BUKU PANDUAN CHANGE NETWORK

(1)

BUKU PANDUAN CHANGE NETWORK

Perubahan Organisasi Area & Cabang

TRANSFORMASI ADIRA FINANCE

Update 8 August’ 6

(2)

1 | P a g e

DAFTAR ISI

I. President Letter ... …2

II. Aspirasi 2020 ADMF………..3

III. Strategi Pencapaian Aspirasi ………3

IV. Penjelasan 26 Inisiatif Transformasi Bisnis Adira ... …4

V.

Overview Perubahan Struktur Organisasi Cabang ...…7

VI.

Rangkuman Perubahan Roles & responsibility……… VII.

KPI Matrix ... 27

VIII.

Change Network Ove r ie ………. IX. Evaluasi & Pengukuran ... 38

X. Command Center ... 39

(3)

2 | P a g e

I. President Letter

(4)

3 | P a g e

II. Aspirasi Transformasi ADMF 2020

III. Strategi Pencapaian Aspirasi Transformasi ADMF 2020

(5)

4 | P a g e

IV. Penjelasan 26 Inisiatif Transformasi Bisnis Adira Finance

No. Nama Initiatives Deskripsi Project

Manager

1.A Build and roll-out digital marketplace

Project ini bertujuan untuk menganalisa apakah ADMF harus membeli, membuat atau berkolaborasi dengan pihak ke tiga untuk

membangun pasar digital baik untuk produk auto maupun non-auto.

Errol Siahaan

1.B

Centralize Product Management Function

Project ini bertujuan untuk membuat sebuah unit bisnis yang memusatkan fungsi product management sehingga pengelolaan product di semua lini bisnis dapat terintegrasi dan lebih efektif.

Handi Widiya

1.C

Grow mobile gadgets financing business

Project ini bertujuan untuk berkerjasama dengan produsen perangkat komunikasi sehingga adira finance dapat menjadi partner eksclusive dalam memasarkan produk mereka melalui seluruh channel adira finance.

Benny Gunawan

1.D

Partner with a manufacturer to grow market share

Project ini bertujuan untuk membangun kerjasama dengan ATPM/perusahan pembiayaan lainnya secara eksklusife yang ditujukan untuk peningkatan market share adira finance.

Harry Latif

1.E Innovation Lab

Project ini bertujuan untuk Mendirikan sebuah unit bisnis yang berfungsi untuk menyeleksi, mengatur,

membangun dan menjalankan semua ide ide inovasi yang dihasilkan baik dari innolomit, innolab dan banchmark ataupun sumber yang lain, yang terkait dnegan bisnis adira finance dan

memonitor implementasi sehingga menjadi sebuah bisnis baru bagi adira finance .

Gita Amanda

2.A Transform Existing Branches

Project ini bertujuan untuk Melakukan proses Assestment terhadap cabang berdasarkan paramaeter-parameter tertentu sehingga cabang dapat mengoptimalkan operasinya.

Suang Siang

2.B

Redefine ADMF Organization Structure

Project ini bertujuan untuk meninjau dan mendesign ulang struktur adira finance agar dapat mendukung

Novitri Wulandari

(6)

5 | P a g e

pencapaian strategi bisnis ADMF.

2.C

Establish New Marketing Department

Project ini bertujuan untuk

membentuk fungsi marketing dalam mengelola semua aktifitas marketing baik dari partnership, intellegent, channel, service dan branding baik untuk digital dan non-digital.

Handi Widiya

2.D

Reform Sales &

Servicing in Branch (non-Auto)

Project ini betujuan untuk mendesign ulang proses bisnis dan struktur organisasi untuk fungsi non-dealer sales di cabang sehingga menjadi lebih optimal.

Danny Hendarko

2.E

Dealer & Reform Sales included new branch model

Project ini betujuan untuk mendesign ulang proses bisnis dan struktur organisasi untuk fungsi sales & services di cabang sehingga menjadi lebih optimal.

Andy Sutanto

3.A Fast-track Credit Approval

Mengoptimalkan seluruh proses kredit sehingga SLS approval kredit dapat lebih cepat .

Danny Riza

3.B

Centralize Credit Factory & Credit Operations

Membuat operasional fungsi kredit, tersentralisasi sehingga SLS kredit dapat lebih cepat.

