PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN PENGGAJ IAN DI P T. RODA LANCAR ABADI
SIDOARJ O
SKRIPSI
Oleh : DWI ANGGORO
0832010014
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” J AWA TIMUR
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ...iii
DAFTAR LAMPIRAN ...vii
DAFTAR TABEL ...viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
ABSTRAKSI ...x
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang…………...………...………... 1
1.2 Perumusan Masalah………... 3
1.3 Batasan Masalah………...…… 3
1.4 Asumsi - asumsi………...…... 3
1.5 Tujuan Penelitian………...……….. 4
1.6 ManfaatPenelitian………...………. 4
1.7 SistematikaPenulisan………...……… 5
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA 2.1 Sistem…...………….………..……… 7
2.1.1 Definisi Sistem...………... 7
2.1.2 Karakteristik Sistem……….… 8
2.1.3 Klasifikasi Sistem... 11
2.2 Informasi...……...………. 13
2.2.2 Siklus Informasi………... 14
2.2.3 Kualitas Informasi……….. 15
2.2.4 Nilai Informasi... 17
2.3 Sistem Informasi...………..…………... 18
2.3.1 DefinisiSistem Informasi...………... 18
2.3.2 Komponen Sistem Informasi... 18
2.3.3 Tipe Sistem Informasi... 20
2.4 Sistem Informasi Manajemen………... 22
2.5 Organisasi dan Informasi...……….………... 24
2.6 PengembanganSistem……….. 25
2.6.1 Perlunya Pengembangan Sistem…...………...…….... 25
2.6.2 Prinsip-prinsip Pengembangan Sistem………...………... 28
2.6.3 Pendekatan Pengembangan Sistem………...………. 30
2.6.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem... 32
2.6.4.1 Tahap Perencanaan Sistem... 33
2.6.4.2 Tahap Analisis Sistem... 33
2.6.4.3 Tahap Peraancangan Sistem... 34
2.6.4.4 Tahap Implementasi Sistem... 35
2.6.5 Analis dan Pemrograman Sistem... 35
2.6.6 Alat – alat Pengembangan Sistem... 36
2.6.6.1 Bagan Alir... 37
2.6.6.2 Diagram Arus Data ( DAD )... 44
2.6.6.3 Diagram ER (Entity Relationship)... 49
2.7 Desain SistemSecara Umum...…... 51
2.7.1 Desain Database Secara Umum... 52
2.7.2 Desain Input Secara Umum... 53
2.7.3 Desain Output Secara Umum... 55
2.8 Sistem dan Prosedur Penggajian... 56
2.8.1 Sistem Penggajian... 56
2.8.2 Prosedur Penggajian... 58
2.9 Visual Basic...………... 60
2.10 Microsoft Access 2007... 62
2.11 Penelitian Terdahulu... 63
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian………….………...………... 66
3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel………. 66
3.3 Metode Pengumpulan Data………..………. 67
3.4 Metode Pengolahan Data……….. 67
3.5 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah……….. 68
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengumpulan data ……….69
4.1.1 Setruktur organisasi, sistem dan prosedur, serta fungsi masing-masing bagian / Departemen………...69
4.2 Analisa sistem dan identifikasiprosedur………70
4.2.1 Analisa kebutuhan dokumen dan informasi……….72
4.2.2 Analisa kebutuhan informasi………73
4.3 pengembangan sistem dan prosedur………74
4.3.1 Bagan alir dokumen yang dirancang……….76
4.4 Diagram Arus data………..76
4.4.1 Context Diagram………..77
4.4.2 Bagan bejenjang………77
4.4.3 Diagram arus data………...79
4.4.4 Diagram arus data ( DAD) LEVEL 1………...80
4.4.4.1 Proses absensi karyawan………..80
4.4.4.2 Proses lembur karyawan………...81
4.4.4.3 proses penggajian………..81
4.4.4.4 Proses pembuatan laporan………82
4.5 entity relationship diagram………..83
4.5.1 relasi – relasi antar entity……….83
4.6 perancangan data base………87
4.7 desaien input………...88
4.8 verifikasi dan validasi computer………90
4.8.1 verifikasi program computer………90
4.8.2 validaasi rancangan sim penggajian dan pengupahan baru…..91
4.9 pembahasan………...91
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan………93
5.2 saran………...93 DAFTAR PUSTAKA
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN PENGGAJ IAN DI PT.RODA LANCAR ABADI
SIDOARJ O Oleh:
Dwi Anggor o ( 0832010014 )
ABSTRAKSI
Pada era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan profesional untuk mendukung keberhasilan perusahaan, yang tergantung pada keberhasilan manajemen. Keberhasilan manajemen tersebut tergantung pada tersedianya informasi yang relevan dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara sistematis dan praktis, maka perlu adanya Sistem Informasi Manajemen.
PT. RODA LANCAR ABADI adalah perusahaan yang bergerak di bidang
manufactur. Pada perusahaan ini absensi karyawan dan lembur masih dilakukan
secara manual pada departemen masing-masing, sehingga menyebabkan terlambatnya informasi absen dan lembur yang diberikan.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu Sistem Informasi yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik dari informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Perancangan Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen Penggajian selama ini.
