1
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRISAKTI
DIAH SRI HANDAYANI
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2013
2
Page
2
PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan Usakti adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, Maret 2013
Diah Sri Handayani NIM G652100015
______________________
*Pelimpahan hak cipta atas karya tulis dari penelitian kerjasama dengan pihak luar IPB harus didasarkan pada perjanjian kerja sama yang terkait.
3 Perpustakaan Universitas Trisakti. Dibimbing oleh PUDJI MULJONO dan AZIZ
KUSTIYO.
Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat telah banyak membawa perubahan pada perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan harus mampu mengantisipasi perubahan tersebut dengan menerapkan strategi yang tepat jika tidak ingin ditinggalkan oleh penggunanya. Hal tersebut yang menyebabkan perencanaan strategis teknologi informasi menjadi komponen penting bagi perpustakaan termasuk Perpustakaan Universitas Trisakti (Usakti) terutama untuk meningkatkan kualitas layanan demi kepuasan penggunanya.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk (1) mengetahui kondisi lingkungan internal dan eksternal Perpustakaan Usakti, (2) merumuskan strategi berdasarkan analisis SWOT, (3) menjabarkan strategi ke dalam perspektif dan matriks IT BSC, (4) membuat prioritas perspektif dan sasaran strategi Perpustakaan Usakti.
Penelitian ini menunjukkan bahwa Perpustakaan Usakti mempunyai kondisi internal di dalam kategori rata-rata dalam hal memanfaatkan kekuatan untuk menghadapi kelemahan yang ada dengan skor 2.300. Sementara itu untuk kondisi eksternal, kemampuan Perpustakaan Usakti dalam memanfaatkan peluang serta kemampuan dalam mengatasi ancaman-ancaman yang ada berada pada posisi sedang dengan skor 2.710.
Berdasarkan hasil analisis SWOT didapatkan sepuluh usulan strategi.
Kesepuluh usulan strategi tersebut kemudian dijabarkan ke dalam empat perspektif IT BSC. Pada perspektif orientasi pengguna didapatkan 3 strategi yaitu meningkatkan pemanfaatan dan kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna, menyediakan pelatihan dan petunjuk penggunaan teknologi yang efektif bagi pengguna, dan melakukan kerjasama dengan lembaga lain untuk meningkatkan layanan berbasis TI. Pada perspektif keunggulan operasional diperoleh dua strategi yaitu menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap pakai dan menyediakan perlatan dan infrastruktur yang mengikuti perkembangan teknologi secara berkelanjutan.
Pada perspektif kontribusi institusi didapatkan pula dua strategi yaitu meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan dan melakukan evaluasi terhadap implementasi TI di perpustakaan. Pada perspektif terakhir yaitu perspektif orientasi masa depan terdapat tiga sasaran strategi yaitu membuat kajian/studi kelayakan sebelum melakukan implementasi suatu teknologi untuk meningkatkan layanan, meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan, serta membuat rencana teknologi secara berkesinambungan sebagai pedoman dalam menyelenggarakan program/kegiatan TI di perpustakaan.
Setiap strategi yang dihasilkan kemudian kemudian dijabarkan ke dalam matriks IT BSC yaitu berupa rincian rencana strategi yang terdiri dari sasaran strategis (apa yang ingin dicapai), ukuran baik itu ukuran sebuah keberhasilan/lag indikator atau ukuran pemicu kinerja/lead indikator, target (tingkatan kinerja yang diinginkan), dan inisiatif strategi (cara yang dilakukan untuk mencapai kinerja yang diinginkan).
4
Page
4
dan kualitas layanan berbasis TI untuk kepuasan pengguna dengan bobot 38.9%.
Pada perspektif keunggulan operasional prioritas utama sasaran strateginya adalah menjaga agar seluruh peralatan dan sistem selalu dalam kondisi siap pakai dengan bobot 54.2%. Pada perspektif kontribusi institusi prioritas utama sasaran strateginya yaitu meningkatkan peran TI dalam organisasi perpustakaan dengan bobot 58.3%. Terakhir pada perspektif orientasi masa depan prioritas utama sasaran strateginya adalah meningkatkan kompetensi TI SDM perpustakaan dengan bobot 37.3%.
Berdasarkan hasil penelitian, disarankan Perpustakaan Usakti perlu segera mengusulkan rencanaan strategis di bidang teknologi informasi kepada pimpinan universitas. Kemudian yang juga harus dilakukan adalah melakukan komunikasi secara intensif dengan pimpinan maupun unit TI terkait sehingga program- program yang direncanakan maupun yang sedang dilaksanakan oleh perpustakaan dapat diketahui dan mendapat dukungan penuh.
Kata kunci: analisis SWOT, IT BSC, perencanaan strategis teknologi informasi perpustakaan
5 DIAH SRI HANDAYANI. Information Technology Strategic Planning Trisakti
University Library. Supervised by PUDJI MULJONO and AZIZ KUSTIYO.
The very fast development of information technology has brought many changes to university libraries. Libraries should be able to deal with those changes by implementing appropriate strategy; otherwise it would be neglected by its users.
This is why strategic planning in information technology becomes a vital component in the near future for preparing successful university library including the Trisakti University Library (Usakti Library. Using SWOT and IT Balanced Scorecard (BSC) qualitative approach, this study aims to seek appropriate information technology strategic planning needed by Usakti Library.
Based on those reasons, this study has five main objectives that include the following: (1) to study the state of internal and external Usakti Library environment condition; (2) to analyze internal strengths-weaknesses and external opportunities-threats faced by the library; (3) to formulate strategies based on the SWOT analysis; (4) to group the strategies into perspectives and matric of information technology balanced scorecard (IT BSC); and (5) to prioritize the perspectives and its related strategic.
This study showed that the internal strategic factors shows 2.300 total score, indicating that the internal condition of Usakti library is within average category in using strengths to face its internal weaknesses. Meanwhile the external strategic factors shows 2.710 total score, indicating the library ability in utilizing opportunity and anticipating threats is in a medium category.
Based on the SWOT analysis, ten strategies was proposed and grouped into the four IT BSC perspectives. Into the user orientation perspectives three strategies were grouped; improving the usage and quality of IT based services for user satisfaction, providing training and effective IT user manual, and cooperating with other institutions to improve better IT based library services.
On the second perspectives, the operational excellent two strategies were grouped;
maintaining all necessary IT equipments and its systems so that it is always in
‘ready to use’ state, and providing up to date infrastructures and hardwares. For the third perspectives or corporate contribution, two strategies were listed;
improving the role of IT in library organization, and evaluating the implementation of IT in library. Finally in the fourth perspectives or future orientation; three strategies were listed; conducting feasibility study before implementing any technology to improve library services, improving IT competencies for the library human resources, and proposing IT planning as a guideline in administering library IT programs.
Following the above groupings, for each strategy, measurement, target and its initiative strategy was set to be used as the basis of Usakti Library in planning, improving, and measuring its own performance of IT implementation.
After analysis, finally the strategies and its perspectives were prioritized.
The user orientation perspective is in the highest priority with 30.8% score and its main strategy is to improve the usage and quality of IT based services for user satisfaction with score of 38.9%. On the operational excellent perspective, its first
6
Page
6
library with 58.3%. At last, on the future orientation perspective, the highest strategic priority is improving IT competencies for the library human resources with 37.3%.
It is strongly advised that the Usakti Library should immediately propose information technology strategic planning to the university policy maker. The strategic planning should then be communicated intensively to them, hopefully the programs being planned and implemented could be known and fully supported.
Key words: information technology strategic planning for libraries, IT BSC, SWOT analysis.
7
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2013 Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB
Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis ini dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB
8
Page
8
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS TRISAKTI
DIAH SRI HANDAYANI
Tesis
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional
pada
Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR 2013
9 Penguji pada Ujian Tesis: Ir Janti G Sujana, MA
10
Page
10
NIM : G652100015
Disetujui oleh Komisi Pembimbing
Ketua
Dr Ir Pudji Muljono, MSi
Anggota
Aziz Kustiyo, SSi, MKom
Diketahui oleh
Ketua Program Studi
Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
Aziz Kustiyo, SSi, MKom
Dekan Sekolah Pascasarjana
Dr Ir Dahrul Syah, MScAgr
Tanggal Ujian: 13 Maret 2013 Tanggal Lulus:
11 Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas
segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan September 2012 ini adalah rencana strategis teknologi informasi, dengan judul Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan Universitas Trisakti.
Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Dr. Ir. Pudji Muljono, MSi dan Bapak Azis Kustiyo, SSi, MKom selaku pembimbing yang telah banyak memberi saran. Di samping itu, penghargaan penulis sampaikan kepada Ibu Ir. Asri Nugrahanti, MS, Ph.D, Bapak Ir. Agung Sediono, MT, Ph.D, Ibu Cahaya Sinaga, SH, MH, Ibu Dra. Farida Salim, MM beserta staf Perpustakaan Universitas Trisakti, yang telah banyak membantu selama pengumpulan data, pimpinan dan staf FTSP Universitas Trisakti, serta teman-teman MTIP 2010. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada bapak, ibu, suami, dan anak-anak tercinta atas segala doa dan kasih sayangnya.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, Maret 2013 Diah Sri Handayani
12
Page
12
DAFTAR TABEL vii
DAFTAR GAMBAR vii
DAFTAR LAMPIRAN viii
1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Rumusan Masalah 4
1.3 Tujuan Penelitian 4
1.4 Manfaat Penelitian 5
1.5 Ruang Lingkup Penelitian 5
2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perencanaan Strategis 5
2.2 Perencanaan Strategis Teknologi Informasi 5 2.3 Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan 6 2.4 Tahapan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan 7
2.5 Analisis SWOT 12
2.6 IT Balanced Scorecard 16
3 METODE PENELITIAN
3.1 Pendekatan 18
3.2 Responden 19
3.3 Teknik Pengumpulan Data 19
3.4 Teknik Analisis Data 21
3.5 Tahapan Penelitian 23
4 HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Usakti 25
4.2 Struktur Organisasi 25
4.3 Visi dan Misi TI 26
4.4 Lingkungan Perpustakaan Usakti 27
4.4.1 Lingkungan Internal Perpustakaan Usakti 27
4.4.1.1 Hardware 27
4.4.1.2 Software 36
4.4.1.3 Data 39
4.4.1.4 Jaringan 42
4.4.1.5 Sumber Daya Manusia 46
4.4.1.6 Dukungan Pimpinan dan Unit TI Terkait 48
4.4.1.7 Fasilitas 49
4.4.1.8 Layanan 53
4.4.1.9 Anggaran 57
4.4.2 Lingkungan Eksternal Perpustakaan Usakti 59
4.4.2.1 Populasi 59
13 4.4.2.5 Kondisi Sosial dan Budaya 62
4.4.2.6 Kondisi Politik 63
4.4.2.7 Kondisi Teknologi 64
4.5 Matriks Internal Factor Evaluation (IFE) 67 4.6 Matriks Exsternal Factor Evaluation (EFE) 69
4.7 Matriks IE 71
4.8 Matriks Threats-Opportunities-Weakness-Strengths (TOWS) 72
4.9 Perspektif IT BSC 76
4.10 Matriks IT BSC 76
4.11 Penilaian Prioritas Perspektif dan Strategi IT BSC 84 5 SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan 85
5.2 Saran 86
DAFTAR PUSTAKA 87
LAMPIRAN 90
RIWAYAT HIDUP 107
14
Page
14
1 Diagram SWOT 8
2 Matriks EFE 13
3 Matriks IFE 14
4 Matriks TOWS 15
5 IT BSC 16
6 Pertanyaan dan misi strategis IT BSC 17
7 Matriks IT BSC 18
8 Teknik pengumpulan data 20
9 Penilaian bobot faktor kunci internal perpustakaan 21 10 Penilaian bobot faktor kunci eksternal perpustakaan 21
11 Skala nilai rating dan skor bobot 22
12 Penilaian bobot perspektif IT BSC 22
13 Penilaian bobot sasaran strategis 22
14 Daftar hardware dan software Perpustakaan Usakti 28
15 Tingkat pendidikan 46
16 SDM berdasarkan usia 46
17 Pemanfaatan layanan 54
18 Identifikasi kekuatan dan kelemahan Perpustakaan Usakti 58 19 Jumlah mahasiswa baru Usakti 2008-2012 60
20 Layanan m-library 65
21 Identifikasi peluang dan ancaman Perpustakaan Usakti 66 22 Matriks Internal Factor Evaluation (IFE) 67 23 Matriks Eksternal Factor Evaluation (EFE) 70
24 Matriks TOWS 73
25 Usulan Strategi Perpustakaan Usakti 76
26 Perspektif IT BSC 76
27 Matriks IT BSC 77
28 Pembobotan perspektif dan sasaran strategi 84
DAFTAR GAMBAR
1 Proses perencanaan 11
2 Hirarki komponen perencanaan 12
3 Tahapan penelitian 24
4 Struktur organisasi makro Perpustakaan Usakti 26 5 Struktur organisasi mikro Perpustakaan Usakti 26 6 Skema jaringan fiber optik Kampus A Usakti 43
7 Skema jaringan Perpustakaan Usakti 43
8 Matriks IE 72
15 1 Penilaian bobot dan rating faktor kunci internal 90
2 Penilaian bobot dan rating faktor kunci eksternal 92 3 Penilaian bobot perspektif dan sasaran strategi IT BSC 93
4 Kuesioner analisis SWOT 94
5 Kuesioner penentuan prioritas perspektif dan strategi IT BSC 103
6 Pedoman pertanyaan wawancara 106
1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat pada saat ini telah membawa banyak perubahan bagi suatu organisasi, baik yang bergerak dalam bidang bisnis maupun non profit. Perubahan tersebut akan berlangsung setiap saat sehingga mengharuskan suatu organisasi menciptakan strategi baru jika ingin dapat terus bertahan di era persaingan global saat ini. Dengan kata lain siapa pun yang tidak tanggap dengan teknologi informasi maka akan berpotensi tertinggal dalam arus kemajuan yang makin lama makin kencang.
Hal ini diperkuat oleh Warterman dalam David (2004) yang mengatakan bahwa organisasi-organisasi yang berhasil adalah organisasi yang efektif mengelola perubahan dan selalu menyesuaikan birokrasi, strategi, sistem, produk, dan budaya mereka supaya dapat bertahan dan berkembang melalui guncangan dan kekuatan-kekuatan yang menghancurkan persaingan.
Untuk itulah dibutuhkan sebuah perencanaan strategis yang akan membantu sebuah organisasi untuk memfokuskan visi dan prioritasnya sebagai jawaban terhadap lingkungan yang terus berubah dan untuk memastikan agar anggota-anggota organisasi itu bekerja ke arah tujuan yang sama (Allison, 2004).
Perpustakaan sebagai sebuah organisasi non profit yang bergerak di bidang jasa, juga tidak terlepas dari pengaruh adanya perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat. Perpustakaan mau tidak mau harus mampu memanfaatkan keberadaan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas layanannya jika tidak ingin ditinggalkan oleh penggunanya. Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, tuntutan pengguna akan layanan yang berkualitas secara otomatis juga akan semakin meningkat. Keberadaan teknologi baru seperti laptop, PDA, Ipod, dan tablet telah memberikan banyak kemudahan bagi pengguna untuk mengakses informasi, musik, dan video dimanapun dan kapanpun. Dengan adanya alat-alat tersebut di atas pengguna mengharapkan perpustakaan dapat memberikan informasi yang dibutuhkannya dengan cepat, tepat dan akurat tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu yaitu 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Disamping itu dengan adanya perkembangan teknologi, pengguna juga menuntut adanya layanan secara personal seperti RSS (Really Simple Syndication). Perpustakaan dapat menyediakan fitur tersebut di dalam webnya sehingga bagi pengguna yang menginginkannya akan menerima informasi terbaru dari berbagai situs secara teratur tanpa harus mengakses situs tersebut satu persatu.
Selanjutnya dengan adanya teknologi baru seperti web 2.0 yang memungkinkan terjadinya kolaborasi dan sharing contohnya seperti wikis dan blog menjadi tantangan tersendiri bagi perpustakaan untuk menggunakan teknologi tersebut agar dapat memfasilitasi pengguna untuk berinteraksi dengan informasi maupun dengan sesama pengguna. Keberadaan media sosial seperti facebook dan twitter juga harus dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan untuk meningkatkan layanannya seperti memanfaatkannya untuk layanan sirkulasi, referensi dan mempromosikan perpustakaan.
