1 BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Manajemen informasi telah didefinikan sebagai kemampuan organisasi untuk menciptakan, memelihara, mengambil dan menyediakan informasi yang tepat dengan cepat, ditempat yang tepat, diwaktu yang tepat pada orang yang tepat dengan biaya terendah dan media terbaik sebagai bentuk pengambilan keputusan (Langemo, 1980). Salah satu pendekatan yang digunakan oleh perusahaan hingga saat ini untuk pengambilan keputusan adalah dengan menggunakan manajemen sistem informasi termasuk untuk kegiatan monitoring suatu proyek yang disebut dengan project management information system (PMIS). Menurut (Kahura, 2013) sistem informasi manajemen proyek telah menjadi instrument berbasis software IT yang paling popular dan penting untuk memastikan efesiensi, efektivitas, dan kinerja proyek.
Berdasarkan hal tersebut, PT. XYZ bertujuan untuk mengimplementasikan instrument system informasi ke dalam pengelolaan proyek yang dikerjakan supaya mencapai goals yang direncanakan dengan efektif dan efisien. Salah satu proyek tersebut adalah pengelolaan accsess point pada PT. XYZ. Berdasarkan studi lapangan dengan metode expert judgment, pengelolaan jumlah ketersediaan dan jumlah kebutuhan accsess point pada masing-masing witel di regional 3 belum dilakukan secara real time sehingga data mengenai kebutuhan dan ketersediaan accsess point tidak reliable. Ketidakakuratan data serta ketidakpastian data yang dilaporkan dapat menjadikan informasi yang bias sehingga dapat mengakibatkan salah pengelolaan. Menurut (Louis Raymond, 2008) kualitas informasi, penggunaan sistem informasi yang detail dan efek project manager sangat berpengaruh kedalam keberhasilan proyek.
Selain itu luasnya wilayah masing-masing witel menyebabkan sulitnya pendataan accsess point yang dilakukan secara manual sehingga menyebabkan data yang diperoleh tidak akurat. Hal ini juga berdampak pada waktu pemenuhan kebutuhan accsess point baik untuk pelanggan maupun untuk stok accsess point di PT. XYZ.
2 Keterlambatan pemenuhan accsess point untuk pelanggan secara langsung berpengaruh kepada kualitas pelayanan dan berpengaruh kepada kepuasan pelanggan. Hal tersebut dapat mengakibatkan loss of profit bagi PT. XYZ dan menimbulkan pembengkakan biaya dikarenakan distribusi provisioning accsess point sudah dilakukan. Masing-masing permasalahan tersebut mewakili area kritis dalam keberhasilan proyek yaitu scope, time, cost, quality dan satisfaction stakeholder. Sebagian besar peneliti menimbang bahwa scope, time, cost, quality dan satisfaction stakeholder merupakan faktor utama yang mempengaruhi keberhasilan proyek sehingga perlu untuk di definisikan dan dikelola dengan baik (Muhammad Nabeel Mirzaa, 2013). Berikut merupakan data pendataan manual ketersediaan access point yang dimiliki PT. XYZ per minggu ke-3, November 2018.
Tabel 1. 1 Stock Accsess Point PT. XYZ (Sumber: PT. XYZ) STOCK ACCESS POINT WIFI NOVEMBER (WEEK III) 2018 Area PT. XYZ Ready Stock
(RS)
Minimum Stock (MS)
Range (GAP)
Status
Bandung 164 80 84 Normal
Bandung Barat 72 30 42 Normal
Cirebon 130 60 70 Normal
Karawang 94 40 54 Normal
Sukabumi 103 50 53 Normal
Tasikmalaya 88 40 48 Normal
TOTAL 651 300 351
Berdasarkan tabel informasi mengenai ketersediaan access point diatas, dapat diketahui bahwa ketersediaan diseluruh PT. XYZ masih aman. Hal ini ditunjukan dengan status GAP antara data ready stock dengan data minimum stock.
