SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENJUALAN ONLINE, PENJUALAN
LANGSUNG, DAN PERSEDIAAN PADA
YAYASAN MEDIA BUANA INDONESIA
Mario Krisna Kunawan
Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969, mariokrisna@rocketmail.com
Lianawati Christian, S.Kom., M.M.
Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969, lianawatic@yahoo.com
CA
Kriswanto, S.Kom., M.M.
Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969, cwanto@yahoo.com
Abstrak
The research goal is to help Yayasan Media Buana Indonesia in the process of managing sales and inventory of books produced by the foundation online and direct sales by creating a Web-based applications to assist management in making decisions relating to the sale and supply of products. The methodology is research literature by reading textbooks and scientific journals related to the topic of research and observation, interviews, and a survey on Media Foundation Buana Indonesia, as well as the design method for creating web applications using Object-Oriented Analysis and Design using Satzinger approach among others Activity Diagram, the Event Table, Usecase Diagram, Class Diagram Domain, User Interface. Outcomes of this research is the application of Online Sales, Direct, and Inventory-based Web to assist companies in making decisions and generate reports Online Sales, Direct Sales Reports, Sales Reports Overall, Book Inventory Report is out, and the Cash Receipts Journal. Conclusions from this research is the application Buana Indonesia Media Foundation website associated with Online Sales, Direct and Inventory can help companies in making decisions.
Keywords: Web, Sales, Online Sales, Inventory, Object-Oriented, Activity Diagram, the Event Table, Usecase Diagram, Class Diagram Domain, User Interface, Sales Reports, Cash Receipts Journal
Tujuan Penelitian adalah untuk membantu Yayasan Media Buana Indonesia dalam proses pengelolaan penjualan dan persediaan buku yang diproduksi oleh yayasan secara penjulan online dan langsung dengan membuat aplikasi berbasis web untuk membantu pihak Yayasan dalam mengambil keputusan berkaitan dengan penjualan dan persediaan produk. Metodologi yang dilakukan adalah penelitian kepustakaan dengan membaca buku dan jurnal ilmiah yang berhubungan dengan topik penelitian dan observasi, wawancara, dan survey pada Yayasan Media Buana Indonesia, serta metode perancangan untuk pembuatan aplikasi web menggunakan Object-Oriented Analysis andDesign menggunakan pendekatan Satzinger antara lain Activity Diagram, Event Table, Usecase Diagram, Domain Class Diagram, User Interface. Hasil Yang Dicapai dari penelitian ini adalah aplikasi penjualan Online, Langsung, dan Persediaan berbasis Website untuk membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan serta menghasilkan laporan Penjualan, Laporan Penjualan per Customer, Laporan Persedian Buku Keluar, Laporan Persediaan Buku Terlaris, dan Jurnal Penerimaan Kas. Simpulan dari penelitian ini adalah dengan aplikasi web Yayasan Media Buana Indonesia berkaitan dengan Penjualan Online, Langsung serta Persediaan dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan
Kata Kunci: Web, Penjualan, Penjualan Online, Persediaan, Object-Oriented, Activity Diagram, Event Table, Usecase Diagram, Domain Class Diagram, User Interface, Laporan Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas
PENDAHULUAN
Dalam bisnis saat ini di Indonesia peranan Teknologi Informasi (TI) semakin meningkat dari waktu ke waktu dimana jumlah perusahaan yang menerapkan TI dalam proses bisnisnya semakin banyak. Penggunaan TI telah membawa banyak dampak yang sangat penting terhadap peningkatan bisnis di berbagai perusahaan. Secara langsung dengan penggunaan TI dapat menjawab apa yang menjadi kebutuhan perusahaan terhadap Sistem Informasi (SI) yang diinginkan dan mendukung dalam setiap proses bisnisnya.
