Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Sistem
Informasi Perpustakaan Nasional
Asniar
Ilmu Terapan, Telkom University E-Mail: asniar@telkomuniversity.ac.id
Abstrak
Pencapaian tujuan suatu enterprise termasuk Perpustakaan Nasional menghadapi berbagai tantangan dan perubahan. Untuk itu, diperlukan strategi untuk adaptif terhadap perubahan dengan langkah-langkah yang efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumber daya. Salah satu strategi yang penting dan semakin banyak digunakan adalah dengan pemanfaatan sistem informasi yang akan mendukung pencapaian visi, misi, tujuan serta selaras dengan strategi bisnis enterprise.Untuk dapat membangun arsitektur informasi dari suatu enterprise dapat dengan memanfaatkan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) dalam kerangka kerja Zachman (Zachman Framework). Dengan metode EAP, maka dapat dihasilkan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, dan arah rencana implementasinya bagi Enterprise. Rencana implementasinya akan memberikan gambaran portofolio aplikasi Sistem Informasi Enterprise yang mendukung pencapaian visi, misi, dan tujuan serta selaras dengan strategi bisnis dari Enterprise sehingga menciptakan suatu perubahan ke arah yang lebih baik.
Kata kunci: Sistem Informasi, Perpustakaan Nasional, Enterprise, EAP, Zachman
Framework, BSP
1.
PENDAHULUAN
Pencapaian tujuan suatu enterprise termasuk Perpustakaan Nasional menghadapi berbagai tantangan dan perubahan. Untuk itu, diperlukan strategi untuk adaptif terhadap perubahan dengan langkah-langkah yang efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumber daya. Salah satu strategi yang penting dan semakin banyak digunakan adalah dengan pemanfaatan sistem informasi yang akan mendukung pencapaian visi, misi, tujuan serta selaras dengan strategi bisnis enterprise.
Dalam makalah ini, mencoba untuk
membangun arsitektur informasi dari
Perpustakaan Nasional dengan
memanfaatkan metode Enterprise
Architecture Planning (EAP) dalam
kerangka kerja Zachman (Zachman
Framework) yang selanjutnya digunakan untuk perencanaan strategis Sistem Informasi Perpustakaan Nasional dimana misi dari Sistem Informasi Perpustakaan Nasional ini mesti selaras dengan visi, misi, tujuan, dan strategi bisnis dari Perpustakaan Nasional.
Pembangunan strategi untuk pemenuhan misi Sistem Informasi Perpustakaan Nasional
dimulai dari perencanaan yang
mengidentifikasi kebutuhan informasi dan kemungkinan inovasi pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja Perpustakaan Nasional.
Untuk mendukung EAP, digunakan
Business Systems Planning (BSP) yang akan membantu menerjemahkan strategi bisnis Perpustakaan Nasional menjadi strategi perencanaan Sistem Informasi. BSP akan
dimanfaatkan dalam mendefinisikan
arsitektur data (informasi) yaitu dengan menerjemahkan Perpustakaan Nasional ke dalam himpunan fungsi atau proses bisnis, kemudian mengidentifikasi entitas data yang dibutuhkan oleh kegiatan bisnis Perpustakaan Nasional.
Dengan metode EAP, maka dapat dihasilkan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, dan arah rencana
implementasinya bagi Perpustakaan
Nasional. Rencana implementasinya akan memberikan gambaran portofolio aplikasi
Sistem Informasi Perpustakaan Nasional yang mendukung pencapaian visi, misi, dan tujuan serta selaras dengan strategi bisnis
dari Perpustakaan Nasional sehingga
menciptakan suatu perubahan ke arah yang lebih baik.
2.
PERENCANAAN STRATEGIS
SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAAN NASIONAL
Tujuan utama perencanaan strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer [2]. Untuk itu, dibutuhkan suatu arsitektur yang dapat menggambarkan perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer melalui metodologi kerekayasaan informasi
(information engineering).
Dalam metodologi kerekayasaan
informasi, tiap langkah dapat dilihat dari dua sisi, yaitu data dan aktivitas. Untuk perencanaan strategi informasi di sisi data, arah tinjauan strategisnya adalah terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh
enterprise. Sedangkan di sisi aktivitas, arah tinjauan strategisnya adalah dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja enterprise seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 1.
Gambar 1. Metodologi Information Engineering
Sumber: Martin et.al [2]
Berkaitan dengan enterprise
Perpustakaan Nasional, untuk melakukan
langkah-langkah dari metodologi Information
Engineering diperlukan pengetahuan tentang visi, misi, tujuan, sasaran strategi, arah kebijakan dan strategi hingga program-program teknis beserta indikator kinerjanya. Dengan demikian, arsitektur perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer dapat selaras dengan visi, misi, tujuan, dan sasaran strategi dari Perpustakaan Nasional.
3.
ZACHMAN FRAMEWORK
Zachman Framework merupakan skema
untuk melakukan klasifikasi
pengorganisasian artifakenterprise [1,6].
Gambar 2 menunjukkan pendekatan EAP
dalam Zachman Framework.
