DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR

(1)

1 UNIVERSITAS

DIPONEGORO

DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR

KODE: MP FE-8A

JUDUL: PROSEDUR PENERIMAAN KAS NON RUTIN; PENERIMAAN BANTUAN SUMBANGAN

TANGGAL DIKELUARKAN AREA: BIDANG KEUANGAN NO. REVISI:01

MANUAL PROSEDUR (MP)/SOP

PROSEDUR PENERIMAAN KAS NON RUTIN; PENERIMAAN BANTUAN SUMBANGAN

===================================================================

1. TUJUAN

Sebagai pedoman mengenai tertib penerimaan kas non rutin Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro.

2. PENGERTIAN

Penerimaan kas non rutin yang dimaksud adalah sumbangan dari donat, DIKTI / bantuan pemerintah.

3. REFERENSI:

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4286);

2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355);

3. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 Tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4400);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2005 Nomor 48, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4502);

(2)

2 5. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2005 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4503);

6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 76/PMK.05/2008 tentang Pedoman Akuntansi Dan Pelaporan Keuangan Badan Layanan Umum;

7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 44/PMK.05/2009 tentang Rencana Bisnis Dan Anggaran serta Pelaksanaan Anggaran Badan Layanan Umum;

8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 65 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Diponegoro;

9. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 259/KMK.05/2008 tentang Penetapan Universitas Diponegoro Pada Departemen Pendidikan Nasional Sebagai Instansi Pemerintah Yang Menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum;

10. Peraturan Rektor Nomor 5 tahun 2010 tentang Sistem Akuntansi Badan Layanan Umum Universitas Diponegoro

4. PROSEDUR

1. Diadakan perjanjian kerjasama dengan penandatanganan MOU kedua belah pihak. Pihak donator mentransfer dana hibah ke rekening Rektor PT. Tri Dharma.

2. Pimpinan Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Diponegoro membuat surat ke Rektor melalui Pembantu Rektor II untuk pencairan dana dengan dilampiri proposal dan SP2D.

3. Pembantu Rektor II Undip memproses pencairan dana sumbangan dengan menerbitkan cek.

4. Penerima sumbangan atau Fakultas kemudian mencairkan dana tersebut ke bank BNI cabang Undip.

5. Penerima sumbangan atau Fakultas menggunakan dana tersebut sesuai dengan proposal kegiatan.

6. Subbag. Keuangan dan Kepegawaian menyimpan bukti peranggungjawaban keuangan penggunaan dana tersebut.

(3)

MP/03/8B Page 1 of 6 UNIVERSITAS

DIPONEGORO

KODE: SPMI – UNDIP MP/ 03/ 8B JUDUL: PENYUSUNAN PERENCANAAN

ANGGARAN

TANGGAL DIKELUARKAN:

5 Januari 2011 AREA: BIDANG KEUANGAN NO. REVISI:01

PENYUSUNAN PERENCANAAN ANGGARAN

==============================================================

1. TUJUAN

Manual prosedur penyusunan perencanaan anggaran ini bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur yang harus dilalui oleh personel di lingkungan Fakultas Ekonomi Undip dalam menyusun perencanaan anggaran.

Tujuan penyusunan anggaran adalah :

1. Dengan adanya perencanaan diharapkan terdapatnya suatu pengarahan kegiatan dan adanya pedoman bagi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang ditujukan untuk pencapaian tujuan.

2. Dengan adanya perencanaan maka dapat diperkirakan hal-hal dalam masa pelaksanaan yang akan dilalui. Perkiraan ini dilakukan mengenai potensi-potensi dan prospek-prospek perkembangan dan juga hambatan-hambatan serta resiko-resiko yang mungkin dihadapi.

Perencanaan mengusahakan agar ketidakpastian dapat dibatasi sedikit mungkin.

3. Dengan perencanaan dilakukan penyusunan skala prioritas yaitu memilih urutan-urutan dari segi pentingnya suatu tujuan, sasaran maupun kegiatannya.

4. Dengan adanya perencanaan maka akan ada suatu alat pengukur atau standar untuk mengadakan pengawasan atau evaluasi.

5. Dengan adanya perencanaan maka menghindarkan terjadinya pemborosan dalam pendayagunaan faktor-faktor sumberdaya manusia, biaya, material, waktu dan sebagainya.

6. Dengan adanya perencanaan maka menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan

2. PENGERTIAN

Anggaran adalah suatu alokasi sumber-sumber yang dibuat secara terencana mengenai bermacam-macam hal yang dilakukan di masa yang akan dating didasarkan kepada sejumlah variable penting ditujukan untuk mencapai sejumlah tujuan tertentu dengan mengaitkan antara penerimaan – penerimaan yang diperkirakan dengan pengeluaran-pengeluaran yang direncanakan serta membentuk/menerapkan suatu dasar (basis) untuk mengukur dan mengontrol pengeluaran dan penetapan. Anggaran sebagai alat perencanaan mempunyai fungsi sebagai alat pengendali dalam sistem pengelolaan keuangan yang mendasari prinsip- prinsip transparansi, akuntabilitas, value for money (efisiensi, ekonomi dan efektivitas), partisipatif serta mamu menunjukkan hasil yang hendak dicapai. Jenis perencanaan yang digunakan oleh Fakultas Ekonomi adalah perencanaan berbasis kinerja yaitu penyusunan

(4)

MP/03/8B Page 2 of 6 anggaran yang dilakukan dengan memperhatikan keterkaitan anatara pendanaan dengan keluaran dan hasil yang diharapkan, termasuk efisiensi dalam pencapaian hasil dan keluaran tersebut. Penyusunan anggaran tersebut mengacu kepada indikator kinerja, standar biaya dan evaluasi kinerja. Penyusunan anggaran ini terdiri dari beberapa tahap pembuatan dokumen yaitu :

1. Target Penerimaan

Adalah dokumen yang merinci penerimaan PNBP yang didapat selama 1 tahun.

Perhitungan estimasi penerimaan ini dihitung dari jumlah mahasiswa yang masih aktif (SPP, SPI, PRKP, SPMP), pendapatan kerjasama yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi, dan pemasukan-pemasukan lain yang dianggap pendapatan PNBP.

Perhitungan Target Penerimaan ini digunakan untuk menentukan besaran alokasi pagu yang akan direncanakan oleh Fakultas Ekonomi selama 1 tahun kedepan.

2. RKA-KL (Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga)

Adalah dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi program dan kegiatan yang merupakan kompilasi program-program dan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan oleh jurusan-jurusan dan program studi selama 1 tahun. Standar biaya yang dipakai dalam pembuatan RKA-KL ini mengacu pada SBU (Standar Biaya Umum) dan SBK (Standar Biaya Khusus) yang berlaku.

3. RKT (Rencana Kinerja Tahunan)

Adalah dokumen yang merupakan perincian lebih detail dari RKA-KL yang dibuat dengan menjelaskan semua program dan kegiatan kedalam suatu tabel dengan rincian sebagai berikut :

a. Tujuan Kegiatan b. Sasaran Kegiatan :

- Uraian sasaran - Indikator kinerja - Satuan

- Target kegiatan c. Kebijakan

d. Program Kegiatan e. Proses Kegiatan

f. Input : melaporkan jumlah sumber dayayang digunakan untuk menjalankan suatu kegiatan atau program.

g. Output (keluaran) : barang/jasa yang dihasilkan oeh kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan program dan kebijakan.

h. Outcome (indicator keluaran) : suatu kondisi yang diharapkan, menjadi acuan pengerahan sumber daya dalam rangka mencapai keluaran dan merupakan ukuran tingkat pencapaian keluaran.

4. RBA (Rencana Bisnis dan Anggaran)

Adalah dokumen yang dibuat melalui pengembanggan dari RKA-KL dan RKT.

Dokumen ini menjelaskan semua program dan kegiatan kedalam suatu table dengan rincian sebagai berikut :

a. Tujuan b. Sasaran c. Strategi d. Kebijakan

(5)

MP/03/8B Page 3 of 6 e. Program kerja

f. Kegiatan/aktifitas : - Uraian kegiatan - Volume

- Satuan

- Jadwal pelaksanaan

Secara garis besar RBA adalah pengembang dari RKA-KL dan RKT yang lebih menguraikan secara rinci mengenai rincian pengeluaran detail yang akan dilakukan selama 1 tahun.

5. TOR (Term of Reference) / KAK (Kerangka Acuan Kegiatan)

Adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, lokasi,bagaimana,dan berapa perkiraan biayanya suatu kegiatan.

