, 22(1), 21-32. Steiner, G. A. (1997). Management policy and strategy.
Sweeney, M., & Oram, I. (1992, December). Information technology for management education: The benefits and barriers. International Journal of Information Management, 12(4), 294–309.
Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. John Wiley & Sons. Wheelen, T. L., & Hunger, D. (2005). Strategic Management and Business Policy. Prentice Hall.
28
Young, M. F. (2010). The future of education in a knowledge society: The radical case for a subject-based curriculum. Journal of the Pacific Circle Consortium for Education, 22(1), 21-32.
29
LAMPIRAN I – DAFTAR CAPAIAN SEMENTARA
Aspek Target Luaran Status
Manajemen sekolah
Memiliki dokumen acuan untuk
perencanaan strategi TI yang mendukung Divisi Sarana dan Prasarana
Dokumen rencana strategi TI yang termasuk dalam Divisi Sarana Prasarana
Sudah terealisasi
Mengetahui aktivitas Divisi Sarana dan Prasarana yang mendukung strategi divisi maupun strategi organisasi
Daftar aktivitas yang dihasilkan dari analisis
Critica Success Factors (CSFs)
strategi Divisi Sarana dan Prasarana, , yang disusun ke dalam Dokumen Rencana Strategi TI
Sudah terealisasi
Peningkatan skill guru terhadap Teknologi Informasi sesuai dengan strategi Divisi Sarana dan Prasarana - Modul Pelatihan - Pelatihan TI dengan judul “Workshop Microsoft Office Power Point sebagai Media Penunjang Pembelajaran yang Interaktif”
Sudah terealisasi pada tanggal 19 September 2015 bertempat di SMA
Dharma Wanita Surabaya
Jurusan Sistem Informasi
Publikasi ilmiah Makalah di seminar internasional dengan topik Strategi TI organisasi sekolah Sudah dipresentasikan di International Conference on Mathematics, Sciences and Education – ICMSE, University of Mataram 2015 dengan topik Strategi
TI organisasi sekolah yang bertajuk “Developing an
Application Portfolio for a Private High School Institution”. Adapun
pelaksanaan seminar internasional pada tanggal 4-5 November 2015
30
LAMPIRAN II – LUARAN YANG DIHASILKAN
Pada bagian ini luaran yang dihasilkan akan dipaparkan berdasarkan langkah dalam rencana
kegiatan, mencakup: 1) perencanaan, 2) implementasi, dan 3) monitoring dan evaluasi.
II.1 Luaran Langkah Perencanaan
Luaran dalam langkah ini dihasilkan melalui kegiatan pengajaran dalam mata kuliah
Perencanan Strategis Sistem Informasi pada tahun 2014. Hasil dari kegiatan tersebut diolah
kembali menjadi luaran yang disampaikan kepada SMA Dharma Wanita Surabaya. Berikut
screenshoot Dokumen Rencana Strategi untuk Divisi Sarana Prasarana di SMA Dharma
Wanita Surabaya.
31
II.2 Luaran Langkah Implementasi
Luaran dalam langkah ini mencakup Modul Pelatihan dan foto-foto penyelenggaraan
pelatihan. Berikut screenshoot Modul Pelatihan dengan judul “Workshop Microsoft Office
Power Point sebagai Media Penunjang Pembelajaran yang Interaktif”.
32
Adapun foto-foto penyelenggaraan pelatihan seperti terlihat pada gambar berikut.
33
II.3 Luaran Langkah Monitoring dan Evaluasi
Langkah ini baru menghasilkan makalah yang dipublikasikan di seminar internasional yang
dituju, yaitu:
International Conference on Mathematics, Sciences and Education – ICMSE, University of Mataram 2015 dengan topik Strategi TI organisasi sekolah yang bertajuk “Developing an Application Portfolio for a Private High School Institution”. Berikut makalah yang telahdipublikasikan pada seminar internasional tersebut.
Developing an Application Portfolio for a Private High School
Institution
Anisah Herdiyanti
1)*, Hanim Maria Astuti
2), Wiwik Anggraeni
2) 1)*Department of Information Systems, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Kampus ITS Sukolilo Surabaya, Indonesia, anisah@its-sby.edu 2)
Department of Information Systems, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Kampus ITS Sukolilo Surabaya, Indonesia
Abstract- Nowadays, information technology (IT) has been implemented widely in daily school activities. However, most of the IT implementations in school are driven by IT investment only – rather than by business driven needs. This situation underlines the importance of developing an IT strategic planning in order to align IT and organizational strategy. This research focuses on the alignment of IT and organizational strategy by developing an information system (IS) strategy, i.e. application portfolio, for a private high school institution. A list of strategies in the facility department is generated, and cascaded into activities. From these activities, a set of data is identified in order to generate IS demands. Then, potential applications to accommodate these demands are proposed. From the research, it was found that there are 7 (seven) strategies proposed for the facility department within which the IT function resides, to align with organization‟s strategy, and 4 (four) applications to support school activities under the responsibility of the facility department. The research contributes to the development of IS strategy in educational institution-wide.