2
Page
2
Berikut adalah beberapa harapan pengguna seiring dengan adanya perkembangan teknologi (Cohn, 2010) (1) pengguna mengharapkan dapat berperan aktif dalam pencarian informasi, (2) pengguna mengharapkan umpan balik yang cepat, (3) pengguna menginginkan dapat memesan dan meminjam buku sendiri tanpa bantuan petugas, (4) pengguna menginginkan katalog secara personal, (5) pengguna mengharapkan informasi apapun formatnya dapat tersedia dengan cepat melalui pencarian tunggal, (6) pengguna mengharapkan dapat berinteraksi dengan pustakawan maupun dengan pengguna lain secara elektronik dan cepat.
Untuk menghadapi perkembangan di bidang teknologi informasi seperti contoh di atas maka perpustakaan membutuhkan perencanaan strategis di bidang teknologi informasi agar dapat melakukan perbaikan yang dibutuhkan di bidang teknologi yang mendukung kemampuan perpustakaan dalam memberikan layanan yang berkualitas (Matthews, 2004). Selain itu dengan adanya perencanaan strategis teknologi informasi akan memberikan panduan bagi perpustakaan untuk menentukan teknologi dan proyek teknologi informasi yang akan diterapkan dalam satu, dua, tiga, empat, lima tahun ke depan bersama dengan anggaran yang diperlukan setiap tahunnya (McGee, 2006).
Pertimbangan lain mengapa perencanaan strategis teknologi informasi bagi perpustakaan juga diperlukan adalah adanya tren pemanfaatan internet yang terus meningkat. Hasil survei MarkPlus Insight tahun 2011 menyebutkan bahwa jumlah pengguna internet di Indonesia pada tahun 2011 sudah mencapai 55 juta orang, meningkat 32,58% dari tahun sebelumnya yaitu 42 juta orang (Waizly, 2011).
Dengan adanya internet, maka pola pencarian informasi pengguna perpustakaan tentu akan mengalami perubahan. Hal inilah yang perlu diantisipasi oleh perpustakaan melalui sebuah perencanaan strategis.
Kemudian, hal lain yang mendorong mengapa perencanaan strategis teknologi informasi sangat diperlukan adalah untuk menghindari proyek teknologi informasi yang lewat dari jadwal yang telah ditetapkan, melebihi anggaran yang telah ditetapkan, atau bahkan gagal. Berdasarkan survei terhadap 400 organisasi di Amerika yang dilakukan oleh The Standish Group (2009) menyebutkan bahwa hanya 32% proyek teknologi informasi berhasil dikerjakan tepat waktu, sesuai anggaran, sesuai dengan fitur dan fungsi yang diminta, 44% proyek terlambat dari waktu yang telah ditetapkan, melebihi anggaran, fitur dan fungsinya kurang dari yang diminta, dan 24% proyek gagal karena dibatalkan sebelum selesai atau sudah selesai tetapi tidak pernah dipakai. Menurut Ishak (2008) kegagalan penerapan TI di perpustakaan yang umumnya terjadi antara lain karena target yang tidak jelas atau tidak tahu cara mencapainya, team work yang lemah, saling curiga, kurang motivasi, pemimpin yang tidak punya visi, tidak mampu mengarahkan dan mendorong, SDM yang tidak ditingkatkan kemampuannya, tidak tahu manfaat dari perkerjaannya, tidak mau belajar, evaluasi, benchmarking baik internal maupun terhadap dunia luar.
Hal lain yang menjadi latar belakang perlunya perencanaan strategis teknologi informasi adalah sebagai sarana meningkatkan efisiensi. Pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan apabila direncanakan dengan tepat maka akan membawa keuntungan yaitu mempermudah dan mengefisiensikan pekerjaan pengelolaan perpustakaan (Ishak, 2008). Sementara itu Ward dan Peppard dalam Wedhsmara (2009) mengatakan bahwa ada tiga sasaran utama dari upaya
3 penerapan SI/TI dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi kerja
dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis. Hal ini tentu saja juga berlaku bagi perpustakaan. Dengan adanya peranan teknologi informasi yang begitu besar bagi sebuah organisasi maka perencanaan strategis teknologi informasi perlu untuk dibuat.
Namun sering ditemukan bahwa pemanfaatan teknologi informasi kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal ini disebabkan salah satunya karena perencanaan strategis teknologi informasi tidak sejalan atau tidak mendukung strategi bisnis perpustakaan secara keseluruhan. Hal ini diakibatkan karena perencanaan strategis teknologi informasi yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis (Wedhasmara, 2009).
Sebuah perencanaan teknologi dapat dilakukan dengan tiga cara (Matthews, 2004) yaitu:
1 Organisasi induk mempunyai perencanaan teknologi termasuk perpustakaan di dalamnya. Pendekatan ini memastikan bahwa teknologi selaras dengan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahannya adalah kebutuhan yang unik dari perpustakan tidak diakui atau tidak dapat diakomodir padahal kebutuhan tersebut merupakan prioritas.
2 Rencana teknologi perpustakaan sudah tergabung bersama rencana strategis perpustakaan atau rencana jangka panjang. Kekuatan pendekatan ini adalah perpustakaan dapat dengan jelas menghubungkan kebutuhan pengguna dan layanan yang disediakan dengan rencana di bidang teknologi. Kelemahannya adalah akan menghabiskan banyak waktu untuk berdiskusi jika timbul masalah yang menyangkut teknologi.
3 Perpustakaan mempunyai rencana teknologi yang terpisah. Keuntungannya adalah semua masalah yang timbul dari penggunaan teknologi dapat secara cermat dan sistematis dieksplorasi. Jika perpustakaan adalah bagian dari organisasi yang lebih besar, kebutuhan perpustakaan tidak dapat tercermin di dalam perencanaan yang lebih luas. Cara ketiga inilah yang dianggap paling baik.
Berdasarkan uraian di atas, maka idealnya Perpustakaan Universitas Trisakti (Usakti) sudah memiliki rencana strategis khusus di bidang teknologi informasi.
Kondisi yang ada pada saat ini Perpustakaan Usakti belum memiliki rencana strategis yang terpisah dari lembaga induk baik secara umum maupun khusus di bidang teknologi informasi. Sementara ini yang ada adalah Rencana Strategis Usakti 2009-2014, dimana di dalamnya dicantumkan empat poin yang secara implisit merupakan rencana strategis Perpustakaan Usakti. Keempat poin tersebut adalah (1) meningkatkan jumlah, rasio, kualifikasi akademik dan kompetensi tenaga kependidikan (pustakawan, laboran, analisis, teknisi, operator, programer, staf administrasi, dan/atau staf pendukung lainnya) untuk menjamin mutu penyelenggaraan pendidikan, (2) meningkatkan kualitas dan kuantitas koleksi pustaka yang relevan dengan materi kuliah dan bidang penelitian, (3)
4
Page
4
meningkatkan kemudahan akses dan layanan bahan pustaka, dan (4) implementasi sistem e-doc pada TA/skripsi, tesis, dan disertasi serta karya ilmiah.
Di samping itu, berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Telkom Smart Campus atau TeSCA (2011) menempatkan Usakti di posisi yang masih rendah yaitu di peringkat 306 dari 500 perguruan tinggi dengan indeks 1.690.
Hasil penelitian TeSCA ini menunjukkan posisi perguruan tinggi serta keunggulan kompetitif yang dimilikinya atas pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi di perguruan tinggi tersebut. Di dalam penelitian tersebut perpustakaan juga termasuk komponen yang dinilai.
IT Balanced Scorecard (BSC) merupakan sebuah metode yang dapat digunakan dalam membuat sebuah perencanaan strategis di bidang teknologi informasi yang disertai dengan ukuran dan target kinerja yang ingin dicapai.
