SISTEM INFORMASI KEUANGAN
PADA FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS SRIWIJAYA
Endang Lestari1, Naretha Kawadha Pasemah Gumay.2 Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya, Palembang
1[email protected] 2[email protected]
ABSTRACT
Financial Information Systems which is used at the Faculty of Computer Science Sriwijaya University there are still some obstacles. That in verifying the financial data submitted from the department, then the leaders and managers in monitoring difficult majors who have submitted the filing fee and the department has been disbursed from the financial statements of the leaders in the financial part is difficult to determine the percentage of absorption budget that has been used by the department. It is proposed a system of financial information using web-based technology, system development methods are FAST (Framework for the Application of Systems Techniques), the software is PHP and MySQL. With a web-based financial information systems that has been built and used by multiple users who have access rights in accordance with the duties and functions of each can be a solution to the problem above.
Keywords: Financial Information Systems, Web, FAST method
PENDAHULUAN
Universitas Sriwijaya merupakan salah satu Universitas Negeri yang mempunyai beberapa Fakultas. Salah satunya adalah Fakultas Ilmu
Komputer. Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Sriwijaya memiliki 3 (tiga) bidang yaitu bidang I (bidang akademik), bidang II (bidang kepegawaian dan keuangan), dan bidang III (bidang kemahasiswaan). Bidang yang telah mempunyai aplikasi khusus adalah bidang akademik dan bidang keuangan.
Saat ini, pada bagian keuangan
Fasilkom Unsri pembuatan daftar
honor/vakasi menggunakan Ms. Excel.
Dengan aplikasi tersebut masih terdapat beberapa masalah atau kendala. Pertama, bagian keuangan memverifikasi pengajuan
honor-honor dari jurusan jika terdapat
kesalahan maka seluruh berkas tersebut dikembalikan lagi ke jurusan untuk diperbaiki (khususnya untuk rekapan absensi honor mengajar dosen). Dampak dari masalah
diatas dapat mengakibatkan lambatnya
pengajuan Langsung (LS) ke Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA) dan proses pencairan dana. Masalah kedua adalah
bagi pimpinan maupun pengelola jurusan. Misalnya, mengenai pengajuan honor dalam hal akurasi data yang akan diajukan, lambatnya memberikan informasi tentang pengajuan dan pencairan Langsung (LS) ke masing - masing jurusan, dan sulitnya proses
pencarian data pada saat dibutuhkan.
Masalah ketiga dari sisi laporan adalah
sulitnya untuk mengetahui besarnya
persentase penyerapan anggaran yang telah digunakan oleh jurusan. Sedangkan masalah tersebut tidak dapat diselesaikan dengan SIMKEU yang dibuat oleh Unsri, karena sistem tidak sesuai format yang ada pada masing-masing Fakultas [1]
Dari beberapa masalah tersebut
penulis berkeinginan mengembangkan
sebuah sistem informasi yang dapat
mempermudah proses operasional keuangan di Fakultas Ilmu Komputer yang akan dituangkan kedalam tugas akhir (TA) yang berjudul “Sistem Informasi Keuangan pada
Fakultas Ilmu Komputer Universitas
Sriwijaya”.
relationship diagram adalah sebuah teknik
untuk menggambarkan struktur logis dari sebuah basis data dalam sebuah cara piktoral. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif kompleks Date, C.J. 2004. [2]
METODE PENELITIAN
Dalam Penelitian ini Metode Pengembangan Sistem yang digunakan adalah metodologi FAST( Framework for the Aplication of System
Thinking. Dalam Metodologi FAST,
model-model sistem digunakan untuk
mengilustrasikan dan mengkomunikasikan
blok-blok pembangun sistem informasi
pengetahuan, proses dan antarmuka.
Pendekatan ini disebut model-driven
development/pengembangan model driven.