Gambar 2. Pendekatan EAP dalam Zachman Framework
Sumber: Pewak et.al [4]
Zachman Framework terdiri dari 6
kolom dan 6 baris. Tiap kolom
merepresentasikan fokus, abstraksi, atau topik arsitektur enterprise, yaitu: data, fungsi, jaringan, manusia, waktu, dan motivasi. Tiap baris merepresentasikan perspektif berikut:
1. Perspektif Perencana: menetapkan
konteks, latar belakang, & tujuan.
2. Perspektif Pemilik: menetapkan model
konseptual dari enterprise.
3. Perspektif Perancang: menetapkan model
sistem informasi sekaligus menjembatani hal yang diinginkan pemilik & hal yang dapat direalisasikan secara teknis dan fisik.
4. Perspektif Pembangun: menetapkan
rancangan teknis & fisik yang digunakan dalam mengawasi implementasi teknis dan fisik.
5. Perspektif Subkontraktor: menetapkan
peran dan rujukan bagi pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pembangunan sistem informasi.
6. Perspektif Fungsional:
merepresentasikan perspektif pengguna dan wujud nyata hasil implementasi.
4.
ENTERPRISE ARCHITECTURE
PLANNING (EAP)
Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan metode yang dikembangkan untuk membangun arsitektur enterprise [4].
Dalam Zachman Framework, EAPmencakup baris pertama dan kedua dari tiga kolom pertama seperti terlihat pada gambar 2
sebelumnya. Sementara untuk tahapan
pembangunan EAP ditunjukkan oleh gambar 3.
Gambar 3. Lapisan Perencanaan Arsitektur Enterprise
Sumber: Pewak et.al [4]
Gambar 3 menunjukkan bahwa tahapan pembangunan EAP adalah tahap untuk memulai, tahap memahami kondisi saat ini, tahap pendefinisian visi masa depan, dan tahap untuk menyusun rencana dalam mencapai visi masa depan.
5.
BUSINESS SYSTEM PLANNING
(BSP)
Business Systems Planning (BSP)
merupakan pendekatan terstruktur yang digunakan organisasi untuk merumuskan perencanaan SI dan memenuhi kebutuhan informasi baik jangka pendek maupun
panjang. Dengan kata lain, BSP
dimanfaatkan untuk menerjemahkan strategi bisnis organisasi menjadistrategi perencanaan SI sebagaimana diilustrasikan Gambar 4.
· Visi dan Misi
· Tujuan, Objektif, dan CSF · Strategi Strategi Bisnis · Objektif SI · Kebijakan SI · Arsitektur Informasi Strategi Bisnis Proses Perencanaan BSP
Gambar 4. Transformasi Strategi Bisnis ke Strategi SI
Sumber: Zachman et.al[7]
Di dalam studi EAP, BSP dimanfaatkan
dengan mendefinisikan arsitektur data
(informasi), yaitu dengan mendekomposisi enterprise ke dalam himpunan fungsi/proses bisnis; kemudian mengidentifikasi entitas data yang dibutuhkan oleh kegiatan bisnis organisasi.
6.
EAP UNTUK SISTEM
PERENCANAAN STRATEGIS
SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAAN NASIONAL
EAP untuk perencanaan strategis sistem
informasi perpustakaan nasional
menghasilkan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, dan rencana implementasi sebagai berikut :
6.1. Arsitektur Data
Arsitektur data yang dihasilkan
ditunjukkan oleh tabel 1.
Tabel 1. Identifikasi Entitas Data Entitas Bisnis Entitas Data
Layanan Jasa Perpustakaan dan Informasi
Buku Tamu
SOP Layanan
Jasa dan
Informasi Visi, misi, dan rencana strategis
Pengembangan Koleksi
Perpustakaan Nasional
Katalog Koleksi Visi, misi, dan rencana strategis
Perencanaan Hukum,
Humas, dan Pengawasan Perpustakaan Nasional Berkas Perencanaan Berkas Anggaran Berkas Peraturan Perpustakaan Visi, misi, dan rencana strategis Pengelolaan Administrasi Keuangan, Kepegawaian, dan Operasional Perkantoran Perpustakaan Nasional Surat Keputusan Berkas Kepegawaian Berkas Promosi Perpustakaan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP)
Visi, misi, dan rencana strategis Peningkatan Sarana dan
Prasarana Aparatur
Perpustakaan Nasional
Berkas asset
Berkas sarana
kerja layanan Visi, misi, dan rencana strategis
6.2. Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi yang dihasilkan ditunjukkan oleh Tabel 2 dan Tabel 3.