Dengan menggunakan IT BSC yang diintegrasikan dengan analisis SWOT maka penelitian ini akan menghasilkan sebuah perencanaan strategis teknologi informasi bagi Perpustakaan Usakti. Dengan demikian maka Perpustakaan Usakti akan memiliki sebuah panduan berupa strategi-strategi yang harus dijalankan di bidang teknologi informasi untuk meningkatkan kinerjanya. Dengan memiliki kinerja yang baik berarti Perpustakaan Usakti dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi induknya sehingga dapat terus bersaing di era global saat ini.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka rumusan permasalahan dapat disusun sebagai berikut:
1. Bagaimanakah kondisi lingkungan internal (hardware, software, data, jaringan, sumber daya manusia, dukungan unit TI dan pimpinan, fasilitas, layanan, anggaran) dan eksternal (populasi, kebutuhan pengguna, kebijakan universitas, kondisi ekonomi, sosial dan budaya, politik, teknologi) Perpustakaan Usakti.
2. Strategi apakah yang dihasilkan berdasarkan analisis lingkungan internal dan eksternal tersebut.
3. Bagaimana penjabaran strategi tersebut ke dalam perspektif dan matriks IT BSC.
4. Dari perspektif dan beberapa sasaran strategi yang tersedia, manakah yang merupakan prioritas bagi Perpustakaan Usakti.
1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk:
1. Mengetahui kondisi lingkungan internal dan eksternal Perpustakaan Usakti.
2. Merumuskan strategi berdasarkan analisis SWOT.
3. Menjabarkan strategi ke dalam perspektif dan matriks IT BSC.
4. Membuat prioritas perspektif dan sasaran strategi Perpustakaan Usakti.
5 1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:
1. Rencana strategis teknologi informasi yang dihasilkan dari penelitian ini dapat dijadikan sebagai usulan rencana strategis teknologi informasi Perpustakaan Usakti kepada pimpinan universitas.
2. Rencana strategis teknologi informasi yang dihasilkan dari penelitian ini dapat digunakan sebagai dasar untuk peningkatan mutu pengelolaan dan layanan Perpustakaan Usakti.
3. Rencana strategis teknologi informasi yang dihasilkan dari penelitian ini dapat dijadikan alat untuk mengukur kinerja Perpustakaan Usakti.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini adalah:
1. Perumusan strategi menggunakan analisis SWOT yaitu matriks IFE, EFE, IE, dan TOWS.
2. Penjabarkan strategi menggunakan perspektif dan matriks IT BSC.
3. Penentuan prioritas perspektif dan sasaran strategi menggunakan metode paired comparison.
2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perencanaan Strategis
Pengertian perencanaan strategis menurut Dubicki (2011) adalah proses mengidentifikasi tujuan dan sasaran sebuah organisasi di masa depan. Sementara menurut pandangan Matthews (2005) perencanaan strategis adalah proses menetapkan tujuan sebuah organisasi, perubahan pada tujuan tersebut, sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, dan kebijakan yang mengatur pengadaan, penggunaan, dan penempatan sumber daya tersebut.
Definisi perencanaan strategis yang lain adalah proses analisis, perumusan dan evaluasi strategi-strategi. Tujuan utama perencanaan strategis adalah agar dapat melihat secara obyektif kondisi-kondisi internal dan eksternal, sehingga dapat mengantisipasi perubahan lingkungan eksternal (Rangkuti, 2005).
2.2 Perencanaan Strategis Teknologi Informasi
Luftman (2004) mengatakan perencanaan strategis teknologi informasi tidak hanya sekedar teknologi, tetapi mengenai bagaimana menciptakan lingkungan terpadu yang memanfaatkan keterampilan manusia, proses bisnis, struktur organisasi dan teknologi untuk mengubah posisi kompetitif suatu bisnis.
Sejalan dengan Luftman, Osten (2000) mengatakan bahwa perencanaan strategis teknologi adalah usaha untuk menyelaraskan penggunaan teknologi ke
6
Page
6
dalam misi organisasi. Fokusnya bukan pada teknologinya tetapi pada bagaimana teknologi tersebut membawa dampak pada organisasi seperti kepada infrastruktur, pekerjaan, dan komunikasi antara manusia dalam organisasi tersebut.
Perencanaan strategis teknologi informasi perlu dibuat karena seperti telah diketahui bahwa teknologi informasi adalah komponen penting yang menentukan kesuksesan sebuah organisasi. Keberhasilan pengelolaan teknologi informasi merupakan syarat agar teknologi informasi dapat menjadi keunggulan kompetitif bagi sebuah organisasi (Lufman, 2004). Keunggulan kompetitif yaitu sesuatu yang membuat unggul dibanding dengan kompetitornya dengan memperhatikan lingkungan kompetisi bisnis atau memiliki langkah-langkah analisis, serta pilihan-pilihan strategis (Satria, 2006). Jika pengelolaan teknologi dilakukan dengan baik maka organisasi non profit akan mendapatkan keuntungan sebagai berikut (Osten, 2000):
1. Peningkatan efisiensi operasi kantor.
2. Peningkatan produktivitas staf.
3. Penghematan biaya.
4. Memperkuat hubungan dengan konstituen.
5. Peningkatan hasil.
6. Peningkatan kapasitas organisasi.
7. Peningkatan layanan.
8. Peningkatan keterlibatan masyarakat.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa perencanaan strategis perlu dibuat (Indrajit, 2008). Alasan pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin.
Adapun alasan kedua adalah untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama.
Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan atau revenue maupun pengurangan biaya-biaya atau costs. Alasan keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang teknologi informasi. Alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis.
2.3 Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan
Alasan perlunya dibuat rencana stategis teknologi di perpustakaan adalah (Matthews, 2004):
1. Menunjukkan ke semua orang (staf, pengguna, dan stakeholder) apa yang sedang dan akan dikerjakan perpustakaan. Perpustakaan menyadari perlunya mengelola teknologi sama seperti mengelola sumberdaya yang lain. Rencana tersebut akan menginformasikan kepada stakeholder bahwa perpustakaan mempunyai rencana yang jelas dan realistis dalam mengelola teknologi.
2. Fokus pada bagaimana teknologi dapat membantu perpustakaan mencapai visinya.
7 3. Mengelola anggaran dan pengeluaran untuk menekan resiko pengadaan alat
dan software yang tidak direncanakan atau dibutuhkan.
4. Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang berhubungan dengan implementasi teknologi baru. Singkatnya mengidentifikasi celah untuk dibandingkan dengan kondisi yang ada pada saat ini.
5. Memberi prioritas kepada teknologi baru yang dibutuhkan untuk membantu perpustakaan mencapai sasaran.
6. Memastikan bahwa staf tanggap dan menguasai teknologi baru dan dapat melakukan migrasi ke versi baru dari software maupun hardware.
7. Menunjukkan bahwa perpustakaan menggunakan teknologi dengan efektif dalam rangka memberikan layanan kepada penggunanya.
8. Membuat rencana pencarian dana, jika sumber keuangan tidak tersedia supaya dapat mengimplementasikan teknologi yang dibutuhkan.
Perencanaan strategis perpustakaan yang baik adalah perencanaan strategis yang mengandung faktor-faktor (Matthews, 2005):
1. Berkelanjutan, yang berarti bahwa perencanaan strategis haruslah sebuah proses yang terus menerus, bukan kegiatan yang periodik untuk menghasilkan sebuah dokumen perencanaan yang terbaru.
2. Sistematis, menggarisbawahi bahwa perencanaan strategis adalah sebuah proses yang terstruktur dan terencana.
3. Proses, yang berarti bahwa manfaat utama dari perencanaan strategis adalah untuk berpikir strategis mengenai masa depan dan bagaimana mencapainya.
4. Anggota, yang terlibat dalam perencanaan strategis biasanya adalah manajemen puncak perpustakaan dan staf lain yang telah diseleksi.
5. Prosedur dan kebijakan operasional, yang berarti bahwa berbagai tindakan dan kegiatan akan diperlukan untuk mencapai keberhasilan.
6. Bagaimana sukses itu dapat diukur, adalah faktor kunci dalam perencanaan strategis sehingga perpustakaan akan mengetahui adanya kemajuan dalam mencapai tujuan.
2.4 Tahapan Perencanaan Strategis Teknologi Informasi Perpustakaan Pada dasarnya tahapan proses perencanaan strategis di perpustakaan yang disarankan oleh Matthews (2004) adalah sebagai berikut:
1. Menentukan misi
Misi perpustakaan harus dijabarkan secara singkat dan menyeluruh yang menunjukkan mengapa dan untuk siapa perpustakaan itu ada. Misi perpustakaan yang baik harus dapat mengidentifikasi tujuan perpustakaan, upaya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan dasarnya, mengenali penggunanya, dan mengidentifikasi produk dan layanan yang disediakan.
