1. TUJUAN
Untuk merinci struktur dokumentasi sistem mutu serta mengatur format dan cara pemberian kode dokumen-dokumen tersebut.
2. RUANG LINGKUP
Berlaku untuk semua dokumen sistem mutu di Universitas Nusa Cendana(UNDANA).
3. DEFINISI
3.1. Quality Assurance Center atau QAC adalah lembaga yang bertanggung jawab terhadap proses penjaminan mutu di UNDANA
3.2. Ketua Penjaminan Mutu Prodi atau LPMPT adalah lembaga/petugas yang bertanggung jawab terhadap proses penjaminan mutu di tingkat prodi atau fakultas
4. REFERENSI
4.1. Manual Mutu UNDANA
4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. Surat-surat Keputusan Rektor 4.4. Surat Edaran Pembantu Rektor (PR) I
4.5. Surat Edaran Biro Administrasi Akademik (BAAKPSI)
5. DISTRIBUSI
5.1. Pimpinan universitas 5.2. Pimpinan fakultas 5.3. Pimpinan Unit 5.4. Pimpinan prodi
5.5. Ketua Penjaminan Mutu Prodi (LPMPT) 5.6. Dosen
5.7. Tata Usaha (TU) fakultas 5.8. TU prodi
6. PROSEDUR
6.1. Ketentuan Umum
6.1.1. Struktur dokumentasi sistem mutu di UNDANA terdiri atas: Manual Mutu, Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab, Prosedur, Instruksi Kerja, dan Formulir
6.1.2. Semua Dokumen Sistem Mutu harus jelas mencantumkan kode dokumen, tanggal berlakunya dan status revisinya
6.1.3. Dokumen-dokumen di atas dikendalikan sesuai dengan Prosedur Pengendalian Dokumen dan Data (PM-UNDANA-01)
6.1.4. Personil yang bertanggung jawab atas penyusunan dokumentasi sistem mutu sampai dengan pengesahannya adalah sesuai dengan Tabel Personil Penyusun Dokumen Sistem Mutu
6.2 Manual Mutu
6.2.1. Manual Mutu adalah dokumen yang memuat kebijakan dan struktur/garis besar sistem mutu universitas
6.2.2. Dokumen Manual Mutu diberi kode MM–UNDANA kependekan dari Manual Mutu Universitas Nusa Cendana. Manual Mutu minimal berisi:
a. Kebijakan Mutu b. Sasaran Mutu
c. Struktur Organisasi UNDANA
d. Struktur Organisasi Penjaminan Mutu UNDANA e. Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab Fungsi Mutu f. Garis Besar Sistem Mutu
6.2.3. Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab adalah dokumen yang berisi tentang informasi kedudukan fungsi dalam organisasi, lingkup kerja, atasan langsung, kualifikasi dan wewenang serta tanggung jawabnya di UNDANA; Wewenang dan Tanggung Jawab dilengkapi dengan struktur organisasi unit terkait sesuai kebutuhan
6.2.4. Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab diberi kode dokumen sebagai berikut: WT-UNDANA-XXXXX-YY
WT-UNDANA : Kependekan dari Uraian Wewenang dan Tanggung Jawab di
Universitas Nusa Cendana
XXXXX : Inisial unit kerja
YY : Nomor urut, dimulai dari 01
6.2.5. Dokumen WT disusun oleh Kepala Biro/Lembaga/Dekan/Rektor, diperiksa oleh QAC dan disahkan oleh Rektor
6.2.6. Dokumen WT berisi uraian tentang: a. Nama Jabatan
c. Atasan Langsung d. Kualifikasi
e. Struktur Organisasi f. Uraian Wewenang g. Uraian Tanggung Jawab
6.3 PROSEDUR
6.3.1. Prosedur adalah dokumen yang merinci langkah-langkah pelaksanaan sistem mutu, sebagai penjabaran lebih lanjut dokumen Manual Mutu yang terdiri atas serangkaian/beberapa aktivitas yang melibatkan berbagai fungsi
6.3.2. Prosedur terdiri atas Prosedur Sistem dan Prosedur Aktivitas Standar/Prosedur Kerja; Prosedur Sistem diberi kode dokumen sebagai berikut:
PM-UNDANA–YY
PM-UNDANA : Kependekan dari Prosedur Mutu Sistem Universitas Nusa Cendana
YY : Nomor urut Prosedur Sistem, dimulai dari 01
Adapun Prosedur Aktivitas Standar/Prosedur Kerja diberi kode dokumen sebagai berikut:
