d) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau media ilmiah lainnya.
e) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen.
f) Setiap pertemuan ilmiah hanya dihadiri oleh sebanyak-banyaknya 2 (dua) dosen UNPAR dengan skim pendanaan ini.
3. REFERENSI
3.1. Surat Rektor Nomor: III/R/2015-07/1052-I tentang Pedoman Keikutsertaan Dosen pada Pertemuan Ilmiah Internasional di Luar Negeri.
3.2. Peraturan Pengurus Yayasan Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 Tahun 2013 tentang Perjalanan Dinas.
3.3. Surat edaran LPPM nomor: III/LPPM/2016-11/413-I tentang Revisi Prosedur Desember
2016.
4. ISTILAH DAN DEFINISI
4.1. Pertemuan Ilmiah dapat dalam bentuk seminar, simposium, konferensi dan sejenisnya, yang terutama ditujukan untuk diseminasi hasil-hasil penelitian pada tingkat internasional dan diselenggarakan di luar negeri.
4.2. Dosen adalah dosen tetap dengan perjanjian kerja minimal 24 jam per minggu yang mempublikasikan karya ilmiah.
4.3. Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang mesti disiapkan saat pengajuan pendanaan untuk mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah. Dokumen pengajuan ini terdiri
dari: Formulir Pengajuan Keikutsertaan dalam Pertemuan Ilmiah di Luar Negeri, formulir
hitungan keuangan, leaflet kegiatan, copy makalah, acceptance letter, dan hasil review dari
institusi yang mengadakan kegiatan seminar.
5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
5.1. Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan pertemuan ilmiah untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan.
5.2. Ketua Program Studi bertanggung jawab akan mutu pertemuan ilmiah, arti penting serta dampak pertemuan ilmiah dalam meningkatan pengembangan akademik dosen.
5.4. Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) bertanggung jawab atas pencairan dan pertanggungjawaban penyelesaian SIK kegiatan pertemuan ilmiah yang diajukan oleh fakultas.
5.5. Rektor bertanggung jawab atas pemberian tugas terhadap dosen yang mengikuti kegiatan pertemuan ilmiah di luar negeri.
5.5. Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan dana pertemuan ilmiah dan bukti-bukti pendukungnya.
6. RINCIAN PROSEDUR
Kegiatan pertemuan ilmiah di luar negeri dapat didanai dengan:
a) Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi (RISTEKDIKTI)
Pengajuan dilakukan secara online oleh dosen yang bersangkutan melalui SIMLITABMAS. b) Dana internal
c) Dana lain-lain
Dosen mengikuti pertemuan ilmiah di luar negeri dengan pendanaan selain dari BSLN RISTEKDIKTI maupun dana internal. Pendanaan tersebut bisa dari dana pribadi, kegiatan penelitian, maupun dibiayai oleh panitia penyelenggara seminar.
Untuk semua jenis pendanaan ini (a, b maupun c), dosen tetap harus menginput data pengajuan pertemuan ilmiah melalui SILPPM untuk memproses surat tugas Rektor yang diproses pengajuannya melalui LPPM.
Bagan P-06-01
Diagram Alir Pemilihan Pendanaan Seminar Luar Negeri
Dosen
P
h
as
e
Pengajuan BSLN ke RISTEKDIKTI
Hasil?
Kecukupan dana?
Pelaksanaan Kegiatan dengan
skema BSLN 2 bulan sebelum
kegiatan?
Pernah mendapatkan BSLN
pada tahun tsb?
Pengajuan dana Ke LPPM UNPAR
Pengajuan dana yang belum tercover Ke LPPM
UNPAR
Pengajuan dana Ke LPPM UNPAR
Kabar?
Kecukupan dana?
Kegiatan dengan pendanaan LPPM
UNPAR
Pembatalan / pengembalian dana
LPPM
Menggunakan dana LPPM untuk yang belum
tercover BSLN
Pengembalian dana LPPM untuk yang
tercover BSLN Pengajuan Pertemuan
Ilmiah di Luar Negeri
Pendanaan?
