pengalaman Kes Perlaksanaan Simposium Pengurusan Teknologi, Operasi dan Logistik 201 1
1
Mohd Fathil Edrus, 2 ~ a f i s a h Mahamad Khatib, 3 ~ u r Firdaus Mustafa, 4 ~ a k i r a h Othrnan dan ' ~ u r i a Musa
Kolej Perniagaan, Sekolah Pengurusan Teknologi dan Logistik, Universiti Utara Malaysia, 06010, Sintok, Kedah, Malaysia.
Email: '[email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] 4
ABSTRAK
Secara urii~/nivya sirnposium atau seminar b e r r l l a ~ l ~ d p e r h i ! ~ ~ ~ ! ~ g ~ n sekun~pulan cendekiawan ),ang rlleriibincar~gkun tentang isu atau sesuatu perkor* jiar~g n7ernbatrta nianfaat kepada nlasyal.akat khususnya. Siswa dun siswi yang mengali7hil slrbjek B.ITH 3133 telah diarnanahkan untuk melabanc~kan satu bentuk seniitiar serta memhci7tangki~ii segala hasil kaiian dun perl,yelirfiXkan yung telah dilaksanakan sepanjang tempoh !.ung telah ditetapkan oleh pensyar-ah dun pihak per7gurirsaii Universiti Utara Malaysia.
S i r n ~ ~ - siswi juga perlu nienipelajari [fan
~nengiiri~skan sesuatu masalah di howah peniantauan pensj)arah. Selain itu, rnereka perlu tnembltat penelitian dun saling hertukar moklurnat melallri proses penibelajarun secara langsung mahlrpltri lidak langsung rnengenai laporan dun perhiricangan duluni sesuatu simposiuni yang bakal berlangs~tng. Jiku dikhususkan kepada Sirtiposiuni Pc/igurvson Teknologi. Operasi dun Logistik 2011 pula, ia berkaitan dengun sotu bentuk seminar- Yon& aka17 diadakan untuk senlua pelajar yang mengal7lhil sztbjek Kertas Projek bagi niernbuat pelllbell~a~igan hasil k e v a nlereka di b m ~ a h peman~az~ari pe1i.rvora/7-pe1isyarah .
-
pada tarikh dunJ'al7g relah ditetapkan oleh pihak pengurusan Sekoiah Pe/ig:irrwur7 Teknolo@ Dan Logistik (STML).
Kata Kur~ci
Perancang~e dun Pengurusun Strategik, s i m ~ o s i i ~ ~ Pengurzt.~al~ Teknologi, Operusi don Log;stik 201 I , Ahli Jmatankuasa, protokol.
1.0 PENGENALAN
Sim~osium Pengururan Teknologi, Operasi dan +gistik 201 1 adalah satu bentuk seminar yang dlanjurkan hagi membolehkan pelajar tahun akhir menxalnbil kursus Kertas Projek BJTH3 133 lrursus Projek Akhir bagi membolehkan 'mka membentangkan basil kajian mereka.
h'am melancarkan perjalanan simposium
'' Qtu Ja\~atankuasa perlu diwujudkan untuk
membuat perancangan dan pengurusan strategik.
Peranan seorang pengarah, bendahari, biro protokol dan logistik mempunyai peranan masing-masing mengikut skop tugas yang telah diamanahkan kepada mereka. Mereka perlu tahu akan peranan dan tanggungjawab masing-masing agar sesuatu program berjalan lancar dan tidak mempunyai masalah sewaktu atau selepas program berlangsung, dan ini sememanya tanggung jawab bersama bagi menjayakan sesuatu seminar.
1.1 Penyataan Masalah
Tujuan utama membuat perancangan dan pengurusan strategik bagi program ini adalah untuk memastikan program ini berjalan lancar tanpa sebarang masalah yang tak dapat diselesaikan.