6. RAB (Rencana Anggaran Biaya) yang adalah suatu dokumen yang berisi rincian komponen-komponen masukan (input) dari sebuah kegiatan serta besaran biaya dari masing-masing komponen. Rincian Anggaran Biaya (RBA) merupakan penjabaran lebih lanjut dari unsur perkiraan biaya dalam TOR.

7. LAKIP (Laporan Akuntabilitas Kinerja Pemerintah) Adalah evaluasi perencanaan yang telah dilaksanakan.

3. REFERENSI:

1. Undang – Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara 2. Undang – Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara

3. Undang – Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Negara

4. Undang – Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional

5. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah

6. Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara / Lembaga

7. Undang – Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

8. Undang – Undang Nomor 20 Tahun 1997 tentang Penerimaan Negara Bukan Pajak 9. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 1997 tentang Jenis dan Penyetoran Penerimaan

Negara Bukan Pajak sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 57 Tahun 1997.

10. Peraturan Pemerintah Nomor 73 Tahun 1999 tentang tata Cara Penggunaan Penerimaan Negara Bukan Pajak yang bersumber dari Kegiatan Tertentu

11. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintah 12. Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan

Layanan Umum 4. PROSEDUR

1. Tim SP4 (Sistem Perencanaan Penyusunan Program dan Penganggaran) menghitung estimasi penerimaan dari :

 Setoran mahasiswa berupa SPP, SPI, PRKP, SPMP.

 Pendapatan kerjasama.

(6)

MP/03/8B Page 4 of 6

 Pendapatan lain-lain (Pendapatan dari legalisir, pendapatan dari pendaftaran wisuda, pendapatan dari sewa ruang, pendapatan dari denda keterlambatan pengembalian buku perpustakaan, pendapatan penjualan buku pedoman skripsi, pendapatan dari pendaftaran Semester Pendek).

Untuk menetapkan besaran pagu yang dapat dipergunakan untuk Operasional Fakultas Ekonomi selama 1 tahun dihitung dengan aturan :

Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro

SPP 50% 50%

SPI 80% 20%

SPMP 70% 30%

PRKP 100% -

KERJASAMA 100% -

Tim SP4 membagi Besaran Pagu tersebut kedalam alokasi operasional per akun yaitu operasional rutin dan tidak rutin yang diselenggarakan selama 1 tahun. Alokasi operasional tidak rutin digunakan untuk kegiatan-kegiatan jurusan-jurusan, program studi dan pelaksana administrasi pendukung proses belajar mengajar yang berada dibawah pengelolaan Fakultas Ekonomi.

2. Tim SP4 memberikan surat informasi besaran pagu alokasi yang dapat digunakan oleh masing - masing jurusan-jurusan, program studi dan pelaksana administrasi pendukung proses belajar mengajar selama 1 tahun kedepan.

3. Jurusan-jurusan, program studi dan pelaksana administrasi pendukung proses belajar mengajar mengajukan program – program dan kegiatan – kegiatan yang akan dilakukan selama 1 tahun kedalam RKA-KL, RKT, dan RBA (dilengkapi dengan proposal kegiatan).

4. Tim SP4 mengkompilasi pengajuan rencana anggaran yang diajukan oleh jurusan- jurusan, program studi dan pelaksana administrasi pendukung proses belajar mengajar dengan mengevaluasi ulang kegiatan apa yang dapat dilaksanakan dan tidak dapat dilaksanakan.

5. Tim SP4 mengundang jurusan-jurusan, program studi dan pelaksana administrasi pendukung proses belajar mengajar untuk diskusi ulang dan finalisasi penyusunan anggaran melalui Lokakarya Anggaran yang dilakukan rutin setiap tahun. Lokakarya ini menghasilkan dokumen fix RKA-KL, RKT, RBA.

6. Hasil finalisasi anggaran dikompilasi ulang kedalam RKA-KL, RKT, RBA dan diberikan dokumen pendukung seperti TOR dan RAB dan dikirimkan ke BAPSI (Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi) Universitas Diponegoro.

7. BAPSI mengirimkan surat pemberitahuan kepada Fakultas Ekonomi mengenai besaran pagu alokasi 1 tahun yang sudah fix diberikan oleh DJA (Direktorat Jenderal Anggaran) sesuai dengan yang diajukan oleh Fakultas Ekonomi. Program – program dan kegiatan – kegiatan yang diajukan oleh Fakultas Ekonomi kadangkala tidak semuanya disetujui oleh DJA. Oleh sebab itu Tim SP4 sebelum mengirimkan kepada BAPSI perlu mengevaluasi ulang rincian program dan kegiatan yang diajukan oleh jurusan-jurusan, program studi dan pelaksana administrasi pendukung proses belajar mengajar.

8. Tim SP4 mengirimkan informasi kepada jurusan-jurusan, program studi dan pelaksana administrasi pendukung proses belajar mengajar untuk pembuatan proposal kegiatan yang akan dilaksanakan untuk proses pencairan dana.

9. Pelaksanaan Anggaran

(7)

MP/03/8B Page 5 of 6 Diagram Alir: Prosedur Penyusunan Perencanaan Anggaran

(8)

MP/03/8B Page 6 of 6

(9)

1 UNIVERSITAS

DIPONEGORO

KODE: MP FE-8C

JUDUL: PROSEDUR PEMBUATAN KWITANSI TANGGAL DIKELUARKAN AREA: BIDANG KEUANGAN NO. REVISI:01

MANUAL PROSEDUR (MP)/SOP PROSEDUR PEMBUATAN KWITANSI

===================================================================

1. TUJUAN

Sebagai pedoman dalam mengeluarkan dana sesuai dengan permintaan dana yang telah direncanakan.

2. PENGERTIAN

Tanda bukti pembayaran dan penggunaan dana.

3. REFERENSI:

1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4286);

2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355);

3. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 Tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia nomor 4400);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2005 Nomor 48, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4502);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2005 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4503);

(10)

2 6. Keppres Nomor 80 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 76/PMK.05/2008 tentang Pedoman Akuntansi Dan Pelaporan Keuangan Badan Layanan Umum;

8. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 44/PMK.05/2009 tentang Rencana Bisnis Dan Anggaran serta Pelaksanaan Anggaran Badan Layanan Umum;

9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 65 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Diponegoro;

10. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 259/KMK.05/2008 tentang Penetapan Universitas Diponegoro Pada Departemen Pendidikan Nasional Sebagai Instansi Pemerintah Yang Menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum;

11. Peraturan Rektor Nomor 5 tahun 2010 tentang Sistem Akuntansi Badan Layanan Umum Universitas Diponegoro

12. PROSEDUR

1. Untuk pembelian barang atau jasa yang berupa nota – nota yang kemudian kwitansi diketik rangkap 2 (dua), kemudian dimintakan stempel ke took atau rekanan dengan dibubuhi tanda tangan, nama terang dan ditandatangani oleh yang menerima serta diberi stempel dan nama terang, alamat, no. telp. yang jelas dan ditandatangani oleh penerima dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Kwitansi tagihan dengan nilai Rp. 250.000,- s/d Rp. 1.000.000,- harus dibubuhi materai Rp. 3.000,-.

b. Kwitansi tagihan dengan nilai Rp 1.000.000,- s/d Rp 10.000.000,- harus dibubuhi materai Rp 6.000,-. Dengan syarat took atau rekanan harus mempunyai NPWP karena akan dikenakan PPN 10% dari total DPP (Dasar Pengenaan Pajak

= 100/110 x Bruto) dan dikenakan PPH Pasal 22 sebesar 1,5% dari nilai DPP.

c. Belanja jasa dikenakan PPH Pasal 23 sebesar 2% dengan perhitungan : (1) Kurang dari 1 juta : 2 % x bruto

(2) Lebih dari 1 juta : 2 % x DPP

Sedangkan untuk pengeluaran dalam bentuk honor dikenakan pajak (PPh pasal 21) dengan ketentuan sebagai berikut:

(11)

3 - Golongan IV sebesar 15%

- Golongan III dan honorer sebesar 5%

- Golongan II dan I tidak dikenakan pajak

d. Belanja perawatan atau perbaikan dikenakan PPN 10% dari nilai DPP ditambah PPH Pasal 23 sebesar 2%.

e. Untuk belanja jasa sewa gedung dikenakan PPN sebesar 10% dari nilai DPP ditambah PPH Pasal 23 sebesar 10 % (disesuaikan dengan peraturan pajak yang berlaku).

2. Kwitansi yan sudah diverifikasi kebenaran dan keabsahannya oleh tim verifikasi kemudian dibubuhi/ dimintakan tanda tangan Mengetahui/ setuju dibayar oleh PPK, Kasubbag. Keuangan dan Kepegawaian, Bendahara Pengeluaran Pembantu, Kasubbag.

UPA dan pihak pengusul atau pemakai.

