MODUL
MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN
D I S U S U N
OLEH
PESERTA DIKLAT AKUNTANSI ANGKATAN 1 2005
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
DIREKTORAT JENDRAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH PUSAT PENGEMBANGAN PENATARAN GURU KEJURUAN
BIDANG BISNIS DAN PARIWISATA
KATA PENGANTAR
Tantangan kebutuhan dunia kerja pada era globalisasi saat ini menuntut dunia pendidikan agar terdapat relevansi antara dunia pendidikan dengan dunia kerja yang mengharuskan peserta diklat kompeten dalam bidang masing-masing sehingga mampu
untuk terjun ke lapangan kerja.
Kurikulum 2004 yang berbasis kompetensi agar peserta didik mampu atau terampil dalam melaksanakn diklat yang sesuai dengan tuntutan dunia kerja.Pada modul ini peserta diklat diharapkan mampu dan teranpil dalam masalah administrasi pembelian
yang diterapkan pada perusahaa-perusahaan dagang maupun industri.
Dalam modul ini penulis yakin banyak kekurangan dan kelemahannya,maka diharapkan ada kritikan atau perbaikan dari rekan-rekan guru.Semoga modul ini dapat
bermanfaat bagi peserta diklat maupun rekan-rekan guru.
Sawangan,akhir juli 2005
iii DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………. KATA PENGANTAR……… DAFTAR ISI……….. GLOSARIUM……….. PETA KEDUDUKAN MODUL……….
BAB I. PENDAHULUKAN.
A. Deskripsi……… B. Prasyarat……… C. Petunjuk Penggunaan modul………. D. Tujuan………. E. Kompetensi………. F. Cek Kemampuan……….
BAB II. PEMELAJARAN
A. Rencana Belajar siswa………. B. Kegiatan Belajar………
BAB III. EVALUASI………..
BAB IV PENUTUP………
GLOSARIUM
Administrasi : Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penelenggaraan
pembinaan organisasi.
Distribusi : Penyaluran kepada beberapa orang atau ke beberapa tempat.
Repetitif : Bersifat pengulangan
BAB I
PENDAHULUAN
A. DESKRIPSI
Modul pengelolaan administrasi pembelian terkait dengan sub kompetensi : 1. Menerima dan memverifikasi permintaan pembelian
2. Meminta surat penawaran harga kepada Pemasok
3. Membuat rekap daftar penawaran harga dari para Pemasok 4. Membuat dan mengirim order pembelian
B. PRASYARAT
Agar dapat mencapai tujuan diatas, Peserta diklat hendaknya memahami :
1. Standart operasi prosedur ( SOP ) untuk pengelolaan afdministrasi pembelian yang disusun oleh perusahaan
2. Mengoperassikan peralatan manual atau computer
3. Memahami lembar-lembar formulir pada administrasi pembelian
C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL.
1. Modul ini terdiri dari 4 sub kompetensi kegiatan belajar selama 60 jam pelajaran
2. Memahami tujuan yang hendak dicapai.
3. Memahami informasi yang terdapat pada modul
D. TUJUAN AKHIR
Diharapkan setelah mempelajari modul ini Peserta diklat dapat : 1. Memverifikasi pembelian.
2. Membuat dokumen permintaan pembelian. 3. Mernguraikan prosedur pembelian/barang
4. Membuat surat permintaan penawaraqn harga kepada Pemasok. 5. Meringkas data Pemasaok.
6. Membuat rekap daftar Pemasok. 7. Mengindentifikasi Pemasok. 8. Membuat order pembelian.
9. Melengkapi bukti-bukti pendukung order pembelian. 10. Menguraikan prosedur Pengiriman order pembelian.
CEK KEMAMPUAN
No. Pernyataan Jawaban
Ya Tidak
1. Dapat memverifikasi permintaan pembelian 2. Dapat membuat dokumen permintaan pembelian 3. Dapat menguraikan prosedur administrasi
pembe-Lian
4. Dapat membuat surat permintaan penawaran harga Kepada Pemasok
5. Dapat membuat data-data Pemasok 6. Dapat membuat daftar pemasok 7. Dapat mengidentifikasi Pemasok 8. Dapat membuat order pembelian
9. Dapat membuat bukti-bukti pendukung order pembelian 10. Dapat menguraikan prosedur order pembelian
BAB II
2. Meminta surat ppenawaran harga pada para pemasok. 3. Membuat rekap daftar penawaran dari para pemasok. 4. Membuat dan mengirim order pembelian.
