Perancangan Strategis Sistem Dan Teknolo

PERANCANGAN STRATEGIS SISTEM DAN TEKNOLOGI

INFORMASI KEMENTERIAN / LEMBAGA

Mujiono

Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana Jl. Meruya Selatan No.1 Jakarta 11650

E-mail: mujiono.sadikin@gmail.com ABSTRAK

Karena alasan teknis maupun biaya implementasi, Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi (PSSI) dalam suatu organisasi sangat diperlukan. Kementerian atau Lembaga (KL) pemerintahan sebagai organisasi di lingkungan pemerintahan seharusnya juga menyusun atau mempunyai suatu PSSI yang sesuai untuk organisasinya. Mayoritas metodologi atau kerangka kerja penyusunan PSSI yang digunakan saat ini adalah kerangka kerja yang disusun / diajukan oleh ahli TI/SI asing yang sebenarnya untuk kepentingan organisasi swasta. Di sisi lain strategi organisasi KL berbeda dengan strategi organisasi swasta. Dengan demikian selayaknya disusun suatu metodologi / kerangka kerja penyusunan PSSI untuk KL yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhan dalam negeri. Makalah ini menyajikan suatu usulan kerangka kerja penyusunan PSSI untuk KL. Usulan dibuat dengan mengacu pada metodologi Ward & Peppard dengan modifikasi pada bagian analisa lingkungan bisnis eksternal dan internal. Dalam makalah ini ditunjukkan bahwa sesuai dengan tugas pokok dan fungsi KL pada arsitektur Enterprise Application KL terdapat aplikasi – aplikasi generik yang bisa digunakan KL secara bersama. Kesamaan fungsi dan aplikasi merupakan potensi untuk penyusunan PSSI KL maupun implementasi aplikasinya menjadi lebih mudah dan murah, misalnya dengan model berbagi sumber daya.

Kata kunci: Perancangan Strategi Sistem Informasi, Kementerian / Lembaga, Fungsi utama, Fungsi pendukung, Enterprise Application

ABSTRACT

Due to technical or implementation cost reasons, Information System Strategic Planning (ISSP) is important for organization. Indonesia Ministry and Non Ministry (M&NM) as government institutions should have or perform such ISSP which suitable with their organization need and conditions. Majority of ISSP frameworks or methodologies was proposed by foreign information system experts and these frameworks to support private institutions. On the other side, M&NMs organization strategic are very different with private sectors organizations. Therefore, there are need to be provided such ISSP which specially applied to those M&NMs and comply with domestics condition and needs. This paper presents a proposal of ISSP formulation framework for those M&NMs. The proposal was performed by to refer Ward & Peppard’s framework with certain modification on internal business and external business analysis. The study shows that according to main task and function of M&NMs, the M&NMs enterprise application architecture contains some generic applications that can be used by all those M&NMs. Those common functions and applications between M&NMs are opportunities to perform ISSP formulation or to implement its applications to be simpler and more cost effective. One of the implementation models can be chosen is the resources sharing model.

PENDAHULUAN

Teknologi dan sistem informasi saat ini bukan hanya sebagai enabler (penggerak) suatu organisasi dalam menjalankan bisnis maupun layanannya, namun sudah menjadi kebutuhan. Bahkan pada organisasi yang bergerak di bidang bisnis tertentu seperti perbankan dan telekomunikasi, teknologi dan sistem informasi sudah menjadi kebutuhan dasar mereka dalam berusaha maupun memberikan layanan (Mujiono, 2011). Di lingkungan pemerintahan dan lembaga, kebutuhan penerapan teknologi dan sistem informasi juga dirasakan semakin meningkat. Hal ini ditandai dengan semakin meningkatnya belanja TI di Indonesia (Telkom, 2011). Sayangnya penerapan TI di lingkungan pemerintahan sering tidak optimal (Purnomo, 2006). Berdasarkan (Masticola,2010) salah satu penyebab utama proyek penerepan teknologi / sistem informasi gagal adalah karena kurangnya perencanaan yang memadai.

