Strategi Framework Dari Organisasi dalam

Strategi Framework Dari Organisasi dalam penerapan SI/TI

(Studi Kasus STMIK Lombok )

Saikin (eken.apache@gmail.com) Saeful Hamdi (saefulhamdi215@gmail.com)

Abstrak

sasaran penerapan teknologi SI/TI untuk sebuah organisasi atau perusahaan terbagi menjadi tiga sasaran utama. Pertama, melakukan efesiensi kerja dengan melakukan otomasi dalam setiap proses kerja. Kedua, melakukan keefektipan manajemen dengan memuaskan informasi untuk meningkatkan pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan dengan merubah gaya bisnis. Penerapan SI/TI bukan hanya fokus pada teknologi yang digunakan, akan tetapi bagaimana mengkaji ulang system strategi bisnis yang dijalankan oleh organisasi guna strategi SI/TI yang dikembangkan sejalan dengan proses bisnis. Langkah-langkah kerja dibutuhkann untuk menganalisis dalam menerapkan SI/TI langkah kerja tersebut tertuang dalam Kerangka kerja ( framework ) strategi. framework mempertimbangkan faktor-faktor yang terlibat didalam strategi bisnis manajemen didalam tiga lapis. Faktor-faktor tersebut terdiri dari lingkungan luar organisasi(External Inverotment), presoure group dan stackholder serta lingkungan internal(Internal Inverotment)[1].

I. Pendahuluan

Sasaran penerapan teknologi SI/TI untuk sebuah organisasi atau perusahaan terbagi menjadi tiga sasaran utama. Pertama, melakukan efesiensi kerja dengan melakukan otomasi dalam setiap proses kerja. Kedua, melakukan keefektipan manajemen dengan memuaskan informasi untuk meningkatkan pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan dengan merubah gaya bisnis. Ketiga sasaran utama itu dituangkan dalam strategi penerapan SI/TI didalam proses bisnis dari organisasi atau perusuhaan untuk mencapai tujuan bisnis. Penerapan SI/TI bukan hanya fokus pada teknologi yang digunakan, akan tetapi bagaimana mengkaji ulang system strategi bisnis yang dijalankan oleh organisasi guna strategi SI/TI yang dikembangkan sejalan dengan proses bisnis. Perencanaan strategis sistem informasi diperlukan untuk keberhasilan sebuah organisasi dalam memenuhi kebutuhan akan sistem dan teknologi informasi yang paling tepat pada saat ini dan pada masa yang akan datang [2].

Langkah-langkah kerja dibutuhkann untuk menganalisis dalam menerapkan SI/TI langkah kerja tersebut tertuang dalam Kerangka kerja ( framework ) strategi. Framework mempertimbangkan faktor-faktor yang terlibat didalam strategi bisnis manajemen didalam tiga lapis. Faktor-faktor tersebut terdiri dari lingkungan luar organisasi(External Inverotment), presoure group dan

stackholder serta lingkungan internal(Internal Inverotment) [1]. Dari ketiga lapisan yang dituangkan kedalam framework dapat diformulasikan suatu langkah-langkah kerja strategi penerapan SI/TI didalam proses bisnis untuk mencapati visi dari suatu organisasi. Dengan demikian framework diharapkan dapat mengelola sistem yang kompleks dan menyelaraskan bisnis dengan teknologi yang akan dikembangkan [3].

Perguruan tinggi STMIK Lombok merupakan salah satu perguruan tinggi swasta (PTS) yang konsentrasi ilmu

dibidang ilmu computer. Tidak jauh beda dengan perguruan tinggi lainya baik itu perguran tinggi negeri( PTN ) maupun perguruan tinggi swasta. Penerapan SI/TI merupakan menjadi keharusan bagi semua perguruan tinggi untuk menunjang proses-proses yang ada didalam organisasi perguruan tinggi. Penulisan ini bertujuan untuk menganlisis strategi perguruan tinggi STMIK Lombok dalam menerapkan SI/TI. Permasalahan dirumuskan pada penggunakan kerangka kerja (framework) untuk menganalisis penerapan SI/TI didalam perguruan tinggi tersebut.