(12)

MP/03/8F Page 1 of 10 UNIVERSITAS

DIPONEGORO

KODE: SPMI – UNDIP MP/ 03/ 8F JUDUL: PROSEDUR AKUNTANSI

PENGAMBILAN UANG PERSEDIAAN DARI DANA DIPA BLU- PNBP

TANGGAL DIKELUARKAN:

MANUAL PROSEDUR (MP) / SOP GANTI UANG PERSEDIAAN

===========================================================

1. TUJUAN

MP Penerimaan Ganti Uang Persediaan ini bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai prosedur penggantian uang persediaan bila telah habis dipergunakan. Prosedur ini dilakukan dengan syarat utama bahwa SPJ penggunaan UP sebelumnya telah bisa dibuktikan dengan SPJ yang memadai.

2. PENGERTIAN

Uang persediaan tiap unit satuan kerja, pada awal tahun anggaran akan diberikan oleh BLU Universitas Diponegoro. Uang Persediaan tersebut akan dibagikan kepada tiap unit satuan kerja dengan jumlah yang telah ditentukan atas dasar estimasi rencana pengeluaran/belanja setiap unit satuan kerja. Akan tetapi, jumlah besaran uang persediaan yang dibagikan tidak mendasarkan pada estimasi pengeluaran / belanja selama satu tahun anggaran, akan tetapi biasanya hanya untuk memenuhi satu atau dua bulan kebutuhan saja. Hal ini disebabkan karena, selain uang untuk kebutuhan satu tahun anggaran belum tentu sudah tersedia, juga dikarenakan agar mendidik setiap unit satuan kerja agar disiplin dan bertanggungjawab dalam penggunaan uang persediaan. Apabila uang persediaan telah habis dipergunakan, maka dapat diajukan pengantian uang persediaan tersebut, akan tetapi sebelumnya harus dapat menunjukkan SPJ atas penggunaan uang tersebut.

Ruang lingkup manual prosedur Akuntansi Ganti Uang Persediaan terdiri dari : (1) Tahapan Kegiatan / Prosedur (Lihat deskripsi prosedur dan bagan alir) (2) Pihak – pihak yang terlibat

(3) Dokumen yang diperlukan (4) Catatan yang digunakan

3. REFERENSI:

(1) Peraturan perundang-undangan yang terkait (2) Keputusan Menteri yang terkait

(3) Peraturan Universitas

(4) Peraturan Akademik Fakultas

4. PROSEDUR (Waktu )*

(13)

MP/03/8F Page 2 of 10 AKTIVITAS

DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

PENANGGUNG JAWAB 1. Pembuatan SPJ Pengeluaran UP Bulan

Sebelumnya

a. Maksimal setiap tanggal 5, Bendahara Pengeluaran Pembantu menyusun pertanggungjawaban pengeluaran uang persediaan unit BLU yang telah dikeluarkan pada bulan sebelumnya. Pengajuan GU minimal 50% dari UP.

 Rekapitulasi pengeluaran

 Kwitansi definitif

 SPJ

Pengeluaran UP

 Rekap Pajak

 Faktur Pajak dan SSP yang telah disetor

BPP

b. Pertanggungjawaban pengeluaran yang dibuat BPP adalah berdasarkan seluruh rekapitulasi pengeluaran dalam periode 1 bulan yang telah ada kwitansi pembayarannya

 SPJ

Pengeluaran UP

 Rekap Pajak

BPP

c. Kwitansi pembayaran tersebut disertai dengan dokumen rekapitulasi pengeluaran yang telah dibuat sebelumnya oleh BPP

 SPJ

Pengeluaran UP

 Rekap Pajak

BPP

d. Dokumen SPJ atas pengeluaran UP bulan lalu beserta kwitansi definitif dan rekapitulasi pengeluaran dibawa ke Pejabat Keuangan Pelaksana Penatausahaan Unit / Subsatker BLU (PKPPUB) selaku fungsi verifikasi dan pembuat dokumen

 SPJ

Pengeluaran UP

 Rekap Pajak

BPP

(14)

PENANGGUNG JAWAB

2. Verifikasi dan Pembuatan SPTJB

a. PKPPUB menerima dokumen dari BPP dengan rincian, sbb:

1) Dokumen SPJ sebanyak 2 (dua) rangkap 2) Kwitansi (definitif) sebanyak 3 (tiga)

rangkap

3) Rekapitulasi pengeluaran sebanyak 5 (lima) rangkap

4) Rekapitulasi Pajak

 Rekap Pajak

 SPJ

Pengeluaran UP

PKPPUB fungsi verifikasi

b. Verifikasi dilakukan untuk memeriksa kelengkapan dan kebenaran SPJ dengan cara mencocokkan SPJ dengan kwitansi (definitif) dan rekapitulasi pengeluaran

 SPJ

Pengeluaran UP

 Rekap Pajak

c. Pengesahan SPJ dilakukan oleh PKPPUB.

Apabila SPJ dinyatakan sah maka PKPPUB memberi stempel “telah diuji kelengkapan dan kebenarannya” serta menandatanganinya

 Kwitansi definitive

 SPJ

Pengeluaran UP

 Rekap Pajak

d. Selanjutnya, berdasarkan pengesahan SPJ, PKPPUB menyusun SPTJB dan meminta otorisasi baik pada dokumen SPJ maupun pada dokumen SPTJB ke kuasa otorisator unit/subsatker BLU

 SPTJB

 SPJ

Pengeluaran UP

 Rekap Pajak

PKPPUB fungsi pembuat

dokumen

e. Sebaliknya, apabila SPJ dianggap tidak sah, maka Bendahara Pengeluaran Pembantu diminta untuk memperbaiki SPJ yang sesuai

 SPTJB

 SPJ

Pengeluaran UP

(15)

PENANGGUNG JAWAB dengan kwitansi definif dan rekapitulasi

pengeluaran  Rekap Pajak

 Faktur Pajak dan SSP yang telah disetor f. Dokumen SPJ atas pengeluaran UP bulan

lalu beserta Surat Pernyataan Tanggungjawab Belanja (SPTJB) kemudian diserahkan ke fungsi verifikasi PKPPB oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu

 SPTJB

 SPJ

Pengeluaran UP

 Rekap Pajak

BPP

4. Pembuatan SPP GUP

a. BPP menerima pengesahan SPJ atas pengeluaran UP bulan lalu dan SPTJB dari PKPPB (BAUK)

 SPTJB

 SPTJ

 SPJ

Pengeluaran UP

 Rekap Pajak

BPP

b. Selanjutnya, BPP membuat SPP GUP berdasarkan pengesahan SPJ atas pengeluaran UP bulan lalu dan SPTJB. SPP GUP tersebut dibuat sebanyak 5 (lima) rangkap

 SPTJB

 SPTJ

 SPJ

Pengeluaran UP

 SPP GUP

 Rekap Pajak

BPP

c. Dokumen SPP GUP sebanyak 1 (satu) rangkap diarsipkan menurut urutan tanggal sedangkan dokumen SPP GUP sebanyak 4 (empat) rangkap beserta SPJ atas pengeluaran UP bulan lalu dan SPTJB dibawa ke fungsi verifikasi dan pembuatan dokumen Pejabat Keuangan Pelaksana Penatausahaan Unit / Subsatker BLU (PKPPUB)

 SPTJB

 SPTJ

 SPJ

Pengeluaran UP

 SPP GUP

 Rekap Pajak

BPP

5. Verifikasi dan pembuatan SPM GUP

a. PKPPUB menerima SPP GUP sebanyak 5 (lima) rangkap beserta pengesahan SPJ atas

 SPTJB

 SPTJ

(16)

PENANGGUNG JAWAB pengeluaran UP bulan lalu dan SPTB dari

BPP  SPJ

Pengeluaran UP

 SPP GUP

 Rekap Pajak

 Faktur Pajak dan SSP yang telah disetor b. Selanjutnya, fungsi verifikasi PKPPUB

melakukan verifikasi kebenaran atas SPP GUP berdasarkan pengesahan SPJ atas pengeluaran UP bulan lalu dan SPTJB

 SPTJB

 SPTJ

 SPJ

Pengeluaran UP

 SPP GUP

 Rekap Pajak

c. Apabila dinyatakan sah, maka fungsi pembuat dokumen PKPPUB membuat SPM GUP sebanyak 5 (lima) rangkap dan PKPPUB memberikan paraf bahwa telah diteliti dan diuji kebenarannya

