39
VI.
MANAJEMEN PERSEDIAAN BAHAN BAKU
MARTABAK MANIS
Persediaan sangat dipengaruhi oleh permintaan akan produk jadi tersebut yaitu martabak manis. Tingkat persediaan juga berubah-ubah dipengaruhi permintaan konsumen. oleh karena itu pada bab ini akan dibahas dahulu tentang permintaan konsumen terhadap martabak manis atau penjualan martabak manis, kemudian dilanjutkan dengan pembahasan perencanaan produksi sederhana yang dilakukan perusahaan yaitu dengan didasarkan dari proyeksi permintaan sederhana berdasarkan pengalaman-pengalaman yang ada. Kemudian pembahasan selanjutnya adalah manajemen persediaan martabak manis pada perusahaan.
6.1 Penjualan Martabak Manis
Penjualan martabak manis cenderung mengalami peningkatan selama 4 bulan terakhir mulai dari bulan September hingga Desember 2011. Hal ini disebabkan banyak hari libur nasional. Permintaan tertinggi terhadap martabak manis terjadi pada bulan Desember 2011. Data penjualan bulan September-Desember 2011 dapat dilihat pada Tabel 3.
40
Tabel 3. Penjualan Martabak Manis MAM 2011
Hari
September Oktober November Desember
(porsi) (porsi) (porsi) (porsi)
1 0 154 103,5 111 2 0 136,5 107,5 137,5 3 162,5 73 107 198,5 4 141,5 109 150,5 153 5 118 81,5 178 112 6 79,5 89 176,5 130 7 80,5 99,5 106,5 107,5 8 91 189,5 111 115,5 9 108 147 115 111,5 10 150 77,5 120,5 199,5 11 106,5 80,5 93,5 189,5 12 76 74,5 193,5 103,5 13 94,5 111 170,5 106 14 70 109,5 109 144,5 15 92 162 103,5 131 16 121,5 149 106 130 17 146,5 73 87 183,5 18 117,5 84,5 103,5 163,5 19 75 87 144,5 129,5 20 73 83 176 122 21 90 108 106,5 148,5 22 70 167 147,5 141 23 108 139 93,5 147,5 24 156,5 83 91 197 25 129 101 154,5 195,5 26 83,5 118,5 175 314 27 102,5 92 138 105,5 28 90 136 116 131,5 29 98 190,5 103,5 141,5 30 110,5 140 107,5 169,5 31 - 136,5 - 240 Total 2941,5 3582 3796 4710,5 Sumber : MAM (2011)
Penjualan MAM pada awal bulan September senilai nol karena MAM tidak membuka usahanya dikarenakan libur hari raya, lalu kemudian penjualan meningkat pada hari selanjutnya kemungkinan masih dalam hari raya atau libur nasional jadi banyak pengunjung datang baik untuk makan ditempat, oleh-oleh atau bingkisan untuk kolega bisnis atau saudara dan kerabat.
41 Secara umum penjualan martabak manis mengalami peningkatan dari bulan September-Desember 2011 dengan rata-rata peningkatan per-bulannya sebesar 17,23 persen. Peningkatan ini terjadi karena banyaknya hari libur nasional yang membuat banyak terjadi transaksi pembelian dan juga setelah terjadi perbaikan menejemen dalam proses produksi pembuatan martabak manis dari yang awalnya menggunakan 2 orang pegawai kini menjadi 4 orang dihari biasa dan 5 orang dihari libur.
6.2 Perencanaan Produksi
Perencanaan produksi martabak manis dimulai dari merancang target penjualan bulanan martabak manis. Penyusunan target penjualan dilakukan oleh Store manager, dilakukan secara sederhana tidak sistemastis seperti halnya perencanaan umumnya yang memakai pendekatan peramalan penjualan moderen. Store manajer menetapkan target penjualan berdasarkan informasi penjualan beberapa bulan sebelumnya dan target penjualan pada bulan yang sama pada tahun lalu dan isu tentang perkembangan kuliner jajanan di kota Bogor. Informasi atau isu ini didapat dari penelusuran media cetak, pembicaraan di konsumen serta pengamatan langsung di lapangan. Salah satu contoh informasi atau isu dalam perkembangan kuliner yang menjadi respon untuk store meneger menetapkan target penjualan adalah bahwa pada media cetak ada info akan diadakan pameran jajanan kuliner di wilayah kota Bogor maka store meneger menangkap informasi ini dan menentukan peningkatan target penjualan dengan membuka stand dilokasi tersebut.
Target penjualan bulanan disusun akhir bulan November, menargetkan penjualan untuk bulan Desember hingga Januari 2012 atau dengan kata lain penyusunan perencanaan penjualan ini dilakukan untuk target 2 sampai 3 bulan kedepan. Hal ini dilihat dari data penjualan yang mengalami perubahan berarti dalam rentang waktu itu.
