BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

49

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Perkembangan teknologi informasi semakin pesat dan sangat mendominasi disemua sektor, sudah banyak perusahaan-perusahaan yang memanfaatkan teknologi informasi dijaman sekarang ini. Pengolahan data informasi merupakan salah satu yang saling berhubungan, kecepatan pengaksesan serta pengelolaan data sangat diperlukan dalam mengatasi setiap permasalahan yang ada didalam perusaahaan.

Setelah mempelajari sistem berjalan dengan menghadapi permasalah yang dihadapi CV. Telaga Jaya, maka pada bab ini penulisan mencoba melakukan pembangunan sistem. Dengan sistem usulan ini diharapkan dapat membantu pengelolahan data secara cepat dan mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi, sehingga dapat meningkatkan efisien dan efektifitas kerja yang baik.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

1. Prosedur Pengajuan dan pembuatan PO

Bagian gudang mengcek stok minimum barang melalui program persediaan barang. Lalu bagian gudang mencetak laporan stok minimum barang, kemudian laporan stok minimum barang diserahkan ke bagian administrasi untuk landasan pembuatan PO barang ke suplier melalu format email yang sudah tersedia.

(2)

2. Penerimaan Barang

Setelah email diterima oleh Supplier , Supplier mengecek persediaan barang yang di pesan oleh CV.Telaga Jaya. Jika Barang tersediaan maka barang akan di data dan dimuat ke truk. Lalu Supplier membuatkan surat SO lalu barang dikirim kebagian gudang CV. Telaga Jaya. Setelah truk sampai digudang , bagian gudang akan mengecek barang yang dipesan dan menginputkan setiap ada barang yang masuk.

3. Pengeluaran Barang

Bagian Penjualan meminta barang kebagian gudang dengan menyerahkan memo pengeluaran Lalu bagian gudang menginput permintaan barang melalui form permintaan barang melalui program persediaan barang. Setelah penginputan data selesai maka barang akan siap dikeluarkan dan bagian gudang di akan menandatangani memo pengeluaran barang .

4. Pembuatan Laporan persediaan Barang

Setelah semua File tersimpan maka akan dibuatkan laporan persediaan barang dibuat berdasarkan file Keluar barang dan File Masuk Barang.

4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan

Diagram Alir data usulan pada dasarnya tidak mengubah sistem berjalan yang ada, sehingga bentuknya hampir sama karena proses yang terjadi pada sistem usulan merupakan perbaikan atau penyempurnaan dari proses sebelumnya. Berikut ini Diagram Alir Usulan yang penulis usulkan :

(3)

Bag.Gudang Bag.Administrasi Supplier Pemilik CV Telaga Jaya Bag.Penjualan Perancangan sistem Persediaan Barang CV. Telaga Jaya 0 LPB LPMB LPMB PO PO SO SO MPKB Rangkap 2 MPKB Putih MPKB 2 Rangkap MPKB Putih Gambar IV.1

Diagram Konteks Sistem Usulan Keterangan :

PO : Purchase Order

SO : Sales Order

Mpkb : Memo Pengeluaran Barang LPB : Laporan Persediaan Barang

(4)

File Penerimaan so

1

Data barang keluar Bag. Gudang Data barang masuk Mpkb Mpkb Acc Bag. Administrasi LPMB LPMB Supplier Barang masuk Pengajuan Dan pembuatan PO PO PO 2 Mpkb Mpkb Acc 1 Barang Keluar 3 Pembuatan Laporan 4 File Penerimaan LPB Pemilik CV Telaga Jaya Bag.Penjualan File Pengeluaran So LPB Arsip LPB D3 File Pengeluaran D2 Arsip Lpmb D1 D4 LPMB Gambar IV.2

Diagram Nol Sistem Usulan Keterangan :

Mpb : Memo Permintaan Barang

SO : Sales Order

Mpkb : Memo Pengeluaran Barang LPB : Laporan Persediaan Barang

(5)

