UM memiliki pegawai terdiri dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan pegawai tidak tetap atau pegawai kontrak. Ketentuan yang mengatur Pegawai Negeri Sipil tertuang di dalam Undang-Undang nomor 8 Tahun 1974, Undang-Undang-Undang-Undang nomor 43 tahun 1999, dan Undang-Undang-Undang-Undang nomor 5 Tahun 2014. Sedangkan pegawai tidak tetap diatur dalam Peraturan Rektor UM nomor 5 tahun 2013 tentang Pegawai Tidak Tetap Universitas Negeri Malang.
PNS UM berdasarkan fungsinya dibedakan: (1) tenaga pendidik (dosen) sejumlah 927 orang, dan (2) tenaga kependidikan sejumlah 716 orang, termasuk tenaga fungsional tertentu yaitu analisis kepegawaian 1 orang, pengelola pengadaan barang dan jasa pemerintah 4 orang, arsiparis 13 orang, laboran 24 orang, pranata laboran pendidikan 27 orang, pustakawan sejumlah 21 orang, dan pranata humas sejumlah 1 orang. Tenaga tersebut diperlukan untuk menunjang penyelenggaraan pendidikan dalam rangka mewujudkan tercapainya tujuan pendidikan nasional.
Pemenuhan kebutuhan pegawai UM tidak terlepas dari sistem penyusunan kebutuhan tenaga secara nasional melalui fasilitas Satuan Manajemen Sumberdaya (SMS) online dan sistem formasi. Formasi adalah data keadaan pegawai menurut jabatan, golongan, ruang, jenis kelamin dan usia dengan perkiraan perubahan komposisi, perkiraan persediaan pegawai tahun 2013-2017, serta keseimbangan kebutuhan dan persediaan tahun 2013-2017 yang disusun berdasarkan peta jabatan hasil evaluasi jabatan dengan menggunakan analisa perhitungan beban kerja dan skala prioritas.
Pengadaan Pegawai
Pengadaan pegawai UM dilakukan dengan menggunakan dua jalur: jalur khusus dan jalur umum. Jalur khusus pengadaannya melalui pengangkatan dari pegawai tidak tetap yang me-menuhi kriteria, dan jalur umum satu kali dalam satu tahun secara nasional melalui pengangkatan CPNS.
Ketentuan umum menyebutkan bahwa yang dapat mendaftar (melamar) sebagai pegawai baru adalah: (1) warga negara Indonesia; (2) umur minimal 18 tahun dan maksimal 35 tahun; (3) mempunyai kualifikasi pendidikan tertentu; (4) tidak pernah dihukum; (5) tidak pernah diberhen-tikan dengan tidak hormat; (6) tidak berstatus sebagai PNS atau CPNS; (7) tidak sedang terikat kontrak dengan Instansi/Perguruan Tinggi lain, (8) berkelakuan baik, (9) sehat jasmni, dan ro-hani; dan (10) tidak menjadi pengurus dan/atau anggota partai politik.
Bagi pelamar calon pegawai jalur umum yang lulus verifikasi administrasi dapat mengikuti Tes Kompetensi Dasar (TKD) dan apabila pelamar lulus TKD akan berlanjut mengikuti tes tahap II, yaitu Tes Kompetensi Bidang (TKB) dan kemampuan teknis lain sesuai kualifikasi serta kebu-tuhan unit kerja atau fakultas. Pelamar yang dinyatakan lulus tes tahap II akan diproses pengu-sulan pengangkatannya sebagai CPNS ke Menristekdikti.
Jenjang Kepangkatan/Jabatan
Pangkat dan golongan/ruang ialah tingkat atau jenjang kedudukan seorang PNS dalam rangkaian sistem kepegawaian yang digunakan sebagai dasar penggajian. Sedangkan jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang PNS. Pangkat dan golongan ruang PNS terdiri dari: Juru Muda (I/a), Juru Muda Tk. I (I/b), Juru (I/c), Juru Tk. I (I/d), Pengatur Muda (II/a), Pengatur Muda Tk. I (II/b), Pengatur (II/c), Pengatur Tk. I
(II/d), Penata Muda (III/a), Penata Muda Tk. I (III/b), Penata (III/c), Penata Tk. I (III/d), Pembina (IV/a), Pembina Tk. I (IV/b), Pembina Utama Muda (IV/c), Pembina Utama Madya (IV/d), dan Pembina Utama (IV/e).
