PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PEMBELIAN, INVENTORY, DAN PENJUALAN BERBASIS WEB PADA PT.ADHICITPA

(1)

PERANCANGAN SISTEM APLIKASI

PEMBELIAN, INVENTORY, DAN

PENJUALAN BERBASIS WEB PADA

PT.ADHICITPA

Andriado

Andriado93@gmail.com

Rintar Sir Stephen

Rintarsirz@gmail.com

Stefanus Wijaya

stevanwijaya@gmail.com

Yusrizal Oenzil

Yusrizal_oenzil@binus.edu ABSTRAK

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun sebuah sistem informasi yang membantu dalam kegiatan bisnis pada PT.Adhicipta. Perancangan basis data memberikan kemudahan dalam menyimpan dan mengakses data yang diperlukan dengan cepat. Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode pengumpulan data (survei, observasi), metode analisis (analisis terhadap hasil pengumpulan data, mengidentifikasi kebutuhan infomasi, identifikasi persyaratan pada perusahaan), dan metode perancangan basis data dan aplikasi (perancangan basis data konseptual, logical, dan fisikal), Perancangan UML menggunakan Use Case, Sequence Diagram, Activity

Diagram, State Chart Diagram. Hasil yang dicapai berupa terciptanya aplikasi basis data berbasis

web yang memenuhi tujuan penelitian. Simpulan yang didapat adalah aplikasi dapat memudahkan penyampaian, dan penyediaan informasi, mengurangi redundansi data, dan mengurangi jumlah data yang tidak akurat, mendukung data pembelian, inventory, dan penjualan yang lebih konsisten.

(2)

WEB BASED APPLICATION

SYSTEM DESIGN FORPURCHASE,

INVENTORY, AND SALES ON

PT.ADHICIPTA

Andriado

Andriado93@gmail.com

Rintar Sir Stephen

Rintarsirz@gmail.com

Stefanus Wijaya

stevanwijaya@gmail.com

Yusrizal Oenzil

Yusrizal_oenzil@binus.edu ABSTRACT

The purpose of this research is to build an information system that helps in business activities in PT.Adhicipta. Database design provides convenience in storing and accessing data that is needed quickly. The research methodology used is the method of data collection (surveys, observation), the method of analysis (analysis of the data collected, identify information needs, identification of requirements in the company), and the method of database design and application (database design conceptual, logical, and physical ), design using UML Use Case, Sequence Diagram, Activity Diagram, State Chart Diagram. The results achieved in the form of the creation of a web-based database application that meets the objectives of the research. The conclusions obtained are able to facilitate the submission of applications, and the provision of information, reduce data redundancy, and reduce the amount of data that is inaccurate, the data support the purchase, inventory, and sales are more consistent.

(3)

PENDAHULUAN

Dewasa ini perkembangan teknologi berkembang dengan pesat, dengan menggunakan teknologi informasi diyakini dapat mempermudah dan mempercepat suatu pekerjaan di organisasi atau perusahaan (enterprise). Dengan adanya teknologi informasi juga suatu perusahaan dapat mengolah data dengan tingkat keefektifan dan keakuratan yang tinggi. Sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan (human error) yang menyebabkan penghasilan dan kinerja perusahaan tidak maksimal.

Ketika perusahaan semakin berkembang, pertumbuhan data dan informasi perusahaan itu akan semakin besar dan kompleks. Dengan peran basis data, perusahaan menyimpan data atau informasi yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan itu, bisa menyimpannya dengan rapih dan terstruktur sehingga tercipta sistem manajemen penjualan yang efektif dan efisien.

PT. Adhicipta adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan, pembelian, dan persediaan printer untuk keperluan kantor, rumah, dan lain-lain. Dalam operasional-nya PT. Adhicipta masih menggunakan sistem pencatatan secara manual. Dengan sistem pencatatan manual ini mengakibatkan beberapa kesalahan disebabkan oleh human error. Untuk mencegah supaya tidak terjadinya kesalahan ini kembali maka PT. Adhicipta membutuhkan suatu sistem basis data yang terkomputerisasi untuk mendukung kegiatan bisnisnya.

Dengan bertambahnya data akibat transaksi yang terjadi, maka dengan sistem pencatatan manual akan tidak efektif karena pengolahan data memerlukan waktu yang lama. Hal ini juga membutuhkan ketelitian, tapi kemungkinan terjadi kesalahan juga sangat besar.

Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis menganalisa, merancang, dan mengimplementasikan aplikasi basis data pembelian, inventory, dan penjualan berbasis web dalam sebuah penelitian berjudul “Perancangan Sistem Aplikasi Pembelian, Inventory, dan Penjualan Berbasis Web pada PT.Adhicipta “

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah merancang aplikasi Manajemen penjualan berbasis web untuk memudahkan karyawan dalam melakukan penginputan data selama terjadinya transaksi penjualan, pembelian, dan persediaan barang

(4)

1. Mempermudah karyawan dalam pencatatan transaksi pembelian dan penjualan barang

2. Menghindari resiko kesalahan pencatatan data

3. Mempermudah dan mempercepat pembuatan laporan

4. Menyediakan informasi yang bermanfaat untuk proses pengambilan keputusan

Metode yang digunakan dalam penelitian dan penulisan skripsi meliputi tiga bagian pokok yaitu :

1. Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut :

1) Observasi

Obeservasi dilakukan dengan meninjau PT. Adhicipta untuk mempelajari kegiatan perusahaan

2) Wawancara

Wawancara dilakukan dengan mewawancarai secara langsung Direktur PT. Adhicipta yang bertujuan untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan

3) Examining documentation (document Checking)

Examining document dilakukan dengan menganalisis seluruh dokumen dan

laporan yang berhubungan dengan pembelian, persediaan, dam penjualan sebagai acuan perancangan basis data

4) Studi Kepustakaan

Studi kepustkaan dilakukan dengan membaca dan mempelajari sumber-sumber pustaka yang berhubungan dengan topic skripsi sebagai landasan teori

2. Metode Analisis

Setelah menyelesaikan pengumpulan data, penulis menjalankan metode anlisis melalui tiga tahapan yaitu :

1) Melakukan analisis terhadap hasil pengumpulan data

Setelah data dikumpulkan, dilakukan analisis untuk menemukan kebutuhan informasi pada perusahaan.

(5)

Setelah proses anlisis dilaksanakan, penulis melakukan identifikasi kebutuhan informasi dengan hasil berupa laporan kebutuhan informasi perusahaan.

3) Melakukan identifikasi persyaratan sistem

Setelah proses identifikasi selesai, penulis melakukan identifikasi persyaratan sistem dengan hasil yang akan menjadi bahan acuan pada saat melakukan perancangan sistem

3. Metode Perancangan

1. Metode Perancangan Basis Data dan Aplikasi

Metode perancangan basis data yang digunakan pada penulisan skripsi ini adalah : 1) Perancangan sistem basis data konseptual

2) Perancangan sistem basis data logical 3) Perancangan sistem basis data fisikal

Penulis juga melakukan perancangan aplikasi dengan menggunakan perancangan struktur menu dan perancangan layar.

2. Metode perancangan UML

Penulis melakukan perancangan UML dengan menggunakan diagram-diagram pada UML yang terdiri dari :

1. Peracangan Use Case

2. Perancangan Activity Diagram

3. Perancangan Sequence Diagram

TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Data

Data adalah fakta atau observasi mentah yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Lebih khusus lagi, data adalah ukuran objektif atribut dari entitas seperti orang-orang,tempat, benda, atau kejadian (Indrajani, 2011: 2).

Data adalah komponen yang paling penting dalam DBMS, berasal dari sudutpandang end-user. Data bertindak sebagai jembatan yang menghubungkan antara mesin dengan pengguna (Connolly & Begg, 2010: 70).

(6)

2. Pengertian Basis Data

basis data adalah suatu kumpulan logikal data yang berhubungan dan dekripsi dari data tersebut yang dirancang untuk kebutuhan informasi suatu organisasi (Connolly & Begg, 2010: 65).

Basis data adalah kumpulan file yang saling terkait. Basis data tidak hanya merupakan kumpulan file. Record pada setiap file harus memperbolehkan hubungan-hubungan untuk menyimpan file lain (Whitten & Bentley, 2007: 518).