3 Akan tetapi, data yang berada dilapangan atau disetiap area PT. XYZ tidak sesuai dengan data yang dimiliki oleh PT. XYZ. Berikut merupakan data kebutuhan access point di setiap area PT. XYZ.
Tabel 1. 2 Stock Access Point di Setiap Area PT. XYZ (Sumber: PT. XYZ)
Ketidak sesuaian data tersebut terjadi karena pendataan yang dilakukan secara manual dan tidak realtime sehingga mengakibatkan data informasi mengenai stok access point yang dimiliki PT. XYZ menjadi bias dan menyebabkan ketidak sesuaian pengelolaan distribusi provisioning access point oleh PT. XYZ ke seluruh area PT. XYZ. Data informasi access point yang valid dibutuhkan oleh PT. XYZ untuk di olah dalam melakukan perencanaan distribusi provisioning accsess point ke seluruh area PT.XYZ yang memerlukan penambahan stok accsess point ketika mengalami kondisi kritis. Kondisi kritis menunjukan bahwa jumlah minimum accsess point yang terpasang di masing-masing witel tidak dapat terpenuhi dikarenakan tidak ada stok accsess point di masing-masing witel. Oleh karena itu, untuk memperoleh informasi data stok access point yang valid serta realtime dan dapat otomatis berubah tanpa melakukan perhitungan manual, PT. XYZ berencana untuk membangun sebuah sistem informasi berbasis website yaitu Accsess Point Information System (APIS) yang berfungsi untuk mengelola serta dapat mengetahui kondisi accsess point pada PT. XYZ.
KEBUTUHAN ACCESS POINT WIFI NOVEMBER (WEEK III) 2018 SETIAP AREA PT. XYZ
Area PT.
XYZ
Ready Stock (RS)
Minimum Stock (MS)
Range
(GAP) Status
Bandung 164 332 -168 Kritis
Bandung
Barat 72 62 10 Kurang
Cirebon 130 94 36 Normal
Karawang 94 61 33 Normal
Sukabumi 103 63 40 Normal
Tasikmalaya 88 133 -45 Kritis
TOTAL 651 300 351
4 Kondisi accsess point tersebut dinotasikan dengan ready stock (RS), minimum stock (MS), dan range (GAP) antara ready stock dengan minimum stock. Ready stock (RS) merupakan jumlah accsees point yang tersedia di storage masing-masing witel, sedangkan minimum stock (MS) merupakan jumlah accsees point yang harus terpasang, sementara range (GAP) merupakan selisih antara ready stock dengan minimum stock. Terdapat tiga status kriteria dalam menentukan nilai GAP tersebut, yakni status kritis (nilai GAP ≤ 0), status kurang (nilai GAP ≤ 20% RS) dan status normal (nilai GAP ≥ 21% RS). Apabila status GAP kritis (nilai GAP ≤ 0), maka sistem akan memberikan respon dengan menampilkan warna merah pada witel yang bersangkutan. Apabila status GAP kurang (nilai GAP ≤ 20% RS), maka sistem akan memberikan respon dengan menampilkan warna kuning pada witel yang bersangkutan dan apabila status GAP normal (nilai GAP ≥ 21% RS), maka sistem akan memberikan respon dengan menampilkan warna hijau pada witel yang bersangkutan. Kegiatan provisioning dilakukan ketika GAP antara ready stock dengan minimum stock berada pada status kritis dan kurang.
