17632118-Contoh-Isi-Buku-Mastering-ACCURATE-4-Lanjutan.pdf

(1)

MASTERING

accurate4

Lanjutan

Oleh:

Lutfia Perdiasari

www.bisnis2030.com

(2)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} ii Judul Buku : Mastering _{accurate4 Lanjutan}

Ditulis oleh : Lutfia Perdiasari

Diterbitkan pertama kali oleh Bisnis2030

www.Bisnis2030.com

No. ISBN :

Hak Cipta dilindungi oleh Undang-undang.

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit.

--- UU RI No.19/2002 tentang Hak Cipta Lingkup Hak Cipta

Pasal 2:

1. Hak Cipta merupakan hak eksklusif bagi Pencipta atau Pemegang Hak Cipta untuk mengumumkan atau memperbanyak Ciptaanya, yang timbul secara otomatis setelah suatu ciptaan dilahirkan tanpa mengurangi pembatasan menurut peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

Sanksi Pelanggaran Pasal 72 :

1. Barangsiapa dengan sengaja melanggar dan tanpa hak melakukan perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 Ayat (1) atau pasal 49 Ayat (1) dan Ayat (2) dipidana dengan pidana penjara masing-masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp.1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak

Rp. 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).

2. Barangsiapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran hak cipta atau hak terkait sebagai dimaksud pada Ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (Lima) tahun dan/atau paling banyak Rp. 500.000.000,00

(lima ratus juta rupiah).

(3)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} iii

Daftar Isi

Kata Pengantar Biografi Penulis

Bab 1 : Recurring, Memorize & Copy Transaction 1

Bab 2 : Job Costing (Pembiayan Pesanan) 29

Bab 3 : Fitur-fitur berkaitan dengan Persediaan (Inventory) 65

Bab 4 : Aktiva Tetap; Disposed & Revaluation 121

Bab 5 : Return Merchandise Authorization (RMA) 145

Bab 6 : Bank Reconcile (Rekonsiliasi Bank) 163

Bab 7 : Accountant’s Review 173

Bab 8 : Import Journal & Undo Import Journal 187

Bab 9 : Export Import Transaction (Ekspor Impor Transaksi) 201

Bab 10 : Fitur-fitur Lainnya 231

(4)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} iv

Kata Pengantar

Buku ini merupakan lanjutan dari buku Mastering accurate I, yang membahas fitur-fitur lainnya yang lebih kompleks. Diantaranya adalah fitur-fitur-fitur-fitur baru pada accurate4, yaitu fitur Recurring, Copy & Memorize Transaction, Return Merchandise Authorization (RMA), Accountant’s Review, Serial Number & Expired Date pada Inventory, Export Import Transaction dan sebagainya.

Pembahasan dalam buku ini terbagi dalam 10 bagian, yang terbagi dalam bab-bab, yaitu dari Bab 1 sampai dengan Bab 10. Diawali dengan pembahasan pada fitur Recurring dan Copy & Memorize Transaction pada Bab 1, kemudian pembahasan mengenai Job Costing pada Bab 2, fitur-fitur yang berkaitan dengan inventory seperti Inventory Adjustment, Item Transfer, Serial Number & Expired Date, dan sebagainya dibahas pada Bab 3. Penghentian dan revaluasi aktiva tetap pada modul aktiva tetap dibahas pada Bab 4, dilanjutkan dengan pembahasan fitur Return Merchandise Authorization pada Bab 5, lalu Rekonsiliasi Bank pada Bab 6. Kemudian pembahasan mengenai Accountant’s Review, Import & Undo Import Journal, Export Import Transaction masing-masing dibahas pada Bab 7, 8 dan 9. Dan bab terakhir yaitu Bab 10 membahas mengenai fitur-fitur lainnya yang terdapat di program accurate.

Diharapkan dengan membaca buku ini, serta buku sebelumnya (sangat disarankan juga untuk dibaca sebelum membaca buku ini), pembaca dapat memahami penggunaan accurate4 dengan baik.

Penulis Lutfia Perdiasari, SE

(5)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} v

Biografi Penulis

Buku ini ditulis oleh Lutfia Perdiasari, seorang wanita kelahiran Jakarta pada tanggal 20 Februari 1982. Anak ketiga dari empat bersaudara pasangan Lutfi Martoni K dan Siti Aisyah ini lulus dari Universitas Indonesia, jurusan Akuntansi yang mendapatkan gelar Sarjana Ekonomi-nya pada tanggal 12 July 2005.

Penulis adalah salah seorang pemegang sertifikat CAP (Ceritified Accurate Professional), sertifikasi bagi mereka yang sudah menguasai software accurate secara mendalam. Buku dengan judul

“

_MASTERING

_accurate4

Lanjutan

”

ditulisnya dengan maksud untuk membantu para pengguna

accurate4

agar bisa lebih memahami dan mengoptimalkan penggunaan accurate4 Accounting Software dalam bidang usaha pengguna. Buku ini ditulis di sela-sela kesibukannya sebagai Senior Technical Support di Cipta Piranti Sejahtera (CPSSoft) yang sudah ditekuninya sejak tahun 2005.

(6)

(7)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 1 Fokus Bab 1 :

Memahami fungsi dan proses Recurring (Transaksi Berulang) di accurate Memahami fungsi dan proses Memorize & Copy Detail transaksi di

accurate

PENDAHULUAN

Proses penginputan transaksi berulang dan detail yang sama pada suatu transaksi kadang, atau bahkan untuk kasus-kasus bisnis tertentu sering terjadi, dalam proses pencatatan keuangan pada perusahaan. Kegiatan penginputan transaksi atau detail transaksi secara berulang akan menjadi pekerjaan yang menyita waktu dan tidak efektif serta membosankan. Akan lebih menyenangkan jika proses penginputan transaksi berulang dan detail transaksi yang sama tersebut dapat di “Copy – paste” kan seperti proses meng-copy paste kan file biasa. Jika hal tersebut bisa dilakukan, tentu akan meringankan tugas anda dalam proses penginputan transaksi.

Oleh karena itu atas dasar untuk dapat membantu meringankan proses penginputan, khususnya bagi para pengguna yang telah menggunakan accurate4, dibuat fitur untuk memfasilitasi pembuatan transaksi berulang dan proses penginputan detail transaksi yang sama. Fitur tersebut adalah Recurring dan Memorize & Copy Detail. Fitur Recurring merupakan fitur untuk memfasilitasi proses penginputan transaksi berulang. Sedangkan Memorize & Copy Detail merupakan fitur untuk memfasilitasi proses penginputan detail transaksi yang sama.

Mengenai bagaimana proses kerja fitur Recurring dan Memorize & Copy Detail pada program accurate, silakan anda membaca penjelasan mengenai kedua fitur tersebut.

(8)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 2

I. RECURRING (TRANSAKSI BERULANG)

A. Fungsi & Form

A. Fungsi & Form----Form yang terdapat fitur Re

Form yang terdapat fitur Re

Form yang terdapat fitur Recurring

Form yang terdapat fitur Re

curring

Recurring merupakan fitur yang berfungsi untuk memudahkan anda (user/pengguna) menginput transaksi dengan informasi yang sama secara berulang-ulang pada form-form yang terdapat di program accurate4. Proses Recurring bisa dilakukan antara lain pada form Purchase Invoice (Faktur Pembelian), Sales Invoice (Faktur Penjualan), Journal Vouhcer (Bukti Jurnal Umum), Other Deposit (Penerimaan Lain) dan Other Payment (Pembayaran Lain).

5 Form yang terdapat fitur Recurring

1. Form Purchase Invoice pada modul Purchase (Pembelian)

(9)

3. Form Journal Voucher pada modul General Ledger (Buku Besar)

4. Form Other Deposit pada modul Cash & Bank (Kas & Bank)

(10)

B. Proses penginputan Recurring

Sebelumnya anda perlu mengatur Reminder (Pengingat) untuk mengingatkan anda (user/pengguna) atas transaksi berulang yang akan anda input kembali di database accurate. Perlu anda ingat walaupun anda telah membuat Recurring pada form dengan transaksi yang akan diulang penginputannya, bukan berarti penginputan untuk transaksi tersebut dilakukan secara otomatis oleh accurate. Penginputan transaksi berulang tersebut tetap anda yang lakukan namun detail informasi (termasuk didalamnya nilai dari transaksi tersebut), tanggal faktur, nomor faktur/form, dan detail lainnya telah otomatis diisikan oleh accurate dan anda hanya tinggal klik Save & Close pada transaksi berulang tersebut.

