Tahapan Lean Six Sigma (DMAIC)

(1)

Tahapan Lean Six Sigma (DMAIC)

June 30, 2008 at 9:07 am 11 comments

Langkah-langkah penerapan Lean Six Sigma

a. DEFINE

Tahap Define adalah tahap pertama dari proses DMAIC, tahap ini bertujuan untuk menyatukan pendapat dari tim dan sponsor mengenai proyek yang akan dilakukan, baik itu ruang lingkup, tujuan, biaya dan target dari proyek yang akan dilakukan. Tahapan dalam Define :

1. Pemilihan proyek oleh sponsor dan tim

Pemilihan proyek biasanya dilihat dari faktor-faktor penting dalam bisnis (biaya, keuntungan dll) dan ada juga yang didapat dari ide dari berbagai sumber (data proses, informasi penjualan dan pelanggan, opini pekerja dll). Proyek yang akan dipilih untuk diimplementasikan dilihat dari seberapa besar pentingnya proyek terhadap perusahaan dan pelanggan.

2. Pembuatan proposal proyek dan pembentukan tim

Proposal proyek yang berisi tujuan proyek, batas waktu dan tim yang terbentuk. 3. Menentukan ruang lingkup proyek

Ruang lingkup proyek digunakan untuk mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dengan proyek dan akan merasakan dampak dari proyek tersebut. Untuk mengetahui ruang lingkup proyek digunakan diagram SIPOC.

4. Mengumpulkan data mengenai VOC (Voice of Customers)

Pengumpulan data VOC (Voice of Customers) atau keinginan pelanggan terhadap produk yang dihasilkan.

5. Peninjauan ulang tahap Define

Tools yang digunakan dalam tahapan Define: 1. Brainstorming

Suatu tools yang digunakan untuk menghasilkan ide dalam jangka waktu yang pendek,

brainstorming juga merangsang kreativitas dalam berpikir tetapi tetap mempertimbangkan semua ide yang telah didapat.

(2)

SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Costumer) digunakan untuk menunjukkan aktivitas mayor, atau subproses dalam sebuah proses bisnis, bersama-sama dengan kerangka kerja dari proses, yang disajikan dalam Supplier, Input, Process, Output, Costumer. Dalam mendefinisikan proses-proses kunci beserta pelanggan yang terlibat dalam suatu proses yang dievaluasi dapat didekati dengan model SIPOC (supplier-Inputs- Process- Output-Costumer). Model SIPOC adalah paling banyak digunakan manajemen dalam peningkatan proses. Nama SIPOC merupakan akronim dari lima elemen utama dalam sistem kualitas, yaitu: [Gasp02 hal 47]

 Suppliers adalah orang atau kelompok orang yang memberikan informasi kunci, material,

atau sumber daya lain kepada proses. Jika suatu proses terdiri dari beberapa sub proses, maka sub proses sebelumnya dapat dianggap sebgai petunjuk pemasok internal (internal

suppliers).

 Inputs adalah segala sesuatu yang diberikan oleh pemasok (suppliers) kepada proses.

 Process adalah sekumpulan langkah yang mentransformasi-dan secara ideal menambah

nilai kepada inputs (proses trnasformasi nilai tambah kepada inputs). Suatu proses biasanya terdiri dari beberapa sub-proses.

 Outputs adalah produk (barang atau jasa) dari suatu proses. Dalam industri manufaktur ouputs dapat berupa barang setengah jadi maupun barang jadi (final product). Termasuk

kedalam outputs adalah informasi-informasi kunci dari proses.

 Customers adalah orang atau kelompok orang, atau sub proses yang menerima outputs.

Jika suatu proses terdiri dari beberapa sub proses, maka sub proses sesudahnya dapat dianggap sebagai pelanggan internal (internal customers).

Gambar 3. Diagram SIPOC

Sumber : Wedgwood, 2006

b. MEASURE

Tahap Measure bertujuan untuk mengetahui proses yang sedang terjadi, mengumpukan data mengenai kecepatan proses, kualitas dan biaya yang akan digunakan untuk mengetahui penyebab masalah yang sebenarnya. Tahapan pada Measure :

(3)

1. Menentukan output dan input dari proses

Pada tahap ini input dan output proses diidentifikasi secara jelas. Hal ini diperlukan untuk mempermudah dalam pembuatan value stream map.