6.3 Perencanaan Persediaan Bahan Baku
Perencanaan persediaan bahan baku dilakukan oleh bagian produksi atau logistik pergudangan. Selanjutnya perencanaan persediaan bahan baku dibagi menjadi dua kelompok yaitu pertama kelompok dalam perencanaan pemesanan bahan baku yang terintegrasi dengan bagian keuangan dan yang kedua adalah
42 persediaan bahan baku yang akan dikelola oleh bagian produksi di gudang. Bahan baku yang dipesan ke bagian keuangan adalah tepung terigu, gula pasir, mentega, telur ayam, wysman, keju, susu, kemasan, dan bahan tambahan lain serta peralatan, melalui bagian purchasing. Selanjutnya bagian keuangan memberikan persetujuan akan sejumlah kebutuhan input persediaan yang dibutuhkan bagian logistik. Input persediaan yang akan dikelola bagian logistic adalah semua bahan baku yang akan disusun tata letaknya di gudang dengan sistem first in first out dan kemudian melakukan hal tersebut lagi setelah saat ROL atau pemesanan input ke bagian keuangan berdasarkan tingkat ROL.
6.4 Penyimpanan Persediaan Bahan Baku
Penyimpanan persediaan bahan baku martabak manis yaitu berupa beberapa bahan baku pokok seperti telur ayam, tepung terigu dan gula pasir, yang terdapat dalam dua ruang penyimpanan. Ruangan pertama pada lantai satu digunakan untuk penyimpanan telur ayam dan gula pasir sedangkan untuk penyimpanan tepung terigu dilakukan pada ruang penyimpanan lantai dua. Sedangkan peralatan dan bahan lain tersimpan pada ruang lantai satu dan ruang produksi pada lantai dasar.
Bahan baku ketika sampai lokasi akan diperiksa oleh bagian logistic baik dari segi kualitas bahan yang terdiri dari kemasan, tanggal kadaluarsa dan tampilan fisik, dan dari segi kuantitas seluruh bahan baku dicek apakah sudah sesuai dengan jumlah pemesanan yang tertera pada faktur pembelian bahan baku. Selanjutnya ketiga bahan baku tersebut akan dibagi ke tempat penyimpanan masing-masing dengan sistem first in first out. Untuk kapasitas penyimpanan bahan baku telur ayam adalah adalah sebanyak dua peti dalam waktu dua hari sekali, untuk bahan baku gula pasir adalah sebanyak 5 ball (50kg/ball) dalam waktu 1 minggu dan bahan baku tepung terigu sebanyak 50 ball (25kg/ball) dengan maksimal 7 tumpuk dalam waktu penyimpanan 1 minggu dan telur ayam sebanyak 2 peti dalam waktu 2 hari dengan maksimal 2 tumpuk.
6.5 Pengendalian Persediaan Bahan Baku
Pengendalian persediaan bahan baku martabak manis yang dikaji dalam perusahaan meliputi tepung terigu, gula pasir dan telur ayam. Ketiga bahan baku
43 ini menempati penggunaan dalam jumlah yang besar. Pengendalian persediaan bahan baku ini dilakukan denga model EOQ two bin system tanpa kendala investasiyang dimana tingkat persediaan dijaga pada tingkat minimal dan maksimal tertentu sesuai dengan kapasitas dan batas ROL yang telah ditetapkan perusahaan.
Tingkat persediaan dijaga pada kondisi batas minimal ROL sebesar 15 persen pada masing-masing bahan baku. Bilamana stok persediaan sudah dilihat mendekati angka 15 persen tersebut maka bagian logistic akan melakukan pengajuan permohonan pemesanan barang ke bagian keuangan.
6.6 Identifikasi Biaya Persediaan Bahan Baku Martabak Manis MAM
Tepung terigu, gula pasir dan telur ayam merupakan bahan baku utama dalam pembuatan martabak manis, sehingga pengendalian terhadap ketiga bahan tersebut perlu dilakukan, agar ketiga bahan tersebut tersedia dengan biaya minimum. Pemesanan martabak manis yang tidak tentu dan terkadang mengalami lonjakan permintaan menimbulkan terjadinya kegiatan persediaan bahan baku martabak manis tersebut.
Biaya persediaan bahan baku meliputi biaya pemesanan kembali (RC) dan biaya penyimpanan. Biaya pemesanan kembali bahan baku merupakan biaya yang terjadi karena melakukan pemesanan yang merupakan hasil perkalian antara biaya pemesanan kembali per pesanan dengan frekuensi pemesanan. Biaya penyimpanan dihitung berdasarkan biaya yang ditetapkan MAM sebesar 5 persen dari harga pembelian bahan baku.