Fase-fase yang digunakan dalam metode FAST dengan pendekatan Model-Driven,
yaitu:
1. Scope Definition
Mendefinisikan lingkup sistem dan
masalah-masalah, kesempatan-
kesempatan dan perintah-perintah
diterima yang memicu sistem tersebut.
Salah satu cara termudah untuk
mengkomunikasikan lingkup dengan
menggambarkan model yang
menunjukkan definisi lingkup. Model-model lingkup menunjukkan aspek-aspek sebuah masalah mana ayng berada dalam lingkup dan aspek-aspek mana yang di luar lingkup. hal ini disebut diagram konteks.
2. Problem Analysis
Pada tahap ini, dilakukan analisa lebih mendalam mengenai sistem yang sudah ada. Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempelajari dan memahami business
process dari sistem yang ada dan domain
permasalahan yang ditemukan pada tahap penganalisaan awal (preliminary
investigation). Dengan memahami
dari sistem yang ada, maka dapat dihasilkan suatu system improvement
objective yang mencangkup problems, opportunities, dan directives dari sistem
yang ada, dan juga constraint dalam pengembangan sistem yang baru.
3. Requirement Analysis
Mengidentifikasi dan menyatakan
persyaratan sistem;
Membuat prioritas persyaratan sistem;
Memperbarui atau memperhalus
rencana proyek;
Mengkomunikasikan pernyataan
persyaratan. 4. Logical Design
Tujuan dari tahapan ini adalah
mentransformasikan
kebutuhan-kebutuhan bisnis dari fase requirements
analysis kepada sistem model yang akan
dibangun nantinya. Dengan kata lain pada fase ini akan menjawab
pertanyaan-pertanyaan seputar penggunaan
teknologi (data, process, interface) yang
menjamin usability, reliability,
completeness, performance, dan quality
yang akan dibangun di dalam sistem. 5. Decision Analysis
Pada tahap ini akan akan
dipertimbangkan beberapa kandidat dari perangkat lunak dan keras yang nantinya
akan dipilih dan dipakai dalam
implementasi sistem sebagai solusi atas
problems dan requirements yang sudah
didefinisikan pada tahapan-tahapan
sebelumnya. Analis mungkin
menghasilkan model-model yang
mengilustrasikan implementasi teknis
terencana sebuah sistem.
6. Physical Design and Integration
Tujuan dari tahapan ini adalah
mentransformasikan kebutuhan bisnis yang direpresentasikan sebagai logical
design menjadi physical design yang
nantinya akan dijadikan sebagai acuan dalam membuat sistem yang akan dikembangkan. Jika di dalam logical
teknis, maka physical design
merepresentasikan solusi teknis yang
lebih spesifik. Penterjemahan
persyaratan-persyaratan pengguna bisnis
ke dalam model sistem yang
mengilustrasikan implementasi teknis
persyaratan-persyaratan pengguna
sistem yang akan dikembangkan. Banyak teknik yang model-driven mensyaratkan bahwa analis mengembangkan model-model yang mengilustrasikan spesifikasi desain fisik. Ingat kembali bahwa model-model fisik menunjukkan tidak hanya apakah sebuah sistem itu atau apa yang dilakukannya, tetapi juga bagaimana
sistem tersebut diimplementasikan
dengan teknologi. Mereka tergantung
dalam implementasi karena mereka
merefleksikan pilihan-pilihan teknologi
tersebut. Contohnya adalah skema
database, bagan struktur, dan flowcart.
7. Contruction and Testing
Membangun dan menguji sistem yang
dikembangkan. Konstruksi
menerjemahkan model-model sistem fisik
ke dalam perangkat lunak. Dalam
beberapa kasus, peralatan terotomatisasi
ada untuk secara otomatis
menerjemahkan perangkat lunak ke
dalam model-model fisik yang
mengilustrasikan perangkat lunak
terkonstruksi.
