IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
Evri Ekadiansyah Dosen STMIK Potensi Utama
STMIK Potensi Utama, Jl. K.L Yos Sudarso Km.6,5 No.3A Tanjung Mulia Email : [email protected]
ABSTRAK
The era of globalization which is supported by innovation is also characterized by the rapid development of science and technology. Recognizing the increasingly tough competition, it would require a paradigm shift in the organization, from the original relies on the resource-based, to be knowledge-based. So for the problems face by any organizations, can be solved by the improvement of the knowledge of human resources in a sustainable manner in order to win the global competition. For that, we need a Knowledge Management System for the development of human resources, finally the knowledge of the employees can be found, stored, and distributed to every employee in the company.
Keywords : Knowledge-based, Knowledge Management System, Human Resources Development.
ABSTRAK
Era globalisasi yang ditunjang oleh inovasi juga ditandai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat . Menyadari akan persaingan yang semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma di organisasi, dari yang semula mengandalkan pada resource-based, menjadi knowledge-based. Sehingga untuk masalah yang dihadapi setiap organisasi, khususnya perusahaan adalah bagaimana meningkat pengetahuan sumber daya manusia secara berkelanjutan untuk dapat memenangkan persaingan global. Untuk itu perlu adanya suatu Knowledge Management System untuk pengembangan sumber daya manusia, agar setiap pengetahuan yang dimiliki setiap
karyawan dapat ditemukan, disimpan, dan dibagikan ke setiap karyawan di
perusahaan.
Kata kunci : Knowledge based, Knowledge Management System, pengembangan Sumber Daya Manusia.
PENDAHALUAN
Era globalisasi yang ditunjang oleh inovasi juga ditandai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat. Menyadari akan persaingan yang semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma di organisasi. Perubahan paradigma itu merupakan transformasi yang ditimbulkan oleh agen perubahan (katalis) dengan efek akhir berupa metamorfosa yang melibatkan pengetahuan sebelumnya dan temuan baru yang menentang atau membuang pengetahuan sebelumnya.
Paradigma di organisasi adalah dari yang semula mengandalkan pada resource-based, menjadi
knowledge-based, secara sederhana di organisasi saat ini adalah kumpulan buku, dokumen dan materi
bagaimana mengumpulkan materi sebanyak-banyaknya serta sedapat mungkin tidak boleh meninggalkan perpustakaan alias tidak dipinjamkan. Jadi perlu transformasi yang didorong oleh agen perubahan yang mampu merubah pengetahuan yang sebelumnya dengan temuan baru yang berlawanan dengan pengetahuan sebelumnya. Misalnya saat ini terjadi perubahan paradigma menjadi knowledge provider atau solution provider yang berorientasi pada pemakai. Disinilah peran pendidikan dan knowledge sharing di kalangan karyawan menjadi amat penting dalam meningkatkan kemampuan manusia untuk berpikir secara logika yang akan menghasilkan suatu bentuk inovasi.
Menurut Carl Davidson dan Philip Voss ( 2003 ), mereka mengatakan bahwa mengelola
knowledge sebenarnya merupakan cara bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka,
identifikasi pengetahuan yang dimiliki karyawan, menyimpan dan membagi di tim, meningkatkan dan terjadi inovasi Untuk membangun organisasi yang berbasis knowledge, maka memerlukan empat fungsi yaitu : using knowledge, finding knowledge, creating knowledge, dan
packaging knowledge yang akan membentuk suatu knowledge untuk menjawab pertanyaan
mengenai know how, know-what, dan know-why, serta menumbuhkan kreatifitas yang ditimbulkan oleh dirinya sendiri (self-motivated creativity), tacit pribadi ( personal tacit ), tacit yang
membudaya (culture tacit), tacit organisasi (organizational tacit) dan asset peraturan (regulatory assests). Sekarang ini, asset terpenting dari suatu industri adalah knowledge, apalagi suatu lembaga
pendidikan dan lembaga penelitian. Menurut Nonaka dan Takeuchi ( 1995 ) keberhasilan perusahaan Jepang ditentukan oleh keterampilan dan kepakaran mereka dalam menciptakan
knowledge organisasinya ( Organizational Knowledge Creation ). Berhubung organisasi adalah
jaringan dari keputusan para perumus kebijakan dan pengambil keputusan, oleh karena itu perlu dikelola agar menjadi efektif keputusan dan dan terintegrasi serta terpahaminya dampak dari keputusan tersebut. Karena keputusan merupakan hasil commitment terhadap tindakan, maka keputusan juga memfasilitasi tindakan dengan mendefinisikan dan mengkolaborasikan maksud dan tujuan serta mengalokasikan sumberdaya. Tindakan dan maksud Organisasi berinteraksi dengan berbagai macam elemen lingkungan tersebut membutuhkan waktu yang lama, sedangkan pengambilan keputusan menghadapi kompleksitas dan ketidakpastian yang besar sekali untuk memahami isu yang ada, mengidentifikasi alternatif yang sesuai, mengetahui outcome dan menjelaskan serta menentukan keinginannya. Oleh karena itu, keputusan yang rasional memerlukan informasi.