Selain itu, tujuannya juga adalah bagi memastikan segala peralatan dan kelengkapan serta kemudahan yang diperlukan mencukupi seterusnya semua pihak dapat memperolehi manfaat daripada program ini. Kesemua ahli jawatankuasa juga perlu bersiap-sedia dengan kekangan-kekangan yang terdiri daripada faktor luaran dan dalaman.
1.2 Objektif Kajian
Terdapat beberapa objektif dalam melaksanakan program Simposium Pengurusan Teknologi, Operasi dan Logistik 201 1 mengikut skop tugas masing-masing. Antaranya ialah menjayakan Simposium Pengurusan Teknclogi, Operasi dan Logistik 201 1 . Selain itu, para peserta akan memperolehi banyak manfaat, pemahaman dan mengaplikasikan skop tugas yang diberikan.
Sementara itu, ianya dapat memastikan acara yang dirancang dapat dilaksanakan mengikut waktu bagi mengelak masalah-masalah di luar jangkaan seterusnya dapat menangani setiap masalah secepat mungkin. Antaranya lagi, ianya dapat mengelak penggunaan bajet yang berlebihan dan dapat mencari penajaan sebanyak mungkin serta mempelajari sistem pengurusan sesuatu program agar ianya menjadi panduan kepada diri sendiri pada masa akan datang.
2.0 ULASAN KARYA
Setelah menentukan seminar yang ingin dijalankan, langkah seterusnya adalah mernbentuk jawatan kuasa khas bagi rnelaksanakan pelbagai tugas yang perlu dilaksanakan semasa dan sebelum seminar itu berlangsung. Setiap ahli jawatankuasa yang dibentuk mernpunyai tugas dan peranan rnasing- masing terhadap jawatan yang telah dilantik.
Antaranya ialah tugas sebagai pengarah simposium yang rnerupakan jawatan utama dan tertinggi dalarn sesuatu sirnposium mahupun seminar. Pengarah perlu memikirkan tentang pelbagai aspek dalarn melaksanakan seminar ini dari mula hingga akhir dan ini terletak di bahu seseorang pengarah. Namun dalam setiap seminar pengarah akan melantik sub-sub ahli jawatankuasa yang akan membantu beliau menyelesaikan tugasan-tugasan yang akan diagihkan mengikut keperluan.
Peranan dan kerjasarna dalam sernua pihak arnatlah penting dalarn menjayakan sirnposium ini.
Jawatankuasa- jawatankuasa lain yang ada dalam mengendalikan simposiurn ini ialah timbalan pengarah, setiausaha, bendahari, biro promosi, biro penajaan, biro perhubungan awan, biro website.
dan biro tugas-tugas khas.
Seperti yang diterangkan, pengarah rnerupakan orang yang bertanggung jawab dalam urusan rnerancang dan memastikan semua ahli jawatan kuasa yang dilantik rnelakukan tugas dan juga sentiasa bergerak proaktif dalam menjayakan sirnposiu~n ini. Seterusnya, pengarah akan bertanggugjawab untuk mendengar segala pemasalahan yang dihadapi oleh sernua ahli jawatan kuasa yang ada. Keprihatinan pengarah akan mernudahkan lagi semua ahli jawatankuasa melaksanakan kerja-kerja yang dipertangung jawabkan dengan ikhlas dan juga cepat. Selain itu, pengarah juga perlu pandai menggunakan teknik untuk rnenarik hati ahli jawatan kuasa dan juga beliau seharusnya perlu memikirkan pelbagai cara dan alternatif jika berlaku konflik atau masalah secara tiba-tiba dalarn kalangan ahli jawatan kuasa yang dilantik.
Timbalan pengarah pula bertanggung jawab dalam mernbantu segala tangung jawab yang diarnanahkan oleh pengarah kepada beliau. Dalam skop simposiurn ini timbalan pengarah perlu memastikan segala surat-surat yang dibuat oleh setiausaha disemak supaya tidak mengalami kesalahan dari sudut format dan juga ejaan. Tugas ini sernernangnya rnemerlukan kepekaan yang begitu tinggi oleh seseorang yang rnengambil tangung jawab sebagai timbalan pengarah.