Halim Wijaya

3.C

Streamline and Centralize Collections

Membuat operasional fungsi

Collection, tersentralisasi sehingga SLS Collection dapat lebih cepat.

Henrick Kusno

3.D Enhance Digital Capabilities

Membangun & Menigkatkan kemampuan digital adira finance dalam rangka memasuki persaingan dalam bisnis Digital Financing.

Errol Siahaan

3.E Enhance Analytics

Meningkatkan kemampuan analisa diseluruh fungsi-fungsi dalam organisasi ADMF.

Pramono Pranoto

4.A

Optimize Dealer Management (and reform Sales Auto)

Menganalisa serta mendefinisikan ulang model management dealer serta seluruh fungsi dan organisasi sales pendukungnya.

Handi Widiya

4.B Enhance Keday

Meningkatkan bentuk kerjasama dan performa keday sehingga memiliki kontribusi yang lebih baik kepada bisnis ADMF secara keseluruhan.

Andy Kurniawan

4.C Enhance Axi

Meningkatkan bentuk kerjasama dan performa AXI sehingga memiliki kontribusi yang lebih baik kepada bisnis ADMF secara keseluruhan.

Indra Harefa

4.D

Drive Synergies with BDI and Other Institutions

Meningkatkan sinergi & kerjasama dengan Danamon Group dan institusi lain agar dapat memperginakan database customer mereka untuk melakukan penawaran product- product Adira Finance.

Agus Hamid

4.E Ecosystem Project ini bertujuan untuk Wendi

(7)

6 | P a g e

Management membangun dan meningkatkan ekosistem management Adira Fianence untuk mengembangkan keberanekaragaman lini bisnis Usaha Adira Fianance.

Winduwasono

4.F

Obtain strategic ownership/control of dealer

Project ini bertujuan untuk membangun kerjasama startegic dengan dealer mobil bekas.

Niko Kurniawan

5.A Enhance Core System

Project ini bertujuan untuk Meningkatkan kemampuan Core System Adira Finance termasuk didalamnya integrasi dengan interface/platform dengan channel lainnya.

Suwito Kurniawan

5.B Enhance Infrastructure

Meningkatkan kemampuan Core Infrastructure Adira Finance agar terjaminnya keamanan Core System Adira Finance.

Ricky Mas Basuardi

5.C Enhance Call Center

Miningkatkan kemampuan serta peran Call Center untuk dapat fokus ke digital dan outbond sales.

Retno S.W

5.D Set-up Collaborative Capability

Membangun dan

mengimplementasikan alat dan fitur kolaboratif untuk berinteraksi dengan pihak internal maupun eksternal

Wirdati Handayani

5.E Optimize Business Integration

Meningkatkan kemampuan untuk berhadapan dengan partner ekosistem ( Contohnya melalui API)

Wendi

Winduwasono

(8)

7 | P a g e

V. Overview Perubahan Struktur Organisasi Cabang

PT ADIRA DINAMIKA MULTI FINANCE Tbk

Position Chart – Jawa Barat Branch Pilotting – August 1, 2016

Head of Regional Sales

& Distribution

Credit Manager Collection Manager Regional HC Manager Head of Branch Sales &

Distribution Operation Manager Head of Branch

Operations Sales Manager

(Nds/Car/Mcy)

Customer Service

Service Head Credit Analyst Operation Head

Credit Marketing Officer (CMO) Car

Customer Relationship Officer (CRO) All

Cashier

Credit Admin Staff

Payment Processor Staff

Collateral Staff Traffic Coordinator

Credit Field Officer (CFO)

Remedial Officer

A/R Officer

Collection Admin Staff Credit Marketing Officer

Mcy (CMO)/Marketing Officer (MO) Mcy All

Head of Regional Operations

Credit Marketing Head (CMH) / Marketing

Head (MH) Mcy

Credit Marketing Head (CMH) Car

Customer Relationship Head

(CRH)