Tinjauan Teoritis Knowledge
Knowledge dalam hal ini tidak diterjemahkan, karena pengertian Knowledge itu sendiri masih
diperdebatkan. Knowledge bukan hanya pengetahuan, menurut Thomas Davenport dan Laurence
Knowledge didefinisikan sebagai berikut: "Knowledge merupakan campuran dari pengalaman, nilai,
informasi kontektual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi. Di perusahaan Knowledge sering terkait tidak saja pada dokumen atau tempat penyimpanan barang berharga, tetapi juga pada rutinitas, proses, praktek dan norma perusahaan."
Berdasarkan definisi tersebut diatas, Knowledge menjadi sangat penting dengan alasan sebagai berikut:
(a) Knowledge adalah aset institusi, yang menentukan jenis tenaga kerja, Informasi, ketrampilan dan struktur organisasi yang diperlukan. (b) Pengetahuan dan pengalaman perusahaan merupakan sumber daya yang berkelanjutan (sustainable resources) dari keuntungan daya saing kompetitif (competitive advantages) dibandingkan dengan produk andalan dan teknologi tercanggih yang dimiliki. (c) Pengetahuan dan pengalaman mampu menciptakan, mengkomunikasikan dan mengaplikasikan pengetahuan mengenai semua hal terkait untuk mencapai tujuan bisnis.
Knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu Explicit Knowledge dan Tacit Knowledge,
yang dapat dijabarkan sebagai berikut:
a. Explicit Knowledge
Adalah sesuatu yang dapat diekspresikan dengan kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi, manual dan sebagainya. Knowledge jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis. Explicit Knowledge juga dapat dijelaskan sebagai suatu proses, metoda, cara, pola bisnis dan pengalaman desain dari suatu produksi.
Hubungan/Link Knowledge Strategi
Hubungan/Link Strategi Knowledge
Knowledge Gap Strategi Gap
b. Tacit Knowledge
Adalah Knowledge dari para pakar, baik individu maupun masyarakat, serta pengalaman mereka. Tacit Knowledge bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan sehingga membuatnya sangat sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan kepada orang lain. Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik serta petunjuk praktis
(rule-of-thumb) termasuk dalam jenis Tacit Knowledge.
Pendekatan lainnya mendefinisikan Knowledge dalam 4 level operasional sebagai berikut:
a. Know what atau cognitive Knowledge
merupakan Knowledge yang diperoleh melalui pelatihan, pembelajaran dan kualifikasi formal. Level ini sangat penting bagi perusahaan namun umumnya masih kurang mencukupi bagi keberhasilan komersial.
b. Know how - merupakan level aplikasi praktis
Pada level ini apa yang telah didapat pada level I diterjemahkan dalam pelaksanaan. Pada tahap ini merupakan area dimana Knowledge menambahkan nilai dalam suatu organisasi melalui kemampuan untuk menterjemahkan Knowledge yang bersifat teoritis menjadi eksekusi yang efektif.
c. know why disebut juga system understanding
Merupakan Knowledge terdalam dari jaringan hubungan sebab akibat yang ada pada suatu disiplin ilmu. Level ini memungkinkan profesional untuk berpindah dari pelaksanaan kerja ke pemecahan masalah yang lebih besar dan kompleks dan menciptakan solusi baru bagi permasalahan yang baru.
d. Care why - tahap lanjutan dari kreativitas diri (self-motivated creativity) Merupakan level
dimana inovasi radikal dapat terjadi melalui lompatan imajinatif dan pemikiran lateral.