Pengajuan Surat Tugas Rektor melalui SI LPPM
Lain-lain
BSLN / LPPM
6.1. Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI
6.1.1. LPPM menerima informasi tentang dibukanya program BSLN tahun tersebut.
6.1.2. LPPM UNPAR menyebarluaskan informasi tersebut melalui milis dosen UNPAR.
6.1.3. Dosen mengajukan BSLN pada simlitabmas.ristekdikti.go.id selambatnya 2 (dua)
bulan sebelum kegiatan seminar dilaksanakan.
6.1.4. Dosen mengirimkan berkas-berkas pengajuan (sesuai dengan sistematika
RISTEKDIKTI terkait proposal BSLN) ke LPPM.
6.1.5. LPPM memeriksa kelengkapan dokumen.
Apa bila berkas sudah lengkap, LPPM membuatkan surat pernyataan dan surat
pengantar.
Apa bila berkas belum lengkap, LPPM menginformasikan dosen yang bersangkutan
untuk melengkapi dokumen pengajuan.
6.1.6. Dosen menandatangani surat pernyataan.
6.1.7. Kepala LPPM menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, dan
permohonan surat tugas ke Rektor
6.1.8. LPPM mengirimkan permohonan surat tugas kepada Rektor untuk penugasan
mengikuti pertemuan ilmiah.
LPPM menerima surat tugas Rektor dan meneruskannya kepada dosen yang
bersangkutan.
6.1.9. LPPM melakukan scan dokumen (surat pernyataan dan surat pengantar) dan
mengirimkannya ke dosen.
6.1.10. Dosen menerima softcopy file dan mengunggah semua dokumen pengajuan pada simlitabmas.
6.1.11. Dosen menerima informasi terkait disetujui atau tidak proposal BSLN.
6.1.12. Dosen meneruskan informasi tersebut ke LPPM.
Apa bila tidak disetujui, proses pengajuan BSLN berakhir.
Apa bila disetujui, dosen melakukan kegiatan sesuai dengan proposalnya.
6.1.13. Setelah kegiatan, dosen menyiapkan dokumen pelaporan sesuai dengan panduan
BSLN RISTEKDIKTI.
6.1.14. Dosen mengunggah semua dokumen pelaporan pada simlitabmas.
6.1.16. LPPM membuat surat pengantar laporan.
6.1.17. LPPM mengirimkan laporan tersebut ke RISTEKDIKTI.
6.1.18. Dosen menerima pencairan dana dari RISTEKDIKTI.
Bagan P-06-02
Diagram Alir Prosedur Pengajuan BSLN
Dosen
Menerima informasi BSLN
Menyebarluaskan informasi BSLN
Mengajukan proposal BSLN pada simlitabmas
Mengirimkan hardcopy proposal ke LPPM Lengkap?
Melengkapi berkas proposal
Menyiapkan surat pernyataan dan surat
pengantar
Menandatangani surat pernyataan
KLPPM Menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, permohonan
surat tugas ke Rektor
Mengirimkan softcopy surat pengantar dan pernyataan yang sudah
ditandatangani. Mengirimkan hardcopy
surat tugas rektor
Mengunggah berkas pada sistem
Menerima pengumuman hasil seleksi proposal
Diterima? tidak
Lanjutan
Diagram Alir Prosedur Pengajuan BSLN
Dosen
LPPM
P
h
as
e
Diterima? Meneruskan informasi
ke LPPM
PROSES SELESAI Meneruskan
informasi ke LPPM
Pelaksanaan kegiatan seminar
Membuat pelaporan dan mengunggah
dokumen di simlitabmas
Mengirimkan 2 jilid hardcopy laporan ke
LPPM Membuat surat
pengantar pelaporan kegiatan BSLN
Mengirimkan dokumen asli ke
RISTEKDIKTI
Menerima pendanaan
BSLN PROSES SELESAI
Tidak
6.2. Prosedur Pengajuan Pendanaan Seminar Luar Negeri LPPM UNPAR
6.2.1. Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam pertemuan ilmiah pada
silppm.unpar.ac.id
6.2.2. Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SILPPM
6.2.3. Dosen meminta persetujuan Ketua Jurusan pada Formulir F-21.
6.2.4. Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin
bahwa pertemuan ilmiah bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan
dan akademik dosen.
