1. PENGERTIAN LEMBAGA DAN ORGANISASI a. Pengertian Lembaga
a) Koentjaraningrat
Suatu Sistem tata kelakuan dangabungan yang berpusat kepada aktifitas untuk memenuhi kompleksitas kebutuhan manusia.
b) B. Sorjono Soekanto
Himpunan norma dari segala tingkatan yang berkisar pada suatu kebutuhan pokok dalam kehidupan masyarakat.
c) Paul Hort dan Chester L. Hunt
Sistem norma – norma sosial dan hubungan – hubungan yang menyangkut nilai – nilai dan prosedur – prosedur tertentu dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat.
Berdasarkan pada beberapa definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa lembaga sosial selalu berkaitan dengan hal – hal berikut :
a) Seperangkat norma yang saling berkaitan, bergantung dan mempengaruhi b) Sepernagkat norma yang dapat dibentuk, diubah dan dipertahankan sesuai
dengan kebutuhan hidup
c) Seperangkat norma yangmengatur hubungan antarwarga masyarakat agar berjalan dengan tertib dan teratur.
b. Pengertian Organisasi
Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut para ahli, terdapat pengertian organisasi sebagai berikut : a) Stoner
b) James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
c) Chester I. Bernard
Organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
d) Stephen P. Robbins
Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.
Sedangkan pengertian Organisasi dapat disimpulkan menjadi :
“Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”
Dan pengertian Pengorganisasian adalah :
2. ASAS – ASAS ORGANISASI
Asas-asas organisasi merupakan berbagai pedoman yang secara maksimal untuk dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik dan aktivitas organisasi dapat berjalan dengan lancar dan efektif.
a. Pembagian Kerja
Asas ini dikaitkan dengan pejabat atau pimpinan yang akan menempati jabatan dalam satuan unit organisasinya agar roda organisasi dapat berjalan lancar. Dalam melakukan pembagian kerja, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
a) Tiap unit organisasi harus mempunyai rincian aktivitas yang jelas.
b) Pucuk Pimpinan sampai dengan pimpinan paling bawah harus mempunyai tujuan yang jelas.
c) Variasi tugas bagi seorang pimpinan hendaknya yang sejenis atau yang erat hubungannya.
d) Beban tugas antar tiap pimpinan atau pejabat hendaknya merata atau adil. e) Penempatan posisi tiap pejabat hendaknya dilakukan secara tepat.
f) Penambahan atau pengurangan pejabat harus didasarkan dari perubahan volume pekerjaan.
g) Pembagian kerja untuk setiap pejabat seharus terhindarkan dari unsur nepotisme.
b. Rentang Kendali
Rentang kendali manajemen adalah berapa bagian atau berapa orang yang dapat ditempatkan di bawah pimpinan seseorang. Hal ini penting karena kemampuan seseorang untuk mengendalikan unit-unit organisasi atau orang lain pada umumnya memiliki keterbatasan.
Faktor yang mempengaruhi luas-sempitnya rentang kendali dapat dilihat dari dua sisi, yaitu:
a) Sisi Subyektif, yaitu pengalaman, kecakapan, kesehatan dan umur seorang atasan dan bawahan
b) Sisi Objektif, yaitu: bentuk pekerjaan, letak bawahan, stabil-labilnya organisasi, jumlah tugas kepada atasan, waktu penyelesaian pekerjaan.
c. Koordinasi
Koordinasi adalah proses untuk memadukan tujuan dan aktivitas dari unit-unit yang ada, supaya tujuan secara keseluruhan dapat tercapai. Tanpa koordinasi, ada kemungkinan masing-masing kerja keras, tetapi kurang mendukung organisasi bahkan merugikan organisasi.
Asas ini diperulukan agar suatu organisasi harus memiliki keselarasan aktivitas di antara satuan/unit organisasi atau di antara pimpinannya. Dengan adanya keselasrannya ini dapat dihindari adanya konflik, rebutan sumber atau fasilitas, duplikasi pekerjaan, dan adanya delay antar antar aktivitas.
Ada beberapa hal yang menjadi alasan mengapa koordinasi sangat diperlukan dalam suat organisasi, yaitu:
a) Perbedaan Sikap dan Pandangan
Seseorang cenderung lebih dipengaruhi pandangan tujuan organisasi yang lebih langsung menjadi tanggung jawab merekan, misal bagian pemasaran, merasa yang paling penting adalah kegiatan pemasaran.
b) Perbedaan Orientasi Waktu
Bagian produksi, cenderung berorientasi jangka operasional, dibanding bagian pengembangan produk, yang cenderung berorientasi jangka panjang.
c) Perbedaan Hubungan Antara Manusia
Misalnya di bagian produksi, yang cenderung pragmatis dan rutin, proses komunikasi kurang berkembang, berbeda dengan bagian pemasaran, yang sangat variatif, cenderung proses komunikasi cenderung berkembang.
