16
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1. Sejarah Institusi / Perusahaan
Aqua adalah sebuah merek air minum dalam kemasan (AMDK) yang diproduksi oleh PT Aqua Golden Mississippi di Indonesia sejak tahun 1973. Selain di indonesia, Aqua juga dijual di Malaysia, Singapura dan Brunei. Aqua adalah merek AMDK dengan penjualan terbesar di Indonesia dan merupakan salah satu merek AMDK yang paling terkenal di Indonesia, sehingga telah menjadi seperti merek generik untuk AMDK.
Saat ini, terdapat 14 pabrik yang memproduksi Aqua dengan kepemilikan berbeda-beda (3 pabrik dimiliki oleh PT Tirta Investama, 10 pabrik dimiliki oleh PT Aqua Golden Mississippi, dan pabrik di Berastagi Sumatera Utara dimiliki oleh PT Tirta Sibayakindo).
Sejak tahun 1998, Aqua sudah dimiliki oleh perusahaan multinasional dalam bidang makanan dan minuman asal Prancis, Grup Danone, hasil dari penggabungan PT Aqua Golden Mississippi dengan Danone. Aqua didirikan oleh Tirto Utomo (1930-1994), warga asli Wonosobo yang setelah keluar bekerja dari Pertamina, dan bekerja di Petronas, mendirikan usaha air minum dalam kemasan (AMDK).
Tirto berjasa besar atas perkmebangan bisnis atau usaha AMDK di Indonesia, karena sebagai seorang pionir maka almarhum berhasil menanamkan nilai-nilai dan cara pandang bisnis AMDK di Indonesia.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi A. Struktur Organisasi
Plant Manager
Gambar III.1. Struktur Organisasi PT Tirta Investama Cianjur B. Fungsi
Sesuai dengan struktur organisasi yang telah disusun, maka setiap bagian mempunyai tugas dan tanggung jawab tersendiri demi lancarnya kinerja perusahaan. Dibawah ini menguraikan tugas-tugas dari tiap-tiap bagian yaitu:
1. Plant Manager
Uraian tugas Plant Manager adalah:
a. Merencanakan implementasi strategi dan operasional pabrik. b. Memonitor penyusunan rencana kerja pabrik.
c. Memonitor dan menganalisa pencapaian produktifitas pabrik. d. Mengevaluasi produktifitas serta kapasitas pabrik.
e. Mengatasi dan mengarahkan pemecahan masalah strategis pabrik. f. Bertanggung jawab atas keseluruhan pabrik atau perusahaan. Manufacturing & Logistic Manager Performance & Quality Manager HRD Manager Engeenering Manager Plant Controller
2. HRD Manager
a. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja. b. Pengembangan dan evaluasi karyawan.
c. Memberikan kompensasi dn proteksi pada karyawan.
d. Pengelolaan hubungan antara mangement dengan karyawan. e. Mengurusi segala hal yang ada kaitannya dengan karyawan.. 3. Quality dan Performance Manager
a. Menyusun usulan pemecahan masalah yang terkait dengan kualitas proses dan hasil produksi.
b. Menjalankan tugas-tugas lainnya dalam upaya pencapaian target perusahaan. c. Menganalisa permasalahan yang timbul pada kualitas proses dan hasil produksi. d. Menyusun dan menyiapkan dokumen dan data produksi.
e. Memonitor kualitas material serta hasil produksi.
f. Melakukan pemeriksaan terhadap jalannya proses produksi untuk memastikan kesesuaian prosedur.
4. Manufacturing dan Logistic Manager
a. Gerakan yang efektif efisien dan biaya serta peyimpanan barang dan mengkonfigurasi jaringan distribusi yang sesuai..
b. Pesanan koordinasi penawaran dan permintaan dan informasi yang terkait dengan siklus pesanan.
c. Pemantauan kinerja dan strategi untuk meningkatkan system yang ada. d. Mengalokasikan sumber daya yang tersedia.