Pxx-UNDANA–YY (ZZ)
Pxx-UNDANA : Prosedur Aktivitas Universitas Nusa Cendana, PIK = Prosedur Input Perkuliahan
PPK = Prosedur Proses Perkuliahan
POK = Prosedur Output dan Outcome Perkuliahan PPL = Prosedur Penelitian
PPM = Prosedur Pengabdian Masyarakat PKL = Prosedur Kelembagaan
YY (ZZ) : Nomor urut Prosedur dalam Prosedur Aktivitas, dimulai dari 01 Nomor dalam tanda kurung jika juga terkait aktivitas lain
6.3.3. Prosedur Sistem terdiri atas:
6.3.3.1. Prosedur Pengendalian Dokumen dan Data (01) 6.3.3.2. Prosedur Tinjauan Manajemen (02)
6.3.3.3. Prosedur Pengendalian Catatan Mutu (03)
6.3.3.4. Prosedur Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (04) 6.3.3.5. Prosedur Monitoring, Pengukuran, dan Evaluasi Diri (05)
6.3.3.6. Prosedur Audit Mutu Internal (06) 6.3.4. Prosedur berisi:
1. Tujuan : Menjelaskan tujuan penerapan Prosedur 2. Ruang Lingkup : Menjelaskan lingkup penerapan Prosedur 3. Definisi : Menjelaskan arti suatu istilah yang
digunakan dalam Prosedur, yang bila tidak didefinisikan dikhawatirkan akan
mengakibatkan salah pengertian
4. Referensi : Menjelaskan dokumen-dokumen lain yang menjadi acuan penerapan Prosedur 5. Distribusi : Menjelaskan unit kerja yang memegang
salinan terkendali
6. Prosedur : Menjelaskan langkah-langkah dan ketentuan yang harus dijalankan dalam penerapan Prosedur
7. Arsip : Terdiri atas dokumen-dokumen yang harus diarsip selama proses penerapan Prosedur 8. Lampiran : Terdiri atas formulir-formulir, petunjuk
pengisian, contoh-contoh atau informasi lain yang dibutuhkan untuk penerapan Prosedur
6.3.5. Dalam menyiapkan Prosedur, QAC dibantu oleh LPMPT dan pihak-pihak terkait langsung dengan prosedur yang bersangkutan
6.4 INSTRUKSI KERJA
6.4.1. Instruksi Kerja adalah dokumen yang mengatur secara rinci kegiatan sehari-hari yang menunjang penerapan Prosedur dan hanya melibatkan satu fungsi atau satu unit kerja saja.
IK-UNDANA-XXXXX-YY
IK-UNDANA : Kependekan dari Instruksi Kerja Universitas Nusa Cendana XXXXX : Inisial unit kerja yang menggunakan Instruksi Kerja tersebut
YY : Nomor urut, dimulai dari 01
6.4.3. Instruksi Kerja minimal berisi: a. Lingkup Kerja
b. Ketrampilan/Pelatihan yang dibutuhkan (optional) c. Langkah–langkah Kerja
6.5. Formulir
6.5.1. Formulir adalah sarana perencanaan dan pencatatan kegiatan yang dilakukan dalam rangka membuktikan penerapan Prosedur dan Instruksi Kerja atau kegiatan lain yang menunjang penerapan sistem mutu
6.5.2. Formulir Sistem Mutu diberi kode sebagai berikut: FM-UNDANA-YY-XXX-999/RZ
FM-UNDANA : Kependekan dari formulir Universitas Nusa Cendana
YY : Inisial kelompok area fungsi
XX : Inisial kelompok fungsi
999 : Nomor Prosedur terkait
R : Kependekan dari Revisi
Z : Nomor revisi, dimulai dari 0
AREA FUNGSI
AA : Aktivitas Akademik
FUNGSI
FKA : Fungsi Kebijakan Akademik FRM : Fungsi Registrasi Mahasiswa FPU : Fungsi Perkuliahan dan Ujian FEA : Fungsi Evaluasi Akademik FSD : Fungsi Sumber Daya Dosen FPT : Fungsi Pelayanan Teknis
AS : Aktivitas Kemahasiswaan FPM : Fungsi Pengembangan Kemahasiswaan FLK : Fungsi Lembaga Kemahasiswaan FKM : Fungsi Kesejahteraan Mahasiswa AP : Aktivitas Pengembangan FPP : Fungsi Perencanaan Pengembangan
Non-Fisik
FPF : Fungsi Pengembangan Fisik FPK : Fungsi Pengembangan Karyawan AL : Aktivitas Kerja sama dan
Penelitian
FKS : Fungsi Kerja sama FPL : Fungsi Penelitian AD : Aktivitas Pengembangan
Dakwah dan Islamiah
