1
BAB I PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Persediaan adalah suatu sumber daya mengganggu (idle resources) yang keberadaanya menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan produksi seperti pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran seperti pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah tangga, perkantoran dan sebagainya. (Bahagia, 2006)
PT.AB merupakan perusahaan multinasional yang memproduksi otomotif yang bermarkas di Jakarta, Indonesia. Ruang lingkup kegiatan perusahaan seperti perdagangan umum, perindustrian, jasa pertambangan, pengangkutan, pertanian, pembangunan, dan jasa konsultasi. Ruang lingkup kegiatan utama entitasnya meliputi perakitan dan penyaluran mobil, sepeda motor dengan suku cadangnya.
Sebagaimana halnya dengan perusahaan manufaktur atau jenis perusahaan lainnya, perusahaan tidak bisa terhindar dari masalah mengatur persediaan. PT.XYZ merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi, penjualan dan after sales service yang manajemennya ditangani penuh oleh PT.AB. XYZ merupakan distributor tunggal sekaligus retailer kendaraan merk Daihatsu. Gudang aksesoris milik XYZ yang terletak di kawasan industri MM 2100 Cibitung mulai beroperasi pada bulan Juni 2014, menyediakan penjualan genuine aksesoris merek daihatsu.
Gudang XYZ menjual berbagai aksesoris yang digunakan dalam mobil merk xxx seperti Xenia, Luxio, Gran Max, etc. Part aksesoris yang disimpan di gudang dikelompokan dalam 3 area penyimpanan yaitu small, medium, large. Area penyimpanan gudang XYZ mempunyai dimensi rak material seperti yang dijelaskan pada tabel dibawah ini :
Tabel I.1 Dimensi Rak Penyimpanan Area Dimensi Rak Material
Jumlah Rak Small 1800cm x 80cm x 160cm 9 rak Medium 833cm x 90cm x 294 cm 4 rak Large 1068cm x 90cm x 300cm 8 rak
2
Dilihat pada Tabel I.1, area penyimpanan pada gudang XYZ mempunyai dimensi rak material yang dapat menyimpan semuat part aksesoris dengan SKU (Stock Keeping Unit) yang dimiliki oleh pihak pengelola gudang. Berikut ini merupakan data SKU (Stock Keeping Unit) yang tersimpan dalam gudang XYZ :
Tabel I.2 Kategori SKU
(Sumber: PT. XYZ, Bulan Januari 2015 ) Type SKU
D95000 83
D9G000 22
D9S000 9
D9T000 31
DAY 38
DCU 3
DGM 3
DLU 39
DSI 10
DNX 68
DAY 26
DXE 18
Berdasarkan Tabel I.2, material aksesoris pada gudang XYZ memiliki Stock Keeping Unit (SKU) sebanyak 350 SKU per januari 2015. Banyaknya SKU yang tersimpan dalam gudang XYZ, harus diimbangi dengan perencanaan dan pengendalian persediaan yang akurat untuk menghindari kesalahan yang akan mengakibatkan overstock dan stockout. Berikut ini merupakan data stock untuk kondisi persediaan pada PT.XYZ yang terhitung pada bulan Juni 2014-Januari 2015
Gambar I.1Stok Material Aksesoris
0 0
3670 3446
3004 2740 2950 3656
0 2000 4000
Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Jan
STOK MATERIAL AKSESORIS JUNI 2014-JANUARI 2015
3
Dapat dilihat pada Gambar I.1, stok di gudang aksesoris XYZ untuk semua material aksesoris memiliki stok yang relatif rendah dengan perbandingan jumlah permintaan yang tinggi pada Gambar I.2. Pada Gambar I.2 menunjukan demand tiap part aksesoris yang diminta oleh customer :
Gambar I.2 Permintaan Material Aksesoris (Sumber: PT.XYZ, Bulan Juni 2014-Januari 2015)
Berdasarkan pada Gambar I.2, menunjukan bahwa tingkat permintaan yang tinggi dari kustomer selama bulan Juni 2014-januari 2015. Tingkat permintaan yang tinggi tidak diimbangi dengan tingkat persediaan material aksesoris yang terdapat pada Gambar I.1. Hal ini menyebabkan, perusahaan tidak mampu memenuhi permintaan dari kustomer. Berikut data yang menunjukan gap antara permintaan material dengan stok di gudang pada bulan Juni 2014 - Januari 2015 :
Gambar I.3 Perbandingan Permintaan vs Stok