8. Instalasi dan Pengiriman
Pada tahap ini akan dioperasikan sistem yang telah dibangun. Tahapan ini akan dimulai dengan men-deploy software hingga memberikan pelatihan kepada
user mengenai penggunaan sistem yang
telah dibangun.
Gambar 1. Strategi Pengembangan Sistem
Model-Driven [3]
Alasan menggunakan metode FAST karena
metode ini merupakan metode yang
terstruktur sehingga memudahkan
pengembang dalam melakukan
pengembangan sistem. Selain itu, metode ini tidak hanya unggul dalam analisis sistem
tetapi juga dalam perancangan dan
implementasi sistem. Metode ini juga efektif dalam segi pembagian dan pemanfaatan waktu pada setiap tahapan pengembangan sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil Perancangan Sistem
Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir
Data adalah suatu diagram yang digunakan untuk menggambarkan arus data yang terjadi di dalam sistem.[4]
DFD membantu pengembang sistem
menggambarkan sistem sebagai suatu
jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual atau komputerisasi. Berikut DFD
“Sistem Informasi Keuangan pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya”
1. DFD Level 0
Gambar 2. DFD Level 0
Gambar 2. DFD Level 0 di atas
menggambarkan semua aliran data yang mengalir ke dalam dan keluar sistem. Terdapat 4 entitas yaitu admin jurusan, admin keuangan, pengelola jurusan, dan pengelola keuangan. Admin jurusan memberikan input kepada sistem berupa admin login, data mata kuliah (MK), data mengajar teori, mengawas, pembuat naskah, koreksi, pembimbing KP, pembimbing TA, penguji TA, dan data
mengajar praktikum. Admin keuangan
memberikan input ke dalam sistem berupa status verifikasi antara hardcopy dan data pengajuan yang di input ke dalam sistem, tarif PPh, tarif honor, daftar honor mengajar teori dan praktikum, honor mengawas, honor pembuat naskah soal, honor koreksi, honor pembimbing KP, honor pembimbing TA, onor penguji TA, status verifikasi, dan status pencairan.
Data yang telah masuk ke dalam sistem menghasilkan output yang ditujukan kepada pengelola jurusan dan pengelola keuangan.
Output pada sistem informasi pengajuan
langsung (LS) ini berupa laporan verifikasi, laporan pencairan, dan cek anggaran.
2. DFD Level 1
Gambar 3. DFD Level 1
Pada Gambar 3. DFD Level 1
menggambarkan proses-proses yang terjadi pada Sistem Informasi Keuangan pada Fasilkom Unsri. Terdapat 4 entitas yaitu admin jurusan, admin keuangan, pengelola jurusan, dan pengelola keuangan. Sedangkan proses yang terjadi ada 8, proses-proses tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Login
Proses login dimana admin jurusan (TI, SI, SK, dan Diploma) akan melakukan
login terlebih dahulu, selanjutnya terdapat
notifikasi login berupa gagal atau berhasil masuk ke aplikasi tersebut.
