1|
LAPORAN
AUDIT MUTU INTERNAL AKADEMIK TAHUN 2021
LEMBAGA PUSAT DATA DAN LAYANAN INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA
DAN KOMPUTER ROYAL
1|
HALAMAN PENGESAHAN
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Royal
Laporan
Audit Mutu Internal Akademik Lembaga PUSDATIN
Tahun 2021
Kode Dokumen : LAP – 002 – LAPI-AMI- 2021
Tanggal : 22 Februari 2022
Jumlah Halaman : 14 Halaman Diajukan Oleh : Ketua Audit
Nofriadi, M.Kom NIDN : 0111028503 Dikendalikan Oleh : Ketua LAPI
Havid Syafwan, S.Si., M.Kom NIDN : 0107088503
Disetujui Oleh : Ketua STMIK Royal
Wan Mariatul Kifti, S.E., M.M NIDN : 0114057302
2 KATA PENGANTAR
Segala puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT, atas limpahan rahmat dan hidayahNya sehingga kami dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik dan lancar. Kami mengucapkan terimah kasih kepada pihak yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan kegiatan ini, dari mulai awal pelaksanaan sampai akhir pelaksanaan kegiatan sehingga dapat tersusun dalam bentuk laporan ini. Untuk itu, pada kesempatan ini, kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah turut mendukung kegiatan audit ini.
Dengan segalah kerendahan hati, kami menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu, saran dan kritik dari segenap pembaca sangat diharapkan guna penyempurnaan laporan ini.
Kisaran, Februari 2022 Ketua Tim Auditor,
Nofriadi., M.Kom
3 DAFTAR ISI
HALAMAN
HALAMAN PENGESAHAN 1
KATA PENGANTAR 2
DAFTAR ISI 3
PENDAHULUAN 4
TUJUAN 4
LINGKUP AUDIT 4
JADWAL AUDIT 4
PELAKSANAAN AUDIT 4
TEMUAN AUDIT 5
REKOMENDASI PENINGKATAN MUTU 5
KESIMPULAN AUDIT 6
LAMPIRAN 7
- Formulir Daftar Tilik
- Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) - Berita Acara
- Absensi - Dokumentasi
4 1. PENDAHULUAN
PUSDATIN merupakan lembaga yang bergerak dibidang pengelolaan dan pengembangan seluruh sistem informasi yang ada di lingkungan kampus Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Royal Kisaran. Sesuai dengan Peraturan Ketua STMIK Royal Tahun 2011 Tentang Organisasi dan Tata Kelola STMIK Royal Kisaran, Lembaga Pusat Data dan Teknologi Informasi mempunyai tugas melaksanakan perumusan dan pengendalian kebijakan teknis, pelaksanaan, pemanfaatan, evaluasi dan pelaporan di bidang data dan informasi, teknologi dan pendidikan tinggi di lingkungan STMIK Royal. Dalam melaksanakan tugas sebagai mana dimaksud dalam Peraturan Ketua STMIK Royal tersebut, Pusdatin menyelenggarakan fungsi :
1. Penyiapan penyusunan kebijakan di bidang infrastruktur teknologi informasi, komunikasi, aplikasi, sistem informasi, dan keamanan informasi serta pengelolaan data dan informasi.
2. Penyiapan pelaksanaan kebijakan dibidang infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi, aplikasi, sistem informasi, dan keamanan informasi, serta pengelolaan data dan informasi.
3. Pengelolaan, pengembangan, pemanfaatan, evaluasi, dan pelaporan dibidang infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi, aplikasi, sistem informasi, dan keamanan informasi, serta pengelolaan data dan informasi.
4. Pelaksanaan dukungan administrasi dan ketatausahaan Pusat Data dan Informasi dan Teknologi.
5. Pelaksanaan layanan pengadaan secara elektronik, dan 6. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan Ketua STMIK Royal.
Berdasarkan Keputusan Ketua STMIK Royal ditegaskan bahwa BPSI/Pusdatin STMIK Royal terdiri atas:
1. Administrasi dan Operator
2. Bagian Aplikasi dan Pengembangan Sistem Informasi 3. Jaringan dan Infrastruktur
4. IT Strategi dan E-Learning
Administrasi dan Operator mempunyai tugas untuk melaksanakan kegiatan administrasi, penginputan dan pengelolaan data yang ada didalam sistem informasi. Bagian aplikasi dan pengembangan sistem informasi mempunyai tugas melakukan perencanaan pembuatan,
5 pengembangan dan pengelolaan aplikasi dan sistem informasi. Bagian Jaringan dan Infrastruktur mempunyai tugas dalam perencanaan, pengelolaan dan pengembangan infrastruktur dan jaringan. Bagian IT Strategi dan E-Learning mempunyai tugas dalam perencanaan pengembangan sistem dan perencanaan dan implementasi penggunaan aplikasi e-learning.
