Unit Kompetensi 10 Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Menyusun Dokumen

Pengadaan Barang/Jasa

UK 10

M e n y u s u n D o k u m e n P B J

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Pertama

Unit Kompetensi 10 – Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Penulis Tri Putranto Vindi

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2

UK 10

M e n y u s u n D o k u m e n P B J

Tujuan Khusus

Melakukan proses pemilihan dokumen pengadaan

barang/jasa yang sesuai dengan pengadaan yang

dilakukannya dan menyiapkan serta menetapkan

seluruh kelengkapan dokumen tersebut.

 Melakukan pemilihan dokumen pengadaan barang/jasa yang

meliputi kegiatan memahami ketentuan umum dokumen

pengadaan barang/jasa,

 Menyusun semua jenis dokumen pengadaan barang/jasa

Tujuan Umum

UK 10

Bab 4

Bab 3

Bab 2

Membahas hal-hal yang perlu dipahami dalam mengidentifikasi

jenis dokumen pengadaan barang/jasa serta memilih

dokumen pengadaan barang/jasa.

Cakupan UK 10

membahas hal-hal yang perlu dipahami dalam menyusun semua jenis dokumen pengadaan barang/jasa sesuai ketentuan,

data paket pengadaan barang/jasa dan menetapkannya sesuai ketentuan.

berisi penutup yang menyimpulkan buku

informasi ini.

UK 10

UK 10

M e n y u s u n D o k u m e n P B J

MELAKUKAN PEMILIHAN

DOKUMEN PBJ

Pengertian Umum Dokumen PBJ

“Dokumen yang digunakan untuk mendapatkan

penawaran atau proposal dari calon penyedia

barang/pekerjaan konstruksi/jasa (jasa lain/jasa

konsultan) yang diperlukan dan disyaratkan”

(MCI-LKPP Project : 2015)

UK 10

M e n y u s u n D o k u m e n P B J

Kedudukan Penyusunan Dokumen

Pengadaan dalam Proses Pengadaan

Perencanaan Pengadaan Penyusunan Dokumen Pengadaan Evaluasi dan Pemberian Kontrak Pengelolaan Kontrak UK 10 M e n y u s u n D o k u m e n P B J

(sumber : IFAD Procurement Guidelines , 2012)

Kedudukan Penyusunan Dokumen Pengadaan dalam Proses Pengadaan Publik

10

sumber : Modul Penyusunan Dokumen Pengadaan,2015, LKPP

Kedudukan Penyusunan Dokumen Pengadaan dalam Proses Pengadaan menurut Perpres no 54 th 2010

Perbandingan

Kedudukan Tahap

Penyusunan

Dokumen Pengadaan

12

Kewenangan Para Pihak

dalam Penyusunan dan

Penetapan Dokumen

Pengadaan

(sumber : Mastering Procurement ,2011,New Zealand)

UK 10

Tujuan dan Manfaat Penyusunan Dokumen PBJ

T u j u a n

• Sebagai ketentuan dan informasi bagi para pihak • Menginformasikan lingkup kerja (Scope Of Works) • menginformasikan hak dan kewajiban para pihak • Mendapatkan calon penyedia yang valid & responsif • Mendefinisikan kriteria pemilihan dan tata cara

evaluasi yang adil

• Menyediakan pedoman yang standar dan konsisten kepada para pihak

Manf aat

• Mengurangi resiko kesalahan penawaran • Publikasi rencana kebutuhan/ spesifikasi dari

organisasi secara terbuka

• Mengurang resiko sanggah atau protes dari calon penyedia/penawar

• Meminimalisir resiko terjadinya pelelangan ulang/pelelangan gagal

• Mencegah fraud (kecurangan) para pihak. • Menumbuhkan minat bagi calon penyedia