5. Engeenering Manager
a. Memberikan petunjuk kepada tim dalam melaksanakan pekerjaan pengawasan teknis.
b. Menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan ini akan dipenuhi dengan baik yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan major. Memberikan petunjuk kepada tim dalam melaksanakan pekerjaan pengawasan teknis.
c. Menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan ini akan dipenuhi dengan baik yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan major.
d. Membantu dan memberikan petunjuk kepada tim dilapangan dalam mencari pemecahan-pemecahan atas permasalahan yang berhubungan dengan teknis 6. Plant Controller
a. Melakukan kontrol atas proses manufacture yang ada. b. Melakukan kontrol atas biaya bajet dan biaya aktual.
c.Memonitor implementasi project productifity yang telah ditargetkan.
d. Melakukan persiapan dan pelaksanaan dalam pembuatan budget industrial tahunan.
e. Melakukan support dan membuat laporan akhir bulan.
f. Memastikan laporan akhir bulan dan laporan yang dibuat secara periodik dapat dikirim tepat waktu serta akurat.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan A. Prosedur Penulisan Tagging
Karyawan yang menemukan ketidak sesuaian baik itu dari segi safety, quality, ataupun mesin akan menuliskan temuan nya di sebuah kertas yang sudah tersedia di papan zoning,ada 3 jenis kertas tagging,untuk temuan safety di tulis di tagging berwarna merah, untuk temuan quality ditulis di tagging warna hijau, dan untuk temuan mesin di tulis di tagging warna biru.Setelah karyawan selesai menuliskan temuannya selanjutnya kertas tagging tersebut di simpan kembali ke tempat kertas tagging yang bertuliskan OPEN untuk memisahkan mana temuan yang sudah di follow up dan yang belum.
B. Prosedur Pengambilan kertas Tagging
Temuan karyawan yang sudah di tulis di kertas tagging yang sudah terkumpul di papan zoning akan diambil untuk di data oleh bagian Maintenance Planner setiap dua hari sekali.
C. Prosedur Pendataan kertas tagging yang masuk
Setelah kertas tagging di ambil,selanjutnya bagian Maintenance planner akan menginput setiap temuan kedalam sebuah table exel secara manual dengan memberi status mana temuan yang sudah close dan yang masih open, dan menampilkan table tersebut di sebuah display agar karyawan bisa mengetahui status tagging yang mereka tulis.
D. Prosedur Follow Up Tagging
Maintenance Planner akan membuat skala prioritas mana temuan urgent yang harus segera diselesaikan dan mana yang tidak kemudian membuat jadwal pengerjaannya dengan dibantu pihak terkait, setelah temuan di follow up dan dirasa sudah close, MP kemudian mengkonfirmasi kepada si penulis tagging bahwa temuannya sudah di follow up,sipenulis pun selanjutnya akan mengecek apakah temuannya sudah benar-benar dikerjakan atau belum,dirasa sudah puas, sipenulis tagging akan mengkonfirmasi kembali kepada maintenance planner bahwa sudah ok, maintenance planner kemudian akan merubah status tagging di table exle dari semula open menjadi close.
E. Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap akhir bulan MP akan merekap tagging yang sudah close dan yang belum, tagging yang belum dikerjakan akan masuk ke periode bulan selanjutnya, jika menemui kendala non teknis mp akan melapor kepada manager produksi untuk dibantu dalam menyelesaikannya. Kertas tagging yang sudah dikerjakan akan disimpan kembali ke papan zoning dengan status CLOSE.
3.3. Use Case Diagram Sistem Berjalan
Gambar III.2. Use Case Diagram Sistem Berjalan
Tabel III.1. Deskripsi Use Case Diagram Mengambil kertas tagging
Use Case Name Mengambil kertas tagging
Requirements Mengambil kertas tagging
Goal Karyawan menulis tagging
Pre-Conditions Karyawan mengambil kertas tagging
Post-Conditions Temuan ditulis di kertas tagging
Failed end Condition Karyawan tidak mengambil kertas tagging dan tidak menulis
Actors Karyawan
Main Flow/ Basic Path Karyawan mengambil tagging Menulis temuan di kertas tagging Alternate Flow/Invariant A -
Tabel III.2. Deskripsi Use Case Diagram Menulis tagging
Use Case Name Menulis tagging
Requirements Mengambil kertas tagging
Goal Temuan ditulis di kertas tagging
Pre-Conditions Karyawan mengambil kertas tagging
Post-Conditions Temuan di tulis di kertas tagging Karyawan menyimpan tagging
Failed end Condition Karyawan tidak menulis temuan di kertas tagging
Actors Karyawan
Main Flow/ Basic Path Karyawan mengambil kertas tagging Menulis temuan di kertas tagging Menyimpan kembali kertas tagging Alternate Flow/Invariant A -