Untuk membangun sistem informasi APIS yang sesuai dengan tujuan perusahaan, diperlukan perencanaan proyek yang baik dan matang yang disebut dengan master plan project management. (Harold Kerzner, 2010) menilai bahwa untuk mendapatkan kesuksesan proyek harus mempertimbangkan waktu (time), biaya (cost), kepuasan pelanggan (satisfaction stakeholder), spesifikasi (quality), dan mempertahankan status quo dalam organisasi serta menekankan bahwa perubahan ruang lingkup (scope) harus dihindari dan dikendalikan, karena memiliki potensi untuk menghancurkan tidak hanya moral namun seluruh proyek. Berdasarkan hal tersebut, ruang lingkup perencanaan master plan sistem informasi APIS ini akan mencakup 5 area tersebut scope, time, cost, quality dan stakeholder yang mana oleh sebagian besar peneliti dinilai sebagai faktor utama dalam keberhasilan suatu proyek. Akan tetapi dalam perencanaan proyek selain memperhatikan ke 5 knowledge area tersebut juga disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Maka dari itu dalam pereancangan project plan pada penelitian ini membahas mengenai 10 knowledge area dalam sesuai dengan PMBOK 6th (2017) yaitu scope, time, cost,
5 quality, stakeholder, communication, resources, risk, procurement dan integration.
Pada bagian scope plan, akan dibahas mengenai perencanaan ruang lingkup pembangunan APIS secara jelas yang akan menghasilkan scope baseline. Pada bagian schecule plan, akan dibahas mengenai perencanaan estimasi waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan APIS yang mana output dari perencanaan estimasi waktu ini adalah gantt chart dan schedule baseline. Kemudian pada bagian cost plan, akan dibahas mengenai perencanaan estimasi biaya yang dibutuhkan dalam pembangunan APIS yang mana output dari perencanaan cost ini adalah cost estimate dan contingency reserve.
Pada bagian quality plan akan dibahas mengenai requirement dan spesifikasi dari proyek pembangunan APIS baik dari segi kualitas ruang lingkup sistem informasi maupun spesifikasi sistem informasi. Output dari perencanaan quality dalam pembangunan sistem informasi ini adalah quality metric dan quality checklist sebagai acuan dalam melakukan control kualitas saat proyek dilaksanakan.
Kemudian pada bagian stakeholder plan akan dibahas mengenai keterlibatan pemangku kepentingan dalam pembangunan sistem informasi beserta peran tugas dan tanggung jawabnya serta Analisa power interest dari masing-masing stakeholder. Output perencanaan stakeholder dalam master plan ini adalah stakeholder register dan matrix power interest. Selanjutnya pada bagian communication plan akan dibahas mengenai perencanaan bentuk komunikasi dalam pelaksanaan proyek. Output dari perencanaan komunikasi adalah communication strategy.
Pada bagian resources plan akan dibahas mengenai perencanaa kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan dalam setiap aktivitas proyek. Output perencanaan sumber daya ini adalah resources requirement sebagai acuan dalam alokasi sumber daya dalam proyek. Pada bagian risk plan akan dibahas megenai perencanaan resiko yang kemungkinan dapat terjadi sehingga dapat dilakukan mitigasi atau tindakan respon lainnya terhadap resiko. Output dari perencanaan resiko ini adalah risk analysis plan. Pada bagian procurement plan akan dibahas mengenai perencanan pengadaan vendor/mitra yang mana output dalam perencanaan procurement adalah
6 memilih vendor yang akan digunakan untuk mengelola proyek pembangunan APIS.
Seluruh perencanaan tersebut di integrasikan dalam satu proses perencanaan yang mendokumentasikan seluruh dokumen perencanaan proyek dalam project integration.
Perancangan master plan ditahap awal proyek sangat penting untuk direncanakan dengan baik karena organisasi yang menerapkan manajemen proyek memiliki presentase keberhasilan lebih tinggi dari pada organisasi yang tidak menerapkan sama sekali. Menurut (PMI's Pulse of the Profession, 2018) menyatakan bahwa manajemen proyek yang efektif dapat menerapkan strategi organisasi dengan baik.
Maka dari itu pada suatu proyek, manajer proyek tidak hanya berusaha mempertemukan spesifikasi scope, time, cost serta kualitas dari suatu proyek tetapi juga harus dapat memfasilitasi atau memudahkan seluruh proses serta komponen- komponen yang terlibat dalam proyek tersebut (Kathy Schwalbe, 2006)
I.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, perumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana perancangan Master Plan Project Management untuk pembangunan Accsess Point Information System berbasis website berdasarkan 10 knowledge area project management?