Setiap pegawai baru diangkat dalam jabatan dan pangkat tertentu sesuai dengan jenjang pendidikan yang dimiliki. Menurut peraturan jenjang kepangkatan tersebut ditentukan sebagai berikut: (1) Golongan ruang I/a bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Surat Tanda Tamat Belajar/Ijazah Sekolah Dasar (SD) atau yang setingkat; (2) Golongan ruang I/c bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Surat Tanda Tamat Belajar/Ijazah Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) atau yang setingkat; (3) Golongan ruang II/a bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Surat Tanda Tamat Belajar/Ijazah Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA), Diploma 1, atau yang setingkat; (4) Golongan ruang II/b bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan surat Tanda Tamat Belajar/Ijazah Sekolah Guru Pendidikan Luar Biasa atau Diploma 2; (5) Golongan ruang II/c bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Ijazah Sarjana Muda, Akademik, atau Diploma 3; (6) Golongan ruang III/a bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Ijazah Sarjana (S1), atau Diploma 4; (7) Golongan ruang III/b bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Ijazah Dokter, Ijazah Apoteker dan Ijazah lain yang setara, Magister/Master (S2), atau Ijazah Spesialis 1; (8) Golongan ruang III/c bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Ijazah Doktor (S3) atau Ijazah Spesialis 2. Kenaikan pangkat berikutnya diberikan sebagai penghargaan atas pengabdian pegawai yang bersangkutan. Urutan kepangkatan berikutnya ialah: Penata Tingkat I (III/d), Pembina (IV/a), Pembina Tingkat I (IV/b), Pembina Utama Muda (IV/c), Pembina Utama Madya (IV/d), dan Pembina Utama (IV/e).
Kenaikan pangkat reguler bagi PNS diberikan sampai dengan: (1) Pengatur Muda (II/a) bagi yang memiliki STTB SD, (2) Pengatur (II/c) bagi yang memiliki STTB SLTP, (3) Pengatur Tingkat I (II/d) bagi yang memiliki STTB Sekolah Lanjutan Kejuruan Tingkat pertama, (4) Penata Muda Tingkat I (III/b) bagi yang memiliki STTB SLTA, Sekolah Lanjutan Kejuruan Tingkat Atas 3 tahun, SLTA 4 Tahun, Ijazah Diploma I atau Ijazah Diploma II, (5) Penata (III/c) bagi yang memiliki ijazah Sekolah Guru Pendidikan Luar Biasa, Ijazah Diploma III, Ijazah Sarjana Muda, Ijazah Akademi, atau Ijazah Bakaloreat, (6) Penata Tingkat I (III/d) bagi yang memiliki Ijazah Sarjana (S1) atau ijazah Diploma IV, (7) Pembina (IV/a) bagi yang memiliki ijazah Dokter, Ijazah Apoteker dan Ijazah lainnya yang setara, Ijazah Magister/Master (S2), (8) Pembina Tingkat I (IV/b) bagi yang memiliki Ijazah Doktor (S3).
Tugas dan tanggung jawab dosen meliputi Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Menurut Permenpan dan RB nomor 17 dan 46 tahun 2013, Peraturan Bersama Mendikbud dan Kepala BKN nomor 4/VIII/PB/2014 dan 24 tahun 2014, Permendikbud nomor 92 tahun 2014, Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit Kenaikan Pangkat/Jabatan Fungsional Dosen Ditjen Dikti Oktober 2014, Peraturan Rektor UM nomor 11 tahun 2015 dan peraturan terkait lainnya, pengangkatan pertama dosen lulusan Magis-ter/Master (S2) dalam jabatan Asisten Ahli golongan III/b dengan menyertakan sejumlah angka kredit yang dibutuhkan dalam jabatan. Selanjutnya tenaga pendidik dapat meningkatkan jabatan akademiknya apabila telah memenuhi angka kredit yang ditentukan. Jenjang jabatan akademik dosen dari urutan yang paling bawah sampai ke urutan yang paling atas adalah sebagai berikut: (1) Asisten Ahli, (2) Lektor, (3) Lektor Kepala, dan (4) Profesor.