Sistem Informasi (SI) memiliki banyak akan kebutuhan dalam perusahaan, salah satunya adalah kebutuhan perushaan akan Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA merupakan subsistem dari Sistem Inforamsi Manajemen (SIM) yang memiliki fungsi sebagai untuk memberikan informasi mengenai akuntansi dan keuangan. SIA juga dapat memberikan informasi yang lain sebagi hasil atas pengolahan rutin atas transaksi akuntansi seperti, transaksi pembelian, penjualan, serta pencatatan persediaan yang umumnya terjadi dalam perusahaan dagang, dengan adanya keterlibatan SIA dalam proses bisnis, akan membuat peningkatan kinerja dalam perusahaan lebih mudah tercapai dan menjadi kekuatan perusahaan untuk dapat mengatasi persaingan yang kompetitif dengan perusahan sejenis lainnya
Kondisi proses diatas adalah salah satu proses penunjang keberhasilan suatu perusahaan dalam proses penjualan, karena penjualan sangat mempengaruhi pendapatan perusahaan Karena dengan perusahaan menggunakan dan menerapkan sistem tersebut maka perusahaan akan bisa mengeliminasi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan penjualan, kehilangan persediaan atau persediaan yang tidak “ready stock” akan mempengaruhi peningkatan bisnis bagi perusahaan. Yayasan Media Buana Indonesia yang sering disebut dengan Metanoia adalah sebuah Yayasan yang menjual produk berupa buku yang diproduksi oleh yayasan itu sendiri, yang dimana Metanoia mempunyai banyak cabang yang terdapat di Jakarta maupun diluar Jakarta yang dalam pencatatan produk yang dijual masih secara manual.
Dalam pengoperasian sistem berjalan yang terapkan dalam yayasan ini masih memiliki beberapa kelemahan dari sisi internal yayasan sendiri. Permasalahan yang terjadi dalam sistem berjalan adalah belum menggunakan sistem yang dimana dokumen-dokumen bisa masih dicatatkan secara manual teradap dokumen transaksi penjualan dan persediaan yang dimana persediaan barang yang masih dicatatkan secara manual dan pelaporan hasil penjual yang terhambat karena harus diolah kedalam excel. Sistem penjualan dan persediaan yang berjalan dalam yayasan belum sepenuhnya terkomputerisasi, oleh karena itu sering timbulnya masalah dalam hal pencacatan, pengumpulan, dan pengolahan data menjadi informasi yang sangat dibutuhkan yayasan, oleh karena itu kehilangan dan keterlambatan dokumen sangat berdampak pada proses penjualan dan persediaan yang menyebabkan pembuatan laporan menjadi tidak akurat dan terlambat terhadap yayasan.
Dengan memperhatikan masalah-masalah yang terjadi berkaitan dengan operasi pengolahan serta perekapan data dan pelaporan. Oleh karena hal tersebut, maka topik yang tertarik untuk diambil adalah sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan yang diharapkan dapat mengeliminasi setidaknya berbagai masalah yang terjadi dari kelemahan yang terdapat pada sistem sekarang dan dapat membantu yayasan dalam pengembangan sistem yang ada saat ini
METODE PENELITIAN
Adapun metode yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah Metode Analisis seperti penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan seperti survei, observasi, dan wawancara ke yayasan untuk memperoleh data, Metode Pengumupulan data dari yayasan seperti Sejarah singkat Yayasan, Struktur organisasi Yayasan, dan dokumen-dokumen yang diperlukan terkait proses penjualan yang dilakukan yayasan dan Metode Perancangan menggunakan konsep Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process karangan Satzinger, Jackson dan Burd yang dinotasikan dalam bentuk Unified Model Language (UML).
HASIL DAN BAHASAN
Setelah melakukan penelitian dengan melakukan survei, observasi dan wawancara , ditemukan beberapa masalah yang sedang dihadapi Yayasan Media Buana Indonesia dan untuk menyelesaikan masalah tersebut maka dilakukan perancangan sistem aplikasi web-based yang dilengkapi dengan database untuk membantu Yayasan Media Buana Indonesia dalam proses bisnis sesuai dengan kebutuhannya.
Proses Bisnis
Proses bisnis Yayasan untuk melakukan penjualan buku adalah dengan melakukan pemesanan langsung melalui telepon. Customer yang ingin mengetahui buku yang diinginkan menelpon pihak dari bagian penjualan metanoia dan meminta informasi. Setelah customer mendapatkan informasi mengenai buku-buku yang sesuai dengan keinginannya costumer dapat langsung melakukan pemesanan langsung lewat telepon.
Untuk transaksi kebeberapa customer khusus seperti gereja-gereja dan toko-toko buku yang memesan melalui telepon maka pihak keuangan akan mencatatkan di surat pesanan, dan setelah selesai order bagian keuangan langsung membuat faktur berdasarkan order dari pihak-pihak gereja dan toko-toko buku, setelah itu mengirimkan barang kegudang dan akan disiapkan buku yang diinginkan.
