38 BAB III Tinjauan Umum
3.1 Profil Unit Kerja
3.1.1 Struktur Organisasi
3.1.2 Sejarah
Dinas komunikasi dan informatika kabupaten subang merupakan suatu bagian dari pemerintahan daerah tepatnya pemerintahan Kabupaten Subang yang mana tercatat dalam undang-undang :
1. Undang-undang Nomor 14 tahun 1950 tentang pembentukan daerah-daerah kabupaten dalam Lingkungan propinsi Jawa Barat, sebagaimana tekah diubah dengan undang-undang nomor 4 tahun 1968, tentang pembentukan Kabupaten Purwakarta dan Kabupaten Subang, dengan mengubah undang- undang Nomor 14 tahun 1950 tentang pembentukan Daerah-Daerah Dalam lingkungan propinsi jawa barat
2. Undang-undang Nomor 5 tahun 2014 tentang Apratur Sipil Negara : Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika
39
3. Undang-undang Nomot 23 tahun 2014 tentang pemerintah daerah : 4. Peraturan Pemerintah Nomor 18 tahun 2016 tentang perngkat daerah : 5. Peraturan daerah Kabupaten Subang Nomor 7 Tahun 2016 tentang
pembentukan dan susunan Perangkat Daerah Kabupaten Subang :
6. Peraturan Bupati Subang Nomor 32 Tahun 2016, tentang susunan Organisasi Perangkat Daerah dinas.
3.1.3 Tugas dan Fungsi Unit Kerja
Diskominfo mempunyai tugas pokok membantu bupati melaksanakan urusan pemerintahan dibidang Kmunikasi dan Informatika yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan yang diberikan kepadda pemerintah Kabupaten.
Adapun tugas dan fungsi unit kerja dari Dnas Komunikasi dan Informatika pemerintahan Kabupaten Subang Jawa Barat yang diuraikan penjelasannya dibawah ini:
a. Kepala Dinas mempunyai tugas pokok merencanakan, mongorganisir, melaksanakan, mengendalikan serta melaporkan kegiatan dinas dalam melaksanakan Sebagian urusan Informatika serta tugas pembantuan yang di tugaaskan Bupati
b. Secretariat mempunyai tugas pokok menyelanggarakan pelayanan administrative, kordianasi dan pengendalian internal lingkup kesekretariatan yang melipiti perencanaan, evaluasi, pelaporan, pengolahan administrasi umum dan kepegawaian serta keuangan dan barang daerah.
c. Sub bagian perencanaan, evaluasi dan pelaporan mempunyai tugas pokok penyiapan dan penyusunan bahan perencanaan kegiatan serta penyiapan dan penyusunan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program kerja dinas komunikasi dan informatika,
d. Sub bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas pokok menyelenggarakan urusan surat menyurat, kearsipan, penggandaan,
40
rumah tangga, administrasi perjalanan dinas, pengolahan perpustakaan dinas serta pengolahan administrasi kepegawaian.
e. Sub bagian Keuangan dan Barang Daerah mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan dan pengelolaan Barang daerah
f. Bidang Informasi dan Komunikasi Publik (IKP) mempunyai tugas pokok melaksanakan penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan penyusunan norma, stadar, prosedur, dan kriteria, dan pemberian bimbingan teknis dan supervisi serta pemantauan di lingkup pemerintah daerah pengelolaan informasi untuk mendukung kebijakan nasional dan pemerintah daerah, serta pelayanan informasi dan komunikasi public (IKP) di Kabupaten Subang
g. Seksi pengolaan informasi mempunyai tugas pokok melaksanakan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria serta pemantauan evaluasi dan pelaporan dibidang pengolahan Informasi Pubblik.
h. Bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi dan Persandian mempunyai tugas pokok melaksanakan penyiapan, rumusan dan pekaksanaan kebijakan penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria dan pelaporan di bidang layanan infrastruktur dasar data center, Disaster Recovery Center dan teknologi informasi dan komunikasi, layanan pengembangan layanan internet, penggunaan akses internet, persandian dan keamanan informasi. Bidang teknologi Informasi dan Komunikasi dan Persandian terdiri atas :
1) Seksi Infrastruktur dan Teknologi 2) Seksi Persandian
3) Seksi Keamanan Informasi
i. Bidang Layanan e-Govermen mempunyai tugas pokok melaksanakan penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma,
41
standar, prosedur dan kriteria, layanan pengembangan intranet dan penggunaan akses internet, layanan manajemen data dan informasi e- Government integrasi layanan public dan kepemerintahan. Layanan keamanan informasi e-Government layanan system komunikasi intra pemerintah Kabpuaten Subang
2. FUNGSI a. DINAS
1) Perumusan kebijakan teknis dibidang Komunikasi dan Informatika
2) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum dibidang Komunikasi dan Informatika sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Bupati
3) Pembinaan dan pelaksanaan kegiatan dibidang Komunikasi dan Informatika
b. Kepala DInas
1) Perumusan, penetapan kebijakn teknis dibidang Komunikasi dan Informatika
2) Penyelelangaraan kebijakan teknis dibidang komunikasi dan informatika
3) Penyampaian telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan kepala daerah
c. Sekretariat
1) Penyusunan program kerja secretariat
2) Pembinaan pelaksanaan perencanaan , evaluasi dan pelaporan administrasi umum dan kepegawaian serta keuangan dan barang daerah
3) Perumusan perencanaan, evaluasi dan pelaporan dinas 4) Penyelenggraan administrasi keuangan dan barang daerah 5) Pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan
42
6) Perumusan rancangan dan pendokumentasian perundang- undangan, pengolaan perpustakaan dan hubungan masyarakat
d. Bidang Informasi dan Komunikasi Publik
1) Pengkordinasian penyusuanan perjanjian kinerja lingkup bidang informasi dan komunikasi
2) Penyampaian telaah staf sebagai bahan pertimbangan pengammbilan kebijakan kepala dinas
3) Perumusan kebijakan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, petunjuk teknis, dan evaluasi dibidang informasi dan komunikasi
4) Pelaksanaan pemrosesan teknis perizinan/rekomendasi sesuai bidangnya
5) Pelaksanaan pemantauan dan evalusai pelaksanaan kegiatan bidang Pengolahan informasi dan Komunikasi publik
e. Bidang Teknologi informasi dan Komunikas dan Persandian
1) Penyusun rencana kegiatan seksi infrastruktur dan teknologi 2) Penyelenggaraan layanan pengembangan dan
penyelenggaraan data center dan disaster discovery center 3) Penysusunan rencana kegiatan persandian
4) Pelaksanaan penyusunan bahan kebijakan teknis bidang persandian
5) Pelaksanaan layanan jamming f. Bidang layanan e-Government
1) Penyusunan program kerja bidang layanan e-Government 2) Perumusan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk
pelaksanaan layanan e-Government
43
3) Pengkorddinasian penyusunan stanndar operasional prosedur (SOP) bidang Layanan e-Government
4) Penyusunan laporan hasil pelaksanaan kegiatan di bidang layanan e-Government
5) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan g. Bidang statistic
1) Penyusunan program kerja bidang Statistik 2) Perumusan kebijakan di bidang statistik
3) Penyelenggaraan kordinasi, integrasi dan sinkronisasi dibidang statistik
4) Penyusunan laporan hasil pelaksanaan kegiatan di bidang statistik
3.2 Proses Bisnis Yang Berjalan
Analisa system yang berjalan pada dinas komunikasi dan informatika kabpaten subang, masih menggunakan system aplikasi kantor yaitu Microsoft excel dimulai pengolaan data inventaris barang, dan proses penyimpanan yang masih disimpan pada arsip berikut BPNM sistem berjalannya :
Gambar 3. 2 BPNM Sistem Lama
44 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem
Seiring perkembangan teknologi maka kebutuhan informasi pun memerlukan pengembangan guna menyesuaikan perkembangan teknologi dan dapat berfungsi secara maksimal agar informasi yang dihasilkan bersifat akurat, relevan dan juga tepat waktu.
