sistem informasi perpustakaan berbasis microsoft acces

Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Microsoft Access Pada Sekolah Tinggi Kejuruan

Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Microsoft Access Pada Sekolah Tinggi Kejuruan

AL-AMNANIYAH di Ngawi

AMNANIYAH di Ngawi

Andhika Chandra

Andhika Chandra

 1) 1)

Lukman Hindra Prayudha

Lukman Hindra Prayudha

2)2)

Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Dharma Iswara Madiun

Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Dharma Iswara Madiun

Jl. Auri 14-16 madiun (0351)496128-indonesia

Jl. Auri 14-16 madiun (0351)496128-indonesia

Email :

Email : admin@dharma-iswara.ac.id

admin@dharma-iswara.ac.id

Web :

Web : http://dharma-iswara.ac.id

http://dharma-iswara.ac.id

E-mail :

E-mail : andikacandra21@yahoo.com

andikacandra21@yahoo.com

1)1)

afrizal_8836@yahoo.com

afrizal_8836@yahoo.com

2)2)

Abstrak

Abstrak

Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH KARANGJATI NGAWI yang selama ini dalam sirkulasi perpustakaan masih Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH KARANGJATI NGAWI yang selama ini dalam sirkulasi perpustakaan masih dilakukan secara manual, oleh karena itu staff pelayanan pembaca perpustakaan sering mengalami masalah dan kendala dilakukan secara manual, oleh karena itu staff pelayanan pembaca perpustakaan sering mengalami masalah dan kendala seperti semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjaman, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan yang seperti semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjaman, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan yang mengakibatkan seringnya keterlambatan dalam pelayanan pada anggota perpustakaan dan pembuat laporan. System ini mengakibatkan seringnya keterlambatan dalam pelayanan pada anggota perpustakaan dan pembuat laporan. System ini  juga nantinya diharapkan dapat menghasilka

 juga nantinya diharapkan dapat menghasilkan kemudahan pengelolaan sirkulasi buku, perawatan buku dan data anggotan kemudahan pengelolaan sirkulasi buku, perawatan buku dan data anggota hingga laporan-lap

hingga laporan-laporan yang dibutuhkan oleh oran yang dibutuhkan oleh pihak staff perpustakaan, sehingga pertumbuhan dan perkembangan dalampihak staff perpustakaan, sehingga pertumbuhan dan perkembangan dalam hal proses sirkulasi perpustakaan akan be

hal proses sirkulasi perpustakaan akan be rlangsunrlangsung dengan cepat.g dengan cepat. Kata kunci: system

Kata kunci: system Informasi PerpustakaaInformasi Perpustakaan, Microsoft Access n, Microsoft Access 20072007

1.

1.

PENDAHULUAN

PENDAHULUAN

1.1

1.1

Latar Belakang

Latar Belakang

Perkembangan dunia komputer yang semakin Perkembangan dunia komputer yang semakin kompleks

kompleks mendorong setiap individu mendorong setiap individu ataupun kelompok harusataupun kelompok harus menerapkannya dalam segala aktifitas. Setiap sistem yang ada menerapkannya dalam segala aktifitas. Setiap sistem yang ada seakan

seakan kurang kurang lengkap kelengkap ketika masih tika masih menggunakmenggunakan an modelmodel ataupun pengelolaan secara manual, disamping sangat banyak ataupun pengelolaan secara manual, disamping sangat banyak energi dan

energi dan sumber sumber daya daya yang yang terbuang, terbuang, baik baik dari dari segi segi finansialfinansial tentunya

tentunya menjadikan menjadikan biaya biaya lebih lebih tinggi, dari segtinggi, dari segi waktu tentunyi waktu tentunyaa akan memakan waktu yang lebih banyak.

akan memakan waktu yang lebih banyak.

Teknologi Informasi tidak hanya mempengaruhi Teknologi Informasi tidak hanya mempengaruhi sebuah

sebuah sistem informasi sistem informasi namum namum memiliki pengaruh memiliki pengaruh dalamdalam kehidupan sehar

kehidupan sehari-hari, gaya hidui-hari, gaya hidup mulai p mulai berubah seiring denganberubah seiring dengan produk-produk teknologi informasi yang semakin menjamur produk-produk teknologi informasi yang semakin menjamur setiap saat.

setiap saat.