 SPTJB

 SPTJ

 SPJ

Pengeluaran UP

 SPP GUP

 SPM GUP

 Rekap Pajak

dokumen

d. Sebaliknya, jika SPP GUP dinyatakan tidak

sah, maka BPP diminta untuk memperbaiki  SPTJB

 SPTJ

 SPJ

Pengeluaran UP

 SPP GUP

 Rekap Pajak

e. Selanjutnya, Dokumen SPM GUP (5 rangkap) kemudian dibawa ke Kuasa Otorisasi Unit/Subsatker BLU untuk diotorisasi

 SPTJB

 SPTJ

 SPJ

Pengeluaran UP

 SPP GUP

 SPM GUP

dokumen

(17)

 Rekap Pajak

 Faktur Pajak dan SSP yang telah disetor f. SPTB, SPP GUP (1 rangkap) dan

pengesahan SPJ UP bulan lalu diserahkan ke BPP

 SPTJB

 SPTJ

 SPJ

Pengeluaran UP

 SPP GUP

 Rekap Pajak

g. SPP GUP (1 rangkap) diarsipkan menurut

tanggal  SPP GUP PKPPUB fungsi

verifikasi 6. Penandatanganan SPM GUP

a. Kuasa Otorisasi Unit/Subsatker BLU menerima dokumen SPM GUP (5 rangkap) dari PKPPUB

 SPM GUP Kuasa Otorisator unit/subsatker BLU

b. Selanjutnya, Kuasa Otorisasi Unit/Subsatker BLU melakukan penandatangan terhadap SPM GUP (5 rangkap)

 SPM GUP Kuasa Otorisator unit/subsatker BLU

c. Sedangkan SPM GUP sebanyak 5 (lima) rangkap yang telah ditandatangani dibawa ke Bendahara Pengeluaran Pembantu, dengan uraian, sbb:

1) SPM GUP (1 rangkap) diarsipkan menurut tanggal

2) SPM GUP (4 rangkap), SPTJB, Pengesahan SPJ UP bulan lalu dan SPP GUP (4 rangkap) dibawa ke fungsi verifikasi (BAUK) PKPPB oleh BPP

 SPTJB

 SPTJ

 SPJ

Pengeluaran UP

 SPP GUP

 SPM GUP

 Rekap Pajak

BPP

8. Penerimaan SP2D dari Bendahara Pengeluaran Bendahara Pengeluaran Pembantu BLU menerima satu rangkap SP2D, SPM, SPP dari PKPPB.

SP2D SPM-UP SPP

Bendahara Pengeluaran Pembantu BLU 9. Pengambilan Dana melalui Bank Persepsi

a. Pengambilan dana dengan menggunakan cek ke Bank Persepsi.

SP2D-UP Rekening Koran Cek

 BPP

(Unit/Subsat ker BLU)

(18)

 Bank Persepsi b. Selanjutnya, dana cair untuk dapat

digunakan untuk operasional kantor.

SP2D-UP Bendahara Pengeluaran Pembantu 10. Pencatatan SP2D-UP oleh BPP

a. BPP menerima 1 rangkap SP2D-UP yang telah diotorisasi Pejabat Otorisator (PR II).

SP2D-UP BPP

(Unit/Subsatker BLU)

b. Selanjutnya, BPP mencatat SP2D-UP ke dalam buku catatan Bendahara Pengeluaran Pembantu dan ke dalam Register SP2D-UP.

SP2D-UP Rekening Koran

BPP

c. BPP menyerahkan satu rangkap SP2D-UP yang telah diverifikasi dan diotorisasi oleh Pejabat Otorisator (PR II) beserta dengan Rekening Koran Unit/Subsatker dari Bank Persepsi ke Fungsi Akuntansi PKPPUB.

SP2D-UP Rekening Koran

BPP

11. Pencatatan Akuntansi oleh PKPPUB Fungsi Akuntansi

a. Fungsi Akuntansi PKPPUB menerima satu rangkap SP2D-UP yang telah diverifikasi dan diotorisasi oleh Bank Persepsi beserta dengan Rekening Koran Unit/Subsatker dari BPP.

 SP2D-UP

 Rekening Koran Unit/

Subsatker

 Cek

PKPPUB-Fungsi Akuntansi

b. Dokumen ini digunakan untuk mencatat dalam jurnal, diposting ke dalam buku besar, dan dibuat laporan keuangannya dan laporan ini akan dikonsolidasikan dengan Laporan Keuangan PKPPB.

 SP2D-UP

Subsatker

 Cek

 Jurnal

 Buku Besar

 Laporan Keuangan

 Laporan Keuangan Konsolidasia n

PKPPUB-Fungsi Akuntansi

(19)

MP/03/8F Page 8 of 10

(20)

MP/03/8F Page 9 of 10

(21)

MP/03/8F Page 10 of 10

(22)

MP/03/8G Page 1 of 12 UNIVERSITAS

DIPONEGORO

KODE: SPMI – UNDIP MP/ 03/ 8G JUDUL: PROSEDUR AKUNTANSI

PENGELUARAN LANGSUNG (LS)

MANUAL PROSEDUR (MP)/SOP PENGELUARAN LANGSUNG

===================================================================

1. TUJUAN

MP pengeluaran langsung ini bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur pengeluaran/ belanja satuan kerja yang pembayarannya dilakukan langsung dari dana BLU Universitas Diponegoro tanpa melibatkan penggunaan dana dari uang persediaan yang ada di satuan kerja.

2. PENGERTIAN

Sistem pengeluaran LS adalah sistem pengeluaran/ belanja dimana pengeluaran yang dilakukan tidak dibayar dengan menggunakan uang persediaan di setiap unit satuan kerja yang dipegang oleh bendahara pengeluaran pembantu, akan tetapi pembayaran tersebut dilaksanakan langsung dibiayai dari dana BLU Universitas Diponegoro, meskipun transaksi belanja tersebut dilaksanakan oleh suatu unit satuan kerja. Biasanya pengeluaran LS ini dilaksanakan terkait pekerjaan fisik, dan atau biasanya kegiatan/ belanja yang tergolong besar.

Ruang lingkup manual prosedur Akuntansi Pengeluaran Langsung terdiri dari : 1. Tahapan kegiatan atau prosedur (lihat deskripsi prosedur dan bagan alir)

2. Pihak-pihak yang terlibat 3. Dokumen yang diperlukan 4. Catatan yang digunakan 3. REFERENSI:

1. Peraturan perundang-undangan yang terkait 2. Keputusan Menteri yang terkait

3. Peraturan Universitas

4. Peraturan Akademik Fakultas

(23)

MP/03/8G Page 2 of 12 4. PROSEDUR (Waktu)*

No Aktivitas Dokumen yang

Digunakan

Penanggung Jawab 1. Pembuatan SPP-LS

a. BPP membuat SPP-LS berdasarkan dokumen kontrak dan pendukungnya.

SPP-LS dibuat sebanyak 3 (tiga) rangkap.

 Dokumen Kontrak &

pendukungnya

 SPP-LS

Bendahara Pengeluaran Pembantu

( Unit/Subsatker BLU)

b. Dokumen SPP-LS sebanyak 1 (satu) rangkap diarsipkan oleh BPP menurut urutan tanggal, sedangkan dokumen SPP-LS sebanyak 2 (dua) rangkap beserta empat rangkap dokumen kontrak dan pendukungnya dibawa ke fungsi verifikasi dan pembuatan dokumen Pejabat Keuangan Pelaksana Penatausahaan Unit/Subsatker BLU (PKPPUB).

pendukungnya

 SPP-LS

BPP

( Unit/Subsatker BLU)

2. Verifikasi dan Pembuatan Surat Perintah Membayar Langsung (SPM- LS)

a. PKPPUB menerima SPP-LS sebanyak 2 (dua) rangkap beserta beserta dokumen kontrak dan pendukungnya sebanyak 4 (empat) rangkap.

pendukungnya

 SPP-LS

PKPPUB

b. Selanjutnya, fungsi verifikasi PKPPUB melakukan verifikasi kesesuaian antara SPP-LS dengan ketersediaan anggaran sebagaimana tertuang dalam DIPA- BLU.

pendukungnya

 SPP-LS

 DIPA-BLU RBA

PKPPUB

(24)

MP/03/8G Page 3 of 12

Digunakan

Penanggung Jawab c. Apabila tersedia anggarannya dalam

DIPA-BLU, maka fungsi pembuat dokumen PKPPUB membuat draft SPM-LS.

pendukungnya

 SPP-LS

 SPM-LS

PKPPUB

d. Sedangkan, apabila SPP-LS tidak tersedia anggarannya, maka SPP-LS tersebut ditolak.

pendukungnya

 SPP-LS

PKPPUB

e. Setelah SPM-LS dibuat, SPP-LS diverifikasi kebenaran dan kelengkapannya. Apabila SPP-LS tersebut benar dan lengkap, maka SPM-LS akan diparaf bahwa telah diuji kebenarannya dan menandatangankan ke kuasa otorisator.

pendukungnya

 SPP-LS

 SPM-LS

 PKPPUB

 Kuasa Otorisator Unit/Subsatke r BLU

f. Sedangkan apabila SPP-LS salah dan tidak lengkap, maka BPP diminta untuk merevisi SPP-LS dan dan melengkapinya sesuai dengan ketentuan.

pendukungnya

 SPP-LS

BPP

( Unit/Subsatker BLU)

3. Penandatanganan Surat Perintah Membayar Langsung (SPM-LS)

a. Kuasa Otorisator Unit/Subsatker BLU menerima dokumen SPM-LS (4 rangkap) dari PKPPUB.

