Kompetensi Profesi Sekretaris dan Manajemen Administrasi di Bidang Kearsipan Oleh: Surati Redjosuwito**
Abstrak
Pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi berdampak pada sistem penyelesaian pekerjaan yang cenderung berubah, termasuk pekerjaan kantor/kesekretariatan khususnya arsip. Di era informasi dengan kecanggihan komputer sebagai sarana pengolah data menjadi informasi yang salah satunya berupa arsip membutuhkan sumberdaya manusia yang kompeten secara profesional. Sumberdaya manusia yang dimaksud antara lain adalah sekretaris dan manajemen administrasi khususnya lulusan Diploma III pendidikan profesional jurusan sekretaris dan manajemen administrasi. Kompetensi profesi sekretaris dan manajemen administrasi dikatakan teruji dibidang kearsipan jika memiliki pengetahuan dan keahlian dalam mencatat, menyimpan, memelihara, menemukan kembali arsip secara efektif dan efisien serta melakukan penyusutan berdasarkan jadual retensi. Satu hal yang perlu dipahami adalah bahwa pengelolaan arsip di era kecanggihan teknologi perkantoran ini tidak dapat meninggalkan metode manual yang dibarengi dengan komputerisasi.
Pendahuluan
Setiap kegiatan organisasi, instansi maupun perusahaan atau unit kerja secara garis besar meliputi pekerjaan operatif dan administratif. Pekerjaan operatif merupakan pekerjaan pokok unit kerja yang bersangkutan sedangkan pekerjaan administratif, kesekretariatan atau pekerjaan kantor merupakan partner ideal pekerjaan operatif, seperti dikemukakan oleh Colleman Maze bahwa : “the office is a full partner in modern business” (The Liang Gie, 1991). Salah satu pekerjaan kantor sebagai pusat informasi adalah kearsipan.
Mengingat keberadaan arsip memegang peranan penting dalam suatu unit kerja, maka perlu dikelola oleh sumberdaya manusia yang berkompeten dibidangnya, yaitu Sekretaris dan Manajemen Administrasi atau sebutan lain yang sepadan. Profesi Sekretaris dan Manajemen Administrasi mempunyai tanggung jawab dalam
menghimpun, mengolah, menyimpan dan menyajikan informasi yang diperlukan pimpinan unit kerja guna mengambil keputusan yang antara lain bersumber dari arsip.
Mengelola arsip, tentunya membutuhkan kemampuan dan keterampilan atau kompetensi yang memadai terutama mengenai sistem, prosedur, dan metode pengelolaan yang efektif dan efisien. Sistem apapun yang diterapkan, akan efektif bila menggunakan metode pengelolaan baik komputerisasi maupun manual. Pengelolaan secara manual tetap mutlak dilakukan dengan pertimbangan arsip sebagai tanda bukti otentik dan memiliki kekuatan hukum, terutama yang tertera tanda tangan asli dengan tinta.
Profesi Sekretaris dan Manajemen Administrasi
Sekretaris dan Manajemen Administrasi yang dimaksud adalah Sekretaris dan Manajemen Administrasi tingkat manajemen menengah (middle management). Formasi profesi tersebut dapat diisi oleh mereka yang memiliki kualifikasi minimal lulusan program Diploma 3 seperti jurusan Sekretaris dan Manajemen Administrasi. Kedua jenis lulusan tersebut diharapkan mampu bersaing untuk mengisi formasi jabatan dibidang Kesekretariatan dan Manajemen Administrasi, sesuai dengan kompetensi yang diperlukan oleh dunia kerja.
Pada dasarnya, baik Sekretaris maupun Manajemen Administrasi mempunyai tugas utama yang relatif sama, yaitu mengelola pekerjaan administratif yang dalam prakteknya dapat berupa : kesekretariatan/perkantoran. Artinya, profesi Sekretaris mengelola unit Sekretariat. Sedangkan unit Administrasi dikelola oleh Manajemen Administrasi yang bisa diidentikkan dengan Kepala Bagian Administrasi, Manajemen/Manajer Kantor atau sebutan lainnya.