UK 10

Jenis Dokumen Pengadaan

Standar Pemerintah/SKKNI Bidang PBJ Tahun 2016

Dokumen Kualifikasi

Dokumen Pemilihan

Rancangan Surat Perjanjian (sesuai dengan jenis

pekerjaan dan kebutuhan)

Praktek Pengadaan Internasional

Invitation to Bid

(ITB)/Invitation For Bid (IFB) Request for Quotation/RFQ Request for Proposal/RFP

Kompleksitas Pekerjaan

Dokumen Pengadaan Pekerjaan Kompleks

Dokumen Pengadaan Bukan Pekerjaan Kompleks

(organisasi non pemerintah)

Sistem Pengadaan (secara Elektronik/non Elektronik)

Dokumen pengadaan dibuat oleh Pokja ULP mengikuti standar dokumen pengadaan pada SPSE

Dokumen pengadaan dibuat oleh Pokja ULP

menggunakan form isian elektronik dokumen

pengadaan yang melekat pada aplikasi SPSE

Jenis dokumen pengadaan berdasarkan :

UK 10

Isi Dokumen Pengadaan (1/2)

a. Undangan Lelang atau Permohonan Proposal

b. Instruksi, persyaratan, dan pemberitahuan untuk penawar c. Kriteria kualifikasi dan kriteria evaluasi

d. Rancangan perjanjian/kontrak

e. Lampiran/dokumen pendukung

f. Kerangka Acuan Kerja (mencakup informasi harga/biaya)/TOR (Term Of Refference)

g. Pernyataan Kerja (Statement of Work)

Dokumen pengadaan secara umum berisi paling tidak mencakup bagian tentang:

UK 10

16

Isi Dokumen Pengadaan (2/2)

h. Formulir Isian (Response Forms)

i. Informasi kepada Penawar :

j. Persyaratan Penawaran,

•Definisi

•Masa berlaku penawaran

•Instruksi tentang penyampaian penawaran/proposal •Kepatuhan

•Lain-lain

•Persyaratan Eligibilitas

•Hak-hak Pemerintah (Entitas pengadaan)

•Instruksi Untuk Penyiapan Penawaran/Proposal

•Rapat penjelasan (aanwijzing) dan kunjungan lapangan

•Perincian pengadaan tentang evaluasi dan proses pengumuman pemenang •Prosedur penyampaian sanggahan

UK 10

1. Dokumen Kualifikasi 2.Dokumen Pemilihan 3.Rancangan Surat Perjanjian

Dokumen PBJ Organisasi Pemerintah

UK 10

M e n y u s u n D o k u m e n P B J

• Petunjuk Pengisian Formulir Isian Kualifikasi • Formulir Isian Kualifikasi

• Instruksi kepada peserta, termasuk tata cara penyampaian dokumen kualifikasi

• Ketentuan Umum • Dokumen Kualifikasi

• Penyiapan Dokumen Kualifikasi • Penyampaian Dokumen Kualifikasi • Evaluasi Pasca-Kualifikasi

• Hasil Kualifikasi

• Lembar Data Kualifikasi • Pakta Integritas;

• Tata Cara Evaluasi Kualifikasi.

• Informasi Umum

1. Dokumen Kualifikasi 2.Dokumen Pemilihan 3.Rancangan Surat Perjanjian UK 10 M e n y u s u n D o k u m e n P B J • Undangan/Pengumuman

• Instruksi Kepada Peserta

• Umum

• Dokumen pengadaan/pemilihan • Penyiapan dokumen penawaran • Pemasukan dokumen penawaran

• Evaluasi Pasca-Kualifikasi

• Pembukaan penawaran dan evaluasi • Penetapan pemenang pelelangan

• Penetapan pemenang pelelangan • Penunjukan pemenang

• Pelelangan gagal

• Jaminan pelaksanaan

• Penandatanganan kontrak

1. Dokumen Kualifikasi 2.Dokumen Pemilihan 3.Rancangan Surat Perjanjian UK 10 M e n y u s u n D o k u m e n P B J • Rancangan Kontrak/Perjanjian