2. TUJUAN
Audit Mutu Akademik Internal yang dilaksanakan ini merupakan bagian dari kegiatan Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dan Lembaga Audit dan Pengawasan Internal (LAPI) STMIK Royal Kisaran. Tujuan Audit Mutu Internal Akademik yang dilaksanakan bertujuan untuk untuk mengetahui kualitas bidang Pusat Data dan Teknologi Informasi pada tahun 2021.
3. LINGKUP AUDIT
Ruang lingkup audit yang dilakukan difokuskan pada panduan dan standar mutu e- learning tahun 2021.
4. JADWAL AUDIT
Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal dilaksanakan di STMIK Royal dengan Auditee bidang Pusat Data dan Teknologi Informasi, Auditor yang terlibat terdiri dari 3 orang. Pelaksanaan audit dilakukan pada tanggal 15 Februari 2022.
5. PELAKSANAAN AUDIT
Untuk memudahkan pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal terlebih dahulu Lembaga Audit dan Pengawasan Internal (LAPI) menunjuk beberapa orang auditor yang tergabung dalam tim auditor, kemudian tim auditor memulai kegiatannya dengan mengaudit dokumen (Panduan dan Standar Mutu yang berkaitan dengan bidang Pusat Data dan Teknologi Informasi tahun 2021) dan membuat daftar tilik.
Tahap berikutnya, Tim auditor mengaudit lapangan atau audit kepatuhan dengan terjun langsung ke kantor Lembaga Pusat Data dan Teknologi Informasi (PUSDATIN) untuk melakukan site visit (visitasi) dengan menggunakan instrument yang sudah disiapkan.
Berikut susunan Tim Auditor:
6 Tabel 1. Tim Auditor
No Nama Jabatan Unit Kerja
1 Nofriadi, M.Kom Ketua UPM
2 Dewi Maharani, M.Kom Anggota UPM
3 Masitah Handayani, M.Kom Anggota LPPM
6. TEMUAN AUDIT No. KTS/OB
(Initial Auditor)
Referensi
(butir mutu) Pernyataan 1 Daftar Tilik No.5
dan No.6
Standat Mutu E-Learning pada hal.16 dan
Manual Mutu E-Learning hal. 22 & 23
Belum sampai pada tahapan Evaluasi dan pengembangan pada sistem dimana dalam hal ini belum sesuai dengan Standart dan Manual Mutu E-Learning.
2 Daftar Tilik No.11
Standar Mutu Tahun 2016
Belum adanya pedoman/panduan E-Dosen Wali.
3 Daftar Tilik No.19
Standar Mutu
Pengelolaan Tahun 2021
Pedoman tertulis dan prosedur operasional baku tentang tugas pokok dan fungsi, prosedur operasional baku bidang PUSDATIN belum semua ada
7. REKOMENDASI PENINGKATAN MUTU
No Aspek/Bidang Peluang untuk peningkatan
1 E-Skripsi Diperlukannya fitur atau tampilan monitoring dari setiap menu-menu yang dibuat serta pengembangan dari setiap fitur.
2 E-Learning Diperlukannya fitur atau menu untuk dapat melihat hasil :
- jumlah dosen yang telah menggunakan, - yang telah mengupload KRS,
- serta kesesuaian matakuliah dengan
7 kurikulum.
3 E-DosenWali Diperlukannya diskusi dengan LPM segera mengenai Standart Mutu, Pedoman / Panduan tertulis serta SOPnya untuk dapat menjalankan dengan sebaik mungkin sistem dosen wali sesuai dengan visi STMIK Royal.
4 E-Absensi Diperlukannya fitur atau menu untuk mendapatkan rekapan persentasi kehadiran mahasiswa perkelas 5 Seluruh Sistem Diperlukan Monitoring dan Evaluasi dari luar
lembaga untuk memberikan umpan balik atau feedback dari setiap sistem yang telah diluncurkan PUSDATIN khususnya para user/ pengguna.
Setiap aplikasi / Sistem yang telah dibuat dipertanyakan juga kepada bidangnya guna mengetahui sejauh mana keefektifan sistem.
Seluruh aturan yang berkaitan dengan bidang pusdatin khususnya mengenai monitoring dan evaluasi dapat disosialisasikan pihak LPM kembali kepada Ketua Pusdatin.
8. KESIMPULAN AUDIT
Hasil dari pelaksanaan audit mutu internal di Lembaga Pusat Data dan Teknologi Informasi (PUSDATIN) STMIK Royal Kisaran dapat disimpulkan bahwa standar Mutu e- Learning secara umum sudah berjalan dengan baik, namun terdapat 3 temuan yang perlu diperhatikan dan ditindaklanjuti nantinya pada Rapat Tinjauan Manajemen. Dari hasil audit lapangan pada lembaga Lembaga Pusat Data dan Teknologi Informasi.
