SISTEM INFORMASI PELAYANAN JASA PENGURUSAN DOKUMEN KENDARAAN BERMOTOR
(STUDI KASUS : CV. CATUR ADI KARYA – BIRO JASA)
Gini Abdul Azis1, Siti Yuliyanti2, Herna Gunawan3
1,2,3
STMIK BANDUNG
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Bandung JL. Cikutra No. 113 A, Bandung 40124, INDONESIA
[email protected], [email protected], [email protected]
ABSTRAK
Sistem informasi pelayanan jasa pengurusan dokumen kendaraan bermotor merupakan perangkat lunak komputer yang ditujukan sebagai sarana yang memberikan kemudahan dan kepraktisan dalam mengelola data dan laporan pengurusan dokumen kendaraan bermotor yang meliputi mutasi identitas kendaraan, duplikat STNK, dan Tumpang Uji KIR. Pembuatan sistem informasi ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas dalam pembuatan laporan pengurusan dokumen kendaraan bermotor.
Pembangunan perangkat lunak tersebut menggunakan pemodelan pengembangan sistem dengan metodologi Waterfall, sedangkan implementasi menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dengan Database Manajemen System (DBMS) Microsoft Access.
Kata kunci : kendaraan bermotor, pelayanan jasa, mutasi, duplikat STNK, Uji KIR
ABSTRACT
Information system of document management motor vehicle service is computer software which is intended as a facility that provides convenience and practicality in managing data and motor vehicle document management report which cover mutation, STNK duplicate and KIR test. This information system is expected to improve the quality in the manufacture of document management report of motor vehicle.
Furthermore, the development of the software system employed a developing model with Waterfall method. Meanwhile, its implementation employed a visual Basic programming language with Database Management System (henceforward DBMS) Microsoft Access.
Keywords : motor vehicle, service, mutation, STNK duplicate, KIR test
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi telah memungkinkan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan cermat. Pada umumnya setiap instansi pemerintahan maupun swasta
membutuhkan sistem untuk mengumpulkan, mengolah dan melihat kembali suatu informasi. Komputer sebagai perangkat teknologi canggih akhirnya terpilih sebagai salah satu alternatif yang paling mungkin dalam membantu menyelesaikan pekerjaan dan
menangani arus informasi dalam jumlah yang besar, serta membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat dan akurat.
Semakin meningkatnya peran serta teknologi informasi dalam kegiatan bisnis pada saat ini, mendorong perusahaan untuk menyusun strategi sistem informasi yang cepat agar sistem tersebut mendukung tercapainya maksud dan tujuan dari bisnis perusahaan tersebut.
Adapun CV. Catur Adi Karya - Biro Jasa “Keukeu” merupakan salah satu biro jasa yang memberikan pelayanan untuk mengurus dokumen-dokumen kendaraan milik konsumen (wajib pajak), tidak terlepas dari kebutuhan akan teknologi ini.
Selanjutnya CV. Catur Adi Karya - Biro Jasa “Keukeu” ini mengalami kendala dalam memberikan pelayanan informasi keterkaitan dokumen yang sudah selesai diproses dan masih dalam tahap proses kepada konsumen, karena sistem yang ada benar-benar belum meggunakan komputerisasi maka efek yang ditimbulkan adalah tidak dapat mendata dokumen milik konsumen secara sistematis yang terkadang membuat karyawan biro jasa mengalami kesulitan dalam mencari data dokumen kendaraan milik konsumen sehingga berdampak terhadap kualitas pelayanan.
Sistem yang terdapat pada CV. Catur Adi Karya - Biro Jasa “Keukeu” belum menggunakan komputer dalam proses administrasinya masih melakukan secara manual yaitu menggunakan pembukuan buku besar. Pencatatan yang ada tidak dapat mendata konsumen secara sistematis dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses pecarian data dokumen kendaraan konsumen sehingga kurang efisien dalam pengelolaan data.
1.2 Identifikasi Masalah
Dari uraian latar belakang di atas dapat diidentifikasi beberapa permasalahan diantaranya sebagai berikut :
1. Belum tersedianya Sistem Informasi Pelayanan Jasa
Pengurusan Dokumen Kendaraan Bermotor di CV. Catur Adi Karya – Biro Jasa “Keukeu”.
2. Adanya kesulitan dalam pencarian data dokumen kendaraan bermotor di CV. Catur Adi Karya – Biro Jasa
“Keukeu”.