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data merupakan kumpulan elemen data yang berhubungan dengan sistem yang dibuat. Kamus data yang akan digunakan dalam sistem persediaan barang pada sistem berjalan usulan adalah sebagai berikut :

1. Nama Arus Data : Laporan Minimum Barang

Alias : LPMB

Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Bag.gudang - Proses 1

Proses 1 – Bag administrasi Bag. Administrasi – Proses 1 aProses 1 – Arsip Lpmb

Penjelasan : Laporan untuk mengetahui Stok Minimum Barang di

agudang

Periode : Setiap 3 Hari sekali

Volume : 1 Rangkap

Struktur Data :

Header = Logo Perusahaan + Nama Perusahaan + Alamat

aaaPerusahaan + nama surat

Isi =Nomer minta + Tanggal Minta + Nomer urutan barang +

aaNama Barang + Jumlah + Total Barang

Footer = Tanda tangan petugas + Tanda tangan Administrasi 2. Nama Arus Data : Memo Pengeluaran Barang

Alias : MPKB

(6)

Arus Data : Bag. Penjual – Proses 3 Proses 3 – Bag. Gudang Bag.gudang – Proses 3 Proses – Bag. Penjualan Proses 3 – File Keluar Barang

Penjelasan : Memo ini untuk Pengajuan barang ke Bagian Gudang Periode : Setiap Kali pemesanan

Volume : 1 Rangkap

Struktur Data :

Header = Logo Perusahaan + Nama Perusahaan + Alamat

aaaPerusahaan

Isi = Nomer + Tanggal + Nomer urutan barang + aaNama

aaaProduk + Nama Customor + Jumlah Dan satuan +

aaaNo.Truk + Pengemudi

Footer = Tanda tangan bagian Penjualan + Tanda tangan Gudang 3. Nama Arus Data : Purchase Order

Alias : PO

Bentuk Data : Dokumen Manual

Arus Data : Bag. Administrasi – Proses 1 Proses 1 - Supplier

Penjelasan : Memo ini untuk permintaan ke Supplier

Periode : Setiap Kali pemesanan

Volume : 1 Rangkap

(7)

Header : Logo Perusahaan + Nama Perusahaan + Alamat

aaaPerusahaan

Isi : No + Nama Barang+ Kemasan + Jumlah + Keterangan

Footer : Tanda Tangan Pemimpin 4. Nama Arus Data : Sales Order

Alias : SO

Bentuk Data : Dokumen Manual Arus Data : Supplier – Proses 2

Proses 2 – Bag. Gudang Bagian Gudang – Proses 2

Proses 2 – File Penerimaan barang Penjelasan : Untuk Bukti Pengiriman

Periode : Setiap Pengiriman Barang

Volume : 1 Rangkap

Struktur Data :

Header = Nama Perusahaan + Logo Supplier + aanomor +

aaaTanggal aaditujukan Kepada

Isi = No + Produk + Spesifikasi + Kuantitas + Incoterm

aa+Plant

Footer = Tanda tangan Supplier 5. Nama Arus Data : Laporan Persediaan Barang

Alias : LPB

Bentuk Data : Dokumen Manual Arus Data : Proses 4 – arsip LBP

(8)

Proses 4 – Pemilik Cv. Telaga Jaya

Penjelasan : Untuk Laporan Transaksi Persediaan barang Periode : Setiap 1 Bulan sekali

Volume : 2 Rangkap

Struktur Data :

Header = Logo + aanama Perusahaan + aaJudul Laporan

Isi =1 {kode barang + namabarang + qtykirim}

Footer = Tanda tangan Kepala Gudang 4.5. Spesifikasi Rancangan Usulan

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

2. a Nama Dokumen : SO (Sales Order)

Fungsi : Untuk Bukti pengiriman Barang Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Gudang Media : Kertas

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap Pemgiriman Barang Bentuk : Lihat lampiran C.1

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen Keluaran yang digunakan pada sistem usulan adalah : 1. Nama Dokumen : PO

Fungsi : Untuk Permintaan ke Supplier

Sumber : Bagian Administrasi

(9)