Gambar 1. Level Operasional dari Definisi Knowledge
Menentukan Knowledge apa yang dibutuhkan oleh perusahaan
Perusahaan dapat menggunakan kerangka berpikir Zack sebagai alat bantu dalam usaha untuk mengetahui Knowledge apa yang harus dimiliki dan yang sudah dimiliki. Kerangka berpikir Zack digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2. Diagram analisis kesenjangan Strategic Knowledge berbasis framework tingkat tinggi Zack
Gambar 2 memperlihatkan bahwa analisis kesenjangan Knowledge pada dasarnya merupakan kegiatan yang sulit sekali dipisahkan dari kegiatan penyusunan strategi perusahaan.
Know What
Know How
Know Why
Care Why
Increasing Human Capital Increasing
Value to the Organization
Apa yang harus diketahui oleh
perusahaan
Apa yang dapat dilakukan oleh
perusahaan Apa yang harus
dilakukan oleh perusahaan
Apa yang ketahui oleh
Pengertian Knowledge Management
Knowledge management adalah usaha untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam
organisasi, diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar personil, memberikan kesempatan untuk belajar, dan menggalakkan saling berbagi Knowledge. Di mana usaha ini akan menciptakan dan mempertahankan peningkatan nilai dari inti kompetensi bisnis dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada.
Pemicu Knowledge management yang membuat KM menjadi hal yang tidak dapat diabaikan dalam suatu bisnis dibagi menjadi 6 kelompok
a. Knowledge-Centric Drivers:
(1) Kegagalan perusahaan mengetahui apa yang telah mereka ketahui. (2) Kebutuhan mendesak untuk distribusi Knowledge yang cerdas. (3) Kecepatan dan kelambanan Knowledge. (4) Masalah
Knowledge walkout dan tingkat ketergantungan yang tinggi pada Tacit Knowledge. (5)
Kebutuhan untuk menangani kecenderungan penumpukan Knowledge (Knowledge-hoarding) di antara pegawai. (6) Kebutuhan akan Systemic Unlearning (belajar meninggalkan hal-hal lama/usang bila sudah tidak sesuai dengan kebutuhan).
b. Technology Drivers:
(1) Kompresi dari siklus hidup produk dan proses. (2) Kebutuhan akan rantai penghubung yang sempurna antara Knowledge, strategi bisnis dan teknologi informasi.
c. Organisational structure-based Drivers:
(1) Konvergensi fungsional. (2) Munculnya struktur organisasi project-centric. (3) Tantangan yang muncul akibat deregulasi. (4) Ketidakmampuan perusahaan untuk mengimbangi perubahan kompetitif akibat globalisasi. (5) Konvergensi produkung dan jasa layanan.
d. Personnel Drivers:
(1) Konvergensi fungsional yang sangat luas. (2) Kebutuhan untuk mendukung kolaborasi cross-functional yang efektif. (3) Mobilitas dan fluidititas tim. (4) Kebutuhan untuk menghadapi ekspektasi korporasi yang kompleks.
e. Process focused Drivers:
(1) Kebutuhan untuk mencegah kesalahan yang mahal dan berulang-ulang. (2) Kebutuhan untuk mencegah penemuan kembali yang tidak perlu. (3) Kebutuhan untuk antisipasi prediksi yang akurat.
f. Economic Drivers:
(1) Potensi untuk menciptakan kemampuan yang luar biasa melalui Knowledge, (2) Permintaan untuk diferensiasi produk dan layanan yang ampuh
Knowledge management memiliki fungsi penting yang terbagi dalam 4 (empat) hal sebagai
berikut:
(a) Identifikasi aset kunci dari Knowledge yang ada di perusahaan. (b) Merefleksikan apa yang organisasi tahu. (c) Saling berbagi (sharing) segala Knowledge kepada siapapun yang membutuhkannya. (d) Menerapkan penggunaan Knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi.