Kedua jabatan tersebut merupakan profesi yang memang sebaiknya diisi oleh para lulusan Diploma 3 Akademi Sekretaris dan Manajemen sebagai bentuk pendidikan bisnis (business education). Dalam konteks ini, Gordon Bismarck Cross (2003) menyatakan bahwa “Business Education, field of training in business practices and in specific skill such as accounting, information processing, keyboarding/typewritting, record keeping, and shorthand”. Pendapat Cross menegaskan bahwa record keeping/pemeliharaan arsip/tata kearsipan/manajemen kearsipan merupakan salah satu kompetensi bagi lulusan pendidikan bisnis (selain akuntansi, pemrosesan informasi, mengetik termasuk komputer,
dan stenografi). Pendidikan bisnis yang dimaksud seperti Akademi Sekretari dan Manajemen (ASM) jurusan sekretaris dan manajemen administrasi serta jenis program pendidikan Diploma III lainnya yang sejenis.
Ruang Lingkup Kearsipan
Dalam pelaksanaan kegiatan setiap unit kerja yang ditunjang oleh pekerjaan kantor antara lain arsip, maka semakin maju suatu kantor, jumlah arsip yang dihasilkan oleh kantor yang bersangkutan akan cenderung bertambah. Semakin bertambah jumlah arsip, semakin banyak permasalahan yang ditimbulkan, sehingga membutuhkan pengelolaan yang intensif. Untuk dapat mengurus arsip dengan baik, diperlukan pengetahuan dan keterampilan tentang manajemen kearsipan. Tahap awal, perlu disepakati bahwa arsip berasal dari kata archief (Belanda), dan arche/archeon yang berarti dokumen tertulis yang disusun dan digunakan dalam melayani aktivitas pekerjaan organisasi dalam melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan organisasi (E. Martono, 1987). Secara terbatas, arsip adalah kumpulan surat-surat yang disimpan sehingga pada saat dibutuhkan, dapat disiapkan untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya (The Liang Gie, 1992).
Mengenai klasifikasi arsip, Basir Barthos (2003) mengemukakan sebagai berikut : 1. Arsip dinamis, adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
suatu unit kerja. Arsip ini meliputi arsip aktif yang secara rutin digunakan, dan arsip inaktif yang penggunaannya sewaktu-waktu saja.
2. Arsip statis, arsip yang berasal dari arsip dinamis, disimpan di ARSDA (Arsip Daerah) maupun di ARNAS (Arsip Nasional) karena kegunaannya.
Dilihat dari sudut hukum, arsip dibedakan kedalam :
1. Arsip otentik, yaitu arsip yang terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai keabsahan.
2. Arsip tidak otentik, arsip yang tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
Selanjutnya H. Lance Secretan (1985) menyatakan bahwa fungsi arsip merupakan alat bantu untuk mengingat peristiwa atau kejadian yang sudah berlangsung, sebagai pusat ingatan dan informasi.
Berdasarkan pengertian dan fungsi arsip di atas, disadari bahwa pengelolaan arsip yang efektif perlu dilakukan dengan sistem, prosedur, dan metode yang efektif pula. Pada dasarnya pengelolaan arsip meliputi kegiatan penataan berkas secara sistematis atau kegiatan penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan penemuan kembali arsip jika diperlukan (Prajudi Atmosudirdjo, 1982). Lebih rinci, pengelolaan arsip tersebut meliputi kegiatan: pencatatan dan pendistribusian, prosedur penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan, dan penyusutan yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pencatatan dan pendistribusian
a. Pencatatan dengan Sarana Buku Agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat bahan arsip berupa surat masuk yang berisi keterangan : no urut surat, tanggal diterima, tanggal surat, nomor surat, lampiran, perihal, hubungan dengan nomor surat. Kelengkapan buku agenda adalah buku ekspedisi, sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman/pendistribusian surat/barang, berisi keterangan : nomor urut surat; tujuan surat; isi surat; dan paraf penerima.
b. Pencatatan dengan Kartu Kendali
Kartu Kendali digunakan untuk mencatat bahan arsip berupa surat penting masuk maupun keluar berukuran 10 x 15 cm, berisi keterangan : indeks, tanggal, nomor, kode, isi ringkas, dari, kepada.
Dengan kartu kendali, surat dapat dikontrol dari sejak penerimaan sampai penyimpanan. Kartu disimpan dalam kotak dengan sistematis, surat-surat terletak di bawah caption yang sama.
c. Pencatatan dengan Tata Naskah (Takah)
Dengan prosedur takah dimaksudkan agar memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan, dan penemuan kembali data yang dihimpun dalam takah. Sarana pencatatan surat digunakan buku agenda. Untuk organisasi atau unit kerja yang besar, efektif digunakan sarana pencatatan dengan kartu kendali. Sedangkan bagi unit kerja yang relatif kecil masih efektif digunakan buku agenda.