Hasil perancangan sistem ini dengan menggunakan fingerprint, data base
microsoft access 2007 dan aplikasi visual basoc 6.0 dapat memperbaiki prosedur
penggajian menjadi lebih efisien karena adanya penyederhanaan dari 5 bagian menjadi 3 bagian pada sistem yang diusulkan serta adanya sistem informasi manajemen penggajian terkomputerisasi sehingga akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan sistem informasi on-line yang akurat, tepat waktu, dan relevan sehingga dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Kata kunci : Sistem Informasi Manajemen dan Penggajian ( Microsoft Accses,Visual
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belaka ng
Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini serta persaingan bebas yang terjadi, perusahaan atau instansi yang bermunculan harus mampu bekerja dengan cepat, tepat dan benar agar dapat terus bertahan dalam persaingan yang kompetitif. Disetiap perusahaan, pengelolaan dan pemanfaatan manusia sebagai aset perusahaan turut memberikan peran. Seringkali masalah yang dihadapi adalah perlunya penyimpanan database yang baik, pengarsipan dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan gaji pegawai. Untuk itu diperlukan suatu teknologi informasi yang di dalamnya memberikan sistem multifungsi sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya. Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen di segala bidang. Karena sistem informasi manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat dan fleksibel. sehingga informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya.
Penggajian sebagai subsistem dari manajemen personalia merupakan hal yang vital bagi PT.RODA LANCAR ABADI Sidoarjo, karena sangat berpengaruh terhadap produktivitas tenaga kerja. Sistem penggajian yang masih bersifat manual, yaitu dengan pencatatan langsung secara fungsinya akan mengakibatkan keterlambatan informasi absensi, lembur dan ijin kepada pimpinan, Dengan demikian, apabila manusia sebagai pelaksana mengalami kesalahan dalam satu titik saja maka akan berakibat buruk dan menimbulkan ketidak efektifan dalam pelaksanaan kerja. Hal ini dapat mengakibatkan kemunduran dalam hal penggajian karyawan, Dengan adanya kemunduran jadwal penggajian maka para pekerja akan menurun kinerjanya.
1.2 Per umusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka dapat dibuat perumusan masalah sebagai berikut : ”Bagaimana merancang Sistem Informasi
Manajemen Penggajian di PT.Roda Lancar Abadi Sidoarjo agar cepat, tepat,
akurat dan relevan ?”
1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih terarah pada pembahasan Sistem Informasi Manajemen penggajian di perusahaan, maka permasalahan perlu dibatasi sebagai berikut :
1. Sistem informasi yang dibuat akan menggunakan perangkat lunak pendukung sistem informasi tersebut.
2. Tidak dilakukan analisa biaya pengadaan perangkat kerasnya.
3. Analisa perancangan sistem informasi tidak dilakukan dari segi kelayakan ekonomi tetapi hanya menilai dari keuntungan– keuntungan terintegrasinya data salah satunya yaitu memudahkan administrasi bagian HRD dalam merekap data absensi dan lembur..
1.4 Asumsi-Asumsi
Agar penelitian ini memberikan hasil pembahasan sistem informasi manajemen yang baik, maka perlu diberikan suatu asumsi sebagai berikut :
1. Tidak terjadi kenaikan gaji selama penelitian
3. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan program aplikasi komputer
1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah “Merancang Sistem Informasi Manajemen
Penggajian di PT. Roda Lancar Abadi, sehingga informasi menjadi cepat,
tepat, akurat dan relevan ?”.
1.6 Manfaat Penelitian
Dengan Perancangan Sistem Informasi Manajemen ini diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai berikut :
1. Bagi Perusahaan
- Dapat menyederhanakan sistem kerja manual yang sekarang dengan sistem yang terkomputerisasi dan juga dapat meningkatkan tingkat ketelitiannya.
- Membantu pengambilan keputusan dalam proses pemilihan alternatif terbaik sebagai keputusan yang tepat.
- Membantu kelancaran operasi kerja.
- Dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan secara tepat, cepat, akurat dan sederhana dalam waktu yang singkat sehingga dapat menunjang proses pengambilan keputusan.
2. Bagi Penulis
- Sebagai bahan perbandingan teori dan praktek sehingga dapat menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis di masa mendatang.
- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Bagi Universitas
- Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi mahasiswa di masa yang akan datang.
1.7 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara sistematika adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini akan diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, asumsi–asumsi yang digunakan, mananfaat penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini akan diuraikan tentang cara mendapatkan data, data apa saja yang digunakan dalam perancangan sistem informasi manajemen, bagaimana cara mengolah data tersebut, hasil apa saja yang akan didapat setelah data tersebut diolah serta flowchart pemecahan masalah.
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini akan diuraikan mengenai analisa sistem, perancangan sistem, perancangan dan pengembangan sistem informasi, perancangan program komputer, implementasi program serta kelebihan penggunaan sistem informasi manajemen yang dirancang.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk perbaikan sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan saat ini.
