MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MENIN

MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

MENINGKATKAN PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

NAMA- NAMA ANGGOTA Damaris Aprilya Zacharias Cindy Djara

Rivhan Zacharias Yodi Manafe

MANAJEMEN

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas segala rahmat-nya kami telah menyelesaikan tugas ini dan terimaksih kepada bapak dosen sehingga kami dapat menambah wawasan, pengetahuan tentang Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan. Oleh karena itu dengan segala keterbatasan mohon maaf apabila banyak kekurangan dalam makalah ini , kami menyadari bahwa makalah ini belum sempurna , saran serta kritik yang membangun dapat menjadi pembelajaran agar makalah ini menjadi lebih baik.

Terimakasih .

Daftar Isi

Halaman judul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I

Pendahuluan 1.1 Latar Belakang 1.2 Rumusan Masalah 1.3Tujuan

BAB II

PEMBAHASAN

A. PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN SISTEM INFORMASI B. INTELEJEN BISNIS DALAM PERUSAHAAN

C. PEMILIHAN DALAM INTELEJEN BISNIS BAB III

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Beragamnya informasi secara langsung membantu perusahaan untuk mengambil keputusan secara menyeluruh, mulai dari jajaran eksekutif sampai pusat pelayanan pelanggan dan tingkat pabrik. Sehingga dapat dilihat bahwa hal utama yang memberikan kontribusi kepada perusahaan dalam dunia bisnis untuk membantu proses pengambilan keputusan disemua tingkat adalah melalui sistem informasi.

Sekarang ini, semua karyawan dari berbagai golongan rendah sampai tinggi bertanggung jawab atas pengambilan keputusan dalam bisnis yang biasanya hanya terbatas pada pihak manajemen saja.Tetapi apa yang dimaksud pengambilan keputusan yang lebih baik dan bagaimana keputusan yang terlibat dalam bisnis atau organisasi lainnya akan kita bahas pada bab ini.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apakah perbedaan dari jenis-jenis dalam pengambilan keputusan dan bagaimana bekerjanya proses pengambilan keputusan?

2. Bagaimana system informasi mendukung aktivitas-aktivitas dari pengambilan keputusan pleh perusahaan dan manajemen?

3. Bagaimana manajemen bisnis dan analitis bisnis dapat mendukung pengambilan keputusan?

BAB II PEMBAHASAN

A. PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN SISTEM INFORMASI

Pengambilan keputusan dalam bisnis biasanya terbatas pada manajemen. Saat ini, para karyawan dengan tingkat rendah bertanggung jawab atas beberapa dari pengambilan keputusan tersebut, sebagaimana system informasi akan membuat informasi menjadi tersedia bagi para karyawan yang tingkatannya lebih rendah di dalam bisnis. Akan tetapi, apa yang kita maksudkan dengan pengambilan kepusan yang lebih baik? Bagaimana pengambilan keputusan ini dapat dilakukan dalam bisnis dan organisasi lainnya?

NILAI BISNIS YANG MENINGKATKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Apa yang dimaksudkan oleh bisnis dengan mengambil keputusan yang lebih baik? Apakah untuk moneter yang meningkatkan pengambilan keputusan ? tabel 12.1 berusaha untuk mengukur nilai moneter untuk meningkatkan pengambilan keputusan bagi suatu perusahaan manufaktur skala kecil di AS dengan pendapatan tahunan sebesar $280 juta dan memiliki140 karyawan. Perusahaan telah mengidentifikasikan sejumlah keputusan yang penting di mana investasi atas system yang baru akan meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan. Tabel berikut menyediakan estimasi nilai tahunan yang dipilih (dalam bentuk penghematan biaya atau pendapatan yang meningkat) dari meningkatkan pengambilan keputusan dalam era bisnis yang dipilih.