Selain dihadapkan pada biaya yang relatif mahal penerapan sistem dan teknologi informasi juga menghadapi tantangan semakin kompleknya teknologi informasi dengan perubahan yang sangat cepat. Dua tantangan ini merupakan alasan pentingnya suatu perencanaan strategis teknologi / sistem informasi. (Robb, 2006) menyebutkan alasan – alasan lain yaitu : perlunya sinergi TI/SI dengan visi, misi, dan strategi organisasi, perubahan proses yang belum terpikirkan karena perubahan teknologi, dan kebutuhan alat kendali dan pemantauan atas penerapan teknologi dan sistem informasi. Alasan – alasan ini berlaku pula untuk Kementerian atau Lembaga di lingkungan Pemerintah Indonesia.

Beberapa kerangka kerja perancangan strategi teknologi dan sistem informasi (PSSI) antara lain Ward & Peppard (Peppard, 2002), James Martin (Noran, dkk 2007), Critical Succes Factor dan Value Chain Analysis (Mujiono, 2011). Secara umum metoda – metoda tersebut dilaksanakan dengan menerapkan langkah – langkah : survey (pengumpulan data), analisa, dan perancangan.

Kementerian / Lembaga merupakan organisasi di lingkungan Pemerintah Indonesia yang keberadaannya ditentukan oleh Undang – Undang atau Peraturan yang berlaku secara spesifik di Indonesia. Dengan demikian terdapat kekhususan atau perbedaan pada KL jika dibandingkan dengan organisasi yang bersifat bisnis atau melakukan usaha. Dengan adanya kekhususan tersebut, seharusnya dapat diterapkan suatu metoda perancangan strategi sistem informasi untuk KL yang berbeda dengan organisasi bisnis. Dalam penelitian ini dilakukan studi terhadap model perencanaan strategi sistem informasi untuk KL. Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan suatu usulan kerangka kerja penyusunan Perancangan Strategi Sistem Informasi untuk Kementerian / Lembaga

METODE PENELITIAN

STUDI PUSTAKA TERKAIT PENELITIAN Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis adalah langkah pertama dalam memulai perubahan organisasi, merupakan elemen dasar dalam rekayasa proses bisnis. Perencanaan strategis meliputi tahapan asesemen terhadap organisasi dan pembangunan dasar – dasar strategi : visi ke depan, misi, dan prinsip – prinsip arahan. Dalam perencanaan strategis tercakup proses analisa jarak antara kondisi saat ini dan visi, misi yang dikehendaki di masa yang akan datang untuk menghasilkan informasi yang mendasar guna membangun tujuan strategis, arahan dan program. (Robb, 2006). Menurut (Noran, dkk., 2007), perencanaan strategis adalah proses penentuan sasaran masa depan dari organisasi sebagai respon terhadap kesempatan dan ancaman yang diketahui serta dengan mengenali kekuatan dan kelemahan organisasi, untuk selanjutnya dipilih aktifitas-aktifitas dan alokasi sumber daya untuk mencapai sasaran tersebut.

Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Perencanaan Strategis Sistem Informasi adalah suatu proses untuk memformulasikan strategi informasi bagi suatu perusahaan yang meliputi perumusan kegunaan dari sistem informasi dan pengelolaannya. Keseluruhan proses perencanaan ini akan mendefinisikan dengan jelas apa yang harus dicapai sistem dan batasan – batasan yang dimiliki oleh sistem yang dihasilkan (Pudjadi, 2007). PSSI adalah cara yang dilakukan untuk menentukan sistem informasi yang dibutuhkan dalam mendukung strategi bisnis, sehingga strategi berkonsentrasi untuk mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan dan memastikan bahwa sistem informasi selaras dengan strategi bisnis (Noran, dkk., 2007)

