Sistem Informasi Eksekutif Distributor Minyak Kelapa Sawit
Berbasis Web (Studi Kasus UD. Langgeng)
Christian Iswahyudi1), Ni Ketut Dewi Ari Jayanti, ST., M.Kom2), Ni Luh Ratniasih, S.Kom3)
Program Studi Sistem Informasi
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali Jln. Raya Puputan Renon No. 86 Denpasar, Bali Telp. (0361) 244445
e-mail : keristianku@gmail.com1), daj@stikom-bali.ac.id2),
ratni@stikom-bali.ac.id3)
ABSTRAK
UD. Langgeng merupakan perusahaan yang bergerak sebagai distributor minyak kelapa sawit. Perencanaan strategi bisnis dan pengawasan terhadap sumber daya pada UD. Langgeng merupakan sebuah tuntutan bagi pihak eksekutif agar mampu meningkatkan kinerja perusahaan. Pengembangan sistem informasi eksekutif dilakukan dengan menggunakan metode waterfall. Pembuatan sistem informasi menggunakan konsep perancangan dan perencanaan dengan mengumpulkan data, membuat Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Database, Design Interface dan kemudian melakukan implementasi ke dalam kode pemrograman. Pengujian sistem dilakukan menggunakan metode blackbox. Hasil yang diharapkan adalah sistem informasi eksekutif berbasis website yang beguna bagi pimpinan perusahaan untuk melakukan perencanaan dan pengawasan terhadap seluruh sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.
Kata Kunci : Sistem Informasi Eksekutif, Waterfall, Website.
ABSTRACT
UD. Langgeng is a moving company as distributor of palm oil. Strategic business planning and control of resources at UD. Langgeng is a demand for the executive to improve company performance. Executive information system development is done with using the waterfall method. Making of information systems using design concepts and planning to collect data, make the Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Database, Interface Design and then implement into programming code. System testing is done with using blackbox method. The expected result is a web based executive information system that usefull for the head of the company to do the planning and controlling of all resources owned by the company.
Keywords: Executive Information Systems, Waterfall, Website.
1. Pendahuluan
UD. Langgeng merupakan salah satu perusahaan perseorangan yang bergerak sebagai distributor minyak kelapa sawit atau pa lm oil tanpa kemasan yang beroperasi di Jalan Muding Indah nomor 35, Kerobokan Kaja, Bali menyediakan pasokan minyak kelapa sawit bagi masyarakat Bali khususnya daerah Denpasar, Badung dan Tabanan. Minyak kelapa sawit atau palm oil merupakan salah satu bahan pangan yang telah menjadi kebutuhan sehari-hari bagi manusia. Stok minyak kelapa sawit atau palm oil yang perusahaan ini harus sediakan dalam 1 minggu lebih kurang sebanyak 18.000 kg.
Penggunaan sistem informasi eksekutif diharapkan dapat membantu UD. Langgeng dalam melakukan perencanaan strategi bisnis, pengawasan terhadap stok minyak kelapa sawit dan sumber daya lain yang dimiliki, mengidentifikasi masalah dalam proses bisnis, dan pencarian solusi dari masalah yang dihadapi.
Dewasa ini, banyak perusahaan berskala kecil maupun berskala besar yang telah melakukan penerapan atau implementasi sistem informasi eksekutif untuk keperluan bisnis. Sistem informasi eksekutif telah menjadi sebuah kebutuhan bagi perusahaan agar mempermudah dalam mengelola segala sumber daya yang dimiliki. Melakukan implementasi sistem informasi eksekutif pada suatu perusahaan akan sangat membantu perusahaan tersebut dalam hal pengawasan dan perencanaan.
1.1Rumusan Masalah
Bagaimana cara membangun sistem informasi eksekutif distributor minyak kelapa sawit berbasis web di UD. Langgeng ?
1.2Ruang Lingkup
Untuk pembahasan lebih terarah pada tujuan yang ingin dicapai, penulis membatasi ruang lingkup permasalahan sebagai berikut :
1. Studi kasus pembuatan sistem informasi eksekutif ini adalah UD. Langgeng yang bergerak dibidang pendistribusian minyak kelapa sawit.