TABEL 12.1 NILAI BISNIS YANG MENINGKATKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Mengalokasikan dukungan _{Accounts manager 12 $100.000 $ 1.200.000} Kepada para pelanggan yang

Mengalokasikan tenaga kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

Manajer divisi produksi

TIPE KEPUTUSAN

Keputusan tidak terstruktur (unstructured decisions) adalah keputusan yang pengambil keputusan harus memberikan pertimbangan, evaluasi, dan wawasan untuk memecahkan permasalahan. Setiap keputusan tersebut adalah baru, penting dan tidak rutin,serta tidak ada pengertian yang dipahami benar atau prosedur yang setujui bersama pengambilannya.

Keputusan terstruktur (structured decisions) sifatnya berulang dan rutin serta melibatkan prosedur yang jelas dalam menanganinya, sehingga tidak perlu diperlakukan seakan-akan masih baru. Level : Senior executive

PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Mengambil suatu keputusan merupakan suatu proses yang melibatkan banyak langkah. Simon (1960) mengambarkan 4 langkah berada dalam mengambil keputusan, kecerdasan, rancangan, pilihan, dan implementasi (lihat gambar 12.2)

Gambar 12.2 TAHAPAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

penemuan masalah apakah masalahnya?

penemuan solusi apa saja solusi yang mungkin?

pemilihan solusi solusi mana yang terbaik?

Pengujian solusi: Apakah solusi tersebut

KECERDASAN

RANCANGAN

PILIHAN

Bekerja?

Inteleje (intelligence) terdiri atas menemukan, mengidentifikasi dan memahami masalah yang terjadi pada organisasi- mengapa masalah itu terjadi, di mana, dan akibat apa yang dialami perusahaan.

Rancangan (desing) melibatkan identifikasi dan pencarian berbagai solusi masala Pilihan (choice) adalah tentang memilih alternative solusi yang ada .

Implementasi (implementation) adalah tentang membuat alternative yang dipilih dapat bekerja, dan tetap mengawasi seberapa baik kerja solusi tersebut.

Apa yang terjadi apabila solusi yang Anda pilih tidak berguna? Gambar 12.2 menunjukkan bahwa Anda dapat kembali kepada tahap sebelumnya dalam proses pengambilan keputusan dan mengulanginya bila perlu. Sebagai contoh dalam menghadapi penurunan penjualan tim manajemen penjualan mungkin memutuskan untuk memberikan komisi yang lebih tinggi pada petugas penjualan apabila hal ini meningkatkan penjualan, manajer perlu menyelidiki apakah akar masalahnya adalah buruknya rancangan produk, pelayanan pelanggan yang tidak memadai, atau adanya kasus lain yang membutuhkan solusi yang berbeda.

MANAJER DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM DUNIA NYATA Peran Manajerial

Para manajer memainkan peran penting dalam organisasi. Tanggung jawab mereka adalah mengambil keputusan, membuat laporan, menghadiri rapat, hingga merencanakan pesta untuk tahunan. Kita dapa memahami fungsi manajer dan perannya dengan lebih baik dengan cara mempelajari perilaku manajer gaya klasik dan kontemporer.

Model manajemen klasik (classical model of management), yang menggambarkan apa yang dilakukan oleh para manjer, yang umumnyatidak dipertanyakan pada lebih dari 70 sejak tahun 1920-an. Henri Fayol dan para tokoh pada masa awal lainnya yang pertama menggambarkan 5 fungsi klasik dari para manajer yaitu merencanakan memutuskan, dan mengendalikan. Gambaran mengenai aktivitas manajemen tersebut mendorong pemikiran manajemen dalam waktu yang lama, dan masih terkenal hingga saat ini.

memutuskan sesuatu, dan mengendalikan pekerjaan orang lain. Dalam hal ini, kita kembali pada karya-karya para pakar perilaku kontemporer yang mempelajari para manajer dalam aktivitasnya sehari-hari. Model perilaku (behavioral models) menyatakan bahwa perilaku yang sebenarnya dari para manajer terlihat kurang sistematis, kurang reflektif, lebih reaktif, dan kurang terorganisasi dengan baik dari pada model klasik yang telah kita yakini.