Dilihat dari Gambar I.3 menunjukan bahwa, dengan adanya permintaan yang tinggi terhadap kustomer dan rendahnya tingkat persediaan yang dimiliki perusahaan
7400 6219 7554 6916 6621 5860 6200
9947
0 5000 10000 15000
Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Jan
PERMINTAAN MATERIAL AKSESORIS JUNI 2014-JANUARI 2015
7400 6219 7554 6916 6621 5860 6200
9947
0 0
3670 3446 3004 2740 2950 3656
Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des Jan
demand stok
4
mengalami, maka fonemena yang muncul adalah stockout. Stockout merupakan kondisi dimana perusahaan mengalami kekurangan persediaan. Hal ini menyebabkan pihak pengelola gudang harus melakukan pemesanan ulang kembali (backorder) untuk memenuhi kebutuhan permintaan kustomer. Berikut data backorder cost yang harus dilakukan pihak penglola gudang selama bulan Juni 2014 – Januari 2015 :
Gambar I.4 Grafik Biaya Backorder (Sumber: PT.XYZ, Bulan Juni-Januari 2015)
Pada Gambar I.3, menunjukan backorder cost dari semua material aksesoris pada bulan Juni 2014-Januari 2015. Backorder adalah suatu kondisi dimana perusahaan tidak dapat memenuhi demand kustomer dikarenakan tidak tersedianya stok di gudang sehingga barang tidak sampai ke pemakai dengan tepat waktu . (Rangkuti, 2007) . Tingginya biaya backorder diakibatkan karena tidak adanya stok di gudang untuk memenuhi kebutuhan permintaan dari cabang. Salah satu faktor terjadinya backorder adalah lamanya pihak vendor untuk mengirimkan goods ke cabang sehingga pihak gudang tidak bisa memenuhi permintaan dari cabang dengan jumlah yang dinginkan. Berikut data lead time untuk masing-masing vendor yang dapat dilihat pada Tabel I.3.
Rp- Rp500.000.000,00 Rp1.000.000.000,00 Rp1.500.000.000,00
juni juli aug sept okt nov des jan
Biaya
Bulan
BIAYA BACKORDER MATERIAL AKSESORIS JUNI 2014-JANUARI 2015
5
Tabel I.3 Lead time dari vendor
(Sumber: PT.XYZ, Bulan Agustus-Desember 2014)
Periode (bulan)
Vendor SKU
Slow Moving Aug Sept Okt Nov Des Average of LT (hari)
B 40 11 12 8 11 17
C 35 5 4 3 5 11
E 22,0 14 41 2 0 16
G 14 8 6 6 0 7
J 14 20 - 10 0 11
N 8 7 11 16 8 10
O - 7 - - 7 7
P - 7 - - 7 7
Tabel I.4 Lead time dari vendor (lanj)
(Sumber: PT.XYZ, Bulan Agustus-Desember 2014)
Berdasarkan Tabel I.3, menunjukan adanya keterlambatan pengiriman barang ke cabang, dikarenakan rata-rata lead time untuk semua vendor tiap bulannya mengahabiskan waktu selama 8 hari untuk mengirimkan barang ke gudang.
Kontrak kerja sama antar XYZ dengan vendor terdapat kesepakatan yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak, yaitu untuk material fast moving barang sudah sampai di gudang dalam waktu 3 hari sedangkan untuk material slow moving, barang akan sampai maksimal 5 hari. Dilihat dari Tabel I.3, vendor masih belum bisa memenuhi kesepakatan yang diterima hal ini menyebabkan pihak pengelola
Vendor SKU
Fast Moving Aug Sept Okt Nov Des Average of LT (hari)
A 5 4 4 4 4 5
D 2 2 1 2 0 2
F 10,4 6,95 7 7 0 6
H 7 6 5 5,74 0 5
I 2 3 1 21 0 6
K 1 1 0 10 0 3
L 9 4 3 4 0 4
M 4 2 8 1 2 4
Q - 4,4 - - 4,4 5
TOTAL AVERAGE LT (hari) 8,0
6
gudang tidak bisa mensupply kebutuhan yang diminta oleh kustomer sesuai dengan jadwal yang ditetapkan
Secara garis besar, material aksesoris mengalami kekurangan persediaan atau terjadinya fenomena stockout. Hal ini disebabkan karena tingginya permintaan dari kustomer dan tidak diimbangi dengan ketersediaan material aksesoris di gudang. Selama ini, gudang XYZ selalu berusaha untuk memenuhi kebutuhan kustomernya, sehingga tidak akan terjadi lost sales karena barang tetap akan dikirim walaupun harus menunggu lama dari vendor atau karena barang tidak tersedia di gudang..Untuk itu perusahaan daat menentukan kebijakan persediaan yang optimal untuk menghindari kehabisan stok (stockout).