2. Data yang digunakan merupakan data asli yang diperoleh dari UD. Langgeng.
3. Data yang dipakai adalah data kepegawaian, data absensi, data produk, data transaksi penjualan dan pembelian, dan data stok produk.
4. Data produk yang digunakan hanya minyak kelapa sawit. 5. Sistem informasi eksekutif ini dirancang berbasis web.
6. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah PHP. 7. Database server yang digunakan adalah MySQL.
8. Pengguna yang dapat menggunakan sistem ini adalah :
a. Administrator dapat menentukan dan melakukan maintenance terhadap hak akses pengguna pada sistem.
b. Eksekutif (Pimpinan UD. Langgeng) dapat melihat data-data berupa grafik atau datagrid dari data yang telah diinputkan oleh karyawan dan admin seperti data pengguna, data kepegawaian, data absensi, data transaksi, dan data stok produk.
c. Karyawan memiliki tugas untuk melakukan maintenance terhadap data yang terdapat pada sistem seperti data kepegawaian, data absensi, data produk serta data transaksi penjualan dan pembelian.
9. Output Sistem Informasi Eksekutif adalah :
a. Sistem dapat melakukan penyaringan data laporan berdasarkan bulan dan atau tahun.
b. Sistem dapat menampilkan data pengguna yang dapat menggunakan sistem dalam bentuk datagrid.
c. Sistem dapat menampilkan perkembangan harga minyak kelapa sawit berdasarkan pembelian dalam bentuk grafik batang.
d. Sistem dapat menampilkan seluruh data kepegawaian dalam bentuk datagrid.
e. Sistem dapat menampilkan total absen kerja seluruh pegawai dalam bentuk grafik batang dan pegawai yang melakukan absen pada bulan tersebut dalam bentuk datagrid
f. Sistem dapat memberikan laporan mengenai banyaknya transaksi penjualan dan pembelian produk dalam bentuk grafik batang.
g. Sistem dapat memberikan laporan mengenai sisa stok produk yang ada di gudang dalam bentuk grafik batang.
10. Seluruh laporan dapat di export ke dalam bentuk pdf.
11.
Website yang dibangun tidak bersifat responsive karena pengguna hanya mengakses website melalui komputer yang ada di UD. Langgeng.2. Analisa dan Perancangan Sistem
2.1 Analisa SWOT
Analisa SWOT digunakan untuk mengetahui lebih dalam mengenai kekuatan, kelemahan, peluang dan juga ancaman terhadap proses transaksi pembelian, penjualan dan transaksi lainnya di UD. Langgeng. Analisis SWOT dapat dilihat pada tabel 1 berikut :
Tabel 1. Analisa SWOT
Faktor Internal (S) Strengths (W) Weakness
Faktor Eksternal Kekuatan Kelemahan
Meningkatkan jumlah Menambah jenis produk yang
(O) Opportunities penjualan minyak kelapa dijual pada toko agar dapat
Kesempatan sawit dengan cara mencari menambah pelanggan.
pelanggan - pelanggan baru.
Melakukan banyak promosi Mempertahankan kualitas
(T) Threats untuk mengalahkan pesaing pelayanan dan barang kepada
Ancaman dalam hal penjualan minyak pelanggan agar pelanggan
kelapa sawit. tidak beralih ke distributor
minyak lainnya.
2.2 Analisa Fungsional
Sebagai langkah awal dari proses analisis kebutuhan ini, akan diuraikan kembali tujuan dari skripsi, yaitu membuat sebuah sistem informasi eksekutif berbasis web pada UD. Langgeng. Sesuai dengan tujuan tersebut, maka dibutuhkan data stok, absensi, transaksi pembelian dan penjualan minyak, serta data produk pada UD. Langgeng. Pada UD Langgeng terdapat tiga bagian yang mengelola jalannya proses bisnis yaitu bagian admin, bagian karyawan, dan bagian eksekutif. Analisa fungsional dapat dilihat pada tabel 2 berikut :
Tabel 2. Analisa Fungsional
Admin Karyawan Eksekutif
1. Melakukan proses login. 2. Mengelola data
pengguna sistem.