I. Metodologi Penerapan SI/TI

2.1 Framework Perencanaan Strategi

a. Analisis Lingkungan Luar

Menganlisis faktor lingkungan luar dari organisasi menjadi penting dikarnakan untuk membaca posisi organisasi dari pesaing-pesaing bisnis dan pendatang baru. Faktor lingkungan ini biasanya dipertimbangkan bersama, di Tahap awal pemikiran strategis, menggunakan PEST (Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi)[1]. Gambar dibawah berikut framework untuk menganlisis external invoretment dari sebuah organisasi.

Elemen dari lingkungan internal yang perlu diidentifikasi dan dimengerti meliputi strategi dari organisasi, tidak hanya objektifnya tetapi juga usaha untuk mencapainya. Binis proses saat ini, aktifitas, dan entitas utama beserta bagaimana hubungannya dengan entitas yang lain. Lingkungan organisasi meliputi strukturnya, aset, dan kemampuan, dan yang lebih sedikit

tangible seperti knowledge, kompetensi, nilai-nilai, style, kebudayaan dan hubungannya. Dari informasi ini sistem dan teknologi yang dibutuhkan dapat diketahui dari strategi bisnis, serta aktifitas bisnis saat ini dapat dinilai dan diprioritaskan[1] .

2.2 Analisis SWOT

Analisis SWOT adalah instrumen perencanaaan strategis yang klasik. Dengan menggunakan kerangka kerja kekuatan dan kelemahan dan kesempatan ekternal dan ancaman, instrumen ini memberikan cara sederhana untuk memperkirakan cara terbaik untuk melaksanakan sebuah strategi. Instrumen ini menolong para perencana apa yang bisa dicapai, dan hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan oleh mereka. Pemataan analisis Swot dipetakan dalam bentuk matrik yang setiap kolom dari matrik tersebut memetakan hasil analisis berdasarkan komponen dari Swot.

2.3 Critical Success Factor (CSF)

Analisis CSF merupakan strategi analisis yang menentukan faktor-faktor kesuksesan atau kegagalan dari strategi suatu organisasi atau perusahaan. CSF dapat ditentukan jika tujuan dari organiasi atau perusahaan telah diedintifikasi. Tujuan dari penggunaan CSF ialah untuk menginterpretasikan secara lebih jelas tujuan dari suatu organisasi. Suatu tujuan organisasi telah diedintifikasi sebelumnya dengan menggunakan teknik CSF akan memperjelas tujuan organisasi yang telah diedintifikasi. Peranan

CSF ialah sebagai penghubung anatara strategi organisasi strategi system informasi[5].

2.4 Portofilio Aplikasi

Matrik Portofolio dipakai untuk menganalisis system yang ada atau yang direncanakan kedalam 4 kategori. Organisasi atau perusahaan yang melibatkan teknologi informasi dari rencana strategis harus menyelaraskan antara rencana strategi SI dan strategi bisnisnya. Strategic Grid digunakan untuk menganalisis portofolio proyek SI/TI dari organisasi atau perusahaan agar sesuai dengan tujuan bisnis yang diinginkan. Terdapat dua dimensi utama dalam menganalisa portfolio SI/TI yaitu impact on business operation d a n impact on strategy. Strategic Grid membagi empat category dampat TI untuk membantu untuk cara pendekatan terhadap kesempatan, pendefinisian, tujuan penerapan TI dalam bisnis dan pengelolaan asset serta tenaga ahli TI. Proyek-proyek TI dikategorikan berdasarkan kuadran dampak SI/TI yaitu:

strategic, high potential, key operation, and support . keemapat kuadran tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini

Gambar 2. McFarlan Strategic Grid [Ward and Peppard, 2002]

II. Analisis Strategi IT/IS

Menganlisis faktro lingkungan luar dari organisasi menjadi penting dikarnakan untuk membaca posisi organisasi dari berbagai perspektif. Analisis ini dilakukan dengan kondisi organisasi pada melakukan analisis. Berikut hasil analisis berdasarkan metode PEST.

a. Politic

 Dukungan pemeraintah daerah untuk berkerja sama dalam penerapan teknologi informasi didalam sektor pendidikan.

 Kemungkianan perubahan kebijakan pemerintah daerah didalam setiap periode pemerintahan berganti.

 Otonomi khusus Pemda Kabupaten Lombok Tengah memberikan dukungan moril dan materil .

 Kerjasama MoU dengan Pemda Tkt II dan beberapa SKPD yang ada di Kabupaten Lombok Tengah cukup baik

b. Ekonomi

 Mayoritas masyarakat radius perguruan tinggi STMIK Lombok berpenghasilan menengah kebawah.