Media : Format Email

Jumlah : Satu

Frekuensi : Setiap Pemesanan Barang Bentuk : Lihat lampiran D.1

2. Nama dokumen : Memo Pengeluaran Barang Fungsi : Untuk Pengeluaran barang Sumber : Bagian Penjuaalan

Tujuan : Bagian Gudang

Media : Kertas

Jumlah : Satu

3. Nama dokumen : Laporan Persediaan Barang

Fungsi : Untuk Laporan Persediaan stok Barang Sumber : Bagian Gudang

Tujuan : Pemilik Cv. Telga Jaya

Media : Kertas

Jumlah : Satu

4. Nama dokumen : Laporan Persediaan minimum barang Fungsi : Untuk Laporan minimum stok

Sumber : Bagian Gudang Tujuan : Administrasi

(10)

Media : Kertas

Jumlah : Satu

4.5.3 Entity Ralationship Diagram 1. Entity Ralationship Diagram

Mengirim supplier Penerimaan DetailTerima Memiki 1 N barang terdiri N 1 detailkeluar terdiri 1 N

mengelola Pemakai Pengeluaran

Terdiri N 1 mengirim Customor mengelola N 1 N N 1 N 1 N Kodespl namaspl Alamat spl Telepon spl Email spl Nomortrm Kodespl totaltrm kodepmk tanggaltrm nomortrm kodebrg Total terima KodeBrg NamaBrg stok_min satuan stok_max NomorKlr kodebrg QytMnt NomorKlr KodeCus Totalmnt Totalkrm Nomorbon KodeCus NamaCus AlamatCus TeleponCus emailCus KodePmk NamaPmk password level TanggalKlr NomorBon StokAkhir StokAkhir QtyKrm JumlahBrg KodePmk Gambar IV.3 Entity Relational Diagram

(11)

1. Logical Record Structure Kodepmk* Namapmk Password StatusPmk Pemakai KodeSpl* NamaSpl TeleponSpl AlamatSpl Person Emailspl Supplier Cutomer KodeCus* NamaCus TeleponCus AlamatCus PersonCus EmailCus Barang KodeBrg* NamaBrg Satuan StokMinimum StokMaksimum JumlahBrg Penerimaan Nomortrm* TanggalTrm KodeSpl** NomorBon TotalTrm Kodepmk** Pengeluaran Nomorklr* Tanggalklr Kodecus** NomorBon Totalmnt Totalkrm DetailTerima NomorTrm* KodeBrg** StokAwal Qtytrm StokAkhir DetailKeluar Nomorklr* Kodebrg** StokAwal Qtytrm StokAkhir Dikirim ket Kodepmk** ket ketKirim N N 1 N ₁ _N N N N 1 N 1 1 N N 1 Gambar IV.4 Logical Record Structure

(12)

4.5.5. Spesifikasi file

Bentuk spesifikasi file pada sistem komputerisasi persediaan barang diperlukan adanya beberapa file database yang menampung data dalam bentuk yang lebih teratuur dan aman dari kerusakan yang ada dan untuk memudahakan pengolahan data pada waktu pemprosesan. Adapun database yang diperlukan yaitu :

1. Spesifikasi File Data Pemakai 2. Spesifikasi File Data Barang 3. Spesifikasi File Data Customer

4. Spesifikasi File Data Supplier

5. Spesifikasi File Data Penerimaan 6. Spesifikasi File Data Pengeluaran 7. Spesifikasi File Detail Terima 8. Spesifikasi File Detail Keluar

Penjelasan dari spesifikasi File program persediaan barang berikut : 1. Spesifikasi File Data Pemakai

Nama File : File Pemakai

Akronim : Pemakai

Fungsi : Untuk menyimpan data pemakai

Tipe : File Master

Organisasi file : Indexed Squential

Akses file : Rondom

(13)

Panjang Record : 59 Karakter Kunci Field : KodePmk

Softwere : Microsft Access 2013 Tabel IV.1.