Pengaturan Reminder (Pengingat) atas transaksi berulang dilakukan dari menu Setup (Persiapan) | Preference (Preferensi) | Reminder (Pengingat), kemudian klik dibagian “Recurring (Transaksi Berulang)”. Setelah itu anda masukan kapan anda akan diingatkan oleh accurate atas masing-masing form dengan transaksi berulang. Dengan mengatur Reminder untuk transaksi berulang, maka anda akan diingatkan pada menu Reminder sesuai dengan waktu yang telah anda atur, untuk menginput transaksi berulang tersebut.

Tampilan menu Preference untuk “Reminder (Pengingat)” transaksi berulang

Centang field “Recurring” agar tampil di menu Reminder.

Centang form-form yang akan diingatkan untuk transaksi berulang. Dan atur waktu yang akan diingatkan dengan mengisikan jumlah hari sebelum jatuh tempo. Pada gambar diatas diisikan akan diingatkan 3 hari sebelum tanggal jatuh tempo.

(11)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 5 Langkah 1 : Proses awalnya akan dimulai dari form transaksi yang akan diinput berulang dengan informasi yang sama, misalnya pada salah satu form Purchase Invoice, Sales Invoice, Journal Voucher, Other Payment atau Other Deposit, kemudian klik field “Recurring” pada form tersebut maka akan tampil formulir Recurring untuk mengatur rentang waktu dan banyaknya transaksi dengan informasi tersebut akan diinput ulang. Field Recurring pada form-form tersebut terdapat dibagian atas, perhatikan gambar berikut :

Tampilan form Other payment

Langkah 2 : Mengatur rentang waktu dan banyaknya transaksi berulang yang akan diinput kembali. Pengaturan dilakukan pada form Recurring, yang tampil setelah anda mengklik field “Recurring” di salah satu form yang akan diinput berulang dengan informasi yang sama. Terdapat 7 (Tujuh) rentang waktu yang bisa anda pilih untuk menginput ulang transaksi dengan informasi yang sama pada form tertentu, yaitu terdiri dari :

Weekly (Mingguan) : transaksi akan diulang setiap seminggu sekali. Bi-Weekly (Dua Mingguan) : transaksi akan diulang setiap dua minggu sekali. Monthly : transaksi akan diulang setiap sebulan sekali. Period (Perioda) : transaksi akan diulang setiap 3 bulan sekali. Quarterly : transaksi akan diulang setiap 4 bulan sekali. Semester : transaksi akan diulang setiap 6 bulan sekali. Yearly : transaksi akan diulang setiap setahun sekali.

(12)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 6 Dan mengenai berapa banyak atau berapa kali transaksi akan diulang dengan rentang/periode waktu tertentu, tidak dibatasi. Anda bisa mengulangnya sebanyak yang anda inginkan. Berikut contoh tampilan form Recurring untuk transaksi berulang pada form Other Payment, dengan memilih rentang waktu “Monthly” dan pengulangan dilakukan sebanyak 2 kali.

Tampilan form Recurring untuk form Other Payment

Keterangan :

1. Recurring Perioda : field untuk pemilihan rentang waktu untuk transaksi berulang.

2. Number of Times : field untuk mengisikan jumlah/banyaknya perulangan yang akan dibuat. Yang dihitung dari transaksi pertama yang telah dibuat. 3. Assign Form/Invoice Number : jika field ini dicentang maka penomoran

faktur/form untuk transaksi berulang berikutnya akan mengikuti format dan urut dari transaksi pertama yang telah diinput. Dan jika tidak dicentang maka penomoran faktur/form pada transaksi berulang berikutnya akan mengikuti auto counting (penomoran otomatis selanjutnya pada form tersebut) yang didapat.

4. Executed : untuk menandakan apakah transaksi berulang tersebut telah dibuatkan invoice/fakturnya. Jika tercentang artinya transaksi berulang tersebut telah dibuatkan invoice/fakturnya atau telah diinput.

5. Stopped : field untuk menghentikan proses transaksi berulang.

Akan berisi jumlah/banyaknya transaksi yang akan diulang sesuai dengan bilangan yang terinput pada field “Number Of Times”.

(13)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 7 Langkah 3 : Menginput transaksi berulang yang telah anda buat. Jika anda telah membuat pengaturan Reminder (Pengingat) atas form dengan transaksi berulang tersebut, maka pada menu Reminder (Pengingat) akan tampil “Recurring” pada waktu pengingat yang telah anda atur. Anda bisa mengklik pada field “Recurring” di menu Reminder, maka akan ditampilkan form apa yang perlu diinput dengan transaksi berulang. Klik kembali pada form tersebut sampai tampil tanggal transaksi yang perlu anda input.

Untuk penginputannya anda bisa langsung klik dua kali pada tanggal transaksi yang tampil di menu Reminder, maka akan tampil form Recurring atas form dengan transaksi berulang. Pilih tanggal transaksi yang perlu diinput dan klik “Create Invoice”, otomatis akan tampil form yang akan diinput ulang dengan detail informasi yang sama dengan transaksi sebelumnya. setelah itu anda tinggal klik Save & Close pada form tersebut dan transaksi telah selesai diinput ke database accurate.

Proses penginputan transaksi berulang melalui menu Reminder (Pilihan cara 1)

Tampilan menu Reminder

3a. Klik Disini untuk melihat form-form apa saja yang perlu diinput. Setelah form-form nya tampil, klik lagi di nama form nya sampai tampil tanggal transaksi yang perlu diinput. Lalu klik dua kali pada tanggal transaksinya dan akan tampil form Recurring.

Klik dua kali pada transaksi dimaksud dan akan tampil form Recurring yang akan dibuatkan transaksinya.

(14)

Tampilan form Recurring

Tampilan form yang akan diinput (Other Payment)

3b. Klik pada tanggal transaksi yang akan dibuat. Setelah itu klik “Create Invoice”. Dan akan tampil form yang akan diinput.

3c. Klik gambar kalkulator terlebih dahulu setelah itu klik Save & Close untuk menyimpan transaksinya.

(15)

Tampilan form Recurring atas form dengan transaksi berulang setelah penginputan transaksi berulang

Dan cara yang kedua untuk menginput transaksi berulang selain dari menu Reminder, adalah melalui menu List (Daftar) | Recurring (Transaksi Berulang). Kemudian cari dan buka form transaksi berulang yang akan dibuatkan form transaksinya dan proses selanjutnya prosesnya akan sama seperti pada proses penginputan transaksi berulang melalui menu Reminder (Pengingat).

Proses penginputan transaksi berulang melalui menu List

Tampilan menu mengakses Daftar Recurring

3d. Kolom Executed akan tercentang setelah anda menginput transaksi berulangnya. Klik save & close pada form recurring ini.

I. Klik field “Recurring” maka akan tampil menu Daftar Transaksi Berulang. Cari transaksi berulang yang akan diinput.

(16)

Tampilan menu Daftar Transaksi Berulang

II. Klik dua kali pada form Recurring yang akan diinput. Atau pilih form recurring nya dan klik Edit (Ubah) pada sudut kiri atas. Dan akan tampil form recurring. Selanjutnya proses penginputan transaksi berulang akan sama seperti proses penginputan melalui menu Reminder.

Noted :

Nilai transaksi berulang dapat anda ubah (Edit) saat penginputan transaksi berulang tersebut pada form yang bersangkutan. Dan perubahan nilainya bisa berlaku untuk transaksi berulang selanjutnya, dengan menyimpan transaksi perubahan tersebut sebagai master. Proses detailnya akan dibahas selanjutnya.

Dengan menggunakan fitur Recurring, tidak berarti accurate akan membuatkan form transaksi atas transaksi yang di Recurring secara otomatis. Pembuatan form tetap harus dilakukan oleh user/pengguna. Accurate hanya membuatkan duplikasi transaksi sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dengan detail transaksi yang sama, sehingga user/pengguna tidak perlu menginput detail transaksinya lagi. Serta mengingatkan user/pengguna untuk membuat form transaksinya.

(17)

C. Contoh Kasus Transaksi Berulang

Illustrasi : Pada tanggal 15 Januari 2009, perusahaan melakukan pembayaran sewa gedung dimuka selama setahun kepada pemilik gedung, sebesar Rp 60,000,000. Penginputan pembayaran uang sewa dibayar dimuka tersebut di accurate dicatat melalui form Other Payment per tanggal 15 Januari 2009, dengan jurnal sebagai berikut :

Dr. Sewa Dibayar Dimuka Rp 60,000,000

Cr. Mandiri IDR Rp 60,000,000

Dan pada akhir bulan Januari, yaitu 31 Januari 2009, dilakukan penyesuaian atas akun sewa dibayar dimuka tersebut, yaitu untuk mengakui nilai beban sewa yang terjadi setiap bulannya. Jurnal penyesuaian tersebut diinput di form Journal Voucher dengan jurnal sebagai berikut :

Dr. Biaya Sewa Rp 5,000,000

Cr. Sewa Dibayar Dimuka Rp 5,000,000

Karena penyesuaian atas pengakuan biaya sewa tersebut dilakukan setiap bulan selama tahun 2009 atau sebanyak 12 kali. Untuk itu atas penginputan transaksi penyesuaian di Journal Voucher dibuatkan Recurring dengan pengaturan pada Reminder (Pengingat) 3 hari sebelum tanggal penginputan. Berikut tahap-tahapan proses penginputan Recurring dan proses pembuatan transaksi berulang pada bulan berikut nya :

Langkah 1 : Menginput transaksi penyesuaian sewa gedung yang pertama pada tanggal 31 Januari 2009 di form Journal Voucher. Yaitu dengan masuk ke menu Activities (Aktifitas) | General Ledger (Buku Besar) | Journal Voucher (Bukti Jurnal Umum). Input transaksi tersebut pada form Journal Voucher.