1. Melakukan proses login. 2. Mengelola data produk. 3. Mengelola data karyawan. 4. Mengelola data absensi. 5. Mengelola data transaksi
pembelian minyak. 6. Mengelola data penjualan
minyak.
1. Melakukan proses login. 2. Melihat laporan
data pengguna, karyawan, stok, absensi, harga, penjualan, dan pembelian.
2.3Diagram Konteks
Admin Eksekutif
Sistem Informasi Eksekutif UD. Langgeng
Gambar 1. Diagram Konteks
2.4 Data Flow Diagram Level 0
Pada DFD Level 0 terdapat 9 buah proses yang sesuai dengan penjabaran dari Diagram Konteks pada gambar 1. Pada DFD Level 0 ini tergambar secara jelas menu dan proses apa saja yang dilakukan oleh entitas bagian admin, karyawan maupun eksekutif. Gambaran analisa untuk Data Flow Diagram Level 0 dapat dilihat pada gambar 2 berikut :
Eksekutif
2.5 Entity Relationship Diagram
Model Entity Relationship (ER) pada awalnya disampaikan oleh Peter ditahun 1976 sebagai suatu cara untuk menyatukan jaringan dan menggambarkan relational database [2]. Entity relationship diagram sesuai dengan penjabaran data store yang ada pada DFD level 0 dapat digambarkan seperti gambar 3 berikut :
Tb_produk Tb_stok Tb_beli
Tb_jual Tb_karyawan
Tb_absensi Tb_pengguna
Gambar 3. Entity Relationship Diagram
Pada gambar 3 dapat dilihat bahwa terdapat 7 buah entitas, yaitu entitas tb_karyawan mempunyai hubungan satu ke banyak dengan tb_absensi dikarenakan satu karyawan akan melakukan absensi secara berulang untuk tiap harinya. Entitas tb_produk juga mempunyai hubungan satu ke banyak dengan tb_stok dimana satu produk minyak kelapa sawit tentunya memiliki stok tidak hanya satu. Setiap kali terjadi pembelian ataupun penjualan produk minyak kelapa sawit yang disimpan di tb_beli dan tb_jual akan mengubah jumlah data pada tabel tb_stok.
2.6 Konseptual Database
Konseptual database dari sistem yang dibangun dapat dilihat pada gambar 4 berikut :
Gambar 4. Konseptual Database
3. Implementasi Dan Pengujian Sistem
3.1 Implemenasi Perangkat Lunak
Sistem Informasi Eksekutif Distributor Minyak Kelapa Sawit Berbasis Web (Studi Kasus UD.Langgeng) ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. PHP merupakan bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat program website dimana kode program yang telah dibuat dikompilasi dan dijalankan pada sisi server untuk menghasilkan halaman website yang dinamis [3]. Pembuatan system juga menggunakan bantuan perangkat lunak Macromedia Dreamweaver CS6. Dreamweaver merupakan salah satu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk membuat web. Aplikai ini juga yang biasa dikenal dengan istilah WYSIWYG (What You See Is What You Get), yang intinya adalah bahwa pengguna tidak harus berurusan dengan tag-tag HTML untuk membuat sebuah situs [4]. Data produk, data pengguna, data stok, data pembelian, data karyawan, data absensi, dan data penjualan dikelola dengan bantuan perangkat lunak MySQL. MySQL adalah merupakan software yang tergolong sebagai DBMS (Database Management System) yang bersifat open source [5].
3.2 Petunjuk Operasional
Terdapat 3 pengguna yang dapat menggunakan sistem, yaitu admin, karyawan, dan eksekutif. Setiap pengguna memiliki halaman menu yang berbeda beda namun login pada halaman login yang sama. Berikut adalah penjabaran mengenai output dari sistem yang berupa menu laporan yang terdapat pada sistem yang penulis kembangkan.