Dalam sebuah perusahaan tentunya tidak terlepas Dalam sebuah perusahaan tentunya tidak terlepas dari sebuah sistem informasi baik sistem informasi keuangan dari sebuah sistem informasi baik sistem informasi keuangan maupun Perpustakaan, dalam hal ini peranan teknologi maupun Perpustakaan, dalam hal ini peranan teknologi

informasi sangat diperlukan. Karena semakin berkembangnya informasi sangat diperlukan. Karena semakin berkembangnya suatu perusahaan bertambahnya jumlah Pegawai dan ilmu suatu perusahaan bertambahnya jumlah Pegawai dan ilmu pengetahuan yang semakin berkembang mau tidak mau perusahaan pengetahuan yang semakin berkembang mau tidak mau perusahaan harus meningkatkan pelayanan dan kualitas sumber daya manusia harus meningkatkan pelayanan dan kualitas sumber daya manusia yang ada. Perpustakaan dalam suatu perusahaan yang baik yang ada. Perpustakaan dalam suatu perusahaan yang baik seharusnya memiliki sistem informasi baik berbasis web seharusnya memiliki sistem informasi baik berbasis web maupun berbasis jaringan dan

maupun berbasis jaringan dan stand alonestand alone dalam ruang lingkupdalam ruang lingkup sekolahan

sekolahan sehingga sehingga siswa siswa yang yang ingin mencaringin mencari buku makai buku maka pengelola perpustakaan dapat mencari melalui komputer yang pengelola perpustakaan dapat mencari melalui komputer yang telah

telah disediakan disediakan atau atau ketika ketika pegawai pegawai akan akan melakukanmelakukan peminjaman buku maka petugas tidak perlu lagi mencatat secara peminjaman buku maka petugas tidak perlu lagi mencatat secara manual tetapi data dapat

manual tetapi data dapat dimasukkan melalui sebuah Sistemdimasukkan melalui sebuah Sistem Informasi.

Informasi.

Dengan seiringya perkembangan teknologi Informasi Dengan seiringya perkembangan teknologi Informasi yang semakin pesat, Perusahaan harus mulai menciptakan dan yang semakin pesat, Perusahaan harus mulai menciptakan dan menawarkan kemudahan kepada pegawai dalam system menawarkan kemudahan kepada pegawai dalam system informasi, misalnya Sistem Informasi Perpustakaan.

informasi, misalnya Sistem Informasi Perpustakaan. SMK

SMK AL-AMNANIYAH AL-AMNANIYAH merupakan merupakan sekolahansekolahan yang dapat

yang dapat dilihat dari dilihat dari jumlah guru jumlah guru dan pengajar dan pengajar dan untukdan untuk memberikan kontribusi dengan siswa. Perpustakaan SMK memberikan kontribusi dengan siswa. Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH

yang sedang menjalani kerja praktek, maka sudah sepantasnya bila perpustakaan ini dilengkapi dengan suatu sistem informasi untuk melayani dan memberikan kemudahan bagi siswa atau anggota Perpustakaan dalam pemanfaatan buku-buku dan informasi lainnya

1.2

Rumusan Masalah

Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH  telah

melakukan pelayanan terhadap kebutuhan informasi yang

menunjang kegiatan penyediaan informasi, baik untuk pelajar yang melakukan kerja praktek maupun untuk tenaga pengajar dan siswa. Adapun hal-hal yang telah dilakukan oleh Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH adalah sebagai berikut:

a. Tenaga pengajar dan Pelajar dapat membaca buku- buku

atau referensi yang ada di perpustakan, serta buku-buku dapat dipinjam.

b. Pengunjung dapat mem fotocopy d ata di perpustakaan

dengan mengubungi petugas perpustakaan.

c. Pengunjung dapat mengunjungi perpustakaan dan mambaca

buku-buku yang ada di perpustakaan dengan menulis data pengunjung pada petugas perpustakaan.

d. Membuat peraturan tentang pemakaian dan

peminjaman buku.

1.3

Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah tersebut diatas dan banyaknya data yang diolah maka ada beberapa batasan masalah dalam pembahasan ini antara lain mencakup :

1. Pembuatan kartu Anggota 2. Data Buku

3. Peminjaman Buku 4. Pengembalian Buku

5. Laporan Data Anggota dan Data Buku

1.4

Maksud Dan Tujuan

Maksud dan tujuan dari sistem yang dibangun adalah:

1. Untuk mempelajari proses sistem perpustakaan yang

masih dilakukan secara manual menjadi system yang terkomputerisasi.