Perincian biaya pemesanan bahan baku dapat dilihat pada tabel 4.
Tabel 4. Biaya Pemesanan Kembali Bahan Baku Martabak Manis
Jenis biaya Biaya pemesanan per pesanan (Rp) (tepung terigu) Biaya pesanan per pesanan (Rp) (gula pasir) Biaya pesanan per pesanan(Rp) (telur ayam) Biaya telepon 2000 2000 2000 Biaya Administrasi 2000 2000 2000 Biaya transportasi 30.000 30.000 5000 Total 34.000 34.000 9000
44 Berdasarkan tabel 4 biaya pemesanan kembali bahan baku martabak manis terbesar adalah biaya transportasi. Biaya transportasi cukup mahal karena jumlah pemesanan per pesanannya cukup besar dalam setiap pemesanan gula dan tepung terigu bisa mencapai bobot 1,5 ton, namun biaya ini masih dalam kategori murah karena perusahaan telah menjalin kerjasama dengan pemasok kedua bahan baku tersebut.
Pemesanan kembali yang dilakukan MAM relatif tidak menentu karena disebabkan oleh ketersediaan bahan baku dari pemasok dan kebutuhan produksi atau sisa bahan baku dalam gudang. Frekuensi pemesanan bahan baku selama 4 bulan terakhir Septermber-Desember 2011 untuk gula pasir sebanyak 37 kali pemesanan dengan jumlah pesanan sebesar 57 ball, sedangkan untuk tepung terigu sebanyak 30 kali pemesanan dengan jumlah pemesanan sebesar 277 ball dan bahan baku telur sebanyak 33 kali pemesanan dengan jumlah pemesanan sebesar 62 peti. Dengan demikian perincian biaya pemesanan kembali bahan baku martabak manis selama 4 bulan terakhir (September-Desember 2011) dapat dilihat pada tabel 5:
Tabel 5. Total Biaya Pemesanan Kembali Bahan Baku Martabak Manis
Keterangan Tepung terigu Gula pasir Telur ayam
Biaya pemesanan
kembali per pesanan (Rp)
34.000 34.000 9000 Frekuensi selama September-Desember 2011 (kali) 30 37 33 Biaya pemesanan kembali selama September-Desember 2011 (Rp) 1.020.000 1.258.000 297.000
Biaya penyimpanan bahan baku martabak manis pada MAM adalah biaya yang ditetapkan berdasarkan persentase pembelian bahan baku yaitu sebesar 5 persen. Biaya penyimpanan selama 4 bulan (September-Desember 2011) untuk
45 bahan baku tepung terigu sebesar Rp. 278.595,- , untuk bahan baku gula pasir sebesar Rp. 817.769,- , dan untuk telur ayam sebesar Rp. 366.938.
Biaya penyimpanan dihitung berdasarkan besarnya tingkat pengadaan pembelian rata-rata yaitu dihitung berdasarkan pembelian item bahan baku yang terjadi selama 4 bulan terakhir (September-Desember 2011) dikalikan dengan 5 persen dengan sesuai dengan penetapan MAM. Berikut rincian biaya penyimpanan bahan baku martabak manis dapat dilihat pada tabel 6.
Tabel 6. Biaya Penyimpanan Bahan Baku Martabak Manis
(September-Desember 2011)
Uraian Jumlah
Tepung Terigu Gula pasir Telur ayam
Persentase Biaya Penyimpanan (5 %)
0,05 0,05 0,05
Jumlah Pembelian Bahan baku (satuan/4bulan)
277 ball 57 ball 62 peti
Biaya pembalianbahan baku (Rp/total/4bulan)
42.889.800 26.310.950 12.740.000
Biaya penyimpanan bahan baku (Rp/Satuan/4bulan)
7.742 23.080 10.274
Biaya penyimpanan bahan baku per 4bulan (Rp)
2.144.490 1.315.548 637.000
Biaya persediaan bahan baku martabak manis yang digunakan MAM adalah model EOQ dengan two bin system dengan menggunakan re-order level (ROL) yang telah ditentukan perusahaan yaitu sebesar 15 persen dari kapasitas masing-masing bahan baku, yang digunakan sebagai acuan dari pemesanan kembali persediaan bahan baku.