d) Perbedaan Formalitas
Untuk mencapai koordinasi yang efektif antar kegiatan di dalam organisasi, dibutuhkan beberapa pendekatan. Ada tiga jenis pendekatan yang dapat diterapkan, yaitu:
a) Pendekatan Teknik Manajemen
i. Hirarkhi Manajerial, rantai perintah yang terbentuk dalam organisasi, mempermudah aliran informasi serta kerjasama antar unit organisasi.
ii. Aturan dan Prosedur, dengan adanya pedoman ini semua orang dapat bertindak secara tepat dan mandiri.
iii. Rencana dan Sasaran, sebagai sarana untuk koordinasi yang baik, karena dapat mengarahkan kegiatan dari setiap unit organisasi.
b) Peningkatan Potensi Koordinasi
i. Sistem Informasi Vertikal, dengan proses informasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas, akan membantu proses koordinasi.
ii. Hubungan lateral, hubungan yang langsung bersangkutan, bisa berupa kontak langsung, bentuk komisi atau gugus.
c) Pengurangan Kebutuhan Koordinasi
i. Penyediaan Tambahan Sumber Daya. Penyediaan tambahan sumber daya dan dana merupakan jalan keluar untuk membentuk unit-unit organisasi mengatasi persoalan-persoalannya.
ii. Pembentukan unit-unit organisasi yang mandiri. Kebutuhan atas koordinasi dapat dikurangi dengan jalan membentuk unit-unit organisasi yang mampu melaksanakan semua aspek tugas secara mandiri.
d. Pelimpahan Wewenang
Pelimpahan wewenang merupakan penyerahan sebagian hak untuk mengambil keputusan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab tetap dapat dilaksanakan dengan baik oleh seseorang pimpinan ke pimpinan yang lain. Hal ini dapat terjadi apabial seorang atasan memimpin bawahan dalam jumlah yang bayak dan kemampuan yang terbatas. Makin banyak bawahan maka secara relatif makin besar beban atasan.
Manfaat yang diperoleh apabila terjadi pelimpahan wewenang, antara lain sebagai berikut:
a) Pimpinan dapat melakukan pekerjaan yang pokok-pokok saja. b) Tiap tugas dapat dikerjakan pada tingkat yang tepat.
f) Pelayanan dapat terus ditingkatkan walalupun pimpinan yang bersangkutan memiliki halangan.
e. Fleksibilitas
Asas ini menyatakan bahwa struktur organisasi hendaknya mundah diubah dan disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Perubahan-perubahan dapat terjadi karena adanya pengaruh dari luar organiasasi maupun dari internal organisasi.
Setiap organisasi terutama yang besar, secara makro akan menangani tiga fungsi Pokok, yaitu :
a. Fungsi perumusan strategi organisasi (corporate strategy) yang lebih bersifat kebijakan,
b. Fungsi perumusan strategi alokasi sumber daya (resources allocation strategy) yang cenderung lebih bersifat taktikal, dan
c. Fungsi pelaksanaan kegiatan merupakan proses mewujudkan tujuan organisasi (operasional organisasi) yang cenderung lebih bersifat operasional.
Fungsi perumusan strategi organisasi sering juga digunakan istilah “grand strategy”, termasuk diantaranya adalah perumusan visi, misi, tujuan (objective), kebijakan (policy), dan strategi, serta perencanaan tentang bagaimana pengorganisasian (organization planning) seluruh kegiatan dalam menjalankan strategi tersebut. Organization planning memberikan arah kepada setiap awak organisasi, kemana organisasi akan dibawa ke masa yang akan datang.
Ditinjau secara hirarki, fungsi ini berada pada tingkatan tertinggi. prosesnya memerlukan pemahaman yang mendalam serta analisis yang cermat dan cerdas tentang berbagai perkembangan kondisi lingkungan strategik, seperti perkembangan teknologi, ekonomi sosial budaya, politik, bahkan bagi beberapa organisasi diperlukan kajian tentang sejarah masa lalu. Permasalahan yang dihadapi sangat kompleks dan dinamis, sehingga penuh ketidakpastian, namun harus dapat dikenali secara cerdas untuk mengurangi tingkat ketidakpastian tadi. Untuk itu diperlukan personil yang memiliki daya abstraksi kuat, kemampuan yang solid dalam melakukan analisis terhadap perkembangan lingkungan strategik, serta melakukan sintesa terhadap perkembangan iptek. Tujuan utama dari penyelengaraan ini adalah tercapainya tujuan secara efektif.
Pemahaman terhadap perkembangan lingkungan strategik serta kondisi internal organisasi sangat diperlukan dalam menjalin fungsi ini. Oleh karena itu, kondisi lingkungan yang dihadapi Sebagian bersifat kurang pasti, Sebagian lagi bersifat lebih pasti, sehingga dapat dikalkulasi tingkat probabilitas kejadiannya. Oleh karena itu kapasitas kemampuan personil yang dibutuhkan adalah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang solid dalam merumuskan sasaran strategis organisasi, Rencana implementasinya dalam bentuk program beserta prioritasnya, serta memperoleh dan mengalokasi sumberdaya pada setiap program agar sasaran tercapai efektif dan efisien.