No Jenis Kegiatan Tanggal Waktu Tempat
MENGELOLA ADMINISTRASI PEMBELIAN
a Tujuan kegiatan belajar:
1. Memverifikasi dokumen permintaan pembelian barang dari gudang 2. Menguraikan prosedur pembelian barang
3. Membuat surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok 4. Memverifikasi daftar pemasok beserta daftar penwaran harga 5. Mengidentifikasi pemasok yang layak
6. Membuat rekap daftar penawaran harga dari para pemasok. 7. Membuat order pembelian
8. Melengkapi bukti-bukti pendukung order pembelian 9. Menguraikan prosedur pengiriman order pembelian
b. Urain Materi
Pembelian merupakan kegiatan dalam perusahaan untuk memperoleh barang yang akan dijual atau dipakai untuk memproduksi barang.kegiatan pembelian akan berpengaruh terhadap keadaan barang yang ada di gudang kurang cukup atau lebih Harga pokok barang yang dipakai/dijual harganya lebih tinggi akan mengakibatkan biaya makin besar apabila harga beli naik,tetapi apabila harga pembelian rendah maka harga pokoknya juga mengecil.Dalam melakukan pembelian harus mempertimbangkan:
1. Memperhatikan barang yang ada di gudang sesuai dgn surat permintaan pembelian barang.
2. Mempertimbangkan harga yg ditawarkan para pemasok .
VERIFIKASI PERMINTAAN PEMBELIAN BARANG/SUPLLIES
Dalam prosedur permintaan pembelian,bagian gudang mengsjukan permintaan pembelian kpd bgn pembelian.Jika barang tdk disimpan di gudang,misalnya utk barang-barang yang langsung dipakai,bagian yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke bagian pembelian dengan menggunakan Surat Permintaan Pembelian.Permintaan dan pembelian barang dibuat dalam formulir SPP barang oleh bgn gudang yg diterima bgn pemb.
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN No SPP 456789
Gunakan formulir yg berbeda untuk setiap barang yang saudara minta.
Dari bagian:………Digunakan untuk:
Sifat permintaan : Biasa Segera Mendesak
Kuantitas No part atau no katalog Ukuran Penjelasan Lengkap
Diisi Oleh Bagian pembelian
Kirim ke…….
Bebankan ke dep…no rek
Tgl diperlukan../../200..
Diperlukan oleh……… Harga Yang Lalu………
Disetujui oleh………... Pemasok yg Lalu……..
Ya utk dibeli………….
Gambar D.7.1 Surat permintaan pembelian
pmsk Harga/unit Total Harga
Surat Permintaan Pembelian Dibuat rangkap 2,lembar 1 diserahkan untuk bagian pembelian dan lembar 2 disimpan di bagian yang mengeluarkannya sebagai arsip.Apabila pemesanan barang dilakukan secara rutin dan berulangkali,dapat menggunakan formulir”Treveling Purchase Refuisition”atau”Surat Permintaan Berulangkali”. Surat Permintaan Pembelian Berulangkali dibuat dan disimpan oleh bagian gudang sebanyak 1 lembar.
Surat Permintaan Pembelian Berulangkali akan diserahkan bgn gudang kepada bagian pembelian sebagai Bukti Permintaan Pembelian.Bagian pembelian mengisi formulir Surat Permintaan Pembelian Berulangkali ttg : Nama Pemasok,Harga dan Nomor Surat Order Pembelian dan mengirim kembali dokumen tsb ke bagian gudang utk disimpan sbg lampiran utk kartu gudang.
Dokumen dinyatakan:Sah apabila ada otorisasi dari pihak yang berwenang.Jelas apabila dokumen berisi ttg sifat,kuantitas,jenis dan ukuran,dikirim kemana,dibebankan ke bgn mana,kapan diperlukan.
MEMINTA SURAT PENAWARAN HARGA KEPADA PARA PEMASOK
1. Pengertian Surat Permintaan Penawaran Harga
Surat Permintaan Penawaran Harga adalah dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tdk bersifat repetiti,yg menyangkut jumlah rupiah yang besar.
2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga.