Kementerian dan Lembaga

Landasan pembentukan organisasi Kementerian adalah UU No 39 Tahun 2008. Berdasarkan UU tersebut yang dimaksud dengan Kementerian Negara yang selanjutnya disebut Kementerian adalah perangkat pemerintah yang membidangi urusan tertentu dalam pemerintahan. Kementerian dipimpin oleh seorang Menteri yang membidangi urusan tertentu dalam pemerintahan. Urusan pemerintahan dikelompokkan menjadi tiga kelompok. Lembaga Pemerintah Non Kementerian (disingkat LPNK, dahulu Lembaga Pemerintah Non Departemen,) adalah lembaga negara di Indonesia yang dibentuk untuk melaksanakan tugas pemerintahan tertentu dari presiden. Kepala LPNK berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada presiden melalui menteri yang mengoordinasikan.

HASIL ANALISA

Gambar 1. Tahapan Analisa & Sintesa

Identifikasi Metoda PSSI

Tahap pertama analisa adalah pelaksanaan identifikasi metoda PSSI dan identifikasi KL. Identifikasi metoda PSSI disarikan sebagai berikut:

1. Metoda PSSI Ward & Peppard

Kerangka kerja PSSI Ward & Peppard terdiri dari dua langkah utama : analisa (masukan) dan formulasi (keluaran). Tahapan identifikasi dan analisa dilakukan atas komponen – komponen lingkungan ektsternal dan internal baik bisnis maupun SI / TI. Proses strategi SI / TI adalah formulasi perencanaan strategi. Hasil formulasi ini adalah strategi SI, strategi TI, dan strategi pengelolaan SI/TI (Mujiono, 2010).

2. Metoda PSSI James Martin

James Martin yang ikut serta dalam membuat beberapa teknik PSSI dalam IBM Business Strategic Planning (BSP), membuat konsep pemikiran PSSI yang berbasiskan Information

Engineering. PSSI versi James Martin dilakukan dengan melakukan dua tahapan yaitu analisis dan perancangan. (Noran dkk, 2007).

3. Metoda PSSIValue Chain

Konsep dari value chain diperlkenalkan oleh Michael Porter (1984). Menurut Porter setiap organisasi merupakan sekumpulan kegiatan yang melakukan aktiivitas perencanaan, prodouksi, penyediaan, dan dukungan dari produk tersebut. Semua aktivitas dan kegiatan tersebut direpresentasikan menggunakan suatu rantai nilai (value chain). Sistem dan Informasi Teknologi merupakan komponen utama dalam rantai nilai, karena setiap aktivitas selalu menggunakan dan menghasilkasn informasi. Saat ini perkembagang teknologi dan sistem informasi yang sangat cepat memberikan kontribusi yang siknifikasn dalam kompetisi dan mendapatkan keuntungan kempetitif karena peran utama dari informasi dalam rantai nilai tersebut.

4. Metoda PSSICritical Success Factor(CSF)

pengembangan tindakan CSF. Caralli mengajukan metode lima tahap yaitu (Linda,

Sesuai dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2009 Tentang Pembentukan Dan Organisasi Kementerian Negara, Kementerian terdiri dari Kementeriaan Koordinator dan Kementerian Bukan Koordinator. Kementerian Koordinator melakukan sinkronisasi dan koordinasi urusan kementerian. Kecuali Kementerian Koordinator, setiap Kementerian membidangi urusan tertentu dalam Pemerintahan yang terdiri atas:

a. urusan pemerintahan yang nomenklatur Kementeriannya secara tegas disebutkan dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

b. urusan pemerintahan yang ruang lingkupnya disebutkan dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;dan

c. urusan pemerintahan dalam rangka penajaman, koordinasi, dan sinkronisasi program pemerintah.

PEMBAHASAN HASIL ANALISA Metoda PSSI

Secara umum ke empat metoda yang digunakan sebagai acuan di atas dalam penyusunan PSSI terdiri dari 2 tahap yaitu tahap analisa masukan dan formulasi PSSI. Analisa masukan terdiri dari komponen – komponen internal dan eksternal.