Tampilan membuka form Journal Voucher

1a. Klik di field “Journal Voucher” dan akan tampil form Journal Voucher.

(18)

Tampilan form Journal Voucher dengan transaksi penyesuaian sewa gedung per tanggal 31 Jan 09

Langkah 2 : Membuat Recurring pada transaksi penyesuaian sewa gedung di Journal Voucher. Klik field “Recurring” pada form Journal Voucher dan akan tampil form Recurring untuk transaksi penyesuaian sewa gedung pada form Journal Voucher. Pilih rentang waktu “Monthly” dan jumlah/banyaknya transaksi diulang diisikan dengan 12 (Dua Belas) kali.

Tampilan transaksi pada form Journal Voucher yang akan dibuatkan Recurring

2a. Klik field “Recurring” dan akan tampil form Recurring untuk transaksi pada form Journal Voucher.

1b. Input transaksi penyesuaian pada form Journal Voucher dengan akun-akun yang terlibat.

(19)

Langkah 3 : Membuat form transaksi selanjutnya menggunakan fitur Recurring yang telah dibuat untuk transaksi bersangkutan. Input form transaksi penyesuaian biaya sewa gedung tersebut melalui menu Reminder, untuk periode bulan berikutnya yaitu tanggal 28 Februari 2009. Pada menu Reminder akan tampil pengingat “Recurring” pada tanggal 25 Februari 2009 (3 hari sebelum tanggal transaksi), karena pengaturan waktu pengingatnya dibuat 3 hari sebelum tanggal transaksi.

2b. Klik tanda panah kebawah pada field “Recurring Perioda” untuk memilih rentang waktu yang diinginkan dalam proses Recurring.

2c. Isikan Field “Number of Times” dengan

jumlah/banyaknya transaksi akan diinput ulang. Isikan dengan angka.

2d. Klik Save & Close jika sudah selesai, begitu juga dengan transaksi pada form Journal Voucher.

Menampilkan 12 tanggal transaksi penyesuaian sewa gedung pada form Journal Voucher. Dimana tanggal transaksi dibuat sesuai dengan rentang waktu yang dipilih dan banyaknya sesuai jumlah yang diinginkan.

(20)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 14 Proses Penginputan Transaksi Berulang berikutnya melalui menu Reminder

Tampilan menu Reminder

3a. Klik Disini untuk melihat form-form apa saja yang perlu diinput. Setelah form-form nya tampil, klik lagi di nama form Journal Voucher dan akan tampil tanggal transaksi yang perlu diinput. Lalu klik dua kali pada tanggal transaksinya dan akan tampil form Recurring.

3b. Klik pada tanggal transaksi yang akan diinput. Lalu klik “Create Invoice” dan akan tampil form Journal Voucher untuk

transaksi penyesuaian biaya sewa gedung tanggal 28 Februari 2009.

(21)

Tampilan form Journal Voucher pada transaksi penyesuaian biaya sewa gedung bulan Feb 09

Tampilan form Recurring setelah proses penginputan transaksi berulang untuk bulan Feb

3c. Jika ada keterangan yang akan diubah silakan diubah. Dan setelah itu simpan transaksinya dengan mengklik field Save & Close pada form Journal Voucher.

Kolom Executed tercentang pada tanggal transaksi 28 Februari 2009, menandakan transaksi periode tersebut telah diinput.

(22)

Dan lakukan hal yang sama untuk periode-periode selanjutnya. Form Recurring untuk transaksi penyesuaian biaya sewa gedung pada form Journal Voucher akan berstatus “Active” jika masih ada transaksi berulang yang belum diinput (dibuatkan formnya). Anda dapat melihatnya pada menu List (Daftar) | Recurring (Transaksi Berulang).

Tampilan List Recurring

Keterangan :

Active : jika masih ada transaksi recurring yang belum diinput atau dibuatkan formnya atau yang masih outstanding.

Closed : jika semua transaksi recurring telah diinput atau dibuatkan formnya atau sudah tidak ada yang outstanding.

Stopped : jika transaksi recurring dihentikan, saat masih ada transaksi recurring yang masih outstanding.

Status “Active” dicentang dan transaksi Recurring yang masih outstanding akan tampil dilayar.

Noted : untuk menampilkan menu Reminder (Pengingat) yang telah anda tutup, silakan tekan tombol “CTRL + R” pada keyboard, maka menu Reminder (Pengingat) akan tampil di menu accurate.

(23)

D. Contoh kasus dengan pengeditan Nilai Transaksi Berulang

Illustrasi : Karena alasan sesuatu pihak manajemen pemilik gedung memberikan diskon penyewaan biaya sewa gedung sebesar Rp 3,000,000 diinformasikan pada awal bulan Maret 2009 dan pembayaran uang sewa dikembalikan ke pihak perusahaan pada pertengahan bulan Maret 2009. Dan atas pemberiaan diskon tersebut perusahaan telah melakukan penginputan dengan pengurangan nilai akun Sewa dibayar dimuka sebesar Rp 3,000,000.

Dengan begitu nilai penyesuaian biaya sewa gedung setiap bulannya akan diubah. Namun untuk bulan-bulan sebelumnya, yaitu di bulan Januari dan Februari 2009, pihak perusahaan tidak akan mengubah nilai peyesuaiannya, dikarenakan tidak ingin mengubah nilai pada Laporan Keuangan. Nilai penyesuaian yang baru hanya berlaku untuk transaksi penyesuaian berikutnya, yaitu bulan Maret s/d Desember 2009. Nilai penyesuaian biaya sewa gedung untuk 10 bulan kedepan menjadi sebesar Rp 4,700,000 per bulannya.

Proses penginputan atas pengubahan nilai ini adalah sama seperti proses penginputan transaksi berulang sebelum pengeditan terjadi. Hanya saja saat menginput transaksinya di form Journal Voucher, ubah nilai transaksinya menjadi Rp 4,700,000 yang sebelumnya senilai Rp 5,000,000.

Dan agar transaksi berulang berikutnya juga mengikuti nilai perubahan tersebut, pada form Recurring setelah menginput nilai transaksi di bulan Maret 2009 (kolom Executed tercentang untuk bulan Maret 2009), sorot (klik sekali) baris transaksi berulang di bulan Maret 2009 kemudian klik field “Save To Master” pada bagian atas form Recurring atau bisa dengan klik kanan di transaksi berulang bulan Maret dan pilih “Save To Master”, maka otomatis nilai transaksi periode selanjutnya akan berubah menjadi sebesar Rp 4,700,000, mengikuti nilai transaksi di bulan Maret 2009. Perhatikan gambar berikut ini untuk proses penginputannya.

(24)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 18 Proses pengeditan nilai transaksi berulang dan memberlakukannya untuk periode selanjutnya

Tampilan form Journal Voucher untuk transaksi penyesuaian dengan nilai diubah

I. Klik pada tanggal yang akan diinput dan klik ‘Create Invoice”, maka akan tampil form JV dengan detail yang sama.

Nilai Transaksi belum berubah atau masih sama dengan nilai pada bulan Jan & Feb yaitu Rp 5,000,000.

II. ubah nilai transaksi pada kolom Debit serta Credit menjadi sebesar Rp 4,700,000. Lalu simpan transaksinya.

(25)

Tampilan form Recurring setelah proses penginputan transaksi berulang bulan Maret 2009

Tampilan Detail form Recurring setelah diubah nilai transaksinya ke bulan berikutnya

IV. Klik pada baris transaksi berulang di bulan Maret (periode yang mengalami perubahan nilai transaksi). Kemudian klik kanan pada baris itu pilih “Save To Master” atau klik “Save To Master” pada bagian atas form. Maka semua nilai transaksi pada kolom Balance Amount akan berubah sesuai dengan nilai transaksi di bulan Maret 2009, yaitu sebesar Rp 4,700,000.