Tabel III.3. Deskripsi Use Case Diagram Menyimpan kertas tagging
Use Case Name Meyimpan kertas tagging
Requirements Menulis tagging
Goal Temuan ditulis di kertas tagging
Pre-Conditions Karyawan mengambil kertas tagging
Post-Conditions Karyawan menulis tagging
Karyawan menyimpan kertas tagging
Failed end Condition Karyawan tidak mengambil kertas tagging dan tidak menulis tagging
Actors Karyawan
Main Flow/ Basic Path Karyawan mengambil kertas tagging Karyawan menulis tagging
Karyawan menyimpan kertas tagging Alternate Flow/Invariant A -
Tabel III.4. Deskripsi Use Case Diagram Mengambil kertas tagging
Use Case Name Mengambil kertas tagging
Requirements Karyawan menyimpan kertas tagging
Goal Merekap tagging
Pre-Conditions Karyawan meyimpan kertas tagging
Post-Conditions Maintenance Planner mengambil kertas
tagging
Failed end Condition Kertas tagging tidak ada
Actors Maintenance planner
Main Flow/ Basic Path Karyawan menyimpan kertas tagging MP megambil kertas tagging
MP merekap tagging Alternate Flow/Invariant A -
Tabel III.5. Deskripsi Use Case Diagram Merekap tagging
Use Case Name Merekap tagging
Requirements MP mengambil kertas tagging
Goal Merekap tagging
Pre-Conditions MP mengambil kertas tagging
Post-Conditions MP merekap tagging
Failed end Condition Kertas tagging tidak ada
Actors Maintenance planner
Main Flow/ Basic Path Karyawan menyimpan tagging MP mengambil kertas tagging MP merekap tagging
Tabel III.6. Deskripsi Use Case Diagram follow up tagging
Use Case Name Follow up tagging
Requirements Karyawan menulis tagging
Goal Follow up tagging
Pre-Conditions Karyawan menulis tagging
MP merekap tagging
Post-Conditions Tagging di follow up
Verifikasi
Failed end Condition Tagging tidak di follow up
Actors Maintenance planner
Main Flow/ Basic Path Karyawan menulis tagging MP merekap tagging MP memfollow up tagging Alternate Flow/Invariant A -
Tabel III.7. Deskripsi Use Case Diagram verifikasi
Use Case Name Verifikasi
Requirements MP follow up tagging
Goal Temuan selesai di follow up
Pre-Conditions MP follow up tagging
Post-Conditions MP memverifikasi
Karyawan mengecek Failed end Condition Tagging tidak di follow up
Actors Maintenance planner
Karyawan
Main Flow/ Basic Path MP merekap tagging MP memfollow up tagging MP memverifikasi
Karywan mengecek Alternate Flow/Invariant A -
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan A. Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pada proses penulisan temuan di kertas tagging. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Nama dokumen : Tagging
Fungsi : Untuk penyampaian temuan abnormal
Sumber : Karyawan
Tujuan : Management (MP)
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada temuan ketidak normalan di area kerja Bentuk : Lihat Lampiran C.1
B. Dokumen Keluaran
Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut: 1. Nama dokumen : Tagging
Fungsi : Untuk tanda closing problem
Sumber : Management (MP)
Tujuan : Kertas
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap selesai pengerjaan temuan karyawan Bentuk : Lihat Lampiran C.1
3.5. Permasalahan Pokok
Berdasarkan hasil analisa dari permasalahan diatas, maka dapat diambil beberapa hal yang dapat diidentifikasi sebagai objek permasalahan yaitu :
Ketersediaan kertas tagging kadang terbatas, sehingga mengharuskan pengelola untuk menyediakan kertas tagging dalam jumlah besar dan hal ini tentu saja memakan banyak waktu untuk pencetakan belum lagi media kertas yang digunakan menjadi sangat boros dan memakan banyak anggaran.
Dalam proses perekapan pun terkadang banyak kertas tagging yang berceceran sehingga banyak temuan-temuan karyawan yang tidak terekap sehingga masalahnya berlarut-larut dan menjadi masalah yang semakin besar.
Ketika temuan karyawan sudah selesai di kerjakan,masalah barupun muncul yaitu banyak nya sampah kertas dari bekas kertas tagging yang sudah di close.
3.6. Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisa diatas dan sedikit pengetahuan, maka diusulkan suatu sistem untuk proses penulisan tagging yang saat ini masih menggunakan sistem manual menjadi sistem Tagging, selain dapat mengurangi penggunaan media kertas, sistem E-Tagging juga dapat membantu pengelola untuk mengefisienkan waktu dalam perekapan karna tidak mengharuskan mereka untuk mengambil kertas tagging yang sudah terkumpul di papan zoning, dan karyawan pun bisa memantau sejauh mana status tagging yang mereka buat.