FPT : Fungsi Perencanaan Anggaran PDI : Fungsi Dakwah Islamiyah AK : Aktivitas Keuangan FPA : Fungsi Perencanaan Anggaran
FOK : Fungsi Operasional Keuangan AM : Manajemen/Pimpinan FPN : Fungsi Pemilihan Pimpinan
FPP : Fungsi Perencanaan dan Pengembangan FIA : Fungsi Investasi dan Anggaran
FSM : Fungsi Sistem Mutu
6.5.3. ‘Tanggal berlaku’ dokumen adalah tanggal mulai diberlakukannya formulir tersebut; tanggal berlaku formulir ditunjukan pada halaman belakang setiap master yang dibagikan oleh QAC kepada para pemegang Controlled Copy
6.5.4. Setiap bagian dapat memperbanyak formulir yang ada sesuai dengan kebutuhannya ukuran kertas formulir dapat bervariasi sesuai kebutuhan dengan catatan kolom-kolom yang ada harus sama urutannya, kecuali disebutkan khusus dalam dokumen sistem mutu yang terkait
6.6. RENCANA MUTU
a) Nama Kegiatan b) Indikator c) Target d) Cara Ukur e) Sumber Data f) Waktu Pemeriksaan g) Acuan h) Pemeriksa
6.6.2. QACbertanggung jawab atas penyiapan Rencana Mutu yang dibutuhkan. Rencana Mutu tersebut diperiksa oleh QAC dan disahkan oleh Rektor. Dalam menyiapkan Rencana Mutu, QAC dibantu oleh pihak-pihak terkait sesuai kegiatan-kegiatan yang masuk dalam Rencana Mutu yang akan disiapkan
6.6.3. Rencana Mutu yang telah disahkan, selanjutnya didistribusikan dan dikendalikan oleh QACsesuai dengan Prosedur Pengendalian Dokumen dan Data (PM-UNDANA-02)
6.6.4. Rencana Mutu diberi kode sebagai berikut : RM-UNDANA-YY/RZ
RM-UNDANA : Kependekan dari Rencana Mutu Universitas Nusa Cendana
YY : Kode unit (universitas, fakultas, lembaga)
R : Kependekan dari Revisi
Z : Nomor revisi, dimulai dari 0
6.6.5. Rencana Mutu UNDANA dituliskan pada formulir Rencana Mutu (FM-UNDANA-SM-01-01)
6.6.6. Masing-masing unit yang terkait dalam Rencana Mutu bertanggung jawab menyiapkan Instruksi Kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan dari Rencana Mutu yang telah disetujui
6.6.7. QAC/LPMPT bertanggung jawab menjelaskan kepada semua personil yang terkait dalam setiap Prosedur dan Rencana Mutu tentang bagaimana Prosedur/Rencana Mutu tersebut dijalankan untuk menjamin bahwa semua personil terkait telah mengerti kewajiban yang harus mereka lakukan
7. LAMPIRAN
LAMPIRAN
Tabel 1. Personalia penyusun dokumen sistem mutu.
No Nama Dokumen Yang
Mempersiapkan
Yang Memeriksa
Yang Mengesahkan
1 Manual Mutu Ketua QAC Sekretaris Senat Rektor
2 Wewenang dan Tanggung Jawab (WT) Kepala Unit Ketua QAC Rektor
3 Prosedur Pengendalian Dokumen dan
Data (01) Ketua QAC Sekretaris Senat Rektor
4 Prosedur Tinjauan Manajemen (02) Ketua QAC Sekretaris Senat Rektor
5 Prosedur Pengendalian Catatan Mutu (03) Ketua QAC Sekretaris Senat Rektor
6 Prosedur Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (04)
Ketua QAC Sekretaris Senat Rektor
7 Prosedur Monitoring, Pengukuran, dan
Evaluasi Diri (05) Ketua QAC Sekretaris Senat Rektor
8 Prosedur Audit Mutu Internal (06) Ketua QAC Sekretaris Senat Rektor
9 Prosedur Input Perkuliahan (PIK) Kepala BAA/
Ketua P3AI
Ketua QAC Rektor
10 Prosedur Proses Perkuliahan (PPK) Kepala BAA/
Ketua P3AI Ketua QAC Rektor
11 Prosedur Output dan Outcome
Perkuliahan (POK) Kepala BAA Ketua QAC Rektor
12 Prosedur Penelitian (PPL) Ketua LP2M Ketua QAC Rektor
13 Prosedur Pengabdian Masyarakat (PPM) Ketua LP2M Ketua QAC Rektor
14 Prosedur Kelembagaan (PKL) Kepala Unit Ketua QAC Rektor
15 Instruksi Kerja (IK) Kepala Bagian Kepala Unit Ketua QAC
16 Formulir (FM) Kepala Unit Ketua QAC Rektor
17 Rencana Mutu (RM) Kepala Unit Ketua QAC Rektor