Setiausaha bertanggung jawab rnembuat segala surat yang diminta oleh jawatan kuasa lain yang memerlukan surat untuk membuat sesuatu yang berkaitan dengan simposium ini. Setiausaha perlu belajar eara rnenggunakan format surat yang betul dan sernernangnya perlu peka dalam aspek ilmu persuratan bagi ~nengelakkan surat-surat atau minit mesyuarat yang dibuat mengalami kesalahan yang kecil mahupun besar.
Dalam rnengendalikan simposiurn ini, terdapat pelbagai aspek yang perlu diambil kira dalam menjayakan simposiurn tersebut. Antaranya, perancangan yang teliti perlu dibuat sebelum sesuatu acara dilaksanakan. Perancangan dari sudut positif dan negatif perlulah diambil kira bagi melihat proses perancangan program berjalan dengan baik dan lancar. Menurut Johnny, William, Ian dan Robert (1999) proses merancang acara rnelibatkan beberapa langkah.
Dalam seminar juga, perlu disediakan pembentukan carta aliran bagi memperrnudahkan sesuatu acara itu dilaksanakan dan diuruskan.
Dengan menggunakan carta aliran ini, kita dapat mengetahui tahap perlaksanaan proses- proses yang dirancang. Kebiasaannya carta aliran ini dijadikan sebagai panduan bagi melaksanakan proses seterusnya.
Tugas seterusnya yang wajib ada dalarn . .
rnpnia\ialran < i m n n c i ~ ~ m In! ialah c ~ t i a ~ ~ < n h a
Icrdl,iil I . C'orra nlira17 l e t ~ g h p peruncar~gnn seminar atau sinzposiurn
Kajian yang dilakukan dalam niembuat Seminar Kertas I'rojek 201 1 adalah dalam bentuk kualitatif.
Ijal ini herana segala perjalanan program adalah berkaitan dengan dokumen-dokumen yang melibatkan pelbagai pihak.
Tugas atau strategi yang boleh digunakan oleh seoran? pengarah bagi memastikan seminar berjalan dengan lancar dapat diperincikan kepada beberapa tugas seperti: (1)mengurus dan melantik ahli jawatankuasa mengikut keperluan yang logik, (2)menganggar bajet keseluruhan seminar yang meran~kumi bajet secara kasar dan sccara terperinci, (3)mendapatkan segala makluniat berhubung dengan seminar, (4)memantau segala perjalanan ahli jawatankuasa, (5)bertanggungjawab terhadap segala perjalanan seminar.
Manakala lugas atau strategi yang dapat dilihat oleh seorang bendahari bagi memastikan seminar berjalan lancar dapatlah diperincikan kepada beberapa tugas seperti berikut: (1) menganggar bajet keseluruhan seminar yang merangkumi bajet secara kasar dan secara terperinci, (2) mencatatkan setiap aliran wang keluar masuk, (3) inencari penajaan, sumhangan dan dana daripada pihak- pihak tertentu, (4) menlungut yuran dan rnenyimpan penyata yuran, (5) mengurus dan mentadbir penibelian dan kewangan, (6) nlenyi~nparl dan menyiapkan penyata kira-kira.
Tugas atau strategi yang boleh digunakan oleh ahli jawatankuasa (AJK) biro protokol bagi
~nemastikan seminar berjalan lancar bolehlah diperincikan kcpada beberapa tugas penting antaranya ialah: (1) niemastikan ahli jawatankuasa tahu tentang tugas masing-niasing (2) menyediakan tempat untuk seminar diadakan (3) nienentukan
~iapa dan ju~nlah senarai jemputan yang akan hadir (4) menyediakan aturcara majlis ( 5 ) menyediakan kad jelnputan (6) menyediakan menu makanan Pads hari seminar (7) menentukan juruacara (8) men~ediakan penyanibut tetainu (9) menibuat raPtai sebeluin bermula seminar.