(7)

3. Siklus Hidup Aplikasi Database

Tahapan penerapan dalam Database Application Lifecycle menurut Connolly dan Begg (2010:283-310) :

(8)

METODE PENELITIAN

Diagram Konteks Sistem yang berjalan :

Produksi

Sistem Informasi PT. Adhicipta Hasta Mulia

Form Request Gudang Form Request Purchase request Pembelian Purchase Request Pre-Order Supplier Pre-Order Barang Barang Invoice Surat jalan

Invoice, surat jalan Barang rusak

Barang Rusak Laporan barang

rusak

Laporan Barang Rusak

Penjualan Customer Pre-Order Pre-Order CST Form Request Barang Form Request Barang

Form Request Barang Barang Laporan Finance Pengiriman Surat Jalan Invoice Barang

Inovoice, surat Jalan Barang

(9)

Diagram Nol Sistem yang Berjalan Produksi 1.0 Pemesanan Baran g Form Request Gudang Form Request Purhcase Request Purchase Request Purchase R equest Pembelian Purchase Request Pre-Order Barang Barang Supplier Pre-order Purchase Request 2.0 Penerimaan Barang Barang Barang

Laporan barang tidak ada

Laporan Barang ti dak ada Invoice, Surat Jalan

3.0 Retur barang ke supplier Barang rusak Barang Rusak Laporan Barang Rusak Laporan Barang Rusak

4.0 Penjualan Barang

Customer Penjualan

Pre-Order Pre-Order

Form- Request barang Form Request Finance Surat Jalan Barang Surat Jalan Invoice Pengiriman Surat Jalan, Invoice Form R eq Barang Buat Barang

Form R equest Barang

5.0 Retur Barang dari Customer

Laporan Laporan Req Tukar barang Req Tukar Barang

Surat Jalan Surat Jalan Barang Barang Form Req Barang Form R eq Barang Buat Barang Form Req Barang Req barang Req barang Laporan Laporan laporan Form Req Barang Laporan laporan laporan Form req barang

Form req barang

Penerimaan barang barang

(10)

1.Identifikasi Masalah

Dari analisis yang telah dilakukan, didapat masalah yang menjadi kendala dalam menjalankan proses bisnis, yaitu :

1. Proses pendataan yang dilakukan secara manual memungkinkan terjadinya

human error seperti :

o Kesalahan pada laporan seperti perbedaan pada produk yang masuk,

produk yang keluar, dan produk yang tersedia dalam gudang

o Kesalahan laporan keuangan, laporan penjualan, laporan pembelian

2. Data yang penting atau dibutuhkan sulit untuk ditemukan dan membutuhkan

waktu yang banyak, karena harus mencari data tersebut pada dokumen yang banyak

3. Resiko kehilangan, atau kerusakan pada data-data penting karena media kertas

gampang mengalami kerusakan

2.Pengumpulan Data

Pada Tahap pengumpulan data dilakukan pengumpulan data-data yang akan digunakan untuk membantu pemecahan masalah dalam penelitian

3.Perancangan

Pada tahap ini dilakukan perancangan basis data yang berupa perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal, beserta perancangan aplikasi yang berupa rancangan UML, rancangan struktur menu, dan rancangan layar.

Pada perancangan basis data, dilakukan perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal. Perancangan basis data konseptual menghasilkan model data konseptual yang direpresentasikan dengan ERD konseptual sebagai berikut:

(11)

Staff Customer Barang_supplier Supplier Request_Barang Purchase_Request Penawaran_Supplier Pembelian Barang_Rusak_supplier Barang_Rusak_prduksi Penjualan Invoice Faktur_Pajak PIFPS BPB Surat_Jalan Bukti_Pembayaran Barang_produksi a,1,5 b,2,6 c,3,7 d,4,8 e,9 f,10 g,11,12 h,13 j,14,15 k,16,17 n,18 o,19 p,20 i l m q r,21,22

Pada perancangan basis data logikal, hasil yang didapatkan adalah model data logikal dengan jumlah 28 entitas, yang direpresentasikan oleh ERD Global sebagai berikut:

(12)

supplier supplier supplier supplier Customer CustomerCustomer Customer staff staff staff staff login login login login Barang BarangBarang Barang___supplier_suppliersuppliersupplier Request

RequestRequest Request ___Barang_BarangBarangBarang

Detail Detail Detail Detail ____RequestRequestRequestRequest____BarangBarangBarangBarang

Penawaran Penawaran Penawaran Penawaran____SupplierSupplierSupplierSupplier

Pembelian PembelianPembelian Pembelian Pembelian Pembelian Pembelian Pembelian___Detail_DetailDetailDetail Purchase