V. Nilai Transaksi pada kolom Balance Amount telah berubah. Setelah itu klik Save & Close pada form Recurring. Dan bulan-bulan selanjutnya nilai transaksi berulang untuk penyesuaian biaya sewa gedung adalah sebesar Rp 4,700,000.

V. Simpan transaksi Recurring dengan mengklik “Save & Close”.

(26)

II. Memorize & Copy Transaction (Menyimpan &

Menyalin Transaksi)

A. Fungsi & Form

A. Fungsi & Form----formnya

formnya

Fitur Memorize & Copy Transaction pada accurate berfungsi untuk menyimpan dan menyalin (mengambil) detail informasi dari form transaksi yang telah anda (user/pengguna) buat sebelumnya. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah user/pengguna accurate saat penginputan transaksi dengan detail informasi yang sama atau hampir sama.

Form-form yang dapat anda simpan (Memorize) dan salin (Copy) detail informasinya terdiri dari :

1. Form Other Payment (Pembayaran Lain) 2. Other Deposit (Penerimaan Lain)

3. Journal Voucher (Bukti Jurnal Umum) 4. Sales Order (Pesanan Penjualan) 5. Delivery Order (Pengiriman Pesanan) 6. Sales Invoice (Faktur Penjualan) 7. Purchase Order (Pesanan Pembelian) 8. Receive Item (Penerimaan Barang) 9. Purchase Invoice (Faktur Pembelian)

10. Inventory Adjustment (Penyesuaian Persediaan) 11. Job Costing (Pembiayaan Pesanan)

(27)

B. Pro

B. Proses Memorize & Copy Transaction

ses Memorize & Copy Transaction

Proses pertama tentu diawali dengan proses penyimpanan (Memorize) detail informasi transaksi pada form melalui form tersebut. Dan kemudian setelah detail informasi disimpan, selanjutnya anda bisa menyalin (copy) detail informasi tersebut dengan mengambilnya dari data detail informasi yang telah disimpan sebelumnya.

B.1 Proses Memorize Transaction (Menyimpan Transaksi)

Penyimpanan detail informasi transaksi langsung dilakukan pada form transaksi yang bersangkutan, dengan mengklik tanda panah kebawah pada field “Copy Transaction”, kemudian pilih fielld “Memorize Transaction” dibagian atas form transaksi yang bersangkutan, yang dilakukan setelah selesai menginput semua detail informasi pada form tersebut.

Tampilan field “Memorize Transaction” pada form Sales Invoice

Saat anda meng-klik field “Memorize Transaction” akan tampil box “Memorize Detail” yang berisi “Memorize No” dan “Description”. Field “Memorized No” diisikan dengan nomor urut dari detail informasi yang akan disimpan dan field “Description” diisikan dengan keterangan atas detail informasinya. Klik Ok jika telah selesai menginput, maka detail informasi pada form tersebut telah selesai tersimpan.

Tampilan box Memorize Detail

Semua detail informasi yang telah disimpan melalui fitur “Memorize Transaction” pada masing-masing form dapat dilihat daftarnya pada menu List (Daftar) | Memorize (Tersimpan).

Field Memorize Transaction pada form Sales Invoice & letaknya sama pada semua form.

Isikan dengan nomor urut Memorize Transaction. Isikan dengan keterangan dari Memorize Transaction yang disimpan.

(28)

Pada menu ini, Memorize Transaction yang telah disimpan bisa dihapus dan diubah, yaitu dengan mengklik pilihan field “Delete (Hapus)” atau “Edit (Ubah)”.

Tampilan menu List Memorize Transaction

B.2 Proses Copy Transaction (Menyalin Transaksi)

Proses penyalinan transaksi juga dilakukan pada masing-masing form transaksi, dengan mengklik field “Copy Transaction” pada bagian atas form tersebut.

Tampilan field “Copy Transaction” pada form Sales Invoice

Daftar detail informasi yang telah disimpan (Memorize Transaction) akan tampil pada box “Memorize Transaction” saat anda meng-klik field “Copy Transaction”. Silakan anda pilih nomor memorize transaction yang mana yang akan ada salin pada form transaksi tersebut, dengan memberikan tanda cawing (centang) pada nomor

Daftar detail informasi transaksi yang telah disimpan.

Pilihan form yang akan anda lihat daftar detail transaksi yang telah disimpan.

Field Copy Transaction pada form Sales Invoice.

(29)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 23 memorize transaction tersebut dan setelah itu klik OK. Semua detail informasi yang telah tersimpan dalam memorize transaction akan disalin ke dalam form baru tersebut.

Tampilan box daftar Memorize Transaction saat proses copy transaksi

Pengubahan atas detail informasi yang disalin dari memorize transaction bisa dilakukan pada form transaksi yang bersangkutan.

Klik pada box kecil disampin nomor Memorize Transaction untuk memilih memorize transaction yang akan dicopy (salin). Setelah itu klik Ok.

(30)

C. Contoh Kasus Memorize & Copy Transaction

Illustrasi : Pada akhir bulan Januari 2009 perusahaan melakukan penginputan atas pembayaran biaya-biaya operasional, melalui form Journal Voucher. Biaya-biaya tersebut antara lain terdiri dari biaya listrik, pam&telp, biaya gaji & upah, biaya pemasaran dan biaya-biaya lain yang terjadi pada periode bulan yang bersangkutan. Pada setiap bulannya biaya-biaya ini pasti terjadi namun dengan nilai transaksi yang berbeda-beda.

Oleh karena itu untuk memudahkan pekerjaan, transaksi penginputan biaya-biaya pada bulan Januari 2009 akan di simpan detail informasinya melalui fitur “Memorize Transaction” sehingga pada bulan-bulan berikutnya dapat diambil detail informasinya melalui fitur “Copy Transaction” saat akan menginput transaksi atas biaya-biaya tersebut. Perhatikan proses penginputannya.

Proses penginputan Memorize & Copy Transaction Proses penginputan Memorize & Copy Transaction Proses penginputan Memorize & Copy Transaction Proses penginputan Memorize & Copy Transaction A. Proses meniginput Memorize Transaction pada bulan Januari 2009

Langkah 1 : Menginput detail informasi transaksi biaya-biaya pada form Journal Voucher

Keterangan :

Transaksi diinput pada tanggal 26 Januari 2009 pada form Journal Voucher (Activities | General Ledger | Journal Voucher). Detail transaksi yang diinput antara lain Biaya Listri, PAM & Telp sebesar Rp 3,125,300; Biaya Gaji & Upah sebesar Rp 18,500,000; Biaya Pemasaran sebesar Rp 1,113,000; Biaya Umum & Adm Lainnya sebesar Rp 21,000; dan

1. Input transaksi pada form Journal Voucher.

(31)

Biaya Lain-lain sebesar Rp 150,000. Dan semua biaya-biaya tersebut dibayar melalui rekening Bank BCA perusahaan.

Langkah 2 : Menyimpan (Memorize) detail informasi transaksi biaya-biaya pada form Journal Voucher

jdfkajfkajfkajfakfj

Langkah 3 : Menyimpan penginputan transaksi biaya-biaya bulan Januari 2009 pada Journal Voucher

2b. Isikan field Memorize No dengan nomor urut transaksi memorize transaction dan isikan field Description dengan keterangannya.

2a. Klik tanda panah kebawah kemudian pilih “Memorize Transaction” untuk menyimpan detail informasi pada form transaksi yang bersangkutan.

2c. Klik OK untuk menyimpannya.

3. Simpan transaksi pada form Journal Voucher.

(32)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 26 B. Proses menginput Copy Transaction pada transaksi di periode berikutnya

Langkah 1 : Buka form Journal Voucher, isikan informasi yang dibutuhkan dan kemudian klik field “Copy Transaction”

Langkah 2 : Mengubah nilai transaksi pada tiap akun & keterangan di form Journal Voucher hasil dari proses Copy Transaction

1a. Isikan nomor urut dan tanggal transaksi pada form Journal Voucher.

1b. Klik tanda panah kebawah kemudian pilih “Copy Transaction” untuk memilih transaksi-transaksi yang disimpan pada memorize transaction.

1c. Pilih Memorize Transaction yang akan disalin detailnya kemudian klik ok untuk membukanya. Anda bisa memilih lebih dari satu memorize transaction yang akan disalin.

2a. Mengubah keterangan dan nilai transaksi yang sesuai dengan penginputan transaksi pada periode tersebut.

(33)

Tampilan form Journal Voucher setelah pengeditan

Keterangan :

Field Description diubah untuk periode bulannya menjadi “Februari 2009”. Dan untuk nilai transaksi pada masing-masing akun diubah sesuai dengan nilai biaya-biaya yang terjadi pada bulan tersebut. Rincian biaya-biaya tersebut antara lain Biaya Listrik, PAM & Telp sebesar Rp 3,135,000; Biaya Gaji & Upah sebesar Rp 17,500,000; Biaya Pemasaran sebesar Rp 771,000; Biaya Umum & Adm Lainnya sebesar Rp 21,000 dan Biaya Lain-lain sebesar Rp 87,500. Dan semua biaya-biaya tersebut dibayarkan melalui rekening Bank BCA perusahaan.

