15 4.1. Prosedur Pengiriman Barang
1. Bagian Direct Sales Distribution (DSD) mengambil Data Pesanan di Sistem
BASIS, lalu sesuai pesanan bagian DSD membuat Delivery Order (DO). DO
di kirim ke Transporter dan bagian Warehousing (WH) melalui Email. 2. Transporter mengirim truk yang dibutuhkan dan bagian WH membuat
Pickslip 2 rangkap sesuai dengan data barang yang dipesan lalu dikirim ke
Bagian Picker.
3. Bagian Picker lalu menyiapkan barang sesuai dengan Pickslip. Barang dan Pickslip yang sudah di otorisasi Picker di kirim ke Bagian DSD untuk di cek kecocokan barang dengan Pickslip. Jika tidak cocok Bagian Picker mengganti barang yang benar dan jika cocok Bagian DSD mengotorisasi Pickslip. Pickslip rangkap 2 yang sudah diotorisasi di jadikan satu dengan barang dan rangkap 1 dikirim ke bagian WH.
4. Bagian WH membuat Product Summary (PS) 1 rangkap. Kemudian Pickslip rangkap 1 dan PS dikirim ke bagian DSD.
5. Sesuai Pickslip rangkap 1 dan PS, kemudian Bagian DSD membuat Faktur Penjualan 3 rangkap, Purchase Order (PO) 1 rangkap, Dokumen Load 2 rangkap dan Shipment Dokumen 2 rangkap. Dokumen Load dan Shipment Dokumen 2 diotorisasi bagian DSD dan Transporter. Shipment Dokumen rangkap 1, Faktur Penjualan, Dokumen Load Rangkap 1 , PO dan Barang dikirim ke Transporter untuk diditribusikan ke Outlet. Shipment Rangkap 2 Pickslip, Dokumen Load rangkap 2 dan 3 dan PS diarsip bagian DSD.
6. Dua hari kemudian transporter mengembalikan Faktur Penjualan Rangkap 1 dan 2 yang sudah diotorisasi Outlet, PO, Bukti Penerimaan Barang (BPB) ,
Shipment Dokumen Rangkap 1 dan Dokumen Load rangkap 1 ke bagian
DSD.
7. Lalu bagian DSD membuat Laporan Pengiriman Invoice 2 rangkap diotorisasi sesuai dengan Faktur Penjualan Rangkap 1 dan 2, BPB, dan PO. Laporan Pengiriman Invoice 2 rangkap,Faktur Penjualan Rangkap 1 dan 2, BPB, dan PO dikirim ke bagian Finance untuk di cek dan diotorisasi. Laporan Pengiriman Invoice Rangkap 1,Faktur Penjualan Rangkap 1 dan 2, BPB, dan PO diarsip di bagian Finance dan laporan Pengiriman Invoice Rangkap 2 dikembalikan ke Bagian DSD dan diarsip.
8. Lalu sesuai Shipment Dokumen rangkap 2 dan dokumen Load rangkap 2 dan 3 dibuatkan Daily Report dan diarsip menurut tanggal oleh bagian DSD. 4.2. Analisis dan Kebutuhan Sistem
4.2.1. Analisis Sistem
Membuat laporan harian dan laporan keseluruhan data pengiriman invoice/faktur penjualan masih manual dengan cara copy paste data, dalam hal ini masih sering lupa mengcopy data dari laporan harian ke laporan keseluruhan mengakibatkan data yang ada di laporan keseluruhan tidak sama di laporan harian.
Cara pengcopyan data yang sedikit lama, sehingga diperlukan cara pengcopyan data yang lebih cepat dan mudah untuk mempersingkat waktu pengerjaan.
Data yang tidak sama dan kurang lengkap dapat mengakibatkan data tidak tersusun rapi.
Dari beberapa analisa yang diungkapkan diatas, maka Sistem Informasi Penginputan Data Pengiriman Faktur Penjualan dibuat untuk membantu mempermudah pembuatan laporan harian dan keseluruhan. 4.2.2. Kebutuhan Sistem
Hardware
Kebutuhan terkait dengan perangkat keras dimana sistem harus mampu berjalan di komputer perusahaan.
Software
Kebutuhan terkait perangkat lunak dimana sistem harus bisa berjalan di Microsoft Office Excel 2013.
Tenaga Ahli
Kebutuhan yang terkait dukungan yang diberikan setelah sistem digunakan yaitu pelatihan bagi calon pengguna sistem.