2. Penyimpanan Arsip
a. Penyimpanan arsip yang belum diproses (sementara)
Langkah ini adalah file tindak lanjut, terdiri dari map-map berisi label tanggal yang berlaku untuk 3 bulan. Tiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, dilengkapi dengan tanda petunjuk (guide) sebanyak 12 (Januari sampai dengan Desember) yang selanjutnya disimpan pada file penyimpanan.
b. Penyimpanan arsip permanen, dengan prosedur :
persiapan dengan memberi tanda : “siap untuk disimpan”
mengindeks : menentukan subyek/kata tangkap (angka, abjad, subjek)
memberi tanda/kode : garis bawah atau lingkaran pada kata tangkap dengan warna menyolok
menyortir, sesuai sistem penyimpanan yang digunakan
menyimpan, menempatkan arsip ke dalam filing cabinet, kecuali kronologis dalam ordner.
Sistem penyimpanan arsip yang dapat diterapkan adalah : sistem abjad, pokok soal (subyek), wilayah (geografis), nomor dan tanggal. Masing-masing sistem memiliki kelebihan dan kekurangan. Untuk pertimbangan efektivitas, dalam prakteknya dapat digunakan gabungan diantara sistem yang ada, misalnya abjad dan nomor (angka). Efektivitas penerapan sistem penyimpanan arsip tersebut perlu ditunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai.
3. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip dilakukan guna penemuan informasi yang terkandung dalam arsip dengan tepat dalam waktu yang cepat (tidak lebih dari satu menit). Sistem penyimpanan yang diterapkan, sarana prasarana dan personalia yang menangani, akan menentukan penemuan kembali arsip. Umumnya, sistem abjad, subyek, dan wilayah lebih mudah dibandingkan penerapan sistem nomor dan tanggal. Bagi unit kerja yang besar sebaiknya digunakan acuan penemuan kembali arsip : indeks, kode, dan tunjuk silang. Indeks/kata tangkap dapat berupa : nama orang, unit kerja, masalah, atau tempat. Kode dapat berupa : angka, angka dan huruf, huruf dan tanda-tanda lain yang efektif digunakan. Tunjuk silang bisa berhubungan dengan kata tangkap/indeks, tetapi sedapat mungkin dihindarkan. Menurut Liang Gie
jumlah arsip yang ditemukan
jumlah arsip yang tidak ditemukan
(1991), efektivitas penemuan kembali arsip, selain waktu yang diperlukan tidak lebih dari 1 menit, juga dengan menghitung Angka Kecermatan (AK) dengan rumus :
AK = x 100 % = 0,5 s.d 3 %
AK 0,5 s.d 3% di atas merupakan angka toleransi efektivitas penemuan kembali arsip dan sekaligus sebagai angka toleransi sistem penyimpanan arsip yang diterapkan efektif. Semakin kecil prosentase AK, maka semakin baik sistem kearsipannya. Jika diperoleh AK lebih besar dari 3% maka sistem kearsipannya perlu dilakukan pembenahan.
4. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip meliputi perawatan, penjagaan atau pengamanan arsip dan ruangan/tempat penyimpanan (Hadi Abubakar, 1995). Berkaitan dengan pemeliharaan ini perlu dihindari terjadinya arsip yang hilang guna menjaga kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya, sesuai dengan UU no. 7/1971 pasal 10 bahwa setiap Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah wajib mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip. Adapun kriteria ruang penyimpanan arsip adalah :
menggunakan filter penyaring debu terpisah dari ruang kerja lainnya tahan api, air, dan serangga
tidak berjendela, tetapi ventilasi dan cahaya cukup, AC (minimal kipas angin) temperatur ideal 22°C - 25°C dengan kelembaban : 50 °C - 60°C (gunakan
termometer dan higrometer)
fumigasi dengan : DDT atau Gammexane Smoke 5. Penyusutan Arsip
Semakin tinggi kegiatan suatu unit kerja, semakin cepat pula penambahan jumlah arsipnya. Sebagai upaya yang dapat dilakukan adalah dengan cara pemindahan dan penyusutan.
jumlah permintaan arsip jumlah arsip yang disimpan
a. Pemindahan, dilakukan dengan memindahkan arsip dari file aktif ke file inaktif, selanjutnya ke ARSDA dan ARNAS, sesuai dengan tingkat kegunaan masing-masing.