A. Halaman Laporan User
Ini adalah halaman laporan user yang digunakan oleh eksekutif untuk melihat siapa saja pengguna yang dapat mengakses sistem ini. Tampilan dari halaman laporan user dapat dilihat pada gambar 5 berikut :
Gambar 5. Halaman Laporan User
B. Halaman Laporan Karyawan
Ini adalah halaman laporan karyawan yang digunakan oleh eksekutif untuk melihat seluruh data karyawan yang ada pada UD.Langgeng. Tampilan dari halaman laporan karyawan dapat dilihat pada gambar 6 berikut :
C. Halaman Laporan Stok
Ini adalah halaman laporan stok yang digunakan oleh eksekutif untuk melihat seluruh sisa stok minyak kelapa sawit yang ada pada gudang maupun muding. Tampilan dari halaman laporan stok dapat dilihat pada gambar 7 berikut :
Gambar 7. Halaman Laporan Stok
D. Halaman Laporan Absensi
Ini adalah halaman laporan absensi yang digunakan oleh eksekutif untuk melihat banyaknya pegawai yang melakukan absen kerja setiap bulannya. Tampilan dari halaman laporan stok dapat dilihat pada gambar 8 berikut :
Gambar 8. Halaman Laporan Absensi
E. Halaman Laporan Harga
Gambar 9. Halaman Laporan Harga
F. Halaman Laporan Penjualan
Ini adalah halaman laporan penjualan yang digunakan oleh eksekutif untuk melihat banyaknya transaksi penjualan yang terjadi setiap bulannya. Tampilan dari halaman laporan penjualan dapat dilihat pada gambar 10 berikut :
Gambar 10. Halaman Laporan Penjualan
G. Halaman Laporan Pembelian
Ini adalah halaman laporan pembelian yang digunakan oleh eksekutif untuk melihat banyaknya transaksi pembelian minyak kelapa sawit dari Surabaya yang terjadi setiap bulannya. Tampilan dari halaman laporan pembelian dapat dilihat pada gambar 11 berikut :
3.3 Pengujian Sistem
Pengujian merupakan bagian yang penting dan sangat vital dalam membangun sebuah perangkat lunak, pengujian perangkat lunak ditujukan untuk menemukan kesalahan atau bug pada sistem dan memastikan sistem yang dibangun telah sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Pengujian dilakukan untuk mengetahui kelemahan serta menjamin kualitas dari perangkat lunak yang dihasilkan. Pengujian sistem ini dilakukan pada seluruh menu yang memungkinkan untuk diuji dengan menggunakan blackbox sebagai metode pengujian. Berikut adalah beberapa sampel pengujian yang dilakukan pada menu yang ada di dalam sistem.
A. Pengujian pada halaman login
Tabel 3. Pengujian Blackbox Halaman Login
No. Skenario
Pengujian Test Case
Hasil Yang Diharapkan
Hasil
pengujian Status
1.
Mengosongkan semua isian data login, lalu
“Kolom Username
harus diisi !!!”
Sesuai
harapan Valid
2.
harapan Valid
3.
harapan Valid
4.
Mengisi salah satu kolong username atau password dengan kondisi salah satu kolom diisi dengan data yang benar dan sisanya salah, lalu mengklik tombol
menampilkan “Data
Tidak Ditemukan”
Sesuai
harapan Valid
5. akses login dan kemudian langsung menampilkan halaman utama admin
Sesuai
B. Pengujian pada halaman absensi
Tabel 4. Pengujian Blackbox Halaman Absensi
No. Skenario
Pengujian Test Case
Hasil Yang Diharapkan
Hasil
pengujian Status
1.
Meyimpan data saat seluruh kolom belum terisi secara lengkap
harapan Valid
2.
Meyimpan data saat kolom nik dan tanggal terisi namun kolom masuk dan keluar tidak terisi
Kolom nik isian kolom dan kembali ke halaman absensi
Sesuai
harapan Valid
3. Melakukan delete
pada salah satu data Klik delete
Sistem akan
harapan Valid
A. C. Pengujian pada halaman produk
B.
C. Tabel 5. Pengujian Blackbox Halaman Produk
No. Skenario
Pengujian Test Case
Hasil Yang Diharapkan
Hasil
pengujian Status
1.
Memasukan angka pada kolom nama produk
“Wajib Huruf” harapan Sesuai Valid
2.