SPM-LS Kuasa Otorisator Unit/Subsatker BLU

b. Selanjutnya, Kuasa Otorisasi Unit/Subsatker BLU melakukan penandatangan terhadap SPM-LS (4 rangkap).

SPM-LS Kuasa Otorisator Unit/Subsatker BLU

(25)

MP/03/8G Page 4 of 12

Digunakan

Penanggung Jawab c. SPM-LS sebanyak 1 (satu) rangkap

yang telah ditandatangani dibawa ke fungsi verifikasi dan pembuatan dokumen PKPPUB untuk diarsipkan menurut urutan tanggal.

SPM-LS PKPPUB

d. SPP-LS sebanyak 1 (satu) rangkap diarsipkan menurut urutan tanggal oleh PKPPUB.

SPP-LS PKPPUB

e. Sedangkan SPM-LS sebanyak 3 (tiga) rangkap yang telah ditandatangani diserahkan ke Bendahara Pengeluaran Pembantu oleh PKPPUB (fungsi pembuat dokumen), dengan uraian sebagai berikut:

i. SPM-LS (1 rangkap) diarsipkan oleh BPP menurut urutan tanggal ii. SPM-LS (2 rangkap), dokumen

kontrak dan pendukungnya (4 rangkap) dibawa ke fungsi verifikasi BAUK PKPPB oleh BPP.

pendukungnya

 SPM-LS

 PKPPUB

 BPP

f. Selanjutnya, BPP menyerahkan SPM- LS (2 rangkap) dan dokumen kontrak dan pendukungnya (4 rangkap) ke PKPPB (fungsi verifikasi).

pendukungnya

 SPM-LS

BPP

g. SPP-LS (1 rangkap) diserahkan ke PKPPB (fungsi verifikasi) oleh PKPPUB (fungsi pembuat dokumen).

SPP-LS PKPPUB

(26)

MP/03/8G Page 5 of 12

Digunakan

Penanggung Jawab 4. Verifikasi SPM-LS dan persetujuan

penerbitan SP2D-LS

a. PKPPB fungsi verifikasi menerima SPM-LS (2 rangkap) dan dokumen kontrak dan pendukungnya (4 rangkap) dari BPP.

pendukungnya

 SPM-LS

PKPPB

b. PKPPB fungsi verifikasi menerima SPP-LS (1 rangkap) dari PKPPUB (fungsi pembuat dokumen).

SPP-LS PKPPB

c. Selanjutnya, PKPPB fungsi verifikasi melakukan verifikasi tehadap SPM-LS dengan melakukan pemeriksaan, sebagai berikut:

i. Mencocokkan kesesuaian antara SPM-LS dengan SPP-LS (1 rangkap) yang diperoleh dari PKPPUB serta dokumen kontrak dan pendukungnya (4 rangkap).

ii. Apabila semua dokumen lengkap dan terdapat bukti verifikasi dari PKPPUB, maka akan diberi stempel dan tanda tangan persetujuan penerbitan SP2D-LS pada dokumen SPM.

iii. Sedangkan, apabila tidak lengkap dan tidak terdapat bukti verifikasi dari PKPPUB maka SPM-LS ditolak atau disempurnakan oleh

pendukungnya

 SPM-LS

 SPP-LS

PKPPB

(27)

MP/03/8G Page 6 of 12

Digunakan

Penanggung Jawab BPP unit/subsatker BLU

d. PKPPB akan mengarsip SPM-LS (1 rangkap) dan SPP-LS(1 rangkap).

 SPM-LS

 SPP-LS

PKPPB

5. Pembuatan dan Penandatanganan Surat Perintah Pencairan Dana Langsung (SP2D-LS)

a. Bendahara Pengeluaran BLU-UNDIP menerima SPM-LS (1 rangkap) dari PKPPB yang telah distempel dan ditandatangani yang menyatakan bahwa telah disetujui untukditerbitkan SP2D-LS.

SPM-LS Bendahara

Pengeluaran BLU- UNDIP

b. Selanjutnya, berdasarkan SPM-LS, Bendahara Pengeluaran BLU-UNDIP membuat dan menandatangani SP2D- LS sebanyak 5 (lima) rangkap, selanjutnya dimintakan otorisasi ke PKPPB.

 SPM-LS

 SP2D-LS

 Bendahara Pengeluaran BLU-UNDIP

 PKPPB

c. SP2D-LS (1 rangkap) dan SPM-LS (1 rangkap) diarsipkan menurut urutan tanggal dan membuat register.

 SPM-LS

 SP2D-LS

 Buku Register

Bendahara

d. SP2D-LS (1 rangkap) dibawa ke fungsi akuntansi Pejabat Keuangan Pelaksana Penatausahaan Unit/Subsatker BLU (PKPPUB).

SP2D-LS Bendahara

e. SP2D-LS (3 rangkap) diserahkan kepada pihak ketiga yang selanjutnya

SP2D-LS Bendahara

Pengeluaran BLU-

(28)

MP/03/8G Page 7 of 12

Digunakan

Penanggung Jawab

diserahkan ke Bank Persepsi. UNDIP

6. Otorisasi SP2D-LS dan Pencairan SP2D-LS oleh Bank Persepsi

a. Bank Persepsi menerima SP2D-LS (3 rangkap) dari pihak ketiga.

SP2D-LS Bank Persepsi

b. Selanjutnya, berdasarkan SP2D-LS, Bank Persepsi melakukan verifikasi dan otorisasi SP2D-LS dan member stempel lunas untuk selanjutnya dilakukan pembayaran melalui transfer rekening bank.

c. Berdasarkan SP2D-LS yang telah distempel lunas, petugas Bank Persepsi menyiapkan Rekening Koran BLU dan Rekening Koran Unit/Subsatker BLU.

 SP2D-LS

 Rekening Koran

Bank Persepsi

d. Selanjutnya, Rekening Koran BLU disampaikan kepada Bendahara Pengeluaran BLU-UNDIP untuk diteruskan ke PKPPB Fungsi Akuntansi.

Rekening Koran Bank Persepsi

e. SP2D-LS (1 rangkap) diarsipkan menurut urutan tanggal oleh Bank Persepsi.

f. SP2D-LS (1 rangkap) diserahkan kepada fungsi akuntansi (BAUK) Pejabat Keuangan Pelaksana Penatausahaan BLU (PKPPB).

g. SP2D-LS (1 rangkap) diserahkan ke SP2D-LS Bank Persepsi

(29)

MP/03/8G Page 8 of 12

Digunakan

Penanggung Jawab BPP, yang untuk selanjutnya diarsip

oleh BPP menurut urutan tanggal.

7. Melaksanakan Catatan Akuntansi pada Fungsi Akuntansi PKPPUB

a. Fungsi Akuntansi PKPPUB menerima SP2D-LS (1 rangkap) dari Bendahara Pengeluaran BLU-UNDIP.

SP2D-LS PKPPUB - Fungsi Akuntansi

b. Fungsi Akuntansi PKPPUB melakukan pencatatan jurnal berdasarkan SP2D- LS dari BPP.

 SP2D-LS

 Jurnal

PKPPUB - Fungsi Akuntansi

c. Kemudian jurnal tersebut diposting ke buku besar dan dibuatkan laporan keuangan unit/subsatker BLU.

 SP2D-LS

 Jurnal

d. Laporan keuangan unit/subsatker BLU tersebut kemudian diserahkan ke fungsi akuntansi (BAUK) PKPPB untuk dikonsolidasi pada akhir tahun.

Lap.Keu.

Unit/Subsatker BLU

8. Melaksanakan Catatan Akuntansi pada Fungsi Akuntansi PKPPB

a. Fungsi Akuntansi PKPPB menerima SP2D-LS (1 rangkap) serta Rekening Koran BLU dari Bank Persepsi.

SP2D-LS PKPPB - Fungsi Akuntansi

b. Fungsi Akuntansi PKPPB melakukan pencatatan jurnal berdasarkan SP2D- LS dan rekening koran BLU dari BPP.