0 Sistem Informasi Keuangan pada Fakultas Ilmu Komputer Unsri adminjurusan adminkeuangan pengelolakeuangan pengelolajurusan - admin_login - mata_kuliah - pengajuan_mengajar_teori - pengajuan_mengajar_praktikum - pengajuan_mengawas - pengajuan_koreksi - pengajuan_pembuat_naskah - pengajuan_pembimbing_kp - pengajuan_pembimbing_ta - pengajuan_penguji_ta - daftar_honor_mengajar_teori - daftar_honor_mengajar_praktikum - daftar_honor_mengawas - daftar_honor_koreksi - daftar_honor_pembuat_naskah - daftar_honor_pembimbing_kp - daftar_honor_pembimbing_ta - daftar_honor_penguji_ta - daftar_honor_kelebihan_mengajar - lap_verifikasi - lap_pencairan - lap_verifikasi - lap_pencairan - lap_verifikasi - lap_pencairan - mata_anggaran_d3 - mata_anggaran_layo _mata_anggaran_plg - dosen - verifikasi - pencairan - golongan - admin - dosen - mata_anggaran_d3 - mata_anggaran_layo - mata_anggaran_plg - verifikasi - pencairan - pengajuan_kelebihan_mengajar adminjurusan Login 1 adminjurusan_login dosen D2 adminkeuangan_login dosen dosen mata_kuliah pengajuan_mengajar_teoriD4 mata_kuliah D3 mata_kuliah pengajuan_mengajar_teori pengajuan_menagwas D5 pengajuan_mengawas pengajuan_koreksi Pengolahan Data Master 2 pengajuan_pembimbing_taD9 pengajuan_koreksi D6 pengajuan_prmbimbing_kpD7 D11 pengajuan_penguji_ta D10 pengajuan_kelebihan_mengajar D12 pengajuan_ pembuat_naskahD8 pengajuan_koreksi pengajuan_pmbimbing_kp pengajuan_pembimbing_ta pengajuan_penguji_ta pengajuan_mengajar_praktikum pengajuan_kelebihan_mengajar pengajuan_pembuat_naskah pengajuan_pembimbing_kp Pengolahan Data Keuangan 3 adminkeuangan golongan D13 tarifhonor D14 mata_anggaran_d3 D15 golongan tarif_honor mata_anggaran_d3 golongan tarifhonor mata_anggaran_d3 4 Pengajuan Honor-Honor dosen mata_kuliah pengajuan_mengajar_teori pengajuan_mengawas pengajuan_koreksi pengajuan_pembimbing_kp pengajuan_pembimbing_ta pengajuan_penguji_ta pengajuan_kelebihan_mengajar pengajuan_pembuat_naskah tarifgolongan tarifhonor daftar_honor_koreksi D18 daftar_honor_pembimbing_kp D19 daftar_honor_mengawas daftar_honor_pembimbing_ta D21 daftar_honor_penguji_ta D22 daftar_honor_mengajar_praktikum D23 daftar_honor_kelebihan_mengajar daftar_honorngajar pengajuan_mengajar_praktikum daftar_honor_pembuat_naskah daftar_honor_mengajar_teori daftar_honor_mengawas daftar_honor_koreksi daftar_honor_pembimbing_kp daftar_honor_pembimbing_ta daftar_honor_penguji_ta daftar_honor_mengajar_praktikum daftar_honor_kelebihan_mengajar daftar_honor_pembuat_naskah daftar_honor_mengajar_teori daftar_honor_mengawas daftar_honor_koreksi daftar_honor_pembimbing_kp daftar_honor_pembuat_naskah daftar_honor_pembimbing_ta daftar_honor_penguji_ta daftar_honor_mengajar_praktikum daftar_honor_kelebihan_mengajar Verifikasi Hardcopy 5* D17 D16 D20 D24 daftar_honor_mengajar_teori daftar_honor_mengawas daftar_honor_koreksi daftar_honor_pembimbing_kp daftar_honor_pembimbing_ta daftar_honor_penguji_ta daftar_honor_mengajar_praktikum daftar_honor_kelebihan_mengajar daftar_honor_pembuat_naskah D26 verifikasi Laporan Pengajuan 6 Laporan Pencairan Cek Anggaran 8* verifikasi pengelolajurusan verifikasi pencairan pencairan verifikasi verifikasi pencairan pencairan D28 pencairan pencairan pengelolakeuangan pencairan mata_anggaran_d3 data_pengajuan verifikasi 7* adminkeuangan_login pengelolajurusan_login pengelolajurusan_login pengelolakeuangan_login pengelolakeuangan_login adminjurusan_login transfer admin D1 pengajuan_mengajar_praktikum pengajuan_mengawas pengajuan_pembuat_naskah pengajuan_pembimbing_ta pengajuan_penguji_ta pencairan pengajuan_mengajar_teori pengajuan_mengajar_praktikum mata_anggaran_layo mata_anggaran_plg transfer D27 mata_anggaran_layo D29 mata_anggaran_plg D30 mata_anggaran_layo mata_anggaran_plg mata_anggaran_layo mata_anggaran_plg
2. Pengolahan Data Master
Proses pengolahan data master adalah proses yang berfungsi untuk melakukan
entry data master yaitu admin jurusan
menginput data mata kuliah (MK), data pengajar teori dan praktikum, data pengawas, data pembuat naskah, data koreksi, data pembimbing TA, dan penguji TA, selanjutnya data yang telah di input tersimpan ke dalam datastore kebutuhan masing-masing.