• Daftar Kuantitas dan Harga

• Spesifikasi Teknis, KAK dan/atau Gambar, Brosur

• Bentuk Surat Penawaran • Bentuk Jaminan

Invitation For Bid (IFB)/Invitation To Bid

(ITB)/Invitation To Tender (ITT)

Request For Proposal (RFP)

Request For Quotation (RFQ)

Dokumen PBJ Usaha Profit dan Non Profit

UK 10

UK 10

M e n y u s u n D o k u m e n P B J

Invitation For Bid

(IFB)/Invitation To Bid

(ITB)/Invitation To

Tender (ITT)

Dokumen PBJ Usaha

Profit dan Non Profit

Request For Proposal

(RFP)

Dokumen PBJ Usaha

Profit dan Non Profit

• Bagian Utama (Key Sections),

• Why ? Ceritakan mengapa organisasi kita memerlukan kegiatan ini;

• Who ? Deskripsikan organisasi kita;

• What ? ceritakan secara singkat mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan

• How ? Gambarkan mengenai bentuk kontrak,informasi yang diperlukan penawar, kriteria evaluasi penawaran, kriteria penetapan penyedia

• When ? Definisikan kerangka waktu dan jadwal serta contact person

• Statement Of Purpose

• Background Informations • Scope of Work

• Outcome and Performance Standards • Deliverables

• Term Of Contract

• Payment, Incentives and Penalties • Contractual Terms and Conditions

• Requirements for Proposal Preparations • Evaluation and Award Process

• Process Schedule

• Points of Contact for Future Correspondence

UK 10

Request For

Quotation (RFQ)

Dokumen PBJ Usaha Profit dan Non Profit

• BAB I Goods and/or Service Requirements

Berisi kebutuhan barang/jasa organisasi • BAB II Terms and Condition of the Contract

Berisi Syarat Umum Kontrak • BAB III Supplier Response

Formulir yang harus dilengkapi penawar • Attachment – RFQ Conditions

Berisi syarat khusus kontrak

UK 10

Memilih Secara Cermat

Kesesuaian Dokumen PBJ

Dengan Paket PBJ

Strategi Pemilihan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa dihubungkan dengan Supply Positioning Model

UK 10

Memilih Secara Cermat

Kesesuaian Dokumen PBJ

Dengan Paket PBJ

Alur Proses Pemaketan Pengadaan Barang/Jasa via Consolidated (Penggabungan) atau Separated (Pemecahan) Paket

(Sumber : Modul Strategi PBJ LKPP, 2013)

UK 10

Memilih Secara Cermat

Kesesuaian Dokumen PBJ

Dengan Paket PBJ

Pengaruh Pemaketan pada Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

(Sumber : Modul Strategi PBJ LKPP, 2013)

Dokumen Pengadaan Separasi Paket Itimized Produk Barang/Produk Jasa Tertentu Konsolidasi Paket Pengadaan Bersama UK 10 M e n y u s u n D o k u m e n P B J

UK 10

M e n y u s u n D o k u m e n P B J

MENYUSUN SEMUA JENIS

DOKUMEN PBJ

• Perpres No 54/2010 beserta perubahannya tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Perka LKPP No 15/2012 tentang Standar Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

• Tujuan penetapan standar dokumen pengadaan di lingkungan K/L/D/I sesuai dengan prinsip pengadaan dan etika pengadaan

Menyusun Semua Jenis

Dokumen PBJ

Hal yang harus

diperhatikan

penyusunan semua

jenis dokumen

pengadaan barang/jasa

pemerintah :

UK 10 M e n y u s u n D o k u m e n P B J

No Dokumen Pengadaan Standar Dokumen Pengadaan Non Standar

Kelebihan Kekurangan Kelebihan Kekurangan 1. Menghemat waktu penyusunan

dokumen pengadaan

Untuk pengadaan yang menggunakan spesifikasi kinerja dan membutuhkan inovasi baru tidak bisa optimal