2. Membuat value stream mapping

Pembuatan value stream map, yaitu peta yang memperlihatkan proses nyata secara lebih rinci, mengandung informasi yang lengkap seperti tahapan proses, lead time, antrian dll

3. Menentukan ukuran performansi yang dipakai

Pada tahap ini dilakukan penentuan ukuran performansi yang akan dipakai dalam melakukan analisa proses. Ukuran performansi ini akan digunakan untuk memperlihatkan performa sistem baik sistem sebelum perbaikan maupun setelah perbaikan.

4. Melakukan pengumpulan data untuk perhitungan

Pengumpulan semua data yang akan dibutuhkan untuk melakukan perhitungan pada tahap

measure

5. Menghitung kapabilitas proses

Penghitungan kapabilitas awal proses atau biasa disebut dengan baseline capability. Kapabilitas ini akan menjadi patokan atau dasar dilakukannya perbaikan.

6. Peninjauan ulang tahap Measure

Tools yang digunakan dalam tahapan Measure : 1. Value Stream Map

Peta yang menggambarkan semua aliran yang terjadi pada suatu proses baik itu informasi maupun fisik. Peta ini sangatlah kompleks bila dibandingkan dengan peta yang lain tetapi peta ini paling lengkap dalam memberikan informasi mengenai proses dan biasayan digunakan untuk mengidentifikasi pemborosan. Cara membuat value stream map :

 Tentukan produk individual atau pelayanan apa yang akan dibuat

(4)

Gambar 4. Tahapan 1 Value Stream Map

Sumber : George, 2005

 Tambahkan aliran fisik/material yang terjadi

 Tambahkan aliran informasi yang terjadi

(5)

 Kumpulkan data proses dan hubungkan dengan kotakan pada gambar

 Tambahkan data proses dan lead time pada gambar

 Verifikasi peta yang dihasilkan

Gambar 8 Simbol Value Stream Map

Sumber : George, 2005 2. Value add and non value add analysis

Adalah suatu analisa yang bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi proses yang tidak dibutuhkan dan tidak memberikan nilai tambah untuk pelanggan.

(6)

c. ANALYZE

Tujuan tahap Analyze adalah untuk memverifikasi penyebab yang mempengaruhi input kunci dan output kunci. Tahapan pada Analyze :

1. Menentukan input kritis

Penentuan letak masalah yang terjadi pada suatu proses 2. Melakukan analisa data dan analisa proses

Pada tahap ini dilakukan analisa mengenai data yang sudah didapat serta proses yang terjadi dengan lebih terperinci. Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui apa akar penyebab masalah yang sebenarnya.

3. Menentukan akar penyebab masalah

Penentuan akar penyebab masalah yang terjadi dalam proses dilakukan untuk setiap permasalahan yang terjadi.

4. Menyusun prioritas akar penyebab permasalahan

Satu permasalahan bisa mempunyai beberapa penyebab permasalahan. Pada tahap ini dilakukan pemilihan akar penyebab yang akan menjadi target perbaikan.

5. Melakukan peninjauan ulang terhadap tahap Analyze Tools yang digunakan dalam tahapan Analyze :

1. Cause and Effect Diagram

Cause Effect Diagram adalah suatu tools yang membantu tim untuk menggabungkan ide-ide

mengenai penyebab potensial dari suatu masalah. Diagram ini juga biasa disebut dengan diagram

fishbone karena bentuknya yang seperti tulang ikan. Masalah yang terjadi dianggap sebagai

kepala ikan sedangkan penyebab masalah dilambangkan dengan tulang-tulang ikan yang dihubungkan menuju kepala ikan. Tulang paling kecil adalah penyebab yang paling spesifik yang membangun penyebab yang lebih besar (tulang yang lebih besar).

(7)

Gambar 9. Cause Effect Diagram

Sumber : Wedgwood, 2006 2. Failure Modes and Effects Analysis (FMEA)

Yaitu suatu pendekatan yang bertujuan untuk mengidentifikasi kegagalan suatu produk, jasa atau proses sehingga bisa memperkecil akibat yang terjadi. FMEA ini bisa digunakan saat mendesign suatu sistem baru, merubah suatu sistem dll. Pada penelitian ini FMEA digunakan sebagai alat untuk mengetahui jenis kegagalan yang paling kritis sehingga memerlukan penanganan terlebih dahulu.