b. Penyusutan, dapat dilakukan dengan penentuan jadwal retensi terhadap sejumlah arsipnya dan sebaiknya disusun oleh suatu tim kerja yang akan menilai, menetapkan golongan, dan waktu pemindahan/pemusnahan. Jadwal retensi memuat keterangan tentang : golongan arsip (vital, penting, berguna, tidak berguna), nama arsip, umur arsip (aktif, inaktif), sifat arsip (abadi, dimusnahkan). Menurut Liang Gie (1991), satu hal yang perlu diperhatikan dalam rangka penyusutan arsip yang berkaitan dengan penentuan jadwal retensi adalah menghitung Angka Pemakaian (AP) arsip sebagai berikut:
AP = x 100 % = 5 s.d 20 %
Apabila hasil penghitungan AP arsip dalam suatu unit kerja berkisar antara 5 - 20 % maka hal ini menunjukkan bahwa tingkat efektivitas pemakaian arsipnya masih baik. AP tersebut sekaligus menandakan sistem kearsipan yang diterapkan masih dapat dipertahankan. Semakin tinggi AP semakin baik sistem kearsipan yang diterapkan.
6. Komputerisasi Arsip
Standar ukur efektivitas dan efisiensi kearsipan adalah penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Untuk arsip dalam jumlah besar, sarana komputer sangat banyak membantu, namun tidak dapat dimanfaatkan secara penuh karena dokumen aslinya harus tetap disimpan secara manual. Dengan sistem pengolahan data elektronik (electronic data processing system) dilengkapi dengan disket dan hard disk termasuk CD-ROM yang mampu menyimpan 270000 halaman cenderung efektif dan efisien. Dengan komputerisasi, arsip disimpan, ditemukan kembali dan didistribusikan ke berbagai unit kerja (Zulkifli Amsah, 1992). Arsip yang bersifat otentik belum dapat disimpan dengan komputer, karenanya harus dikelola secara manual.
Kompetensi Profesi Sekretaris dan Manajemen Administrasi dibidang Kearsipan Kompetensi adalah the ability willingness to perform a task (kemampuan dan kemauan untuk melaksanakan tugas). Lebih operasional, kompetensi diartikan sebagai : “.... a wide concept which embodies the ability to transfer skill and knowledge to new situations within the occupational area” (Amstrong, 1996). Memperhatikan pendapat tersebut, apapun profesinya diharapkan memiliki kemampuan untuk mentransfer keahlian dan pengetahuan di suatu lingkungan kerja. Demikian halnya dengan profesi Sekretaris dan Manajemen Administrasi khususnya lulusan pendidikan profesional program Diploma III ASM dan sejenisnya, diarahkan terutama pada kesiapan penerapan keahlian tertentu sesuai dengan Kep. Mendiknas nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa. Adapun salah satu misinya adalah : memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup untuk mempraktekkan profesinya. Artinya, profesi Sekretaris dan Manajemen Administrasi diharapkan siap menangani jenis pekerjaan yang dihadapi yang menjadi tanggung jawabnya dibidang kesekretariatan/perkantoran. Untuk itu, diperlukan gambaran tentang tingkat kompetensi dan kualifikasi yang diperlukan oleh dunia kerja sesuai dengan Kepmen nomor : 232/U/2000, bahwa program diploma merupakan pendidikan profesional yang berorientasi terhadap pemenuhan kebutuhan industri terutama kebutuhan sumberdaya manusia maka dalam penyusunan kurikulumnya perlu memperhatikan kompetensi dari industri. Dalam konteks ini, pelaksanaan Proses Belajar Mengajar (PBM) sebagai realisasi dari Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) dalam penyelenggaraan pendidikan profesional seperti ASM dengan D III-nya, tentu para lulusan diharapkan memiliki kompetensi dibidangnya, khususnya kearsipan.
Aspek kompetensi seperti yang telah dikembangkan oleh Depnaker dengan pendekatan jabatan, antara lain mempertimbangkan pola Model Occupational Skill Standard (MOSS). Pola tersebut sebagai perumusan kompetensi atau standar kualifikasi keterampilan yang berfokus pada pengetahuan (knowledge) dan keterampilan (skill) sebagaimana yang dikembangkan oleh Asian Pacific Skill Development (Iwan M, 2002).