Seterusnya tugas atau strategi yang boleh digunakan oleh ahli jawatankuasa biro logistik pula
I a l a h : (1) membantu mendapatkan peralatan dan
liemudahan untuk allii jawata~ikuasa menjaiankan a k t l v i t i n ~ a , ( 2 ) membantu dalarn isu kernudahan Pengann8utan sntuk pelajar-pelajar ke tempat Pminar. (3) nlemastikan ruang yang rnencukupi
dan
"less untuk Very Iniporto,lt Person (VIP), ahli Ja'v"ankuaya serta pesena, (4) menentukan danmPmbuat
tempahan lokasi aktiviti perasmian, ( 5 ) memastlkan susun atur ternpat niengikut 'layou['yang disediakan oleh biro protokol, (6) memastikan peralatan audio video (LCD) serta persediaan alat lain sekiranya berlaku di luar jangkaan, (7) memastikan peralatan boleh berfungsi sebelum dan selepas projck.
Perancangan sinlposiuni ini akan mengalanii pelbagai peringkat dan juga rintangan dari senlasa ke semasa niengikut cara yang digunakan oleh ahli jawatankuasa menggunakan kepakaran rnasing- masing dalani menangarii masalah tcrsebut.
Masalah-masalah akan wujud walaupun sebaik mana menguruskan sesuatu perancangan projek.
4.0 PERBINCANGAN
Menurut Muhammad Nur (1983), tujuan atau kepentingan seminar adalah sebagai media komunikasi kerana peserta dapat saling berkongsi makluniat n~elalui pcnibentangan yang dijalankan.
Para peseda diharap dapat mengembangkan dan memperluaskan pengalanian sepanjang proses rnenyiapkan tugasan yang diberikan. Beliau juga mendefinisikan seminar sebagai tempat ilmuan mendefinisikan masalah, mengembangkan rencana dan mengaplikasikan ilmu. Director Unesco Regional Office (1972) pula berkata " ... sen?ir7ar will provide an opporlunify lo pool drat we know ... ".
Bagi meniastikan sesuatu program berjalan lancar, perancangan awal sangat penting selain kerjasama sesama ahli pasukan yang amat diperlukan dalam menyelesaikan scbarang masalah yang timbul.
Pcrsoalan yang selalu timbul apabila berhadapan dengan sesuatu program adalah seperti bagainlana untuk memastikan perjalanan program dan seminar berjalan lancar dan memastikan sernua tentatif program berjalan seperti yang dijadualkan.
Menurut web Cari llmu Online Borneo (2010), bagi memastikan seminar berjalan lancar, semua ahli jawatankuasa perlu tahu skop tugas masing- masing dan n~engenalpasti orang yang akan bertanggungjawab melaksanakan tugas-tugas.
Tugas-tugas itu misalnya meliputi soal makanan ,tema program, juinlah kos yang diperlukan dan dari mana sumbernya, kepada siapa program dijalankan, tempat dijalankan dan lain-lain lagi.
Menurut Johnny, William, Robert dan Ian (1999) pula, proses nierancang perlu melibatkan beberapa langkah yang sesuai.
Seminar memerlukan elemen-elemen yang penting untuk merealitikan sesuatu seminar itu berlaku.
Antara aspek yang perlu dititikberatkan dalam pengendalian seminar nienurut Samsudin Wahab (2006) ialah merancang seminar dan konferens.
Berikut merupakan aspek-aspek yang perlu ada dalam sesebuah seminar: (1) niembentuk jawatankuasa, (2) menentukan tema, (3) format
seminar dan konferens, (4)peruntukan belanjawan, (5)memilih tarikh, (6) mengurus keperluan logistik acara, (7) kemudahan seminar dan persekitaran lokasi, (8) menyediakan makanan dan kudapan, (9) mengurus dewan seminar dan konferens, (10) pendaftaran peserta, (I I) profil peserta seminar dan konferens, (12) memasarkan seminar dan konferens, (13) prosedur keselamatan semasa seminar, (1 4) penilaian acara.
