Menelaah Lingkungan Pengadaan Pengadaan Barang/Jasa. Unit Kompetensi 01

(1)

Menelaah Lingkungan

Pengadaan

Pengadaan Barang/Jasa

(2)

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Madya

Unit Kompetensi 01 – Melakukan Lingkungan Pengadaan Barang/Jasa

Penulis Sony Sumarsono

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2

Informasi

Umum

(3)

BAB I

PENDAHULUAN

(4)

Mampu melakukan proses penelaahan lingkungan pengadaan barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi

Tujuan Umum

Tujuan Khusus

– Menelaah organisaasi yang meliputi kegiatan mengidentifikasi kriteria berbagai organisasi secara cermat

– Menelaah lingkungan pengadaan barang/jasa – Merumuskan lingkungan pengadaan barang/ jasa

(5)

1. Menelaah Organisasi

• Jenis organisasi

• Sektor organisasi

• Budaya organisasi

• Visi, Misi dan Kebijakan organisasi

• Strategi organisasi

2. Menelaah Lingkungan Pengadaan Barang/Jasa

• Pihak pengadaaan

• Peraturan pengadaan

• Dampak dan Nilai pengadaan

3. Merumuskan Lingkungan Pengadaan Barang/Jasa

Cakupan

Pembahasan

(6)

BAB II

MENELAAH

ORGANISASI

(7)

Usaha Swasta Organisasi Pemerintah Organisasi Nirlaba

Pengadaan Di Berbagai Tipe

Organisasi

(8)

Tarif pajak kecil Kredit Mikro Supervisi dan Pengadaan

Bereaksi

dengan cepat

Biaya overhead rendah

UKM

USAHA SWASTA – Keunggulan

UKM

(9)

Ahli pengadaan generalis Dukungan IT Terbatas Keterbatasan Kompetensi pengadaan Keterbatasan Modal Kerja

UKM

Kendala yang dihadapi

UKM

(10)

Portfolio Pelanggan Diversifikasi dan

Sinergi

Akses ke pendanaan Yang lebih baik

Staf yang kompeten Sistem

Informasi

UK 01

Kelebihan perusahaan

Multinasional

(11)

Posisi tawar karena Reputasi dan nilai Pengadaan yang besar Strategi dan Kebijakan

Pengadaan Optimalisasi Volume pesanan Staf pengadaan Spesialis Dukungan Sistem Informasi Fungsi pengadaan Yang lebih matang

Fungsi pengadaan di perusahaan

Multinasional

(12)

Kelebihan dan Kekurangan Usaha Swasta Nasional berada di antara Perusahaan Multinasional dan UKM

UKM

Usaha Swasta

Nasional

(13)

Konstruksi infrastruktur

layanan pendidikan Layanan kesehatan

Aparat hukum

Bantuan kondisi darurat

(14)

Pajak _{Pinjaman pemerintah}

Hibah Retribusi

Sumber Pendanaan

Pemerintah

(15)

Perusahaan Swasta akan fokus pada keuntungan, sedangkan Organisasi Pemerintah akan fokus

pada akuntabilitas publik.

Semakin meningkatnya tuntutan masyarakat atas tata kelola yang baik =

 Value for money  Etika dalam bekerja

 Pengambilan keputusan dengan kriteria yang jelas  Berlaku adil kepada semua pihak

Fungsi Pengadaan

Pemerintah

(16)



Kompetisi melalui pelelangan



Penciptaan pasar internal



Kemitraan Pemerintah & Badan Usaha



Privatisasi

Persaingan Sehat dalam Pengadaan

Pemerintah

(17)

Peraturan pengadaan pemerintah

memberikan rambu-rambu yang jelas yang

harus dijalankan pelaksana pengadaan

Mengikuti prosedur pengadaan pemerintah yang

panjang dan berbiaya tinggi

=

tidak sejalan dengan tujuan efisiensi dan value for money

Pengadaan

Pemerintah

(18)

 Pendanaan dari anggota atau sponsor

 Hibah

 Pendapatan dari jasa layanan tertentu

Organisasi Nirlaba Misalnya: - Yayasan - Koperasi - Asosiasi Profesi - Lembaga Pendidikan, dsb.