Setelah mengamati dan meneliti dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, terdapat beberapa Analisa kebutuhan dari masalah yang dihadapi, anatara lain :
1. Diperlukan sistem yang mencakup seluruh kegiatan sistem manajemen aset sehingga tidak ada lagi kegiatan konvensional (paperless).
2. Sistem yang diperlukan mampu memberikan informasi yang akurat tentang jumlah barang yang tersedia, pindah hilang, dan tempat aset
3.3.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan pernyataan layanan system yang harus disediakan, bagaimana system harus bereaksi terhadap input tertentu dan bagaimana system harus berperilaku dalam situasi tertentu. Sebagai contoh adalah bagaimana system beroperasi terhadap input, informasi atau bentuk informasi yang bagaimana yang harus ditampilkan, dan sebagainya.
Berikut adalah beberapa kebutuhan fungsional yang harus dipenuhi oleh system, dalam hal ini adalah system manajemen aset Dinas Komunikasi dan Informatika :
45
Tabel 3. 1 Kebutuhan Fungsional
3.3.2 Kebutuhan Nonn fungsional
Kebutuhan non fungsional adalah persyaratan yang tidak langsung berhubungan dengan fungsi spesifik yang disediakan oleh system, biasanya kebutuhhan non fungsional ini akan muncul setelah system tersebut dibangun.
Kita akan mengetahui keandalan system tersebut. Berikut daftar beberapa kebutuhan non fungsional yang nanti harus dipenuhi oleh sistem.
Nomor SRS
Deskripsi
USER
SRS-F 01 Sistem Dapat Memproses Login
SRS-F 02 Sistem Dapat mengInput data barang
SRS-F 03 Sistem Dapat menginput Kondisi
SRS-F 04 Sistem Dapat Menginput Kategori
SRS-F 05 Sistem Dapat Menginput Ruang Admin
SRS-F 06 Sistem Dapat Menambahkan User
SRS-F-07 Sistem Dapat Mencetak Laporan
46
1) Analisis kebutuhan Perangkat Lunak
Analisis perangkat lunak terdiri dari spesifikasi minimum perangkat lunak yang dipakai dalam membangung system dan mengemplementasikan aplikasi inventaris barang asset ini yaitu:
Tabel 3. 2 Tabel Kebutuhan Perangkat Lunak
e b u t u h a n
P
2) Analisis kebutuhan perangkat keras
Tabel 3. 3 Tabel Kebutuhan Perangkat Keras No Kebutuhan Keterangan Fungsi 1 Sistem
Operasi
Windows 10 Sebuah Sistem Operasi yang dipakai untuk menjalankan software
2 Aplikasi Browser Menampilkan program Xampp 8.1.1 Web Server
Visual Studio Code
Text Editor
MySQL Database
phpMyAdmin versi 5.1.1
Database Tools
PHP Bahasa Pemrograman
No Nama Hardware Spesifikasi Jml
1 Sebuah Perangkat PC/Laptop Processor AMD A4 keatas , Ram 4 GB ke atas, Hardisk 500 GB, Monitor
1
47 3.4 Analisis Sistem Baru
3.4.1 BPNM Diagram Baru
Dalam menganalisa usulan prosedur yang baru pada penelitian ini digunakan program draw.io for UML enterprise untuk menggambarkan BPNM Diagram, activity diagram, squance diagram, dan class diagram. Dalam sistem yang di usulkan terdapat 3 aktor yaitu Pegawai, Subag barang dan Aset, dan Pimpinan. Berikut BPNM diagram baru :
3.4.2 Use Case Diagram
Diagram Use Case merupakan gambaran atau representasi dari interaksi yang terjadi antara system dan lingkungan nya. Use case adalah Teknik penemuan kebutuhan perangkat lunak yang dikenalkan pertama kali dalam metode pendekatan
Gambar 3. 3 BPNM SIstem Baru
48
berbasis objek yang dikembangkan oleh Jacobson dan Kawan-kawan pada tahun 1990an. Berikut usecase baru yang di usulkan.