Mengurangkan kos adalah sangat penting bagi melancarkan sesuatu seminar. Ia melibatkan usaha semua ahli jawatankuasa dalam memperincikan setiap pembelian dan pengeluaran wang adalah hanya pada kegunaan yang penting sahaja. Oleh itu, dalam perjalanan sesuatu seminar keperluan berkaitan dengan kewangan seperti bagaimana untuk memastikan perbelanjaan keseluruhan seminar mencukupi di samping membuat anggaran keseluruhan bajet seminar dan anggaran setiap perkara yang melibatkan kos agar segala perbelanjaan tidak melebihi peruntukan. Menurut laporan pekeliling perbendaharaan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) 2008, pengurusan perbelanjaan kewangan melibatkan proses mengawasi, memantau dan menyelia semula urusan kewangan agar sesuatu program berjalan lancar dan menepati sasaran kos yang ditetapkan.
Merujuk kepada Simposium Pengurusan Teknologi, Operasi dan Logistik 201 1 ini pula, dengan bantuan penasihat, perancangan awal telah dibuat. Jawatankuasa yang terdiri daripada 1 1 orang pelajar telah membuat perancangan dengan teliti bagi memastikan perjalanan seminar ini berjalan dengan lancar. Perancangan utama yang telah dilakukan ialah mengadakan mesyuarat bersama semua ahli jawatankuasa seminar ini.
Penasihat telah bertindak menerangkan mengenai aspek-aspek yang perlu diberi perhatian untuk memastikan seminar ini berjalan lancar. Antara agenda mesyuarat yang telah berlangsung ialah membahagi tugas sekaligus melantik ahli jawatankuasa Simposium Pengurusan Teknologi,
Operasi dan Logistik 201 1 ini.
5.0 KESIMPULAN
Penganjuran seminar sudah menjadi kemestian di Institut Pengajian Tinggi (IPT). Perkara yang penting dalam seminar yang dianjurkan ini perlu mengikut tema dan objektif penganjurannya tercapai. Setiap perancangan, proses, kaedah, strategi yang digunakan adalah skop tugas yang perlu dikenal pasti untuk menghasilkan laporan atau kajian terhadap perlaksaan projek berkenaan.
Skop tugas yang diberikan perlu diadaptasi dan kemudiannya direalisasikan menjadi realiti yang sebenar. Setiap ahli jawatankuasa perlu memainkan peranan masing-masing bagi memastikan
-4 4
4
perjalanan sesuatu seminar berjalan dengan lancar khususnya Simposium Kertas Projek 201 1 ini. 41
. x
Samsudin Wahab. Pengurusan dun Tekno/ogi f'ejabat. Bentong: PTS Publicatron and
3
Di.strrbutors, (2002). -I
2
d:Buku program international Conference on Ofices
5
Management. Sunway Lagoon, Kuala
3
Lumpur: Faculty Pengurusan dun
::
Teknologi Pejabat. Universiti Teknologi
3
MA RA, (2005).
3
3 ;
Abraham, Stanley C. (2006). Strategic planning: A practical guide for competitive success.
j
5United States. a
4 f
Autry, J. A. (1991). Love and prqfit: the art of
$
caring leadership. New York: Avon -1
Books.
.#
Allen J., 0' Toole W., Mac Donnel J. and Harris R.
Festival and special Event Management, Second Edition, Austr-alia : John Wiley &
Sons Australia Ltd., (2002).
Barbuto, J. E., & Wheeler, D.W. (2006). Scale developnient and construct clariJication of servant leadership. Group &
Organization Management, 31:300-326.
Bass, B. M. (1 990). Bass and Stogdhill's handbook
I!
1of leadership: Theory, research & ! nianagerral applications. New York. Free
5
Press. s .$
Bass, B. M., & Avolio, B. J. (1997). Full range leader-ship development: manual for the multifactor leadership questionnaire. Yalo Alto, CA. Mind Garden.
Batten, J. 1998. "Servant-leadership: a passion to serve." in 1. spears, ed. Insights on leadership: service, stewardship, spirit, and servant-leadership. New York, NY:
Belassi,
Boston,
John Wiley (38-53).