2. Untuk membuat usulan sistem informasi perpustakaan

pada

3. Membuat perangkat lunak untuk Sistem Informasi

Perpustakaan pada dengan menggunakan Microsoft

Office Access 2007.

1.5

Metodologi

Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah dengan menggunakan metode proses waterfall dengan menggunakan beberapa alat bantu perancangan sistem seperti

Flow Map, diagram konteks, dan Data Flow Diagram. Perangkat Lunak yang digunakan adalah Microsoft Office Access 2007 untuk membangun aplikasi perpustakaan dan untuk membangun database menggunakan Microsoft Office Access 2007.

2.

TEORI PENUNJANG

2.1.1

Pengertian Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan adalah

suatu unit kerja yang berada pada Lembaga Pendidikan Sekolah,

yang merupakan bagian integral dari sekolah, dan merupakan sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan

sekolah (wajib belajar 12 tahun). Perpustakaan Sekolah

merupakan tempat mengumpulkan bahan belajar, baik tercetak maupun terekam yang dikelola secara teratur dan sistematis untuk

digunakan untuk menunjang optimalisasi pencapaian tujuan

pendidikan di sekolah.

Melalui Perpustakaan Sekolah khususnya SMK

sebagai sarana sumber belajar yang berisi aneka ragam bahan

perpustakaan, dapat membina minat baca warga sekolah terutama

guru dan siswa, dan memungkinkan mereka secara

berkesinambungan memperoleh kesempatan untuk memperluas

dan memperdalam pengetahuan dengan membaca bahan

perpustakaan yang telah diseleksi dan diorganisir secara

sistematis dan teratur, sehingga memudahkan mereka dalam mendayagunakannya. (Dra. Yuliati).

2.1.2

Pengertian Data

Data adalah sesuatu yang digunakan atau

dibutuhkan dalam penelitian dengan menggunakan

parameter tertentu yang telah ditentukan. (Albert Kurniawan, S.E).

2.1.3

Katalokisasi

Katalokisasi / deskriptif merupakan kegiatan mencatat data bibliografi bahan perpustakaan, meliputi : pengarang, judul, edisi, cetakan, kota terbit, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, ilustrasi, ukuran, keterangan seri, anotasi (catatan) dan ISBN. Dalam

kegiatan katalogisasi terdiri dari deskripsi bibliografi  dan

penentuan tajuk entri utama dan tambahan. Deskripsi bibliografi merupakan satu set data bibliografis yang mencatat dan mengidentifikasi suatu terbitan. Ada dua hal dalam deskripsi

bibliografi yaitu urutan unsur yang taat asas dan penggunaan

tanda baca pemisah.

Selebihnya perlu diperhatikan mengenai sumber informasi, bahasa, ejaan, singkatan, penulisan angka dan

Pengolahan Komputerisasi Pengolahan digunakan untuk 

membantu pekerjaan-pekerjaan teknis pengolahan agar

menghemat tenaga dan waktu. Pekerjaan teknis ini bila

dikerjakan secara manual akan membutuhkan waktu lama.karena

di Perpustakaan sebagian besar tenaganya masih sangat

terbatas sedangkan pekerjaannya sangat kompleks. Dengan

adanya komputerisasi, pekerjaan akan lebih cepat walaupun

tenaganya terbatas dan hasilnyapun lebih akurat.

2.1.4

Pengertian Sistem

Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. (Ian Sommerville).

2.1.5

Pengertian Informasi

Pengertian Informasi  Menurut Raymond Mc.leod Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang .

Pengertian Informasi Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto HM., (1999: 692), “Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan”

Informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian/penataan dari sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya (Wikipedia -Indonesia).

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

2.1.6

Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu sistem informasi (quality of information) tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan Dan

tidak biasa atau menyesatkan. Sedangkan tepat waktu berarti,

informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, dan yang terakhir relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk  pemakainya. (Kusrini, S.Kom & Andri Koniyo, 2009).

3

Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavis sebagai berikut : ”Sistem Informasi adalah

suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan”.

Definisi umum sistem informasi adalah : ”Sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna

dalam pengambilan keputusan”.(Kusrini, S.Kom & Andri Koniyo,

2009).