46
Tabel 7. Hasil Perhitungan Total Biaya Persediaan Bahan Baku Martabak Manis
MAM
Variabel Notasi Tepung terigu Gula pasir Telur ayam
ROL (0) 10,5 2,25 2,4 Frekuensi (kali) (1) 30 37 33 Persedian rata-rata (satuan/bulan) (2) 70 15 16 Biaya pemesanan (Rp/Pemesanan) (3) 34.000 34.000 9.000 Biaya total penyimpanan (4) 2.144.490 1.315.548 637.000 Biaya total pemesanan (5)=(1) x (3) 1.020.000 1.258.000 297.000 Biaya total persediaan (7)=(5) + (4) 3.164.490 2.573.548 934.000
6.7 Evaluasi Terhadap Manajemen Persediaan yang Dilakukan MAM
Evaluasi terhadap manajemen persediaan yang dilakukan MAM, yang dibahas di bab enam ini terkait dengan evaluasi terhadap kegiatan manajemen persediaan bahan baku martabak manis yang dilakukan MAM, yaitu perencanaan bahan baku, pengadaan bahan baku, perawatan persediaan, pengendalian persediaan dan pencatatan administrasi mengenai persediaan.
Perencanaan pengadaan bahan baku martabak manis di MAM didasarkan dari asumsi rata-rata penjualan sebelumnya dan asumsi lain yang bisa mendukung dalam kegiatan perencanaan misalnya adalah adanya beberapa hari libur di periode mendatang dan asumsi akan harga bahan baku yang tidak menentu baik itu akan terjadi kenaikan karena kelangkaan yang diakibatkan akan datang musim liburan sehingga manajer beranggapan pada musim liburan ini tingkat konsumsi akan naik dan akan menaikkan harga dari sebelumnya. Dengan adanya asumsi-asumsi tersebut MAM dapat menentukan target penjualan MAM dengan merencanakan persediaan bahan baku yang memadai, namun MAM tidak
47 melakukan pencatatan akan data tersebut sehingga tidak didapatkan informasi tentang perencanaan produksi yang akan dilakukan, selain itu juga MAM melakukan metode perencanaan ini dengan metode tradisional yaitu dengan meramalkan secara sederhana untuk perencanaan dari berbagai asumsi-asumsi tersebut. Salah satu kasus perencanaan produksi yang dilakukan MAM adalah menjelang hari raya bulan September 2011 dan Desember 2011, MAM melakukan pembelian bahan baku martabak manis dengan melakukan tingkat jumlah pembelian dan frekuensi pemesanan hingga mencapai 50 persen dari hari biasa dan khususnya untuk telur ayam, gula pasir MAM melakukan pemesanan kontrak tidak tertulis dari distributor agar tidak kehabisan stok karena menjelang hari raya permintaan akan bahan tersebut mengalami lonjakan.
Terdapat kegiatan yang sia-sia yang dilakukan oleh bagian produksi/logistik. Bagian produksi yang telah merencanakan sejumlah bahan baku yang dibutuhkan namun jumlah yang diminta kepada bagian keuangan dapat ditolak atau dikurangi. Sehingga perencanaan pengadaan bahan baku sebaiknya dilakukan pada bagian keuangan saja. Sedangkan bagian produksi hanya meyediakan data stok akhir saja pada bagian keuangan.
Jumlah persediaan menjadi sangat penting sebagai informasi dalam manajemen persediaan. Jumlah persediaan bahan baku dicatat keluar masuknya baik dari gudang penyimpanan hingga ruang produksi. Pencatatan kegiatan administrasi martabak manis sudah cukup baik dari segi penjualan namun dalam hal bahan baku pencatatan masih kurang rapih. Hal tersebut dikarenakan belum adanya karyawan yang bekerja khusus sepenuhnya pada administrasi keluar masuk barang dari gudang penyimpanan ke produksi, baru sebatas mencatat administrasi penjualan dan pembelian bahan baku saja, sehingga informasi mengenai persediaan di gudang setiap hari relatif kurang sedangkan di sisi lain informasi mengenai persediaan setiap harinya dapat membantu dalam kegiatan usaha martabak manis.
Untuk biaya penyimpanan bahan baku tepung terigu dan gula pasir digunakan penetapan persentase sebesar 5 persen dari setiap harga pembelian bahan baku tersebut. Perusahaan melakukan penetapan ini atas dasar kemudahan karena sulitnya menghitung asumsi dari biaya untuk mengcover risiko yang ada
48 dalam setiap penyimpanan bahan baku. Akan tetapi persentase ini dirasa sudah mewakili dari biaya penyimpanan yang terjadi.
Kegiatan pengembangan penjualan martabak manis melalui acara-acara baik itu pesanan maupun dalam mengisi stand-stand pameran wisata kuliner khas dinilai cukup baik. Selain itu juga penjualan dengan melakukan pemesanan beberapa waktu sebelum produk diambil juga dinilai baik karena ada beberapa pelanggan yang tidak ingin mengantri. Secara umum persediaan bahan baku martabak manis cenderung kekurangan namun masih dalam hal yang wajar. Hal tersebut dilihat dari data penjualan martabak manis yang cenderung mengalami peningkatan.