Spesifikasi File Pemakai

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Kode Pemakai KodePmk Short Text 4 Primary Key

2 Nama Pemakai Namapmk Short Text 30

3 Password Pemakai Password Short Text 10

4 Status pemakai Status Short Text 15 2. Spesifikasi File Data Barang

Nama File : File Barang

Akronim :Barang

Fungsi : Untuk menyimpan data Barang

Media : Hard Disk

Panjang Record : 42 Karakter Kunci Field : KodeBrg

Softwere : Microsft Access 2013 Tabel IV.2. Spesifikasi File Barang

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Kode Barang KodeBrg Short Text 3 Primary Key

2 Nama Barang NamaBrg Short Text 30

3 Satuan Satuan Short Text 10

4 Stok Maksimum StokMaksimum Number 5 Stok Minimum StokMinimum Number 6 Jumlah Barang JumlahBrg Number

(14)

3. Spesifikasi File Data Customer

Nama File : FileCustomer

Akronim : Customer

Fungsi : Untuk menyimpan data Customer

Media : Hard Disk

Panjang Record : 135 Karakter Kunci Field : KodeCus

Spesifikasi File Customor

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Kode Customor KodeCus Short Text 3 Primary Key

2 Nama Customor NamaCus Short Text 30 3 Alamat Customor AlamatCus Short Text 30 4 Telepon Customor TeleponCus Short Text 12 5 Person Customor PersonCus Short Text 30 6 Email Customor EmailCus Short Text 30 4. Spesifikasi File Data Supplier

Nama File : FileSupplier

Akronim : Supplier

Fungsi : Untuk menyimpan data Supplier

Tipe : File Master

(15)

Media : Hard Disk

Panjang Record : 135 Karakter Kunci Field : KodeSpl

Softwere : Microsft Access 2013 Tabel IV.4. Spesifikasi File Supplier

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Kode Supplier KodeSpl Short Text 3 Primary Key

2 Nama Supplier NamaSpl Short Text 30 3 Alamat Supplier AlamatSpl Short Text 30 4 Telepon Supplier TeleponSpl Short Text 12 5 Person Supplier PersonSpl Short Text 30 6 Email Supplier EmailSpl Short Text 30

5. Spesifikasi File Data Penerimaan Nama File : File Penerimaan

Akronim :Penerimaan

Fungsi : Untuk menyimpan data Penerimaan Barang Tipe : File Transaksi

Media : Hard Disk

Panjang Record : 135 Karakter Kunci Field : NomorTrm

Softwere : Microsft Access 2013

(16)

Spesifikasi File Penerimaan Barang

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Nomor Terima NomorTrm Short Text 3 Primary Key

2 Tanggal Terima TanggalTrm Date/Time 30

3 Kode Supplier KodePmk Short Text 30

4 NomorBon NomorBon Short Text 12

5 Total Terima Number Number 30

6 Kode Pemakai KodePmk Short Text 30 6. Spesifikasi File Data Pengeluaran

Nama File : File Pengeluaran Akronim :Pengeluaran

Fungsi : Untuk menyimpan data Pengeluaran Barang

Tipe : File Transaksi

Media : Hard Disk

Panjang Record : 62 Karakter Kunci Field : NomorKlr

Spesifikasi File Pengeluaran Barang

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Nomor Keluar NomorKlr Short Text 10 Primary Key

2 Tanggal Keluar TanggalKlr Date/Time

3 Kode Customer KodeCus Short Text 3

4 NomorBon NomorBon Short Text 10 5 Total Minta TotalMnt Number

6 Total kirim Totalkrm Number

7 Kode Pemakai KodePmk Short Text 4

8 Keterangan Ket Short Text 15

(17)

7. Spesifikasi File Data Detail Terima Nama File : File Detail Terima Akronim :Detail Terima

Fungsi : Untuk menyimpan Detail terima Tipe : File Transaksi

Media : Hard Disk

Panjang Record : 15 Karakter Kunci Field : -

Spesifikasi File Datail Terima

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Nomor Terima NomorTrm Short Text 10