Setelah Surat Permintaan Pembelian diferivikasi,bagian pembelian membuat Surat Permintaan Penawaran Harga utk dikirim kpd para pemasok.Permintaan Penawaran Harga dpt dilakukan melalui faximile atau tlpn apabila sdh ada hubungan dgn pemasok.Surat permintaan Penawaran Harga dikirim kpd calon pemasok bertujuan untuk mengetahui informasi ttg harga,syarat pembelian dan syarat pembayaran.
Berikut bentuk formulir Surat Permintaan Penawaran Harga:
PT HORAS
JL Merdeka No. 472 Yogyakarta
Catatan: Kepada Yth.
Kepada Yth.
Kepada Yth.
Silakan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini, kami bersedia mempertimbangkan barang subsitusi:
Kuantitas No. Port Keterangan Harga Per Unit Potongan Harga Bersih
Kami menawarkan barang tersebut diatas dengan syarat pengiriman FOB………… Dan syarat pembayaran………… dengan jangka waktu pengiriman………… hari Setelah order pembelian kami terima
Nama Perusahaan Tanda Tangan
……… ………..
MEMBUAT REKAP DAFTAR PENAWARAN HARGA DARI PARA PEMASOK
Permintaan Penawaran Harga Ini Bukan Merupakan Order Permbelian
Tgl SPPH Tgl Penyerahan Barang
Daftar Penawaran Harga yang didterima dari para pemasok direkap dalam daftar.Dari rekap daftar penawaran harga,bagian pembelian memutuskan utk memasok dari pemasok yang menawarkan sesuai dgn keinginan perusahaan.
Berikut contoh Daftar Penawaran Harga dari beberapa pemasok
No Nama
Dari rekap daftar penawaran harga yang diterima dari beberapa pemasok maka bagian pembelian memutuskan :
- Membeli NOKIA 3100 dari PT JAYA - Membeli NOKIA 3600 dari PT MAJU
- Membeli NOKIA 6820 dari PT SEJAHTERA.
MEMBUAT DAN MENGIRIM ORDER PEMBELIAN
Surat Order pembelian merupakan dokumen yang digunakan untuk memesan barang kpd pemasok yang telah dipilih.Surat order pembelian dibuat rangkap 7 oleh bagian pembelian.
2. Prosedur Order Pembelian
Dlm prosedur ini bagian pembelian mengirim surat order pembelian yaitu lembar 1 dan 2 kpd pemasok,di mana lembar 1 sbg order resmi yg dikeluarkan oleh perushaan.Sedangkan lembar 2 utk ditandatangani oleh pemasok dan dikirim kembali ke perusahaan pembeli sbg bukti telah diterima dan disetujui order pembelian,serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang spt dlm dokumen tersebut.
Lembar ke 3 diserahkan kpd bagian penerimaan barang sgb otorisasi utk menerima barang yg mutu dan kuantitas dari pemasok spt yang tercantum dlm dok tsb.
Lembar ke 4 diserhkan ke bagian utang sbg salah satu dasar utk mencatat kewajibn yg timbul dari transaksi pembelian.
Lembar ke 5 diserahkan kpd bagian gudang (bagian yg meminta pembelian barang)bhw barang yg diminta utk dibeli telah dipesan.
Lembar 6 & 7 diarsip oleh bagian pembelian dimana lembar 6 diarsip berdasarkan tgl penerimaan barang yg diharapkan sbg dasar utk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tdk datang pd wkt yg telah ditetapkan.Lembar ke 7 diarsip bagian pembelian berdasarkan nama pemasok sbg dasr utk mencari informasi mengenai pemasok.
“Berikut contoh bentuk dokumen Surat Order Pembelian dan contoh Surat Permintaan Pembelian yg diterima dari bagian gudang.”