A/R Head

Kiosk Cashier Head of National

Portfolio Mcy

Head of Sales Regions Head of Operations

Head of Credit Retail Head of Collection

Head of Hcga Business Partner Chief of Sales and

Distribution

Chief of Marketing, Digital & Operations

Chief of Risk & Legal Officer

Chief of HC Management & CREM

Officer

Head of National Portfolio Car

Head of Retail Mcy Financing Head of Retail Car

Financing

Chief Executive Officer

Head of Operations Support & Service

Quality Head of National Non

Dealer Channel, Retention

& Durable

Branch HCGA Head

HCGA Staff

GA Staff

Messenger Staff

Head of HCGA Head of Corporate

University

Branch HCGA Head membawahi HCGA Staff/GA Staff

Credit Marketing Head (CMH)/Marketing Head (MH) Mcy - CMH NMCY Honda

- CMH NMCY Yamaha - CMH NMCY Mix - CMH UMCY

Head of National Portfolio Mcy - Head of National Honda - Head of National Yamaha - Head of National Multibrand & Suzuki - Head of National Used Mcy

Credit Marketing Head (CMH) Car - CMH NCAR 1

- CMH NCAR 2 - CMH UCAR - CMH Mix Car

Head of National Portfolio Car - Head of National New Car 1 - Head of National New Car 1 - Head of National Used Car

Customer Retention Head (CRH - CRH Debtor

- CRH Non Debtor - CRH Corporate Channel - CRH All

A/R Head (Mcy/Car/All) - A/R Head 1/2 - A/R Head 3 - A/R Head 4 - A/R Head ¾

(9)

8 | P a g e

Keterangan: Kotak Merah menandakan perubahan utama dalam Struktur Organisasi Regional dan Cabang Jawa Barat.

PT ADIRA DINAMIKA MULTI FINANCE Tbk Position Chart – Jawa Barat Satellite Pilotting – August 1, 2016

Credit Marketing Head (CMH)/Marketing Head (MH) Mcy - CMH NMCY Honda

- CMH NMCY Yamaha - CMH NMCY Mix - CMH UMCY

Credit Marketing Head (CMH) Car - CMH NCAR 1

- CMH NCAR 2 - CMH UCAR - CMH Mix Car

Customer Retention Head (CRH - CRH Debtor

- CRH Non Debtor - CRH Corporate Channel - CRH All

A/R Head (Mcy/Car/All) - A/R Head 1/2 - A/R Head 3 - A/R Head 4 - A/R Head 3/4

(10)

9 | P a g e

a) Rangkuman Perubahan Utama Cabang ADMF

(11)

10 | P a g e

b) Rangkuman Fungsi-Fungsi Terpengaruh

 Dealer Sales Team

(12)

11 | P a g e

 Non Dealer Sales Team

(13)

12 | P a g e

 Operation Team

(14)

13 | P a g e

 Regional Team

(15)

14 | P a g e

VI. Rangkuman Perubahan Roles & Responsibility a) Dealer Sales Team

 Regional S&D Head

(16)

15 | P a g e

 Head of Regional Operation

(17)

16 | P a g e

 Sales Manager

 Head of Branch S&D

(18)

17 | P a g e

 Head of Branch Operation

(19)

18 | P a g e

 Head of Satellite Branch S&D

(20)

19 | P a g e

 Head of Satellite Operation

(21)

20 | P a g e

 Marketing Head/Credit Marketing Head

 Credit Marketing Officer (2W – Dedicated)

(22)

21 | P a g e

 Credit Marketing Officer (2W – Non Dedicated)

 Marketing Officer (2W – Dedicated)

(23)

22 | P a g e

 Marketing Officer (2W – Non Dedicated)

 Credit Marketing Officer (4W)

(24)

23 | P a g e

 Marketing Officer (4W)

b) NDS & Services Team

 CRH Retail Channel / SH NDS Retail Channel

(25)

24 | P a g e

 CRH Corporate Channel / SH NDS Corporate Channel

 SM NDS Retail Channel

(26)

25 | P a g e

 SM NDS Corporate Channel

 Cashier/Teller

(27)

26 | P a g e

 Customer Service

 Service Head

(28)

27 | P a g e

VII. Key Performance Indicator

a) KPI Sales Manager Non Dealer Sales

b) KPI Section Head Non Dealer Sales

KPI Bobot KPI Bobot KPI Bobot

Number of Products Sold 25% Number of Products Sold 25% Number of Products Sold 15%

Individual Amount Finance 45% Individual Amount Finance 45% Individual Amount Finance 45%