Teknologi harus dipandang sebagai alat yang dapat membantu memberikan layanan dengan lebih efektif dan efisien dan menawarkan layanan baru untuk membantu perpustakaan dalam mencapai misinya.
2. Menentukan visi
Visi adalah tujuan atau dimana perpustakaan akan berada pada 3 atau 4 tahun ke depan. Di dalam visi ditetapkan target jangka panjang dan kriteria
8
Page
8
kesuksesan bagi perpustakaan, dan disebutkan peran teknologi sebagai pendukung dalam memberikan layanan kepada pengguna.
3. Menilai ancaman
Menilai lingkungan dimana perpustakaan berada merupakan langkah awal yang penting dalam sebuah proses perencanaan. Analisis SWOT merupakan alat perencanaan paling populer untuk menilai lingkungan perpustakaan.
Berikut adalah tabel diagram SWOT.
Tabel 1 Diagram SWOT
Internal Eksternal
Positif Strengths (Kekuatan) Opportunities (Peluang) Negatif Weaknessess (Kelemahan) Threats (ancaman)
Dalam menilai kondisi eksternal, faktor-faktor yang harus diperhatikan adalah:
• Teknologi: pentingnya teknologi dan bagaimana pengaruhnya bagi perpustakaan dalam hal kemampuannya dalam memberikan dan meningkatkan layanan, dan tren perkembangan teknologi.
• Ekonomi: pengaruh inflasi, nilai tukar, daya beli pengguna terhadap perpustakaan.
• Pasar: apakah dengan adanya sumber informasi dan layanan yang terus berubah dapat menciptakan kompetitor baru atau peluang baru bagi perpustakaan.
• Politik: apakah ada peraturan baru yang dikeluarkan oleh pemerintah yang memberikan pengaruh bagi perpustakaan.
• Hukum: apakah ada undang-undang/peraturan pemerintah pusat, daerah yang memberikan pengaruh bagi perpustakaan.
• Etika: apakah ada kebijakan yang jelas bagaimana perpustakaan mengadakan sumber informasi dan layanan misalnya kebijakan perpustakaan mengenai hak cipta.
• Masyarakat: apakah ada perubahan dalam masyarakat sehingga misi, visi, tujuan perpustakaan harus ditinjau kembali, apakah pengguna ingin dilibatkan dalam merencanakan layanan perpustakaan, apakah kualitas hidup, waktu luang masyarakat mempengaruhi perpustakaan.
4. Mengidentifikasi kondisi saat ini
Caranya adalah dengan membuat daftar mengenai kegunaan, kuantitas, umur, merek, kapasitas, versi, dan karakterisrik lain dari komponen:
• Fasilitas fisik: tersedianya kabel data dan sakelar.
• Infrastuktur jaringan: tipologi jaringan yang digunakan, bandwith yang tersedia, ketersediaan wireless, koneksi perpustakaan dengan internet.
• Jaringan: kehandalan, waktu yang dibutuhkan oleh jaringan untuk merespon, volume lalu lintas.
• Server: spesifikasi, merek, jumlah, sistem operasi.
• Desktops: spesifikasi, merek, jumlah, sistem operasi.
• Aplikasi software/sistem informasi perpustakaan: kapan dibeli, nama vendor, modul yang digunakan, versi software, perkiraan waktu akan dilakukan update, kepuasan secara keseluruhan dalam menggunakan software tersebut.
9
• Aplikasi software perpustakaan secara luas: software yg digunakan untuk mendukung kegiatan perpustakaan seperti akunting, penggajian, manajemen staf, inventaris aset.
• Aplikasi software-dekstops: software yang dipasang di komputer staf maupun pengguna, seperti MS Office, internet browser, Java, antivirus.
• Dukungan teknis: siapa yang akan membantu jika terjadi masalah teknis yang berhubungan dengan teknologi pada pengguna maupun staf perpustakaan.
• Backup data, perlindungan terhadap virus: Prosedur backup data yang mencakup frekuensi, dimana disimpan, bagaimana data dan software dilindungi dari virus, frekuensi update antivirus dilakukan.
• Ketrampilan staf: apakah staf nyaman dan memiliki pengetahuan tentang penggunaan teknologi yang ada di perpustakaan, adakah pelatihan yang secara rutin dilakukan untuk meningkatkan ketrampilan staf, bagaimana tingkat ketrampilan staf apakah pemula, rata-rata, atau ahli yang berhubungan dengan sistem operasi (Windows, Linux), web browser, penelusuran internet, aplikasi software (MS Office) dan aplikasi perpustakaan.
5. Menilai kondisi saat ini
Perencanaan teknologi harus dibuat dengan melihat perubahan yang terus terjadi. Apakah perpustakaan perlu untuk melakukan upgrade peralatan dan software untuk mengaplikasikan teknologi baru atau membuat layanan baru.
Penilaian terhadap kondisi saat ini meliputi komponen:
• Fasilitas fisik: apakah diperlukan tambahan sirkuit listrik, apakah sakelar dan kabel data perlu disediakan di setiap meja pengguna.
• Infrastruktur jaringan: apakah diperlukan tambahan bandwith, apakah tipologi jaringan yang sekarang digunakan sudah sesuai dengan kebutuhan.
• Ketersediaan jaringan: apakah umur dan kehandalan komponen jaringan sudah memadai, apakah tersedia staf yang terlatih untuk memelihara jaringan, apakah kecepatan jaringan perlu ditambah.
• Server: sebelum memustuskan apakah akan membeli atau melakukan upgrade server, yang harus diputuskan terlebih dahulu adalah umur, RAM, dan kapasitas memori yang dibutuhkan, serta biaya yang harus dikeluarkan untuk pemeliharaan.
• Desktops: sama seperti server, ada beberapa hal yang perlu diputuskan terlebih dahulu. Selain hal tersebut adalah apakah perpustakaan sudah memiliki jumlah komputer yang cukup untuk staf maupun pengguna, apakah perpustakaan memiliki kebijakan untuk mengganti komputer setiap 3 atau 4 tahun sekali, apakah perpustakaaan memiliki lisensi untuk semua software di setiap komputer.
• Aplikasi software/sistem informasi perpustakaan, apakah software yang sekarang digunakan sudah cukup handal, bagaimana dengan pemeliharaannya (hubungannya dengan biaya), apakah melibatkan staf perpustakaan sendiri, sharing dengan perpustakaan lain, atau menyerahkan ke provider.
• Aplikasi software perpustakaan secara luas: bagaimana dengan umur, biaya pemeliharaannya, dan nilainya untuk perpustakaan.
10
Page
10
• Aplikasi software-dekstops: apakah software tersebut cocok dengan sistem operasi hardwarenya.
• Dukungan teknis: bagaimana cara membantu pengguna yang jaraknya jauh dari perpustakaan, apakah melalui email atau chatting, apakah cukup tersedia staf yang dapat diberikan tanggung jawab untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan teknologi.
• Backup data, perlindungan terhadap virus: apakah backup data dilakukan secara teratur, apakah backup data disimpan di tempat tertentu secara teratur, apakah program antivirus dilakukan update secara teratur, apakah program antivirus dipasang di setiap komputer, bagaimana keadaan perpustakaan dalam menghadapi serangan virus dalam beberapa tahun belakangan ini.
• Ketrampilan staf: pada level mana sebagian besar staf perpustakaan berada (rendah, rata-rata, baik, sangat baik) yang berhubungan dengan ketrampilan teknologi, apakah ada workshop yang berbasis teknologi yang diselengarakan secara rutin oleh perpustakaan maupun oleh organisasi yang lebih besar, apakah kompetensi teknologi termasuk yang diperhatikan dalam menilai staf perpustakaan, apakah staf perpustakaan tanggap dan mengikuti kebijakan pengunaan komputer dan internet.