Langkah 3 : Menyimpan transaksi penginputan biaya-biaya bulan Februari 2009 pada form Journal Voucher.

Transaksi biaya-biaya pada bulan Februari 2009.

3. Simpan transaksi biaya-biaya pada bulan februari 2009.

(34)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 28 Fitur Recurring atau transaksi berulang pada accurate berfungsi untuk

memudahkan user/pengguna dalam penginputan transaksi secara berulang-ulang dengan informasi yang sama pada form-formnya.

Form-form yang bisa melakukan proses Recurring adalah form Purchase Invoice, Sales Invoice, Journal Voucher, Other Deposit dan Other Payment.

Proses recurring dilakukan pertama kali pada form yang akan dilakukan penginputan secara berulang-ulang, dengan mengklik field "Recurring" pada bagian atas form. Sebelumnya anda perlu, mengatur Reminder untuk penginputan transaksi pada form yang di Recurring, pada menu Setup | Preference | Reminder.

Penginputan transaksi yang telah di Recurring bisa dilakukan pada menu Reminder saat diingatkan, dengan meng-klik transaksi yang harus diinput maka akan tampil form Recurring kemudian klik "Create Invoice".

Fitur Memorize & Copy Transaction pada accurate berfungsi untuk menyimpan dan menyalin detail informasi pada form-form transaksi yang telah dibuat sebelumnya.

Form-form yang bisa disimpan dan disalin detail informasinya di accurate antara lain form Other Payment, Other Deposit, Journal Voucher, Sales Order, Delivery Order, Sales Invoice, Purchase Order, Receive Item, Purchase Invoice, Inventory Adjustment, Job Costing dan Project.

Proses menyimpan detail informasi dilakukan langsung dari form yang bersangkutan dengan meng-klik field "Memorize Transaction", lalu isikan nomor Memorize untuk detail informasi yang disimpan. Saat input form baru, detail informasi yang telah disimpan dapat langsung diambil/dipanggil dengan meng-klilk "Copy Transaction" pada form tersebut kemudian pilih nomor Memorize yang dimaksud.

(35)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 29 Fokus Bab 2 :

Memahami fungsi fitur Job Costing.

Memahami proses penginputan & pengeditan transaksi pada fitur Job Costing.

PENDAHULUAN

Sistem pengalokasian biaya dalam proses produksi suatu produk salah satunya yang dikenal adalah sistem pengalokasian dengan nama Job Costing System (Sistem Pembiayaan Pesanan). Sistem tersebut digunakan dalam produksi suatu produk berdasarkan pesanan atau memproduksi suatu produk yang unik atau berbeda, bukan memproduksi produk yang homogen.

Job Costing System mengakumulasi nilai biaya-biaya produksi per pekerjaan (Job) atau per produk yang dihasilkannya. Misalnya memproduksi kue, maka job costing system akan memperhitungkan berapa banyak bahan baku dan tenaga pekerja yang digunakan per masing-masing kuenya. Semua biaya-biaya dalam pembuatan suatu produk dalam job costing system, sebelum produknya selesai diproduksi atau sebelum semua biaya-biaya diketahui berapa banyak yang digunakan dalam pekerjaan (Job) memproduksi suatu produk, maka nilai-nilainya akan diklasifikasikan ke Work In Process Inventory. Dan setelah proses produksi selesai atau setelah semua biaya-biaya dari proses produksi berhasil diketahui, maka nilai-nilainya akan dikeluarkan dari Work In Process Inventory dan masuk ke Finished Good Inventory, yang selanjutnya akan berubah menjadi Cost Of Good Sold jika barang telah terjual. Dan dari banyak fitur yang terdapat pada program accurate4, salah satunya adalah fitur Job Costing (Pembiayaan Pesanan). Secara umum fungsi fitur Job Costing pada accurate sama seperti penjabaran diatas. Namun dalam pengaplikasiannya fitur Job Costing di accurate bisa digunakan juga selain untuk memproduksi barang

(36)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 30 berdasarkan pesanan atau barang yang unik. Untuk lebih jelas, fungsi dan manfaat fitur Job Costing pada accurate4, silakan ikuti pembahasan pada bab ini.

I. Fungsi Job Costing (Pembiayaan Pesanan)

Job Costing (Pembiayaan Pesanan) merupakan salah satu fitur yang terdapat di accurate4 yang mempunyai fungsi untuk menginput produksi suatu produk berdasarkan suatu pesanan produksi. Hasil dari proses transaksi pada fitur Job Costing dapat berupa beberapa produk fisik (barang persediaan/Inventory Part) dengan kuantitas yang bisa diatur atau bisa berupa pembebanan/pengalokasian ke satu akun tertentu yang bisa dipilih. Hasil penyelesaian dari proses Job Costing yang berupa produk fisik (barang persediaan) biasa disebut sebagai

Job Cost to Item

dan

Job Cost To Account

untuk hasil penyelesaian ke akun tertentu.

Fitur Job Costing pada accurate bisa dimanfaatkan bagi perusahaan pabrikasi yang proses serta perhitungan produksinya sederhana. Proses perhitungan/pengalokasian biaya produksi pada fitur job costing ke dalam produk yang dihasilkannya adalah dengan mengumpulkan atau menjumlahkan semua nilai biaya-biaya serta bahan baku yang digunakan dalam proses produksi, yang diinput pada satu form job costing . Atau alokasi biaya untuk suatu produksi diperhitungkan per Job (Perkerjaan) yang dibuat dalam satu form Job Costing.

Selain berfungsi sebagai fitur untuk memproduksi suatu produk berdasarkan suatu pesanan produksi, fitur Job Costing juga berfungsi untuk :

1) Pembebanan biaya dan item untuk pemakaian sendiri.

2) Pemakaian barang untuk barang contoh (sampel) kepada calon pembeli. 3) Pengalokasian atas barang yang hilang karena rusak dan lainnya.

4) Pemisahan/pemecahan satu barang tertentu menjadi beberapa barang yang berbeda.

(37)

II. Proses Job Costing (Pembiayaan Pesanan)

A. Proses penginputan :

Langkah 1 : Untuk membuat transaksi pada fitur Job Costing dilakukan melalui menu Activities (Aktifitas) | Job Cost (Pembiayaan Pesanan) | Job Costing (Pembiayaan Pesanan).

Tampilan mengakses form “Job Costing”

Langkah 2 : Pilih akun pada field “Job Cost Account (Akun Pembiayaan Pesanan) untuk menampung semua nilai dalam proses transaksi/produksi pada form Job Costing sebelum proses/pekerjaan (job) tersebut selesai (finishing), baik nilai dari bahan baku atau biaya-biaya yang terjadi. Akun yang dipilih untuk menampung nilai-nilai tersebut biasanya akun dengan nama Work In Process Inventory atau Persediaan dalam Proses, dengan tipe akun (account type) Persediaan/Inventory.

Tampilan bagian atas dari form Job Costing

2. Masuk ke menu Activities | Job Cost | Job Costing dan klik pada field Job Costing. Maka akan terbuka form baru Job Costing

2. Pemilihan akun pada Field Job Cost Account pada form Job Costing untuk menampung nilai-nilai dalam proses Job Costing sebelum proses tersebut selesai.

(38)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 32 Langkah 3 : menginput bahan baku atau barang-barang dan biaya-biaya yang digunakan/dibutuhkan dalam proses produksi pada form Job Costing. Bahan baku atau barang-barang yang digunakan diinput pada tab “Item (Barang)”. Dan nilai dari bahan baku atau barang-barang yang digunakan akan otomatis terisi setelah kuantitas dari barang-barang yang digunakan diinput. Nilai bahan bakut atau barang yang disajikan pada form job costing adalah nilai yang sesuai dengan ketersediaan nilai barang di gudang dan sesuai dengan metode penilaian persediaan yang digunakan pada database yang bersangkutan.

Tampilan form Job Costing (Tab Item) untuk penginputan barang-barang persediaan yang digunakan

Tampilan detail pada tab Item (Barang) di form Job Costing setelah pengisian barang-barang yang digunakan

3a. Klik pada box kecil maka akan tampil box daftar barang & jasa. Silakan pilih sesuai dengan barang persediaan yang akan digunakan dalam proses Job Costing.

Nilai barang persediaan yang digunakan akan otomatis tampil/disajikan pada kolom “Cost” setelah mengisikan jumlah qty pada kolom Quantity, sesuai dengan ketersediaan barang tersebut dan metode persediaan yang digunakan pada database saat itu.