Number of New Channel

Partners Added 10%

Customer Penetrasi to Eligible

Customer 10%

Individual FID

Comprehensive 10% Individual FID

Comprehensive 10%

Number of Active Channel 20%

Process Service Level Specification

(SLS) 10%

People No. of non performing

employees (PA: 1-2) 10% No. of non performing

employees (PA: 1-2) 10% No. of non performing employees (PA: 1-2)

TOTAL 100% 100% 100%

CRH Corporate Channel

Financial

CRH Debitur

Quality

CRH Non Debitur

(29)

28 | P a g e

c) KPI Credit Relation Officer

KEY PERFORMANCE INDICATOR DEALER SALES 2 WHEELERS – PILOTING BRANCH 2016 a) KPI Manager Portofolio 2 Wheelers

KPI Bobot

Number of Products Sold 30%

Individual Amount Finance 40%

Customer

Individual FID

Comprehensive 15%

Process Service Level Specification (SLS) including Survey Data Quality & Validity

15%

People

TOTAL 100%

Financial Quality

CRO

KPI Bobot KPI Bobot

Unit Booking 15% Unit Booking* 20%

Amount Finance 25% Amount Finance 25%

Market Share 15%

ARoR – Bra d ^20%

Customer No. of Preferred Dealer

Accounts ^10%

No. of Preferred Dealer

Accounts ^20%

Quality First Installment Default

(FID) 15% First Installment Default

(FID) 15%

Process People

TOTAL 100% 100%

Sales Manager NMCY Sales Manager UMCY

Financial

ARoR – Bra d ^20%

(30)

29 | P a g e

b) KPI Credit Marketing Head/Marketing Head 2 Wheelers

c) KPI Credit Marketing Officer/Marketing Officer 2 Wheelers

(31)

30 | P a g e

KEY PERFORMANCE INDICATOR DEALER SALES 4 WHEELERS – PILOTING BRANCH 2016 a) KPI Sales Manager Portfolio 4 Wheelers

b) KPI Credit Marketing Head/Marketing Head 4 Wheelers

(32)

31 | P a g e

c) KPI Credit Marketing Officer/Marketing Officer 4 Wheelers

KEY PERFORMANCE INDICATOR HEAD OF OPERATION – PILOTING BRANCH 2016 a) KPI Head of Operation

*) Jika tidak ada Credit Analyst, maka bobot FID dialihkan 10% ke Overdue 30+ dan 10% ke NCL

KPI Bobot KPI Bobot

Finan cial

Amount Finance 50% Amount Finance 70%

Custo mer

First Installment Default

(FID) 20% First Installment Default

(FID) 10%

Survey Quality Result

and Validity 10%

Process

Service Level

Specification (SLS) 20% Service Level

Specification (SLS) 20%

Peo ple

TOTAL 100% TOTAL 100%

CMO 4 W MO 4 W

Quality

(33)

32 | P a g e

KEY PERFORMANCE INDICATOR SALES & SERVICES – PILOTING BRANCH 2016

a) KPI Head of Sales & Distribution ( Regional & Branch)

b) KPI Service Head

(34)

33 | P a g e Keterangan:

1. KPI Matrix ini masih dapat berubah dan disesuaikan dengan keputusan final dari pihak manajemen.

2. Role KPI nya belum di cakup oleh buku panduan ini, saat ini masih dalam proses pengembangan dan finalisasi dari pihak manajemen.

VIII. Change Network Overview

a) Pengertian dan Tujuan Change Network

Change Network adalah sekumpulan Rekan Gardira yang ditugaskan untuk menerima dan melakukan persiapan terhadap perubahan selama transformasi Adira Finance berlangsung.

Tujuan dari Change Network adalah sebagai berikut:

 Mendorong kesiapan pihak yang terkena dampak terhadap perubahan

 Mengupayakan kesiapan operasional

 Sebagai salah satu upaya persiapan terhadap resiko yang mungkin terjadi saat perubahan

 Sebagai support terhadap proses transformasi

a) Struktur Change Network

Dibawah ini merupakan struktur Change Network untuk Transformasi Adira Finance:



(35)

34 | P a g e

b) Tugas & Tanggung Jawab Change Network

 Advisor

Assigned Position: Directors & Deputy Director Tugas:

 BOD dan / atau Deputy Director bertugas untuk memberikan arahan kepada pemimpin wilayah dan pemimpin cabang terkait dengan perubahan yang terjadi pada deployment piloting.