6. Rekomendasi
Rekomendasi harus mencakup komponen yang sudah disebutkan pada poin nomor 4 dan 5 yaitu fasilitas fisik, infrastruktur jaringan, server, desktops, sistem informasi perpustakaan, software untuk desktop, dukungan teknis dan ketrampilan staf. Hal lain yang harus juga dipertimbangkan adalah menetapkan urutan prioritas (sangat tinggi sampai sangat rendah) dari sekian banyak rekomendasi yang sesuai dengan visi dan tujuan perpustakaan. Rekomendasi seharusnya juga mencantumkan waktu dan manfaat yang akan didapat dari setiap rekomendasi.
7. Sasaran
Sasaran adalah target-target yang khusus dan dapat diukur untuk mencapai tujuan. Sasaran yang baik adalah sasaran yang:
• Spesifik, sasaran harus menghasilkan tindakan yang khusus dan detail untuk dapat dimengerti dan dapat memberikan arah yang jelas.
• Dapat diukur, metode untuk mengukur sasaran harus ditetapkan sebelum pekerjaan dilakukan.
• Agresif tetapi dapat dicapai, sasaran harus konsisten tetapi juga memungkinkan staf perpustakaan tetap fleksibel untuk mencapainya.
• Berorientasi kepada hasil.
• Batasan waktu yang diperlukan untuk mencapai sebuah sasaran. Biasanya makin cepat waktunya, semakin baik.
Berikut adalah gambar proses perencanaan yang disarankan oleh Matthews (2004).
11 Gambar 1 Proses perencanaan
Sebuah perencanaan teknologi yang baik harus memasukkan bagian yang memungkinkan untuk melakukan pemantauan dan penilaian pelaksanaan berbagai rekomendasi atau evaluasi yang dilakukan secara teratur.
Penilaian terhadap perencanaan teknologi meliputi dua kegiatan dasar.
Pertama adalah melakukan pemantauan terhadap kemajuan dari pelaksanaan rekomendasi yang dicantumkan dalam rencana, dan yang kedua adalah mengembangkan rencana yang sejalan dengan tren teknologi pada saat ini (Matthews, 2004).
Tidak jauh berbeda dengan Matthews, tahapan dalam proses perencanaan stategis teknologi informasi menurut McGee (2006) adalah sebagai berikut:
1. Persetujuan pembuatan rencana proyek dengan manajemen.
• Pembuatan tahapan yang rinci dalam proses perencanaan
• Keanggotaan tim perencana teknologi informasi dan bila dibutuhkan bisa membentuk sebuah Steering Comittee
• Pembuatan jadwal yang rinci untuk seluruh proses
• Alokasi waktu dari tim perencana.
2. Orientasi tim perencana teknologi informasi dan melakukan analisis SWOT.
• Membaca literatur
• Kuesioner rencana strategis teknologi informasi
• Melakukan analisis SWOT
3. Melakukan penilaian lingkungan perpustakaan saat ini dan penggunaan teknologi informasi.
4. Melakukan penilaian teknologi informasi dengan tim perencana.
• Mengidentifikasi dan menilai teknologi informasi saat ini dan yang akan datang untuk memprediksi masa yang akan datang
• Mengantisipasi pengaruh teknologi bagi misi, tujuan, sasaran, peranan, dan layanan perpustakaan
Mission
Vision
Assessment
Understanding Curent Status
Assessment of Current Status
Recommendations (Goals)
Objectives
12
Page
12
• Meninjau kembali kemungkinan, masalah, alternatif dan arah strategis
• Mendiskusikan masalah dan tujuan untuk meningkatkan peran teknologi informasi dalam menyediakan layanan yang yang lebih luas.
5. Membentuk kelompok diskusi yang terdiri dari staf dan karyawan untuk membahas kemungkinan-kemungkinan dan masalah yang sudah diidentifikasi oleh tim perencana.
6. Melakukan wawancara dengan tokoh-tokoh kunci mengenai kemungkinan- kemungkinan, masalah, dan sebagainya.
7. Melakukan survei terhadap web perpustakaan.
8. Meninjau kembali, melakukan revisi dan menyelesaikan rencana strategis informasi dengan top manajemen/steering committee sampai diterima.
9. Mempresentasikan rencana strategis teknologi informasi kepada organisasi, institusi, dan stakeholder kunci.
10. Memperkenalkan dan mengkomunikasikan rencana strategis teknologi informasi kepada konstituen.
11. Merencanakan evaluasi tahunan atau lebih sering untuk memperbaharui rencana.
Berikut adalah hirarki komponen perencanaan yang digunakan untuk membuat proses perencanan strategis teknologi informasi untuk perpustakaan (McGee, 2006).
Gambar 2 Hirarki komponen perencanaan
2.5 Analisis SWOT
Analisis SWOT merupakan metode yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan-kekuatan (strengths), kelemahan-kelemahan (weaknesses), kesempatan-
Objective 1.1 - Strategies
- Performance measures Objective 1.2
Objective 2.1 - Strategies
- Performance measures Objective 2.2
Objective 3.1 - Strategies
- Performance measures Objective 3.2
Strategic Directions Mission
Value Statement
Future Vision
Current Environment Assesment
Strategic Goal 1 Strategic Goal 2 Strategic Goal 3
13 kesempatan (opportunities), dan ancaman-ancaman (threats), dalam suatu proyek,
program, atau unit-unit organisasi (Gaspersz, 2012). Kekuatan dan kelemahan yang dimaksud adalah kekuatan dan kelemahan yang secara internal dimiliki oleh sebuah organisasi, sedangkan peluang dan ancaman adalah faktor eksternal yang berada di lingkungan yang dihadapi oleh organisasi tersebut.
Analisis SWOT merupakan identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan (organisasi). Analisis ini didasarkan pada logika yang memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman (Rangkuti, 2005).
Analisis SWOT terdiri dari 3 tahapan (Arnold, 2001) yaitu:
1. Membuat daftar kunci yang menjadi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman.
2. Membuat matriks SWOT untuk mencocokkan dengan faktor-faktor yang relevan.
3. Membuat alternatif-alternatif strategi dari hasil pencocokan.
Menurut Rangkuti (2005), model yang dapat dipakai dalam tahap pengumpulan data dalam proses analisis SWOT adalah Matriks External Factor Evaluation (EFE) dan Matriks Internal Factor Evaluation (IFE), sedangkan pada tahap analisis model yang dapat digunakan diantaranya adalah Matrik TOWS (Threats-Opportunities-Weaknesses-Strengths).
Matriks EFE digunakan oleh perencana strategi untuk meringkas dan mengevaluasi yang menjadi faktor eksternal organisasi yang meliputi peluang dan ancaman. Faktor tersebut adalah di bidang ekonomi, sosial, budaya, demografi, lingkungan, politik, pemerintah, hukum, teknologi. Berikut adalah contoh Tabel Matriks EFE.
Tabel 2 Matriks EFE
Langkah yang harus dikerjakan untuk membuat isian matriks EFE adalah (David, 2011):
1. Membuat faktor-faktor eksternal kunci yang meliputi peluang dan ancaman dengan total sebanyak 15 sampai 20 faktor yang mempengaruhi organisasi.
2. Menentukan bobot dari setiap faktor dengan skala 0.0 (tidak penting) sampai 1.0 (sangat penting). Bobot menunjukkan tingkat kepentingan relatif dari faktor yang bersangkutan terhadap kesuksesan organisasi. Nilai bobot dicari dan dihitung dengan cara membandingkan dengan kondisi kompetitor atau diskusi dan konsesus dengan anggota tim. Jumlah bobot harus sama dengan 1.0.
3. Menentukan rating 1 sampai 4 pada setiap faktor yang menunjukkan seberapa efektif strategi perusahaan merespon setiap faktor tersebut. Rating 4, jika respon organisasi superior, rating 3 jika respon organisasi di atas rata-rata, rating 2 jika respon organisasi rata-rata, rating 1, jika respon organisasi di bawah rata-rata.
4. Mengalikan nilai bobot dengan nilai ratingnya untuk menentukan skor bobotnya.
Key Eksternal Factors Weight Rating Weighted Scope Opportunities:
Threats:
Total
14
Page
14
5. Menjumlahkan skor bobot untuk tiap variabel untuk menentukan total skor bobot suatu organisasi.
Skor bobot yang tertinggi yang mungkin dicapai adalah 4.0 dan yang terendah adalah 1.0. Rata-rata total skor adalah 2.5. Skor total sama dengan 4.0 menunjukkan bahwa organisasi merespon dengan cara yang luar biasa terhadap peluang–peluang yang ada dan mampu menghindari ancaman di lingkungannya.
