1
1.1 Latar Belakang
Dalam sebuah bisnis, selalu terdapat kegiatan jual – beli. Kegiatan jual – beli ini bisa menjadi hal yang simple seperti penjualan di supermarket, atau bisa juga menjadi sesuatu yang kompleks, Seperti misalnya penjualan senjata nuklir antar negara.
Dalam bisnis yang melakukan penjualan kepada bisnis lain yang biasa disebut sebagai penjualan korporat, memiliki langkah langkah yang berbeda dari supermarket. Pada PT. Siemens Indonesia (PTSI), khususnya divisi Automation &
Control (A&C), langkah langkah penjualannya adalah sebagai berikut.
Gambar 1.1 proses penjualan PTIS, Divisi A & C.
Pada langkah pertama, yang terjadi adalah product socicalization. Dimana penjual melakukan pengenalan produk dan jasa yang ditawarkannya kepada calon pembeli. Langkah ini biasanya dilakukan oleh tenaga penjual. Kegiatan yang biasa dilakukan adalah pemberian brosur dan presentasi produk kepada calon pengguna produk dan jasa.
Product Socialization Inquiries Technical Proposal Quotation Purchase Order Delivery
Langkah kedua terjadi ketika calon pengguna merasa tertarik dengan produk dan jasa yang ditawarkan. Pada perusahaan yang cukup besar, calon pengguna akan menghubungi bagian pembelian pada tempatnya bekerja untuk mengeluarkan
inqueries kepada perusahaan penjual. Bagian pembelian akan membuat inqueries dan
kemudian menyerahkannya pada tenaga penjual dari perusahaan penjual.
Perusahaan penjual setelah menerima inqueries, akan melakukan langkah ke 3, yaitu pembuatan technical proposal. Dimana tenaga penjual bersama dengan
system engineer akan melakukan analisa terhadap permintaan calon pelanggan,
dimana fase analisa tersebut biasanya memerlukan beberapa kali site visit dan diskusi dengan calon pengguna untuk menggali kebutuhan dasar calon pengguna sehingga
system enginner dapat memberikan solusi yang optimal kepada calon pengguna.
Setelah terjadi kesepakatan dalam technical proposal, system engineer akan menyusun quotation untuk kemudian di approve oleh bagian engineering dan
commerical. Setelah itu tenaga penjual akan menyerahkan quotation tersebut kepada
bagian pembelian dari perusahaan calon pembeli untuk didiskusikan dengan calon pengguna, dianalisa dan dibandingkan dengan quotation dari penjual lain.
Apabila calon pembeli merasa bahwa produk dan jasa serta ketentuan dan kondisi yang ditawarkan oleh penjual adalah solusi terbaik bagi bisnisnya, calon pembeli akan mengeluarkan Purchase Order (PO) dan menyerahkannya kepada tenaga penjual dari perusahaan penjual.
Setelah itu kedua perusahaan akan melakukan penyerahan produk, jasa dan pembayaran sesuai dengan ketentuan pada PO.
1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah
Proses penjualan pada PTSI Divisi A & C memiliki inti pada penyusunan
technical proposal dan quotation. Technical proposal akan membantu tenaga penjual
untuk meyakinkan calon pengguna agar menggunakan produk dan jasanya. Sementara quotation yang memuat segala ketentuan mengenai proyek yang dibahas pada technical quotation termasuk harga produk dan jasa yang ditawarkan, akan menjadi bahan pertimbangan bagian pembelian untuk mengeluarkan PO atau tidak.
Pada PTSI, Divisi A & C, Penyusunan Technical Proposal dan quotation ini dilakukan pada departemen Quotation oleh seorang System engineer. System engineer ini akan membantu tenaga penjual untuk menterjemahkan kebutuhan customer, kemudian menterjemahkannya menjadi suatu system yang akan memenuhi kebutuhan
customer. Kemudian system engineer akan menganalisa kebutuhan sistem hingga
menghasilkan bill of Quantity (BQ). Dimana BQ adalah suatu daftar hal hal yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek tersebut. Termasuk di dalam BQ antara lain:
¾ Produk, beserta kode order dan jumlahnya. ¾ Man Power, beserta kualifikasi dan jumlahnya. Selain BQ, system engineer juga perlu menentukan:
¾ Additional Cost, biasanya berupa persentase dari nilai proyek. ¾ Prediksi arus kas proyek, dan
Setelah analisa dilakukan, system engineer akan melakukan penyusunan quotation yang biasanya terdiri dari:
¾ Covering Letter
o Biasanya sepanjang satu halaman mencantumkan maksud dari quotation, nomor referensi inquiries, dan nomor kontak.