 Menjadi narasumber mengenai segala informasi yang berhubungan dengan proses implementasi Piloting perubahan bentuk Cabang ADMF.

 Memberikan motivasi kepada Change Network, Change Agents maupun Gardira didalam menjalani proses Implementasi piloting perubahan bentuk cabang ADMF.

 Memastikan bahwasannya semua aspek perubahan terimplementasi sesuai dengan direncanakan.

 Bersama dengan Change Champion dan Change Agent berusaha meminimalkan potensi resiko yang terjadi karena perubahan yang diimplementasikan.

Tanggung Jawab:

 Mengunjungi area Jawa Barat minimal 1x pada saat kick off dan 1x per bulan setelah pilot berjalan. Jumlah kunjungan dapat disesuaikan dengan feedback yang didapat dari lapangan

 Memberikan arahan strategis kepada pemimpin wilayah dan pimpinan cabang di Jawa Barat terkait dengan kinerja dan penjualan cabang (i.e. cara untuk tetap bekerja dengan maksimal dengan model S&D yang baru)

 Memahami permasalahan yang dihadapi terkait pilot deployment melalui laporan milestone check yang dikirim oleh command center

 Melakukan conference call atau video call setidaknya 1x per 2 minggu dengan para Pemimpin Wilayah untuk memahami dan melakukan tindakan penyelesaian apabila terjadi permasalahan operasional yang mengakibatkan penurunan kinerja atau penjualan cabang

 Bekerjasama dengan pemimpin wilayah dan deployment team untuk memahami dan mengambil tindakan yang perlu untuk dilakukan dalam rangka menjawab issue yang muncul dari hasil change survey yang dikirimkan kepada personil cabang

 Mengambil keputusan strategis sehubungan dengan kinerja cabang dan area setelah implementasi model S&D yang baru, terutama terkait dengan penyesuaian model yang perlu untuk dilakukan

 Memastikan segala kegiatan persiapan untuk pilot deployment di wilayah Jawa Barat sudah dijalankan dengan baik, dengan cara bekerja bersama dengan Change Management Central, Change Champion, Change Agents, dan Command Center.

(36)

35 | P a g e

 Champion

Assigned Position: Head of Regional Sales & Distribution and Head of Regional Operation.

Tugas:

 Pemimpin wilayah akan menjadi change champion yang memberikan dukungan serta menjadi narasumber untuk change agents pada saat pilot deployment dan masa transisi

 Change Champion akan memastikan cabang dapat melakukan kegiatannya dengan menggunakan model dan struktur yang baru Tanggung Jawab:

 Memahami dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk menangani permasalahan yang dihadapi terkait pilot deployment melalui laporan harian yang dikirim oleh command center

 Melakukan setidaknya 1x diskusi di akhir minggu dengan para pimpinan cabang (change agents) untuk memahami dan memperoleh feedback langsung mengenai tingkat keberhasilan penerapan model S&D yang baru di cabang pilot

 Memberikan arahan strategis kepada pimpinan cabang di Jawa Barat terkait dengan kinerja dan penjualan cabang (i.e. cara untuk tetap bekerja dengan maksimal dengan model S&D yang baru)

 Melakukan conference call atau video call setidaknya 1x per 2 minggu dengan para Advisor untuk memahami permasalahan operasional yang berakibat dengan penurunan kinerja atau penjualan cabang

 Bersama dengan Advisor dan tim proyek maupun deployment team dalam memahami langkah antisipatif yang perlu untuk dilakukan sesuai dengan hasil dari change survey yang dikirimkan kepada personil cabang

 Memastikan segala kegiatan persiapan untuk pilot deployment di wilayah Jawa Barat sudah dijalankan dengan baik, dengan cara bekerja bersama dengan Advisor, Change Agents, dan Command Center

 Change Agents

Manager yang terpilih dari Area dan Cabang Tugas:

 Head of Branch Sales and Distribution dan Head of Branch Operations akan menjadi change agent yang akan memberikan arahan di masing masing cabang mereka pada masa pilot deployment dan masa transisi .