Skor total sama dengan 1.0 menunjukkan bahwa organisasi tidak mampu memanfaatkan peluang yang ada atau lemah dalam menghindari ancaman eksternal.
Matriks IFE digunakan oleh perencana strategi untuk meringkas dan mengevaluasi faktor internal organisasi yang meliputi kekuatan dan kelemahan utama yang dimiliki. Berikut adalah contoh Tabel Matriks IFE.
Tabel 3 Matriks IFE
Key Internal Factors Weight Rating Weighted Scope Strengths:
Weakness:
Total
Langkah yang harus dikerjakan untuk membuat isian matriks IFE adalah (David, 2011):
1. Membuat faktor-faktor internal kunci yang meliputi kekuatan dan kelemahan dengan total sebanyak 10 sampai 20 faktor internal yang mempengaruhi organisasi.
2. Menentukan bobot dari setiap faktor dengan skala 0.0 (tidak penting) sampai 1.0 (sangat penting). Bobot menunjukkan tingkat kepentingan relatif dari faktor yang bersangkutan terhadap kesuksesan organisasi. Jumlah bobot harus sama dengan 1.0.
3. Menentukan rating dari 1 sampai 4 untuk setiap faktor. Rating 1, jika faktor tersebut merupakan kelemahan besar, rating 2 jika faktor tersebut merupakan kelemahan kecil, rating 3 jika faktor tersebut merupakan kekuatan kecil, rating 4 jika faktor tersebut merupakan kekuatan besar. Kekuatan harus mendapat rating 3 atau 4, sedangkan kelemahan mendapat rating 1 atau 2.
4. Mengalikan nilai bobot dengan nilai ratingnya untuk menentukan skor bobotnya.
5. Menjumlahkan skor bobot untuk tiap variabel untuk menentukan total skor bobot suatu organisasi.
Skor bobot yang tertinggi yang mungkin dicapai adalah 4.0 dan yang terendah adalah 1.0. Rata-rata skor total adalah 2.5. Jika skor total nilainya di bawah 2.5 menunjukkan bahwa organisasi mempunyai kondisi internal yang lemah, sedangkan jika nilainya di atas 2.5 menunjukkan bahwa organisasi mempunyai kondisi internal yang kuat.
Matriks TOWS merupakan matriks yang dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat dicocokkan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya (Rangkuti, 2005).
Pencocokan antara faktor eksternal dan internal merupakan bagian yang paling
15 sulit dan membutuhkan pertimbangan yang baik. Tujuan dari setiap pencocokan
adalah menghasilkan strategi alternatif yang dapat dijalankan, bukan untuk menetapkan strategi mana yang terbaik. Oleh karena itu tidak semua strategi yang dikembangkan dalam Matriks TOWS akan dipilih untuk dijalankan.
Matriks TOWS (Tabel 4) merupakan alat yang dapat menghasilkan (4) empat jenis strategi. Keempat kemungkinan strategi tersebut adalah (Rangkuti, 2005):
1. Strategi SO
Strategi ini dibuat dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya.
2. Strategi ST
Strategi ini tujuannya menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman.
3. Strategi WO
Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.
4. Strategi WT
Strategi ini berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
Tabel 4 Matriks TOWS Strengths
Daftar faktor-faktor kekuatan internal
Weaknesses Daftar faktor-faktor kelemahan internal Opportunities
Daftar faktor-faktor peluang eksternal
Strategi SO
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang
Strategi WO
Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang
Threats
Daftar faktor-faktor ancaman eksternal
Strategi ST
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman
Strategi WT
Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman
Langkah yang harus dikerjakan untuk membuat isian Matriks TOWS adalah (David, 2011):
1. Pada kolom opportunities, cantumkan faktor peluang yang diambil dari Tabel EFE yang sudah dibuat.
2. Pada kolom threats, cantumkan faktor ancaman yang diambil dari Tabel EFE yang sudah dibuat.
3. Pada kolom strengths, cantumkan faktor kekuatan yang diambil dari Tabel IFE yang sudah dibuat.
4. Pada kolom weaknesses, cantumkan faktor kelemahan yang diambil dari Tabel IFE yang sudah dibuat.
5. Mencocokkan kekuatan internal dengan peluang eksternal, sehingga didapat strategi di dalam kolom SO.
6. Mencocokkan kelemahan internal dengan peluang eksternal, sehingga didapat strategi di dalam kolom WO.
16
Page
16
7. Mencocokkan kekuatan internal dengan ancaman eksternal, sehingga didapat strategi di dalam kolom ST.
8. Mencocokkan kelemahan internal dengan ancaman eksternal, sehingga didapat strategi di dalam kolom WT.
2.6 IT Balanced Scorecard
IT Balanced Scorecard merupakan hasil pengembangan yang dilakukan oleh Van Grembergen dan Van Bruggen pada tahun 1996 dengan mengadopsi metode Balanced Scorecard (BSC) yang diperkenalkan oleh Kaplan dan Norton.
BSC sendiri merupakan metode yang digunakan untuk menerjemahkan misi dan strategi organisasi ke dalam seperangkat ukuran kinerja dan memberikan kerangka untuk pengukuran strategis dan manajemen (Matthwes, 2006). Dalam perkembangannya BSC lebih dimanfaatkan sebagai alat yang efektif untuk perencanaan strategis yaitu sebagai alat untuk menterjemahkan misi, visi, peran kunci, faktor penentu keberhasilan, tujuan, tolak ukur dan target kinerja serta perbaikan yang komprehensif, koheren, terukur dan berimbang (Nurjaya, 2008).
Dengan demikian maka IT BSC dapat menjabarkan, memproyeksikan dan memberikan kerangka berpikir untuk menjabarkan strategi penerapan TI perusahaan ke dalam segi operasional (Afrianto, 2010).
Ada 4 (empat) perspektif dalam IT BSC yaitu orientasi pengguna, kontribusi institusi, keunggulan operasional, dan orientasi masa depan (Van Grembergen, 2003). Berikut adalah Tabel IT BSC yang berisi misi dan strategi masing-masing perspektif.
Tabel 5 IT BSC
ORIENTASI PENGGUNA KONTRIBUSI INSTITUSI
Bagaimana pengguna memandang divisi TI?
Misi
Menjadi penyedia sistem informasi terbaik Strategi
• Penyedia aplikasi terbaik
• Penyedia operasional terbaik vs memberikan solusi terbaik dari berbagai sumber
• Bekerjasama dengan pengguna
• Kepuasan pengguna
Bagaimana manajemen memandang divisi TI?
Misi
Memberikan alasan agar investasi TI yang dilakukan dapat diterima oleh insitusi Strategi
• Mengontrol biaya pengeluaran TI
• Memberikan nilai bisnis dari proyek TI
• Memberikan kemampuan bisnis yang baru KEUNGGULAN OPERASIONAL ORIENTASI MASA DEPAN Seberapa efektif dan efisien proses TI?
Misi
Memberikan aplikasi dan pelayanan TI dengan efektif dan efisien
Strategi
• Pengembangan yang efektif dan efisien
• Operasional yang efektif dan efisien
Bagaimana memposisikan TI dengan baik agar sesuai dengan kebutuhan masa depan?
Misi
Memanfatkan peluang untuk menjawab tantangan-tantangan masa depan.
Strategi
• Memberikan pelatihan dan pendidikan bagi staf TI
• Memberikan keahlian bagi staf TI
• Melakukan penelitian terhadap teknologi baru
• Umur portfolio dari suatu aplikasi Sumber: Van Grembergen, 2003
17 Hubungan antara teknologi informasi dengan bisnis yang direfleksikan
dalam IT BSC dapat dilihat dalam Tabel 6. Tabel 6 menunjukkan pertanyaan dan pernyataan misi untuk setiap perspektifnya dalam 4 (empat) kuadran IT BSC.