Komponen internal meliputi:

 Aspek politik, sosial, budaya, dan ekonomi

 Kondisi pasar dan persaingan bisnis / usaha

 Perkembangan teknologi informasi

 Faktor kunci keberhasilan eksternal

 Kondisi mitra usaha dan pemasok

Hasil perancangan sistem informasi secara umum adalah: strategi pengelolaan sistem informasi, strategi pengelolaan teknologi informasi, portfolio aplikasi, arsitektur sistem informasi, matrik fungsi, dan arsitektur data.

KL

Peran Peraturan Perundangan

Organisasi KL dibentuk berdasarkan peraturan perundangan. Dalam peraturan perundangan yang menjadi dasar KL sudah sudah disebutkan tugas pokok dan fungsi, serta kedudukan dan organisasi tiap KL. Dengan demikian peraturan perundangan menjadi faktor kunci dalam penyusunan PSSI. Semua arah dan aktivitas sistem informasi harus mengacu kepada peraturan perundangan yang menjadi dasar pembentukan organisasi KL. Salah satu peraturan perundangan tersebut adalah Perpres No. 47 Tahun 2009.

Fungsi Utama dan Fungsi Pendukung

Dari studi dan analisa terhadap peraturan dan perundangan tersebut dapat dirumuskan bahwa secara umum KL mempunyai fungsi – fungsi yang dikategorikan ke dalam dua kelompok yaitu : fungsi utama dan fungsi pendukung. Pembedaan fungsi utama dan fungsi pendukung bukan merupakan dikotomi yang membedakan prioritas satu fungsi dengan fungsi lainnya. Pembedaan istilah fungsi utama dan fungsi pendukung untuk membedakan fokus layanan satu KL dengan KL lainnya. Sebagai contoh Kementerian ESDM salah satu fungsi utamanya adalah perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang ESDM, sedangkan Kementerian Agama salah satu fungsi utamanya adalah perumusan, penetapan, dan pelaksanaan kebijakan di bidang keagamaan. Sementara fungsi pendukung adalah fungsi – fungsi yang harus dilakukan untuk mendukung pelaksanaan fungsi utama. Fungsi pendukung semua KL relatif sama, misalnya pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawabnya. Aktivitas - aktivitas pendukung ini menjadi aktivitas utama dan ditangani secara khusus oleh KL tertentu sebagai aktivitas inti KL pengelola. Sebagi contoh kasus, pengelolaan PNS dikelola oleh BKN dan Kementerian PAN, pengelolaan anggaran, keuangan, dan kekayaan milik negara merupakan aktivitas inti Kementerian Keuangan.

Untuk menjalankan fungsi utama KL melaksanakan aktivitas – aktivitas utama. Sementara untuk menjalankan fungsi pendukung KL menjalankan aktivitas pendukung. Aktivitas pendukung di KL relatif sama yaitu: aktivitas pengelolaan pegawai, aktivitas pengelolaan anggaran dan keuangan, aktivitas pengadaan barang dan jasa, dan aktivitas pengelolaan Barang Milik Negara (BMN).

SINTESIS HASIL

Tahapan penelitian sintesis hasil merupakan kegiatan kompilasi dan modifikasi atas tahapan atau komponen PSSI yang menjadi acuan berdasarkan hasil analisa terhadap KL. Analisa Masukan PSSI KL

Tahapan analisa masukan PSSI KL diusulkan untuk ditambahkan proses assesmen dan studi terhadap peraturan perundangan yang menjadi dasar organisasi KL. Untuk organisasi KL tahapan ini merupakan hal yang utama karena arah, fungsi, dan tugas KL berdasarkan peraturan perundangan yang menjadi dasar tersebut. Analisa peraturan perundangan ini lebih penting daripada analisa terhadap komponen – komponen yang diperuntukan untuk organisasi perusahaan (badan usaha) seperti analisa kondisi pasar, analisa pesaing usaha, maupun analisa pemasok.