PERAN ANTARPRIBADI. Dalam peran antarpribadi (interpersonal role), bertindak sebagai figure utama dalam organisasi ketika mereka mewakili perusahaan kepada dunia luar dan melakukan tugas-tugas simbolik, seperti memberikan penghargaan karyawan. Manajer bertindak sebagai pemimpin, memberikan motivasi, nasihat, dan bawahannya. Manajer juga bertindak sebagai penghubung antara berbagai tingkatan organisasi ; pada setiap tingkatan tersebut, manajer bekerja sebagai penghubung antar anggota tim manajemen. Manajer memberikan waktu dan bantuan, yang diharapkan akan dibalas.

Peran Informasi. Dalam peran informasi (informational role), manajer bertindak sebagai pusat saraf dari organisasi, menerima informasiterkini yang paling konkret dan mendistribusikannya kembali kepada mereka yang memerlukannya. Manajer adalah penyebar informasi dan juru bicara dalam organisasinya.

Peran Pengambil Keputusan. Manajer mengambil keputusan. Dalam peran pengambil keputusan (decisional role), mereka bertindak sebagai wirausahawan dalam mengusulkan jenis-jenis aktivitas baru, menangani gangguan-gangguan yang muncul dalam organisasi; mengalokasikan sumber daya kepada para staf yang membutuhkan; dan menegosiasikan konflik dan menjadi penengah antara kelompok-kelompok yang bertikai.

Pengambilan Keputusan dalam Dunia Nyata

Kualitas Informasi. Keputusan yang berkualitas tinggi memerlukan informasi yang berkualitas tinggi. Apabila keluaran dari system informasi tidak memenuhi kriteria kualitas ini, maka proses pengambilan keputusan akan sulit dilakukan.

Kritik dan Inersia Organisasional. Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan kompentensi terbatas untuk melakukan tindakan-tindakan yang bersifat menentukan. Ketika lingkungan berubah dan perusahaan perlu mengadopsi model bisnis baru untuk bertahan, kekuatan yang besar dalam organisasi menolak pengambilan keputusan untuk peribahan

“Intelijen Bisnis (BI)” merupakan suatu istilah yang digunakan oleh para pemasok perangkat keras dan perangkat lunak serta para konsultan teknologi informasi untuk menggambarkan infrastruktur bagi pergudangan, mengintegrasikan, melaporkan, dan menganalisis data yang berasal dari lingkungan bisnis, termasuk data yang besar. Infrastruktur dasar ini mengumpulkan, menyimpan, membersihkan, dan membuat informasi yang relevan tersedia bagi para manajer.

Pemasok Intelijen Bisnis

Penting untuk mengingat bahwa intelijen bisnis dan analitis bisnis yang didefinisikan produk oleh para pemasok teknologi dan perusahaan konsultasi. Mereka terdiri atas perangkat keras dan perangkat lunak yang terjual dengan baik terutama oleh para pemasok system yang besar kepada perusahaan Fortune 500 yang sangat besar. Produk-produk Microsoft ditnjukan pada perusahaan yang berukuran kecil hingga menengah ,dan mereka didasarkan pada alat bantu desktop yang akrab bagi para karyawan, alat bantu kolaborasi Microsoft SharePoin, dan perangkat lunak database Microsoft SQ Server. Menurut International Data Corporation, intelejen bisnis global dan pasar analitis adalah sebesar $354 miliar pada tahun 2012 dan diharapkan untuk mencapai $507 miliar pada tahun 2016 (Kern,2012). Hal ini membuat intelijen bisnis dan analitis bisnis menjadi salah satu segmen yang pertumbuhannya paling cepat dan paling besar di pasar perangkat lunak AS.