3. Lamanya waktu yang diperlukan dalam pembuatan laporan data dokumen kendaraan bermotor di CV. Catur Adi Karya – Biro Jasa
“Keukeu”
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penyusuan skripsi ini adalah sebagai berikut :
1. Menyediakan atau membuat sebuah system informasi khusus untuk pelayanan jasa pengurusan dokumen kendaraan bermotor yang disesuiakan dengan kebutuhan.
2. Setelah adanya sebuah sistem informasi khusus memuadahkan para karyawan biro jasa dalam mencatat dan mengolah data pelayanan.
3. Dengan adanya system ini diharapkan dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan mampu terealisasi dengan cepat, tepat dan akurat.
1.4 Batasan Masalah
Sehubungan dengan keterbatasan waktun dan banyaknya cakupan untuk menghindari kesimpangsiuran dalam penulisan agar judul dan latar belakang dapat dipahami dengan jelas, maka dibatasi ruang lingkup penelitian hanya menyangkut :
1. Kendaraan yang dimaksud dalam pelayanan adalah kendaraan bermotor roda dua, roda tiga, roda empat, roda enam atau lebih (light truck).
2. Pelayanan jasa pengurusan dokumen yang dimaksudkan adalah mengurus proses mutasi identitas kendaraan, BBN Kendaraan Bermotor, dan
Tumpang Uji Kelayakan Bermotor (KIR).
3. Setiap transaksi mempunyai nomor account tersendiri.
4. Sistem informasi ini hanya dapat membuat laporan data pelayanan konsumen, laporan data mutasi identitas kendaraan, laporan data BBN dan laporan data KIR.
2. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem
Sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas dan lebih banyak diterima karena pada kenyataannya suatu sistem terdiri dari beberapa subsitem atau sistem- sistem bagian.
Sistem adalah sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang berkaitan dan, sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan proses [2a].
Dari pengertian sistem di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem- subsistem yang saling berhubungan membentuk suatu kesatuan hingga tujuan atau sasaran tersebut tercapai. Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
2.2 Sistem Informasi Pelayanan
Sistem informasi pelayanan merupakan program aplikasi komputer untuk mendukung dalam menyimpan data dan informasi, melaporkan masukan data dan informasi, menampilkan data dan infromasi, dan memberikan informasi kepada semua pihak yang membutuhkan.
Sistem informasi pelayanan merupakan aplikasi komputer yang digunakan untuk bisnis yang berkaitan dengan jasa pelayanan, terutama dalam system penyimpanan dan pengolahan data maupun informasi agar dapat menjalankan bisnis dengan mudah dan berjalan dengan baik.
2.3 Metodologi Waterfall
Metodelogi yang digunakan untuk membangun sistem ini adalah Model Waterfall. Model ini merupakan sebuah pendekatan terhadap pengembangan perangkat lunak yang sistematik, dengan beberapa tahapan, yaitu: System Engineering, Analysis, Design, Coding, Testing dan Maintenance [1].
Untuk lebih jelasnya tahapan-tahapan dari Paradigma Waterfall dapat dilihat pada gambar berikut:
System Engineering
Analysis
Design
Coding
Testing
Maintenance
Gambar 1.1 Paradigma Waterfall (Classic Life Cycle)
Penjelasan Metodelogi Waterfall:
1. System Engineering, merupakan bagian awal dari pengerjaan suatu proyek perangkat lunak. Dimulai dengan mempersiapkan segala hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.
2. Analysis, merupakan tahapan dimana System Enginering menganalisis segala hal yang ada pada pembuatan proyek atau pengembangan perangkat lunak yang bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.
3. Design, tahapan ini merupakan tahap penerjemah dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pemakai (user).
4. Coding, yaitu menerjemahkan data yang dirancang kedalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan.
5. Testing, merupakan uji coba terhadap sistem atau program setelah selesai dibuat.
6. Maintenance, yaitu penerapan sistem secara keseluruhan disertai pemeliharaan jika terjadi perubahan struktur, baik dari segi software maupun hardware.
3. ANALISIS SISTEM
3.1 Analisis Sistem Yang Berjalan Analisis system yang sedang berjalan merupakan kegiatan menganalisis prosedur-perosedur kerja yang terjadi pada system yang sedang berjalan. Hasil dari kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi atau perusahaan.