User lebih bisa melakukan improvisasi dan inovasi dalam menyampaikan

spesifikasi/kebutuhan organisasi

Memerlukan waktu yang lebih lama dalam penyusunannya

2. Mempercepat penyusunan dokumen penawaran

Penawar tidak bisa melakukan banyak perubahan dokumen penawaran karena harus mengacu pada dokumen standar

Penawar bisa memberikan berbagai pilihan penawaran spesifikasi kinerja/fungsional

Penyusun dokumen

pengadaan harus mempunyai pengalaman antara 5-10 tahun dan/atau pelatihan penyusunan dokumen pengadaan nasional atau internasional

3. Pemahaman tentang isi dokumen pengadaan antara penyusun (Pokja ULP/Pejabat Pengadaan) dan penawar relative sama

Sering dipergunakan hanya untuk tujuan non profit oriented

Penawar membutuhkan waktu lebih lama dalam menyusun dokumen penawaran

4. Mempercepat waktu evaluasi kualifikasi ataupun evaluasi penawaran

5. Bisa dipelajari dan

digunakan/diadopsi untuk semua kalangan

(pemerintah/swasta)

6. Pokja ULP/Pejabat Pengadaan dengan pengalaman yang masih minim bisa

menggunakannya (pengalaman kerja kurang dari 5 tahun)

Menyusun Semua Jenis Dokumen PBJ

Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa yang Sudah Terstandarisasi dengan yang Tidak Terstandarisasi

Melengkapi Semua Jenis

Dokumen PBJ sesuai dengan data

paket PBJ

Melengkapi Dokumen KAK

• uraian kegiatan yang akan dilaksanakan; • waktu pelaksanaan yang diperlukan;

• spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan; dan • besarnya total perkiraan biaya pekerjaan

spesifikasi teknis Barang/Jasa

Harga Perkiraan Sendiri (HPS);

Rancangan Kontrak.

UK 10

Dokumen KAK/TOR/SOW/Spesifikasi/Rancangan Gambar Sebagai Bagian Penting Penyusunan Dokumen Pengadaan

UK 10

Dokumen KAK/TOR/SOW/Spesifikasi/Rancangan Gambar Sebagai Bagian Penting Penyusunan Dokumen Pengadaan

No Tahap Proses

Pengadaan Barang/Jasa Fungsi Gambar Para Pihak

1. Penyusunan RUP Menjelaskan spesifikasi /

Kerangka Acuan Kerja PA/KPA

2. Kaji Ulang RUP Bahan kaji ulang mengenai kelengkapan dan kejelasan

gambar

PA/KPA – PPK – Pokja ULP/PP – Tim Teknis

3. Penyusunan dokumen

pengadaan

Bagian dokumen pemilihan yang menggambarkan jenis pekerjaan

dan dasar evaluasi / penilaian penawaran

Pokja ULP/PP

4. Penyusunan/penetapan kontrak

Dokumen lainnya yang menjadi

bagian dari kontrak PPK – Penyedia

5. Pelaksanaan Kontrak Dasar atau acuan perubahan kontrak

PPK – Penyedia – Peneliti Kontrak

Fungsi Gambar/Gambar Kerja (Drawing) sebagai Bagian dari Dokumen Pemilihan

UK 10

Ketentuan Umum Penyusunan RPP

Spesifikasi Teknis

Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Rancangan Kontrak

UK 10

Dokumen Pendukung Penyusunan Dokumen Pengadaan

1. Dokumen Rencana Pengadaan

2. Dokumen RUP (Kebijakan Umum,RAB,KAK)

2. Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) , terdiri :

 HPS

 Spesifikasi Teknis  Rancangan Kontrak

3. Dokumen Anggaran (DPA/DIPA) 4. SK PA/KPA dan PPK

5. RAB

6. Gambar/DED

UK 10

Kelengkapan Dokumen

Rencana Pelaksanaan Pengadaan

Spesifikasi Teknis

• Gambar/brosur

bila dipersyaratkan ) • Jadwal Pelaksanaan

Pekerjaan

• Personil dan peralatan (pekerjaan kontruksi

/barang/konsultan dan jasa lainnya.