9. LAMPIRAN - Daftar Tilik
- Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) - Berita Acara
- Absensi - Dokumentasi
8
FORMULIR DAFTAR TILIK
Hari/Tanggal : Selasa, 15 Februari 2022 Auditee : Rolly Yesputra, M.Kom
Jam : 14.00 s/d Selesai Auditor :
Bagian : PUSDATIN a. Ketua : Nofriadi, M.Kom
Nama Dokumen : Standar Mutu b. Anggota 1 : Dewi Maharani, M.Kom
Halaman : - c. Anggota 2 : Masitah Handayani, M.Kom
No Referensi
(Butir Mutu) Pertanyaan
Hasil Observasi/
Audit Visitasi
S TS Catatan Khusus 1 Panduan E-
Skripsi
Apakah sudah ada pedoman / panduan tertulis E-Skripsi bagi dosen dan mahasiswa yang dimuat dihalaman website E-Skripsi?
Sudah ada √
2 Apakah sudah berjalan secara efektif proses :
- pengajuan judul Skripsi/TA,
- Verifikasi Judul, - Proses Bimbingan, - Jadwal Seminar dan
Sidang,
- Monitoring Seminar dan Sidang,
- Honor dosen
di website E-Skripsi?
(sertakan dokumen)
Sudah berjalan secara efektif, ditandai dengan tidak adanya keluhan dari user.
Tidak adanya batasan waktu pd proses pengajuan judul
Nampak, namun belum dimonitoring.
√ Diperlukannya batasan waktu proses
pengajuan judul Serta
Diperlukannya feedback pihak user.
3 Apakah aplikasi E-Skripsi
sudah dibuat userfriendly?
Sudah, ditinjau dari tidak adanya kritikan yg menyatakan sulit digunakan serta dapat diacsess di android.
√
9 4 Standart
Mutu E- Learning
Apakah sudah ada pedoman / panduan tertulis E-Learning bagi dosen dan mahasiswa yang dimuat dihalaman website E-Learning?
Sudah ada, namun di website PUSDATIN
√
5 Apakah sudah terdapat
Evaluasi –Evaluasi ? seperti – Evaluasi terhadap dosen
melalui instrumen e- learning,
– Evaluasi bahan ajar metode pembelajaran dan fasilitas pendukung.
– Evaluasi terhadap penyelenggara:ketersedia an peraturan dan tata cara registrasi
– Evaluasi Pelaksanaan:
learning berjalan lancar (sertakan dokumen)
Sistem belum sampai pada tahap evaluasi
√
10
6 Apakah dalam pengembangan
sistem terdapat:
- Minimal 1 modul yang digunakan dalam e- learning
- Adanya kesesuaian bahan ajar dan metode penyampaiannya
- Materi menarik dan mudah difahami
- Bahan ajar dibuat sendiri oleh tim dengan berbagai rujukan yang dicantumkan secara jelas
- Pertemuan dengan tatap muka minimal 12 kali dan pertemuan online (tanpa tatap muka) maksimal 2 kali
(sertakan dokumen)
Sistem belum sampai pada tahap pengembangan
√
7 Berapa jumlah dosen yang
telah menggunakan E- Learning? Dan Berapa jumlah dosen yang telah mengupload RPS pada E-Learning?
(sertakan dokumen)
Belum dapat diketahui jumlah pastinya
Tidak ada dokumen
8 Apakah dalam sistem dapat
mengetahui adanya kesesuaian antara matakuliah dengan kurikulum?
(Sertakan Dokumen)
Belum nampak Tidak ada
dokumen
9 Apakah aplikasi E-Learning
sudah dibuat userfriendly?
Belum, karena masih default
10 Apakah Data Penilaian
tercatat pada Sistem Informasi Akademik STMIK Royal?
(Sertakan Dokumen)
Belum
tersinkronisasi
11 11 Panduan E-
Dosen Wali
Apakah sudah ada pedoman / panduan tertulis E-Dosen Wali bagi dosen yang dimuat dihalaman website E-Dosen Wali?
Belum ada √
12 Apakah proses pengisian
kegiatan menggunakan E- Dosen Wali sudah berjalan efektif? Sejak kapan dijalankan dan berapa persen dijalankan / digunakan?
(sertakan dokumen)
Sudah, namun belum ada fitur yang menunjukkan persentasi digunakannya.
Dimulai sejak september 2019/20202
√
13 Berapa jumlah dosen yang
telah menggunakan E-Dosen Wali (sertakan dokumen)
Fitur dapat direkap, namun harus login terlebih dahulu ke user Prodi. Salah satu yg ditunjukkan adalah prodi SI = 71 Dosen.