Keywords: information technology, strategic planning, alignment, application portfolio, school
1. Introduction
There has been a growing demand on educational institutions upon the implementation of information technology (IT) to support teachers in schools (Martin et al., 2011). This was shown by more proportions of school budgets for IT, and therefore, considerable amount of school‟s funds were allocated for the procurement of technology for teaching and learning (Howell et al., 2003). In Indonesia, each school that received operational funds – so called “Bantuan Operational Sekolah -
BOS”, to support their activities may allocate IT budgets to utilize information technology and
communication (ICT) in school (Web-1); and it is also granted with special allocated funds, namely “Dana Alokasi Khusus – DAK” that may be designated to provide ICT facilities for students (Kemendiknas, 2010). Moreover, even though the IT spending on education sectors were supported by governments, it produced little evidence on how the IT was utilized in schools in order to support the achievement of its objectives (Buabeng-Andoh, 2012; Kozma, 2003).
Prior studies have investigated several factors that may contribute to the IT utilization in schools. These include individual characteristics and environmental factors (Inan and Lowther, 2010), teachers‟ self efficacy of teaching with technology (Chen, 2010), and teacher beliefs on the relevance of technology to students‟ learning (Ertmer et al., 2012). Ertmer and Ottenbreit-Leftwich (2010) also
34
proposed that teachers‟ mindsets shall be changed into the following idea in order to successfully utilize IT in schools: “teaching is not effective without the appropriate use of information and
communication technologies (ICT) resources to facilitate student learning”.
Although previous studies have underlined the importance of teachers‟ and students‟ involvement in IT implementation in schools, little is known on how IT can be aligned to organization strategies in educational sector. The alignment of IT and organization strategies has been growing its importance in business for the last decades (Jorfi et al., 2011; Rathnam et al., 2005). IT-business alignment leads to successful IT investments (Hu and Huang, 2006), and eventually to have impacts on business performance (Sabherwal and Chan, 2001; Yayla and Hu, 2012).
Nevertheless, the nature of IT and business alignment is a dynamic and complex issue in improving organizational performance (McAdam and Bailie, 2002). To add, the IT-business alignment demands good leaderships on the strategy implementation (O'Reilly et al., 2010), owner‟s knowledge of information technology (Chao and Chandra, 2012; Kearns and Sabherwal, 2006), and mutual understanding between high level organization structure (Johnson and Lederer, 2010). These demands pose challenges for an education institution because school management mostly does not have sufficient knowledge to perform a strategic planning to align IT with organizational strategy (Bell, 2002) while the leadership capacity is somewhat lacking (Porter et al., 1988).
Furthermore, despite the non-profit organization, each school – particularly private school, shall engage in strategic planning to keep their funding sources secured (Bryson, 2011). In Indonesia, public schools in certain regions are directed to develop a strategic planning based on the strategic planning of the Ministry of Education (Web-2, 2011). For a private school, planning their IT investments strategically is the key for efficient IT implementation to support school activities (Hashim et al., 2010), and improving organizational performance (Teo, 2009).
This article presents the alignment between IT and organizational strategy to support the facility department under which the IT function resides, in an educational institution. In the light of presenting the alignment, the research focuses on the development of an application portfolio as a part of information system (IS) strategy based on the IS/IT strategic framework by Ward and Peppard (2002). An application portfolio can provide a list of information systems that incorporate the IS demands from an organization (Chiappetta et al., 2010). A private high school institution was chosen for a case study as a part of Social Service Project Grants funded by Insitut Teknologi Sepuluh Nopember. This research contributes to the domain of IS strategic planning in education sector, and may serve as a reference point for application portfolio development in schools.
2. Related Works
Gülbahar (2007) ilustrated how technology planning process was carried out in a private K-12 school in Turkey. He found that lack of guidelines and insufficient IT utilization are the cause of unsuccessful integration in schools. Therefore, his research suggested a roadmap for technology integration in schools that is necessary to frame a technology plan for a school.
Meanwhile, in the earlier study on non-technical factor that successfully lead to IT integration, Lawson and Comber (1999) underlined four personnel factors that are important to the integrative school, which are: teachers‟ attitudes prior to the innovation, the attitude of senior management, the role of IT coordinator, and the existence of adequate support and training. These findings support the argument of managing IT plan that shall consider the non-technical factor to succesfully integrate IT in schools.
A more recent literature highlighted that an IT plan is important to direct the implementation of technology to support teaching and learning activities. The strategic planning is important for educational institutions because it can bring the organization the following advantages (Stevens et al., 2013): (1) To improve performance toward meeting the mission statement, and/or increasing the academic standing of the institution; (2) To increase accomplishments with the same or lower level of resources; (3) To clarify the future direction of the institution; (4) To solve major problems (threat) or address significant opportunities facing institution; (5) To meet the requirements of accrediation or a government agency. Thus, an IT strategic plan is necessary for
35
the educational institutions to set the agenda of utilizing information technology into school activities. The research presented in this article focuses on the development of an application portfolio that is part of IT strategic plan in an organization. It brings an input to a roadmap for technology integration in schools by providing an example on how an application portfolio is developed for a private high school institution under study. Prior the development of an application portfolio, an information system (IS) strategy is also generated that includes non-technical factors, especially in the learning and growth perspective, to successfully integrate IT to support academic activities in schools. The rest of this section will discuss about prior studies related to this research. First, the model of IS/IT strategic planning will be introduced. Second, an application portfolio as a part of IT strategic planning will be discussed within which McFarlan strategic grid will also be described. Third, the Balanced Scorecard as a tool to monitor the alignment between IT and organizational strategy is discussed. To add, the concept of Critical Success Factors (CSFs) analysis is then presented at the end of this section.