3.1.1

Komponen Sistem Informasi

Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen sebagai berikut :

a. Perangkat keras (hardware), mencakup berbagai peranti fisik

seperti komputer dan printer.

b. Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan

instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data.

c. Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk

mewujudkanpemrosesan data dan pembangkitan keluaran

yang dikehendaki.

d.

Orang, yaitu semua pihak yang bertanggung jawab

dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan

penggunaankeluaran sistem informasi

.

3.1.2

Pengertian Data Base

Database dalam bahasa Indonesianya Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Toni Fabbri menjelaskan bahwa Pengertian Database merupakan sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.

Menurut C.J. Date : Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi.

a. Data input adalah data yang masuk dari luar system

b. Data output adalah data yang dihasilkan system

c. Data operasional adalah data yang tersimpan pada

system

2.2

Pengertian Microsoft Access

Microsoft AccessAdalah program pengolah data base

yang canggih yang biasanya digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah yang misalnya, untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data keryawan, dan lain sebagainya.Mungkin pada saat ini banyak yang menganggap bahwa Microsoft access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi perkembangan computer tidak sesulit bayangan anda itu. Tapi anda mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga anda dapat melewatinya.

2.2.1

Tabel

Tabel merupakan sekumpulan data yang memiliki topic tertentu. Di dalam table terdapat record dan field yang merupakan bagian dari table. Pada dasarnya, table adalah tempat untuk melatakkan, menyimpan, atau mengubah data.

2.2.2

Record

Record merupakan baris yang terdapat dalam table. Pada baris tersebut, data dari table diisikan. Secara umum record memiliki definisi suatu bagian dari data.

2.2.3

Field

Field adalah item tertentu dalam table bias disebut kolom. Sebuah record dibentuk oleh banyak field. Setiap field dalam suatu record mengandung suatu potongan tunggal dari informasi tentang record.

a.

Sejarah Microsoft access

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan denganmerilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasiMicrosoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan).Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (padasaat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700

megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.

b.

Pengunaan Microsoft Access

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin  juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access  juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk a plikasi

Web.

3

.

METODOLOGI

3.1

TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN

Adapun tempat yang di jadikan penulisan untuk penelitian adalah :

Nama Istansi : SMK AL AMNANIYAH KARANGJATI

Alamat : JL.RAYA NGAWI-CARUBAN NGAWI

Waktu Pelaksanaan : Bulan Oktober 2012 s.d Desember 2012

3.2.

SUMBER DATA

Sumber data dari hasil metode observasi, pengecekan

dari dokumen dokumen di SMK AL AMNANIYAH

KARANGJATI. Setelah mengidentifikasi dan melakukan pengamatan permasalahan yang ada maka kami melakukan pengumpulan data untuk memecahkan masalah yang di hadapi yaitu dengan beberapa metode di bawah ini :

a.

OBSERVASI

Metode pengumpulan data ini di lakukan dengan pengamatan atau ikut terjun langsung dengan objek yang akan di teliti serta melakukan pengamatan dan pembuatan secara cermat dan teliti sehinggadi dapatkan data yang akurat.

b.

INTERVIEW

Metode pengumpulan data dengan cara interview atau komunikasi dengan pihak yang bersangkutan untuk mendapatkan informasi yang di perlukan untuk pembuatan system aplikasi.

c.

STUDI PUSTAKA

Metode yang di lakukan dengan mengambil atau mempelajari makalah dan artikel dari internet yang berhubungan denga masalah yang di hadapi, yang akan di gunakan untuk melakukan analisa dan mendesain sitem baru yang akan di buat.

d.

DOKUMENTASI

Metode ini di lakukan dengan mengkaji form – form, laporan-laporan, arsip yang di gunakan untuk pembuatan aplikasi.

3.3.

RANCANGAN PENELITIAN

Pada tahapan system ini di bagi menjadi 2 yaitu perancangan basisdata dan perancangan form di Microsoft acces. Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis data yang di harapkan dapat memiliki sebuah kebutuhan pengguna. Perancangan basis data terdiri atas dari perancangan basis data secara konseptual, logical. Fisikal.