√
14 Apakah aplikasi E-Dosen
Wali sudah dibuat userfriendly?
Sudah, ditinjau dari tidak adanya kritikan yg menyatakan sulit digunakan serta dapat diacsess di android.
√
15 Apakah menu-menu dan
submenu pada website E- Dosen Wali semuanya aktif serta memiliki dampak pada kinerja dosen wali?
(sertakan dokumen)
Belum semuanya aktif. Yg aktif hanya pelaporan saja karena masih tahap pelaksanaan serta kurangnya masukan dari pihak pengguna atau user.
√ Tidak ada dokumen
16 Apakah terdapat menu
monitoring dan evaluasi dosen wali?
(sertakan dokumen)
Belum ada, karena baru sampai tahap pelaksanaan.
Tidak ada dokumen
12 17 Panduan E-
Absensi / SIAKD
Apakah sudah ada pedoman / panduan tertulis E-Absensi yang dimuat dihalaman website E-Absensi ?
Tidak ada E- Absensi, namun didalam SIAKD terdapat menu Akademik dan submenu presensi mahasiswa utk mengisi absensi mahasiswa dalam setiap pertemuan
√
18 Apakah sudah berjalan proses absensi secara tepatwaktu menggunakan E-Absensi?
Sejak kapan dijalankan dan berapa persen dijalankan / digunakan?
Sudah real time.
Namun, Persentasi digunakan belum dapat diukur
√
19 Apakah aplikasi E-Absensi
sudah dibuat userfriendly?
Sudah √
20 Apakah sudah ada Tersedia pedoman tertulis dan prosedur operasional baku tentang tugas pokok dan fungsi, prosedur operasional baku bidang PUSDATIN STMIK Royal?
(sertakan dokumen)
Belum Semua √ Tidak ada
dokumen
21 Apakah menu-menu dan
submenu pada website E- Absensi semuanya aktif serta memiliki dampak pada kehadiran mahasiswa?
(sertakan dokumen)
Belum semua, karena sebagian sudah
dipindahkan/
dipisahkan ke E- Skripsi.
Serta belum ada rekapan persentasi kehadiran.
√ Tidak ada
Dokumen
13
22 Apakah terdapat menu
monitoring dan evaluasi Mahasiswa serta Dosen dalam mengajar?
(sertakan dokumen)
Belum ada, karena baru sampai tahap pelaksanaan.
Namun, sudah memfasilitasi lembaga penjaminan mutu dalam
pembuatan angket atau instrument.
√ Tidak ada
Dokumen
S = Sesuai; TS = Tidak Sesuai
Kisaran, 22 Februari 2022 Auditor
(Nofriadi, M.Kom)
2
PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI (PTK)
Bidang PUSDATIN
Kepala Bidang Rolly Yesputra, M.Kom
Ketua Auditor Nofriadi., M.Kom Tanggal AMI 15 Februari 2022 PTK No : 1 Kategori KTS Mayor
Observasi Standard/Kriteria Standar Mutu
Uraian Temuan :
1. Beberapa sistem masih tahap Pelaksanaan sehingga belum terlihat tahapan Evaluasi dan Pengembangan.
2. Belum adanya pedoman/panduan E-Dosen Wali baik di website E-Dosen Wali maupun PUSDATIN.
3. Pedoman tertulis dan prosedur operasional baku tentang tugas pokok dan fungsi, prosedur operasional baku bidang PUSDATIN belum semua ada
Tanda Tangan Auditor Tanggal 15-02-2022
Akar Penyebab :
1. Sedikitnya feedback serta kurangnya monitoring dari pihak user.
2. Kurangnya koordinasi atau sosialisasi antara lembaga penjaminan mutu (LPM) dengan pusat data dan Layanan Informasi (PUSDATIN)
3. Sulitnya pembagian tugas pokok dan fungsi dalam struktur organisasi
Tanda Tangan Teraudit Tanggal 15-02-2022
Rencana Tindakan Koreksi :
1. Meminta masukkan kepada user 2. Melakukan koordinasi dengan LPM
3. Melakukan koordinasi dengan LPM dan Wakil Ketua 2
Tanda Tangan Teraudit Tanggal 15-02-2022
Tinjauan Efektifitas Tindakan Koreksi:
Tindakan koreksi akan ditinjau pada saat pelaksanaan Audit Mutu Internal berikutnya
Tanda Tangan Auditor Tanggal
3 BERITA ACARA
4 ABSENSI
5 DOKUMENTASI KEGIATAN
Pembukaan Bersama Ketua LAPI & Auditor
Proses Audit Oleh Tim Audit & Auditee
6 -
Serah terima hasil audit lapangan Tim Audit ke Auditee