3.2 Analisis Kelemahan Sistem
Ada beberapa kelemahan dalam sistem yang sedang berjalan sehingga dirancanglah sistem informasi ini. Adapun menjadi kelemahan dari sistem berjalan adalah :
1. Proses perhitungan yang masih dilakukan secara manual sehingga dikhawatirkan salah dalam perhitungan.
2. Proses pencatatan data konsumen yang masih dilakukan secara manual sehingga akan memakan waktu yang lama.
3. Diperlukan waktu yang relatif lama dalam pembuatan laporan.
Dari beberapa kelemahan diatas, maka solusi yang dapat dilakukan adalah :
1. Perhitungan dilakukan secara otomatis sehingga tidak perlu
repot untuk menghitung secara manual.
2. Pencatatan dilakukan secara komputerisasi sehingga lebih efektif dan efisien.
3. Mengefisienkan waktu dalam pembuatan laporan.
3.3 Analisis Kebutuhan 3.3.1 Kebutuhan Software
Software komputer adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah.
Melalui software atau perangkat lunak inilah suatu komputer dapat menjalankan suatu perintah.
Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) yang digunakan yaitu :
1. Sistem Operasi Windows XP 2. Aplikasi Microsoft Visual Basic
6.0
3. Microsoft Access 4. Crystal Report 3.3.2 Kebutuhan Hardware
Hardware atau “perangkat keras”
adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.
Kebutuhan perangkat keras (hardware) yang digunakan yaitu :
1. Hardisk minimal 40 GB
2. RAM (Random Access Memory) minimal 258 MB
3. Prosessor Pentium IV 4. VGA Card 128 MB 5. Keyboard Standar 6. Mouse Standar 7. Monitor
3.3.3 Kebutuhan Pengguna
Sistem informasi ini digunakan dibagian administrasi untuk membantu proses pencatatan data konsumen, data mutasi, data duplikat STNK, data tumpang uji KIR, data pajak pertahun,
data pajak perlima tahun dan pembuatan laporan.
4. PERANCANGAN SISTEM 4.1 Perancangan Prosedur Sistem
Rancangan sistem yang baru akan digunakan untuk menemukan dan mengembangkan metode-metode atau prosedur suatu data, dengan adanya suatu perancangan sistem baru yang diinginkan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau intansi maka tujuan dari perusahaan atau intansi itu dapat tercapai.
Sistem informasi yang dirancangan dengan sistem komputerisasi akan menjadi optimal untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang berhubungan dengan perancangan sistem ini. Sistem informasi yang dirancang dan diusulkan bertujuan untuk membantu pihak perusahaan memberi suatu alternatif rancangan sistem informasi yang diharapkan dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah yang ada.
4.1.1 Flowmap
Gambar 4.1 Flowmap Yang Diusulkan
4.1.2 Diagram Konteks
Gambar 4.2 Diagram Konteks Yang Diusulkan
4.1.3 Data Flow Diagram
Gambar 4.3 DFD Level 0
Gambar 4.4 DFD Level 1 Proses 1.0
Gambar 4.5 DFD Level 2 Proses 2.0
4.2 Perancangan Basis Data 4.3.1 Entity Relationship Diagram
Gambar 4.6 ERD
4.3.2 Perancangan Struktur File
Tujuan dari perancangan struktur ini yaitu untuk menentukan nama field, type field, lebar field dan keterangan dari field tersebut yang ada pada setiap file. Struktur file yang digunakan didalam perancangan system ini akan menentukan struktur fisik database yang menunjukan struktur dari elemen-elemen yang menyatakan panjang data dan type datanya.
4.3 Perancangan Antar Muka 4.3.1 Input Program
Masukan (Input) merupakan awal dimulanyasuatu proses system, dimana
data mentah dimasukan untuk diolah menjadi informasi yang lebih berguna.
Perancangan input yaitu pembuatan antarmuka (interface) untuk menerima masukan dari pengguna (user) sistem.
Antarmuka untuk input data ini harus memberikan kejelasan kepada user baik bentuk masukan-masukan yang harus diisi.
4.3.2 Output Program
Perancangan output merupakan hasil dari pengolahan data setelah suatu masukan lengkap dan diproses hingga menghasilkan keluaran (output). Dalam peracangan aplikasi yang paling penting adalah output yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan pemakai.
5. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM 5.1 Implementasi
Implementasi sistem merupakan tahap lanjutan dari analisa system dan perancangan system dimana sistem tersebut siap untuk diimplementasikan.