 SP2D-LS

 Jurnal

PKPPB - Fungsi Akuntansi

c. Kemudian jurnal tersebut diposting ke buku besar dan dibuatkan laporan keuangan BLU.

 Jurnal

 Buku Besar

 Lap.Keu.BLU

(30)

MP/03/8G Page 9 of 12

Digunakan

Penanggung Jawab d. Laporan Keuangan BLU dan Laporan

Keuangan Unit/Subsatker BLU kemudian dikonsolidasikan pada akhir tahun.

 Lap.Keu.BLU

 Lap.Keu.

Unit/Subsatker BLU

(31)

MP/03/8G Page 10 of 12

(32)

MP/03/8G Page 11 of 12

(33)

MP/03/8G Page 12 of 12

(34)

MP/03/8H Page 1 of 7

UNIVERSITAS DIPONEGORO

DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR

KODE: SPMI – UNDIP MP/ 03/ 8H JUDUL: PROSEDUR AKUNTANSI

PENGAMBILAN UANG PERSEDIAAN DARI DANA DIPA BLU- PNBP

TANGGAL DIKELUARKAN:

5 Januari 2011

AREA: BIDANG KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN

NO. REVISI: 01

AKUNTANSI PENGAMBILAN UANG PERSEDIAAN DARI DANA DIPA BLU- PNBP

===========================================================

1. TUJUAN

MP Prosedur Akuntansi Pengambilan Uang Persediaan Dari Dana DIPA BLU- PNBP bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur yang harus dilakukan untuk mendapatkan Uang Persediaaan yang berasal dari dana DIPA BLU-PNBP. Dana ini akan digunakan untuk mendanai kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Diponegoro

2. PENGERTIAN

Proses pengeluaran atau belanja tersebut secara umum terbagi dalam dua (2) mekanisme belanja yaitu LS dan swakelola. Untuk swakelola, pengeluaran tersebut berarti dibiayai oleh uang persediaan yang dipegang oleh bendahara pengeluaran pembantu tiap unit satuan kerja (fakultas). Dengan kata lain untuk dapat melakukan pengeluaran, setiap unit satuan kerja harus memiliki uang persediaan. Uang persediaan tiap unit satuan kerja, pada awal tahun anggaran akan diberikan oleh BLU Universitas Diponegoro. Uang persediaan tersebut dibagikan kepada setiap unit satuan kerja dengan jumlah yang telah ditentukan atas dasar estimasi rencana pengeluaran/ belanja setiap unit satuan kerja. Saldo Dana uang persediaan bersifat tetap (imprest) dan baru akan mendapatkan dana kembali setelah ada pertanggungjawaban dari dana yang telah digunakan (lihat mekanisme Ganti Uang/reimbursement).

Ruang lingkup manual prosedur Akuntansi Pengambilan Uang Persediaan:

1. Tahapan kegiatan atau prosedur (lihat deskripsi prosedur dan bagan alir) 2. Pihak-pihak yang terlibat

3. Dokumen yang diperlukan 4. Catatan yang digunakan 3. REFERENSI:

(35)

MP/03/8H Page 2 of 7 3. Peraturan Rektor tentang Sistem Akuntansi Badan Layanan Umum

Universitas Diponegoro 4. PROSEDUR (Waktu )*

Digunakan

Penanggung Jawab 1. Pembuatan SPP-UP

a. BPP membuat SPP-UP sesuai besaran uang persediaan yang ditetapkan melalui Keputusan Rektor tentang Besaran Uang Persediaan.

Keputusan Rektor tentang Besaran Uang Persediaan

BPP

b. SPP-UP dibuat sebanyak tiga rangkap. SPP-UP BPP

c. Dokumen SPP-UP ini kemudian akan dibawa ke bagian fungsi verifikasi dan pembuatan dokumen pada PKPPUB.

SPP-UP BPP

2. Pembuatan SPM-UP

a. PKPPUB menerima SPP-UP yang disampaikan oleh BPP untuk dilakukan verifikasi.

SPP-UP PKPPUB-

Fungsi

Verifikator &

Pembuat Dokumen b. Pelaksanaan verifikasi dilakukan dengan

meneliti apakah SPP-UP yang diberikan oleh BPP telah lengkap dan benar.

SPP-UP PKPPUB-

Fungsi

Verifikator &

Pembuat Dokumen c. Apabila SPP-UP telah lengkap dan

benar, maka fungsi pembuat dokumen PKPPUB membuat SPM-UP setelah diotorisasi oleh Kuasa Otorisator.

 SPM-UP

 SPP-UP

 PKPPUB- Fungsi Verifikator

& Pembuat Dokumen

 Kuasa Otorisator d. Sebaliknya, apabila SPP-UP tidak

lengkap atau tidak benar, maka BPP diminta untuk melengkapi dan/atau melakukan koreksi sesuai dengan ketentuan yang ada.

SPP-UP PKPPUB-

Fungsi

Verifikator &

Pembuat Dokumen e. SPM-UP akan dibuat sebanyak empat

rangkap  SPM-UP

 SPP-UP

PKPPUB- Fungsi

Verifikator &

Pembuat Dokumen f. PKPPUB mengarsip satu rangkap SPP-

UP dan satu rangkap SPM-UP.  SPM-UP

 SPP-UP

PKPPUB- Fungsi

Verifikator &

(36)

MP/03/8H Page 3 of 7

Digunakan

Penanggung Jawab Pembuat Dokumen g. PKPPUB juga akan mencatat dokumen

yang diarsip tersebut dalam buku register

 SPM-UP

 SPP-UP

 Buku Register

PKPPUB- Fungsi

Verifikator &

Pembuat Dokumen

3. Penyampaian SPM-UP ke

PKPPB/BAUK

a. Dokumen SPM-UP yang telah diotorisasi oleh kuasa otorisator Unit/Subsatker disampaikan kepada BPP yang dilampiri dengan SPP-UP.

 SPM-UP

 SPP-UP

PKPPUB- Fungsi

Verifikator &

Pembuat Dokumen b. Dokumen SPM-UP yang disampaikan

sebanyak 3 rangkap, sedangkan SPP-UP sebanyak 2 rangkap.

 SPM-UP

 SPP-UP

PKPPUB- Fungsi

Verifikator &

Pembuat Dokumen c. Kedua dokumen ini (SPP-UP dan SPM-

UP) diterima oleh BPP, dan diarsip masing-masing satu rangkap sesuai urut tanggal

 SPM-UP

 SPP-UP

BPP

d. Selanjutnya, BPP menyampaikan 2 rangkap SPM-UP dan 1 rangkap SPP- UP ke PKPPB.

 SPM-UP

 SPP-UP

BPP

4. Verifikasi SPM-UP

a. PKPPB menerima SPP-UP dan SPM-UP yang disampaikan oleh BPP.

 SPM-UP

 SPP-UP

PKPBB- Verifikator b. Selanjutnya, PKPPB-Fungsi Verifikasi

melakukan penelitian terhadap kesesuaian antara Keputusan Rektor Tentang Besaran Uang Persediaan dengan dokumen SPM-UP dan SPP-UP yang disampaikan.

 SPM-UP

 SPP-UP

 Keputusan Rektor tentang Besaran Uang Persediaan

PKPBB- Verifikator

c. Jika kedua dokumen tersebut sesuai dengan Keputusan Rektor Tentang Besaran Uang Persediaan, maka PKPPB memberikan persetujuan penerbitan SP2D-UP dengan cara memberi stempel dan tandatangan yang menyatakan persetujuan penerbitan SP2D-UP.

 SPM-UP

 SPP-UP

 Keputusan Rektor tentang Besaran Uang Persediaan

PKPBB- Verifikator

d. Satu rangkap SPP-UP dan satu rangkap SPM-UP yang telah disetujui akan diarsip sesuai urut tanggal oleh PKPPB sedangkan lainnya kemudian diserahkan ke Bendahara Pengeluaran BLU.

 SPM-UP

 SPP-UP

PKPBB- Verifikator

(37)

MP/03/8H Page 4 of 7

Digunakan

Penanggung Jawab

5. Membuat SP2D

a. Bendahara Pengeluaran BLU menerima satu rangkap SPM-UP dari PKPPB.

SPM-UP Bendahara

Pengeluaran BLU

b. Berdasarkan SPM-UP yang telah disetujui PKPPB, Bendahara Pengeluaran BLU membuat SP2D-UP.

 SPM-UP

 SP2D-UP

Bendahara Pengeluaran BLU

c. Selanjutnya, Bendahara pengeluaran BLU meminta pengesahan SP2D-UP oleh PKPPB.