di era global. Model analisa rantai aktivitas dapat diterapkan untuk aktivitas – aktivitas di KL berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku bagi KL tersebut. Sebagai contoh aktivitas pengelolaan kekayaan milik negara (yang dikelola oleh KL tertentu) membutuhkan riwayat informasi mengenai barang kekayaan tersebut mulai dari pengadaan sampai dengan pemusnahan. Proses pengadaan, penggunaan, dan pemusnahan suatu barang kekayaan milik negara bisa merupakan kewenangan dari pihak yang berbeda dalam suatu KL atau bisa merupakan kewenangan KL yang lain. Dengan demikian menjaga riwayat informasi merupakan hal yang sangat penting. Analisa rantai aktivitas KL diilustrasikan seperti gambar 2.

Gambar 2. Rantai Aktivitas KL secara umum

Formulasi PSSI KL

Dari hasil analisa terhadap peraturan perundangan sebagai dasar pembentukan organisasi KL dapat disimpulkan bahwa semua KL menjalankan fungsi utama dan fungsi pendukung. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, fungsi utama yang membedakan antara KL satu dengan KL yang lain. Sedang fungsi pendukung relatif sama antara satu KL dengan KL yang lain. Fungsi pendukung antara lain terdiri dari: fungsi pengelolaan pegawai, fungsi pengelolaan anggaran dan keuangan, fungsi pengelolaan barang kekayaan milik negara, fungsi dan pengawasan (inspektorat). Dengan dasar ini, secara umum portfolio aplikasi atau arsitektur informasi KL dapat ditentukan pada tahap awal.

Mengacu pada portfolio model matrik dari McFarland (Mujiono, 2010), maka kuadran

STRATEGYC HIGH POTENTIAL 1. ...

2. ... 1. ...2. ...

3. ...

1. Aplikasi pendukung aktivitas fungsi utama 1..N 2. Aplikasi Anggaran & Keuangan

3. Aplikasi Kepegawaian

4. Aplikasi Pengelolaan Aset Milik Negara 5. Aplikasi Tata Naskah (Administrasi) 6. Aplikasi Pengadaan Barang /Jasa

1. ... 2. ...

KEY OPERATIONAL SUPPORT

Gambar 3. Matrik Mc Farland Aplikasi KL

Berdasarkan hasil analisa atas peraturan perundangan dan observasi di lapangan, arsitektur aplikasi organisasi (enterprise application) KL dapat digambarkan secara generik seperti gambar 4. Arsitektur aplikasi pada gambar 4 ini memberikan ilustrasi bahwa secara umum dalam suatu KL terdapat aplikasi – aplikasi umum yang diperlukan oleh setiap KL yaitu antara lain berupa System Information Management (SIM) Kepegawaian, SIM Anggaran Keuangan, SIM Pengadaan Barang dan Jasa, dan SIM Pengelolaan Barang Milik Negara. Mading – masing modul di dalam SIM tersebut diformulasikan berdasarkan observasi di beberapa KL yang menjadi subyek penelitian.

Gambar 4. Arsitektur GenerikEnterprise ApplicationKL

Kerangka Kerja PSSI KL

tugas dan fungsi suatu KL, serta analisa terhadap proses layanan internal dan eksternal suatu KL. Karena KL merupakan badan pemerintah yang bersifat pelayanan maka fokus analisa adalah bada bagiamana proses bisnis mereka dalam rangka melayani baik untuk atau dari pihak luar maupun proses layanan internal organisasi. Analisa terhadap kondisi TI internal maupun eksternal tetap diperlukan dan mengacu kepada kerangka kerja Ward & Peppard. Hasil akhir dari perancangan PSSI KL tetap merupakan portfolio aplikasi mendatang namun secara umum sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku aplikasi – aplikasi yang akan ada sudah dapat ditentukan lebih awal.