Cara melakukan FMEA [Geor05]:

 Melakukan peninjauan terhadap proses atau produk yang akan diteliti

 Melakukan brainstorming terhadap kegagalan yang mungkin tejadi

 Tulis akibat yang akan terjadi dari setiap kegagalan yang mungkin terjadi

 Hitung nilai Severity dan Occurance dari kegagalan tersebut. Severity (keparahan) merupakan tingkat/ rating yang mengindikasikan keseriusan efek dari jenis kegagalan potensial sedangkan Occurrence yaitu rating yang berhubungan dengan probabilitas terjadinya kegagalan.

 Tulis bentuk control yang yang sudah dilakukan terhadap jenis kegagalan serta hitung nilai detectionnya. Control merupakan tindakan yang diambil untuk mengontrol terjadinya kegagalan. Detection adalah rating yang berhubungan dengan kemungkinan bahwa control proses yang ada akan mendeteksi suatu jenis kegagalan pelayanan sebelum sampai kepada pelanggan.

 Hitung nilai RPN untuk setiap akibat kegagalan dengan cara mengalikan nilai Severity dan Occurance serta Detection

 Gunakan nilai RPN untuk menentukan kegagalan mana yang harus diprioritaskan untuk ditangani terlebih dahulu

 Buat rencana untuk mengurangi atau menghilangkan akibat yang muncul jika kegagalan tersebut terjadi

(8)

Pareto adalah tipe diagram batang, diagram ini biasanya digunakan untuk menggolongkan beberapa kategori dan dilengkapi dengan persentase masing-masing kategori. Kategori tersebut dilambangkan dengan batang-batang (bar) yang tersusun dari yang paling kecil ke besar.

Diagram Pareto sangat membantu untuk menentukan kategori yang paling berpengaruh terhadap suatu masalah.

Gambar 10. Diagram Pareto

d. IMPROVE

Tujuan tahap Improve adalah menemukan solusi yang tepat untuk mengatasi masalah. Tahapan yang dilakukan pada Improve :

1. Mencari solusi potensial

Mendokumentasikan semua solusi, analisa statistik atau tools lain yang digunakan untuk

mengembangkan solusi, mendaftar semua usulan yang diberikan oleh partisipan proses, pemilik proses.

2. Memilih dan menyusun prioritas terhadap solusi

Memprioritaskan solusi yang telah didaftar dari tahap sebelumnya, kemudian memilih solusi yang harus dilaksanakan terlebih dahulu menurut tingkat kepentingannya.

3. Mengaplikasikan praktik Lean six sigma

Mengaplikasikan praktik Lean six sigma antara lain : a. Penataan tempat kerja

(9)

Cara termudah untuk menilai sikap suatu perusahaan terhadap kegiatan perbaikan adalah dengan mengamati praktek pemeliharaan tempat kerja di suatu pabrik, dari hal tersebut kita bisa

mengetahui kadar penerapan kegiatan perbaikan dari kebiasaan penyimpanan alat, penanganan sampah dll. Pemeliharaan tempat kerja erat hubungannya dengan penataan tempat kerja yang lebih baik. Bila diamati barang-barang di tempat kerja ada yang selalu digunakan, barang yang jarang digunakan dan barang yang tidak akan digunakan sama sekali, tetapi terkadang semua barang tersebut ditumpuk menjadi 1 sehingga pekerja akan mengalami kesulitan untuk mencari barang yang sering digunakan. Sedangkan barang yang sudah tentu tidak akan digunakan lagi masih disimpan. Hal ini dapat dipandang sebagai pemborosan karen dapat menghambat produksi, menghabiskan ruang dan menimbulkan biaya penyimpanan.5S adalah program

peningkatan terus-menerus melalui perbaikan housekeeping untuk menciptakan dan memelihara agar tempat kerja menjadi teratur, bersih, aman, dan memiliki kinerja tinggi. 5S yang

memungkinkan setiap orang memisahkan kondisi-kondisi normal dan abnormal, merupakan dasar untuk peningkatan terus-menerus, zero defect, reduksi biaya dan untuk menciptakan area kerja yang aman dan nyaman. 5S merupakan pendekatan sistemetik untuk meningkatkan

lingkungan kerja, proses-proses, dan produk dengan melibatkan karyawan lantai pabrik atau lini produksi (production line) atau kantor.