LINGKUNGAN INTELIJEN BISNIS

 Data dari lingkungan bisnis: Bisnis-bisnis akan berhadapan dengan data terstruktur maupun yang tidak terstruktur dari banyak sumber berbeda, termasuk data yang besar. Data perlu untuk diintegrasikan dan diorganisasi sehingga mereka dapat dianalisis dan digunakan oleh para pengambil keputusan manusia.

 Infrastruktur intelijen bisnis. Dasar yang mendasari intelijen bisnis merupakan suatu system database yang laur biasa yang menangkap semua data yang relevan untuk mengoperasionalkan bisnis. Data akan disimpan dalam database transaksional atau digabungkan dan diintegrasikan ke dalam gudang data perusahaan atau serangkaian data mart yang saling berkaitan.

 Seperangkat alat bantu analitis bisnis :Seperangkat alat bantu perangkat lunak yang digunakan untuk menganalisis data dan menghasilkan laporan, memberikan tanggapan terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh para manajer, dan menelusuri perkembangan dan bisnis dengan menggunakan indicator-indikator kunci dari kinerja.

 Metode dan pengguna manajerial : perangkat keras intelijen bisnis dan perangkat lunak hanya sama cerdasnya dengan manusia yang memanfaatkannya. Para manajer memaksakan analisi data dengan menggunakan bermacam manajerialnya yang mendefinisikan tujuan bisnis yang strategi dan menentukan bagaimana perkembangan akan diukur.

 Platform pengiriman-SIM, DSS, ESS : Hasil dari intelijen bisnis dan analitis bisnis yang dikirimkan kepada para manajer dan para karyawan dalam berbagai macam cara, bergantung.

 Antar muka pengguna : Pelaku bisnis tidak lagi terikat pada meja kantor dan desktop mereka. Mereka sering kali belajar dengan lebih cepat dari representasi data secara visual dari pada laporan kuno dengan kolom dan baris mengenai informasi. Serangkaian perangkat lunak analits bisnis saat ini menekankan pada teknik-teknik visual seperti misalnya dashboard dan scorecard (kartu nilai).

INTELIJEN BISNIS DAN KAPABILITAS ANALITIS

Intelijen bisnis dan analitis bisnis memerlukan suatu dasar database yang kuat, seperangkat alat bantu analitis, dan tim manjemen yang terlibat yang dapat mengajukan petanyaan yang cerdas dan menganalisis data.

 Laporan yang memiliki parameter : Para pengguna memasuki beberapa parameter seperti yang terdapat pada tabel pivot untuk menyaring data dan mengisolasi dampak dari parameter.

 Dashboard /scorecard : ini merupakan alat bantu visual untuk menyajikan data kinerja yang didefinisikan oleh para pengguna.

 Ad hoc queri/ pencarian/penciptaan laporan : ini memungkinkan bagi para pengguna untuk menciptakan laporan mereka sendiri berdasarkan pada queri dan pencarian.

 Penelusuran : ini merupakan kemampuan untuk berpindah dari tingkat ringkasan yang tinggi ke padangan yang lebih terperinci.

 Peramalan, scenario, model : ini meliputi kemampuan untuk melaksanakan peramalan linear, analisis scenario bagaimana-jika , dan menganalisis data dengan menggunakan alat bantu statistic yang standar.

STRATEGI MANAJEMEN UNTUK MENGEMBANGKAN KAPABILITAS BI DAN BA

Tanpa memperhatikan yang manakah strategi yang akan diambil oleh perusahaan Anda, semua system BI dan BA akan mengunci perusahaan ke dalam serangkaian pemasok dan untuk menggantinya sangat mahal biayanya. Ketika Anda melatih ribuan karyawan di seluruh dunia dengan menggunakan serangkain alat bantu tertentu, akan sangat sulit untuk menggantinya. Ketika Anda mengambil system-sistem tersebut, maka Anda pada dasarnya mengambil rekan yang baru.