Tahap implementasi terhadap sistem ini merupakan tahap meletakan perancangan sistem ke dalam bentuk coding bahasa pemrograman. Hasil dari tahapan implementasi ini adalah suatu sistem pengolahan data yang sudah dapat berjalan dengan baik. Dengan demikian dapat diketahui apakah perangkat lunak ini dapat menghasilkan sistem informasi pelayanan yang sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Implementasi pengembangan sistem informasi pelayanan jasa ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual BASIC. Adapun database yang digunakan sebagai media penyimpanan data terpusat dengan menggunakan Access sebagai basis data dengan Microsoft Access sebagai perangkat lunaknya.
5.2 Pengujian
a. Pengujian Sistem
Pengujian sistem dimaksudkan untuk menguji sitem yang telah dibuat. Tujuan
dari pengujian system adalah untuk menjamin perangkat lunak yang dibangun memiliki kualitas yang memadai dan sesuai dengan kebutuhan. Pengujian system dilakukan dengan cara menguji system berdasarkan data uji berupa masukan dari user.
Berdasarkan hasil pengujian system yang dilakukan terhadap kasus uji sample dapat diperoleh hasil bahwa perangkat lunak bebas dari kesalahan sintak atau listing program dan secara fungsional mengluarkan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan.
b. Pengujian Pengguna
Pengujian terhadap pengguna bertujuan untuk mengetahui seberapa efektif implementasi system informasi pelayanan jasa pada CV. Catur Adi Karya – Biro Jasa. Pengujian pengguna dengan cara system yang telah dibuat digunakan langsung oleh pegawai atau user dimna system ini digunakan oleh bagian administrator perusahaan.
Berikut beberapa contoh laporan atau output yang dihasilkan oleh sisten informasi pelayana jasa :
Gambar 5.1 Laporan Data Pelayanan CV. Catur Adi Karya
Berdasarkan hasil penggujian terhadap pengguna (user) dapat disimpulkan bahwa system informasi pelayanan jasa pada CV. Catur Adi karya – Biro Jasa bisa diterima dengan baik dimana hasil ini dibuktikan dengan output yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan perushaan dan kebutuhan pengguna. Akan tetapi system ini belum sepenuhnya sempurna masih bisa dikembangkan lagi dengan menggunakan metode lainnya.
6. KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan
Dari hasil analisis, perancangan dan pembuatan program aplikasi yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut :
1. Adanya sistem informasi pelayanan jasa pengurusan dokumen dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan data pelayanan kepada konsumen.
2. Dengan adanya sistem informasi ini juga mampu menghasilkan informasi atau keluaran yang lebih tepat dan akurat guna membantu dalam pembuatan laporan pelayanan dan dokumen kendaraan konsumen.
3. Pengarsipan data lebih terjaga karena sudah tersimpan di database.
6.2 Saran
Sistem informasi pelayanan jasa pengurusan dokumen kendaraan bermotor ini masih terdapat kekurangan yang mungkin dapat diperbaiki maupun dikembangkan lagi dimasa yang akan datang, diantaranya :
1. Sistem ini masih dapat dikembangkan dengan ditambahkan proses lainnya, informasi – informasi yang berhubungan dengan laporan pelayanan.
2. Dalam pengembangannya sistem ini masih bisa diujicoba dengan menggunakan metode lain agar pelayanan yang dihasilkan nantinya menjadi semakin lebih baik.
3. Bagi pembaca yang berniat meneruskan program atau aplikasi ini, karena masih banyaknya kekurangan dalam
perancangan dan juga sistemnya dimana kurangnya pengetahuan pembuat, sehingga program yang dibuat kurang sempurna.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Pressman, S. Roger. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta [2]Fathansyah. 2015. Basis Data.
Bandung: Informatika Bandung [3] Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley
& Kevin C. Dittman. 2004. Metode
Desain dan Analisis Sistem, Ed. I.
Yogyakarta
[4] Yusup, Cucu Maulana. 2011. Sistem Informasi Inventori Menggunakan Microsoft Visual Basic V 6.0 Di Rumah Batik Defano. Jurnal.
Sukabumi. Managemen Informatika [5] Djuani, Much. Setiawan, Eko. Dkk.
2011. Analisis Kepuasan Pelanggan Dengan Pendekatan Fuzzy Service Quality Dalam Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan. Jurnal. Surakarta.
Fakultas Teknik. Universitas Surakarta.