 Sumber-sumber mahasiswa merupakan mahasiswa dari keluarga berpenghasilan rendah.

 Kemampuan untuk dapat mengakses sistem dengan alat yang canggih masih minim, dikarenakan daya beli masyarakat untuk peralatan teknologi yang lebih canggih masih kurang.

c. Sosial

 Meningkatnya Kesadaran dan pemahaman masyarakat akan daya guna teknologi informasi.

 Penggunaan teknologi internet masih terbatas pada golongan masyarakat terentu.

 Jangkuan teknologi internet tidak merata ke pelosok daerah.

 Meningkatnya penggunaan teknologi internet sebagai media promosi potensi usaha atau budaya.

 Image masyarakat terhadap pentingnya peningkatan kualitas pendidikan masih cukup rendah

d. Teknologi

 Penggunaan teknologi internet masih didominiasi oleh pengguna media social.

 Perangkat akses internet mayoritas menggunakan perangkat bergerak (handfhone).

 Perubahan teknologi yang cepat berpengaruh dalam pengembangan infrastruktur

 Sarana pendukung sistem informasi akademik terintegrasi masih terbatas;  Jangkauan internet belum merata. 3.2 Presour group dan stackholder

 Tekanakan dari pihak yayasan untuk meningkatkan kualitas manajemen dan kinerja dari internal akademik.

 Mengambarkan visi strategi bisnis dan penerpan SI/TI yang harus dicapai kepada pihak yayasan .

 Meningkatkan pelayanan informasi dan admnistrasi perkuliahan untuk mahasiswa.

 Transparasi kinerja pegawai dituangkan dalam dokumen laporan yang dapat dipertanggung jawabkan oleh top manajemen kepada pihak yayasan.

3.3 Lingkungan Internal

 Meningkatnya sumber daya didalam lingkup organisasi dalam mengembangkan sistem informas yang terintegrasi dengan strategi organisasi.

 Banyak aktifitas atau proses kerja yang membutuhkan teknologi untuk proses pengerjaan.

 Pada proses aktifitas tertentu masih dilakukan secara manual, seperti pengajuan tugas akhir, absensi pegawai, dan informasi yang berkaitan dengan kegiatan kampus masih memanfaatan media sosial yang tersedia.

3.4 analisis SWOT

dari strength, weakness, opportunities, dan threat dari masing-masing aspek dibandingkan untuk memperolah strategi organisasi untuk menerapakan SI/TI. Penyajian analisis SWOT disajikan dalam bentuk tabel berikut.

Tabel 1. Analisis SWOT

Strength weakness teknologi informasi dalam aktifitias organisasi

2. kemampuan sumber daya dilingkup organiasi untuk sistem yang terintegrasi dengan aktifitas organisasi cukup memadai. 3. Kepercayaan dan

dukungan yang diberikan oleh instansi pemerintah setempat terhadap perguruan tinggi tersebut.

4. Otonomi yang seluas-luasnya dari perguruan tinggi untuk mengembangan manajemen didalam organisasi.

1. Banyak sistem yang belum terintegrasi dengan kebutuhan

organisasi.

2. Sarana pendukung sistem informasi akademik

terintegrasi masih terbatas.

3. Sarana informasi yang bisa diakses oleh masyarakat belum memadai. 4. Implementasi

sistem informasi terintegrasi masih belum optimal

Opportunities threat 1. Minat masyarakat

untuk memahami teknologi informasi

1.Dibukanya Program Studi yang sama oleh PTS yang ada di

semakin tinggi. 2. Meningkatnya

penggunaan internet oleh masyarakat atau perusahaan untuk mendukung aktifitas sehari-hari. 3. Kerjasama MoU dengan Pemda Tkt II dan beberapa SKPD yang ada di Kabupaten Lombok Tengah cukup baik. 4. Renstra Kementrian

Pendidikan

Nasional sangat mendukung untuk peningkatan kualitas sumberdaya manusia.