Kondisi pasar sangat kompetitif dan menjadi hiperbola. Sebagai seorang manajer, Anda harus melakukan evaluasi dengan kritis seperti klaim-klaim, sangat memahami bagaimana system-sistem tersebut dapat meningkatkan bisnis Anda, dan menentukan apakah pengeluaran dapat memberikan manfaat ataukah tidak.

C. CONSTITUENCIES INTELIJEN BISNIS

Terdapat banyak constituence yang berbeda-beda yang terdiri atas suatu perusahaan bisnis yang modern.

DUKUNGAN KEPUTUSAN BAGI MANAJEMEN OPERASIONAL DAN MANAJEMEN MENENGAH

Manajemen operasional dan manajemen menengah pada umunya dibebankan dengan memonitor kinerja dari aspek-aspek yang penting atas bisnis, berkisar dari penghentian mesin dari divisi pabrik, hingga penjualan harian atau bahkan per jam pada gerai makanan franchise, hingga lalu lintas harian pada situs web perusahaan. Sebagian besar keputusan-keputusan yang mereka ambil cukup terstruktur. System Informasi Manajemen (SIM) biasanya digunakan oleh para manajer menengah untuk mendukung tipe dari pengambilan keputusan tersebut, dan output utama mereka adalah serangkaian laporan produksu rutin yang didasarkan pada data yang diekstrak dan diringkaskan dari system pemrosesan transaksi yang mendasar. Apalagi, para manajer menengah menerima laporan-laporan tersebut secara online pada portal perusahaan, dan dapat melakukan queri data secara interaktif untuk mencari tahu mengapa peristiwa-peristiwa dapat terjadi.

Dukungan bagi Keputusan Semi Terstruktur

pendukung keputusan (decisions-support system-DSS) merupakan platform pengiriman BI untuk kategori para pengguna tersebut, dengan kemampuan untuk mendukung pengambilan keputusan yang semi terstruktur.

DSS sangat mengandalkan pada pemodelan dari pada SIM, dengan menggunakan model matematika atau analitis untuk mengerjakan analisis bagaimana jika atau jenis lainnya. Analisis “bagaimana jika” bekerja ke depan dari kondisi yang diketahui atau diasumsikan, yaitu memungkinkan bagi pengguna atas variasi nilai tertentu terhadap nilai yang diujikan untuk meprediksikan hasil jika perubahan terjadi dalam nilai-niali tersebut. Apakah yang akan terjadi jika kita menaikkan harga produk sebesar 5% atau meningkatkan anggaran iklan sebesar $1juta. Model analitis sensivitas (sensitivity analysis) mengajukan pertanyaan bagaimana secara berulang-ulang untuk memprediksiskan kisaran hasil ketika salah satu atau lebih peubah-ubah akan diubah beberapa kali. Analisis sensitivitas mundur ke belakang membantu para pengambil keputusan dengan pencarian tujuan : jika saya ingin menjual unit produk sebanyak 1 juta pada tahun berikutnya, berapa banyak harga dari suatu produk yang harus saya turunkan?.

DUKUNGAN KEPUTUSAN BAGI MANAJEMEN SENIOR : BALANCED SCORECARD DAN METODE MANAJEMEN KINERJA PERUSAHAAN

Saat ini, metologi yang terdepan untuk memahami informasi yang benar-benar penting yang diperlukan oleh para eksekutif perusahaan dinamakan metode balanced scorecard. Balanced scorecard merupakan suatu kerangka kerja untuk mengoperasionalkan rencana stratrgis dari perusahaan dengan menitik beratkan pada hasil yang dapat diukur pada 4 dimensi kinerja perusahaan : keuangan, proses bisnis, pelanggan, serta pembelajaran, dan pertumbuhan.