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Sistem
2.1.1 Definisi Sistem
Sistem adalah seperangkat elemen yang saling berhubungan dan saling
tergantung, yang merupakan alat untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.Sebuah
sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama
untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.Berarti suatu sistem bukanlah
seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang
dapat dikenal saling melengkapi karena kesamaan maksud, tujuan dan sasaran.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponenya,
didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sebagai berikut : (HM. Jogiyanto,
2005:2)
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.”didefinisikan oleh Jerry FitzGerald (1981) sebagai
berikut:(HM. Jogiyanto, 2005: 2)
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Lebih lanjut Raymond Mecleod, Jr. mendefinisikan sistem sebagai
“ Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud
yang sama untuk mencapai suatu tujuan.”
Pendekatan suatu sistem dapat dijelaskan dengan sederhana sebagai
seperangkat elemen atau komponen atau subsistem yang digabungkan satu dengan
yang lainnya untuk suatu tujuan. Suatu subsistem adalah bagian dari sistem yang
lebih besar . Organisasi adalah sistem dan bagiannya (divisi, departemen, fungsi,
satuan dan sebagainya) adalah subsistem. Untuk menganalisis dan merencanakan
suatu sistem, analisa dan perancangan suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu
mengenai komponen atau elemen atau subsistem dari sistem tersebut.(Robert G.
Murdick, 1993 : 6)
2.1.2 Karakteristik Sistem
Dalam menganalisa suatu sistem, kita perlu memperhatikan karakteristik
sistem itu sendiri. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu,
yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary),
lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
(HM. Jogiyanto, 1990 : 3)
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya
saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau
elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai
sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih
besar yang disebut dengan supra system.Misalnya suatu perusahaan dapat disebut
dengan suatu sistem dan industri yang merupakan suatu sistem yang lebih besar dapat
disebut dengan supra system.Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka
perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.
2. Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan suatu sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari
sistem yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari suatu sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari
sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari
satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan
melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Sebagai contoh di dalam sistem computer, program adalah maintenance input yang
digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk
diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem
komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan
merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang
dibutuhkan.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku
akan mengolah data-data transaksi menjadi lapaoran keuangan dan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai
sasaran atau tujuan.
Gambar 2.1 Karakteristik sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 6)
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya
adalah sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005 : 6)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik.Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.Sistem fisik
adalah sistem yang ada secara fisik.Misalnya sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia.Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human- machine
system atau ada yang menyebut dengan man-machine system.Sistem informasi
merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan
komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic
system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat
diprediksi.Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti,
sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.Sistem komputer adalah
contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan
program-program yang dijalankan.Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi
masa depannya tidak dapat dipredeksi karena mengandung unsur probabilitas.
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya.Sistem terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem
ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau
subsistem yang lainnya.
2.2 Informasi
2.2.1 Definisi Infor masi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi, sehingga suatu sistem yang
kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya
berakhir.Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem
dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy.
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut :(HM. Jogiyanto,
1990 : 8)
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sumber informasi adalah data. Data harus dibedakan dengan informasi. Data
adalah fakta dan angka yang tidak digunakanpada proses keputusan, dan biasanya
berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan. Sebagai contoh sebuah
dokumen penunjang, buku besar, dan sebagainya yang terdiri dari material sumber
Informasi terdiri dari data yang telah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya
digunakan untuk tujuan informatif atau kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar
untuk peramalan atau pengambilan keputusan. (Robert G. Murdick, 1993 : 6)
Gambar 2.2 Transfor masi data menjadi informasi
(Sumber : Gordon B. Kerangka Dasar SIM Bagian I, LPPM Jakarta, 1984, hal 28)
2.2.2 Siklus Informasi
Data dapat dikatakan suatu bentuk yang masih mentah dari suatu sistem yang
masih masih membutuhkan pengolahan lebih lanjut.Data diolah menjadi suatu model
yang dapat menghasilkan suatu informasi.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,
yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah
data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat
suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut juga dengan
siklus informasi (information cycle). (HM. Jogiyanto, 1990 : 9)
Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing
Gambar 2.3. Siklus Informasi
(Sumber : John Burch, Gary Grudnitski, Information System Theory and Practice, Edisi keempat; New York: John Wiley & Sons, 1986, hal 4)
2.2.3 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga
hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan
relevan (relevance). John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari
informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar. Proses
(Model)
Input (Data)
Data (ditangkap)
Output (Informasi)
Penerima
Hasil Tindakan
Keputusan Tindakan Dasar
Gambar . 2.4. Pilar kualitas infor masi
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 10)
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan terjadi banyak gangguan (noise) yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat pada waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang tidak akan mencapai nilai lagi. Karena informasi merupakan
landasan di dalam mengambil keputusan.Bila pengambilan keputusan
terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.Dewasa ini mahalnya
diperlukan teknologi-teknologi mutahir untuk mendapatkan, mengolah dan
mengirimkannya.
3. Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya
informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan
perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada
ahli teknik perusahaaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi
untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan
untuk akuntan.
2.2.4 Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu
manfaat dan biaya mendapatkannya.(HM. Jogiyanto, 1990 : 11) Suatu informasi
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang dipergunakan
di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa
kegunaan.Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu
bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk
memperolehnya, karena sebagian informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di
dalam perusahaan.Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir
Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness
atau cost benefit.
2.3 Sistem Infor masi
2.3.1 Definisi Sistem Infor masi
Suatu sistem informasi dapat didefinisikan (Kertahadi, S. Endang, 1995 : 5)
sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga
bermanfaat bagi penerimanya. Definisi yang luas ini tidak saja mencakup informasi
manajemen yang tradisional (decision-input information) tetapi juga mencakup
pemrosesan data yang berkaitan dengan operasi yang bersifat rutin daripada suatu
sistem.
Sistem informasi juga didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe
Davis sebagai berikut :(HM. Jogiyanto, 1990 : 11)
“ Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
Bagi suatu perusahaan publik yang besar suatu sistem informasi yang
sederhana mungkin tidak cukup. Tuntutan-tuntutan kegiatan bisnis serta
tuntutan-tuntutan peraturan yang berlaku memerlukan dikembangkannya beberapa sistem
informasi guna menunjang kegiatan kegiatan sehari-hari serta dasar bagi
2.3.2 Komponen Sistem Infor masi
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa (HM. Jogiyanto,
1990 : 12) sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan
istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model
(model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok
basis data (database block) dan blok kendali. Sebagai suatu sistem keenam blok
tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu
kesatuan untuk mencapai sasarannya. Keterangan untuk masing-masing blok adalah
sebagai berikut
1. Blok Masukan(input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model(model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran(output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
4. Blok Teknologi(technology block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool- box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga
bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak
(software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data(database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu
disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih
lanjut.Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas.Organisasi basis data yang baik juga
berguna untuk efesiensi kapasitas penyimpanannya.Basis data diakses atau
dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut
dengan DBMS (Database Management System).
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya balam, api,
debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri.,
kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahandapat cepat langsung diatasi.
2.3.3 Tipe Sistem Infor masi
Sistem informasi sekarang tidak hanya sebagai pengumpul data dan
pengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan keuangan saja, tetapi
memiliki peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi
manajemen untuk fungsi-fungsi perencanaan, alokasi-alokasi sumber daya,
pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan dari sistem informasi memberikan
informasi kepada manajemen mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi di
dalam organisasi untuk menjadi suatu bukti yang berguna di dalam menentukan
tindakan yang akan diambil. Sistem informasi dapat menyediakan tiga macam tipe
informasi untuk tingkatan manajemen yang berbeda, yaitu : (HM. Jogiayanto, 2001:
69)
1. Informasi pengumpulan data (scorekeeping information)
Merupakan informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk
menjawab pertanyaan :”Am I doing well or badly?” (Apakah saya sudah
mengerjakan dengan baik atau belum ?). informasi ini berguna bagi manajer
bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.
2. Informasi pengarahan perhatian (attention directing information)
Merupakan informasi untuk membantu manajemen memusatkan perhatian pada
masalah-masalah yang menyimpan, ketidakberesan, ketidakefesienan dan
pertanyaan :”What problem should I look into?” (permasalahan apakah yang
seharusnya saya amati?). informasi ini akan membantu manajemen menengah
untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3. Informasi pemecahan masalah (problem solving information)
Merupakan informasi untuk membantu manajer atas mengambil keputusan
memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Informasi ini untuk menjawab
pertanyaan :”Of the several ways of doing the job, which is the best?”
(manakah yang terbaik dari beberapa cara melakukan pekerjaan?) problem
solving biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak
berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh
manajemen tingkat atas.
Gambar 2.5. Hubungan tipe informasi dan tingkatan manajemen
2.4 Sistem Infor masi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen ( Manajement Informasi System atau sering
dikenal dengan MIS)merupakan sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk
menyajikan informasi, guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan
keputusan didalam sebuah organisasi.
Menurut Gordon B Darwis, didefinisikan sistem informasi manajemen adalah
: “Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem manusia atau mesin yang terpadu
untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat
keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) dari computer, prosedur
pedoman, model-model analisa, perencanaan, pengendalian dan pengambilan
keputusan dan database”.
Semua sistem-sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi
kepada semua tingkatan informasi manajemen, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005: 16)
1. Manajemen tingkat bawah (lower level management)
Manajemen tingkat bawah atau operating manajemen yaitu tempat
berlangsungnya operasi perusahaan.
2. Manajemen tingkat menengah (middle level manjement)
Manajemen tingkat menengah yang berarti bahwa tanggung jawab untuk
melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.
