Merumuskan Organisasi
Pengadaan Barang/Jasa
Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa
Jenjang Madya
Unit Kompetensi 03 – Merumuskan Organisasi Pengadaan Barang/Jasa
Penulis Sony Sumarsono
Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP
Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2
Informasi
Umum
UK 03
BAB I
PENDAHULUAN
• Merumuskan fungsi pengadaan barang/jasa yang disesuaikan dengan tujuan dan proses pengadaan
Tujuan Umum
Tujuan Khusus
– Menyusun uraian tugas perangkat organisasi pengadaan
– Membuat program pemenuhan dan peningkatan kompetensi SDM sesuai dengan uraian tugas yang ditetapkan
– Mendokumentasikan organisasi pengadaan barang/jasa yang selaras dengan tujuan pengadaan
UK 03
BAB II
MERUMUSKAN
FUNGSI PENGADAAN
Tujuan Fungsi
Pengadaan
UK 03 M e r u m u s k a n O r g a n i s a s i P B JWaktu
Biaya
Kualitas
Tingkat
Layanan
Value for Money
(VFM)
VfM dicapai melalui keseimbangan 3 hal dengan 3E:
Efektif
Efisien
Ekonomis
Output memberikan manfaat yang optimal Hasil yang sama dg input lebih kecil, atau Hasil lebih besar dg input yang sama
Penggunaan sumber daya dg biaya lebih rendah
3E Dalam Rantai Kegiatan
Organisasi
UK 03
Faktor Yang Mempengaruhi
Penetapan Tujuan Pengadaan
Efektif
Efisien Ekonomis
• Relevan dengan tujuan dan strategi organisasi keseluruhan
• Target yang ambisius namun dapat dicapai • Target yang spesifik, jelas dan terukur
• Ada batas waktu pencapaian tujuan
• Dapat dibandingkan dengan tujuan serupa di organisasi atau industri lain
• Sejalan dengan tujuan pengadaan yang lain
Kriteria Tujuan Pengadaan
yang Baik
UK 03
• Proses sekumpulan aktifitas yang saling berkaitan yang bertujuan menghasilkan satu/beberapa output tertentu yang diperlukan oleh pelanggan.
• Penggunaan sumber daya, waktu dan upaya yang seminimum mungkin agar biaya proses menjadi efisien.
• Aktifitas proses dapat bersentuhan dengan aktifitas di proses lainnya dan membentuk sistem prosedur organisasi pada proses aktifitas
Proses dalam
Organisasi
Fungsi &
Proses
Organisasi
UK 03
Hubungan Proses dengan Fungsi di
Organisasi
Rantai Nilai
Sebuah
Organisasi
UK 03
Proses Pengadaan Barang/Jasa
secara umum
UK 03 M e r u m u s k a n O r g a n i s a s i P B J Membuat KAK/Spek dan Perencanaan Pengadaan Melakukan Analisis Pasar Mengembangan Strategi Pengadaan Melakukan Kualifikasi Penyedia Melakukan Pemilihan Penyedia Melakukan Negosiasi Kontrak MenyiapkanKontrak Pengadaan Mengelola Kontrak
Mengelola Aset & Logistik
Mengukur Kinerja Pengadaan
Proses Pengadaan Barang/Jasa via Kontrak Payung
• Perbaikan komunikasi antar pihak yang terlibat dalam
proses pengadaan untuk mempercepat waktu
penyelesaian proses.
• Penggunaan standar dalam pembuatan spesifikasi dan
aktif melakukan analisis kemampuan penyedia untuk
meningkatkan kualitas barang/jasa
• Penggunaan teknologi informasi dan penggunaan
kontrak payung untuk mengurangi biaya transaksi
dengan cara memperkecil duplikasi aktifitas dalam
proses pengadaan.