Kinerja pada tiap-tiap dimensi akan diukur dengan menggunakan indicator kinerja utama(key performance indicators-KPIs) yang mengukur yang diusulkan oleh manajemen senior untuk memahami seberapa baikkah perusahaan dalam bekerja seiring dengan dimensi tertentu yang ditetapkan.

yang berbiaya rendah pertumbuhan dalam pangsa pasar, dan cakupan operasi) ke dalam target-target operasional. Ketika strategi-strategi dan target-target telah teridentifikasi, maka serangkaian KPI kemudian diukur dengan informasi yang ditarik dari system database bisnis perusahaan. BPM menggunakan gagasan yang sama seperti balanced scorecard, tetapi dengan beragam strategi yang lebih kuat (BPM work group, 2004)

Data korporat untuk ESS kontemporer dipasok oleh aplikasi bisnis yang telah dimiliki perusahaan (perencanaan sumber daya perusahaan, manajemen rantai pasokan, dan manajemen). ESS juga memiliki kapabilitas penelusuran (drill-down) yang signifikan jika para manajer perlu untuk melihat data yang lebih terperinci.

ESS yang telah dirancang dengan baik membantu para eksekutif senior memonitor kinerja organisasional, menelususri, aktivitas dari para pesaing, mengenali kondisi dari pasar yang berubah, serta mengidentifikasi permasalahan dan peluang. Para karyawan level yang lebih rendah ke bawah dalam hierarki korporat juga menggunakan system ini untuk memonitor dan mengukur kinerja bisnis dalam area tanggung jawab mereka. Untuk hal inidan system intelijen bisnis lainnya menjadi benar-benar bermanfaat, maka informasi harus “dapat ditindaklanjuti” iniharus siap tersedia dan juga mudah untuk digunakan ketika mengambil keputusan. Jika para pengguna memiliki kesulitan dalam mengidentifikasi matrik-matrik yang sangat penting di dalam laporan yang mereka terima, maka produktivitas karyawan dan kinerja bisnis akan terganggu. Sesi interaktif : Manajemen akan menunjukkan bagaimana Colgate-Palmolive mengatasi Permasalahan ini dan membantu para manajernya untuk mengambil lebih banyak keputusan yang berbasis pada data dan dapat ditindak lanjuti. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK (GDSS)

Apakah GDSS itu?

Komponen GDSS

Peranti lunak GDSS awalnya dikembangkan untuk rapat-rapat yang semua pesertanya berada diruang yang sama, tetapi sekarang juga dapat digunakan untuk rapat jaringan yang para pesertanya tersebar di beberapa lokasi. Peranti lunak GDSS yang spesifik mencangkup hal-hal berikut:

Kuesioner elektronik membantu penyusunan rapat dalam perencanaan prapertemuan dengan mengidentifikasi persoalan yang perlu diperhatikan dan dengan membantu memastikan bahwa informasi perencanaan yang penting tidak terlewatkan.

Perangkat brainstorming elektronik memungkinkan orang-orang secara bersamaan dan anonim menyumbangkan ide mengenai topik rapat.

Perangkat kuesioner mendukung fasilitas dan pemimpin kelompok saat mereka mengumpulkan informasi sebelum dan selama proses penentuan prioritas berlangsung.

Perangkat pemungutan suara atau penentuan prioritas menyediakan sejumlah metode pemungutan suara, pemeringkatan, hingga sejumlah teknik pembobotan untuk menentukan prioritas pemungutan suara.

Perangkat identifikasi dan analisis pihak yang berkepentingan menggunakan pendekatan terstruktur untuk mengevaluasi dampak dari suatu proposal yang muncul terhadap organisasi dan untuk mengidentifikasi pihak-pihak yang berkepentingan dan mengevaluasi dampak potensial dari pihak-pihak tersebut terhadap proyek yang diusulkan.

Perangkat pembentukan kebijakan memberikan dukungan terstruktur untuk menciptakan kesepakatan mengenai kata-kata yang digunakan dalam pernyataan kebijakan perusahaan. Kamus kelompok mendokumntasikan definisi kata dan istilah yang penting bagi proyek tersebut yang telah disepakati bersama.