b. Pengembangan kecepatan set-up

Mempersingkat waktu set-up akan membuka peluang untuk mengurangi ukuran lot dan tingkat persediaan, disamping juga mengurangi waktu lead time. Dampaknya, operasi pabrik menjadi flexibel dan mampu menanggapi setiap perubahan pasar. Langkah-langkah yang ditempuh untuk mengurangi waktu set-up :

 Memisahkan pekerjaan set-up yang harus diselesaikan selai mesin berhenti (internal set-up) terhadap pekerjaan yang dapat dikerjakan selagi mesin beroperasi (external set-up)

 Mengurangi internal set-up dengan mengerjakan banyak external set-up (persiapan cetakan, pemindahan cetakan dll)

 Mengurangi internal set-up dengan mengurangi kegiatan penyesuaian,

penyederhanaan alat bantu dan kegiatan bongkar-pasang, penambahan personil pembantu dll.

 Mengurangi total waktu untuk seluruh pekerjaan set-up, baik internal maupun

external.

 Penggunaan set-up performance chart yang bisa digunakan untuk memntau waktu

set-up tiap operator. Hal ini dapat memacu operator untuk melakukan kompetisi

yang sehat dalam mempercepat waktu set-up

 Penggunaan kamera video sangat membantu dalam mmepelajari kegiatan set-up secara obyektif

 Mendemonstrasikan kegiatan set-up pada orang lain

(10)

Pengembangkan suatu proses produksi yang lancar dapat dilakukan dengan melakukan

koordinasi yang baik dari keseluruhan proses di dalam pabrik. Langkah pertama adalah meneliti tata letak (layout) dan penggunaan mesin yang ada di pabrik.

Jenis layout dibagi menjadi product layout dan process layout. Pada process layout, mesin dengan fungsi yang sama dikelompokkan pada lokasi yang sama. Tetapi untuk layout jenis ini banyak sekali ditemukan pemborosan antara lain :

 Kesulitan koordinasi dan jadwal produksi

 Pemborosan trasportasi dan material handling

 Akumulasi persediaan dalam proses

 Penganganan material berganda

 Lead time produksi yang sangat panjang

 Kesulitan menemukan penyebab cacat produksi

 Arus material dan prosedur kerja sulit untuk dibakukan

 Sulitnya perbaikan kerja karena tidak ada standar

Hal yang perlu dilakukan adalah mengganti process layout menjadi product layout. Dengan menggunakan product layout, aktivitas material handing, transportasi, persediaaan dapat dikurangi. Pada product layout, mesin yang sejenis dapat diletakkan pada lokasi yang berbeda sesuai dengan kebutuhan jenis produk. Akibatnya mungkin terjadi pembatasan kapasitas mesin untuk aliran produk tertentu, kecuali jika ada penambahan mesin pada aliran tersebut. Dengan menambah mesin maka akan menimbulkan investasi baru untuk pembelian mesin.

Cara lain untuk mengatasi masalah aliran yaitu dengan menyeimbangkan volume produksi dari waktu ke waktu dengan keselarasan jadwal. Dengan jalur produksi untuk 1 jenis produk, puncak volume produksi bisa diseimbangkan di sepanjang jalur produksi, mulai bahan mentah sampai bahan jadi.

Dalam filsafat JIT, aliran yang lancar diwujudkan dengan tidak adanya genangan barang dalam proses sejak saat penerimaaan sampai pengiriman barang jadi. Beberapa hal yang perlu

diperhatikan untuk menghasilkan aliran produksi lancar yaitu :

 Process Layout

 Ketidak seimbangan jalur

 Set-up dan pergantian alat

 Kerusakan mesin

 Masalah kualitas

 Absensi karyawan

d. Pengembangan alat bantu otomatis

Produksi berlebihan pada dasarnya menyembunyikan berbagai masalah, oleh karena itu sukar sekali menentukan dimana perbaikan harus dilakukan. Lebih baik jika kita memproduksi

secukupnya, sesuai dengan yang diminta pelanggan. Ketika penjualan naik, tingkat pemanfaatan mesin menjadi naik begitu pula sebaliknya. Adalah suatu kesalahan besar jika kita memproduksi

(11)

barang demi meningkatkan pemanfaatan mesin, karena hal ini akan menimbulkan persediaan yang menumpuk.