Komponen kritis Knowledge yang dibutuhkan dalam pelaksanaan strategi KM yang berhasil adalah sebagai berikut:
(a) Sumber dan aliran Knowledge yang tepat bagi organisasi. (b) Teknologi yang tepat untuk menyimpan dan mengkomunikasikan Knowledge tersebut. (c) Budaya kerja yang tepat sehingga pekerja termotivasi untuk memanfaatkan Knowledge tersebut.
Tabel 1. Penjabaran Komponen Kritis KM yang Berhasil
Komponen Tujuan Proses
Informasi dan
Knowledge
Input Bagi KM, Sumber dan Aliran
Knowledge
Apa yang perlu kita ketahui
Teknologi Mekanisme untuk penyimpanan dan komunikasi dari Knowledge
Bagaimana mempertahankan yang kita tahu
Budaya Struktur yang memotivasi staff untuk berbagi
Knowledge, dan untuk mengintegrasikan Knowledge yang ada dengan pekerjaan mereka
Bagaimana memotivasi staff untuk saling berbagi apa yang mereka tahu dan menggunakan apa yang telah diketahui semua pihak
Dari tabel di atas terdapat masalah yang timbul yaitu ketiga komponen tersebut merupakan entitas yang terpisah (discrete). Kondisi ini menyebabkan kesuksesan KM hanya dapat terjadi pada perpotongan (intersection) dari ketiganya. Hal ini digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3. Knowledge Management yang Sukses
Organisasi perlu mendukung pembentukan Knowledge yang tersebut diatas dengan memberikan kesempatan bagi pegawai perusahan untuk mendapatkan pelatihan atau belajar. Yaitu mempelajari keahlian yang memang dapat mereka gunakan pada saat itu atau yang dibutuhkan dalam peningkatan karir selanjutnya. Agar pelatihan yang diberikan tepat guna, dibutuhkan peta kompetensi (competency map) untuk membantu staff dalam mengisi kesenjangan yang ada.
Competency map sendiri memiliki karakteristik sebagai berikut:
(a) Menunjukkan kapabilitas Knowledge dan tingkat keahlian yang dimiliki pegawai. (b) Mengidentifikasi kebutuhan Knowledge, keahlian dan sifat personal yang harus dikuasai untuk berhasil dalam suatu posisi karir.
Pembentukan Knowledge Management
Model pembelajaran yang disebut “life’s special treadmill” digambarkan oleh Charles Handy berdasarkan ide sebuah roda. Dimana sekumpulan pertanyaan begitu terjawab dan direfleksikan akan memicu pertanyaan yang lain. Pembelajaran adalah usaha penemuan (discovery) dan usaha ini hanya berhasil bila dilakukan pencarian. Kunci dari pembelajaran ini adalah rasa ingin tahu (curiosity), disinilah peran penting dari Knowledge sharing
.
Gambar 4. Handy's Learning Wheel
Model yang digambarkan pada Gambar dibawah digunakan untuk membagi proses Knowledge
management menjadi empat fase sebagai berikut:
1. Identify where the key Knowledge exists in your organisation. Mengidentifikasi apa yang telah
diketahui untuk memulai Knowledge Management. Ini termasuk Knowledge yang ada pada a. Pikiran/benak setiap pegawai
b. Laporan dalam pustaka perusahaan c. Kumpulan data dalam organisasi d. Suplier maupun pelanggan perusahaan
2. Reflect on what your organisation knows.
Membuat simpanan/persediaan dari Knowledge yang sudah dimiliki. Kegiatan ini memberikan kesempatan untuk:
1. Mengubah Tacit Knowledge pegawai menjadi Explicit Knowledge
2. Menyimpulkan Knowledge yang sudah ada ke dalam bentuk yang mudah untuk dibagikan
3. Share that Knowledge with whoever needs to know it.
Membuat sistem yang bertujuan membuat Knowledge yang ada dimana pun dalam organisasi tersedia kemana pun Knowledge tersebut dibutuhkan.