SP2D-UP  Bendahara

Pengeluaran BLU

 PKPPB d. SP2D-UP dibuat sebanyak 5 rangkap. SP2D-UP Bendahara

Pengeluaran BLU

e. SP2D-UP dibuat dengan nomor urut tercetak dan berhologram. SP2D-UP dialokasikan sebagai berikut:

i. 3 (tiga) rangkap ke Bendahara Pengeluaran Pembantu

ii. 1 (satu) rangkap diarsip Bendahara Pengeluaran BLU- UNDIP

iii. 1 (satu) rangkap ke Fungsi Akuntansi PKPPB.

SP2D-UP Bendahara

Pengeluaran BLU

6. Pembayaran melalui Bank Persepsi a. Bank Persepsi menerima 3 rangkap

SP2D-UP dari BPP.

SP2D-UP  BPP

(Unit/Subsa tker BLU)

 Bank Persepsi b. Selanjutnya, Bank Persepsi melakukan

verifikasi SP2D-UP dengan meneliti kelengkapan pengesahannya.

SP2D-UP Bank Persepsi

c. Bank Persepsi merealisasi SP2D-UP dengan membayar melalui mekanisme transfer ke rekening Unit/Subsatker BLU.

d. Berdasarkan transfer tersebut, Bank Persepsi memberi otorisasi pada SP2D- UP dengan memberi stempel lunas bayar.

e. Bank Persepsi menyerahkan dua rangkap SP2D-UP yang telah diotorisasi pada BPP.

f. Selanjutnya, setiap periodik Bank Persepsi akan menyampaikan rekening koran, baik rekening koran BLU

 Rekening Koran BLU

 Rekening

Bank Persepsi

(38)

MP/03/8H Page 5 of 7

Digunakan

Penanggung Jawab maupun rekening koran Unit/Subsatker. Koran Unit/

Subsatker g. Bank Persepsi akan mengarsip satu

rangkap SP2D-UP.

SP2D-UP 7. Pencatatan SP2D-UP oleh BPP

a. BPP menerima 2 rangkap SP2D-UP yang telah diotorisasi Bank Persepsi.

SP2D-UP BPP

b. Selanjutnya, BPP mencatat SP2D-UP ke dalam buku catatan Bendahara Pengeluaran Pembantu dan ke dalam Register SP2D-UP.

SP2D-UP BPP

c. BPP menyerahkan satu rangkap SP2D- UP yang telah diverifikasi dan diotorisasi oleh Bank Persepsi beserta dengan Rekening Koran Unit/Subsatker dari Bank Persepsi ke Fungsi Akuntansi PKPPUB.

SP2D-UP BPP

8. Pencatatan Akuntansi oleh PKPPUB Fungsi Akuntansi

a. Fungsi Akuntansi PKPPUB menerima satu rangkap SP2D-UP yang telah diverifikasi dan diotorisasi oleh Bank Persepsi beserta dengan Rekening Koran Unit/Subsatker dari BPP.

 SP2D-UP

Subsatker

PKPPUB- Fungsi Akuntansi

b. Dokumen ini digunakan untuk mencatat dalam jurnal, diposting ke dalam buku besar, dan dibuat laporan keuangannya dan laporan ini akan dikonsolidasikan dengan Laporan Keuangan PKPPB.

 SP2D-UP

Subsatker

 Jurnal

 Buku Besar

 Laporan Keuangan Konsolidasian

9.

Pencatatan Akuntansi oleh PKPPB Fungsi Akuntansi

PKPPB Fungsi Akuntansi menerima SP2D-UP dari Bendahara Pengeluaran BLU sebanyak 1 rangkap yang digunakan untuk mencatat dalam jurnal, diposting ke dalam buku besar, dan dibuat laporan keuangannya

 SP2D-UP

Subsatker

 Jurnal

 Buku Besar

(39)

MP/03/8H Page 6 of 7

(40)

MP/03/8H Page 7 of 7

(41)

MP/03/8I Page 1 of 9

UNIVERSITAS DIPONEGORO

DOKUMEN LEVEL MANUAL PROSEDUR

KODE: SPMI – UNDIP MP/ 03/ 8I

JUDUL: PROSEDUR AKUNTANSI TAMBAH UANG PERSEDIAAN

5 Januari 2011

AREA: BIDANG KEUANGAN NO. REVISI:01

MANUAL PROSEDUR (MP)/SOP TAMBAH UANG PERSEDIAAN

==============================================================

1. TUJUAN

MP tambah Uang Persediaan ini bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai prosedur penambahan uang persediaan bila ternyata kebutuhan pengeluaran satuan kerja melebihi jumlah uang persediaan yang ada walaupun telah mendapatkan dana ganti uang persediaan.

Dalam kondisi seperti ini satuan kerja boleh mengajukan tambah uang persediaan. Akan tetapi, berbeda dengan uang persediaan murni atau ganti uang persediaan, untuk penggunaan dana Tambah Uang persediaan, diwajibkan dalam tenggat waktu tertentu untuk sudah menyerahkan SPJ atas penggunaan uang TU tersebut.

2. PENGERTIAN

Uang persediaan yang telah dibagikan kepada setiap unit kerja, ditentukan berdasarkan estimasi pengeluaran belanja unit satuan kerja dalam anggaran kerja masing- masing unit satuan kerja. Oleh karena itu, tidak menutup kemungkinan dalam bulan tertentu, kebutuhan pengeluaran dapat melebihi uang persediaan yang ada, walaupun telah mendapatkan dana ganti uang persediaan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka diperbolehkan bagi setiap unit satuan kerja yang mempunyai kebutuhan uang persediaan melebihi nilai uang persediaan untuk mengajukan tambah uang persediaan. Akan tetapi, berbeda dengan uang persediaan murni atau ganti uang persediaan, untuk penggunaan dana Tambah Uang persediaan, diwajibkan dalam tenggat waktu tertentu untuk sudah menyerahkan SPJ atas penggunaan uang TU tersebut.

Ruang lingkup manual prosedur Akuntansi Tambah Uang Persediaan terdiri dari : 1. Tahapan kegiatan atau prosedur (lihat deskripsi prosedur dan bagan alir)

2. Pihak-pihak yang terlibat 3. Dokumen yang diperlukan 4. Catatan yang digunakan 3. REFERENSI:

3. Peraturan Universitas

4. Peraturan Akademik Fakultas

(42)

MP/03/8I Page 2 of 9 4. PROSEDUR (Waktu)*

AKTIVITAS

PENANGGUNG JAWAB 1. Pembuatan SPP TUP

a. BPP menggunakan dokumen pengesahan SPJ-TUP dan SPJ-UP bulan lalu untuk menilai kelayakan membuat SPP-TUP

 SPJ-TUP bulan lalu

 SPJ-UP bulan lalu

BPP

b. Apabila dokumen pengesahan SPJ-TUP dari SP2D-TUP sebelumnya dan pengesahan SPJ-UP/GU bulan lalu telah tersedia maka BPP dapat membuat SPP- TUP

BPP

c. BPP membuat SPP-TUP berdasarkan pada kebutuhan tambahan uang persediaan yang diperlukan oleh unit/subsatker BLU, dan kebutuhan tersebut tidak dapat dipenuhi oleh saldo uang persediaan yang sedang dikelola oleh BPP

 SPP-TUP

BPP

d. SPP-TUP dibuat rangkap 3 (tiga)  SPP-TUP BPP e. Selanjutnya, Dokumen SPP-TUP (rangkap

tiga), bersama dokumen pengesahan SPJ TUP dan SPJ UP bulan lalu, diserahkan kepada PKPPUB (fungsi verifikasi dan pembuat dokumen)

 SPP-TUP

BPP

2. Verifikasi SPP-TUP

a. PKPPUB (fungsi verifikasi dan pembuat dokumen) menerima SPP-TUP (3 rangkap), pengesahan SPJ-TUP bulan lalu, dan pengesahan SPJ-UP bulan lalu

 SPP-TUP

b. Selanjutnya PKPPUB melaksanakan fungsi verifikasi terhadap dokumen yang telah diterima dengan menilai kelengkapan dan kebenaran dokumen tersebut

 SPP-TUP

c. Apabila dokumen tersebut dinilai tidak lengkap dan tidak benar maka dokumen akan ditolak

 SPP-TUP

d. Sebaliknya, jika dinilai benar dan lengkap

maka PKPPUB akan membuat dan  SPP-TUP

 SPJ-TUP

(43)

MP/03/8I Page 3 of 9 AKTIVITAS

mengotorisasi SPM-UP bulan lalu

e. PKPPUB (fungsi pembuat dokumen) membuat SPM-TUP sebanyak 4 (empat) rangkap dan mengotorisasinya dengan diberi stempel dan dibubuhkan paraf, yang menyatakan telah diuji kebenarannya