Meyimpan data saat seluruh kolom sudah terisi secara lengkap isian kolom dan kembali ke halaman produk
Sesuai
harapan Valid
3. Melakukan delete
pada salah satu data Klik delete
Sistem akan
D. Pengujian pada halaman pembelian
Tabel 6. Pengujian Blackbox Halaman Pembelian
No. Skenario
Pengujian Test Case
Hasil Yang Diharapkan
Hasil
pengujian Status
1.
Meyimpan data saat seluruh kolom belum terisi secara lengkap
harapan Valid
2.
Tidak memilih salah satu radio button dan menekan tombol simpan “Dari Surabaya / Gudang Harus Dipilih”
Sesuai
harapan Valid
3
Memasukan huruf pada kolom masuk, keluar, harga
“Wajib Angka” harapan Sesuai Valid
4.
Memasukan stok gudang lebih banyak dari batas maksimal gudang kapasitas gudang : 12000”
Sesuai
harapan Valid
5.
Memasukan stok gudang muding lebih banyak dari batas maksimal kapasitas gudang muding 6500”
Sesuai
harapan Valid
6.
Meyimpan data saat seluruh kolom sudah terisi secara lengkap isian kolom dan kembali ke
halaman pembelian
Sesuai
harapan Valid
E. Pengujian pada halaman penjualan
Tabel 7. Pengujian Blackbox Halaman Penjualan
No. Skenario
Pengujian Test Case
Hasil Yang Diharapkan
Hasil
pengujian Status
1.
Meyimpan data saat seluruh kolom belum terisi secara lengkap “Kolom Qty harus diisi !!!”
Sesuai
harapan Valid
2.
Memasukan huruf pada kolom qty dan harga
Kolom qty, harga : abc
Menampilkan info
3.
Memasukan qty lebih banyak dari stok yang tersedia di gudang muding
Stok Muding sisa (400) kg, Kolom Qty: 500
Menampilkan info “Stok tidak mencukupi”
Sesuai
harapan Valid
4.
Meyimpan data saat seluruh kolom sudah terisi secara lengkap
Kolom qty, harga, total, tanggal, toko terisi lengkap
Sistem akan menerima seluruh isian kolom dan kembali ke halaman penjualan
Sesuai
harapan Valid
4. Kesimpulan
Berdasarkan tahap dalam perancangan dan implementasi sistem yang telah dilakukan maka kesimpulan yang dapat penulis peroleh dari perancangan Sistem Informasi Eksekutif Distributor Minyak Kelapa Sawit Berbasis Web (Studi Kasus UD. Langgeng) adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi eksekutif ini dibangun dengan melakukan analisa kebutuhan, merancang desain sistem seperti DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relationship Diagram), dan konseptual database kemudian melakukan implementasi ke dalam bahasa pemrograman. Selain itu dilakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibangun menggunakan metode blackbox. 2. Sistem informasi eksekutif ini sangat membantu UD. Langgeng khususnya eksekutif dalam
mengelola seluruh proses bisnis yang ada pada perusahaan.
3. Sistem informasi eksekutif ini sangat membantu eksekutif dalam melakukan pengumpulan data dari seluruh data yang saat ini berjalan pada proses bisnis dan mengolahnya menjadi informasi. 4. Sistem informasi eksekutif ini dapat membantu eksekutif untuk melihat laporan baik berupa
grafik maupun datagrid dari data bulanan dan tahunan secara dinamis dan informasi yang didapat tentunya dapat menjadi landasan pengambilan keputusan yang baik bagi perusahaan. 5. Sistem ini merupakan modernisasi dari seluruh proses bisnis yang ada pada UD. Langgeng.
Dengan menggunakan sistem informasi eksekutif ini, maka akan lebih efektif dan efisien dalam pemakaian kertas karena seluruh proses bisnis telah dilakukan secara terkomputerisasi.
Daftar Pustaka
[1] Diana A, Setiawati L. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: ANDI. 2011.
[2] Wahyudi B. Konsep Sistem Informasi Dari BIT Sampai Ke Database. Yogyakarta: ANDI. 2008. [3] Wahana Komputer. Mastering CMS Programming With PHP & MySQL. Semarang: Wahana
Komputer. 2011.
[4] Madcoms. Kupas Tuntas Adobe Dreamweaver CS5 Dengan Pemrograman PHP & MySQL. Yogyakarta: ANDI. 2010.