Pada tahap ini berdasarkan hasil studi dan analisis yang telah di lakukan,para anggota melakukan :

a. Perancangan Sistem dan Prosedur

Berlandaskan hasil survei dan analisis sitem dan prosedur, di lakukan pembutan rancangan dan menyusun konsep system dan prosedur.

b. Perancangan Konsepdari klasifikasidata, model-model

aplikasi Pada tahap ini akan di susun suatu konsep

3.4.

Bahan Penelitian

Dalam penelitian ini materi yang digunakan adalah

pengolahan data perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH

Karangjati, dokumen yang diamati yaitu:

1) Arsip peminjaman buku, arsip ini digunakan

untuk mengetahui sejauh mana sistem yang berjalan selama ini untuk peminjaman buku pada

perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH

Karangjati.

2) Arsip pengembalian buku, arsip ini digunakan

untuk mengetahui sejauh mana sistem yang berjalan selama ini untuk pengembalian buku pada perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.

3) Arsip anggota perpustakaan, arsip ini digunakan

untuk mengetahui siapa saja dari pihak-pihak sekolah yang termasuk anggota perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.

3.5.

Metode dan Alat Penelitian

Berdasarkan bahan penelitian tersebut diatas maka alat penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut:

1) Metode wawancara : berisi tentang tanya jawab

masalah perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH karangjati kepada pihak-pihak yang bersangkutan.

2) Metode kearsipan : berisi tentang pengumpulan

data perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH

Karangjati dengan menggunakan arsip-arsip yang dimiliki SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.

3) Metode Study pustaka : berisi tentang

pengumpulan data dari luar SMK

AL-AMNANIYAHKarangjati.

3.6.

Langkah-langkah Penelitian

Langkah-langkah yang akan dilakukan untuk

menganalisis strategi pada penelitian adalah sebagai berikut:

1) Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan sebagai tahap awal analisa untuk mengidentifikasi masalah dan analisa kebutuhan. Adapun pengumpulan data dilakukan dengan:

a. Wawancara, penulis melakukan wawancara

kepada beberapa pihak yang berkaitan dengan

perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH

Karangjati. Penulis mewawancara kepala SMK

AL-AMNANIYAH  Karangjati, penulis

mengajukan beberapa pertanyaan kepada. Adapun isi peertanyaan sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem informasi perpustakaan

yang berjalan di SMK AL-AMNANIYAH karangjati saat ini?

Jawab : untuk sistem informasi yang berjalan saat ini, kami masih menggunakan cara manual. Yaitu dengan memasukkan data-data perpustakaan pada buku yang disediakan.

2. Siapa saja orang-orang yang bertanggung

 jawab atas perpustakaan SMK

AL-AMNANIYAH Karangjati?

Jawab : untuk yang bertanggung jawab atas perpustakaan disini ada tiga element, (1) saya sendiri, selaku kepala madrasah (2) kepala perpustakaan (3) siswa siswi SMK AL-AMNANIYAH Karangjati yang di beri tugas untuk membantu kepala perpustakaan dalam mengelola perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.

3. Permasalahan apa saja yang sering muncul

dalam pengelolaan perpustakaan di SMK

AL-AMNANIYAHKarangjati?

Jawab : untuk permasalahan yang sering muncul adalah sering terjadi kesalahan dalam, proses pengelolaan perpustakaan, baik dalam penulisan data anggota, penulisan data buku yang di pinjam, penulisan data buku yang di kembalikan, penulisan data-data buku, dan juga sering rusaknya data-data yang ada pada buku laporan

data anggota, buku laporan pengembalian

,

buku

4. Perlukah di adakannya sistem informasi perpustakaan berbasis IT pada SMK AL-AMNANIYAH Karangjati?

Jawab : melihat perkembangan jaman yang semakin hari semakin maju, dan juga melihat seringnya terjadi kesalahan yang ada pada pengelolaan data perpustakaan pada sekolah ini, saya rasa sangat perlu untuk di bangunnya sistem informasi perpustakaan berbasis IT. Selain untuk meminimalisir kesalahan yang terjadi pada pengelolaan data-data yang ada, sistem informasi perpustakaan yang akan di bangun nantinya dapat lebih meringankan pekerjaan kepala perpustakaan dalam mengelola perpustakaan sehingga waktu maupun tenaga lebih efektif dan efisien.

b. Kearsipan, mengumpulkan

dokumen-dokumenperpustakaan SMK AL-AMNANIYAH Karangjati pada sistem yang berjalan saat ini. Adapun dokumen-dokumen yang dikumpulkan adalah sebagai berikut :

1. Dokumen daftar anggota perpustakaan,

mulai guru, karyawan, dan juga siswa-siswi SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.