 SPM-TUP PKPPUB fungsi pembuat

dokumen

f. SPM-TUP (satu rangkap) dan SPP-TUP (satu rangkap) diarsip PKPPUB (fungsi pembuat dokumen) menurut urutan tanggal

 SPM-TUP

 SPP TUP

dokumen g. Sedangkan, SPM-TUP sebanyak (dua

rangkap) dan SPP-TUP (dua rangkap) diserahkan kepada BPP dengan uraian sebagai berikut:

i. SPM-TUP (satu rangkap) dan SPP-TUP (satu rangkap) diarsipkan menurut urutan tanggal oleh BPP

ii. SPM-TUP (dua rangkap) dan SPP-TUP (satu rangkap) diserahkan PKPPB (fungsi verifikasi)

 SPM-TUP

 SPP TUP

dokumen

3. Verifikasi dokumen SPM-TU,SPP-TU, Pengesahan SPJ-TUP dan SPJ-UP bulan lalu a. PKPPB (fungsi verifikasi) menerima SPM-

TUP sebanyak 2 (dua) rangkap dan SPP- TUP sebanyak 1 (satu) rangkap dari BPP

 SPM-TUP

 SPP TUP

PKPPB fungsi verifikasi

b. PKPPB (fungsi verifikasi) mengambil dokumen pengesahan SPJ-TUP bulan lalu dan pengesahan SPJ-UP bulan lalu dari arsip

c. PKPPB (fungsi verifikasi) melakukan verifikasi dengan menilai kelengkapan terhadap dokumen sebagai berikut:

i. pengesahan SPJ-TUP bulan lalu, ii. pengesahan SPJ-UP bulan lalu, iii. SPM-TUP (2 rangkap)

iv. SPP-TUP (1 rangkap)

 SPM-TUP

 SPP TUP

d. Apabila dinyatakan benar dan lengkap, maka akan diverifikasi nilai TUP yang diajukan

 SPM-TUP

 SPP TUP

 SPJ-UP bulan

(44)

PENANGGUNG JAWAB lalu

e. Apabila tidak benar dan lengkap, maka

akan ditolak  SPM-TUP

 SPP TUP

f. Dokumen SPM-TUP yang tidak disetujui nilainya, maka akan ditolak dan diserahkan kembali kepada BPP

 SPM-TUP PKPPB fungsi verifikasi

g. Dokumen SPM-TUP yang disetujui akan dibubuhkan tanda tangan dan stempel persetujuan penerbitan SP2D-TUP oleh PKPPB



h. Dokumen SPM-TUP dan SPP-TUP yang telah ditandatangani dan distempel, sebanyak 1 (satu) rangkap diarsipkan menurut urutan tanggal oleh PKPPB (fungsi verifikasi)



i. Sedangkan SPM-TU sebanyak 1 (satu) rangkap diserahkan ke Bendahara Pengeluaran BLU-UNDIP



4. Pembuatan dan Penandatanganan SP2D-TUP a. Bendahara Pengeluaran BLU-UNDIP

menerima 1 (satu) rangkap SPM-TUP dari PKPPB (fungsi verifikasi)



b. Selanjutnya, berdasarkan SPM-TUP, Bendahara Pengeluaran BLU-UNDIP membuat dan menandatangani SP2D-TUP sebanyak 5 (lima) rangkap



c. SP2D-TUP (1 rangkap) dan SPM-TUP (1 rangkap) diarsipkan oleh Bendahara Pengeluaran BLU-UNDIP menurut urutan tanggal dan membuat register



d. SP2D-TUP (1 rangkap) diserahkan ke PKPPB (bagian akuntansi)  e. SP2D-TUP (3 rangkap) diserahkan kepada

BPP, yang selanjutnya diserahkan ke Bank Persepsi



5. Verifikasi dan otorisasi SP2D

a. Bank Persepsi menerima SP2D-TUP (3

rangkap) dari BPP 

(45)

PENANGGUNG JAWAB b. Selanjutnya, berdasarkan SP2D-TUP, Bank

Persepsi melakukan verifikasi dan otorisasi SP2D-TUP dan memberi stempel lunas untuk selanjutnya dilakukan pembayaran melalui transfer rekening bank



c. Berdasarkan SP2D-LS yang telah distempel, petugas Bank Persepsi menyiapkan Rekening Koran BLU dan Rekening Koran Unit/Subsatker BLU



d. Selanjutnya, Rekening Koran BLU disampaikan kepada Bendahara Pengeluaran BLU-UNDIP untuk diteruskan ke PKPPB Fungsi Akuntansi



e. Rekening Koran Unit/Subsatker BLU disampaikan kepada BPP untuk diteruskan ke PKPPUB Fungsi Akuntansi



f. SP2D-TUP (1 rangkap) yang telah diotorisasi dan diberi stempel diarsip oleh Bank Persepsi menurut urutan tanggal



g. SP2D-TUP (2 rangkap) yang telah diotorisasi dan diberi stempel diserahkan kembali ke BPP dengan uraian sebagai berikut:

i. SP2D-TUP (1 rangkap) diarsip oleh BPP menurut urutan tanggal

ii. SP2D-TUP (1 rangkap) diserahkan ke PKPPUB (fungsi akuntansi)



6. Melaksanakan Catatan Akuntansi pada Fungsi Akuntansi PKPPUB

a. Fungsi Akuntansi PKPPUB menerima SP2D-LS (1 rangkap) serta Rekening Koran Unit/Subsatker BLU dari BPP



b. Fungsi Akuntansi PKPPUB melakukan pencatatan jurnal berdasarkan SP2D-LS dan rekening koran unit/subsatker BLU dari BPP



c. Kemudian jurnal tersebut diposting ke buku besar dan dibuatkan laporan keuangan unit/subsatker BLU



d. Laporan keuangan unit/subsatker BLU tersebut kemudian diserahkan ke fungsi akuntansi (BAUK) PKPPB untuk dikonsolidasi pada akhir tahun



(46)

PENANGGUNG JAWAB 7. Melaksanakan Catatan Akuntansi pada PKPPB

Fungsi Akuntansi

a. Fungsi Akuntansi PKPPB menerima SP2D- LS (1 rangkap) serta Rekening Koran BLU dari Bendahara Pengeluaran BLU-UNDIP



b. Fungsi Akuntansi PKPPB melakukan pencatatan jurnal berdasarkan SP2D-LS dan rekening koran BLU dari BPP



c. Kemudian jurnal tersebut diposting ke buku besar dan dibuatkan laporan keuangan BLU  d. Laporan Keuangan BLU dan Laporan

Keuangan Unit/Subsatker BLU kemudian dikonsolidasikan pada akhir tahun



(47)

MP/03/8I Page 7 of 9

(48)

MP/03/8I Page 8 of 9

(49)

MP/03/8I Page 9 of 9

(50)

MP/03/8J Page 1 of 4 UNIVERSITAS

DIPONEGORO

KODE: SPMI – UNDIP MP/ 03/ 8J

JUDUL: PROSEDUR PEMBAYARAN SEMESTER PENDEK

1 DESEMBER 2011 AREA: BIDANG KEUANGAN NO. REVISI:01

MANUAL PROSEDUR (MP) / SOP PEMBAYARAN SEMESTER PENDEK

===========================================================

1. TUJUAN

MP Pembayaran semester pendek bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai prosedur pembayaran semester pendek sampai dengan penyetoran ke rekening penampungan PNBP, sampai dengan penarikan atau pencairan kembali untuk pembayaran dosen yang mengajar, koreksi, honor panitia dan konsumsi.

2. PENGERTIAN

Pembayaran semester pendek dilakukan pada waktu antar semester setelah pelaksanaan ujian semester. Setelah diadakan polling di bagian Akademik maka ditentukan jadwal pembayaran semester pendek dengan jadwal yang sudah ditentukan.

Pembayaran semester pendek dilaksanakan selama 1 minggu. Mahasiswa datang ke loket Subbag. Keuangan dan Kepegawaian untuk melakukan pembayaran dengan catatan mahasiswa tersebut sudah mengeklik di simaweb. Setelah mengeklik kemudian menginput data mahasiswa (NIM, Nama, SKS)

Petugas di Subbag. Keuangan dan kepegawaian menginput data mahasiswa ((NIM, Nama, SKS) kemudian diprint out dimana form tersebut muncul jumlah besaran SKS yang harus dibayarkan sesuai jumlah SKS yang diambil.

3. REFERENSI:

(1) Peraturan perundang-undangan yang terkait (2) Keputusan Menteri yang terkait

(3) Peraturan Universitas

(4) Peraturan Akademik Fakultas