Penelitian ini bertujan untuk mencari alternatif strategi persediaan guna meminimalisir biaya persediaan namun dengan mempertahankan tingkat pelayanan setinggi mungkin. Karena pada hakikatnya, manajemen persediaan dan rantai supplai bertujuan untuk memberikan tingkat layanan terbaik kepada user dengan biaya seminimal mungkin. (Chima, 2011). Penelitian-penelitian sebelumnya mengenai penentuan kebijakan persediaan periodic review (R,s,S) dengan menggunakan Simulasi Monte Carlo yaitu (Vivihapsaro & Kurniati, 2011) yang melakukan penelitian terhadap material transformator pada PT.PLN.
Penelitian diawali dengan melakukan perhitungan permintaan material aksesoris menggunakan Simulasi Monte Carlo yang outputnya digunakan untuk menjadi input-an demand pada perhitungan periodic review (R,s,S). Melihat dari rujukan penelitian sebelumnya, perencanaan dan pengendalian persediaan dapat dilakukan untuk menentukan kebijakan persediaan, total biaya persedian dan meningkatkan service level pada perusahaan.. Perencanaan penelitian dapat menyesuaikan kapan interval waktu pemesanan yang tepat (R), batas titik minimum level (s), batas titik maximum level (S). Oleh karena itu, perusahaan memerlukan perencanaan persediaan untuk kebijakan persediaan di masa yang akan datang.
7 I.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, perumusan masalah pada penelitian ini adalah :
1. Bagaimana kebijakan persediaan material aksesoris untuk mengatasi permasalahan stockout pada PT.XYZ dengan Metode Periodic Review (R,s,S) ?
2. Bagaimana meminimasi total biaya persediaan dengan Metode Periodic Review (R,s,S) ?
3. Bagaimana memksimasi tingkat pelayanan dengan kebijakan persediaan material akseoris Periodic Review (R,s,S) ?
I.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang ingin dicapai penulis melalui penelitian ini adalah : 1. Menentukan kebijakan persediaan material aksesoris menggunakan
Metode Periodic Review (R,s,S) dengan mencari nilai parameter Review Interval (R), reorder point (s) dan stok maksimum (S).
2. Meminimasi total biaya persediaan material menggunakan Metode Periodic Review (R,s,S) .
3. Meningkatkan tingkat pelayanan dengan menggunakan Metode Periodic Review (R,s,S).
I.4 Batasan Penelitian
1. Penelitian dilakukan pada sistem persediaan milik PT.XYZ di gudang aksesoris
2. Data yang digunakan pada pengolahan data adalah bulan Juni 2014 – Januari 2015
3. Kebutuhan akseoris bersifat probabilistik dan waktu ancang (lead time) bersifat deterministik untuk material fast moving dan slow moving.
4. Penelitian hanya pada tahap perencanaan terhadap kebijakan persediaan usulan pada periode Februari 2015 – September 2015 .
5. Lead Time vendor dianggap diketahui dan selalu terpenuhi.
8 I.5 Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian yang dilakukan peneliti untuk perusahaan adalah:
1. Menentukan kebijakan persediaan untuk material aksesoris di gudang PT.XYZ
2. Menetukan total biaya persedian material aksesoris
3. Meningkatkan tingkat pelayanan dengan mengoptimalkan setiap nilai parameter pada pengelolaan persediaan material
4. Sebagai referensi bagi peneliti berikutnya mengenai penentuan biaya persediaan material aksesoris di masa yang akan datang.
I.6 Sistematika Penulisan
Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut : Bab I Pendahuluan
Pada bab pendahuluan ini akan dibahas mengenai latar belakang penelitian yang akan mengarahkan penelitian menuju topik yang akan dibahas, merumuskan masalah yang menjadi permasalahan bagi perusahaan menentukan tujuan penelitian yang akan menjadi dasar dalam melakukan perancangan, menjelaskan manfaat penelitian, menentukan batasan masalah untuk mempersempit ruang lingkup penelitian yang akan dilakukan.
Bab II Landasan Teori
Pada bab landasan teori ini berisi uraian studi literatur yang diteliti dari hasil- hasil penelitian terdahulu sebagai sarana pendukung dalam penelitian yang dilakukan. Selain itu pada bab ini akan membahas hubungan antar konsep yang menjadi kajian penelitian menjelaskan mengenai teori metode yang sesuai dengan penelitian yang akan dilakukan.
Bab III Metodologi Penelitian
Pada bab ini diuraikan konsep penelitian secara rinci meliputi : tahap identifikasi dan pendahuluan. Selanjutnya, tahap pengumpulan dan pengolahan data yang terdiri mengembangkan model penelitian yaitu model konseptual dan sistematika pemecahan masalah, mengumpulkan dan mengolah data,