2. Dokumen laporan peminjaman buku

perpustakaan.

3. Dokumen laporan pengembalian buku

perpustakaan.

4. Dokumen laporan data buku yang ada di

perpustakaan.

c. Metode penelitian kepustakaan, mengumpulkan

sumber pustaka dan literatur yang berkaitan dengan analisa dan pembangunan sistem informasi perpustakaan, sebagai referensi yang digunakan dalam proses penelitian.

Dengan begitu, dari beberapa metode yang dilakukan penulis dapat di ambil beberapa kesimpulan :

1. Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH

Karangjati masih menggunakan sistem manual dalam mengelola perpustakaan.

2. Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH

Karangjati di pegang oleh kepala

 perpustakaan

dan di bantu oleh beberapa staf.

3. Dikarenakan SMK AL-AMNANIYAH  dalam

mengelola perpustakaan masih menggunakan sistem manual, maka perlu dibangunnya sebuah sistem informasi perpustakaan berbasis IT. Hal

ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan-kesalahan yang terjadi yang dibabkan oleh sistem kerja manual. Selain itu sistem informasi ini diharapkan dapat meringankan beban maupun waktu yang digunakan sehingga hal tersebut dapat lebih efektif maupun efisien.

4. Untuk menunjang kelancaran dalam membangun

sistem informasi itu, maka penulis menggunakan dokumen-dokumen yang ada pada perpustakaan tersebut.

5. Selain menggunakan dokumen-dokumen tersebut,

penulis juga menggunakan literatur, jurnal,  Browsing, dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan masalah yang akan di teliti sebagai bahan referensi tertulis.

4.ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1 Sistem lama yang sedang berjalan

Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH

Karangjati merupakan salah satu dari berbagai jalur pendidikan yang fokus terhadap tuntutan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas. Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH

Karangjati sebagai Lembaga Pendidikan yang formal akan

senantiasa mempersiapkan dan mewujudkan kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompetitif, kreatif, professional dan berdaya saing tinggi. Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH Karangjati berdiri tahun 1964 Alhamdulillah telah mendapat sambutan dari masyarakat Kecamatan Karangjati dan Kecamatan sekitarnya, terbukti pertama kali berdiri pendaftar mencapai 90 siswa. Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH Karangjati juga sudah di lengkapi dengan sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana tersebut meliputi laboratorium komputer, laboratorium bahasa, ruang olah raga, dan yang tidak ketinggalan adalah ruang perpustakaan. Perpustakaan Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH

Karangjati didirikan pada tahun 1964, bertepatan dengan

didirikanya madrasah tersebut. Perpustakaan Sekolah menengah

kejuruan AL-AMNANIYAH Karangjati memiliki berbagai

macam koleksi pustaka yang cukup banyak tersedia. Sumber pustaka diperoleh dari pengadaan, yaitu membeli buku, sumbangan dari Depdikbud, dan lain-lain.

Meskipun koleksi-koleksi pustaka yang dilmiliki Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH cukup lengkap, akan tetapi sistem pengelolaan perpustakaan tersebut belum memadai. Itu semua dikarenakan sistem pengelolaan perpustakaan belum terkomputerisasi. Mulai dari pencatatan anggota baik guru maupun siswa, proses peminjaman buku, proses pengembalian buku, maupun data-data buku yang ada pada perpustakaan. Dalam

memasukkan data-data tersebut kedalam suatu buku. Sehingga tenaga maupun waktu yang diperlukan dalam pengelolaan tersebut cukup lama. Selain itu, ditinjau segi materiil juga membutuhkan dana yang lebih banyak dikarenakan harus membeli banyak buku untuk pencatatan itu semua. Maka di buatlah SISTEM

INFORMASI PERPUSTAKAAN MENGGUNAKAN

MICROSOFT ACCESS 2007.

4.2 Fungsi dan Kegunaan Sistem bagi Perusahaan

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai

sekumpulan elemen yang bekerja secara

bersama-sama baik secara manual ataupun berbasis komputer

dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa

pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan data untuk

menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna

bagi proses pengambilan keputusan. Sistem informasi

dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang dibuat

oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen

dalam suatu sistem organisasi atau instansi untuk

mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

Berdasarkan hasil penelitian, diharapkan pembuatan

sistem informasi perpustakaan

dapat membantu

SMK Al Amnaniyah antara lain :

a.