Data yang dibutuhkan
1. Faktur Penjualan/ Invoice. 2. Bukti Penerimaan Barang (BPB). 4.3. Jadwal Pembuatan Sistem
Waktu Rencana
Januari Minggu 2 Menganalisa sistem yang digunakan untuk penginputan laporan pengiriman invoice/faktur penjualan
Minggu 3 Perancangan sistem
Minggu 4 Membuat tampilan User Interface Februari Minggu1
Minggu 2 Minggu 3
Membuat Prosedur Format dan Border tipe Sub, Menyelesaikan Button Tambah dan Button Simpan
Minggu 4 Menyelesaikan Button Edit Data, Button Benar dan Button Hapus
Maret Minggu 1 Minggu 2
Minggu 3 Menyelesaikan Button Copy All Minggu 4 Pengujian sistem di Bagian DSD 4.4. Perancangan Sistem Use Case Admin Menginput data Mengcopy data Mengedit data Menghapus data Use Case Pengiriman Invoice/Faktur Penjualan
Gambar 4.4.1. Use Case Pengiriman Invoice/Faktur Penjualan Definisi :
No Use Case Deskripsi
1. Admin Orang yang memiliki hak untuk melakukan operasi sistem pengiriman invoice / faktur penjualan.
2 Menginput Data Merupakan proses pemasukan data ke sistem macro.
3 Mengcopy Data Merupakan proses dimana data harian di salin ke data keseluruhan.
4 Mengedit Data Merupakan proses mengubah data di sistem macro.
5 Menghapus Data Merupakan proses menghapus data di sistem macro.
Data Flow Diagram (DFD) Pengiriman Invoice/Faktur Penjualan Sistem Informasi Penginputan Data Pengiriman Faktur Penjualan Admin DSD Pelanggan Bagian Finance Data Pengiriman Barang Laporan Pengiriman Invoice
Bukti P e nerima an Bara ng
Gambar 4.4.2. DFD Pengiriman Invoice/Faktur Penjualan User Interface Input Form
Form Input Invoice
No Nama Outlet Tanggal Pengiriman No Invoice No BPB Nominal Date TAMBAH COPY ALL EDIT DATA BENAR SIMPAN HAPUS Hide ComboBox TextBox TextBox TextBox TextBox TextBox TextBox
Gambar 4.4.3. User Interface Input Form Keterangan :
1. Button Tambah : Untuk menginput data yang di masukkan ke
Workbook PENGIRIMAN INVOICE KE BU TIM TIM.xlsm.
2. Button COPY ALL : untuk mengcopy data dari Workbook PENGIRIMAN INVOICE KE BU TIM TIM.xlsm ke Workbook PENGIRIMAN INVOICE ALL.xlsm.
3. Button EDIT DATA : untuk mengedit data yang salah, kalau di
Workbook PENGIRIMAN INVOICE KE BU TIM TIM.xlsm diedit
otomatis pada Workbook PENGIRIMAN INVOICE ALL.xlsm juga teredit.
4. Button BENAR : untuk membenarkan data yang sudah diedit.
5. Button SIMPAN : untuk menyimpan data yang sudah diinput dan memberi formt pada laporan.
6. Button HAPUS : untuk menghapus data, kalau di Workbook PENGIRIMAN INVOICE KE BU TIM TIM.xlsm dihapus otomatis pada Workbook PENGIRIMAN INVOICE ALL.xlsm juga terhapus. 7. Textbox1 = tno (untuk variabel no).
8. Textbox2 = tnama (untuk variabel nama outlet). 9. Textbox3 = ttgl (untuk variabel tanggal invoice). 10. Textbox4 = tinvoice (untuk variabel No Invoice). 11. Textbox5 = tbpb (untuk variabel No BPB). 12. Textbox6 = tnominal (untuk variabel nominal). 13. Textbox7 = untuk menyimpan kode.
4.5. Implementasi Sistem
Buka aplikasi Ms. Excel, Klik icon untuk mulai menginput data, seperti gambar dibawah ini :
Gambar 4.5.1. Simbol Input Data
Kemudian akan tampil Form dan format laporan seperti gambar di bawah ini :
Gambar 4.5.2. Form Input Invoice
Data diinputkan ke dalam textbox dan setelah itu klik Button Tambah yang berfungsi untuk menambah data ke Worksheet.
Gambar 4.5.3. Tambah Data
Jika Data sudah selesai di input klik Button COPY ALL untuk mengcopy data ke Daftar keseluruhan, jika Button COPY ALL di klik, maka otomatis akan membuka Workbook PENGIRIMAN INVOICE ALL.
Gambar 4.5.4. Copy Data
Klik “Yes” untuk menyimpan data yang dicopy dan otomatis Workbook PENGIRIMAN INVOICE ALL keluar.
Button Edit Data berfungsi mengedit data yang salah.
Gambar 4.5.5. Edit Data
Masukkan record atau no data yang akan diedit, data bisa diedit jika sudah dicopy ke DAFTAR INVOICE ALL.
Edit data untuk data yang salah termasuk tanggal tetap harus di ganti sesuai dengan format yang ada. Jika sudah, klik Button Benar untuk membenarkan data di Worksheet dan DAFTAR INVOICE ALL.
Jika data yang sudah diinput ingin dihapus, maka klik Button Hapus, dan otomatis data yang di DAFTAR INVOICE ALL juga terhapus.
Gambar 4.5.7. Hapus data
Jika sudah selesai klik Button Simpan, maka data yang telah di input akan tersimpan dan aplikasi akan memberi border dan format pada laporan. Sehingga akan tampil seperti gambar 4.5.8 laporan pengiriman Invoice.