Pengadaan di Organisasi Nirlaba mirip dengan Swasta, namun harus mengikuti regulasi yang ditetapkan oleh donor / sponsor utama organisasi

Pengadaan di Organisasi

Nirlaba

(19)

Perusahaan Swasta Organisasi Pemerintah Organisasi Nirlaba

Pengendalian Individu dan Perusahaan Pemerintah Individu dan Organisasi Pendanaan Pemegang Saham & Laba

Ditahan

Pajak, Hibah, Pinjaman, Biaya atas Jasa Layanan Pemerintah

Donasi, Bantuan, Iuran Anggota, Jasa Lainnya Tujuan Utama Optimalisasi Keuntungan Layanan publik yang efisien dan

efektif

Promosi ideologi, nilai-nilai, keyakinan, layanan

Tanggung Jawab Kepada pemegang saham Kepada masyarakat umum

Kepada anggota atau pemberi sponsor

Kendala

Regulasi dan aturan yang dibuat sendiri

Regulasi, kebijakan publik,

kondisi politik Regulasi dan aturan yang dibuat penyandang dana

Fungsi Pengadaan

Menerapkan bentuk kontrak yang beragam

Penekanan pada prinsip2 pengadaan

Mengikuti arahan dari penyandang dana Untuk SME pengadaan terpusat

dan banyak keterbatasan

Fokus pada kepatuhan prosedur yang panjang dan tdk efisien

Perbedaan Karakteristik Beberapa

(20)

Sektor Primer:  material dasar : pengeboran, pertambangan  Perikanan, Perkebunan, Partanian Sektor Sekunder:  Konversi dan

pemrosesan bahan baku menjadi bahan jadi

(manufaktur)

 Kelistrikan, penyediaan air minum dan konstruksi Sektor Tersier Perbankan, Jasa Logistik, Transportasi, Kesehatan

Sektor

Perekonomian

(21)

PDB Indonesia di

berbagai Sektor

(22)

Sektor Primer Sektor Sekunder Sektor Tersier Membeli perangkat spesifik, jasa

pemeliharaan dan bahan MRO

Membeli bahan baku dan komponen perawatan pabrik

Peran pengadaan di usaha jasa perdagangan sangat penting Di awal proyek membeli perangkat

dan permesinan dengan skala besar

Pembangunan pabrik dan pengadaan untuk infrastruktur

Peran pengadaan di usaha jasa non-perdagangan bergantung jenis usahanya

Memerlukan ahli pengadaan yang spesialis

Fokus fungsi pengadaan untuk menjaga pasokan bahan baku

Harus melihat bagaimana fungsi pengadaan dalam rantai nilai organisasi

Pengadaan komoditas seperti pupuk, bahan bakar, dsb.

Pengadaan di Beberapa Sektor

Perekonomian

(23)

BAB III

BUDAYA

ORGANISASI

(24)

• Dapat memberikan pengaruh terhadap

• Tujuan dan Kebijakan

• Strategi organisasi

• Struktur organisasi

• Sistem pengendalian

• Jalur komunikasi internal dan eksternal

• Sistem imbal jasa

• Jam kerja

• Seragam kerja, dan

• Hubungan sosial antar karyawan.

(25)

• Budaya bangsa

• Pendiri organisasi atau seseorang yang punya

pengaruh di organisasi

• Sejarah organisasi

• Ukuran dan Usia organisasi

• Karakteristik pekerjaan di organisasi

• Distribusi kekuasaan di organisasi

Faktor yang Mempengaruhi Budaya

sebuah Organisasi

(26)

Pentingnya hubungan personal

Waktu yang diperlukan untuk membuat kesepakatan Arti pentingnya waktu

Metoda komunikasi secara langsung atau tidak langsung Sikap dalam mengelola risiko

Sikap dalam menyampaikan kritik atau pernyataan tidak setuju Pentingnya untuk bersikap konservatif atau inovatif

Sikap yang cenderung berorientasi jangka pendek atau jangka panjang

Budaya Sebuah

Bangsa

(27)

Distribusi Kekuasaan dalam

Organisasi

Kekuasaan

karena Jabatan

Kekuasaan

karena Pengaruh

Individu

Kekuasaan

karena

Pengendalian

Sumber Daya

(28)

Jenis Budaya

Organisasi

Budaya kekuasaan (power culture) Budaya peran (role culture) Budaya tugas (task culture) Budaya mandiri (independency culture)

(29)

Budaya

KEKUASAAN

• Adanya pemimpin yang sangat dominan

• Pengambilan keputusan berbasis kekuasaan pemimpin

• Sangat bergantung pada kompetensi pemimpin atau individu yang berpengaruh di organisasi • Cepat dalam merespon sebuah kondisi

• Cocok untuk:

• Organisasi baru

• Jika pimpinan memiliki kewenangan yang sangat besar

(30)

• Bergantung pada aturan main dan prosedur

• Pekerjaan dikerjakan oleh seorang spesialis yang sangat fokus

• Jalur karir lambat namun pasti

• Lambat dalam merespon keadaan

• Sulit menerima perubahan

• Cocok untuk:

• organisasi yang stabil, spt administrasi publik

• pekerjaan yang rutin dan mudah diprediksi

• pekerjaan yang menuntut kualitas hasil dan kehandalan

Budaya Peran

(31)

• Fokus pada sebuah penugasan atau proyek

• Fleksibel dan mudah beradaptasi

• Tim dalam kelompok saling mendukung satu dan lainnya

• Membutuhkan kekuasaan karena keahlian

• Cocok untuk:

• saat memerlukan inovasi

• pekerjaan yang dinamis dan tidak rutin

• saat organisasi mengelola banyak proyek yang berbeda

• saat memerlukan kecepatan dalam merespon keadaan

(32)

• Tidak ada aturan baku yang harus dipenuhi

• Individu yang memiliki kekuasaan karena keahliannya

• Individu bekerja secara mandiri dan tidak terlalu

bergantung pada pihak lain di organisasi

• Contoh:

• firma notaris

• praktek dokter bersama

Budaya

MANDIRI

(33)

Budaya Kekuasaan Budaya Peran Budaya Tugas Budaya Mandiri Sumber

kekuasaan Pengaruh Posisi dalam hirarki

Keahlian & kapasitas

mengorganisasi Keahlian

Pengendalian dan pengambilan

keputusan

Perintah pimpinan Peran dan prosedur Manajer proyek dan

anggota tim Individu

Cocok diterapkan

pada

Perusahaan kecil, atau organisasi yang dituntut berubah dg cepat

kegiatan operasional rutin dan tdk banyak berubah, atau yang mementingkan kualitas

Proyek dan Gugus Tugas / Pokja

Kemitraan para profesional

Kelemahan

Rawan jika pimpinan yang kompeten tidak lagi ada di organisasi, atau jika ada konflik

Kurang menghargai

kreatifitas, dan perlu energi besar untuk berubah

Potensi gagal jika tidak terbangun kerjasama tim

Sulit dikendalikan

Cocok untuk seseorang yang

Ambisius dan mencari kekuasaan

Mengutamakan keamanan dan kepastian karir

Senang berkolaborasi dalam tim

Pandai memotivasi diri

Karakteristik dan Perbedaan Budaya

Organisasi

(34)

• Pada saat membuat strategi baru, inisiatif strategis,

prosedur dan kebijakan organisasi

• Menjalin kemitraan jangka panjang dengan penyedia

• Organisasi beroperasi di luar negeri

• Rekrutmen staf

Budaya Organisasi Perlu

Diperhatikan pada saat:

(35)

• Banyak faktor penentu budaya organisasi berada di luar kendali kita,

namun sasaran yang jelas dapat dicapai melalui serangkaian inisiaitif

yang dijalankan secara disiplin dan berkelanjutan, misalnya:

• Membuat kampanye dan mengapresiasi mereka yang berkinerja baik

dan membuat inovasi

• Memberikan sanksi dan hukuman

• Membuat unit kerja baru dengan warna yang baru

Jika ada elemen dalam budaya organisasi yang tidak dapat diubah agar dihormati pihak manajemen

Upaya memaksakan budaya baru yang tidak cocok dengan karakter

Mempengaruhi dan Mengubah Budaya

(36)

BAB IV

VISI, MISI dan

KEBIJAKAN ORGANISASI

(37)

Sebuah praktik yang unggul untuk selalu mengkomunikasi visi, misi, tujuan dan strategi kepada seluruh staf organisasi

Visi

Misi

Strategi

Kebijakan

Tujuan

Organisasi akan dibawa

kemana?

(38)

Visi Adalah suatu pandangan jangka panjang tentang organisasi dan

menentukan bagaimana arah perkembangan organisasi di masa datang

Misi

Adalah sebuah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh organisasi dalam upaya menggapai Visi nya. Bisa terdiri dari sebuah kalimat yang menjawab pertanyaan apa tujuan keberadaan organisasi

Tujuan Adalah target yang spesifik dan terukur untuk dicapai dalam menjalankan misi

untuk suatu kurun waktu tertentu

Strategi Adalah suatu pendekatan keseluruhan yang diambil untuk mensukseskan

pencapaian tujuan

Kebijakan Adalah rangkaian konsep dan prinsip yang menjadi pedoman dan dasar

perencanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan dan cara bertindak

Arah

(39)

Arah

(40)

• Pernyataan misi menjawab

pertanyaan:

• kita bergerak di bidang apa

• mengapa kita berada di sini

• apa aspirasi kita

• Pernyataan misi sangat

dipengaruhi oleh budaya

organisasi

MISI

(41)

Maksud yang ingin dicapai Contoh pernyataan MISI

Menekankan aspek mutu ”Kami menetapkan standar mutu …” Fokus pada pelanggan ”Kami memberikan kepuasan _pelanggan”

Peduli lingkungan ”Kami menggunakan bahan-bahan yang ramah lingkungan”

Nilai-nilai ”Kami menjual makanan yang halal dan baik untuk kesehatan

MISI akan fokus pada apa yang

diinginkan Pemangku

(42)

JENIS TUJUAN Contoh di Organisasi Pemerintah

Contoh di Badan Usaha Swasta

Keuangan

Meningkatkan efisiensi anggaran belanja sebesar 10% di 2017 dan

mendapatkan predikat Wajar Tanpa Pengecualian

Meningkatkan laba sebesar 100% dalam waktu 2 tahun ke

depan

Wilayah Kerja

Membuat layanan satu atap di wilayah DKI tahun 2017

Menguasai 30% pasar notebook di wilayah kota

Bandung

Kualitas Kerja

Menerapkan standar etika dalam menjalankan proses pengadaan

barang/jasa pemerintah

Tersedia pusat layanan pelanggan di seluruh kota besar

di pulai Jawa di tahun 2017

Produktifitas Meningkatkan produktifitas kerja

sebesar 10% di tahun 2017

Meningkatkan produktifitas kerja sebesar 10% di tahun

TUJUAN Organisasi Pemerintah

dan Badan Usaha Swasta

(43)

• Kebijakan organisasi adalah rangkaian konsep dan prinsip yang menjadi pedoman dan dasar perencanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan dan cara bertindak

• Kebijakan organisasi dibuat untuk mendukung pencapaian misi dan

tujuan, seperti Kebijakan Etika, Ramah Lingkungan, Keselamatan Kerja, dsb.

• Kebijakan organisasi dapat didukung oleh beberapa prosedur standar dan instruksi kerja yang lebih rinci

• Contoh Kebijakan Etika Pengadaan • Menghindari benturan kepentingan • Menghindari praktik korupsi

• Gratifikasi, jamuan dan hadiah • Kerahasian dan informasi

• Transparansi

(44)

(45)

Penetapan produk dan jasa yang ditawarkan

Penetapan target & pangsa pasar

Penetapan kemasan produk dan jasa

Pembuatan program pemasaran dan penjualan

Penetapan cara penyiapan produk dan jasa dengan biaya yang paling efisien

Pengembangan Strategi dapat dilakukan secara

top-down maupun bottom up

Pembuatan Strategi Organisasi

(46)

• Perlu ada keselarasan antara strategi organisasi secara korporasi dan

strategi sebuah fungsi / satuan kerja, termasuk strategi pengadaan

• Contoh:

Strategi perusahaan membidik segmen pasar para profesional

• Strategi pengadaan akan mencari penyedia memberikan jaminan

pasokan berkualitas dan membuat mekanisme penerimaan barang dari penyedia dengan standar kendali mutu yang tinggi.

