APLIKASI SOFTWARE PENGOLAHAN BASIS DATA :
Pengenalan software apilkasi dan menu-menu software basis data A. Pengertian Microsoft Access
Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang besar.
B. Database dengan Microsoft Access
Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.
Database dalam Microsoft Office Access merupakan kumpulan informasi yang saling berhubungan dan terdiri atas beberapa komponen, yaitu: Table, Query, Form, Report, 1. Table
Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.
Table terdiri atas :
a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.
b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.
2. Query ( SQL / Structured Query Language )
Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data.
3. Form
Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.
4. Report
Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.
C. Memulai Microsoft Access 2007
1. Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Microsoft Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau Microsoft Windows Vista.
2. Klik tombol yang ada di taskbar.
D. Tampilan Microsoft Access 2007
Gambar Tampilan Awal MS. Access 2007
Fungsi dari Tools dalam Ms. Access 2007
Terdapat perbedaan istilah yang digunakan Ms. Access 2007 dibandingkan versi sebelumnya, antara lain penggunaan istilah Ribbon Tabs untuk menggantikan menubar dan Ribbon untuk kumpulan toolbar (tools group).
1. Fungsi Utama Tombol Ms. Office (Ms. Office Button)
Ms. Office Button berisi fungsi-fungsi utama dari File, antara lain : New, Open, Save, Save as, Prit, Prepare, Send & Publish.
2. Quick Access Toolbar
Ditempatkan disebelah kanan office button yang berisi shortcut untuk fungsi Save, Undo, and Repeat. Shortcut ini dapat ditambah dengan mengklik panah di sebelah kanan.
3. Ribbon Tabs
Setiap Ribbon Tab akan menampilkan Ribbon yang berisi beberapa set dari Tool Groups. Ribbon tabs dalam Ms. PowerPoint 2007 antara lain : Home, Create, External Data, Database Tools.
4. Navigation Pane
Navigation Pane menampilkan objek database seperti tabel, form, query, dan laporan.
E. Membuat, membuka, menyimpan file basis data. 1. Membuat file basis data
Langkah – langkah untuk membuat database : 1. Buka MS. Acess 2007
2. Pada jendela Getting Started with Microsoft Office Access, pilih dan klik ikon
Blank Database. Jendela Task Pane – Blank Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.
4. Untuk memilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, klik . Kotak dialog File New Database akan ditampilkan. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file. Kemudian klik OK.
5. Kemudian klik tombol CREATE.
2. Membuka file basis data
Untuk membuka kembali file database yang ada, ikuti langkah berikut ini:
1. Klik Office Button, kemudian klik tombol (Ctrl+O) atau klik ikon More
yang ada di kanan jendela Getting Started with Microsoft Office Access. Kotak dialog Open akan ditampilkan.
2. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan folder tempat file tersimpan.
3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file database yang Anda inginkan atau klik dua kali pada nama file tersebut.
4. Klik tombol perintah Open.
3. Menyimpan file basis data
Database yang sudah Anda buat dengan seluruh objeknya yang telah Anda sunting (edit) dapat Anda simpan ke hard disk, usb flash disk, disket, atau media penyimpanan lainnya dengan mengklik Microsoft Office Button , kemudian klik
tombol (Ctrl+S).
Jika Anda ingin menyimpan database dengan nama file lain atau menyimpan database dengan format file database lain, ikuti langkah berikut ini:
1. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol , kemudian
pada pilihan menu yang ada disebelah kanan, pilih dan klik format file baru yang Anda inginkan. Kotak dialog Save As akan ditampilkan.
3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan. 4. Klik tombol perintah Save.
F. Pengolahan file basis data. 1. Membuat tabel
Langkah – langkah untuk membuat tabel : 1. Klik tab Create pada jendela
2. Klik Table Design pada ribbon Tables
3. Masukkan nama field beserta tipe datanya, kemudian simpan tabel (Ctrl+S) 4. Kemudian klik ribbon View pada tab Home, lalu pilih Datasheet View untuk
masukkan data ke dalam tabel
Untuk membuat salah satu field menjadi Primary key klik icon (Primary Key) Untuk menambah/menyisipkan record klik kanan pilih
Untuk menghapus record klik kanan pilih
2. Membuat database relationship
Langkah – langkah untuk membuat database relationship : 1. Klik tab Database Tools pada jendela
2. Klik Relationship pada ribbon Show/Hide
3. Kemudian akan muncul tab Relationship pada object tab dan kotak dialog Show Table, kemudian pilih tab Tables
4. (Misalnya kita menghubungkan ID_Penerbit pada tabel Buku dengan ID_Penerbit pada tabel Penerbit) Klik tabel Buku dan Penerbit lalu klik button Add, kemudian hubungkan ID_Penerbit pada tabel Penerbit dengan ID_Penerbit pada tabel Buku.