¾ Scope of Supply
o Berisi deskripsi mengenai sistem dan solusi yang di tawarkan ¾ System Overview
o Mencantumkan gambaran sistem secara menyeluruh. Biasanya berupa tabel dan grafik.
¾ Technnical Terms and Condition
o Berisi ketentuan ketentuan technical dan batasan batasan proyek.
¾ Commercial Terms and Condition
o Berisi harga dan ketentuan ketentuan commercial seperti terms of payment, Contract validity, penalty, delivery time, garansi dan batasan batasan commercial.
Jika dilihat pada pekerjaannya, system enginer memerlukan kualifikasi yang cukup tinggi pada waktu melakukan analisa kebutuhan pelanggan. Hal ini dkarenakan perlunya penguasaan akan:
¾ Basic Engineering
¾ Product Knowledge ¾ System design ¾ Riset Operasi, serta ¾ Manajemen Proyek
Masalah yang timbul pada awal penelitian ini adalah penyusunan quotation memerlukan keahlian yang berbeda dari daftar diatas. Pada penyusunan quotation, yang pada dasarnya hanyalah memindahkan data dari BQ ke dalam bentuk tulisan agar mudah dan menyenangkan untuk dibaca oleh pembacanya, keahlian yang dibutuhkan adalah data entry dan word processing.
Manajemen Divisi A&C, PTSI, menilai bahwa hal ini adalah suatu inefficiency. Dimana seorang system engineer yang nota bene dibayar dengan gaji yang cukup tinggi namun mengerjakan pekerjan yang clerical atau simple. Berangkat dari pandangan itu, divisi A&C mencoba melakukan peningkatan effisiensi dengan mengeluarkan pekerjaan penyusunan quotation dari deskripsi pekerjaan system
engineer. Sehingga system engineer dapat lebih focus pada pekerjaan yang lebih
rumit.
Pengeluaran pekerjaan ini menimbulkan pertanyaan “siapa yang akan mengerjakan penyusunan quotation?”. Namun setelah dikaji secara mendalam, pilihan yang mungkin untuk dilakukan adalah membeli sebuah tool yang berupa software yang dapat menyusun quotation tersebut secara otomatis (Alternativ 2) atau menyewa beberapa orang untuk menyusun quotation (alternativ 3) dengan
menetapkan alternativ 1 adalah membiarkan keadaan sesuai dengan kondisi saat ini untuk perbandingan.
Untuk membantu pihak manajemen dalam memutuskan alternativ mana yang harus dilakukan ditinjau dari aspek finansialnya, penulis mencoba membuat suatu studi kelayakan mengenai proyek implementasi quotation tool.
Masalah yang timbul adalah apakah alternatif implementasi quotation tool dapat memberikan penghematan yang terbesar ketika dibandingkan dengan kondisi saat ini dan alternatif penambahan pekerja?
1.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:
9 Objek penulisan adalah implementasi quotation tool pada PT. Siemens Indonesia, Divisi Automation & Control sebagai salah satu pilihan yang mungkin dilakukan dalam meng-efisienkan proses bisnisnya. 9 Penelitian yang dilakukan adalah mengenai kelayakan financial
proyek pengembangan quotation tool yang akan dibeli oleh PT. Siemens Indonesia dari pengembang perangkat lunak.
1.4 Tujuan dan Manfaat
1.4.1 Tujuan
9 Mengetahui besarnya penghematan yang dapat dilakukan dengan mengimplementasikan perubahan ini.
1.4.2 Manfaat
Manfaat dari penelitian ini adalah perusahaan dapat mengetahui:
9 Apakah perubahan yang dilakukan pada departemen Quotation ini akan dapat menurunkan biaya proses pembuatan quotation.
9 Solusi apa yang akan memberikan penghematan terbesar bagi perusahaan.
1.5 Gambaran Umum Perusahaan (objek penelitian)
Pada 12 oktober 1847, Werner von Siemens, seorang pria berkebangsaan jerman menemukan pointer telegraph pada usia 31. Bersama dengan rekannya Johann Georg Halske, mereka berdua mendirikan pabrik pointer telegraph di sebuah bangunan di Berlin.
1855, adalah awal mula pergerakan merek dagang Siemens di Indonesia. Yang kemudian mendirikan kantornya di Surabaya pada 1909. Disambung dengan pembukaan kantor di Jakarta (dahulu Batavia) dan bandung.
Sepanjang perjalanannya, Siemens telah banyak memberikan kemudahan bagi kehidupan manusia. Salah satunya adalah pembangunan jaringan telegraph dari eropa ke india pada tahun 1870 yang mengakibatkan penyampaian pesan dari London, Inggris ke Calcuta, India berubah dari 1 bulan menjadi 28 menit. Sejak saat itu, Siemens merubah cara manusia melakukan komunikasi jarak jauh.