W., & Tukel, 0. 1. (1996). A new
framework for determirling critical success@ilur*e factors in projects.
International Journal of Pr0jec Management, 14 (3), 141-151.
M assachusettes: Harvard Business Sch0 Press. http://en. wiktionary. org/wiki/sfrate y yang dicapai pada 2 Oktober 2008.
Dennis. W., & Nanus, B. (1985). Leaders: The .strategies for taking charge. New York.
I-larper Perennial.
Berg, M. E., & Karlsen, J. T. (2007). Mental rnodels in project management coaching.
Engineering Management Journal, 19(3), 3-14,
Besner, C.. & Hobbs, B. (2006). The perceived
~ ~ ~ l t t e andpotential contribution ofproject
~rla~iagement practices to project success.
Project Management Journal, 3 7(3), 3 7- 48
Cassel, J . , & Holt, T. (2008). The servant leader.
American School Board Journal, 196(10), 34-35.
Cleland, D. I . (2004). The evolution of project nianagenic~~it. IEEE transactions on erigilieering Management, 51 (4), 396-397.
Covey. S. R. (19%). Servant-leadershipfio/n the inside out. Iii L. C. Spears (ed), Insights
0 1 7 lc~adr.rship: Service, stewardship,
.spirit, and servai71-leadership (pp. xi-x).
N ~ M J l'ork: Wi1e.y.
Elton, J., & Roe, J. (1998). Bringirig divcipline to project munagernerzt. H a ~ v a r d Business Rrview, 76(2), 153-159.
Farling, M . L.: Stone, A. G., & Winston, B. E.
( 1 999). Servant leadel-ship: Setting the
stage for enipirical research. The Journal ofleadership Studies, 6, 4972.
Thornson South-Western. Harvard Business Essentials (2005). Strategy: Create and inlplement the best strategy for your business.
Harlow, England: Financial Times Hall. Koch, Richard (2004). Stnart strategy (second edition). United Kingdom: Capstone Plrblishing Lirnited.
Hoboken NCW Jersey: John Wiley & Sons, Inc..Porter, Michael E. (1996, November- December). What is strategy. Harvard Blisi~iess Review. 61-78,
Gehring, D. R. (2007). Applying traits t h e o ~ y of leadership to project management. Project Management Journal, 38(1), 44-54.
George, B. (2003). Authentic leadership:
Rediscovering the secrets to creating lastirlg value. Sun Francisco: Jossey Bass.
Greenleaf, K. K. (1 991). The servant as lrader.
Indianapolis, IN.. The Greenleaf Center for .Yervant- Leadership.
Hauschildt, J., Gesche, K., & Medcof, J. (2000).
Realistic criteria fur project managers.
Selection and Development, 3 1 (3), 23-32.
Hyvari, I. (2006). Success of projects in d~flere~it organizational conditions. Project Management Jour.na1, 37(4), 31-41.
ldris Alias, 2006. Kajian terhadap faktor-fuktor kelewatan dalam projek periihinaan bangunan pendidikan MARA, rns. 51-64.
Kerzner, 13. (2006). Project management: A systems approach to planning, .schedulirig and controlling. Hoboken, NJ: Wiley.
Kloppenborg, T., & Opfer, W. (2002). The current state of project manugemeiit research:
Trends, interpretations, and predictio17s.
Project Management Journal, 33(2), 5- 27. 120
Matta, N. E., & Ashkenas, R. N. (2003). Why good projects fail anyway. Harvard Busiriess Review, 81(9), 109-114.
Melrose, K. (1995). Making the grass greener on your side: A CEO's journey to leading by serving. Sun Francisco: Berrett-Koehler Publishers, h c .
Mohd Zaid Harun, 2008. Kujian terhadap faktor- Faktor yang niempengaruhi pencapaian objektif projek pen~bangunan dulam pengurusan projek, ms. 101 102
Page, D. & Wong, T. P. (2000). A conceptual framework for nieasuring servant leadership. Dissertatiori Abstructs International, 16 -28.