1. Definisi Aktor
Tabel 3. 4 Definisi Aktor
No Aktor Deskripsi
1. Admin Admin dapat menampilkan data seluruh yang di inputkan oleh user, menambhakan user dan menampilkan laporan 2. User User dapat menginput data barang, kategori, kondisi, dan
ruang.
Gambar 3. 4 Use Case Diagram
49 2. Definisi Usecase
Tabel 3. 5 Definisi Usecase No Use case Deskripsi
1. Login Login merupakan proses pengecekan hak akses pengguna. Pengguna dapat menjalankan fungsi-fungsi yang tersedia sesuai hak akses yang dimiliki.
2. Kelola Barang Merupakan proses pegawai melakukan pengingputan data aset dan pengingputan user baru
3. kategori Kategori merupakan proses penginpitan data aset sesuai dengan daftar kategori yang ada, seperti bangunan, barang,dan kendaraan.
4. Ruang Ruang merupakan proses penginputan data ruang pada setiap barang
5. Kondisi Kondisi merupakan proses penginputan data barang untuk mensortir barang yang Baik, kurang baik, dan rusak 6. User User Merupakan Proses admin melakukan penginputan
User baru yang akan memroses penginputan Baranag, kondisi, kategori, dan ruang
7. Laporan Proses ini merupakan proses admin melakukan mencatak laporan
3.4.3 Usecase Diagram Turunan Menu Kelola Barang
Gambar 3. 5 Usecase Diagram Menu Kelola Barang
50
3.4.4 Usecase Diagram Menu turunan Ruang
3.4.5 Usecase Diagram turunan menu Kondisi
Gambar 3. 6 Usecas Diagram Menu Ruang
Gambar 3. 7 Usecase Diagram turunan Menu Kondisi
51
3.4.6 Usecase Diagram Turunan Kategori
3.4.7 Usecasae Diagram Turunan User
Gambar 3. 8 Usecase Diagram Turunan Menu Kategori
Gambar 3. 9 Usecase Diagram Turunan User
52
3.4.8 Usecase Diagram Turunan Cetak Laporan
1. Skenario Use case Login (Pegawai dan Admin)
Tabel 3. 6 Skenario Usecase Login User/Aktor Admin, pegawai
Kondisi Awal Aktor telah membuka halaman login Kondisi Akhir Admin, Pegawai berhasil Login
Aliran Kejadian Utama
No. Aktor Sistem
1.
Aktor Login dengan username dan password yang sudah didaftarkan
Sistem melakukan validasi username dan password, jika benar sistem akan menampilkan Kelola – kelola sesuai role yang dimiliki. Jika salah akan kembali ke halama Login dengan notifikasi
Gambar 3. 10 Usecase Diagram Turunan Cetak Laporan
53
2. Skenario Use Case Diagram Kelola User (Admin)
Tabel 3. 7 Skenario Usecase Diagram User Use Case Name User
Actor Admin
Description Aktivitas ini menggambarkan kegiatan mengisi form daftar User
Precondition User di daftarkan oleh admin
Trigger Aktivitas ini dilakukan setelah actor menekan tombol Tambah User
Typical Course of Events
Actor Action System Response
1: Klik Kelola user 3: Input data user
2: Menampilkan halaman form tambah user Alternate
Courses
-
Conclusion Use berhasil terdaftar
Postcondition User berhasil didaftarkan dan masuk ke halaman login.