Order Pembelian No. 678901
PT. HORAS
Jln. Merdeka No. 400 Jakarta
Dijual Kepada:
Tanggal :
Syarat :
Tgl Diperlukan:
Dikirim Ke:
No.|Urut Nama Barang
Spesipikasi barang
satuan kuantitas Harga
satuan
Jumlah harga
Jumlah
Penting:
Penerimaan barang ditutup jam 16.00 Kecuali dengan janji khusus
Manajer Pembelian
Gambar D 7.4 Surat order pembelian
Contoh : Surat permintaan Pembelian yang diterima dari bagian gudang
Surat Permintaan Pembelian No.SPP 475689
Tanggal: 1/7/2005
Dari Bagian : Gudang Digunakan Untuk : Mengisi Gudang Sifat permintaan : biasa □ segera □ mendesak □
Kuantitas No. Port atau Nama Katalog Ukuran Penjelasan Lengkap
100 3120
80 3100
Kirim ke : Bagian Gudang
Bebankan Ke Dep. No. Rek Disi Oleh Bagian Pembelian Tanggal diperlukan : 15/7/2005
Pemasok Harga Per
Unit HargaTotal NomorSOP
Harga Jual :
Pemasok yang lalu : Ya untuk dibeli :
Surat permintaan pembelian di atas membuktikan bhw persediaan barang digudang sdh berkurang.Oleh bagian pembelian menindaklanjuti dgn membuat surat permintaan penawaran harga dan dikirim kpd para pemasok tujuannya adl utk menentukan dari mana brg tsb akan dibeli.Contoh dlm hal ini ada 3 pemasok yg menawarkan brg yg diminta bgn gudang kemudian bgn pembelian membuat surat permintaan penawaran harga ( SPPH ) dan mengirimkannya kpd masing-masing pemasok.SPPH tsb dpt dilihat pada gambar di bawah ini:
( Gambar D. 7.6 ) .
Setelah menerima kembali daftar harga dari para pemasok,bagian pembelian menentukan dari pemasok mana,barang tsb akan dibeli;Kemudian bgn pembelian membuat surat order pembelian rangkap 7 spt pada gambar di bawah ini:
Rangkuman :
Bagian yg terkait dlm pembelian adalah :
- Bagian gudang - Bgn Pembelian - Bgn Penerimaan - Bgn Akuntansi
- Bgn Kartu Persediaan & Kartu Biaya - Bgn Utang
Dokumen yang digunakan dlm sistem pembelian adl :
- Surat Permintaan Pembelian
- Surat Permintaan Penawaran Harga - Surat Order Pembelian
- Laporan Penerimaan Barang - Surat Perubahan Order - Bukti Kas Keluar
d. Tugas :
a. Surat Permintaan Pembelian barang b. Surat Permintaan Penawaran Harga c. Surat Order Pembelian
2. Surat oeder Pembelian dibuat rangkap 7.Bagaimana distribusi ke 7 lembat SOP di atas.
3. Apa kegunaan Surat Permintaan Pembelian bagi bgn Pembelian
4. Apa kegunaan Surat Permintaan Penawaran Harga
5. Mengapa salah satu lembar SOP diserahkan kpd bgn Penerimaan Barang.
e. Tes Formatif :
1. Sebutkan apa yg perlu diverifikasi dari Surat Permintaan Pembelian Barang.
2. Siapakah Yg mengotorisasi Surat Permintaan Pembelian. 3. Bagaimana jangka wkt secara umum utk barang yg diminta
pembeliannya yg bersifat :
a. Mendesak
b. Segera
c. Biasa
4. Apa yg dimaksud dgn Surat Order Pembelian
5. Mengapa SOP utk bagian penerimaan barang,kolom kuantitas tdk diisi oleh bgn pembelian.
1. Yang perlu diverifikasi dari Surat Permintaan Pembelian adalah:
a. Hrs jelas nama bagian dari sumber tsb b. Harus jelas tujuan dokumen
c. Harus jelas kuantitas nama barang dan spesifikasi dlm dokumen
d. Hrs jelas kemana nantinya barang dibeli akan dikirim e. Hrs jelas ke bgn mana nantinya dibebankan pembelian
brg tsb.
f. Hrs jelas tgl diperlukan. g. Hrs jelas diperlukan oleh siapa h. Hrs diotorisasi yg berwenang 2. Bagian Gudang
3. Biasa apabila barang tiba di gudang pembeli dlm wkt 2 – 4 minggu setelah tgl SPPB.
Segera apabila barang tiba di gudang pembeli dalam jangka wkt 1 – 2 minggu setelah tgl SPPB.
Mendesak apabila barang tiba di gudang pembeli dlm jangka wkt tdk lebih dari 1 minggu
3. Surat Order Pembelian yaitu : dokumen yang digunakan utk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4. SOP utk bagian penerimaan barang,kolom kuantitas tdk diisi oleh bgn pembelian,dimaksudkan agar bgn penerimaan dpt benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barg yg diterima dari pemasok.