 Setiap change agent diharapkan dapat memahami permasalahan serta mengambil tindakan yang diperlukan terkait dengan perubahan menggunakan model yang baru, dan memberikan masukan baik kepada change champions maupun advisor mengenai keberhasilan pilot dan apa yang harus diperbaiki untuk rollout nasional .

 Memotivasi gardira dalam masa pengimplementasian Piloting Organisasi baru cabang.

 Menjadi narasumber bagi Gardira tentang segala informasi yang berkaitan dengan implementasi piloting organisasi baru Cabang.

(37)

36 | P a g e

Tanggung Jawab:

 Mengamati perkembangan pilot deployment di masing masing cabang

 Mencatat dan melaporkan permasalahan yang dialami oleh cabang kepada change champion dan apabila permasalahan tidak dapat terselesaikan, maka eskalasi kasus diteruskan kepada Command Center

 Memahami tingkat keberhasilan pilot deployment dan permasalahan yang dihadapi di masing masing cabang, termasuk mengerti root cause dari permasalahan yang terjadi

 Menghadiri kunjungan Advisor dan 1x diskusi di akhir minggu dengan pimpinan wilayah (change champion) untuk memberikan feedback langsung mengenai tingkat keberhasilan penerapan model S&D yang baru di cabang pilot

 Melakukan eskalasi kepada Advisor dan Change Champion jika menghadapi permasalahan yang bersinggungan langsung dengan kinerja dan penjualan cabang

 Memastikan semua personil cabang mengisi change survey dan memberikan feedback yang jujur mengenai penerapan model S&D yang baru

 Memastikan segala kegiatan persiapan untuk pilot deployment di wilayah Jawa Barat sudah dijalankan dengan baik, dengan cara bekerja bersama dengan Advisor, Change Champions, dan Command Center.

IX. Evaluasi dan Pengukuran

Pengukuran Change Network dilakukan selama siklus dalam proyek untuk

mengidentifikasi peningkatan yang dibutuhkan untuk melakukan peningkatan.

(38)

37 | P a g e

Evaluasi dilakukan kepada elemen Change Network sebagai berikut:

Elemen Change Champion Change Agent Audiens yang terkena

Change dampak

Network

Pengukuran • Tingkat kesuksesan • Tingkat kesuskesan • Tingkat keterlibatan dan Evaluasi Change Champion Change Agent diukur pada:

diukur berdasarkan berdasarkan survey a. Change Survey hasil indeks staff yang terkena (pra, selama dan

engagement dari dampak setelah

laporan Change Agent implementasi)

• Tingkat partisipasi b. Tingkat

• Form evaluasi dari dalam roadshow dan engagement Survey Change Agent dukungan terhadap dari kuis dan

transformasi ketika roadshow yang

berbagi informasi diadakan

tentang proyek c. Mysterious

transformasi ADMF call oleh ti

komunikasi

(39)

38 | P a g e

X. Command Center

a) Pengertian dan Tujuan Command Center

Command Center adalah satu team khusus di Head Office yang dibentuk untuk menerima dan menyelesaikan masalah yang terkait dengan implementasi organisasi baru selama masa Piloting. Tujuan utama dibentuknya Command Center adalah sebagai berikut:

- Untuk memastikan semua problem tercatat dan terfollow-up

- Untuk melakukan analisa lebih jauh pada problem yang sifatnya masif - Untuk menjaga kestabilan operasi bisnis selama masa implementasi

b) Struktur, Roles & Responsibility, Jalur Komunikasi Command Center

(40)

39 | P a g e

c) Contact Command Center

 Melalui Service Desk

a. Untuk problem IT dan Proses Bisnis

b. Senin (08:00 – 19:00) s/d Sabtu (08:00 – 13:00)

 Melalui email : [email protected] c. Untuk problem Change atau pertanyaan lainnya d. Senin (08:00 – 19:00) s/d Sabtu (08:00 – 13:00)

 Melalui telpon dan SMS : 085779052212, 08170033153

 Melalui WA : 08170033153

 Eskalasi darurat : 0818-933904

 Dalam penanganan permasalahan Service Level Command Center adalah:

- Response time : 1 jam

- Resolution time : max 2 hari kerja