5. Kemudian akan muncul kotak dialog Edit Relationship. Klik checkbox Enforce Referential Integrity, lalu klik button Create.
6. Setelah Klik button create, maka akan muncul relasi tabel.
3. Membuat Query
Query adalah permintaan yang diberikan oleh user untuk mengambil informasi yang tersimpan dalam database. Fungsi dari Query adalah untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai criteria dan urutan yang kita kehendaki.
Query pada Microsoft Access
Langkah awal pembuatan query adalah dengan mengklik menu/object Query : Query pada Microsoft Access memiliki tiga bentuk yaitu :
1. Sql View
Interface yang disediakan oleh Microsoft Access untuk melakukan query secara cepat dan mudah.
3. Query Wizard
Hasil tampilan data dari perintah query sesuai definisi dari design view atau sql view
Langkah-langkah pembuatan Query dengan Design View: 1. Pilih toolbar Create kemudian pilih Query Design.
2. Akan muncul sebuah jendela untuk memilih tabel. Klik nama tabel yang dipilih kemudian klik Add. Jika tabel yang akan dipilih lebih dari satu maka tabel‐ tabel tersebut harus saling berkaitan dalam relationships.
3. Kemudian akan muncul Show Table. Pilih seluruh tabel lalu klik Add 4. Masukkan nama tabel dan field yang kita perlukan dalam pembuatan query 5. Berikan pengaturan pada salah satu kolom (misalnya) Total : Menu Design
Builder, isi Kotak dialog Expression Builder: Total := [Buku]![Harga] * [Transaksi]!Jumlah]
6. Untuk melihat hasilnya klik RUN
4. Membuat Form
Form adalah komponen utama yang terintegrasi secara khusus dan berfungsi sebagai:
1. Menginputkan data
2. Mengedit dan menampilkan data 3. Mengontrol application flow 4. Mencetak informasi
Langkah-langkah membuat form menggunakan Form Wizard: 1. Klik tab Create pada jendela
2. Klik More Form pada ribbon Forms, kemudian pilih Form Wizard. Sehingga akan muncul kotak dialog Form Wizard.
3. Memilih tabel yang atribut-atributnya akan digunakan.
4. Klik > atau >> untuk memilih atribut-atribut yang akan ditampilkan dalam form. 5. Memilih bentuk layout form kemudian klik next.
6. Memilih style form kemudian klik next.
7. Kemudian simpan form dengan nama Buku, lalu klik finish. Lalu akan tampil Form View.
8. Untuk mengatur tampilan form dapat dilakukan pada tampilan Design View. 9. Klik tab Home, kemudian pada ribbons Views klik Design View.
5. Membuat Report
Report dapat diartikan dengan sebuah kata: ‘laporan’. Report merupakan salah satu fungsi pada Microsoft Access yang berguna untuk membantu kita membuat laporan mengenai data – data yang ada dalam database kita.
Terdapat beberapa opsi yang dapat kita pergunakan untuk membuat reports, antara lain:
Langkah-langkah membuat laporan menggunakan Report Wizard:
1. Buka Microsoft Access dan siapkan terlebih dahulu database Anda. ( Database yang digunakan dalam latihan ini Toko Buku).
2. Pilih table yang akan dibuat laporannya (Transaksi). 3. Pilih menu Create Report Wizard
4. Pada Tabel/Query Pilih Query1 klik tombol lalu klik Next 5. Atur urutan data (berdasarkan No_Fak). Klik Next
6. Atur layout/bentuk Report. Klik Next 7. Atur design/tampilan Report. Klik Next
8. Beri judul Report (Laporan Transaksi) Klik Finish. 9. Atur kembali bentuk laporan. Klik View Design View 10. Untuk melihat hasil edit klik View Report View.
G. Pencetakan file basis data 1. Buka file basis data 2. Pilih Office Button Print
3. Pilih jenis printer kemudian atur halamannya (Properties) kemudian klik Print