Manajemen tingkat atas atau executive management yang berarti bahwa segala
keputusan yang diambil akan mempengaruhi pada seluruh organisasi yang akan
datang.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen merupakan
kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang
berguna dalam semua tingkatan manajemen. Tujuan suatu sistem informasi
manajemen adalah menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan pada
perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi suatu
perusahaan serta menyajikan sinergi organisasi pada proses.(Robert G. Murdick, 1993
: 7)
2.5 Organisasi dan Infor masi
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam
kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara
keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat
diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga fungsi
tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan.
Dalam sebuah organisasi, informasi diibaratkan sebagai sistem urat syaraf.
Struktur organisasi dan kebutuhan akan informasi saling berkaitan secara mutlak.
Informasi juga mempengaruhi penyusunan organisasi melalui cara mendesain sistem
informasinya. Sistem informasi ini harus selaras dengan struktur organisasi dan
menurut arus informasi dan faktor – faktor informasi yang dipilih untuk
merencanakan dan mengendalikan prestasi kerja.
Gambar 2.6. Organisasi sebagai sistem informasi
(Sumber :Robert G. Murdick dkk, Sistem informasi untuk manajemen modern, edisi ketiga, Erlangga, Jakarta,1993, hal 83 )
2.6 Pengembangan Sistem
2.6.1 Per lunya Pengembangan Sistem
Sistem dikembangkan untuk medukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan
pengambilan keputusan. Oleh karena itu pengembangan sistem berawal dari suatu
kebutuhan untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi. Pengembangan sistem
dapat berarti suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
a. Ketidakberesan.
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem tersebut
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidak beresan ini
dapat berupa :
- Kecurangan-kecurangan yang disengaja sehingga menyebabkan kurang
amannya kebenaran dari data perusahaan;
- Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat
menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin;
- Tidak efesiennya operasi;
- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
b. Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru.Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak
efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua
kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).
Organisasi mulai merasakan bahwa teknilogi informasi ini perlu digunakan
untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam
proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh pihak manajemen.
Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efesiensi waktu sangat
disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat
memanfaatkannya, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi ini,
maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing.
3. Adanya instruksi-instruksi(directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena ada instruksi-instruksi
dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti peraturan
pemerintah.Karena adanya permasalahan tersebut, maka sistem yang baru perlu
dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul,
meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang
diberikan.
Gambar 2.7 Pengembangan sistem
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005: hal 37)
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan
berhubungan dengan PIECES(performance, information, economy, control, efficiency
dan service), yaitu sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 1990 : 38)
1. Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru
sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan
response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan
suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara
dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk
menanggapi pekerjaan tersebut.
2. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang
disajikan.
3. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau
keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4. Control (pengendalian), peningkatan pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang akan
terjadi.
5. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda
dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya
yang digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber
daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi
dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh
2.6.2 Prinsip Pengembangan Sistem
Beberapa prinsip utama di dalam proses pengembangan sistem adalah
sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 1990 : 38)
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
Sistem yang dikembangkan harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan
oleh manajemen.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Sistem informasi yang akan dikembangkan membutuhkan modal yang tidak
sedikit, apalagi digunakannya teknologi yang muktahir.
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Dalam pengembangan sistem informasi sangat memerlukan orang terdidik yang
dapat mengetahui permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap
solusi-solusi yang mungkin dilakukan.
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan system.
Sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus di buat terlebih
dahulu skedul atau jadwal kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan
tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan
sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan
anggaran yang direncanakan.
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
Prinsip ini kelihatan bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidak
menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan dan langkah-langkah ini
dapat saja tidak harus urut, tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama.
6. Jangan takut membatalkan proyek
Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang
harus dievaluasi dengan cermat.Apabila memang suatu proyek terpaksa harus
dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan
dengan tegas.
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja adalah salah satu hal yang
sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analisis sistem.
Dokumentasi harus dibuat pada waktu proses dari pengembangan sistem itu
sendiri masih dalam proses, karena dokumentasi ini dapat dihasilkan dari hasil
kerja tiap-tiap langkah di pengembangan sistem.
2.6.3 Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai
berikut ini. (HM. Jogiyanto, 1990 : 53)
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi
yang digunakan).
Pendekatan klasik merupakan lawan dari pendekatan terstruktur. Metodologi
pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan
di sistem life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pendekatan sistem akan
hal ini berjalan dengan baik karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman
lebih lanjut tentang bagaimana melakukan tahapan tersebut secara lebih
terperinci. Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analisis
sistem tambahan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem di
samping tetap mengikuti ide dari sistem life cycle.
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang
akan dicapai)
Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang
menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Kegiatan atau
aplikasi yang dipilih dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem
informasi atau tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Yang
diperhatikan hanya sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja. Pendekatan
sistem ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari
organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi saja.
3. pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara
menentukan kebutuhan dari sistem)
Pendekatan bawah-naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah
organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini
dimulai dari dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi
dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan
transaksi tersebut. Pendekatan ini menekankan pada data yang akan diolah
terlebih dahulu, informasi yang dihasilkan menyusul mengikuti datanya.
yaitu perencanaan strategi. Dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan
kebijaksanaan organisasi kemudian diikuti dengan dilakukannya analisis
kebutuhan informasi yang dilanjutkan dengan pemrosesan transaksi.