5. Menekan biaya pendidikan yang optimal mungkin, dengan

memanfaakan teknologi informasi.

sekitar Kabupaten Lombok Tengah 2.Pembukaan Program

Studi baru yang sama di PTN dengan even-even Nasional, seperti pemilu, dan perkembangan politik yang mengarah pada kebijakan daerah 4.Image masyarakat

terhadap pentingnya peningkatan kualitas pendidikan masih cukup rendah

3.5 Critical Succes Factor analisis

Dari hasil analisis ini diperoleh beberapa information system (IS) yang dapat mendukung terwujudnya visi misi serta strategi yang telah dianalisis sebelumnya, beberapa diantaranya dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 2. Analisis Critical Succes Factor

Objektif / goal Kandidat Critical success factor

Informasi yang seluas-luasnya kepada masyarakat tentang perguruan STMIK Lombok

Membangun portal website sarana informasi tentang perguruan tinggi STMIK Lombok. Layanan informasi

akademik yang efektif dan akurat

Membangun sistem informasi akademik melayani informasi tentang aktifitas-aktifias akademik. Sistem pembelajaran

berbasis Teknologi informasi

melakukan

pembelajaran dengan memanfaatkan

teknologi internet. Layanan inforamsi

kegiatan pendidikan, penelitian dan

mahasiswa untuk menentukan

matakuliah yang diambil

Fitur pengisian KRS di sistem informasi akademik.

Penjadwalan

perkuliahan untuk melihat jadwal

mengambil matakuliah oleh mahasiswa. 3.6 Portofolio Aplikasi

IS dan IT yang diperoleh dari hasil analisis sebelumnya dapat digolongkan ke dalam empat bagian dalam portfolio aplikasi seperti strategic, key operational, high potential, dan support tergantung dari kontribusinya terhadap kesuksesan bisnis perusahaan. Portfolio aplikasi yang dihasilkan dapat dilihat pada tabel berikut

Tabel 3. Portofolio Aplikasi

Strategic High Potential

Integerasi sistem kuangan dan krs online.

 Sistem Pemetaan Alumni.

 Sistem pengajuan tugas akhir

 Sistem keuangan akademik

 Sistem KRS Online  Sistem Penjadwalan

Perkuliahan

 Sistem Kepegawaian

Key Oprational Support

4 Kesimpulan

 Merencanakan penerapan SI/TI pada suatu organisasi harus memperhatikan aspek lingkungan luar organisasi (external Invoretment), lingkungan internal organisasi(internal invoretment) dan pemangku kepentingan(stackholder) dituangkan dalam kerangka (strategic) strategis untuk menerapkan SI/TI sebagai strategi organisasinya.

 Dukungan stackholder dan otonami seluas-luasnya untuk perguruan tinggi menjadi kekuatan perguruan tinggi STMIK Lombok menggunakan SI/TI untuk memperbaiki manajamen didalam organisasi, selain itu terdapat beberapa kelemahanan-kelemahaan dalam pengembangan sistem, seperti sistem yang ada banya yang belum terintegrasi.

 Kesempatan banyak intansi pemerintah daerah setempat yang bisa diajak kerja sama untuk mengembangkan SI/TI dan semakin besar dari minat masyarakat untuk lebih aware akan teknologi informasi.

 Ada beberapa ancamana yang menjadi pertimbangan organisasi yakni banyak perguruan tinggi dibidang keilmuan yang sama bermunculan.

 Banyak faktor-faktor dari strategi organisasi menjadi salah satu faktor kesuksesan penerapan SI/TI. Faktor tersebut yang berkaitan dengan tujuan (objektif) / visi dari organisasi yang terintegrasi dengan sistem informasi.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Ward, J., & Peppard, J. 2002. Strategic Planning for Information Systems Third Edition,

Great Britain: Biddles Ltd, Guildford and King’s Lynn. [2] Wijayadi, S. A. (2010). Perencanaan Strategis Sistem

Informasi Pelayanan Administrasi Tenaga Kerja Indonesia Pada Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI. [3]. Somantri, T., K., 2011, Pemodelan Arsitektur Enterprise

dengan TOGAF ADM pada Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional SDN Galunggung Kota Tasikmalaya, Bogor,Sekolah Pasca Sarjana Institut Pertanian Bogor. [4] Setiawan, A., & Ilman, B. 2012. Perencanaan Strategik

Sistem Informasi pada Perusahaan Penerbitan dengan Metode Ward and Preppard: Studi Kasus pada Penerbit Rekayasa Sains Bandung, Vol. 11., No.3, pp. 1 – 9. [5] Shcniederjans, M., Hamaker, J., & Schniederjans, A.