Pada bagian gudang akan menerima surat pesanan yang dibuat oleh bagian penjualan dan menyediakan buku berdasarkan surat pesanan kemudian menandatangani surat pesanan tersebut menandakan barang sudah keluar dan siap dikirim.
Setelah melakukan pengiriman oleh bagian pengiriman maka bagian pengiriman akan menyerahkan bukti kopian faktur beserta sejumlah uang kepada bagian keuangan setelah itu bagian keuangan akan menyimpan dan mencatatkannya pada excel untuk bukti penerimaan kas tersebut.
Masalah yang ditemukan
Berdasarkan proses sistem berjalan ditemukan beberapa masalah-masalah utama seperti a danya perangkapan tugas antara manager keuangan merangkap dan mengatur sebagai bagian penjualan, dan bagian gudang. Sebabnya adalah karena pihak yayasan belum terlalu jelas akan pembagian pekerjaan yang terhadap karyawan. Akibatnya terdapat kesalahan yang fatal akan jumlah persediaan di gudang dari Yayasan Media Buana Indonesia tersebut.
Yayasan kesulitan dalam memberikan informasi mengenai buku-buku yang dijual kepada pelanggan. Sebabnya adalah dikarenakan pihak yayasan masih mengecek buku yang dijual secara manual dengan langsung melihat pada daftar buku. Akibatnya saat pelanggan bertanya mengenai buku yang diinginkan akan memakan waktu yang sangat lama untuk mendapatkan informasi tentang buku tersebut.
Ditemukan bahwa terdapat ketidakjelasan informasi terkait persediaan buku dalam yayasan. Sebabnya adalah pihak yayasan tidak melakukan update atas persediaan. Akibatnya informasi mengenai ketersediaan barang menjadi tidak jelas.
Ditemukan bahwa tidak adanya detil laporan mengenai mengenai hasil penjualan atas setiap transaksi. Sebabnya adalah Yayasan hanya memasukan hasil penjualan yang telah di catat dari buku penjualan sebagai bukti transaksi yang dilakukan. Akibatnya Yayasan Kesusahan dalam melihat kembali transaksi yang sudah terjadi dalam melakukan analisa terhadap hasil penjualan.
Selama ini tidak adanya dibuatnya surat barang keluar untuk setiap transaksi atas barang yang dipesan. Sebabnya adalah tidak adanya pencatatan yang baik dalam mengelola pengeluaran barang. Akibatnya buku yang keluar tidak sesuai dengan yang dipesan, dan dapat mengakibatkan kehilangan buku.
Selama ini customer sering menanyakan apakah penjualan dapat dilakukan secara online. Sebabnya adalah Yayasan hanya melakukan penjualan yang masih menggunakan cara lama yaitu membiarkan customer datang ke store atau menelpon ke pihak yayasan. Akibatnya kehilangan pendaptan yang bersifat tidak kelihatan yang akan membuat pendapatan yayasan menurun dari rata-rata.
Solusi Permasalahan
Masalah tersebut dapat diatasi dengan sistem berbasis web-based application yang menyediakan fitur seperti penjualan online yang dapat membuat customer bisa memesan buku sendiri yang menyediakan kemudahan bagi customer dan membuat sistem admin yang bisa juga bisa melakuka penjualan langsung yang terintegrasi dengan penjualan online, yang bisa membuat Invoice, Surat Barang Keluar, dan mampu membuat laporan yang diinginkan.
Solusinya adalah diperlukan pemisahan tugas antara bagian penjualan, bagian gudang dan bagian keuangan pada struktur organisasi. Menyediakan sarana informasi yang dengan cepat membuat pelanggan melihat langsung pada web yang sudah dirancangkan. Membuat rancangan database untuk membuat seluruh persediaan bisa dikontrol dengan baik. Menyediakan report terhadap setiap transaksi penjualan yang bisa ditampilkan secara per hari, per minggu, per bulan, ataupun per tahun, dan bisa menampilkan history penjualan akan setiap barang. Menyediakan rancangan form barang keluar yang digunakan sebagai bukti barang keluar. Menyediakan rancangan website penjualan online untuk pihak yayasan.