3. Pengolahan Data Keuangan
Proses ini dilakukan oleh admin keuangan. Dimana admin melakukan
penginputan data untuk besaran
pemotongan tarif PPh, besaran tarif honor dari masing-masing kegiatan yang ada, dan mata anggaran untuk mengetahui sisa dana yang telah digunakan.
4. Pengajuan Honor-honor
Proses ini dilakukan oleh admin
keuangan. Dimana admin keuangan akan
membuat daftar honor yang telah
diajukan oleh jurusan yaitu daftar honor mengajar teori dan praktikum, mengawas, koreksi, pembuat naskah, pembimbing KP, pembimbing TA, dan penguji TA.
5. Verifikasi Hardcopy
Proses verifikasi hardcopy ini di ambil dari
tabel-tabel pengajuan honor dan
kemudian akan menghasilkan status verifikasi antara data jurusan dengan yang akan dibuat di dalam sistem.
6. Laporan Verifikasi
Proses ini menjelaskan tentang status verifikasi mengenai laporan pengajuan yang dapat dilihat oleh admin jurusan dan pengelola jurusan.
7. Laporan Pencairan
Proses ini menjelaskan tentang status pencairan dari hasil pengajuan honor yang telah di proses atau di kirim ke KPA.
8. Cek Anggaran
Proses ini merupakan proses untuk
entitas pengelola keuangan untuk
mengecek sisa anggaran yang telah direalisasikan dari pencairan.
KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dan hasil pembahasan yang diuraikan pada bab-bab sebelumnya, menghasilkan sebuah Sistem Informasi Keuangan pada Fakultas
Ilmu Komputer Unsri dan memberikan
manfaat bagi bagian keuangan dan bagian
jurusan. Bagi bagian keuangan
mempermudah verifikasi, mempercepat
proses pengajuan langsung (LS) ke KPA dan proses pencairan, keakuratan data, serta dapat mengetahui sisa anggaran yang telah digunakan. Sedangkan, bagi bagian jurusan
mempermudah melakukan pengajuan
langsung (LS) dan dapat lebih mudah memonitoring informasi tentang pengajuan langsung (LS) mulai dari proses verifikasi sampai dengan proses pencairan. Sistem Informasi ini menggunakan teknologi berbasis web yang dapat diakses tanpa terbatas ruang dan waktu. Perangkat lunak sistem ini menggunakan RDBMS (Relational Database
Management System) yang terintegrasi
sehingga dalam penerapannya dapat
mengatasi masalah redundansi data.
DAFTAR PUSTAKA
[1] R. Unsri, "Peraturan Rektor Unsri. No 207/H9/KU/2009 Mekanisme Penerimaan dan Pembayaran atas Beban Anggaran pendapatan Belanja BLU UNSRI," 2009. [2] C. Date, Sistem Basis Data, Gramedia,
2004.
[3] L. J. d. Whitten, Metode Desain dan Analisis Sistem Edisi 6, Yogyakarta: ANDI, 2004. [4] Jogiyanto, Analisa dan Desain Sistem
![Gambar 1. Strategi Pengembangan Sistem Model-Driven [3]](https://thumb-ap.123doks.com/thumbv2/123dok/4449649.3230568/3.892.467.813.118.498/gambar-strategi-pengembangan-sistem-model-driven.webp)