Pendidikan
Guna meningkatkan mutu dan kualitas, PNS UM diberi kesempatan mengikuti pendidikan Magister/Master (S2) dan Doktor (S3) baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Untuk men-dukung program tersebut, pemerintah menyediakan dana yaitu Beasiswa Pendidikan Pascasarjana Dalam Negeri (BPP-DN) dan Beasiswa Pendidikan Pascasarjana Luar Negeri (BPP-LN).
Direktorat Jenderal Sumber Daya IPTEK dan DIKTI, Kemenristekdikti, bekerjasama dengan Lembaga Pengelola Dana Pendidikan (LPDP) pada tahun 2016, menyediakan program Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia (BUDI) bagi para dosen tetap perguruan tinggi di lingkungan Kemenristekdikti yang telah memiliki NIDN/NIDK untuk menempuh program pascasarjana melalui Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia Luar Negeri (BUDI-LN) maupun Beasiswa Unggulan Dosen Indonesia Dalam Negeri (BUDI-DN). Program ini bertujuan memper-cepat pencapaian target dosen berkualifikasi S2 dan S3 pada perguruan tinggi sesuai Renstra Kemristekdikti 2015-2019. Selain itu Kemenristekdikti juga memberi kesempatan bagi dosen yang sedang melaksanakan program pendidikan Doktor (S3) di dalam negeri untuk melakukan magang di perguruan tinggi luar negeri selama minimal 4 bulan melalui Program Peningkatan Kualitas Publikasi Internasional (Sandwich-like) agar menghasilkan publikasi internasional.
Melalui Islamic Development Bank (IDB) Project, tahun 2016 UM merencanakan pengembangan kompetensi PNS Dosen berdasarkan proses seleksi bagi dosen untuk mengikuti program Doktor (S3) Tahun 2017. Hal tersebut selaras dengan Peraturan Rektor UM nomor 24 tahun 2016 tentang kewajiban studi lanjut di perguruan tinggi luar negeri bagi dosen muda Uni-versitas Negeri Malang. Selain itu, dana IDB untuk memfasilitasi tenaga kependidikan yang akan meningkatkan kompetensinya dalam bentuk program non-gelar melalui diklat yang mendukung pelaksanaan inovasi pembelajaran.
Kemristekdikti juga memfasilitasi beberapa program pendukung pra S2/S3 seperti pelati-han Bahasa Inggris atau Bridging Program dan Talent Scouting. Secara umum program pendidi-kan bagi PNS diatur dalam Permendiknas nomor 48 Tahun 2009 dengan mengacu peraturan-peraturan lain yang berlaku.
Eselon
Eselon adalah tingkat Jabatan Struktural yang dijabat oleh Pegawai Negeri Sipil. Eselon yang ada dan berlaku berdasar peraturan perundangan, yaitu yang diatur dengan Peraturan Pemerintah Nomor 100 Tahun 2000 jo PP No. 13 Tahun 2002. Eselon Jabatan Struktural yang ada di UM, terdiri atas (1) Eselon IIa (Kepala Biro); (2) Eselon IIIa (Kepala Bagian); dan (3) Eselon IVa Kepala Sub Bagian.
Dengan diberlakukannya Keputusan Presiden Republik Indonesia nomor 199 tahun 1998, dijelaskan bahwa selain melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, dosen dapat diberi tugas tambahan sebagai Rektor, Wakil Rektor, Dekan, Wakil Dekan, Ketua Lembaga, Kepala UPT, Kepala Pusat, Ketua Jurusan, Ketua Prodi, dan Kepala Laboratorium. Tugas tambahan tersebut bukan sebagai jabatan struktural.