Membantu petugas Pustakawan dalam

Pencatatan dan laporan peminjaman

buku.

b.

Membantu

proses

pengolahan

peminjaman

buku

secara

cepat,tepat,akurat serta menghindari

banyak kesalahan.

4.2.1 Flowchart Sistem

a. Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan. Adapun gambaran flowchart sistem baru sebagai berikut :

Gambar 4.2.1.1 Flowchart Sistem Ba ru

b. Flowchart Admin

Jika sudah masuk sistem maka admin dapat mengakses sistem informasi perpustakaan ini untuk kemudian melakukan tugasnya sebagai petugas seperti input data siswa ,input kelas, input data transaksi peminjaman.

Gambar 4.2.1.3 Flowchart Admin

c. Flowchart Operator

Jika sudah masuk maka operator dapat mengakses sistem perpustakaan ini untuk kemudian melakukan tugasnya sebagai petugas. Hak akses petugas disini hanya melayani input transaksi peminjaman buku kepada siswa.

Gambar 4.2.1.4 Flowchart Operator

4.3

Diagram Alir Data

a. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem

atau output dari sistem. Diagram Konteks akan

memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Diagram konteks ini berisi siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem. Dibawah ini adalah diaggram kontek untuk sistem informasi perpustakaan SMK Al Amnaniyah Karangjati.

Gambar 4.3.1 Diagram Konteks

a) Admin, menggambarkan seseorang yang

bertugas menginputkan data-data yang ada dalam sistem informasi perpustakaan seperti peminjaman, pengembalian, edit database ,backup database.

b) Kepala sekolah, menggambarkan seseorang

sebagai pengontrol kegiatan peminjaman buku oleh siswa / anggota.

c) Anggota, menggambarkan seseorang yang

melakukan transaksi peminjaman dan

pengembalian buku.

a. DFD admin level 1

Penjelasan dari DFD (Data Flow Diagram) level 1 untuk proses admin tersebut adalah sebagai berikut , admin menginputkan data, menggambarkan seseorang yang hanya bertugas dalam transaksi peminjaman dan pengembalian buku.

Sistem Informasi Perpustakaan Admin

Anggota

Verifikasi data siswa Verifikasi peminjaman buku

Verifikasi buku

Info kartu anggotaInfo data anggota Info buku

Kartu anggota

Buku yang di pinjam Kartu anggota

Info peminjaman buku

Kepala sekolah Verifikasi laporan

Gambar 4.3.2 DFD level 1 Admin

b. DFD level 2

DFD ( Data Flow Diagram) pada proses input -output level 2 proses yaitu :

a) DFD Level 2 Admin

Pada proses admin level 2 ini terjadi beberapa proses yaitu:

(a)

Proses data anggota

Proses data anggota merupakan

proses yang digunakan untuk

input

anggota

seperti

id,

nama,status,

judul

buku,

pengarang,

penerbit,

tanggal

pinjam,tanggal

kembali,keterangan.

(b)

Proses peminjaman dan pengembalian

Data pada proses peminjaman dan pengembalian ini diambil dari data tabel pinjam yang nantinya menjadi sebuah laporan.

(c)

Proses rekap peminjaman dan

pengembalian

Data pada proses peminjaman dan pengembalian ini diambil dari data tabel pinjam yang nantinya menjadi sebuah laporan

Gambar 4.3.3 DFD level 2 Admin

4.4 Analisis Kebutuhan Sistem Baru

a. Kebutuhan Fungsional

Sistem dapat menyediakan petugas yang

mempunyai hak akses sebagai berikut:

a) Dapat melihat seluruh data peminjaman yang

ada di sistem.

b) Petugas dapat edit semua data dan

melakukan transaksi ke dalam sistem.

c) Sistem dapat memberikan informasi laporan

peminjaman.