Fungsi pelaksanaan kegiatan merupakan tingkatan terbawah dari proses manajemen dalam suatu organisasi, tetapi justru merupakan bagian terdepan. Fungsi inilah yang pelaksanaanya merumuskan sasaran sesuai bidangnya. Rumusan ini sebagai masukkan bagi proses penyelengaraan fungsi pada tingkat strategis dan taktikal dan mewujudkan sasaran-sasaran berdasarkan program dan Anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Kondisi lingkungan yang dihadapi lebih cenderung bersifat pasti dan fisikal. Tujuan utamanya adalah efisiensi pengunaan sumberdaya, baik dengan cara “minimizing cost” dalam upaya mencapai target tertentu, atau “minimizing output” dalam memanfaatkan sumberdaya yang telah tersedia.
4 . PENDEKATAN ORGANISASI
a. Pendekatan Antardisiplin, perpaduan banyak disiplin
b. Pendekatan Sumber Daya Manusia (Suportif), dukungan pertumbuhan atau perkembangan pegawai untuk mencapai keefektifan
c. Pendekatan Kontingensi, peluang adanya perilaku yang berbeda-beda yang diperlukan oleh berbagai lingkungan yang berlainan untuk mencapai keefektifan d. Pendekatan Produktivitas, rasio yang membandingkan berberbagai unit keluaran
dengan unit masukan
e. Pendekatan Sistem, interaksi semua bagian organisasi dalam hubungan yang rumit
Dinamika Organisasi adalah suatu organisasi yang terdiri dari dua atau lebih individu yang memiliki hubungan psikologis secara jelas antara anggota satu dengan yang lain dan berlangsung dalam situasi yang dialami.Didalam dinamika organisasi ada beberapa hal yang sering terjadi ,antara lain:
a. Konflik
Konflik adalah perbedaan pendapat antara anggota satu dengan yang lain akibat kurangnya komunikasi di dalam organisasi.Konflik Organisasi (organizational conflict) adalah ketidaksesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota atau kelompok organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya- sumber daya yang terbatas atau kegiatan-kegiatan kerja dan atau kenyataan bahwa mereka mempunyai perbedaan status, tujuan, nilai dan persepsi.Konflik dapat menimbulkan bermacam-macam dinamika prilaku berorganisasi.
Jenis-jenis konflik:
Berikut ini adalah lima jenis konflik dalam kehidupan organisasi :
a) Konflik dalam diri individu Konflik terjadi bila pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus.
b) Konflik antar individu dalam organisasi yang sama karena pertentengan kepentingan atau keinginan. Hal ini sering terjadi antara dua orang yang berbeda status, jabatan, bidang kerja dan lain-lain.
c) Konflik antar individu dan kelompok seringkali berhubungan dengan cara individumenghadapi tekanan-tekanan untuk mencapai konformitas, yang ditekankan kepada mereka oleh kelompok kerja mereka.
d) Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama Konflik ini merupakan tipe konflik yang banyak terjadi di dalam organisasiorganisasi.Konflik antar lini dan staf, pekerja dan pekerja.
e) Konflik antar organisasi konflik ini biasanya disebut dengan persaingan. Penyebab Terjadinya Konflik
Suatu situasi dimana tujuan-tujuan tidak sesuai
Keberadaan peralatan-peralatan yang tidak cocok atau alokasi-alokasi sumber daya yang tidak sesuai
Suatu masalah yang tidak tepatan status
Perbedaan pandangan
b. Strategi Dalam Menyelesaikan Konflik
Mengendalikan konflik berarti menjaga tingakat konflik yang kondusif bagi perkembangan organisasi sehingga dapat berfungsi untuk menjamin efektivitas dan dinamika organisasi yang optimal. Namun bila konflik telah terlalu besar dan disfungsional, maka konflik perlu diturunkan intensitasnya, antara lain dengan cara :
Mempertegas atau menciptakan tujuan bersama. Perlunya dikembangkan
tujuan kolektif di antara dua atau lebih unit kerja yang dirasakan bersama dan tidak bisa dicapai suatu unit kerja saja.
Meminimalkan kondisi ketidak-tergantungan. Menghindari terjadinya
eksklusivisme diatara unit-unit kerja melalui kerjasama yang sinergis serta membentuk koordinator dari dua atau lebih unit kerja.
Memperbesar sumber-sumber organisasi seperti : menambah fasilitas kerja,
tenaga serta anggaran sehingga mencukupi kebutuhan semua unit kerja.
Membentuk forum bersama untuk mendiskusikan dan menyelesaikan
masalah bersama. Pihak-pihak yang berselisih membahas sebab-sebab konflik dan memecahkan permasalahannya atas dasar kepentingan yang sama.
c. Motivasi
Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya.Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan.Dalam hubungan antara motivasi dan intensitas, intensitas terkait dengan dengan seberapa giat seseorang berusaha, tetapi intensitas tinggi tidak menghasilkan prestasi kerja yang memuaskan kecuali upaya tersebut dikaitkan dengan arah yang menguntungkan organisasi.