4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara
mengembangkannya)
Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan
sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini kurang tepat diterapkan
pada sistem yang komplek sehingga akan sulit untuk dikembangkan.
Pendekatan moduler berusaha mencegah sistem yang rumit menjadi beberapa
bagian atau modul yang sederhana, sehingga akan lebih mudah dipahami atau
dikembangkan.
5. Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari
teknologi yang akan digunakan)
Pendekatan lompat jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak
dengan menggunakan teknologi canggih. Banyak mengandung resiko karena
perkembangan komputer yang cepat memerlukan investasi yang seketika.
Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk
aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan akan terus dikembangkan pada periode
berikutnya sesuai dengan kebutuhan.
2.6.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Daur atau siklus dari pengembangan sistem merupkan suatu bentuk yang
tersebut dalam proses pengembangan. Tahapan utama siklus hidup pengembangan
sistem digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
(Sumber : Jogiyanto, Analisis Dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, Edisi kesatu; Andi Yogyakarta, 1990, hal 52)
2.6.4.1 Tahap perencanaan sistem (system planning)
Perencanaan sistem merupakan langkah awal yang memberikan pedoman
dalam melakukan pengembangan sistem informasi yang harus sejalan dengan arah,
2.6.4.2 Tahap analisis sistem (analysis system)
Tahap ini merupakan tahap penguraian dari suatu sistem informasi yang
utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendefinisikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikannya.
Analisa sistem (sistem analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut: (HM.
Jogiyanto, 2005: 129)
Suatu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan untuk kemudian dapat diusulkan
perbaikannya.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-lankah dasar yang harus
dilakukan oleh sistem sebagai berikut :
a. Identify (mengidentifikasi masalah)
Langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat
diidentifikasikan sebagai suatu pernyataan yang ini dipecahkan.
b. Understand (memahami kerja dari sistem yang ada)
Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem
yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data
yang diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Analisis sistem dapat
yaitu dengan cara wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan
sample.
c. Analyze (menganalisis hasil penelitian)
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil
penelitian yang telah dilakukan.Menganalisis hasil penelitian sering sulit
dilakukan analisis sistem yang masih baru mencoba untuk memecahkan
masalah tanpa menganalisisnya.
d. Report (membuat laporan hasil analisis)
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari
analisis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini
diserahkan kepada steering commite yang nantinya akan diserahkan ke pihak
manajemen.
2.6.4.3. Tahap perancangan sistem (design system)
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analisis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem.
Perancangan sistem dibagi dalam dua bagian, antara lain :
a. Perancangan sistem secara umum atau konseptual, perancangan logika
atau secara makro.
Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi
dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk
pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, input, output,
database, teknologi dan control.
2.6.4.4 Tahap implementasi sistem (system implementation)
Tahap ini menerapkan sistem baru untuk menggantikan sistem lama. Selain
itu untuk menjaga sistem, diperlukan perawatan sistem karena berkaitan dengan
penggembangan teknologi perangkat lunak dan perangkat keras serta perkembangan
itu sendiri.
2.6.5 Analis Dan Pemr ogram Sistem
Analis sistem (systems analysis) adalah orang menganalisis sistem
(mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan
pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan, sedangkan
pemrogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu
aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh analis sistem
(HM. Jogiyanto, 1990 : 64).
Analis sistem merupakan orang yang tepat untuk mengembangkan sistem
informasi ini berdasarkan kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan oleh pemakai
sistem, sedang pemrogram yang akan membuat program aplikasinya. Terdapat
perbedaan tanggung jawab antara analis sistem dan pemrogram sistem, akan tetapi
sebaliknya ada juga pemrogram yang melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh
analis sistem.
2.6.6 Alat-alat Pengembangan Sistem
Alat-alat yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah berupa suatu
gambar atau diagram atau grafik, data dictionary, structured English, pseudocode,
serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk gambar atau grafik
diantaranya adalah sebagai berikut ini.
a. HIPO diagram, digunakan di metodologi HIPO dan metodologi yang
lainnya.
b. Data flow diagram, digunakan di metodologi structured system analysis and
design.
c. Structured chart, digunakan di metodologi structured system analysis and
design.
d. SADT diagram, digunakan di metodologi SADT.
e. Warnier/Orr diagram, digunakan di metodologi Warnier/Orr
f. Jackson’s diagram, digunakan di metodologi Jackson System Development.
Alat-alat lain yang digunakan dan sifatnya umum adalah suatu bagan.Bagan
dapat diklasifikasikan sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 1990 : 63)
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas
a. Bagan alir sistem
- Bagan alir logika program
- Bagan alir program komputer terinci
c. Bagan alir kertas kerja
d. Bagan alir hubungan database
e. Bagan alir proses
f. Gantt chart
2. Bagan untuk menggambarkan tata letak
3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil
a. Bagan distribusi kerja
b. Bagan organisasi
2.6.6.1 Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow)
didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan untuk alat
bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.Bagan alir ini terbagi menjadi:
a. Bagan Alir Sistem
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
keseluruhan sistem.Bagan ini dijelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang
ada didalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan sistem.
Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak
Simbol dokumen
Simbol kegiatan manual
Simbol kegiatan offline
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer
Menunjukkan pekerjaan manual
File non komputer yang diarsipkan dapat berupa urut angka, urut huruf, urut tanggal
Simbol kartu plong
Simbol proses
Simbol operasi luar
Simbol pengurutan offline
Menunjukkan input/output yang menggunakan kartu plong
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
Menunjukkan operasi yang dilakukan diluar proses operasi komputer
Simbol pita magnetik
Simbol hard disk
Simbol disket
Menunjukkan input/output menggunakan pita magnetik
Menunjukkan input/output menggunakan hard disk
Menunjukkan input/output menggunakan disket
Simbol drum magnetik
Simbol pita kertas berlubang
Simbol keyboard
Simbol display
Menunjukkan input/output mengunnakan drum magnetik
Menunjukkan input/output menggunakan pita kertas berlubang
Menunjukkan input yang mengunakan on-line keyboard
Gambar 2.9. Simbol-simbol yang digunakan dibagan alir system
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 796)
b. Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir atau paperwork flowchart
merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk
tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini mengunakan simbol-simbol yang
sama dengan yang digunakan didalam bagan alir sistem.
Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol-simbol sebagai
berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 796)
a. Simbol Dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses
manual, mekanik atau computer Simbol sim
bol garis akhir
Simbol penghubung
Menunjukkan arus proses
b. Simbol Kegiatan Manual
Menunjukkan pekerjaan manual
c. Simbol Simpanan Offline
Adalah file non-komputer yang diarsip urut nomor (numerical)
Adalah file non-komputer yang diarsip urut huruf (alfabetical)
Adalah file non-komputer yang diarsip urut tanggal
(cronological)
d. Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
e. Simbol Hard disk
Adalah simbol yang menunjukkan input atau output
menggunakan hard disk.
f. Simbol Diskette
Menunjukkan input atau output menggunakan diskette
g. Simbol Keyboard
Menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard
N
A
h. Simbol Penjelasan
Menunjukkan penjelasan dari suatu proses
i. Simbol Penghubung
Menunjukkan penghubung yang masih menjadi satu halaman
Menunjukkan penghubung ke halaman lain
j. Simbol Keputusan
Menunjukkan adanya penyeleksian kondisi
k. Simbol Display
Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor
l. Simbol Garis Alir
Menunjukkan arus dari proses
m.Simbol Titik Terminal
Menunjukkan awal dan akhir suatu proses
Gambar 2.10 Simbol yang digunakan di bagan alir dokumen
c. Bagan Alir Skematik
Bagan alir skematik merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu
untuk menggambarkan prosedur didalam sistem.Perbedaannya adalah, bagan alir
skematik selain mengunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga mengunakan
gambar-gambar komputer dan peralatan yang digunakan.Maksud penggunaan
gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang
paham dengan simbol-simbol bagan alir.Penggunaan gambar-gambar ini
memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarkannya.
d. Bagan Alir Program
Bagan alir program merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci
langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir
sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan simbol-simbol sebagai
berikut :
Simbol input/output
Simbol input/output digunakan untuk mewakili data input/output
Simbol proses
Simbol proses digunakan untuk mewakili suatu proses
Simbol garis alir
Gambar 2.11. Simbol-simbol yang digunakan dibagan alir pr ogr am
(Sumber : Jagianto, Analisis dan Desain Sistem Informasi , 1990, hal 796)
Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu, bagan alir logika
program dan bagan alir program komputer terinci.Bagan alir logika program
digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah didalam program komputer
secara logika.Bagan alir program ini dipersiapkan oleh analisis sistem.Bagan alir Simbol penghubung
Simbol keputusan
Simbol proses terdefinisi
Simbol persiapan
Simbol titik terminal
Simbol penghubung digunakan untuk menunjukkan sambungan dari bagan alir yang
terputus dihalamannya yang masih sama atau halamannya lainnya
Simbol keputusan digunakan untuk penyeleksian kondisi didalam program
Simbol keputusan digunkan untuk menunjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan
ditempat lain
Simbol persiapan digunakan untuk memberi nilai awal suatu besaran
program komputer terinci digunakan untuk menggambarkan intruksi-intruksi
program komputer secara terinci.Bagan alir ini disiapkan oleh pemrogram.