Menyederhanakan Proses
Pengadaan
UK 03
Contoh Proses Pengadaan
Terintegrasi
UK 03
• Upaya untuk Unit Layanan Pengadaan pemerintah menjadi pusat unggulan operasional dan unggulan layanan
– Kolaborasi – Proaktif – Strategis
– Rantai Nilai Pengadaan – Praktik Unggulan
– Perbaikan berkelanjutan
Contoh : ULP sebagai Center Of
Excellence
BAB III
MERUMUSKAN
SUSUNAN ORGANISASI
PENGADAAN
UK 03 M e r u m u s k a n O r g a n i s a s i P B J• Struktur organisasi dibuat untuk memudahkan
distribusi fungsi dan alokasi sumber daya dari setiap
satuan kerja untuk pelaksanaan sebuah proses • Perancangan organisasi sebaiknya dibuat untuk
memastikan eksekusi proses yang paling efisien dan efektif
• Pemisahan satuan kerja dalam organisasi harus mempertimbangkan agar
– setiap satuan kerja dapat menjalankan sebanyak mungkin proses yang menjadi spesialisasinya – meminimalkan keterkaitan proses antar bagian
• Pengambilan keputusan secara terpusat • Semakin besar organisasi semakin sulit
melakukan pengendalian • Proses formal masih terbatas
• Pembagian satuan kerja dan tugas serta
tanggung jawab kurang terdefinisi dengan jelas • Pengambilan keputusan cepat
Struktur Organisasi
Jejaring
UK 03
• Peran dan tanggung jawab jelas • Uraian tugas jelas
• Prosedur kerja lengkap tersedia • Masing-masing bagian bekerja
fokus pada perannya
• Masalah lintas fungsi sulit diatasi
Struktur Organisasi
Hirarki
• Kepala satuan kerja = tenaga ahli • Pimpinan proyek = pengambil
keputusan terkait proyek
• Koordinasi menjadi hal penting • Terkadang sulit membuat
prioritas antar proyek
• Efisien dalam penggunaan sumber daya manusia
Struktur Organisasi
Matriks
UK 03
• Prosedur formal sangat terbatas
• Kerjasama didasari saling percaya dan menghargai nilai-nilai organisasi
Contoh: Kantor notaris, praktek bersama dokter
Struktur Organisasi
Galaksi
• Keuntungan Organisasi Terpusat
– konsistensi, standarisasi, konsolidasi pengadaan
– tidak terjadi duplikasi pekerjaan
– peluang untuk meningkatkan posisi tawar • Struktur organisasi terpusat lebih cocok untuk
organisasi yang memiliki banyak kesamaan antar unit kerja, dan ada standarisasi produk dan jasa
Struktur Organisasi Terpusat dan
Tersebar
UK 03
• Kelemahan organisasi terpusat:
– kurang memahami kebutuhan lokal
– pimpinan di unit kerja tidak terlibat dalam banyak keputusan
– cenderung menciptakan birokrasi yang panjang • Struktur organisasi tersebar cocok diterapkan
apabila inovasi dan fleksibilitas dalam merespon kebutuhan lokal sangat penting
Struktur Organisasi
Tersebar
• Harus memutuskan:
–Tanggung jawab dan kewenangannya
–Dimana sebaiknya posisi pengadaan dalam struktur organisasi
–Bagaimana sistem kerja dalam fungsi pengadaan
–Kompetensi SDM yang
diperlukan untuk menjalankan fungsi pengadaan secara efektif dan efisien
• Keputusan tersebut harus mempertimbangkan:
• Seberapa penting fungsi pengadaan dalam organisasi
• Otorisasi keputusan pengadaan secara terpusat atau tersebar
• Keterkaitan proses pengadaan dengan bagian lain di organisasi
• Apakah kegiatan pengadaan akan lebih fokus ke aspek strategis atau hanya administratif rutin
• Apakah kegiatan pengadaan akan
dibagi per tipe komoditas atau per unit bisnis/proyek.