2 Kode Barang KodeBrg Short text 5

3 StokAwal Stokawal Number

4 Qty Terima QtyTerima Number

5 Stok Terakhir StokAkhir Number

8. Spesifikasi File Data Detail Keluar Nama File : File Detail Keluar Akronim :Detail Keluar

Fungsi : Untuk menyimpan Detail Kelaur Tipe : File Transaksi

(18)

Panjang Record : 30 Karakter Kunci Field : -

Spesifikasi File Datail Keluar

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Nomor keluar NomorKlr Short Text 10

2 Kode Barang KodeBrg Short text 5

3 StokAwal Stokawal Number

4 Qty Minta QtyMnt Number

5 Dikirim Dikirim Number

6 Stok Terakhir StokAkhir Number

7 Keterangan Ket Short Text 15

4.5.6. Stuktur Kode

Kode merupakan klarifikasi data secara singkat yang mudah dimengerti sehingga proses pemasukan kedalam program akan lebih cepat. Pemakaina kode berfungsi untuk mengidentifikasi data yang digunakan untuk pemrosesan. Kode yang akan di usulakan pada sistem komputerisasi sistem persediaan pada CV.Telaga Jaya disini Adalah sebagai berikut :

1. Data Pemakai

a. Stuktur kode user

Panjang 4 Digit

Digit 1-3 ,Untuk insial data user

Digit 4, Untuk kode urut pendaftaran user

(19)

X

Inisial data User

Nomer urut

pendaftaran user

Contoh :

U

S

R

1 Inisial data User

Nomer urut

pendaftaran user

a. Stuktur kode Admin Panjang 4 Digit

Digit 1-3 ,Untuk insial data Admin

Digit 4, Untuk kode urut pendaftaran Admin Stuktur kode sistem usulan user sebagai berikut :

X

Inisial data Admin

Nomer urut

pendaftaran Admin

(20)

A

D

M

1

Inisial data Admin

Nomer urut

pendaftaran Admin

2. Data Barang Panjang 3 Digit

Digit 1-3 ,Untuk insial data barang

Stuktur kode sistem usulan user sebagai berikut :

X

Kode Urut input Barang

Contoh :

0

1

Kode Urut input Barang

3. Data Costomor

Panjang 3 Digit

Digit 1 ,Untuk insial data Customor

(21)

Stuktur kode sistem usulan user sebagai berikut :

X

Inisial data

Customor

Nomer urut

pendaftaran Customor

Contoh :

C

0

1 Inisial data

Customor

_{pendaftaran Customor}

Nomer urut

4. Data Supplier

X

Inisial data Supplier

Nomer urut

pendaftaran Supplier

(22)

S

0

1 Inisial data Supplier

Nomer urut

pendaftaran Supplier

5. Data Terima Barang

X X X X X X X X X X

Inisial Barang diterima Tahun Terima Bulan Terima Tanggal Terima

Nomor urut terima barang

Contoh :

T R 1 7 0 7 0 2 0 1

Inisial Barang diterima Tahun Terima Bulan Terima Tanggal Terima

Nomor urut terima barang

6. Data Keluar Barang

X X X X X X X X X X

Inisial Barang dikerluarkan Tahun

dikeluarkan

Bulan

dikeluarkan _dikeluarkanTanggal

Nomor urut Keluar barang

(23)

Contoh :

K L 1 7 0 7 0 2 0 1

Inisial Barang dikerluarkan Tahun dikeluarkan

Bulan

dikeluarkan _dikeluarkanTanggal

Nomor urut Keluar barang

4.5.7. Spesifikasi Program 1. Diagram HIPO

Untuk menjelaskan sistem secara khusus sehingga Programmer memiliki gambaran dari sistem yang diinginkan oleh perusahaan, penulis menggunakan HIPO. Berikut Gambarnya :