(39)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 33 Sedangkan penginputan biaya-biaya yang terjadi dalam proses transaksi job costing diinput pada tab “Expense” di form Job Costing. Pada tab ini, pilih nama akun dari biaya-biaya yang dikeluarkan selama proses produksi dan isikan nilainya pada masing-masing akun.

Tampilan form Job Costing (Tab Expense) untuk penginputan biaya-biaya yang digunakan

Tampilan detail pada tab Expense pada form Job Costing setelah penginputan biaya yang dikeluarkan

Keterangan :

Transaksi job costing pada gambar adalah penginputan transaksi pembuatan kolam ikan. Transaksi ini membutuhkan barang-barang persediaan/bahan baku antara lain Pasir Biasa sebanyak 5 m3, Semen Gresi-40Kg sebanyak 2 zak, Batu kali 2 m3 dan Batu Koral 3 m3. Serta biaya untuk jasa arsitek dan tukang dua personil yang totalnya adalah Rp 2,450,000. Untuk nilai dari bahan baku sesuai dengan ketersediaan dan metode yang dipilih. Maka total dari semua nilai tersebut akan menjadi biaya produksi dari pembuatan kolam ikan.

3b. Klik pada box kecil maka akan tampil box daftar akun. Pilih akun sebagai penampung biaya-biaya yang keluarkan dalam proses job costing.

Notes : isikan dengan keterangan dari akun biaya yang digunakan.

Amount : isikan dengan nilai biaya yang dikeluarkan pada masing-masing akun.

Total nilai Bahan baku dan Biaya yang digunakan dalam satu form Job costing.

(40)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 34 Langkah 4 : Menyimpan transaksi job costing jika semua barang persediaan dan biaya telah selesai diinput dengan meng-klik field “Save & Close” atau “Save & New” pada bagian bawah form.

Tampilan form Job Costing setelah penginputan

Tambahan :

Proses penginputan bahan baku/barang-barang persediaan dan biaya yang diperlukan pada proses transaksi job costing bisa dilakukan secara bertahap. Misalnya pada saat proses awal pembuatan, hanya baru diketahui beberapa jumlah barang persediaan serta biaya yang akan digunakan, maka anda bisa menginputnya terlebih dahulu barang persediaan serta biaya yang baru diketahui saja.

Untuk barang persediaan serta biaya yang diketahui setelahnya bisa anda tambahkan lagi pada form Job Costing yang sama, dengan memanggil kembali form Job Costing yang bersangkutan dari menu List (Daftar) | Job Costing (Pembiayaan Pesanan). Cari nomor Batch/Job Costing yang ingin anda tambahkan, kemudian klik field “Edit (Ubah)” pada bagian kiri atas menu atau bisa dengan klik kanan pada nomor job costing yang anda maksud dan pilih “Edit (Ubah)”.

Input barang persediaan atau biaya yang akan anda tambahkan pada tab yang sesuai dan setelah selesai silakan simpan kembali form tersebut. Maka nilai transaksi job costing tersebut akan bertambah sesuai dengan penilaian yang anda tambahkan. Proses penambahan bisa dilakukan berulang kali pada transaksi job costing yang masih dalam proses (belum di finishing/selesai).

4. Simpan transaksi Job Costing.

(41)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 35 Proses penambahan barang/biaya pada transaksi Job Costing

Tampilan mengakses Daftar Pembiayaan Pesanan (List Job Costing)

Tampilan List Job Costing (Daftar Pembiayaan Pesanan)

Tampilan detail pada form Job Costing

2. Klik kanan pada transaksi job costing yang akan ditambahkan, lalu pilih pilihan Edit atau sorot transaksi dan klik Field Edit.

1. Masuk ke menu Daftar Pembiayaan Pesanan (Job Costing) untuk melihat daftar transaksi job costing.

3. Tambahkan barang atau biaya pada masing-masing tab yang sesuai. Dan penambahan ini akan mengubah total nilai produksi barang pada form Job Costing.

(42)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 36 Jurnal yang terbentuk pada langkah 3 & 4 sesuai dengan illustrasi diatas adalah sebagai berikut :

Dr. Work In Process Inventory* xxxxx

(sesuai dengan akun yang dipilih pada field “Job Cost Account”)

Cr. Persediaan Bahan Bangunan xxxxx

(sesuai dengan akun pada barang persediaan tersebut)

Cr. Biaya Upah & Gaji xxxxx

(sesuai dengan akun yang dipilih pada tab expense)

*)Nilainya akan dijurnal balik atau nol (habis) saat proses finishing transaksi job costing-nya

Langkah 5 : Melakukan proses penyelesaian (Roll Over/Finishing) transaksi job costing, saat semua barang persediaan dan biaya-biaya yang digunakan dalam proses produksi pada form job costing telah diinput semuanya. Serta perkerjaan dari proses produksi telah selesai (Finished). Proses penyelesaian dilakukan dari menu Activities (Aktifitas) | Job Cost (Pembiayaan Pesanan) | Roll Over (Penyelesaian).

Tampilan mengakses form “Roll Over”

Pada form “Job Cost Roll Over” pilih nomor Batch/Job Costing yang akan diselesaikan pada field “Batch No. (No Pesanan)”. Setelah itu pilih hasil tipe penyelesaiannya pada field “Roll Over Type (Tipe Penyelesaian)”, apakah berupa produk/barang jadi atau dibebankan ke akun (account). Tipe penyelesaian pada form “Job Cost Roll Over” secara otomatis (default) akan memilih ke tipe penyelesaian “To Item”, namun dapat diubah ke tipe penyelesaian “To Account”.

5a. Klik field “Roll Over” untuk menyelesaikan transaksi Job Costing yang telah diinput. Dan akan tampil form “Job Cost Roll Over” yang baru untuk diinput.

(43)

Tampilan box “Job Cost Roll Over”

Tampilan form “Job Cost Roll Over” dengan memilih tipe penyelesaian “To Item”

5b. Klik tanda panah kebawah pada field Batch No untuk memilih nomor batch/job costing yang akan diselesaikan.

5c. Pilih Tipe Penyelesaiannya.

5d-1. Klik pilihan “To Item” jika

menghasilkan produk/barang jadi, kemudian pilih nama produk/barang jadi hasil produksi pada baris dikolom “Item No”. Klik tanda titik tiga untuk menampilkan box daftar Barang persediaan.

Noted : untuk tipe penyelesaian ke “To Item” dengan hasil barang persediaan lebih dari satu jenis barang persediaan, isikan nilai pada kolom “%” kurang dari 100% atau isikan nilai pada kolom “Allocated Value” tidak senilai total nilai job costnya. Nilai yang tampil pada kolom “Cost” akan menjadi nilai Harga Pokok Penjualan (HPP/COGS) per unit/kuantitas dari masing-masing barang persediaan tersebut.

(44)

Tampilan form “Job Cost Roll Over” dengan memilih tipe penyelesaian “To Account”

Klik “OK” jika telah selesai melakukan proses penyelesaian pada transaksi job costing. Jurnal yang dihasilkan dari proses penyelesaian job costing adalah sebagai berikut :

A. Jurnal dengan Roll Over Type (Tipe Penyelesaian) ke “To Item” :

Dr. Persediaan Barang 1 Rp xxxx Dr. Persediaan Barang 2 Rp xxxx

(sesuai dengan akun pada barang persediaan yang dipilih)

Cr. Work In Process Inventory xxxxx

B. Jurnal dengan Roll Over Type (Tipe Penyelesaian) ke “To Account” :

Dr. (Sesuai dengan nama akun yang dipilih) xxxxx Cr. Work In Process Inventory xxxxx

5d-2. Klik pilihan “To Account” jika akan dibebankan pada akun tertentu, kemudian pilih akunnya dengan mengklik tanda titik tiga pada baris di kolom “Account No.”.

(45)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 39 Langkah 6 : Hasil penyelesaian (Roll Over) atas transaksi Job Costing jika tipe penyelesaiannya (Roll Over Type) memilih ke “To Item”, maka akan dibuatkan form transaksi pada form Inventory Adjustment (Penyesuaian Persediaan). Yang bisa dilihat dari menu List (Daftar) | Inventory (Persediaan) | Adjustment (Penyesuaian), kemudian filter tanggal transaksi penyelesaian job costingnya dan cari form yang dimaksud. Pada form transaksinya akan diberikan keterangan dengan format : “Cost Roll Over for Job Order No.: [Batch No/No Transaksi Job Costing]” pada field “Description (Keterangan)” di form tersebut, untuk membedakan dengan transaksi penginputan penyesuaian persediaan.