Rekomendasi Sistem Informasi yang Diusulkan
Prosedur untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Online, Penjualan Langsung dan Persediaan yang diusulkan pada Yayasan Media Buana Indonesia adalah sebagai berikut:
Dimulai pada saat pelanggan ingin melakukan pembelian buku, seraca online maupun telepon. Pertama untuk penjualan secara online. Pelanggan memilih produk yang sudah disediakan dalam website online, setelah itu pelanggan melakukan CheckOut untuk melanjutkan akan diberikan pilihan dari sistem mengenai apakah dia member atau bukan. Setelah mengecek status pelanggan jika pelanggan adalah
member, pelanggan harus melakukan login, jika non-member harus dicek kembali apakah pelanggan ingin melakukan pendaftaran sebagai member atau hanya ingin sekali membeli, jika pelanggan ingin menjadi member maka harus melakukan pendaftaran, setelah selesai barulah member melakukan login, untuk
member yang sudah login maka pengiriman akan dilakukan sesuai info yang tertera sesuai dengan profile member, sedangkan untuk nonmember diharuskan mengisi data form untuk dropship, setelah data yang diinginkan sesuai maka member atau nonmember mengecek bisa mengecek kembali buku beserta harga
yang sudah ada, setelah itu pelanggan melakukan finishing. Maka dari sistem akan mengirimkan invoice
kepada member, setelah itu member atau nonmember melakukan pembayaran secara transfer, setelah itu member atau non member melakukan konfrimasi pembayaran yang disediakan pada web, setelah itu Bagian Penjualan akan mengecek order buku, setelah itu memverifikasi transfer member atau non member, setelah Bagian Penjualan itu mengubah status buku yang belum dibayar menjadi sudah dibayar, kemudian Bagian Gudang membuat surat barang keluar dan menyiapkan buku berdasarkan surat barang keluar, selanjutnya bagian penjualan mengecek buku berdasarkan surat barang keluar yang dikeluarkan, Bagian pengiriman melakukan pengiriman buku, Bagian penjualan menerima Bukti Pengiriman dan kemudian mengubah status barang dari belum dikirim menajadi sudah dikirim.
Kedua untuk penjualan memesan buku dengan menelepon. Pelanggan menelpon, kemudian Bagian Penjualan membuat Sales Order, kemudian bagian Gudang membuat Surat Barang Keluar, setelah itu Bagian Keuangan membuat Invoice, setelah itu Bagian Pengiriman melakukan pengiriman buku kepada member, dan Bagian Penjualan menerima surat jalan sebagai bukti barang telah keluar.
Ketiga untuk pencatatan, Bagian Penjualan membuat laporan penjualan dan laporan penjualan per customer, setelah itu Bagian Gudang membuat laporan Persediaan Barang yang keluar, dan Persedian Buku yang terlaris, dan terkahir Bagian Keuangan membuat Jurnal Penerimaan Kas.
Rekomendasi solusi tersebut dapat digambarkan dengan domain class diagram sebagai berikut:
Gambar 2: Domain Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Online, Penjualan Langsung dan Persediaan
Gambar 3: Design Form Customer
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Yayasan Media Buana Indonesia merupakan yayasan yang bergerak dalam bidang publisher dan penjualan buku rohani dan motivasi. Berdasarkan perancangan sistem informasi akuntansi pada penjualan online, penjualan langsung, dan persediaan pada Yayasan Media Buana Indonesia, maka dapat disimpulkan bahwa:
1. Sistem yang baru, diharapkan dapat membantu Yayasan Media Buana Indonesia dalam melakukan penjualan online sesuai kebutuhan yang terhubung dengan penjualan langsung yang ada di toko yang dimana dapat memantau stock barang secara real time, sehingga dapat mengetahui ketersediaan buku.
2. Sistem yang beru terkait dengan penjualan langsung dapat membuat formulir seperti SalesOrder, Surat Barang Keluar, Invoice.
3. Sistem yang baru dapat memberikan informasi terkait buku-buku yang dijual oleh pihak yayasan. 4. Sistem yang baru sudah memeliki internal control yang membuat hak akses kedalam sistem dapat
membantu Yayasan Media Buana Indonesia meminimalkan terjadinya kecurangan.
5. Sistem yang baru dapat membantu Yayasan Media Buana Indonesia dalam membuat laporan-laporan seperti Laporan Penjualan, Laporan Penjualan per Customer, Laporan Buku Keluar, Laporan Buku Terlaris, dan Jurnal Penerimaan Kas. Dimana laporan dapat dibuat secara otomatis dan cepat.