` Login

Menu Utama

Master Transaksi Laporan Keluar

Barang

Pemakai

USER

ANGGOTA Cek Stok Barang

Permintaan Brg dari supplier USER ANGGOTA Master Lap Transaksi ANGGOTA Rincian transaksi Log Out 0 0.0 1.0 2.0 3.0 4.0 0.0 0.0 0.0 0.0 1.1 1.2 1.0 1.0 2.1 2.2 2.0 2.0 3.1 3.2 3.3 3.0 3.0 3.0 4.1 4.0 Supplier 1.3 1.0 Customor 1.4 1.0 ANGGOTA Permintaan Brg dari Penjual 2.3 2.0 ANGGOTA Pengeluaran Barang Untuk penjual 2.4 2.0 ANGGOTA Rincian Stok Barang

Pertanggal 3.3 3.0 Tutup Aplikasi 4.2 4.0 Barang Pemakai 3.1 3.1 Supplier Customor 3.1 3.1 3.2 3.0 3.3 3.4 Gambar IV.5 Diagram HIPO

(24)

Spesifikasi Program dalam Perancangan Program pada tugas akhir ini terdiri dari :

A. Login

Nama Program : Login

Akronim : Login

Fungsi : Agar Pengguna dapat masuk dan mengakses

aaaaaaaaaaaaaaaaccountnya. Index Program :----

Bahasa Program : Microsoft Visual basic 6.0 Bentuk Tampilan : Lihat tampilan E.1

Proses :

1. Pertama isikan nama pemakai dan password. Jika userneme cocok data nya maka saat di enter username nonaktif lalu setfocus akan pindah ke password masukan password yang benar.

2. Pemakai diberi kesempatan sebanyak 3 kali untuk melakukan login jika sudah 3 kali maka program akan keluar otamatis.

B. Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : Menu

Fungsi : Sebagai tampilan menu yang di inginkan Index Program :---

(25)

1. Menu Master 2. Menu Transaksi 3. Menu Laporan 4. Menu Keluar

C. Nama Program : Form Data barang

Akronim : Barang

Fungsi : Untuk mengolah data barang Index Program :---

Proses :

1. Pada saat form barang dijalankan form dalam keadaan tidak aktif, kecuali tombol input, batal, Hapus, Edit dan Tutup.

2. Pada saat tombol Input di klik maka akan tampil kode barang secara otomatis, dengan format “001” lalu isi data barang sampai lengkap. Tombol edit, hapus,tutup menjadi non aktif. Dan tombol Simpan,Batal dan input dalam keadaan aktif

3. Saat memilih satuan kita bisa memilih Box atau Karung.

4. Jika Salah satu data belum di isi maka saat di klik simpan akan menampilkan pesan “ Data belum Lengkap”

5. Setelah mengisi datanya klik simpan atau bisa menekan enter maka setfocus sudah berada di simpan dan data sudah tersimpan ke Database. Lalu tombol Commonbutton kembali ke kondisi awal.

(26)

6. Jika data ingin di ubah, klik tombol edit maka form akan aktif lalu edit data yang ingin di ubah dengan cara memasukan kode barang yang ingin di ubah Lalu klik simpan.

7. Jika data ingin di hapus maka klik hapus lalu masukan kode barang yang ingin di hapus lalu klik hapus.

8. Jika selesai maka klik tombol Tutup. D. Nama Program : Form Data Pemakai

Akronim : Pemakai

Fungsi : Untuk mengolah data Pemakai Index Program :---

Proses :

1. Pada saat form pemakai dijalankan form dalam keadaan tidak aktif, kecuali tombol input, batal, Hapus, Edit dan Tutup.

2. Pada saat tombol Input di klik form akan aktif. Lalu bisa memilih daftar menjadi user atau menjadi admin . Tombol Edit, hapus,tutup menjadi non aktif. Dan tombol Simpan,Batal dan input dalam keadaan aktif

4. Setelah mengisi datanya klik simpan atau bisa menekan enter maka setfocus sudah berada ditombol simpan dan data sudah tersimpan ke Database. Lalu tombol Commonbutton kembali ke kondisi awal.

(27)

5. Jika data ingin di ubah, klik tombol Edit maka form akan aktif lalu

Edit data yang ingin di ubah dengan cara memasukan kode pemakai yang ingin di ubah Lalu klik simpan.