4. Apply that Knowledge to improve the way your organisation performs.
Teknologi Informasi Budaya Knowledge Management yang berhasil Test Question Theory Reflection
Saat suatu Knowledge menawarkan perbaikan kinerja organisasi maka organisasi akan menerapkannya dan menciptakan sistem yang menyertakan Knowledge tersebut ke dalam prosedur kerja sehari-hari. Hal ini pada akhirnya akan merubah Knowledge menjadi modal struktural.
Gambar 5. Fase Proses Knowledge Management
Tabel 2. Fase dari 10 langkah KM Roadmap
Fase Langkah
Fase 1 : Evaluasi Infrastruktur
Langkah 1: Analisis Ketersediaan Infrastruktur Langkah 2: Menetapkan Strategi Bisnis dan KM Fase 2 : Analisis
Sistem KM, Merancang dan Pembangunan Sistem
Langkah 3: Merancang Arsitektur KM, dan Integrasikan dengan Infrastruktur
Langkah 4: Audit dan Analisis ketersediaan Knowledge langkah 5: Menyusun Tim KM
Langkah 6: Membuat KM blueprint Langkah 7: Membangun Sistem KM Fase 3: Penyebaran Langkah 8: Penyebaran Knowledge
Langkah 9: Kepemimpinan
Fase 4: Evaluasi Langkah 10: Evaluasi Perfoma, ROI, Keuntungan KM
Gambar 6. 10 Langkah KM Roadmap
Pada gambar berikut ditunjukkan hubungan antara strategi perusahaan, strategi pengetahuan dan pengelolaan Knowledge (KM). Strategi generik yang dikenal untuk strategi pengetahuan adalah codification strategy dan personalization strategy. Kedua strategi generik tersebut biasanya didetilkan menjadi empat strategi pengetahuan yaitu:
a. Intellectual Asset Management Strategy
b. Personal Knowledge Asset Responsibility Strategy c. Knowledge Creation Strategy
d. Knowledge Transfer Strategy
1 Analisis Ketersediaan Infrastruktur
2 Menetapkan Strategi Bisnis dan KM
3 Merancang Infrastruktur KM
10 Evaluasi perfoma, ROI, Keuntungan KM 9 Mengatur Perubahan, Budaya, dan Struktur 7 Membangun Knowledge Management System
6 Membuat KM Blueprint 5 Menyusun Tim KM 4 Audit Ketersediaan Aset Knowledge
8 Penyebaran Knowledge Fase Evaluasi Infrastruktur Fase Analisis Sistem KM, Merancang dan Pembangunan Sistem Fase Penyebaran Fase Evaluasi 1. Identify I R S A
Gambar 7. Hubungan Antara Strategi Perusahaan, Strategi Knowledge dan KM
Merujuk pada gambar diatas maka untuk menyusun suatu strategi bisnis perlu didukung dengan :
a. Analisis terhadap kondisi lingkungan bisnis b. Menentukan faktor-faktor kunci sukses
c. Menterjemahkan strategi perusahaan dalam rencana kegiatan ke depan d. Melakukan identifikasi Knowledge yang sudah dimiliki
e. Mengkaji posisi Knowledge perusahaan melalui dokumentasi yang ada Pengembangan Sumber Daya Manusia
Pengembangan Sumber Daya Manusia merupakan salah satu faktor determinan yang banyak mendapat perhatian dari banyak kalangan terutama di kalangan organisasi bisnis maupun publik. Bagi kalangan perusahaan (organisasi bisnis) Sumber Daya Manusia (SDM) umumnya sebagai “sumber daya pemacu produktivitas” dalam memenangkan persaingan global. Seperti diketahui globalisasi bukan lagi merupakan issue, tapi sebuah realita yang harus dipandang sebagai sebuah keniscayaan yang disadari atau tidak pasti akan mempengaruhi terhadap tantangan yang dihadapi organisasi manapun.