Berkaitan dengan ciri kompetensi, pokok kajian mata kuliah Manajemen Perkantoran, Praktek Kesekretariatan dan Praktek Perkantoran adalah : mengelola dokumen bisnis.
Selanjutnya, EEDP (Engineering Education Development Project) menetapkan beberapa ciri kompetensi lulusan program profesional khususnya D 3, antara lain :
1. mampu menerapkan keterampilan yang telah diperoleh secara tepat dan baik 2. mampu menganalisis dan merencanakan metode penyelesaian masalah teknis atau
kepentingan manajerial
3. mampu mengevaluasi informasi dan menggunakannya untuk melakukan prediksi bagi tujuan perencanaan dan penelitian.
Berdasarkan ciri kompetensi tersebut telah ditetapkan pula struktur kurikulum inti program studi Sekretaris dan Manajemen Administrasi, khususnya untuk mata kuliah Keilmuan dan Keterampilan (MKK), antara lain: Manajemen Perkantoran, Praktek Kesekretariatan/Praktek Perkantoran dengan pokok kajiannya adalah :
1. Mengelola dokumen bisnis.
2. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan/perkantoran yang berhubungan dengan kegiatan bisnis baik internal maupun eksternal.
Ditambahkan pula oleh Secretary's Commision Achieving Skills bahwa salah satu dari 5 keterampilan yang perlu dimiliki oleh calon pekerja yang antara lain berhubungan dengan arsip adalah memperoleh dan memanfaatkan informasi.
Memperhatikan kriteria kompetensi di atas, pada dasarnya paradigma kompetensi Sekretaris dan Manajemen Administrasi adalah profesional di lapangan kerja, antara lain yang berkaitan dengan pengelolaan informasi, khususnya arsip. Artinya, profesi Sekretaris dan Manajemen Administrasi harus profesional, memiliki pengetahuan dan keahlian dibidang kearsipan sebagai pusat informasi yang dapat menunjang kegiatan unit kerja yang bersangkutan. Dalam prakteknya, pengelolaan arsip dalam suatu unit kerja ditangani oleh suatu tim, termasuk arsiparis di bawah tanggung jawab Sekretaris dan atau Manajemen Administrasi atau jabatan lain yang sepadan. Kompetensi Sekretaris dan Manajemen Administrasi dibidang kearsipan meliputi sistem, prosedur dan metode baik komputerisasi maupun manual. Kecanggihan komputer dalam pengelolaan arsip tidak dapat mengabaikan pengelolaan arsip secara manual.
Kesimpulan
1. Kompetensi pada dasarnya adalah kemampuan dan kemauan untuk melaksanakan tugas (the ability and willingness to perform a task) sesuai dengan profesi masing-masing secara profesional.
2. Profesi Sekretaris dan Manajemen Administrasi harus memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang merupakan bagian pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Tuntutan tersebut sesuai dengan kompetensi pola Model MOSS (Model Occupational Skill Standard) yang meliputi : pengetahuan dan keterampilan khususnya dibidang kearsipan.
3. Kompetensi Sekretaris dan Manajemen Administrasi dibidang kearsipan adalah : memahami, menguasai dan terampil dalam mengelola arsip dalam suatu unit kerja. Pengelolaan arsip tersebut meliputi kegiatan : pencatatan dan pendistribusian, sistem penyimpanan, pemeliharaan dan penyusutan.
4. Sistem penyimpanan arsip yang efektif dapat dilengkapi dengan metode penyimpanan secara komputerisasi maupun manual. Kedua metode penyimpanan arsip tersebut efektif diterapkan secara bersama-sama.
--- ** adalah dosen tetap ASM Ariyanti
DAFTAR PUSTAKA
Amstrong, Michael. 1996. Personal Management Practice, Sixth Edition, London, Kogan Page Limited, 120. Pentou, Villeood.
Barthos, Basir, H. 2003. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Aksara, Jakarta.
Hadi, Abubakar. 1985. Pola Kearsipan Modern, Sistem Kartu Kendali. Djambatan, Jakarta.
Martono, E. 1982. Dasar - Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan. Karya Utama, Jakarta.
Mulyawan, Iwan. 2002. Pendidikan Program Diploma dan Perumusan Kurikulum Berbasis Kompetensi. P5D, Bandung.
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Sutarto. 1986. Sekretaris dan Tata Warkat. Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.
The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Liberti Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi, Yogyakarta.