Dalam sebuah rapat elektronik GDSS, setiap peserta dilengkapi dengan workstation.Workstation tersebut terhubung ke jaringan, ke workstation fasilitator, dan ke server file untuk rapat. Semua data yang diberikan para peserta dari workstation mereka kepada kelompok dikumpulkan dan disimpan dalam server file. Papan tulis dapat dilihat baik pada masing-masing sisi dari layar proyeksi. Banayk ruang pertemuan elektronik tempat duduknya berbentuk setengah lingkaran dan bertingkat dalam gaya legislatif untk mengkoordinasi jumlah peserta yang banyak. Fasilitator mengendalikan penggunaan perangakat-perangakt tersebut saat rapat berlangsung.

Nilai Bisnis GDSS

Dengan peranti lunak GDSS, penelitian menunjukkan bahwa jumlah peserta rapat dapat meningkat, sementara produktivitas juaga meningkat. Satu alasan adalah peserta rapat dapat berkontribusi secara bersama, alih-alih datu demi satu, yang membuat waktu pertemuan digunakan secara lebih efisien. GDSS memberikan suasana yang lebih kolaboratif denagan menjamin anonimitas konstributor. Peserta dapat memberikan konstribusi tanpa merasa takut dikritik atau idenya ditolak karena identitasnya diketahui. Peranti lunak GDSS mengikuti metode terstruktur dalam mengelola dan mengevaluasi ide serta menyimpan hasil rapat. Dokumentasi pertemuan oleh satu kelompok dalam satu tempat juga dapat digunakan sebagai masukan pada rapat lainnya mengenai proyek yang sma di tempat lain.

Rangkaian aktivitas dan perangkat pendukung kolaborasi yang digunakan dalam sebuah sistem rapat elektronik memfasilitasi komunikasi peserta dan menghasilkan rengkaman lengkap dari rapat tesebut.

GDSS mendukung para pengambil keputusan bertemu bersama-sama untuk mencapai keputusan secara lebih efisien dan terutama bermanfaat dalam meningkatkan produktivitas rapat yang dihadiri dari empat atau lima orang. Namun, efektivitas GDSS bergantung pada komposisi kelompoknya, tugasnya, pilihan perangkat yang dan dukung rapat yang tepat, dan konteks organisasional dari rapatnya.

Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latarbelakang dapat memberikan kontribusinya dengan optimal.

Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpamembuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut danterancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebihtinggi mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.

Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan pesertarapat, pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau pendapatnyatanpa takut untuk dikritik. Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akandievaluasi secara objektif dan tidak memandang siapa yangmemberikan ide tersebut.

Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskanpada tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang palingefisien untuk mengorganisir ide yang dihasilkan dalam sesibrainstorming, dan mengevaluasi ide dalam batasan waktu yang paling sesuai. Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari carauntuk menampung seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan.

Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruhpeserta dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisiryang dibutuhkan untuk melanjutkan pekerjaan dari projek atauaktivitas yang dievaluasi.

Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinkanketidaksepakatan yang signifikan dan faktual dapat diselesaikandengan tepat waktu, sehingga memungkinkan meeting dapat terusdilanjutkan dan produktif.

Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi dari meeting.Permasalahan yang mungkin timbul dalam GDSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan atau penolakan di awal dari penggunaan GDSS ini

keras, perangkat lunak, manusia,dan prosedur. Komponen-komponen ini dirangkai guna mendukung proses untuk mencapai suatu keputusan kelompok.

Karakteristik penting dari GDSS adalah sebagai berikut:

GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistemyang telah ada.

Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambilkeputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harusmeningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatukelompok.

GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem inimengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuankomputerisasi.

GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragamtingkatan kelompok organisasi keputusan.

BAB 3

PENUTUP

Pengambilan keputusan dalam bisnis biasanya terbatas pada level manajemen, akan tetapi sekarang ini, karyawan golongan rendah bertanggung jawab atas beberapa keputusan juga, karena sistem informasi membuat informasi menjadi tersedia untuk golongan yang lebih rendah.