6. Jika data ingin di hapus maka klik hapus lalu masukan kode pemakai yang ingin di hapus lalu klik hapus.

7. Jika selesai maka klik tombol Tutup. E. Nama Program : Form Data Supplier

Akronim : Supplier

Fungsi : Untuk mengolah data Supplier

Index Program :---

Proses :

1. Pada saat form Supplier dijalankan form dalam keadaan tidak aktif, kecuali tombol Input, Batal, Hapus, Edit dan Tutup.

2. Pada saat tombol Input di klik maka akan tampil kode Supplier secara otomatis, dengan format “S01” lalu isi data barang sampai lengkap. Tombol Edit, hapus,tutup menjadi non aktif. Dan tombol Simpan,Batal dan input dalam keadaan aktif

(28)

Edit data yang ingin di ubah dengan cara memasukan kode Supplier

yang ingin di ubah Lalu klik simpan.

6. Jika data ingin di hapus maka klik hapus lalu masukan kode Supplier

yang ingin di hapus lalu klik hapus. 7. Jika selesai maka klik tombol Tutup. F. Nama Program : Form Data Customor

Akronim : Customor

Fungsi : Untuk mengolah data customor

Index Program :---

Proses :

1. Pada saat form Customor dijalankan form dalam keadaan tidak aktif, kecuali tombol Input, Batal, Hapus, Edit dan Tutup.

2. Pada saat tombol Input di klik maka akan tampil kode Customor secara otomatis, dengan format “C01” lalu isi data barang sampai lengkap. Tombol Edit, hapus,tutup menjadi non aktif. Dan tombol Simpan,Batal dan input dalam keadaan aktif.

(29)

Edit data yang ingin di ubah dengan cara memasukan kode Customor yang ingin di ubah Lalu klik simpan.

6. Jika data ingin di hapus maka klik hapus lalu masukan kode customor

yang ingin di hapus lalu klik hapus. 7. Jika selesai maka klik tombol Tutup.

G. Nama Program : Form Cek stok barang minimum

Akronim : Cekstokminimum

Fungsi : Untuk Pengecekan stok barang minimum Index Program :---

Proses :

1. Jika ingin mengecek stok minimum barang klik tombol cek stok barang minimum. Jika stok minimum ada maka data akan tampil di data Grid.

2. Setelah mengetahui Stok minimum kita dapat simpan dan cetak stok minimum.

3. Lalu kita juga dapat melihat stok pertanggal dengan cara memilih terlebih dahulu di combo box , jika sudah ketemu tanggal yang ingin di cek maka kita juga bisa langsung mencetaknya.

H. Nama Program : Form Penerimaan dari Supplier

Akronim : Penerimaan

(30)

Index Program :---

Proses :

1. Ketika Form penerimaan barang dari Supplier dijalakan nomor penerimaan barang , tanggal akan muncul otomatis. Lalu masukan kode Supplier maka nama Supplier, contact person akan muncul secara otomatis.

2. Lalu inputkan Nomor SO dari Supplier.

3. Lalu masukan barang yang dikirikan ke oleh Supplier dengan memasukan kode barang lalu inputkan barang yang diterima barapa, lalu klik simpan.

I. Nama Program : Form Pengeluaran barang Akronim : Pengeluaran

Fungsi : Untuk Mengelola pengeluaran barang AAA

Index Program :---

Proses :

1. Pilih nomor permintaan dari Supplier, setelah di pilih data akan muncul secara otomatis.

2. Lalu simpan data , data yang tersimpan otomatis akan berkurang. J. Nama Program : Form Laporan Transaksi

(31)

Fungsi : Untuk Mengelola Laporan persediaan barangA

Index Program :---

Proses :

1. Ada 3 pilhan yaitu bisa melihat permintaan barang, penerimaan barang, pengeluaran barang

2. Kita bisa melihat berdasarkan tanggal dengan cara pilih combo box pilih tanggal yang ingin di lihat atau di cetak.

3. Kita juga bisa melihat laporan perbulan, dengan cara memilih combo box bulan dan tahun.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Secara garis besar system komputerisasi menjadi dua aspek yaitu aspek teksnis dan aspekm non teksnis. Aspek teknis meliputi Hardwere,Softwere. Brainwere. Sedangkan aspek non teknis contohnya adalah dukungan dari lingkungan, dukungan pihak menejemen dan lain sebagainya.