Siemens terkenal dengan panjangnya sejarah dan banyaknya hak paten yang telah memudahkan kehidupan manusia. Namun dilain sisi, Siemens juga memiliki masa lalu yang kelam. Kekelaman ini dikarenakan tragedy terbesar yang terjadi pada Siemens. Yaitu adalah keterkaitannya dengan pergerakan Nazi. Terkaitnya Siemens dengan nazi dikarenakan kegiatan bisnisnya yang mensuply kebutuhan tentara2 nazi. Termasuk diantaranya membangun ruang gas untuk eksekusi musuh nazi. Dan juga kebijakan perusahaan yang menggunakan pada tahanan nazi untuk bekerja di pabriknya. Pada akhir dari pergerakan nazi, Siemens mengalami kerugian yang amat besar karena asset-asetnya banyak dibakar oleh massa. Kerugian Siemens saat itu mencapai 80% asset.
Setelah tragedy tersebut, Siemens kembali membangun kerajaan bisnisnya hingga saat ini. Hingga pada tahun 1966, Siemens didaftarkan pada bursa efek Jerman.
Saat ini, Siemens telah menjadi Konglomerasi Rekayasa (Engineering) terbesar di dunia. Dengan hak paten mencapai 50,700 hak paten, serta memperkerjakan lebih dari 450.000 tenaga kerja dari 190 negara, menghasilkan penjualan hingga 85 miliar Euro dan total asset mencapai 90 miliar Euro, dan Bergerak pada sektor Energi, Industri dan healthcare.
Di Indonesia, Siemens saat ini berdiri dengan nama resmi PT. Siemens Indonesia. Yang beroperasi pada sektor Industri, Power dan Medical.
Divisi Automation & Control (A&C) adalah salah satu divisi pada sector industry dimana divisi A&C melakukan penjualan kepada industri industri di
indonesia. Penjualan tersebut dapat berupa suatu system industri ataupun produk secara satuan. Untuk system, Divisi A & C menjual berbagai macam sistem industri pada sektor sektor industri sebagai berikut.
9 Automotive
9 Chemical & Pharmaceutical
9 Electrical, Electronic and Semiconductors 9 Food and Beverage
9 Machine Building 9 Metals and Mining 9 Oil and Gas 9 Pulp and Paper
9 Transportation and Logistics 9 Water
Sementara, produk produk siemens yang dipasarkan di indonesia melalui Divisi A & C adalah sebagai berikut.
• Industrial Automation Systems
o Adalah produk siemens yang digunakan untuk membuat sistem otomasi pada pabrik. Contohnya adalah PLC (programable Logic Control), HMI ( Human Machine Interface), DCS (distributed Control System), MES (Manufacturing Execution System), dan lain lain.
• Low Voltage Control and Distribution
o Adalah produk siemens yang digunakan untuk mendistribusikan listrik pada tegangan rendah. Contohnya adalah Circuit Breaker, Motor Starter, Terminal Block, Industrial Switch, dan lain lain.
• Electrical Installation Technology
o Electrical installation technologi banyak bermain pada produk produk instalasi elektrik seperti busbar dan busbar support. Termasuk di dalamnya instrumen instrumen yang biasa dibutuhkan oleh industri.
• Large Drives and Motion Control
o Large drive adalah klasifikasi produk siemens untuk drive dan electric motor dengan ukuran lebih besar dari 200kW. Sementara motion control adalah suatu sistem untuk melakukan kontrol pergerakan secara presisi. Contoh aplikasi ini adalah mesin cetak offset, controller mesin CNC, dan lain lain.
• Mechanical Drives
o Mechanical drive bergerak pada produk produk yang mengkontrol pergerakan motor menggunakan alat mechanical seperti misalnya gearbox.
Untuk lebih jelasnya,langkah langkah ini, bisa dilihat pada grafik 1.2.
o Produk siemens pada klasifikasi sensor and communication berfokus pada penjualan berbagai macam sensor yang digunakan dalam industri serta produk produk pendukung komunikasi data. Seperti Industrial ethernet switch, kabel data khusus, kabel fiber optik, beserta peralatan lain yang mendukung komunikasi data.
• Standard Drives
o Standrad drive adalah klasifikasi produk siemens untuk drive dan motor yang lebih kecil atau sama dengan 200kW. Produk produk ini biasanya digunakan pada pompa atau fan. Dimana tenaga yang dibutuhkan tidaklah besar serta kontrol yang dibutuhkan tidak terlalu presisi.