6.2.5. Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F-21.
6.2.6. Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap
permohonan keikutsertaannya dalam pertemuan ilmiah di luar negeri.
6.2.7. Dekan melakukan evaluasi dan memberikan keputusan menyetujui atau tidak
menyetujui pengajuan tersebut.
6.2.8. Jika kegiatan tersebut disetujui, dekan menandatangani Formulir Formulir F-21.
6.2.9. Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah seminar, leaflet, acceptance letter, hasil review, dan F-21)
6.2.10. Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M berdasarkan data
SILPPM.
6.2.11. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M ke LPPM.
6.2.12. LPPM memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam
pertemuan ilmiah sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.
6.2.13. Setelah disetujui kepala LPPM, LPPM mengajukan pembuatan surat tugas ke
Rektor dan memproses pengajuan pendanaan pada web SIK.
Bagan P-06-03
Diagram Alir Pengajuan Pertemuan Ilmiah Dana LPPM
Dosen KaProdi Dekan Staf Keuangan Fakultas LPPM
P
h
ase
Menyiapkan berkas pengajuan
Mengajukan pertemuan ilmiah di SILPPM
Mengunduh dan menandatangani F-21
Memproses persetujuan pada
form F-21 Setuju?
Menandatangani
F-21 Setuju?
Menandatangani F-21 Membuat Revisi
Proses Selesai
Menyerahkan form F-21 Mengunggah F-21 dan
berkas-berkas pengajuan lainnya
Membuat Form 211-M
Menyerahkan Formulir
211-M Memeriksa kelengkapan dokumen
Setuju?
Membuat pengajuan pembuatan surat
tugas Rektor
Dilanjutkan ke prosedur pencairan
dana Mencetak dan mengirimkan surat
pemberitahuan Menerima surat
pemberitahuan
Menerima surat pemberitahuan
6.3. Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan LPPM UNPAR
6.4.1. Setelah pelaksanaan pertemuan ilmiah, dosen mengunduh Formulir F-22 dari
SILPPM.
6.4.2. Dosen memproses tanda tangan Form F-22.
6.4.3. Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar dalam
SILPPM.
6.4.4. Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya ke
bagian keuangan fakultas.
6.4.5. Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen laporan keuangan perjalanan dinas
ke LPPM. (Penyelesaian penggunaan keuangan mengikuti Bagan P-06-06) 6.4.6. LPPM melakukan verifikasi pada SILPPM.
Bagan P-06-04
Diagram Alir Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pertemuan Ilmiah
Dekan
Dosen Ketua Jurusan LPPM
P
h
as
e
Mengunduh dan menandatangani
Form F-22 Menyiapkan Berkas
penyelesaian
Melengkapi isian pada SILPPM & Upload Sertifikat,
F-22 Laporan Keuangan
ke Kasir Fakultas yang lalu meneruskan ke
LPPM
Memeriksa Kelangkapan
Lengkap?
Verifikasi pada SILPPM berkas ke dosen
6.4. Prosedur Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri
6.4.1. Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri
6.4.1.1. Staf Keuangan LPPM menerima berkas:
2. Form 211-M,
3. Form F21 yang sudah ditandatangani KLPPM
6.4.1.2. Staf Keuangan LPPM membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan Dinas
di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya
6.4.1.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.1.4. KTU LPPM menandatangani berkas permohonan
6.4.1.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan berkas permohonan dan permohonan
surat tugas Rektor ke Kantor Sekretariat Rektorat
6.4.1.6. Kantor Sekretariat Rektorat membuat Surat Tugas Rektor dan mengajukan
persetujuan pendanaan ke Rektor.