4.6.1. Umum

Pengembangan dari sistem informai berbasis komputer, selain membutuhkan banyak sumber daya dan juga dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikan dan melewati beberapa tahapan dari mulai sistem tersebut diterapkan, dikembangkan dan dipelihara. Apabila sistem operasi yang telah dikembangkan masih menimbulkan masalah-masalah yang rumit dan tidak bisa diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem,maka perlu dikembangkan suatu sistem untuk mengatasinya dan kembali kepada proses perencanaan sistem. Untuk

(32)

menunjang kebutuhan akan pengolahan data sistem usulan ini diperlukan komputer serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat keras dan perangkat lunak. 4.6.2. Perangkat Keras

Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur – unsur yang terdiri dari perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia (brainware) dan bersifat fisik, terdiri dari (CPU), monitor, keyboard, harddisk, diskdrive, mouse, dan printer.

Processor : Core 2

RAM : RAM DDR2 2 GB

Monitor : Lcd Resolusi layar 1024x768

Hard Disk : 250 GB

Keyboard : 108 keys

Mouse : Mouse USB

4.6.3. Perangkat Lunak

Komponen perangkat lunak adalah serangkaian unsur – unsur yang terdiri dari beberapa perangkat lunak program komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia (brainware) dan sifat non fisik, terdiri dari sistem software dan application soft ware.

Sistem Operasi : Microsoft Windows 7

Package Program : VB 6.0

DataBase : Microsoft Acces 2013

4.7. Jadwal Implementasi

Dalam merancang sistem baru, sebelum sistem baru ini dilakukan atau dijalakan, maka terlebih dahulu harus disusun dan buat lankah-langkah kegiatan

(33)

yang disebut Impelentasi. Agar suatu impelementasi dapat berjalan secara efisien baik dari segi waktu dan biaya diperlukan sebagai berikut :

1. Menyiapkan data Awal

Mengumpulkan, mengelompokan data sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan ini membutuhkan waktu seminggu.

2. Pembuatan Program tes Program

Pembuatan program dengan tingkat ketelitian yang lebih teinggi untuk menunjang suatu sistem yang terkomputerisasi. Sedangkan tes program yang telah dirancang dapat diketahui kekurangannya sebelum diterapkan pada sitem yang baru. Untuk Kegiatan ini membutuhkan waktu seminggu. 3. Pembuatan buku petunjuk

Maksud dari pembuatan buku ini, agar pengguna dapat mempelajari sistem secara menyeluruh. Pembuatan buku ini dilakukan selama seminggu.

4. Pelatihan

Pelatihan ini untuk memberi latihan kepada CV Telaga Jaya dan meningkatkan kemampuan personil dalam memahami dan menggunakan komputer yang telah diterapkan. Untuk kegiatan ini dilakukan selama dua minggu.

5. Tes sistem

Bertujuan untuk melakukan uji coba terhadap sistem usulan secara ke menyeluruh agar dapat diketahui apakah sistem yang baru layak untuk menggantikan sitem lama. Tes sistem ini dikerjakan salama 1 minggu. 6. Peralihan sistem

(34)

Sistem usulan dijalakan bersama-sama dengan sistem lama sampai batas waktu yang diterapkan. Peralihan ini dilakukan secara 2 minggu

7. Operasional dan Evaluasi

Kegiatan pengolahan sistem usulan secara penuh setelah percobaan berakhir dan juga perlu dilakukan evaluasi suatu sistem. Pada tahanp ini waktu yang dibutuhkan selama 2 minnggu.

Table IV.9 Jadawal Impelementasi

NO Kegiatan

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan Data Awal

2 Pembuatan Sistem

3 Tes Sistem

4 Pembuatan Buku

5 Pelatihan Karyawan

6 Peralihan sistem