Jenis-jenis keputusan :

Keputusan tidak terstruktur ; adalah keputusan yang pengambilan keputusannya harus memberikan penilaian, evaluasi dan pengertian untuk memecahkan masalahnya.

Keputusan terstruktur ; sebaliknya, sifatnya berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang jelas dalam menangganinya, sehingga tidak perlu diperlakukan seakan-akan masih baru. Keputusan semi terstruktur ; yaitu yang hanya sebagian masalahnya mempunyai jawaban yang jelas tersedia dengan prosedur yang disetujui bersama.

Proses Pengambilan keputusan

Mengambil keputusan adalah proses yang melibatkan banyak langkah. Simon (1960) menyatakan empat tahapan dalam mengambil keputusan, yaitu :

Kecerdasan ; terdiri atas menemukan, mengidentifikasi dan memahami masalah yang terjadi pada organisasi.

Rancangan ; melibatkan identifikasi dan pencarian berbagai solusi masalah.

Pilihan ; dalah tentang memilih alternatif solusi yang ada.

Sistem Untuk Mendukung Keputusan

Ada beberapa sistem untuk mendukung keputusan yang berbeda jenis dan tingkatan, yaitu : Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang memberikan laporan rutin dan rangkuman dari data transaksi kepada manajer menengah dan manajer operasional untuk memberikan untuk memberikan jawaban atas masalah keputusan yang terstruktur dan semiterstruktur.

SIM dapat membantu manajer mengawasi dan mengelola bisnis dengan menyediakan informasi mengenai kinerja perusahaan. SIM secara khusus menghasilkan laporan yang sifatnya tetap dan rutin berdasarkan data yang diperoleh dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi perusahaan.

Sistem Pendukung Keputusan (DSS) menyediakan model analitis atau perangkat analisis data berukuran besar kepada manajer menengah yang menghadapi situasi keputusan semiterstruktur. Beberapa DSS yang kontemporere sifatnya digerakkan oleh data, menggunakan pemrosesan analitis online, dan penggalian data untuk menganalisis data berukuran besar. Komponen-komponen suatu DSS diantaranya adalah basis data untuk analisis dan query; sistem peranti lunak dengan banyak model, penggalian data dan perangkat analitis lainnya, serta antarmuka pengguna.

Perangkat analitik yang tepat dan peranti lunak yang mudah digunakan menjadi satu sistem yang kuat yang dapat mendukung pengambilan keputusan semiterstruktur dan tidak terstruktur.

Sistem Pendukung Eksekutif (ESS) adalah sistem yang memberikan informasi dari luar dan rangkuman tingkat tinggi tentang kinerja perusahaan kepada manajer senior yang harus mengambil keputusan yang kebanyakan bersifat tidak terstruktur.

Sebagian besar nilai dari ESS ditemukanpada fleksibilitasnya dan kemampuannya untuk menganalisis, membandingkan dan menyoroti tren. ESS yang dirancang dengan baik dapat secara drastis meningkatkan kinerja manajemen dan jangkauan pengendalian manajemen tingkat atas.

secara kolektif dan merancang solusi untuk masalah tidak terstruktur dan masalah semistruktur.

Perangkat lunak GDSS yang spesifik mencakup hal-hal berikut : kuesiner elektronik, perangkat brainstorming electronic , pengorganisasian ide, perangkat koesioner, perangkat pemungutan suara atau penentuan prioritas, perangkat identifikasi dan analisis pihak yang berkepentingan, perangkat pembentukan kebijakan dan kamus kelompok.

Daftar Pustaka :

Laudon, Kenneth C; Jane P. Laudon.2005.Sistem Informasi Manajemen http://wiknyo.blogspot.com/2010/09/meningkatkan-proses-pengambilan.html