2.6.6.2 Diagram Arus Data (DAD) atau Data Flow Diagr am (DFD)
Diagram arus data merupakan gambaran suatu sistem yang telah ada atau
sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan
sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (file kartu,
microfiche, hard disk, tape, diskette, dan sebagainya). DAD merupakan alat yang
digunakan pada metodologi pengembangan sistem terstruktur (structured analysis
and design). DAD merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat
menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas.Lebih lanjut
DAD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Beberapa simbol yang
digunakan di DAD antara lain :
1. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)
Kesatuan luar merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang
akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar
dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau kotak dengan sisi kiri dan
atasnya membentuk garis tebal.Kesatuan luar dapat diberi identifikasi dengan
2. Arus Data
Arus data (data flow) di DAD diberi simbol sutu panah. Arus data ini mengalir
diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus
data dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses
sistem. Arus data sebaliknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama
dari arus data dituliskan disamping garis panah.
3. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan
arus data yang akan keluar dari proses. Untuk Physical Data Flow
Diagram(PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer,
sedang untuk Logical Data Flow diagram (LDFD), suatu proses hanya
menunjukkan proses dari komputer. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan
simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan
sudut-sudutnya tumpul.
Gambar 2.12. Notasi Proses DAD
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 705)
Atau Identifikasi
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini :
a. Identifiksi proses
Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan
dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol proses.
b. Nama proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari
proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari
proses biasanya berbentuk suatu kalimat diawali dengan suatu kata kerja
(misalnya, menghitung, membuat, membandingkan, memverikasi,
mempersiapkan merekam, dan lain sebagainya). Nama dari proses diletakkan
dibawah identifikasi proses disimbol proses.
c. Pemroses
Untuk DAD yang menunjukkan proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi
juga proses manual, seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin dan lain
sebagainya, maka pemroses harus ditunjukkan. Pemroses ini menunjukkan siapa
atau dimana suatu proses dilakukan. Untuk PDFD yang prosesnya hanya
menunjukkan proses komputer saja, maka pemroses dapat disebutkan. Untuk
PDFD bila pemroses akan disebutkan dapat juga untuk menyebutkan nama dari
program yang melakukan prosesnya. Keterangan pemroses ini disimbol proses
Identifikasi proses
Nama proses
Pemroses
Gambar 2.13. Penjelasan di Simbol Pr oses
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 705)
4. Simpanan data
Simpanan data merupakan dari data yang dapat berupa :
a. Suatu file atau database di sistem komputer.
b. Suatu arsip atau catatan manual.
c. Suatu kotak tempat data dimeja seseorang.
d. Suatu table acuan manual.
e. Suatu agenda atau buku.
Simpanan data di DAD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horizontal
pararel yang tertutup disalah satu ujungnya.
1
Gambar 2.14. Simbol dari simpanan data di DAD
(Sumber: Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis, ANDI, Yogyakarta, 2005, hal 705)
Nama dari data store menunjukkan nama dari filenya, misalnya file
langganan, fiel hutang, file arsip faktur dan lain sebagainya. Untuk DAD supaya
memperjelas simpanan data ini, penjelasan mengenai data media dari simpanan data
perlu dicantumkan seperti misalnya buku atau arsip, atau suatu kotak dan lain
sebagainya. Sedang untuk LDFD, penjelasan ini dapat digunakan untuk identifikasi
dari simpanan data yang berfungsi sebagai acuan dalam merancang data base.
2.6.6.2 Bentuk Diagr am Arus Data (DAD)
Terdapat dua bentuk diagram arus data, yaitu : (HM. Jogiyanto, 2005: 712)
1. Diagram Arus Data Fisik (DADF)
Yaitu lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, dan lebih
tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada (sistem lama).
Dengan menggunakan DADF, bagaimana prose-proses dari sistem yang ada alan
lebih dapat digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai sistem, sehingga
analisis akan dapat memperoleh gambaran yang jelas bagaimana sistem tersebut
bekerja.
2. Diagram Arus Data Logika (DADL)
Yaitu menekankan pada proses-proses yang terdapat didalam sistem dan lebih
tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang baru. DADL lebih tepat
digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru).
Karena sistem yang diusulkan belum tentu diterima oleh pemakai sistem dan
biasanya sistem yang diusulkan terdiri dari beberapa alternatif, maka
penggambaran sistem secara logika terlebih dahulu tanpa berkepentingan dengan
penerapannya secara fisik akan lebih mengena dan menghemat waktu
penggambarannya dibandingkan dengan DADF. Untuk sistem komputerisasi,
penggambaran DADL yang hanya menunjukkan kebutuhan proses dari sistem
yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses yang digambarkan hanya
merupakan proses-proses secara komputer saja.
2.6.6.3 Diagr am ER (Entity Relationship)
Entity Realtionship Diagram (Diagram ER) adalah peralatan pembuatan
model data yang paling fleksibel, dapat diadaptasikan untuk berbagai pendekatan
yang mungkin diukur dalam pendekatan sistem. Diagram ER digunakan untuk
mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan
relationship dan menggambarkan obyek data dan hubungan diantara
obyek-obyek data tersebut.atribut yang merupakan ciri-ciri atau karakteristik entity tersebut.
Sedangkan relationship adalah hubungan antar entity, fungsinya hubungan
yang mewujudkan penataan antar entity. Terdapat empat macam relationship :