Lebih baik jika kita dapat mencapai 100 % tingkat pemanfaatan permintaan dibanding dengan 100 % pemanfaatan mesin. Karena tujuan kita adalah memenuhi permintaan pelanggan bukan memproduksi barang sebanyak mungkin.

e. Penanganan beberapa proses

Seorang operator dapat menangani 2 mesin sekaligus, hal ini sangatlah membantu dalam mengefisienkan waktu operator. Seorang operator seharusnya mempunyai kemampuan menangani beberapa proses sekaligus baik dalam proses pembentukan, pemotongan maupun perakitan. Dengan operator yang serba bisa, sistem produksi menjadi semakin tanggap terhadap perubahan permintaaan pasar. Dalam usaha penambahan kemampuan operator, tambahan latihan dan rotasi kerja dapat direkomendasikan. Guna menunjukkan lebih jauh manfaat dan perlunya penanganan beberapa proses sekaligus, manajemen beserta staf sebaiknya juga menerapkan adanya rotasi tugas diantara mereka sendiri. Selain mengembangkan ketrampilan operator, rotasi kerja juga memberikan peluang bagi operator untuk memperoleh variasi kerja secara berkala, meningkatkan kerjasama antar kelompok, merangsang daya kreatif pekerja dalam memandang suatu proses, dan mencegah kelelahan pada operator karena rotasi kerja dalam waktu yang pendek memungkinkan operator untuk menggunakan anggota tubuhnya dan pengindraan secara bervariasi.

f. Sinkronisasi proses

Salah satu cara agar masalah cepat terlihat adalah dengan mengkaitkan berbagai macam proses secara ketat. Dengan menggabungkan konsep aliran lancar, peningkatan kemampuan operator maka proses dapat menjadi lebih lancar dan produktivitas menjadi meningkat, sehingga sistem produksi menjadi lebih tahan terhadap berbagai gangguan mendadak, khususnya pada awal masa perbaikan dimana terdapat banyak perubahan dilakukan.

g. Lot berukuran satu

Penggunaan ukuran lot sama dengan 1 akan mengurangi adanya barang dalam proses karena tidak akan ada barang yang menunggu barang lain untuk masuk ke proses selanjutnya. Ukuran lot sama dengan 1 akan memperlancar aliran proses, setiap barang selesai diproses dari stasiun 1 maka barang akan langsung dikirim untuk diproses ke stasiun kerja selanjutnya. Sehingga mengurangi proses penanganan antar stasiun kerja.

h. Konsep Jidoka

Jidoka adalah konsep yang dikembangkan di Jepang untuk melengkapi mesin dengan kecerdasan dan otonomi untuk melakukan penilaian sendiri. Tanpa konsep ini, mesin memang dapat

(12)

Contoh : Pada suatu alat pemotong logam dilengkapi dengan saklar pembatas yang dipakai untuk memantau saat yang tepat penambahan gulungan baja lembaran. Jika gulungan habis maka sebuah lampu peraga (andon) akan menyala dan sebuah pengeras suara akan berbunyi.

Selain jidoka juga ada konsep pemberhentian jalur (line stop). Konsep ini biasanya terjadi pada suatu lini produksi.

Contoh : suatu proses perakitan menggunakan ban berjalan (conveyor) untuk pemindahan benda kerja. Bila sesuatu terjadi pada proses produksi maka segera dilaporkan pada pimpinan sehingga tindakan perbaikan dapat dilakukan secepatnya. Bila masalah yang terjadi cukup besar dan diperlukan pembetulan maka seluruh jalur perakitan akan berhenti dan managemen akan berusaha mencari solusi saat itu juga. Pada umumnya lampu peraga (andon) digunakan untuk mengisyaratkan adanya kejadian pemberhentian jalur.