PT GELORA yang beralamat di jln Setia Budi No 41 Medan
Dari Surat Permintaan Pembelian di bawah ini buatlah Surat Permintaan Penawaran Harga atas :
- TV FUJI 20 inci
- TV POLITRON 20 inci
- RADIO/TAPE POLITRON
- RADIO/TAPE NASIONAL
Kepada Pemasok :
1. PT ABC Jln.Flamboyan No 46 Sawangan 2. PT XYZ Jln.Bogenvil No 58 Tangerang 3. PT KLM Jln.D.I.Panjaitan No 100 Jakarta
No.SPP 475689
Tanggal 1/7/2005
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Gunakan formulir yg berbeda utk setiap barang yg saudara minta
Sesuai dengan daftar harga yang doterimadari ketigapemasok di atas , pada tgl 3 Juli 2005 dipilih PT ABC. Data yang dikirim PT ABC sebagai berikut :
NO NAMA BARANG
HARGA PER
SATUAN SYARAT FOB PENGIRIMAN
1 Televisi Fuji 20 inci Rp 1.500.000 2/10,n/30 destination Paling lambat 10 hari setelah SOP
2 Televisi Politron 20 inci Rp 1.300.000 2/10,n/30 destination 3 Radio Tape Politron Rp 500.000 2/10,n/30 destination 4 Radio Tape National Rp 400.000 2/10,n/30 destination
Berdasarkan daftar harga yang diterima dari PT ABC buatkan SOP
EVALUASI
1. Pilih salah satu di Perusahaan yang ada dibawah ini yang masing-masing menawarkan harganya
No Nama Perusahaan Alamat
Daftar harga dan spesifikasi barang yang ditawarkan :
1. PT. SUKSES NOKIA 2100 Rp. 900.000
2. Dari data-data yang sudah tersedia diatas anda diminta untuk mengindetifikasi perusahaan mana yang paling tepat untuk dipilih jadi pemasok barang yang dibeli.
3. Setelah anda mengidentifikasi perusahaan yang paling menguntungkan, anda diminta untuk membuat surat order pembelian dengan syarat 1\10, n\30 syarat penyerahan SOB Destination point.
SOAL TEORI
2. Jelaskan laporan yang dihasilkan dari sistim pembelian 3. Sebutkan unit organisasi yang terkait dalam pembelian 4. Jelaskan prosedur pembelian barang
5. Sebutkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam sistim pembelian
Suarat Permintaan Penawaran Harga ( di Scan )
JAWABAN SOAL TEORI
1. Laporan Yang dihasilkan dari sistim pembelian :
a. Laporan tentang kegiatan bagian pembelian meliputi order pembelian yang telah dikirim kepada Pemasok, order pembelian yang telah dipenuhi Pemasok dan order pembelian yang masih beredar.
b. Laporan distribusi pembelian meliputi berbagai jenis barang yang dibeli dan berbagai jenis biaya yang terjadi
3. Prosedur pembelian barang :
a. Prosedur permintaan pembelian yaitu bagian gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga kepada pemasok yaitu bagian pembelian mengirim surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok.
c. Prosedur order pembelian yaitu bagian pembelian mengirim surat order pembelian kepada Pemasok yang telah ditentukan.
d. Prosedur penerimaan barang yaitu bagian penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, jumlah dan mutu barang dan mencocokkan dengan order pembelian kemudian membuat laporan penerimaan barang. e. Prosedur pencatan utang yaitu bagian utang memeriksa
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian pencatatan utang serta mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian melipti distribusi rekening dari transaksi pembelian untuk pembuatan laporan.
4. Dokumen – dokumen yang diperlukan dalam sistim pembelian : a. Surat permintaan pembelian
b. Surat permintaan penawaran harga. c. Surat order pembelian.
d. Surat laporan penerimaan barang. e. Surat perubahan order.
f. Bukti kas keluar.
PENUTUP
Setelah mempelajari modul ini diharapkan siswa dapat mencapai tujuan akhir dari pengelolaan order pembelian yang telah diuraikan pada modul ini. Siswa
diharapkan mampu atau kompeten dalam masalah pengelolaan administrasi pembelian Siswa yang dinyatakan kompeten akan memperoleh sertifikat kompetensi dari pihak penguji atau assessor berdasarkan hasil ujian yang diperoleh oleh masing-masing pesrta diklat.
Siswa atau peserta diklat yang sudah kompeten dan memperoleh sertifikat dapat melanjutkan ke modul berikutnya atau sub kompetensi selanjutnya dan bagi peserta diklat yang belum dinyatakan kompeten masih mendalami modul yang belum dikuasai.