Pengembangan Sumber Daya Manusia dalam organisasi pada dasarnya suatu bentuk usaha untuk meningkatkan daya tahan dan daya saing organisasi terhadap ancaman lingkungan eksternal dan suatu usaha meningkatkan daya innovative untuk menciptakan peluang. Dengan demikian Pengembangan Sumber Daya Manusia dalam organisasi merupakan bentuk usaha pengembangan yang bersifat integral, baik yang menyangkut SDM sebagai individu dan sebagai sistem, maupun organisasi sebagai wadah SDM untuk memenuhi kebutuhannya pengembangan sumberdaya manusia adalah sebagai upaya manajemen yang terencana dan dilakukan secara berkesinambungan untuk meningkatkan kompetensi pekerja dan unjuk kerja organisasi melalui program pelatihan, pendidikan dan pengembangan.
ANALISA dan PEMBAHASAN Analisis Kebutuhan Data dan Proses
Analisis kebutuhan data dan proses digunakan untuk menentukan semua data dan proses yang terdapat di dalam Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia
Model Enterprise
Model Enterprise digunakan untuk mendapatkan secara jelas mengenai Contents yang terdapat dalam Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia, dengan menggunakan Nonaka SECI Model, terlihat pada Gambar 8.
Strategi Perusahaan
( Business Strategy )
Strategi Pengetahuan
( Knowledge Strategy )
Manajemen Pengetahuan
( Knowledge
Management )
Socialization Tacit -> Tacit
Face to face meeting
Training Externalization Tacit -> Explicit Dokumentasi Meeting Dokumentasi Konsultan Aplikasi Perkantoran Internalization Explicit -> Tacit Mass Media
Contents Feature Management
Learning Feature Surat Edaran Bulletin Board Training Combination Explicit -> Explicit Aplikasi database
Enterprise Portal feature
Contents Feature Management
Aplikasi Perkantoran
Gambar 8. Model Enterprise Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia
Bussiness Process Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia
menggambarkan proses secara umum dari sistem, seperti terlihat pada Gambar dibawah.
Login
Lihat Cari Update Upload
No Username dan Password benar Start Finish Yes Logout
Gambar 9. Bussiness Process KMS pada Pengembangan SDM
Model Sistem Informasi
Setelah menentukan Model Enterprise langkah selanjutnya adalah menjabarkan setiap Data dan Proses tersebut ke dalam Model Data, Model Proses, dan Model Infrastruktur.
Model Data
Menggambarkan setiap data – data yang terdapat di dalam Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia, seperti yang terlihat pada Tabel.
Tabel 3. Model Data Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia
No Nama Data Proses
1 Meeting Update Cari Lihat Upload
S
E
I
C
2 Bulletin Board Update Cari Lihat Upload 3 Dokumentasi Meeting Update Cari Lihat Upload 4 Dokumentasi Konsultan Update Cari Lihat Upload 5 Training Update Cari Lihat Upload 6 Surat Edaran Update Cari Lihat Upload 7 Rekrutmen Update Cari Lihat Upload Model Proses
Model Proses menggambarkan semua proses yang terdapat di dalam Knowledge
Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia, seperti yang terlihat pada Tabel. Tabel 4. Model Proses Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia
No Nama Proses User Data
1 Update Admin Meeting
User Bulletin Board
Dokumentasi Meeting Dokumentasi Konsultan Training
Surat Edaran Rekrutmen
2 Cari Admin Meeting
User Bulletin Board
Dokumentasi Meeting Dokumentasi Konsultan Training
Surat Edaran Rekrutmen
3 Lihat Admin Meeting
User Bulletin Board
Dokumentasi Meeting Dokumentasi Konsultan Training
Surat Edaran Rekrutmen
4 Upload Admin Meeting
Bulletin Board Dokumentasi Meeting Dokumentasi Konsultan Training Surat Edaran Rekrutmen
Model Infrastruktur
Model Infrastruktur menggambar infrastruktur yang mendukung kinerja dari Knowledge
Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia, Seperti yang terlihat pada
Gambar.
Client Apache Web Server MySQL
Gambar 10. Model Infrastruktur Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia.