3. Skenario Use Case Diagram Keloala Input barang
Tabel 3. 8 Skenario Usecase Kelola data barang Use Case Name Data Barang
Actor user
Description Aktivitas ini menggambarkan kegiatan mengisi form data barang
Precondition Input barang
Trigger Aktivitas ini dilakukan setelah actor menekan tombol input barang
Typical Course of Events
Actor Action System Response
1: Klik input barang 3: Input data barang
2: Menampilkan halaman form tambah barang
Alternate Courses
-
Conclusion barang berhasil di input
54
Postcondition Data barang berhasil disimpan di database
4. Skenario Use Case Diagram Input Ruang
Tabel 3. 9 Skenario Usecase input Ruang Use Case Name DataBarang
Actor user
Description Aktivitas ini menggambarkan kegiatan mengisi form input ruang
Precondition Input ruang
Trigger Aktivitas ini dilakukan setelah actor menekan tombol input ruang
Typical Course of Events
Actor Action System Response
1: Klik input ruang 3: Input data ruang
2: Menampilkan halaman form tambah ruang
Alternate Courses
-
Conclusion Ruang berhasil di input
Postcondition Data ruang berhasil disimpan di database
5. Skenario Use Case Diagram input Kondisi
Tabel 3. 10 Skenario Usecase Input Kondisi Use Case Name Data Kondisi
Actor user
Description Aktivitas ini menggambarkan kegiatan mengisi form input kondisi
Precondition Input kondisi
Trigger Aktivitas ini dilakukan setelah actor menekan tombol input kondisi
Typical Course of Events
Actor Action System Response
1: Klik input kondisi 3: Input data kondisi
2: Menampilkan halaman form tambah kondisi
55 Alternate
Courses
-
Conclusion Kondisi berhasil di input
Postcondition Data kondisi berhasil disimpan di database
6. Skenario Usecase Diagram Input Kategori
Tabel 3. 11 Skenario Usecase diagram Input Kategori Use Case Name Data kategori
Actor user
Description Aktivitas ini menggambarkan kegiatan mengisi form input kategor
Precondition Input kategori
Trigger Aktivitas ini dilakukan setelah actor menekan tombol input kategori
Typical Course of Events
Actor Action System Response
1: Klik input kategori 3: Input data kategori
2: Menampilkan halaman form tambah kategori
Alternate Courses
-
Conclusion Kategori berhasil di input
Postcondition Data Kategori berhasil disimpan di database
7. Scenario usecase diagram cetak laporan
Tabel 3. 12 Skenario usecase diagram cetak laporan
Use Case Name Cetak Laporan
Actor Admin
Description Aktivitas ini menampilkan data keseluruhan dan mencetak laporan
Precondition Tampil data keseluruhan
Trigger Aktivitas ini dilakukan setelah actor menekan tombol cetak laporan
Typical Course of Events
Actor Action System Response
1: Klik cetak laporan 3: klik cetak laporan
2: Menampilkan halaman data keseluruhan
56 Alternate
Courses
- Conclusion cetak
Postcondition Laporan berhasil di cetak
3.4.9 Activity Diagram
1. Activity diagram Login Admin dan User
Gambar 3. 11 Activity diagram Login
57 2. Activity diagram Tambah Aset User
Gambar 3. 12 Activity diagram Tambah Aset
58 3. Activity diagram Tambah user Admin
Gambar 3. 13 Activity diagram Tambah User
59
4. Activity diagram pengajuan Tambah Kondisi User
Gambar 3. 14 Activity diagram tambah Kondisi user
60 5. Activity diagram Tambah Kategori user
Gambar 3. 15 Activity diagram Tambah Kategori User
61 6. Activity diagram Tambah Ruang User
Gambar 3. 16 Activity Diagram Tambah Ruang User
62 7. Actiivity diagram tampil data barang Admin
8. Activity diagram Tampil data Kategori
Gambar 3. 18 Activity Diagram Tampil Data kategori Admin Gambar 3. 17 Activity Diagram Tampil Data Barang Admin
63 9. Activity diagram Tampil Data Ruang
Gambar 3. 19 Activity Diagram Tampil Data Ruang
10. Activity Diagram Tampil data Kondisi
Gambar 3. 20 Activity Diagram Tampil Data Kondisi