Tabel 2. Kandidat Aplikasi Entitas Bisnis Kandidat Aplikasi Definisi Layanan Jasa Perpustaka an dan Informasi Aplikasi Buku Tamu Memberikan informasi tentang jumlah pengunjung perpustakaan Aplikasi Katalog Koleksi Memberikan informasi tentang data dan jumlah koleksi perpustakaan nasional, termasuk koleksi naskah kuno Aplikasi Perpustak aan Digital ( e-library) Melakukan kegiatan operasional layanan jasa dan
informasi di Perpustakaan Nasional Perencanaa n Hukum, Humas, dan Pengawasa n Perpustaka an Nasional Aplikasi pencatata n anggaran dan rencana keuangan Melakukan pencatatan anggaran dan rencana keuangan Pengelolaa n Administra si Keuangan, Kepegawai an, dan Operasiona l Perkantora n Perpustaka an Nasional Aplikasi Pencatata n Transaksi Keuangan Melakukan Pencatatan Transaksi Keuangan Aplikasi Administr asi Kepegaw aian (Aplikasi SDM) Melakukan pencatatan tentang SDM Perpustakan Nasional, termasuk pencatan histori karir dan jenjang karir SDM Perpustakaan Nasional serta dapat memberikan informasi tentang dokumen kepegawaian Aplikasi Pencatan Administr asi Melakukan pencatatan operasional administrasi Peningkata n Sarana dan Prasarana Aparatur Perpustaka an Nasional Aplikasi Pencatata n dan Perhitung an Asset Sarana dan Prasarana Perpustak aan Nasional Melakukan pencatatan asset, penyusutan asset, sarana dan prasarana
Tabel 3. Relasi Aplikasi dengan Fungsi Bisnis APLIK ASI FUNGS I BISNIS Aplikasi Buku Tamu Aplik asi Katal og Kolek si E- Libra ry Apli kasi Angg aran Layanan Jasa Perpusta kaan dan Informa si X X X X Pengem bangan Koleksi Perpusta kaan Nasiona l X X Perenca naan Hukum, Humas, dan Pengaw asan Perpusta kaan Nasiona l X Pengelol aan Adminis X
trasi Keuang an Perpusta kaan Nasiona l Pengelol aan Adminis trasi Kepega waian Perpusta kaan Nasiona l X Pengelol aan Adminis trasi Operasi onal Perkant oran Perpusta kaan Nasiona l X Peningk atan Sarana dan Prasaran a Aparatu r Perpusta kaan Nasiona l X
Nilai “X” pada cell dari matriks pada tabel 4 menunjukkan pemetaan antara fungsi bisnis terhadap dukungan aplikasi yang dibutuhkannya.
7. ARSITEKTUR TEKNOLOGI
Arsitektur teknologi yang dihasilkan ditunjukkan oleh Tabel 4 dan Tabel 5.
Tabel 4. Kandidat Platform Teknologi Hardware
Computers · Branded
computers
· Assembled
computers
Input devices · Keyboard
· Mouse
· Scanner
· Optical disk
· Barcode
Storage media · Magnetic tape
· Hard disk · Removable disk · CD/DVD Software Operating System (OS) · Proprietary OS: Windows Server 2003, Windows XP/2000 · Open Source OS : Linux ( Ubuntu, Fedora, FreeBSD) Database Management System (DBMS) · Relational DBMS: SQL Server, Java DB, Oracle Programming Language · Java · PHP Software Development Tools · Java IDE : Netbeans · Source-code editor: Notepad++ Office Application · Word-processor program: Microsoft Office, OpenOffice Writer · Sprea-sheet program: Microsoft Office, Excell, OpenOffice Impress
Other software · File transfer
program: Total
WinSCP · Email client program: Microsoft Outlook, Mozilla Thuderbird Communicatio n Networks · LAN · WAN
Network Devices · VSAT
· Modem
· Router/Swich
· Access Point
8.
RENCANA IMPLEMENTASI
Rencana implementasi yang dihasilkan ditunjukkan Gambar 5 yang berisikan portofolio aplikasi.
Strategis Berpotensi Tinggi
· E-Library · Aplikasi Buku
Tamu
· Aplikasi Katalog
Operasional Kunci Pendukung
· Aplikasi Anggaran · Aplikasi Keuangan · Aplikasi Administrasi Kepegawaian · Aplikasi Asset
Gambar 5. Portofolio Aplikasi
9.
DAFTAR PUSTAKA
[1].Cook, Melissa A., Building Enterprise
Information Architectures, Prentice Hall, 1996.
[2].Martin, James, Information Engineering
(Book II, Planning and Anaysis), Prntice-Hall.1990
[3].Steven, Alter, Information System, The
Foundation of E-Business, Fourth
Edition. Prentice Hall. 2003
[4].pewak, Steven H., Hill, Steven C.,
Enterprise Architecture Planning:
Developing a Blueprint for Data, Applications, and Technology, John Wiley & Sons, 1992.
[5].Surendro, Kridanto. 2007. Pemanfaatan
Enterprise Architecture Planning untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi. Jurnal Informatika vol.8, No.1, Mei 2007 : 1-9
[6].Zachman, John A., A Framework for
Information Systems Architecture, IBM Systems Journal, Vol. 26, No.3, 1987.
[7].Adhi A, Wahyu. 2009. Pembuatan
Rencana Strategis Pengimplementasian E-Government Sektor Layanan Publik
Berbasis Enterprise Architecture
Planning, Studi Kasus : Pemerintah Kabupaten Kutai Barat. Program Studi
Teknik Informatika. STEI. Institut
Teknologi Bandung
[8].Perpustakaan Nasional RI. 2009.
Rencana Strategis Perpustakaan RI Tahun 2010 – 2014