Desain Data dan Proses dengan Menggunakan Unified Modeling Language ( UML ) Sebagai alat bantu di dalam merancang Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia ini maka digunakan Unified Modeling Language (UML), tahapan di dalam mendesain sistem menggunakan UML ini yaitu sebagai berikut :
Use Case Diagram KMS Sumber Daya Manusia
Proses yang terdapat dalam Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia dapat digambarkan sebagai berikut :
user Lihat Update Upload Admin Knowledge Management System pada Pengembangan
Sumber Daya Manusia
cari Login Register
Gambar 11. Use Case Diagram KMS pada Pengembangan SDM
Class Diagram KMS Sumber Daya Manusia
Untuk Menggambarkan struktur dan deskripsi class dan objek beserta hubungan satu sama lainnya, maka dibuat suatu class diagram untuk sistem tersebut, seperti terlihat pada Gambar.
+Add() +Remove() +Cut() +Rename() -node_id : int = 10 -parent_id : int = 10 -label : char = 48 -node_position : int = 10 -locked : int = 1 Node +display() -revision_id : int = 10 -node_id : int = 10 -user_id : int = 10 -action : char = 1 -comment : char = 256 -revision_time : Date -label : char = 48 Node_Revision +Display() -node_id : int = 10 -label : char = 48 -page_text : char = 1 -locked : int = 1 page +Edit() +Display() -revision_id : int = 10 -node_id : int = 10 -user_id : int = 10 -type : char = 1 -page_text : char = 1 -comment : char = 256 -revision_time : Date revision +input() -user_id : int = 10 -user_name : char = 32 -password : char = 64 -email : char = 128 user Gambar 12. Class Diagram KMS pada Pengembangan SDM
Browser
Sequence Diagram KMS Sumber Daya Manusia
Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di
sekitar sistem (termasuk pengguna, display dan sebagainya). Sequence Diagram terdiri dari dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Untuk menggambarkan KMS Sumber Daya Manusia dapat dilihat pada Sequence Diagram pada Gambar.
user Aplikasi KMS SDM Admin Registrasi
Login OK
Login OK Input Data User
Edit cari Login cek username cek password Login Edit cari manipulasi content action Update User Profile Input Data User
Data User Profile Data User
History Upload
Gambar 13. Sequence Diagram KMS pada Pengembangan SDM
Activity Diagram KMS Sumber Daya Manusia Activity Diagram untuk Proses Lihat
Activity Diagram untuk Proses Lihat dapat dilihat pada gambar.
Admin Aplikasi KMS SDM
User
Kirim Alamat Web Proses Alamat Web
Munculkan Halaman KMS SDM Lihat halaman KMS SDM
Kirim Alamat Web
Lihat halaman KMS SDM
Gambar 14. Activity Diagram untuk Proses Lihat Activity Diagram untuk Proses Cari
Admin Aplikasi KMS SDM
User
Kirim Keyword Proses Keyword
Munculkan Hasil Cari Lihat hasil cari
Kirim Keyword
Lihat hasil cari
Gambar 15. Activity Diagram untuk Proses Cari
Activity Diagram untuk Proses Update
Activity Diagram untuk Proses Update Pengetahuan dapat di lihat pada Gambar
Admin Aplikasi KMS SDM
User
Lihat Informasi Update Informasi
Informasi Baru
Informasi Baru
update contents Action
Add Remove Cut Rename
Update Update Contents
Gambar 16. Activity Diagram untuk Proses Update
Activity Diagram untuk Proses Upload
Activity Diagram untuk Proses Upload pengetahuan dapat di lihat pada Gambar
Aplikasi KMS SDM Admin
Upload Informasi Proses Upload
Refresh Upload Informasi Berhasil
IMPLEMENTASI
Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan.
Tampilan Menu Utama
Tampilan Menu Utama pembuka akan tampilan ketika pertama kali sistem dijalankan Tampilan Utama Knowledge Management System SDM secara garis besar terdiri dari fitur
Contents, Index, dan Search. Seperti terlihat pada Gambar.
Gambar 18. Tampilan Utama Knowledge Management System SDM
Tampilan Login
Tampilan Login digunakan untuk melakukan Login bagi User atau Admin, seperti yang terlihat pada Gambar
Gambar 19. Tampilan Login Knowledge Management System SDM
Tampilan View Contents
Tampilan View Contents untuk menampilkan semua informasi yang ada sesuai dengan kriteria Contents yang terdapat dalam Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya, seperti yang terlihat pada Gambar
.