Sistem juga dapat menyediakan login untuk Petugas yaitu Operator yang mempunyai hak akses transaksi peminjaman.

b. Kebutuhan Nonfungsional

a)

Perangkat Keras

Perangkat keras yang dibutuhkan adalah PC desktop, atau notebook dengan spesifikasi sebagai berikut :

a) Processor Intel Pentium IV keatas atau

yang sekelas.

b) minimal RAM 512 MB.

c) HDD 80Gb

Perangkat keras yang digunakan dalam proses pembuatan sistem informasi perpustakaan adalah sebuah laptop dengan spesifikasi sebagai berikut :

(a) Toshiba Satelit C 600.

(b) Prosesor Intel(R) Core(TM) 2 duo.

(c) Hardisk 320GB.

(d) Memory 2GB.

(e) Monitor 14,1”

b)

Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan sistem adalah :

(a) Sistem Operasi Windows Xp atau Windows

7.

(b) Microsoft office 2007

(c) Database Access 2007

4.5 Perancangan Data Base

a. Database merupakan kumpulan dari data-data

yang saling terkait satu dengan yang lainnya. Database pada sistem informasi pembayaran perpustakaan pada SMK Al Amnaniyah terdiri dari beberapa tabel yang perlu dibuat yaitu: a) Tabel Buku

b)Tabel Pinjam c) Tabel Siswa

4.6 Perancangan Antarmuka Sistem

Perancangan antarmuka sistem merupakan 4.6.1 Halaman utama

Pada halaman utama terdapat menu pilihan, tambah, hapus, tutup. Setiap menu mempunyai fungsi – fungsi tersendiri. 2 Admin Proses data anggota Proses peminjaman Dan pengembalian Tabel data anggota

Tabel data peminjaman dan

pengembalian

Input data anggota

Ambil data anggota

Informasi data anggota

Input data anggota

Input data transaksi Informasi data

transaksi

Input data transaksi Ambil data

 transaksi Anggota Peminjaman dan pengembalian Kartu anggota Proses rekap peminjaman Dan pengembalian Ambil Data transaksi Input Rekap Peminjaman Dan pengembalian Laporan Peminjaman dan pengembalian Kepala Sekolah Verifikasi data Verifikasi data

Gambar 4.6.1.1

4.6.2 Form Tabel Siswa

Form Tabel siswa menu ini berguna untuk menginput data siswa. Sub menu ini hanya bisa di akses oleh admin.

Gambar 4.6.2.1

4.6.3 Form Tabel Buku

Form Tabel Kelas ini berguna untuk menginput data nama buku , pengarang, penerbit, status . Menu ini hanya bisa di akses oleh admin.

Gambar 4.6.3.1

5.KESIMPULAN DAN SARAN

5.1

Kesimpulan

Dari penelitian yang dilakukan pada system pengolahan data pada perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan system yang belum terkomputerisasi sangat tidak efektif dan tidak efesien untuk menghasilkan informasi secara cepat, akurat, dan relevan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputerisasi diharapkan informasi yang di hasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan.

Karena dalam system komputerisasi mempunyai banyak

keuntungan yang dapat antara lain :

1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat,

dan relevan.

2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian,

pencatatan, dan pemasukan data dengan mudah.

3. Dapat mengurangi kinerja dalam rangka

melakukan pelayanan dan mnyelesaikan tugas-tugas dengan baik.

4. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan

pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.

5.2

Saran

Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut :

a. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya

sistem informasi sirkulasi buku pada

Perpustakaan yang belum terkomputerisasi

diperbarui dengan menerapkan system yang terkomputerisasi.

b. Sistem informasi sirkulasi buku berbasis

komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak sekolah dalam melakukan pengolahan data.

c. Seiring berkembangnya perpustakaan maka

semakin komplek juga kebutuhannya sehingga menyebabkan system yang sudah berjalan pada saatnya nanti akan dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA

http://yulius.dosen.narotama.ac/id/2012/02/07/membuat-database-menggunakan-micosoft-access/  http://www.ronamasa.com/2011/06/cara-membuat-form-aplikasi-database.html http://www.ronamasa.com/2011/09/cara-design-form-input-data-aplikasi.html http://www.ronamasa.com/2001/06/cara-membuat-kontrol-button-form.html

Sigit Prayitno Trihandoko.2008  Rancangan Sistem Informasi Perpustakaan pada SMA N 5 tanggerang diterbitkan Fakultas Ilmu Komputer, Program Studi Sistem Informasi-Universitas Mercu Buana http://www.Mercubuana.ac.id.