I.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui hasil perancangan perancangan Master Plan Project Management untuk pembangunan Accsess Point Information System berbasis website berdasarkan 10 knowledge area project management yang dapat digunakan sebagai panduan pelaksanaan proyek pembangunan Access Point Information System.
I.4 Batasan Masalah
Adapun batasan-batasan masalah serta asumsi yang dipertimbangkan pada penelitian ini, yaitu.
1. Pengelolaan proyek hanya mencakup area PT. XYZ.
7 2. Data yang dikumpulkan merupakan data yang mendukung perancangan master plan serta analisis seperti data activity list, requirements, stakeholder list, risk, rencana anggaran, milestone list, serta pendataan ketersediaan AP secara manual, dan lain sebagainya.
3. Sistem informasi pendataan ketersediaan accsess point yang dirancang tidak dibuat secara product oleh peneliti.
4. Penelitian ini hanya membahas bagaimana pembangunan Accsess Point Information System berdasarkan Master Plan Project Management tanpa membuat bentuk fisik aplikasinya.
I.5 Manfaat penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut.
1. Mengetahui pengelolaan proyek menggunakan Master Plan Project Management dengan 10 knowledge area didalam project management.
2. Memberikan pedoman atau petunjuk untuk pelaksanaan proyek bagi perusahaan.
3. Dapat menjadi referensi bagi peneliti selanjutnya yang akan meneliti objek atau pun penelitian dengan metode yang sama.
4. Dapat menjadi referensi bagi perusahaan untuk melakukan continous improvement dalam pelaksanaan proses bisnisnya.
I.6 Sistematika Penulisan
Berikut ini merupakan sistematika penulisan pada penelitian.
Bab I Pendahuluan
Bab ini berisi tentang indikasi-indikasi permasalahan yang terjadi pada proyek pengelolaan accsess point untuk kegiatan provisioning.
Permasalahan tersebut diuraikan pada latar belakang serta usulan solusi dari permasalahan yang terjadi. Selain itu, bab ini berisi perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, serta sistematika penulisan penelitian.
8 Bab II Landasan Teori
Bab ini berisi dasar teori yang terkit dengan permasalahan serta metodologi yang digunakan pada penelitian. Selain itu, bab ini juga menjelaskan hasil penelitian-penelitian terdahulu mengenai master plan atau topik bahasan yang sesuai.
Bab III Metodologi Penelitian
Bab ini berisi langkah-langkah penelitian dengan metode konseptual. Metode konseptual tersebut menggambarkan hubungan variable obyek permasalahan penelitian dan cara peneliti dalam menyelesaikan penelitian serta menggambarkan sistematika pemecahan masalah pada penelitian.
Bab IV Pengumpulan dan Pengolahan Data
Bab ini berisi tentang perincian pengumpulan data primer maupun sekunder yang diperlukan serta pengolahan data. Data yang dikumpulkan tersebut merupakan data yang sesuai dengan topik penlitian yang dilakukan. Setelah pengumpulan data, pengolahan dilakukan guna menjawab perumusan masalah pada penelitian yaitu perancangan master plan project management.
Bab V Analisis
Bab ini berisi analisis dari data yang telah diolah dari bab sebelumnya. Analisis data juga berfungsi sebagai informasi dari hasil pengumpulan dan pengolahan data. Analisis tersebut dapat memprlihatkan kesesuaian penelitian dengan tujuan dan rumusan masalah penelitian. Selain itu, bab ini juga berisi analisis terhadap perancangan atau pengolahan data yang telah dilakukan terhadap penerapan di dunia nyata serta penerapan perancangan terhadap proyek.
Bab VI Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi kesimpulan yang didapatkan berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan serta saran yang akan diberikan kepada peneliti selanjutnya.