Harga Perkiraan Sendiri

• Data yang dipakai dalam menyusun HPS

• Perhitungan HPS • Masa berlaku HPS

Rancangan Kontrak

• Rancangan Surat Perjanjian • SSUK

• SSKK

UK 10

Contoh KAK

UK 10

Tahapan Penyusunan Dokumen PBJ

Standar Dokumen Pengadaan (SDP) Draf Dokumen Pengadaan Dokumen Pengadaan UK 10 M e n y u s u n D o k u m e n P B J

Pihak dalam penyusunan Dokumen PBJ

UK 10

Dokumen Pengadaan Organisasi Usaha yang

bersifat Profit dan Non Profit

Pengadaan Barang Konstruksi Konsultan

Dokumen yag tercantum

Referensi,poin kontrak dan persyaratan kontrak

Referensi,poin kontrak dan persyaratan kontrak

Referensi,poin kontrak dan persyaratan kontrak Deskripsi dan spesifikasi barang Deskripsi dan spesifikasi Deskripsi dan spesifikasi

Informasi dan ketentuan yang relevan

Informasi dan ketentuan yang relevan

Informasi dan ketentuan yang relevan

Aturan proses pengadaan Aturan proses pengadaan Aturan proses pengadaan Kriteria evaluasi dan metodologi

yang akan dipakai

Kriteria evaluasi dan metodologi yang akan

dipakai

Kriteria evaluasi dan metodologi yang akan

dipakai Kriteria kualifikasi Kriteria kualifikasi

Tipe dan persyaratan rancangan kontrak

Tipe dan persyaratan rancangan kontrak

UK 10

Dokumen Pengadaan Organisasi Usaha yang

bersifat Profit dan Non Profit (1/2)

Standar Dokumen Pengadaan/SBD

a. IFB (Invitations For Bids)/Undangan

b. ITB (Instructions To Bidder)/ IKP (Instruksi Kepada Penyedia)

c. BDS (Bid Data Sheet) / LDP (Lembar Data Pengadaan)

d. Ineligible Bidders /Pernyataan Tidak Masuk Daftar Hitam Penyedia

e. General Conditions of Contract (GCC) / Syarat-syarat Umum Kontrak (SSUK)

UK 10

Dokumen Pengadaan Organisasi Usaha yang

bersifat Profit dan Non Profit (2/2)

Standar Dokumen Pengadaan/SBD

f. Special Conditions of Contract (SCC) / Syarat-syarat Khusus Kontrak (SSKK)

g. Technical Specifications / Spesifikasi Teknis

h. Schedule of Requirements (Jadwal Pengadaan)

i. Evaluation and Qualification Criteria (Kriteria Evaluasi dan Kualifikasi)

j. Bid Submission (Formulir Dokumen Pendukung),

UK 10

Menetapkan Dokumen Pengadaan Barang/jasa

Secara Cermat Sesuai Ketentuan (1/3)

• SOP (Standard Operational Procedure) menjadi

acuan Pokja ULP/Pejabat Pengadaan dalam

menetapkan dokumen pengadaan barang/jasa

• Penetapan rancangan Dokumen Pengadaan

sangat dipengaruhi oleh penetapan rancangan

SPK atau rancangan Surat Perjanjian dan HPS

UK 10

Menetapkan Dokumen Pengadaan Barang/jasa

Secara Cermat Sesuai Ketentuan (2/3)

Menetapkan Dokumen Pengadaan Barang/jasa

Secara Cermat Sesuai Ketentuan (3/3)

46

SOP

UK 10