Proses melihat form transaksi hasil dari proses finishing/roll over Job Costing dengan memilih Roll Over Type ke “To Item”

Tampilan mengakses menu Daftar Penyesuaian Persediaan (List Inventory Adjustment)

Tampilan menu Daftar Penyesuaian Persediaan

a. Klik pada field “Adjustments” dan akan tampil menu daftar penyesuaian persediaan.

Keterangan yang menunjukan hasil form transaksi dari proses finishing transaksi job costing dengan nomor job (batch No) : 1005

b. Filter transaksi yang akan dilihat pada bagian “Filter”.

(46)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 40 Dan jika tipe penyelesaiannya (Roll Over Type) memilih ke “To Account” akan dibuatkan form transaksi pada form Journal Voucher (Bukti Jurnal umum). Formnya bisa dilihat melalui menu List (Daftar) | General Ledger (Buku Besar) | Journal Voucher (Bukti Jurnal Umum), kemudian centang Type (Tipe) untuk pilihan “Roll Over Goods (Barang Roll Over)”.

Proses melihat form transaksi hasil dari proses finishing/roll over Job Costing dengan memilih Roll over Type ke “To Account”

Tampilan menu mengakses Daftar Bukti Jurnal Umum (List Journal Voucher)

Tampilan menu daftar Bukti Jurnal Umum (Journal Voucher)

a. Klik pada field “Journal Vouchers”. Dan akan tampil daftar Journal Voucher.

b. Filter tanggal transaksi penyelesaiannya dan pilih Type untuk pilihan “Roll Over Goods” saja pada bagian “Filter”.

(47)

B. Proses Pengedita

B. Proses Pengeditan atau

n atau

n atau Menghapus transaksi Job Costing setelah di

n atau

Menghapus transaksi Job Costing setelah di

Finishing/Roll Over

Transaksi job costing yang telah diselesaikan (Finishing) masih bisa dilakukan pengubahan atau dihapus. Namun untuk dapat mengubah transaksi job costing yang telah diselesaikan, perlu untuk menghapus transaksi penyelesaiannya terlebih dahulu. Setelah itu baru mengubah atau bahkan menghapus transaksi job costingnya. Berikut langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengubah atau menghapus transaksi job costing yang telah diselesaikan :

Langkah 1 : Menghapus form transaksi dari hasil proses penyelesaian atas transaksi job costing yang akan anda ubah/hapus. Untuk itu anda perlu mengetahui tipe penyelesaian atas transaksi job costing yang bersangkutan itu apa. Apakah memilih ke “To Item” atau ke “To Account”.

Untuk mengetahui tipe penyelesaian (Roll Over Type) apa atas transaksi job costing yang bersangkutan, bisa mengeceknya dari menu List (Daftar) | Job Costing (Pembiayaan Pesanan), kemudian pilih “Job Costing Status (Job Status)” nya dengan pilihan “All (Semua)” atau dengan pilihan “Finished (Selesai)”. Lalu filter tanggal transaksi job costing yang akan dihapu, sorot transaksinya, klik kanan dan klik pada pilihan “Finishing To (Diselesaikan Ke)”. Maka akan tampil form transaksi dari hasil proses penyelesaiannya, catat nomor transaksi dan jenis form transaksinya. Jika sudah selesai silakan tutup form tersebut.

Proses melihat tipe penyelesaian transaksi Job Costing

Tampilan menu daftar Job Costing untuk melihat tipe penyelesaiannya (Roll Over Type)

Langkah 2 : Selanjutnya membuka menu Daftar transaksi dari tipe penyelesaian transaksi job costing yang bersangkutan. Jika tipe penyelesaian memilih ke pilihan “To Item” maka buka menu Daftar Penyesuaian Persediaan, yang diakses dari menu List (Daftar) | Inventory (Persediaan) | Adjustment (Penyesuaian). Kemudian filter dan pilih transaksi penyelesaian yang dimaksud, lalu hapus.

Ia. Ubah Job Costing Status ke pilihan “All”. Dan isikan filter tanggal transaksi job costing yang akan dilihat.

Ib. Sorot transaksi yang dimaksud, klik kanan dan pilih “Finishing To”. Maka akan tampil form transaksi penyelesaiannya.

Status transaksi Job Costing = Finished.

(48)

Tampilan menghapus form transaksi penyelesaian atas transaksi job costing dengan memilih tipe penyelesaian ke “To Item”

Dan jika tipe penyelesaian memilih ke pilihan “To Account” maka buka menu Daftar Bukti Jurnal Umum (List Journal Voucher) untuk menghapus transaksi penyelesaiannya. Filter tanggal transaksi penyelesaian yang dimaksud, lalu pilih tipe “Roll Over Goods” pada bagian Type, sorot transaksinya dan pilih pilihan “Delete (Hapus)” untuk menghapusnya.

Tampilan menghapus form transaksi penyelesaian atas transaksi job costing dengan memilih tipe penyelesaian ke “To Account”

Langkah 3 : Melakukan pengubahan atau penghapusan pada transaksi Job Costing yang proses penyelesaiannya telah dihapus, otomatis membuat transaksi Job Costing berstatus On Process kembali. Pengubahan atau penghapusan dilakukan melalui menu Daftar Pembiayaan Pesanan (Job Costing), yang diakses dari menu List (Daftar) | Job Costing (Pembiayaan Pesanan).

Jika akan menghapus transaksi job costing, mohon dipastikan memang akan dilakukan penghapusan. Karena transaksi job costing yang telah dihapus tidak akan

2b-1. Sorot form transaksi penyelesaian yang dimaksud, kemudian klik kanan dan klik pada pilihan “Delete/Hapus” 2a-1. Filter tanggal transaksi penyelesaian yang dimaksud pada bagian filter By Date. 2a-2. Filter tanggal transaksi penyelesaiannya pada field Filter By Date. Dan pilih pilihan “Roll Over Goods” pada

bagian Type. 2b-2. Sorot transaksi

penyelesaian yang dimaksud, klik kanan kemudian pilih pilihan “Delete (Hapus)”. Atau sorot dan pilih pilihan “Delete (Hapus)” pada pojok kiri atas.

(49)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 43 dapat dikembalikan lagi. Melainkan harus diinput ulang jika terjadi kesalahan dalam menghapus transaksi. Dan jika akan melakukan pengubahan pada transaksi job costing, setelah dilakukan pengubahan, proses penyelesaian dapat dilakukan kembali.

Tampilan menu Daftar Job Costing untuk menghapus atau mengubah transaksi Job Costing

Status transaksi Job Costing akan berubah menjadi On Process setelah penghapusan form transaksi finishing/roll over nya. 3b. Sorot transaksinya

kemudian klik kanan pilih Edit atau Delete, tergantung yang dikehendaki. 3a. Filter transaksi yang dimaksud pada bagian Filter.

(50)

C. Contoh Kasus Job Costing

Dengan Tipe Penyelesaian (Roll Over Type) ke “To Item”:

Perusahaan mendapat pesanan khusus dari pelanggan untuk membuatkan tembok dengan ukuran 8 x 5 M. Pembuatan tembok tersebut akan dikerjakan oleh 2 (Dua) orang pekerja bangunan dan 1 orang mandor. Transaksi diinput perusahaan pada modul Job Costing, karena pesanan tersebut merupakan pesanan khusus dari pelanggan dan produknya tidak tersedia pada gudang, melainkan harus dilakukan produksi terlebih dahulu.

Berikut rincian bahan baku yang diperlukan :

1. Semen Holcim – 40kg sebanyak 3 zak dengan harga beli rata-rata per Zak adalah Rp 39,000

2. Pasir biasa sebanyak 30 m3 dengan harga beli rata-rata per m3 adalah Rp 200,000

3. Batu Batako 850 Pcs dengan harga beli rata-rata per Pcs adalah Rp 1,350 Dan adapun biaya yang diperlukan untuk proses pembuatan adalah sebagai berikut :

1. Upah pekerja bangunan per hari Rp 70,000 2. Upah mandor per hari Rp 80,000

Diperkirakan pembuatan tembok tersebut akan memakan waktu selama 6 hari, dimulai pada tanggal 6 Juli 2009. Berikut proses penginputan transaksi atas pembuatan tembok dengan ukuran 8 x 5 M melalui fitur Job Costing :

Langkah 1 : Membuka form Job Costing dari menu Activities (Aktifitas) | Job Cost (Pembiayaan Pesanan) | Job Costing (Pembiayaan Pesanan).

Tampilan mengakses form Job Costing

1. Klik pada field Job Costing dan akan tampil form Job Costing yang baru.

(51)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 45 Langkah 2 : Mengisikan bahan baku serta biaya-biaya yang diperlukan dalam proses pembuatan tembok ukuran 8 x 5 M pada form Job Costing, sesuai dengan rincian yang diberikan diatas. Proses pengisian bahan baku dan biaya-biaya yang terjadi bisa anda lakukan secara bertahap (baca kembali proses penginputan job costing pada bagian “Tambahan”).