Cuti
Cuti PNS diatur oleh Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976, yang terdiri dari cuti sakit, cuti tahunan, cuti bersalin, cuti besar, cuti alasan penting, dan cuti di luar tanggungan negara. Cuti sakit diberikan kepada PNS yang sakit dan apabila lebih dari dua hari harus ada keterangan dari dokter. PNS yang sakit terus menerus selama satu tahun dapat diberikan cuti
sakit dan dapat diperpanjang selama enam bulan. Apabila setelah satu tahun enam bulan tidak sembuh, maka harus diperiksakan oleh Majelis Penguji Kesehatan Pegawai Negeri. Cuti tahunan diberikan kepada PNS selama 12 hari kerja (termasuk cuti bersama), dapat diambil lebih dari satu kali, namun pecahan harinya tidak boleh kurang dari tiga hari. Apabila alasan kedinasan yang tidak bisa ditinggalkan, maka cuti tahunan dapat diambil tahun berikutnya secara penuh ditambah tahun yang sedang berjalan. Cuti bersalin hanya diperuntukkan kepada PNS wanita untuk paling banyak tiga kali setelah yang bersangkutan menjadi PNS. Lama cuti bersalin satu bulan sebelum dan dua bulan setelah melahirkan. Cuti bersalin yang keempat dan lanjutannya, harus mem-pergunakan cuti di luar tanggungan negara.
Cuti besar diberikan kepada PNS yang sudah 6 tahun secara terus menerus mengabdi pada Pemerintah. Cuti besar diberikan sebanyak-banyaknya 5 kali selama menjadi PNS. Setiap kali selama 3 bulan dan dapat digunakan untuk memenuhi kewajiban agama. Cuti alasan penting diberikan kepada PNS untuk mengurus harta warisan; orang tua, mertua, saudara-saudaranya yang sakit keras/meninggal dunia, dan pernikahan pertama dengan waktu cuti paling lama dua bulan. Cuti di luar tanggungan negara diberikan kepada PNS yang sangat membutuhkan dan sudah berturut-turut mengabdi pada Pemerintah selama 5 tahun. Cuti di luar tanggungan negara diberikan untuk paling lama 3 tahun dan dapat diperpanjang satu tahun, serta harus dengan persetujuan Kepala BKN.
Asuransi Kesehatan
Jaminan Kesehatan dilaksanakan oleh Badan Penyelenggaran Jaminan Sosial (BPJS) Kesehatan, dan diberikan kepada semua PNS/CPNS termasuk penerima pensiun dan keluarganya yang terdaftar di Bagian Kepegawaian. Jaminan kesehatan bagi pegawai tidak tetap melalui PBJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
Untuk mendapatkan pelayanan jaminan kesehatan, setiap peserta harus memiliki Kartu BPJS (dahulu ASKES). Kartu ini dapat diperoleh dengan cara mengisi daftar isian yang dilampiri fotokopi Kartu Tanda Penduduk yang masih berlaku, pasfoto hitam putih atau warna ukuran 2 x 3 cm dan, SK terakhir masing-masing dua lembar. Perubahan/mutasi pada peserta misalnya perubahan tempat tinggal, golongan, menikah, kematian, dan kelahiran, harus dilaporkan dengan mengisi daftar isian/formulir.
Pelayanan kesehatan yang menjadi hak peserta dan keluarganya meliputi: rawat jalan tingkat pertama, rawat jalan tingkat lanjutan/spesialis, rawat inap/opname, pemeriksaan untuk menegakkan diagnosa, pertolongan/perawatan persalinan, pemberian obat-obatan sesuai DPHO, alat-alat perawatan yang memulihkan kesehatan, pembelian kacamata, serta prothesa gigi, dan anggota gerak (khusus untuk peserta). Pelayanan kesehatan tersebut disesuaikan dengan ketentuan standar pelayanan serta tarif yang ditetapkan oleh Menkes RI.
Pengobatan melalui asuransi/jaminan kesehatan diawali dari Puskesmas atau Dokter Keluarga, dapat dirujuk ke Rumah Sakit Pemerintah terdekat untuk selanjutnya dapat sampai keluar negeri menurut hirarki apabila perawatan diharuskan sampai ke luar negeri.
Upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan bagi pesertanya, BPJS memberikan kesempatan bagi PNS, penerima pensiun beserta keluarganya untuk mendapatkan pelayanan Rawat Jalan Tingkat Pertama (RJTP) di tempat praktik Dokter Keluarga, dengan cara mengisi formulir pendaftaran Dokter Keluarga. Formulir pendaftaran maupun daftar isian dapat diperoleh di Bagian Kepegawaian, Biro Umum dan Keuangan Gedung A2, Lantai 3.
Pembinaan Tenaga
Kegairahan bekerja dan rasa tanggung jawab segenap PNS UM dibina melalui sistem karier dan prestasi kerja. Setiap tahun dilakukan penilaian terhadap setiap PNS yang dilakukan oleh atasan langsung meliputi: orientasi pelayanan, integritas, komitmen, disiplin, kerjasama, dan kepemimpinan. Salah satu bahan untuk kepentingan pembinaan karier dan menjamin objektivitas pembinaan disusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK) yang memuat informasi tentang: pangkat, jabatan, masa kerja, latihan jabatan, pendidikan, dan usia dari semua tenaga yang ada di UM.
Upaya pembinaan PNS dilakukan melalui: (1) penyelenggaraan pemilihan tenaga pendidik berprestasi (dosen) dan tenaga kependidikan berprestasi setiap tahun. PNS berprestasi ialah pegawai yang taat dan setia sepenuhnya pada Pancasila, UUD 1945, Negara dan Pemerintah; taat terhadap peraturan perundang-undangan, melaksanakan tugas kedinasan serta memegang teguh rahasia jabatan, yang berdaya guna, berhasil guna, berwibawa, tertib, jujur, bersatu padu, bersemangat dan bertanggung jawab, terhadap tugas yang dipercayakan serta mempunyai loyalitas dan dedikasi tinggi di UM. Komponen penilaian kinerja dosen berprestasi meliputi: karya prestasi unggul dan karya Tridarma Perguruan Tinggi. Komponen penilaian kinerja tenaga kependidikan berprestasi meliputi: Psikotest, karya kreatif prestatif, dan deskripsi diri. Pemilihan pegawai berprestasi ini juga dimaksudkan untuk memberikan penghargaan kepada mereka yang berprestasi, sehingga dapat menjadi teladan bagi rekan sejawatnya. Pemberian tanda penghargaan dan hadiah kepada PNS teladan (dalam rangka memperingati hari Pendidikan Nasional tanggal 2 Mei) pelaksanaannya dilakukan pada Peringatan Hari Kemerdekaan RI tanggal 17 Agustus setiap tahun; (2) penghargaan Satya Lancana Karya Satya dari Presiden RI; (3) upaya pembinaan PNS jalur nonkedinasan yaitu KORPRI.
Kewajiban dan Hak Pegawai
PNS UM mempunyai hak dan kewajiban sesuai peraturan yang berlaku, di samping kewajiban yang khusus berkaitan dengan tugas dan jabatan, kewajiban secara umum antara lain: (1) setia dan taat kepada Pancasila, UUD 1945, negara dan pemerintah; (2) taat kepada segala peraturan perundang-undangan yang berlaku, (3) melaksanakan tugas kedinasan yang diperca-yakan kepadanya dengan penuh pengabdian, kesadaran dan tanggung jawab, serta menjadi teladan bagi masyarakat; dan (4) wajib menyimpan rahasia jabatan dan menjaga kerahasiaannya.
Disamping kewajiban tersebut di atas, setiap PNS juga mempunyai hak-hak yang telah diatur dalam peraturan yang ada, antara lain: (1) berhak memperoleh gaji sesuai dengan pangkat dan golongannya; (2) berhak memperoleh penghargaan dan tunjangan kenaikan pangkat/jabatan; (3) berhak mendapatkan tunjangan remunerasi, profesi dan atau tunjangan kehormatan; (4) berhak cuti, yaitu tidak masuk kerja yang diijinkan dalam jangka waktu tertentu; (5) berhak memperoleh perawatan karena ditimpa suatu kecelakaan dalam menjalankan tugas, jika sampai tewas keluarganya berhak memperoleh uang duka; (6) berhak pensiun jika telah memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan; dan (7) berhak mendapatkan Taspen dan Taperum