Apabila Rektor menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor
menandatangani surat tugas dan berkas permohonan pendanaan.
Apabila Rektor tidak menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor
mengembalikan semua berkas ke LPPM yang disertai dengan memo
pertidaksetujuan.
6.4.1.7. Staf Keuangan LPPM menerima Surat Tugas Rektor dan berkas permohonan
6.4.1.8. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi)
beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan
6.4.1.9. Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK
6.4.1.10.Staf Keuangan LPPM melakukan proses Pencairan dan Pesan Dana di Aplikasi
SIK dan mencetaknya
6.4.1.11.Staf Keuangan LPPM membuat Slip Permohonan Transfer dan
melampirkannya di SIK Pencairan
6.4.1.12.Staf Keuangan LPPM dan KTU LPPM menandatangani berkas pencairan
6.4.1.13.Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan Slip
Permohonan Transfer ke Biro Keuangan
6.4.1.14.Biro Keuangan mencocokan berkas pencairan dengan berkas permohonan
6.4.1.15.Biro Keuangan melakukan proses pencairan dana secara tunai ke Staf
Keuangan LPPM atau transfer ke Dosen Pemohon
6.4.1.16.Staf Keuangan LPPM menyerahkan bukti transfer dan berkas SIK ke Kasir
Bagan P-06-05 Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Luar Negeri (1)
KTU LPPM
Staf Keuangan LPPM Rektorat
P
h
as
e
Terima berkas F211-M, Permohonan Surat Tugas
Rektor, F-21 yang sdh disetujui
Membuat SIK Permohonan dan Pengajuan Perjadin di
SIK
Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya
Menandatangani berkas dari SIK
Mengirimkan berkas ke Kantor Sekretariat Rektorat
Membuat surat tugas dan mengajukan berkas permohoan pendanaan ke
Rektor
Rektor Setuju? Ya
Rektor membuat memo tidak setuju Tidak
Rektor menandatangani surat
tugas dan berkas permohonan Menerima kembali berkas
Meneruskan memo rektor ke KLPPM
Proses Selesai
Menerima berkas yang sudah ditandatangani
Lanjutan
Diagram Alir
Permohonan dan Pencairan Keuangan Pertemuan Ilmiah Luar Negeri (2)
Staf Keuangan LPPM KTU LPPM Biro Keuangan
P
h
as
e
Menerima berkas yang sudah ditandatangani Rektor
Mengirim berkas ke Biro
Keuangan Melakukan proses verifikasi
pada SIK
Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK
Mencetak dan
menandatangani berkas Menandatangani berkas
Mengirim berkas ke Biro Keuangan
Melakukan proses pencocokan berkas
pencairan dengan permohonan
Melakukan proses pencairan dana
Menerima pencairan dana
Menyerahkan dana dan berkas SIK ke kasir Fakultas
PROSES SELESAI
6.4.2. Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri
6.4.2.1. Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti
6.4.2.2. Staf Keuangan LPPM membuat Penyelesaian sesuai sumber daya, Realisasi
Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SIK
6.4.2.3. Staf Keuangan LPPM menandatangani berkas penyelesaian
6.4.2.4. KTU LPPM Menandatangani berkas penyelesaian
6.4.2.5. Staf Keuangan LPPM mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta
berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan
6.4.2.6. Selesai
Bagan P-06-06
Diagram Alir
Penyelesaian Keuangan untuk Pertemuan Ilmiah Luar Negeri
Kasir Fakultas Staf Keuangan LPPM KTU LPPM
P
h
as
e
Menyerahkan berkas penyelesaian beserta bukti penggunaan dana
Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan
dinas pada SIK
Mencetak dan menandatangani berkas
penyelesaian
Menandatangani berkas penyelesaian
Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya
ke biro keuangan