Tampilan form Job Costing saat penginputan Bahan Baku persediaan pada tab Item

Tampilan form Job Costing saat penginputan biaya-biaya pada tab Expenses

Total nilai bahan baku yang digunakan dalam proses pembuatan tembok.

Total nilai biaya-biaya yang terjadi untuk proses pembuatan tembok

Total nilai bahan baku dan biaya-biaya dalam proses pembuatan tembok. 2a. Mengisikan

barang-barang yang dibutuhkan dalam transaksi.

2b. Mengisikan biaya-biaya yang terlibat dalam transaksi. Lalu simpan transaksi pada form Job Costing.

(52)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 46 Jurnal yang dihasilkan pada langkah 2 adalah :

Dr. Work In Process Inventory Rp 6,967,000

Cr. Persediaan Bahan Bangunan* Rp 8,850,000 Cr. Biaya Gaji & Upah** Rp 1,320,000

*) semua barang persediaan yang dipilih pada transaksi job costing (Pada tab item), akun persediaannya menunjuk ke akun Persediaan Bahan Bangunan.

**) akun Biaya Gaji & Upah disajikan secara total pada jurnal.

Keterangan :

Jurnal atas transaksi job costing, bisa dilihat melalui menu List (Daftar) | General Ledger (Buku Besar) | Account History (Histori Buku Besar), kemudian centang Type (Tipe) ke pilihan “Job Costing” saja dan filter tanggal transaksi job costing yang akan dilihat. Atau bisa juga melalui menu Report (Laporan) | Job Costing (Pembiayaan Pesanan) | Job Costing Journal Detail (Rincian Jurnal Pembiayan Pesanan), lakukan filter tanggal transaksi job costing yang akan dilihat jurnalnya kemudian klik ok, maka akan tampil jurnal transaksi job costing.

Proses untuk melihat jurnal hasil transaki job costing

A. Melalui menu “Account History (Histori Buku Besar)”

Tampilan mengakses menu Histori Buku Besar (Account History)

A1. Membuka menu Account History untuk melihat jurnal transaksi.

(53)

Tampilan menu Account History

B. Melalui menu Report (Laporan)

Tampilan mengakes menu Report (Laporan)

A2. Pilih tipe transaksi yang akan dilihat jurnalnya.

A3. Filter untuk nomor transaksi, tanggal transaksi, nama pelanggan/pemasok, dan lainnya untuk transaksi yang akan dilihat jurnalnya pada field yang tersedia di bagian Filter.

A4. Jurnal transaksi pada form yang dipilih untuk dilihat. Klik dua kali pada baris jurnal maka akan tampil form sumber transaksinya.

B1. Pilih pilihan “Job Costing” pada menu Report untuk membuka pilihan laporan yang berkaitan dengan transaksi job costing.

(54)

Tampilan menu detail Report Job Costing

Tampilan Report Format untuk memfilter transaksi jurnal Job Costing yang akan ditampilkan

B2. Klik 2 kali pada pilihan Report “Job Costing Journal Detail” untuk membukanya. Dan akan tampil “Report Format” untuk memfilter tanggal transaksi, nomor transaksi, dsb.

B3. Filter tanggal transaksinya pada Tab “Parameter”, setelah itu klik OK.

(55)

Tampilan menu Report Job Costing Journal Detail

Langkah 3 : Membuat item baru dengan keterangan barang (Item Description) “Tembok 8 x 5 M” dan kode barang (Item No) “JO.001”, dari menu List (Daftar) | Items (Barang & Jasa), kemudian klik Baru (New). Hal ini perlu dilakukan jika barang hasil proses job costing tidak ada dalam daftar barang dan jasa pada database yang bersangkutan. Lewatkan langkah ini jika barang hasil proses job costing telah terdapat dalam daftar barang & jasa pada database yang bersangkutan.

Proses penginputan Item Baru “Tembok 8 x 5 M”

1. Pengisian pada tab “General”

a. Isikan field Item No & Item Description.

b. Pilih Gudang “DEPAN” sebagai Default Warehouse, dengan meng-klik tanda panah kebawah.

B4. Jurnal transaksi job costing pada Report Job Costing Journal Detail

(56)

2. Pemilihan akun-akun (GL Account) item baru pada tab “GL Accounts”

Langkah 4 : Melakukan penyelesaian (Finishing/Roll Over) transaksi job costing atas pesanan pembuatan tembok. Hasil proses penyelesaian ini, akan dipilih ke tipe penyelesaian (Roll Over Type) “To Item”. Proses penyelesaian transaksi job costing dilakukan melalui menu Activities (Aktifitas) | Job Cost (Pembiayaan Pesanan) | Roll Over (Penyelesaian).

Tampilan form Roll Over

c. Pilih akun-akun untuk item baru seperti pada tampilan gambar ini.

d. Klik OK untuk menyimpannya.

4a. Pilih Nomor transaksi job costing yang akan diselesaikan pada field Batch No.

4b. Isikan tanggal penyelesaian proses job costing pada field “Roll Over Date”.

4c. Pilih Roll Over Type ke “To Item”. 4d. klik pada kolom Item No.

dan klik tanda ellipsis yang tampil, untuk memilih nama barang persediaan.

(57)

Tampilan form Roll Over setelah penginputan barang persediaan

Jurnal yang dihasilkan pada langkah 3 adalah :

Dr. Persediaan Pesanan* Rp 8,287,000 Cr. Work In Process Inventory Rp 8,287,000

Untuk melihat jurnal pada langkah 3, bisa dilihat dari menu List (Daftar) | General Ledger (Buku Besar) | Account History (Histori Buku Besar), pilih pilihan “Inventory Adjustment (Penyesuaian Persediaan)” pada bagian “Type”, karena tipe penyelesaian transaksi job costing dipilih ke “To Item”. Atau juga bisa dilihat dari menu Report (Laporan) pada Job Costing Journal Detail (Rincian Jurnal Pembiayaan Pesanan).

Transaksi pembuatan Tembok 8 x 5 M telah selesai dilakukan dan siap dilakukan tagihan ke pelanggan yang bersangkutan. Proses penjualan atas barang hasil proses job costing dilakukan seperti proses penjualan biasa pada modul Penjualan (Sales) di accurate.

4e. Isikan kolom Quantity dengan angka 1, sesuai dengan produksi yang dihasilkan. Klik Ok untuk menyimpannya.

Noted :

barang persediaan yang bisa dipilih pada tipe penyelesaian (roll over type) “To Item” hanya untuk barang persediaan dengan tipe Persediaan (Inventory Part) saja.

Jika jumlah Barang persediaan yang dihasilkan lebih dari satu (1) jenis maka nilai prosentasi pada baris dikolom % tidak diisikan sejumlah 100%, diisikan sesuai dengan proporsional biaya produksi dari barang persediaan tersebut.

(58)

Mastering _{accurate4 Lanjutan} 52 Dengan Tipe Penyelesaian (Roll Over Type) Ke “To Account” :

Perusahaan mendapatkan pesanan untuk mendekorasi ruangan dapur rumah salah satu pelanggannya, pada tanggal 20 Juli 2009. Berikut rincian bahan baku serta biaya-biaya yang akan dikeluarkan untuk proses dekorasi ruangan dapur :

1. Kitchen Set Olympic 2601 sebanyak 1 set harga beli rata-rata adalah Rp 549,000 per set.

2. Keramik 30x30 Fancy sebanyak 15 m3, harga beli rata-rata adalah Rp 31,000 per m3.

3. Pasir Biasa sebanyak 5 m3, harga beli rata-rata adalah Rp 200,000 per m3. 4. Semen Tiga Roda - 40 Kg sebanyak 2 zak, harga beli rata-rata adalah Rp

40,000.

5. Pekerja bangunan sebanyak 3 orang dengan upah pekerja per hari sebesar Rp 70,000.

6. Jasa designed interior sebesar Rp 1,200,000.

Dekorasi dapur diperkirakan akan memakan waktu selama 4 hari, dimulai dari tanggal 20 Juli 2009. Transaksi ini akan diinput perusahaan pada form Job Costing. Proses penginputan pada form job costing tidak berbeda seperti proses penginputan contoh kasus sebelumnya, perbedaannya hanya terletak pada saat proses penyelesaiannya (Finishing/Roll Over), yaitu memilih ke tipe penyelesaian “To Account”. Berikut langkah-langkahnya :

Langkah 1 : Buka form Job Costing yang baru dan input bahan baku serta biaya yang terjadi untuk dekorasi ruangan dapur.

Tampilan form Job Costing pada tab Item

Total nilai bahan baku yang digunakan.

1a. Isikan bahan-bahan baku yang digunakan pada tab “Item (Barang)”.