Perancangan Organisasi
Pengadaan
UK 03
Posisi Fungsi Pengadaan berbasis pada Porsi Belanja Barang/Jasa
Prosentasi nilai pengadaan dibanding total biaya korporasi
Contoh Organisasi Posisi fungsi Pengadaan
Di atas 50% Industri manufaktur Bertanggung jawab ke Direktur Utama
35 – 50% Sektor primer, seperti Migas dan Pertambangan
Bertanggung jawab ke Direktur 25 – 35% Jasa Kesehatan Bertanggung jawabke Manajer Senior Kurang dari 25% Jasa Konsultan Bagian dari satuan kerja
Posisi Fungsi Pengadaan di
Organisasi
Terpusat Tersebar
Kendali thd strategi
pengadan Tinggi Rendah
Fleksibilitas dalam kebutuhan pengadaan
yang berbeda
Rendah, lokasi
pengambil keputusan jauh dari pengguna dan birokrasi proses
Tinggi, fungsi pengadaan lebih memahami kebutuhan pengguna dan penyedia lokal Strategi Pengadaan Optimasi strategi pengadaan di keseluruhan organisasi Strategi pengadaan hanya fokus di masing2 unit kerja
Kemampuan Bersinergi
Tinggi, pengadaan bersama yang lebih kompetitif dan sistem persediaan yang lebih baik
Rendah, karena masing-masing fokus untuk keperluan dirinya
Biaya overhead Tinggi Rendah
Posisi Fungsi Pengadaan Terpusat
atau Tersebar
UK 03
Bagian Interaksi dengan bagian pengadaan
Manajemen Menselaraskan strategi pengadaan dengan organisasi, serta memantau total belanja barang/jasa
Semua satuan kerja
Analisa kebutuhan dan membuat spesifikasi
Menerima barang / hasil pekerjaan
Memberi penilaian kinerja penyedia
Hukum Menyiapkan standar kontrak
Memberi bantuan hukum jika ada perkara
Manajemen Mutu
Membuat standar mutu barang yang akan dibeli
Melakukan asesmen mutu thd penyedia utama
Melakukan quality assurance proses pengadaan dan kontrak
Melakukan pemeriksaan barang / hasil pekerjaan
Keuangan
Membuat standar biaya untuk estimasi harga
Menyiapkan anggaran untuk belanja barang/jasa
Menyiapkan semua komitmen biaya terkait kontrak dengan penyedia
Memproses penagihan dan melakukan pembayaran
Sistem Informasi
Menyiapkan kebuhan perangkat lunak dan infrastruktur yang diperlukan pengadaan elektronik
Membuat tata kelola sistem pengadaan elektronik
Sosialisasi ke publik tentang prinsip-prinsip pengadaan yang dianut organisasi
Hubungan Fungsi Pengadaan dengan Fungsi Lain
Organisasi Pengadaan Berbasis Komoditas yang dibeli
UK 03
Organisasi Pengadaan yang Fokus pada Pelanggan
Organisasi Pengadaan Kombindasi Staf Generatis dan Spesialis
UK 03
Organisasi Pengadaan dengan Pendekatan Kombinasi
PENGADAAN
TRADISIONAL PENGADAAN MODERN
Aktifitas bersifat administratif
Fokus di pemilihan penyedia
Aktifitas analisis dan strategis
Memantau keseluruhan rantai pengadaan
Proses pengadaan informal Standar proses berbasis TIK
Staf pengadaan mengerjakan permintaan pengadaan (reaktif)
Staft pengadaan melakukan survey harga barang
Staf pengadaan berkolaborasi dengan pengguna membuat perencanaan strategi pengadaan (proaktif)
Staf pengadaan mencari informasi penyedia secara aktif, menganalisis pasar dan rantai pasokan serta tingkat persaingan usaha
Fokus pada harga terendah Fokus pada biaya terendah
Fokus pada penyiapan dokumen dan kepatuhan pada regulasi
Fokus pada pemenuhan kepuasan pelanggan internal (pengguna) dan pelanggan eksternal (penyedia)
Berkontribusi pada pencapaian tujuan dan strategi organisasi
Posisi pengadaan di level
administratur Posisi pengadaan di level manajer senior
Belum ada pelatihan khusus Program pelatihan berbasis kompetensi Penggeseran Tugas Fungsi
Pengadaan
UK 03
• Melakukan identifikasi jabatan di sebuah struktur organisasi • Membuat pengelompokan tugas untuk memperoleh
gambaran jenis pekerjaan
• Melakukan pengumpulan data dan informasi mengenai jabatan
• Menganalisis dan mengevaluasi data dan informasi yang terkumpul untuk disusun menjadi uraian jabatan dan spesifikasinya
• Mengembangkan uraian jabatan sesuai dengan kebutuhan Analisis Tugas Untuk Posisi Jabatan
Contoh Analisis Beban Kerja
UK 03
Kompetensi Teknis Pengadaan Kompetensi Non-Teknis dan Manajerial
Perencanaan & Strategi Pengadaan Kepemimpinan & Mengelola Perubahan Metoda dan Pelaksanaan Pengadaan Komunikasi dan Negosiasi
Mengelola Kontrak Pengadaan Mengelola Kinerja Mengelola Hubungan Penyedia Mengelola Stakeholder
Mengelola Aset Mengelola Risiko
Mengelola Logistik dan Transportasi Mengelola SDM
Analisis Biaya Pengadaan Mengelola Program Pengadaan Mengelola Rantai Suplai Mengelola Dokumentasi & Pengetahuan
UK 03