Gambar 5. Usulan Kerangka Kerja PSSI Generik Untuk KL

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan

Dari hasil identifikasi dan analisa dalam penelitian diketahui bahwa terdapat kekhususan aktivitas dalam KL yang berbeda dengan organisasi swasta. Kekhusuan tersebut adalah karena tugas, fungsi dan aktivitas KL ditentukan oleh peraturan perundangan. Dari peraturan perundangan mengenai tugas, fungsi dan tata kelola organisasi KL dapat disimpulkan secara umum dalam suatu KL terdapat fungsi utama dan fungsi pendukung. Fungsi pendukung bersifat umum bagi semua KL. Berdasarkan kekhususan dan adanya fungsi – fungsi umum tersebut, dalam penelitian ini disusun suatu usulan kerangka kerja PSSI KL. Usulan kerangka kerja penyusunan PSSI KL dibuat dengan mengacu dan melakukan modifikasi atas kerangka kerja penusunan PSSI berdasarkan Ward & Peppard. Dalam penelitian ini juga dihasilkan portfolio aplikasi berdasarkan matrik aplikasi Mac Farland yang bersifat generik untuk KL serta arsitekturEnterprise Applicationgenerik untuk KL.

Saran

dimulai dengan melakukan penelitian yang menghasilkan suatu usulan perencanaan pemanfaatan bersama sumber daya teknologi informasi bagi semua KL.

DAFTAR PUSTAKA

Henrique de Souza Bermejo, Paulo., Tonelli, Adriano Olímpio, (2011). Planning and Implementing IT Governance in Brazilian Public Organizations, Proceedings of the 44th Hawaii International Conference on System Sciences – 2011

Henrique de Souza Bermejo, Paulo., Tonelli, Adriano Olímpio,. Zambalde, André Luiz., Todesco, José Leomar. (2011) Information technology strategic planning with emphasis on knowledge,Proceedings of the CONFENIS, Hungria, 2009

Mujiono., Jokonowo, Bambang., (2011) Perancangan Strategi Teknologi Informasi Universitas Mercu Buana Tahap I, Laporan Penelitian Universitas Mercu Buana, Jakarta 2011

Telkom (2011), Belanja IT Di Indonesia Capai US$ 10,2 Miliar, Belanja http://www.telkomsolution.com/news/it-solution/belanja-it-di-indonesia-capai-us-102-miliar, diakses pada tanggal 13-12-2011

Yustianto, Purnomo. (2006), Manajemen Pembangunan Teknologi Informasi:Trans Formas I Menuju E –Government, Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia, Bandung, 2006

McGee, Rob. (2006). Information Technology (IT) strategic Planning for Libraries, Shanghai International Library Forum, 2006

Ward, J., and J. Peppard, (2002), Strategic Planning for Information Systems, 3rd New York:Wiley, 2002.

Noran, Velia., Sastramihardja, Husni S.,(2007),Studi Tentang Rekayasa Metode Perencanaan Strategis Sistem Informasi , Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2007, Yogyakarta

Stephen P. Masticola,(2010). A Simple Estimate of the Cost of Software Project Failures and the Breakeven Effectiveness of Project Risk Management, Siemens Corporate Research,http://www.cs.virginia.edu/~sullivan/ESC1/ESC1/ESC07/28300085.pdf diakses pada tanggl 10-05-02010

Pemerintah RI., (2008), Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 39 Tahun 2008 Tentang Kementerian Negara,Sekretariat Negara RI, 2008

Basahel, Abdullah., Irani, Zahir., (2009)., Evaluation Of Strategic Information Systems Planning (SISP) Techniques: Driver Perspective, European and Mediterranean Conference on Information Systems 2009 (EMCIS2009)

Parker Gates, Linda., (2010) Strategic Planning with Critical Success Factors and Future Scenarios: An Integrated Strategic Planning Framework, Software Engineering Institut, November 2010