2. 1. Information technology (IT) strategic planning
An IS/IT strategic planning is a set of processes to identify application portfolio that support business process and activities in order to achieve organization‟s objectives. Figure 1 depicts the inputs of IS/IT Strategy processes (Ward and Peppard, 2002), i.e. internal and external business environment, and internal and external IS/IT environment; and the outputs of the processes, i.e. (Business) IS Strategy, IS/IT Management Strategy, and IT Strategy.
The inputs may cover business strategies (internal business environment), regulation and competitiveness (external business environment), current application portfolio (internal IS/IT environment), IT trends (external IS/IT environment). The outputs include: 1) (Business) IS Strategy that covers how IT function in organization utilize their resources to achieve business strategy, how application portfolio can be developed to serve this function, and how the data architecture would look like; 2) IT Strategy that covers policies and strategies to manage technology and human resources to support IS/IT in an organization; and 3) IS/IT Management Strategy that covers general elements to implement in an organization in order to ensure consistency implementation of IS/IT policies. The product of IS/IT strategic planning is the future application portfolio that include potential applications organization needs to develop in the future with the integration across functions in mind and follow with the IT trends and business demands.
Figure 1. IS/IT Strategy model defines IS/IT strategy processes that produces IS Strategy, IT Strategy, and IS/IT Management Strategy (Ward and Peppard, 2002)
36
From the model of IS/IT Strategic Planning (see Figure 1), it can be concluded that (future) application portfolio is the product from the model. It consists of descriptions of software application that is potential to support organizational activities in achieving its objectives. It may also include the current application porfolio and therefore, the portfolio can present the direction of changes in the legacy systems into future application porfolio.
In order to provide better understanding of the contribution of application in an organization, McFarlan Strategic Grid (Ward and Peppard, 2002) is also employed in this study. It helps to map software application based on its contribution to an organization into four quadrants, i.e. strategic, high potential, key operation, and support. The strategic quadrant incorporates software application that is critical to support business success in the future, and to support competitive advantage; while the high potential quadrant includes innovative software application in the future. The key operational quadrant accommodates software application that support business operational (daily activities); while the support quadrant includes software application that can help to achieve business efficiency and effectiveness, and yet it is not either in the core of business process, or in delivering competitive advantage to business.
2. 4. Balanced Scorecard (BSC)
Kaplan and Norton (Kaplan and Norton, 2000) introduced the Balanced Scorecard (BSC) as a tool for performance measurement by considering four perspectives: financial, customer, internal business process, and learning and growth. The BSC basically aims at balancing strategies in these four perspectives, and ensuring that every objective is measurable.
A strategic map can provide an organization a reference point of the role of alignment (González et al., 2012). Furthermore, the balanced scorecard that includes strategy was found to contribute to the alignment of IT and business strategies by acting as a platform for the communications of performance among IT and business managers (Hu and Huang, 2006). Therefore, in this research we employ the balanced scorecard and strategic maps in order to present the implementation of both tools to support the alignment between IT and organization strategy.
In order to align the IT and organization strategy, a method of cascading BSC into functional scorecard is also employed. There are 10 steps for cascading (Luis and Biromo, 2007), which are: 1) developing the department objectives; (2) identifying business strategies to support; (3) identifying the customers; (4) identify personnel job descriptions; (5) identify customer expectations; (6) cascade the business strategy into department strategy; (7) incorporating local issues; (8) consolidating and building a logic map; (9) identify key performance indicators; (10) identifying targets and strategic initiatives.
2. 4. Critical Success Factors (CSFs) Analysis
According to Ward and Peppard (Ward and Peppard, 2002), the analysis of Critical Success Factors (CSFs) can help to identify activities that support business objectives. In IS/IT strategic planning, this analysis is employed to create IS demands (Rosdahlia, 2014) by turning strategies into operational activities. This shall be analyzed from strategic level into operational level of strategies. By doing so, it may also underline key activities to support business objectives.
3. Research Methods
There are 4 (four) main steps to develop an application porfolio in this study – that are: 1) understanding current conditions of business and IS/IT; 2) developing organizational strategy; 3) developing strategy for the facility department; 4) identifying IS demands. The result from conducting these four steps is an application porfolio that incorporate the IS demands.
The first step identifies the internal and external environment of business and IS/IT. The internal environment is identified in terms of strengths and weaknesses while the external environment is approached by presenting opportunities and threats. The case study presented in this research is a private high school in Surabaya. A preliminary data gathering was conducted by gathering data via interview in the school within the scheme of Social Service Project in 2014.