Tabel 6 Pertanyaan dan misi strategis IT BSC
ORIENTASI PENGGUNA KONTRIBUSI INSTITUSI
Pertanyaan
Bagaimana seharusnya TI secara efektif dapat membantu memberikan layanan
Misi
Sebagai penyedia seluruh layanan informasi terbaik baik secara langsung maupun tidak langsung
Pertanyaan
Bagaimana seharusnya TI dapat memberikan sumbangan penting bagi kesuksesan institusi Misi
Memberikan sumbangan agar instititusi dapat mencapai tujuan dengan cara memberikan nilai tambah pada layanan informasi yang diberikan
KEUNGGULAN OPERASIONAL ORIENTASI MASA DEPAN Pertanyaan
Di tingkatan layanan dan proses seperti apa sehingga TI dapat memuaskan stakeholder dan penggunanya
Misi
Memberikan layanan TI secara efektif dan tepat waktu sesuai dengan target dan biaya.
Pertanyaan
Bagaimana TI dapat meningkatkan kemampuannya untuk terus belajar dan meningkatkan kinerja
Misi
Mengembangkan kemampuan internal untuk terus meningkatkan kinerja melalui inovasi, pembelajaran.
Sumber: Van Grembergen, 2003
Dari tabel tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa dalam perspektif orientasi pengguna dilakukan pengukuran untuk melihat bagaimanan kemampuan TI dalam memenuhi keinginan dan memuaskan kebutuhan penggunanya. Dalam perspektif keungggulan operasional dilakukan pengukuran untuk melihat bagaimana TI dapat mendukung kegiatan institusi dengan efektif dan efisien sehingga dapat mencapai target yang telah ditentukan. Selanjutnya dalam perspektif kontribusi institusi, dilakukan pengukuran untuk melihat bagaimana TI dapat memberikan nilai tambah dan sumbangan terhadap kesuksesan institusi dilihat dari investasi yang telah dilakukan. Perspektif terakhir adalah perspektif orientasi masa depan yang diukur dengan melihat bagaimana persiapan TI dalam menghadapi masa yang akan datang, diantaranya adalah kesiapan sumber daya manusia dan infrastruktur.
Tahapan perancangan Balanced Scorecard (Rangkuti, 2011):
1. Merumuskan misi, nilai, visi, tujuan dan strategi perusahaan.
2. Menentukan perspektif.
3. Merumuskan sasaran strategis (objectives). Menerjemahkan strategi ke dalam setiap perspektif yang berupa sasaran strategis pada setiap perspektif.
4. Menentukan ukuran strategis (measures). Sasaran strategis yang telah dirumuskan melalui strategi perlu ditetapkan pencapaiannya. Ada dua ukuran yang perlu ditentukan untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran strategis yaitu (1) ukuran hasil (outcome measure atau lag indikator) dan (2) ukuran pemacu kinerja (perfomance driver measure atau lead indicator).
5. Menentukan target. Target merupakan pernyataan kuantitatif kinerja yang hendak dicapai dalam kurun waktu tertentu di masa mendatang untuk mewujudkan sasaran starategis dalam setiap perspektif.
18
Page
18
6. Merumuskan inisiatif strategis. Inisiatif strategis merupakan pelaksanaan program yang bersifat strategis untuk mewujudkan sasaran strategis pada setiap perspektif. Hal itu dirumuskan dengan membuat suatu pernyataan kualitatif berupa langkah besar yang akan dilaksanakan di masa depan dan yang akan membantu pencapaian target.
7. Implementasi BSC. BSC diimplementasikan atau tepatnya diturunkan ke setiap level dalam perusahaan dan bahkan ke setiap individu agar perusahaan mendapatkan hasil kinerja berlipat ganda.
Berikut adalah matriks IT BSC.
Tabel 7 Matriks IT BSC
Perspektif IT Balanced Scorecard Sasaran
Ukuran
Target Inisiatif Strategi Lag
indikator
Lead indikator
1. Orientasi Pengguna
2. Keunggulan Operasional
3. Kontribusi Institusi
4. Orientasi Masa Depan
3 METODE PENELITIAN
3.1 Pendekatan
Penelitian ini termasuk ke dalam penelitian deskriptif yaitu penelitian yang tidak dimaksudkan untuk menguji hipotesis tertentu, tetapi hanya menggambarkan apa adanya tentang sesuatu variabel, gejala, atau keadaan (Arikunto, 2000). Hal serupa juga dikatakan oleh Donald Ary bahwa tujuan penelitian deskriptif adalah untuk melukiskan variabel atau kondisi apa adanya dalam suatu situasi (Prastowo, 2011). Dengan demikian, penelitian ini berusaha mendeskripsikan rencana strategis bidang teknologi informasi di Perpustakaan Usakti.
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus.
Menurut Sulistyo-Basuki (2010) studi kasus merupakan kajian mendalam tentang peristiwa, lingkungan, dan situasi tertentu yang memungkinkan mengungkapkan atau memahami sesuatu. Dengan metode studi kasus ini akan dihasilkan penelitian yang bersifat khusus, yaitu hanya berlaku di Perpustakaan Usakti saja.
Berdasarkan jenis datanya, penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Menurut Sulistyo-Basuki (2010) penelitian kualitatif berhubungan dengan ide, persepsi, pendapat, atau kepercayaan orang yang diteliti. Dalam penelitian kualitatif, peneliti merupakan alat penelitian utama, karena peneliti terjun langsung ke lapangan secara aktif untuk mengumpulkan data melalui observasi, wawancara, dan analisis dokumen.
19 3.2 Responden
Responden dalam penelitian ini adalah informan atau narasumber yang dapat memberikan informasi primer yang dibutuhkan peneliti. Pemilihan informan dalam penelitian ini menggunakan metode penarikan contoh bertujuan (purposive sampling). Menurut Sulistyo-Basuki (2010) purposive sampling adalah pemilihan contoh yang dilakukan peneliti berdasarkan kriteria yang ditentukan oleh peneliti.
Informan dalam penelitian ini terdiri dari (1) penentu atau pembuat kebijakan yang berjumlah 4 orang yaitu Wakil Rektor IV, Kepala UPT Perpustakaan, Kepala UPT Puskom, dan Kepala UPT Multimedia, (2) pengelola perpustakaan yaitu 3 orang Kasub unit pada Perpustakaan Usakti dimana salah satu Kasub unit yaitu Kasub unit referensi juga merangkap sebagai Pjs. Kasub unit sirkulasi, (3) pengguna perpustakaan yaitu dosen dan mahasiwa yang merupakan kelompok terbesar pengguna di perpustakaan perguruan tinggi yang secara aktif menggunakan layanan Perpustakaan Usakti yang berjumlah 6 orang responden. Aktif disini berarti responden yang pernah memanfaatkan layanan referensi, sirkulasi, internet, OPAC, web perpustakaan, serta dalam sebulan terakhir telah berkunjung ke perpustakaan minimal 2 kali. Jumlah responden dalam metode kualitatif dapat terus berkembang sampai data yang dikumpulkan dianggap memuaskan. Jumlah pengguna perpustakaan yang dijadikan responden dianggap mencukupi jika data dari hasil wawancara keenamnya telah menghasilkan data yang hampir sama, dengan demikian tidak dilakukan penambahan jumlah responden.
3.3 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini dilakukan dengan 5 (lima) cara sebagai berikut:
1. Observasi
Observasi adalah pengamatan atau pencatatan secara sistematik terhadap gejala yang tampak pada subyek penelitian. Dalam penelitian ini observasi dilakukan untuk mengamati dan mencatat kondisi dan situasi lingkungan internal dan eksternal Perpustakaan Usakti. Data yang diperoleh dari hasil observasi digunakan sebagai data sekunder atau pendukung terhadap data yang diperoleh dari wawancara.
2. Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mendapatkan informasi secara langsung dengan mengajukan pertanyaan kepada informan. Dalam melaksanakan teknik wawancara, digunakan gabungan wawancara terstruktur dan semi terstruktur.
Wawancara terstruktur merupakan wawancara dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya. Hal ini dilakukan agar peneliti tetap fokus dan berada pada jalur penelitian. Wawancara semi terstruktur merupakan wawancara dimana urutan pertanyaan maupun kalimat pertanyaan yang diajukan tidak harus mengikuti ketentuan secara ketat. Hal ini dilakukan oleh peneliti untuk mendapatkan informasi yang lebih luas dari informan.
Tujuan dari wawancara jenis ini adalah untuk menemukan permasalahan secara