Saran
Adapun beberapa saran yang diusulkan kepada Yayasan Media Buana Indonesia dalam mengembangkan Penjualan Online, Penjualan, dan Persediaan adalah sebagai berikut:
1. Diperlukan training penggunaan sistem yang baru kepada karyawan yang berhubungan dengan Penjualan Online, Penjualan Langsug, dan Persediaan.
2. Perlu adanya evaluasi dalam periode tertentu untuk melihat perkembangan sistem yang sudah dijalankan.
3. Melakukan maintenance secara bekala pada sistem baru.
4. Diharapkan kepada perancangan kedepannya dapat mengembangkan sistem dengan mengintegrasikan aplikasi ke semua bagian Yayasan Media Buana Indonesia.
REFERENSI
Buku:
Considine, B., Parkes A., Olesen K., Blount Y., & Speer D. (2012). Accounting Information Systems: understanding business process. (4th edition). Singapure : John Willey & Sons
Godfrey, J., Hodgson, A., Tarca, A., Hamilton, J., Holmes, S. (2010). Accounting Theory. (7th edition). Australia: John Willey & Sons Australia, Ltd.
Hall, James A. (2011). Information Technology Auditing and Assurance. (3rd edition). USA: South-Western, Cengage Learning.
Hall, James A. (2013). Introduction to Accounting Information System.(8th edition). USA: South-Western, a part of Cengage Learning.
Kieso D. E., Weygandt J. J., Warfield T. D. (2011). Intermediate Accounting, Volume 1. USA: John Wiley & Sons, Inc.
Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Rainer, R. Kelly, Prince, Brad,& Cegielski, Casey G. (2015). Introduction to Information Systems.(5th edition).USA : John Wiley & Sons, Inc.
Rommey, Marshall B., Steinbart, Paul John. (2013). Accounting Information System. (13th edition). Diterjemahkan oleh: Kikin Sakinah Nur Safira dan Novita Puspasari. Jakarta: Salemba Empat.
Satzinger, John W., Jackson, Robert B., & Burd, Stephen D. (2009). System Analysis and Design in a Changing World. (5th edition). Canada: Course Technology, Cengage Learning.
Satzinger, John W., Jackson, Robert B., & Burd, Stephen D. (2012) System Analysis and Design in a Changing World. (6th edition). Canada: Course Technology, Cengage Learning.
Shelly, Gary B. & Rossenbalt, Harry J. (2012) System Analysis and Design. (9th edition). Canada: Course Technology, Cengage Learning.
Turban, E., King, D., Lee, K., Liang, Peng T & Turban, Deborrah D. (2012) Electronic Commerce 2012 A Managerial and Social Networks Perspective. (7th edition). USA: Pearson Education, Prebtice Hall. Jurnal:
Alrabei, Ali Mahmoud Abdallah (2014). The Impact of Accounting Information System on The Islamic Banks Of Jordan: An Empirical Study. European Scientific Journal, Vol.10, No. 4, p.186.
Hemmatfar, M., Salehi, M., Bayat, M., (2010). Competitive Adventages and Strategic Information Systems. Internasional Journal of Business and Management, Vol. 5, No. 7, p.160.
Montana, S., Mochamad, Muwasiq N. (2010). Pengembangan Customer Relationship Management Berbasis Sistem E-Commerce. CommIT, Vol. 4, No. 2, p.142.
Namagembe, S., Munene, J.C., Muhwezi, M., Eyaa, S (2012). Information Sharing Inventory Management and customer satisfication: The Case of Manufacturing Firms in Kampala. International Journal of Economics and Management Sciences, Vol. 1, No. 6, p.35-44.
Rahman, Syed M., Lackey, Robert (2013). E-commerce System Security for Small Businesses. International Journal of Network Security & Its Applications (IJNSA), Vol. 5, No. 2, p.207.
Sarjono, H., Edwin, Sentosa, H., Bong, F. (2011). Analisis Markov Chain Terhadap Persediaan: Studi Kasus pada CV. Sinar Bahagia Group. Binus Business Review, Vol. 2, No. 2, p.1072.
Wicaksono, Aries (2013). Evaluasi Sistem Akuntansi Siklus Pendapatan Pada PT. Unilab Perdana. Binus Business Review, Vol. 4, No. 1, p.198.
RIWAYAT PENULIS
Mario Krisna Kunawan lahir di kota Ambon pada 23 November 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2015.