Gambar 20. Tampilan View Contents Knowledge Management System SDM
Tampilan Edit Contents
Tampilan Edit Contents untuk melakukan edit terhadap suatu Contents, seperti yang terlihat pada Gambar.
Gambar 21. Tampilan Edit Contents Knowledge Management System SDM
Tampilan Manipulasi Contents
Tampilan Manipulasi Contents digunakan oleh admin untuk melakukan manage terhadap suatu Contents seperti melakukan Add, Remove, Cut atau Rename, seperti yang terlihat pada Gambar.
Tampilan Search
Tampilan Search digunakan untuk melakukan pencarian terhadap suatu informasi atau pengetahuan, dimana pada tampilan ini pengguna hanya memasukkan keyword tertentu untuk mendapatkan informasi yang diinginkan, seperti yang terlihat pada Gambar.
Gambar 23. Tampilan Search KMS SDM
KESIMPULAN
Setelah penulis mengimplementasi knowledge management system pada pengembangan sumber daya manusia, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan menerapkan knowledge management system pada pengembangan sumber daya manusia, diharapkan dapat menciptakan budaya knowledge based di dalam perusahaan untuk memenangkan persaingan global.
2. Pengetahuan ( Knowledge ) yang dimiliki setiap personel diharapkan dapat terdokumentasi dengan baik di dalam knowledge management system pada pengembangan sumber daya manusia ini.
3. Dengan menerapkan knowledge management system pada pengembangan sumber daya manusia berbasis web proses using Knowledge, finding knowledge, creating knowledge dan
packaging knowledge dapat dilakukan dengan efektif dan efiensi.
SARAN
Adapun beberapa saran yang akan penulis sampaikan dalam tulisan ini yaitu sebagai berikut :
1. Diperlukan pengembangan lebih lanjut agar sistem yang ada dapat benar – benar dapat sesuai dengan kebutuhan pengembangan sumber daya manusia.
2. Sistem yang dibuat baru ini hendaknya dimanfaatkan oleh perusahaan dalam memberikan layanan serta penyampaian pengetahuan yang lebih baik untuk perusahaan.
DAFTAR RUJUKAN
[1]. Nonaka, Ikujiro, and Takeuchi H (1997).“ The Knowledge Creating Company: How
Japanesse Companies Create The Dynamics In Innovation“. Oxford University Press.
[2]. Davenport, Thomas H, and Laurence Prusak (1998).“ Working Knowledge : How
Organozations Manage What They Know“. Boston. Harvard Business School Press.
[3]. Davidson, carl, And Philip Voss (2003).“ Knowledge Management, An Introduction to Creating Competitive Advantage From Intellectual Capital“. New Delhi. Vision Book.
[4]. Tiwana, Amit (2000).“ The Knowledge Toolkit“. Upper Saddle River NJ 07458. Prentice Hall.
[5]. Teresa Torres – Corones & Mario Arias Oliva (2005). “ E – Human Resources Management : Managing Knowledge People “ United States, Idea Group Publishing.
[6]. Anthony J. Rhem. (2006). “UML for Developing Knowledge Management System”. New York. Auerbach Publications Taylor & Francis Group.
[7]. Bryan Bergeron (2003). “Essentials of Knowledge Management”. New Jersey. John Wiley & Son Inc.
[8]. Mulyana, Y. B. (2004). “Trik Membangun Situs Menggunakan PHP dan MySQL”. Jakarta. Elek Media Komputindo.
[9]. Jovan, FN. (2007). “Panduan Praktis Membuat Web Dengan PHP untuk Pemula”. Jakarta. Mediakita.
[10]. Jasmadi. (2004). “Koleksi Template Web dan Teknik Pembuatannya”. Yogyakarta. Andi Offset
[11]. Akhmad Hidayatno & Martina Navratilova (2005). “ Design of Knowledge Management System to Support The Performance of DKI Jakarta Regional Planning Board “. Jurnal Teknologi Edisi Khusus No 1 Teknik Industri.
[12]. Suhitarini Soemarto Putri & Togar Harapan Pangaribuan ( 2009 ). “ Knowledge Management System : Knowledge Sharing Culture Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta”. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi
