Unit Kompetensi 17 MELAKUKAN FINALISASI DOKUMEN KONTRAK PENGADAAN BARANG/JASA

(1)

MELAKUKAN FINALISASI DOKUMEN

KONTRAK PENGADAAN

(2)

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Muda

Unit Kompetensi 17 – Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ

Penulis Samidi

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2

Informasi Umum

UK 17

(3)

(4)

Melakukan proses validasi rancangan dokumen

kontrak pengadaan barang/jasa pada berbagai jenis dan sektor organisasi sehingga hasil validasi nantinya dapat digunakan dalam proses menyusun rancangan kontrak pengadaan barang/jasa

Tujuan Umum

UK 17

(5)

Pendahuluan

Finalisasi Dokumen Kontrak, meliputi :

• Proses Validasi Rancangan Dokumen Kontrak • Melakukan finalisasi Isi Dokumen Kontrak

Mengapa?

• Akhir dari proses yang cukup panjang sebelum dokumen kontrak ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak.

Memahami

• Bagaimana proses melakukan validasi, apa saja aspek yang harus divalidasi dan bagaimana memfinalisasi isi dokumen kontrak

(6)

Hasil Penawaran Validasi Rancangan Kontrak Finalisasi isi dokumen kontrak Dokumen Kontrak yang siap ditandatangani Hasil Negosiasi Kontrak Dokumen Permintaan Kebijakan dan Aturan Organisasi Regulasi yang berlaku

INPUT TRANSFORMASI OUTPUT

Proses Finalisasi Dokumen Kontrak

UK 17

(7)

Bab

3 Bab

2

Melakukan validasi rancangan dokumen kontrak PBJ meliputi validasi jenis dan

syarat-syarat kontrak, isi/materi rancangan kontrak, berita acara hasil pelaksanaan pemilihan dan negosiasi,

verifikasi jaminan (nilai, isi dan keabsahannya), dan validasi urutan hirarki bagian-bagian dokumen kontrak

pengadaan barang/jasa secara cermat.

Cakupan UK 17

Finalisasi isi dokumen kontrak PBJ yang meliputi rancangan kontrak, substansi dan

redaksional bahasa, angka maupun hurufnya; memahami ketentuan/ peraturan terkait penandatangan kontrak.Melakukan pembahasan persiapan

penandatanganan kontrak PBJ secara komprehensif; Ketentuan

penandatanganan kontrak PBJ; Tata Cara Pendokumentasian dan arsip dokumen

(8)

MELAKUKAN VALIDASI

RANCANGAN KONTRAK

PBJ

UK 17

(9)

MELIPUTI:

 Validasi Rancangan Dokumen Kontrak, berdasarkan:  Jenis Kontrak PBJ

 Syarat - Syarat Kontrak PBJ

 Hak Dan Kewajiban Pihak Yang Berkontrak  Validasi Isi/Materi Rancangan Kontrak, terhadap:

 Struktur Dan Isi Kontrak

 Berita Acara Hasil Pemilihan Penyedia PBJ dan Berita Acara Negosiasi

 Verifikasi Jaminan

 Validasi Urutan Hierarki Bagian-Bagian Dokumen Kontrak

Melakukan Validasi Rancangan

Dokumen Kontrak PBJ

(10)

!! Pemahaman jenis-jenis kontrak dapat dilihat pada Modul UK 09 !!

Validasi Jenis Kontrak PBJ (1/5)

Pertimbangan pemilihan Jenis Kontrak:

Memahami jenis barang/jasa

Memahami situasi hubungan (relationship) antara pembeli dengan penyedia

Mengetahui situasi pasar barang/jasa yang ada berkaitan dengan kontrak dengan jenis kontrak yang dipilih.

Mereview strategi kontrak yang dilakukan oleh organisasi disesuaikan dengan jenis kontrak yang dipilih.

Menentukan apakah jenis kontrak sesuai dengan jenis barang/jasa, situasi hubungan antar pihak, sesuai dengan strategi.

UK 17

(11)

Spot Contract/Kontrak Tunai Regular Trading Contract/ Kontrak Jual Beli Berkala

Jenis Kontrak Pengadaan

Call-Off Contract/ Kontrak Panggil Fixed Contract/ Kontrak Tetap Partnership Contract/ Kontrak Kerjasama

Joint Venture Contract/Kontrak Penanaman Modal Bersama

(12)

Kontrak Tunai (spot contract) dan Kontrak Dagang Reguler (Regular Trading Contract)

 Apakah barang / jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak

dengan penyedia yang bersifat saling percaya saja ?

 Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi tidak memerlukan kontrak

yang mengharuskan adanya hubungan yang dekat dengan penyedia?

 Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi dalam kontrak hanya

berdasarkan orientasi ke harga saja?

 Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi hanya memerlukan kontrak

yang berjangka pendek saja

 Apakah kinerja penyedia dalam menyediakan barang/jasa hanya

diukur dari kemampuan memenuhi barang/jasa saja

Bagaimana Proses Memvalidasi Jenis Kontrak

Petunjuk : Jika Jawaban terhadap pertanyaan di atas lebih dominan Ya, maka disarankan

untuk menggunakan jenis kontrak Kontrak Tunai dan Dagang Reguler

UK 17

(13)

Kontrak panggil (Call Off Contract) dan Kontrak Tetap (Fixed Contract)  Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang

mengharuskan adanya unsur saling percaya dan kompetensi penyedia?

 Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang

mempunyai sedikit hubungan personal (secara terbatas) dengan penyedia?

berorientasi pada harga dan pelayanan?

berjangka waktu agak lama (1-2 tahun)?

mengukur kinerja penyedia berdasarkan evaluasi, jika tidak terpenuhi maka akan ada konsekuensi?

(14)

Kontrak Kerjasama (Partnership Contract) dan Kontrak Kemitraan (Joint Venture Contract)

 Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak dengan penyedia yang bersifat saling percaya dan adanya niat baik untuk bekerja sama

 Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang mempunyai hubungan antar pihak yang sangat kuat

 Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang berorientasi kepada total biaya kepemilikan secara keseluruhan (Total Cost of Ownership)  Apakah barang/jasa yang akan diakuisisi memerlukan kontrak yang berdurasi

panjang (lebih dari 5 tahun)?

 Apakah kinerja kontrak yang akan dibuat akan diukur melalui suatu mekanisme kerja sama antar pihak dan membangun aksi penyelamatan secara bersama-sama jika ada masalah dalam masa kontrak?

14

Petunjuk: Jika Jawaban terhadap pertanyaan di atas lebih dominan Ya, maka disarankan untuk menggunakan jenis kontrak kerja sama atau kemitraan

(15)

Validasi Syarat-Syarat Kontrak PBJ 1/4

Penawaran dan penerimaan

(offer and acceptance),

pertimbangan (consideration), kecakapan membuat perjanjian (competent parties), tujuan hukum (legality purpose).

Keempat unsur kontrak telah terpenuhi yaitu

5 (lima) asas yang dikenal menurut ilmu hukum perdata:

asas kebebasan berkontrak (freedom of contract), asas konsensualisme (consensualism), asas kepastian hukum (pacta sunt servanda),

asas itikad baik

(16)

16

Validasi Syarat-Syarat Kontrak PBJ (2/4)

Hubungan (relationship) antara pembeli dengan penyedia terhadap kesesuaian dengan syarat-syarat kontrak yang diterapkan dalam dokumen perjanjian.

Situasi pasar barang/jasa yang ada berkaitan dengan kontrak

dengan syarat syarat kontrak yang akan diterapkan dalam perjanjian.

Strategi kontrak yang dilakukan oleh organisasi disesuaikan dengan syarat-syarat kontrak yang akan diterapkan.

UK 17

(17)

Bagaimana Proses Memvalidasi Syarat-syarat Kontrak ?

Keabsahan sesuai dengan unsur Kontrak Format Kontrak/ Surat Perjanjian (Contract Form) Syarat -syarat umum kontrak (General Terms & Conditions) Syarat-syarat khusus kontrak

(18)

Memeriksa dan menguji apakah:

 Klausul-klausul kontrak dan syarat-syarat yang diterapkan:

 sesuai dengan jenis barang/jasa dan sifat pekerjaan;  sesuai dengan situasi hubungan antar pihak; dan

 sesuai dengan strategi yang telah dipilih dalam paduan yang kohesif

antara satu dengan yang lain

o Syarat-syarat umum dalam dokumen standar kontrak yang digunakan

akan berlaku semua?

o Syarat-syarat umum yang tidak akan digunakan dan yang memerlukan

penguraian lebih lanjut (secara spesifik) sudah dijelaskan dalam syarat-syarat khusus?

18

Bagaimana Proses Memvalidasi Syarat-syarat Kontrak ?

UK 17

(19)

Validasi Hak dan Kewajiban Pihak Pihak (1/3)

Memahami segala hak dan kewajiban para pihak dalam berkontrak, seperti :

• tanggung jawab penjual, tanggung jawab pembeli, serta tanggung jawab penyedia dan pembeli, hak terhadap pembayaran dan hak melakukan sanggahan.

Meyakinkan seluruh aspek tugas dan tanggung jawab telah

diserahterimakan dalam bentuk kontraktual dokumen melalui klausul-klausul kontrak seperti :

• pertanggungan, pembebasan dari tuntutan , sanggahan, keadaan kahar, pemutusan kontrak dan lain lain.

(20)

Melakukan pengidentifikasian dan penelaahan terhadap semua kemungkinan risiko yang akan timbul disebabkan adanya

pemindahan tugas dan tanggung jawab antara pihak

Melakukan pengecekan apakah pemindahan tugas dan tanggung jawab yang dilakukan melalui kontraktual dokumen telah

dilindungi oleh assuransi atau bentuk jaminan lainnya.

Meyakinkan bahwa semua pihak menyadari dan mengetahui semua aspek-aspek di atas dan akan melaksanakannya dengan penuh tanggung jawab melalui suatu pernyataan

UK 17

(21)

 Apakah ada ketentuan mengenai hak & kewajiban para pihak dalam

melaksanakan kontrak ?

 Apakah hak dan kewajiban semua pihak telah dipahami dengan jelas

mengenai tanggung jawab penyedia, pembeli, pembayaran, hak melakukan sanggahan?

 Apakah aspek serah terima telah didefinisikan dan diinformasikan

dengan jelas antara penyedia dengan pembeli?

 Apakah semua aspek risiko telah diidentifikasi dan dilakukan

penelaahan serta dituangkan dalam bentuk kontraktual dokumen?

 Apakah sudah dilakukan klarifikasi atau konfirmasi bahwa semua

pihak akan melakukan tugas dan tanggung jawabnya dengan benar? Bagaimana Proses Memvalidasi Hak Dan Kewajiban Pihak Pihak

(22)

Memahami seluruh kelengkapan rancangan dokumen kontrak mulai

dari proses awal pengadaan sampai dengan proses akhir serah

terima barang.

Meyakinkan kemudahan dalam mengakses, mengidentifikasi, melakukan inspeksi dan verifikasi

dalam setiap fase kontrak

Meyakinkan kelengkapan, keakuratan dan sistematika dalam

penyusunan seluruh dokumen utama dan dokumen pendukung

kontrak yang diperlukan dalam setiap fase kontrak baik sebelum

dan setelah kontrak ditandatangani.

Melakukan pengecekan dokumen rancangan kontrak , dengan cara

yang berulang ulang untuk meyakinkan bahwa ketersediaan

dokumen sudah lengkap, akurat dan juga sistematik

Validasi Rancangan Dokumen

Kontrak (1/4)

UK 17

(23)

Menelaah dan memberi penomoran setiap dokumen kontrak sehingga memberikan kesan yang lebih sistematik dan

jikalau terjadi revisi dikemudian hari dapat nomor dokumen tersebut dapat digunakan sebagai

nomor panggil.

Meyakinkan bahwa seluruh dokumen kontrak tersedia untuk keperluan audit, pengecekan dan

perhitungan

Memvalidasi hierarki dari seluruh dokumen kontrak yang jelas sebagai satu kesatuan yang tidak

terpisahkan dan sebagai acuan jika terjadi konflik dalam

pelaksanaan kontrak

Validasi Rancangan Dokumen

(24)

 Apakah seluruh dokumen rancangan kontrak telah diidentifikasi dan

disusun sesuai dengan urutan proses pengadaan?

 Apakah seluruh dokumen rancangan kontrak telah meliputi hal hal

berikut?

 Proposal dari penyedia

 Syarat syarat umum kontrak

 Syarat syarat khusus kontrak

 Kerangka acuan kerja

 Uraian keuangan (financial breakdown) : biaya langsung, biaya ditagihkan, upah

 Spesifikasi umum

 Spesifikasi khusus

 Rencana sub kontrak

 Dan lain-lain

Validasi Rancangan Dokumen Kontrak 3/4

Bagaimana Proses Memvalidasi Rancangan Dokumen Kontrak

Validasi Rancangan Dokumen

Kontrak (3/4)

UK 17

(25)

 Apakah dokumen rancangan kontrak telah diberi tanda untuk

kemudahan mengakses, mengidentifikasi, melakukan inspeksi dan verifikasi?

 Apakah dokumen kontrak telah disusun dengan sistematika yang

akurat, lengkap yang nanti akan memudahkan penggunaannya pada setiap fase kontrak?

 Apakah Rancangan Dokumen Kontrak telah diberi nomor, dan jika

terjadi revisi dikemudian hari nomor tersebut dapat dipergunakan sebagai nomor panggil

 Apakah rancangan dokumen kontrak telah memuat hierarki

dokumen sebagai suatu kesatuan yang tidak terpisahkan?

??

Validasi Rancangan Dokumen

Kontrak (4/4)

(26)

Validasi Struktur dan Isi Kontrak

(1/5)

Menelaah rancangan struktur kontrak dokumen yang

termasuk dokumen rancangan surat perjanjian :

a. Syarat - Syarat Umum Kontrak (SSUK),

b. Syarat - Syarat Khusus Kontrak (SSKK),

c. Spesifikasi teknis, KAK dan/atau gambar,

d. Daftar kuantitas dan harga; dan

e. Dokumen lainnya

UK 17

(27)

 Melakukan

identifikasi terhadap skema bagian

struktur dan isi

kontrak yang terdiri dari tiga bagian

utama, yaitu bagian pendahuluan, isi dan penutup.

Validasi Struktur dan Isi Kontrak

(2/5)

(28)

Sumber : Civil Engineering

 Untuk kontrak PBJ yang rumit atau kompleks, salinan dari

rancangan kontrak yang memuat struktur dan isi kontrak dapat dibagikan kepada penyedia.

 Meyakinkan bahwa semua aspek legal dalam pengadaan

telah terakomodasi dalam struktur dan isi kontrak.

Validasi Struktur dan Isi Kontrak

(3/5)

UK 17

(29)

 Apakah seluruh isi kontrak telah diidentifikasi mulai dari Judul,

Nomor dan tanggal kontrak , Para pihak dalam kontrak , Jenis

pekerjaan/barang yang dikontrakkan , Harga kontrak , Persetujuan melakukan kewajiban , Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan , Efektif mulai berlakunya kontrak , Tanda tangan para pihak

 Apakah seluruh dokumen pendukung kontrak meliputi hal hal

berikut telah tersedia?

 Syarat - Syarat Umum Kontrak (SSUK),

 _{Syarat - Syarat Khusus Kontrak (SSKK),}  Spesifikasi teknis, KAK dan/atau gambar,

 _{Daftar kuantitas dan harga; dan}

Bagaimana Proses Memvalidasi Struktur dan Isi Kontrak

??

Validasi Struktur dan Isi Kontrak

(4/5)

(30)

Bagaimana Proses Memvalidasi Struktur dan Isi Kontrak

??

Validasi Struktur dan Isi Kontrak

(5/5)

 Apakah identifikasi terhadap skema bagian struktur dan isi kontrak yang

terdiri dari tiga bagian utama, yaitu bagian pendahuluan, isi dan penutup telah dilakukan

 Apakah rancangan dokumen kontrak telah memuat hierarki dokumen sebagai

suatu kesatuan yang tidak terpisahkan?

 Apakah dokumen telah mempunyai struktur seperti pada Tabel 1 di atas?

 Apakah semua aspek legal (hukum) telah terakomodasi di dalam isi kontrak?

UK 17

(31)

Bagaimana Proses Memvalidasi Berita Acara Hasil Pemilihan Penyedia

Validasi Rancangan Kontrak dengan Berita

Acara Hasil Pemilihan Penyedia PBJ 1/2

Apakah seluruh informasi mengenai kebutuhan di dalam kontrak seperti: jenis pekerjaan/penyedia barang, lokasi,sumber dana, harga perkiraan sendiri telah dipahami ?

Apakah pengecekan kesesuaian antara strategi pemilihan penyedia yang telah direncanakan dengan pelaksanaan telah dilakukan ?

Apakah metode pemilihan seperti prakualifikasi dan penyampaian dokumen penawaran telah diverifikasi ?

(32)

 Apakah verifikasi antara rencana dengan aktualisasi

pelaksanaan pemilihan penyedia terkait dengan :

“prakualifikasi, pendaftaran dan pengambilan dokumen, pemberian penjelasan (aanwijzing) kualifikasi, penyampaian pemasukan dokumen kualifikasi, pembuktian kualifikasi dan penetapan shortlisted , penyampaian penawaran, pembukaan

penawaran, evaluasi teknis, penyampaian harga, evaluasi biaya dan penetapan pemenang”

telah dilakukan ???

??

Validasi Rancangan Kontrak dengan Berita

Acara Hasil Pemilihan Penyedia PBJ 2/2

Bagaimana Proses Memvalidasi Berita Acara Hasil Pemilihan Penyedia

UK 17

(33)

Bagaimana Proses Memvalidasi Rancangan Dokumen Kontrak Dengan Berita Acara Negosiasi

Validasi Rancangan Dokumen Kontrak

Dengan Berita Acara Negosiasi 1/2

Apakah pengecekan bahwa semua dokumen rancangan kontrak yang telah dibagikan kepada pihak-pihak mempunyai rujukan,

penomoran dan isi yang sama telah dilakukan ?

Apakah semua dokumen yang telah dipertukarkan dan telah dilakukan perubahan, tambahan, pengurangan, klausul telah

(34)

Bagaimana Proses Memvalidasi Rancangan Dokumen Kontrak Dengan Berita Acara

Validasi Rancangan Dokumen Kontrak

Dengan Berita Acara Negosiasi 1/2

Apakah penandatanganan berita acara dilakukan oleh personil yang mempunyai otoritas. Sehingga tidak ada sanggahan

terhadap keabsahan rancangan dokumen kontrak yang akan ditandatangani?

Apakah rancangan dokumen kontrak dengan berita acara yang telah ditandatangani telah dibuat salinan sebagai acuan

keduabelah pihak ketika menandatangani dokumen kontrak yang berlaku dikemudian hari?

UK 17

(35)

 Mengidentifikasi dan mengkonfirmasi bahwa institusi yang

mengeluarkan jaminan tersebut adalah lembaga yang sehat, dapat diandalkan dan bertanggung jawab.

Verifikasi Jaminan Dalam Kontrak

PBJ (1/6)

 yakin bahwa jika jaminan itu harus dicairkan, lembaga

keuangan itu akan merespons dalam waktu yang telah disepakati untuk menghindari keterlambatan yang dapat berdampak pada pengiriman barang / pekerjaan / jasa

(36)

Verifikasi Jaminan Dalam Kontrak

PBJ (2/6)

 beberapa hal penting harus terdapat dalam surat jaminan

seperti :

nama kontrak, nama pihak terjamin dan pihak penjamin, nama lembaga yang mengeluarkan surat jaminan, besar nya

nilai jaminan, masa berlaku jaminan, dan metode pencarian

jaminan jika diperlukan.

 Melakukan pemeriksaan terhadap kata-kata yang terdapat

dalam surat jaminan termasuk apakah ada pengecualian dan/atau pengabaian (exclusions and/or omissions).

UK 17

(37)

Bagaimana Proses Memverifikasi Jaminan Kontrak

Verifikasi Jaminan Dalam Kontrak

PBJ (3/6)

 Apakah pengujian semua risiko risiko yang akan mungkin timbul

telah teridentifikasi dengan lengkap ?

 Apakah penelaahan terhadap :

pengelolaan risiko mulai dari rencana dan strategi pengelolaan sampai dengan akibat yang ditimbulkan secara kualitatif dan kuantitatif untuk menentukan besarnya nilai jaminan dan asuransi

(38)

Bagaimana Proses Memverifikasi Jaminan Kontrak

Verifikasi Jaminan Dalam Kontrak

PBJ (4/6)

 Apakah analisa dua tujuan yang berbeda dan sering bertentangan

mengenai biaya terendah dan perlindungan yang maksimal terhadap entitas pengadaan telah dicapai dengan nilai yang optimum?

 Apakah pengecekan rancangan surat jaminan dan metode

pembayaran jaminan dari penyedia atau kepada penyedia telah dibuat dan ditetapkan?

UK 17

(39)

Bagaimana Proses Memverifikasi Jaminan Kontrak

Verifikasi Jaminan Dalam Kontrak

PBJ (5/6)

 Apakah penelaahan terhadap rencana pengelolaan jaminan dan

bagaimana cara penyimpanan serta pengembalian jaminan dokumen yang telah selesai digunakan telah dilakukan?

 Apakah institusi yang mengeluarkan jaminan tersebut adalah

lembaga yang sehat, dapat diandalkan dan bertanggung jawab telah dilakaukan?.

 Apakah lembaga keuangan itu akan merespons dalam waktu

(40)

Bagaimana Proses Memverifikasi Jaminan Kontrak

Verifikasi Jaminan Dalam Kontrak

PBJ (5/6)

 Apakah pemeriksaan terhadap kata-kata yang

terdapat dalam surat jaminan termasuk apakah ada pengecualian dan/atau pengabaian

(exclusions and/or omissions) telah dilakukan

UK 17

(41)

 Melakukan review terhadap semua dokumen baik yang

bersifat teknis atau komersial. Sehingga mendapatkan

gambaran tentang prioritas kepentingan yang ada dalam dokumen kontrak mulai dari spesfikasi barang/jasa,

kuantitas, kualitas, rencana kontrak, pelaksanaan kontrak, pengendalian kontrak sampai dengan penutupan kontrak.

 Menentukan basis atau landasan utama dari permintaan

pengguna. terutama yang berkaitan dengan spesifikasi,

komersial dan aspek hukum. Sehingga bisa dihasilkan hirarki dokumen kontrak yang telah memenuhi berbagai aspek

Kontrak 1/2

Validasi Urutan Hirarki

Bagian Dokumen Kontrak

(42)

 Menetapkan hirarki dokumen-dokumen secara tertulis dalam

dokumen kontrak.

 Menjaga konsistensi dari penggunaan hirarki dokumen yang

telah ditetapkan.

 Meyakinkan bahwa semua pihak mempunyai interpretasi

atau pemahaman yang sama terhdap hirarki dokumen kontrak yang telah ditetapkan.

Validasi Urutan Hirarki

Bagian Dokumen Kontrak

(2/2)

UK 17

(43)

MEMFINALISASI ISI

DOKUMEN

(44)

UK 18

LKPP

44

Memfinalisasi Isi Dokumen

Kontrak PBJ

Redaksional Dokumen Kontrak Persiapan Penandatangan Kontrak Ketentuan Penandatangan Kontrak Tata Cara Pendokumentasian

Dokumen Kontrak Arsip Dokumen

UK 17

(45)

Redaksional Dokumen Kontrak

Pengumpulan ide dan informasi untuk penulisan dokumen kontrak

Penulisan dokumen kontrak Penilaian dokumen kontrak Pengubahan dan penambahan (editing) dokumen kontrak Pengubahan dan penambahan (editing) dokumen kontrak Evaluasi dokumen kontrak

Sirkulasi dan umpan balik terhadap dokumen kontrak

(46)

Meeting Interview Discussion

Tentang Keperluan PBJ

Semua Pihak Perancang Kontrak

Pengumpulan Ide dan Informasi Untuk Penulisan Dokumen Kontrak

UK 17

(47)

Perancang Kontrak

Penulisan

Kontrak

Hasil Pengumpulan Informasi dan Ide Batasan-batasan Peraturan hukum/ Kebijakan/standar operasi Kontrak Dokumen yang baik

Penulisan Dokumen

Kontrak

(48)

Perancang Kontrak

Penilaian Pengeditan Penyusunan Layout Kontrak

Dokumen _SirkulasiEvaluasi

Finallisasi Kontrak Dokumen

Penulisan Dokumen

Kontrak

UK 17 M e l a k u k a n F i n a l i s a s i D o k u m e n P B J

(49)

Persiapan Penandatanganan

Kontrak

Sumber : Webdesigner Depot



Pengesahan interen (Internal Approval)



Pencetakan dokumen kontrak



Koordinasi semua pihak yang akan

menandatangani kontrak



Meyakinkan semua pihak mengerti tentang

(50)

Pihak 1

Personil yang memiliki otoritas Internal Approval Personil yang memiliki otoritas Internal Approval

Pihak 2

Penandatanganan kontrak Salinan kontrak Salinan kontrak

Penandatangan

an Kontrak

UK 17 M e l a k u k a n F i n a l i s a s i D o k u m e n P B J

(51)



Versi dokumen kontrak yang benar



Jika pihak kehilangan kontrol terhadap versi

terakhir rancangan kontrak, maka pihak tersebut

harus membaca untuk meyakinkan bahwa

dokumen kontrak yang akan ditandatangani

mereflesikan seluruh perubahan secara akurat



Semua pihak yang mempunyai otoritas untuk

melakukan pengesahan kontrak

Ketentuan Penandatanganan

Kontrak (1/3)

(52)

 Dokumen kontrak yang benar benar bersih dan siap untuk

ditandatangani, tidak ada lagi coretan atau catatan dalam dokumen kontrak

 Melengkapi dokumen kontrak yang akan ditandatangani

dengan pelengkap seperti materai dan stemple/cap organisasi

 Pihak-pihak harus memutuskan, siapa yang akan

menandatangani terlebih dahulu (jika dilakukan jarak jauh, atau secara surat menyurat). Hal ini tentu tidak perlu jika dilakukan berhadapan/bersamaan dalam satu tempat.

Ketentuan Penandatanganan

Kontrak (2/3)

UK 17

(53)

Ketentuan Penandatanganan

Kontrak (3/3)



Dalam keadaan jarak jauh, maka kirimkan 2 salinan

atau lebih kontrak kepada pihak lain. Setelah

ditandatangani oleh seluruh pihak, maka 1 salinan

asli harus diberikan kepada pihak lain lengkap

(54)

DOKUMEN KONTRAK



Dokumen Permintaan (Contract

Requisition/Procurement Requsition)



Dokumen Pra-kualifikasi



Dokumen Pemilihan

 _{Sub Dokumen Pemilihan - Penawaran Teknis}

 Sub Dokumen Pemilihan - Evaluasi Teknis

 _{Sub Dokumen Pemilihan - Penawaran Komersial}

 _{Sub Dokumen Pemilihan - Evaluasi Komersil}

 Sub Dokumen Proposal penunjukan pemenang

Tata Cara

Pendokumentasian

Dokumen Kontrak (1/2)

Sumbe : Warren UK 17 M e l a k u k a n F i n a l i s a s i D o k u m e n P B J

(55)

Sumbe : Warren



Dokumen Format Kontrak (Contract Form)



Dokumen Pelaksanaan Kontrak



Dokumen Penerimaan Hasil pelaksanaan kontrak



Dokumen lampiran

Tata Cara

Pendokumentasian

Dokumen Kontrak (1/2)

(56)

 Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam pengadaan

barang/jasa Dokumen

 Data atau catatan yang dibuat oleh tim pengadaan barang/jasa

yang harus disimpan dalam jangka waktu tertentu

 Arsip dokumen disimpan dalam bentuk hardcopy dan softcopy

atau salah satunya.

 Sebagai Alat Bukti: alat bantu utama pengingat sebagai riwayat

dokumentasi persiapan, pemilihan, pelaksanaan, penerimaan dan penutupan kontrak

Arsip Dokumen Kontrak

(1/3)

UK 17

(57)



Arsip dokumen kontrak juga berfungsi sebagai bahan

atau alat untuk alat pembuktian (bukti otentik),



Arsip dokumen sebagai referensi perencanaan dan

pengambilan keputusan,



Arsip dokumen sebagai barometer kegiatan suatu

organisasi, dan sebagai bahan informasi kegiatan

ilmiah lainnya

Arsip Dokumen Kontrak

(2/3)

(58)



Hal Penting pengelolaan arsip kontrak dokumen:



_{Bagaimana merancang sistem}

pengelolaan/penataan dokumen barang/jasa



_{Perlunya membuat program pengelolaan dan}

penataan dokumen pengadaan barang/jasa



_{Pelaksanaan atau eksekusi dari sistem pengelolaan}

yang telah dibuat dalam suatu program

pengelolaan dokumen pengadaan



_{Melakukan pengendalian dan pengawasan}

terhadap program yang telah dibuat untuk

mengelola dokumen pengadaan.

Arsip Dokumen Kontrak

(3/3)

UK 17

(59)