Strategi perusahaan melakukan penghematan biaya produksi

• Strategi pengadaan akan membuat konsolidasi paket pengadaan dengan volume besar sehingga memiliki posisi tawar yang lebih baik thd penyedia dan mendapatkan harga yang sangat kompetitif.

Mengkaitkan Strategi Organisasi &

Pengadaan

(47)

MENELAAH

LINGKUNGAN

(48)

Para Pihak dalam

Pengadaan

Pihak yang Terlibat Langsung Pihak yang Tidak Terlibat Langsung

Internal

· Pengguna barang/jasa: membuat

spek/KAK dan terima barang/jasa

· Keuangan: menetapkan anggaran

dan melakukan pembayaran

· Staf Pengadaan: melakukan proses pemilihan penyedia

· Hukum: pembuatan kontrak dan

bantuan hukum

· Pejabat Berwenang: membuat

keputusan pengadaan dan kontrak

· Manajemen Aset: menerima

barang

Internal

· Pengembangan organisasi:

pembentukan dan restrukturisasi organisasi pengadaan

· SDM: rekrutmen, pengembangan

kompetensi, promosi, rotasi dan imbal jasa staf pengadaan

· Auditor Internal: perbaikan dan audit

risiko pengadaan

· Penelitian & Pengembangan:

standarisasi barang/jasa

· Sistem Informasi: infrastruktur TIK

· Humas: sosialisasi dan komunikasi

publik terkait pengadaan Eksternal

· Penyedia: menyampaikan

informasi, penawaran dan mengirimkan barang / menyelesaikan pekerjaan serta penagihan

Eksternal

· Pembuat Regulasi Pengadaan

· Pembuat Regulasi Terkait

· Aparat Penegak Hukum

· Auditor Eksternal

· Asosiasi Pengadaan

(49)

Berikan pelayanan yang baik (2) Kolaborasi aktif (1) Pantau rutin (4) Berikan informasi (3) Rendah Tinggi Tinggi Rendah KEPENTINGAN

Memetakan

Pemangku

Kepentingan

Fungsi

Pengadaan

(50)

• Organisasi perlu membangun buku petunjuk pelaksanaan pengadaan

barang/jasa, dimana salah satunya menyebutkan peraturan terkait

• peraturan keuangan

• peraturan barang modal

• peraturan persaingan usaha

• peraturan tindak pidana korupsi

• peraturan terkait keselamata kerja dan lingkungan, dsb.

• Harus ada pihak yang secara terus menerus mengidentifikasi

peraturan dan regulasi terkait pengadaan beserta pemutakhirannya

yang harus dimasukkan ke dalam buku petunjuk pelaksanaan

pengadaan

(51)

UUD45

UU (Perpu)

Peraturan

Pemerintah

Peraturan Presiden

Peraturan Daerah

Hirarki Perundang-undangan

Indonesia

(52)

• Seberapa besar peran pengadaan dalam organisasi

• Apakah fungsi pengadaan berada di fungsi utama atau fungsi

pendukung dalam rantai nilai organisasi?

• Porsi nilai belanja barang/jasa dibandingkan dengan anggaran

sebuah organisasi

• Strategi operasional sebuah organisasi

Dampak dan Nilai

Pengadaan Terhadap

(53)

Perencanaan Penganggaran Pengadaan Eksekusi & Monitoring

Organisasi dan Kepegawaian Hukum

Pusat Data dan Informasi Keuangan

Sarana dan Prasarana

Fungsi utama (biru)

Fungsi pendukung (merah)

Contoh Rantai Nilai di Organisasi

Pemerintah

(54)

45%

20% 23%

12%

Komposisi Belanja Daerah

Belanja Pegawai Belanja Barang Belanja Modal Belanja Lainnya Contoh Komposisi Belanja Pemerintah Daerah