Papan kontrol produksi juga digunakan untuk menyampaikan secara visual kegiatan produksi secara nyata. Tujuan dari papan kontrol ini adalah untuk membandingkan hasil aktual dengan rencana target. Papan kontrol juga dilengkapi kolom komentar untuk tindakan perbaikan. i. Poka Yoke (alat anti kesalahan)

Poka yoke adalah suatu mekanisme alat anti kesalahan. Poka yoke akan mempermudah kerja operator, terutama dalam mengurangi berbagai macam masalah mengenai cacat produksi,

keselamatan kerja, kesalahan operasi tanpa memerlukan perhatian yang berlebihan dari operator. j. Menghindari gangguan mesin

Kerusakan mesin dan segala macam gangguan harus dilenyapkan. Mesin harus dipertahankan untuk mencapai 100 % tingkat permintaan. Pendekatan yang digunakan untuk mengetahui kerusakan mesin adalah dengan melakukan konsep Lima ”Mengapa” dan membersihkan mesin setiap selesai digunakan.

Total Productive Maintenance (TPM) adalah konsep pemeliharaan yang melibatkan semua

karyawan. Tujuanya adalah mencapai efektifitas pada keseluruhan sistem produksi melalui partisipasi dan kegiatan pemeliharaan yang produktif. Disini operator akan dilatih untuk mencapai kondisi tanpa gangguan mesin dengan cara belajar cara memelihara mesin,

melaksanakan pedoman penggunaan mesin secara wajar dan mengembangkan kesadaran dan kewaspadaan terhadap tanda awal penurunan kemampauan mesin.

k. Standarisasi kerja

Peluang perbaikan menjadi sangat terbatas tanpa adanya suatu standar. Banyak hal yang rancu dan simpang siur bahkan kembali seperti kondisi sebelumnya. Dengan menerapkan banyak standar, maka semakin sedikit pekerjaan yang mengalami kerancuan. Bila standar sudah ditetapkan maka operator harus secara konstan melaksanakan dan melakukan perubahan secara cepat. Standar kerja harus menyangkut 3 elemen pokok yaitu cycle time, urutan kerja dan jumlah barang dalam proses. Standar kerja harus dikembangkan agar dapat diikuti oleh semua orang.

(13)

Biasanya lembar standar kerja dipasang pada tiap pos kerja sehingga memungkinkan semua orang untuk mengikuti instruksi tersebut.

4. Melakukan pengujian terhadap solusi

Membuat value stream baru, dan pengujian terhadap solusi. Pada tahap ini juga dilakukan penghitungan ukuran performansi pada sistem baru setelah perbaikan. Bila dari perhitungan tersebut dihasilkan nilai yang lebih baik dari sistem lama maka solusi tersebut layak untuk diterapkan karena mempunyai dampak positif terhadap proses.

5. Melakukan implementasi solusi

6. Melakukan penjauan ulang terhadap tahapan Improve

e. CONTROL

Tujuan tahap Control adalah untuk melengkapi semua kerja proyek dan menyampaikan hasil proses perbaikan kepada up management. dan memastikan bahwa setiap orang bekerja telah dilatih untuk melakukan prosedur perbaikan yang baru. Tahapan pada Control :

1. Mengadakan pemantauan terhadap hasil implementasi 2. Mendokumentasikan standard operating procedure baru 3. Membuat rencana pengendalian proses

4. Membuat peta perjalanan/ histori proyek

5. Melakukan proses transisi dan pengalihan tanggung jawab pada pemilik proses 6. Melakukan peninjauan ulang tahap control

Beberapa hal yang perlu diperhatikan : 1. Hasil implementasi secara menyeluruh

Data chart sebelum dan sesudah proyek yang menunjukkan adanya perbaikan, rencana pengendalian proses lanjutan

2. Dokumentasi dan pengukuran untuk mempersiapkan tindakan lanjutan yang akan diambil Dokumentasi proses yang telah diperbaiki, prosedur yang digunakan untuk memonitor proses, prosedur yang akan mempertahankan proses tetap dalam keadaan yang baik dan dokumenkan peta proses.

(14)

Dokumentasi orang-orang yang terlibat dalam proyek, pemilik proses, pelajaran yang bisa diambil dari proyek, peluang baru yang teridentifikasi dari proyek.