Purchase Purchase

Purchase___Req_ReqReqReq PurchasePurchasePurchasePurchase__Request__RequestRequestRequest____DetailDetailDetailDetail

BPB BPB BPB BPB BPB BPBBPB BPB____DetailDetailDetailDetail Barang

Barang Barang Barang____RusakRusakRusakRusak____SupSupSupSup Barang

BarangBarang

Barang____RusakRusakRusakRusak__Supplier__SupplierSupplierSupplier____DDDD etail etailetail etail

Barang BarangBarang Barang____RusakRusakRusakRusak____ProduksiProduksiProduksiProduksi

Barang BarangBarang Barang____RusakRusakRusakRusak____ProduksiProduksiProduksiProduksi____

Detail Detail Detail Detail Penjualan PenjualanPenjualan Penjualan Surat SuratSurat Surat ____JalanJalanJalanJalan

Surat Surat Surat Surat____JalanJalanJalanJalan___Detail_DetailDetailDetail Invoice Invoice Invoice Invoice Invoice Invoice Invoice Invoice___Detail_DetailDetailDetail

Faktur Faktur Faktur Faktur____PajakPajakPajakPajak

Faktur Faktur Faktur Faktur____PajakPajakPajakPajak____DetailDetailDetailDetail

PIFPS PIFPSPIFPS PIFPS Bukti Bukti Bukti Bukti___Pembayaran_PembayaranPembayaranPembayaran

Barang Barang Barang Barang____produksiproduksiproduksiproduksi

Id_supplier PK PK PK PK Nama alamat keterangan telepon contact_person email id_customer PK PK PK PK nama alamat keterangan telepon contact_person email id_staff PK PK PK PK nama divisi keterangan telepon alamat email status id_staff PK PKPK PK password divisi id_barangsup PK PK PK PK nama jenis description Oty harga id_request_barang PK PKPK PK id_staff FK FK FK FK keperluan date status id_request_barang PK PKPK PK id_barangsup FK FK FK FK qty id_penawaran PK PK PK PK id_supplier FK FK FK FK keterangan date no_PO PK PK PK PK id_supplier FK FKFK FK id_staff telepon_supplier date status no_PO PK PK PK PK id_barangsup FK FKFK FK jatuh_tempo qty id_pemesanan FK FKFK FK id_purchase_req PK PK PK PK Id_staff FK FKFK FK date id_purchase_req PK PKPK PK keterangan id_barangsup FK FK FK FK qty jatuh_tempo id_BPB PK PKPK PK id_staff FK FK FK FK no_surat_jalan FK FK FK FK no_po keterangan date id_BPB PK PK PK PK id_barangsup FK FKFK FK qty id_barang_rusak PK PK PK PK id_staff FK FKFK FK date status id_barang_rusak PK PKPK PK id_barangsup FK FK FK FK qty keterangan id_barang_rusak PK PK PK PK id_staff FK FKFK FK id_customer FK FKFK FK date status id_barangRusak PK PK PK PK id_barangprod FK FK FK FK qty keterangan no_PO PK PK PK PK id_customer FK FKFK FK id_staff FK FKFK FK order_date date no_surat_jalan PK PKPK PK no_invoice FK FK FK FK date id_staff id_customer no_surat_jalan PK PK PK PK id_barangprod FK FKFK FK keterangan qty no_invoice PK PK PK PK date id_customer FK FKFK FK id_staff FK FKFK FK no_invoice PK PKPK PK id_barangprod FK FK FK FK qty no_faktur_pajak PK PKPK PK id_customer FK FK FK FK no_faktur_pajak PK PKPK PK id_barang FK FK FK FK id_PIFPS PK PKPK PK id_staff FK FK FK FK no_invoice FK FK FK FK date no_faktur_pajak FK FK FK FK no_PO FK FK FK FK id_supplier FK FK FK FK keterangan id_pembayaran PK PK PK PK id_PIFPS FK FKFK FK date TotalPembayara n Status id_barangprod PK PK PK PK nama jenis description Oty harga Status status status username File id_staff FK FK FK FK status status date keterangan id_Staff

(13)

4. UML

Pada Perancangan UML, yang digunakan penulis adalah Use Case Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram.

(14)

(15)

Use Case Diagram Retur Penjualan

(16)

Sequence Diagram Produksi

(17)

(18)

Diagram Activity Proses Penjualan

Perancangan Program Aplikasi

Pada Perancangan Program Aplikasi digunakan State Transtition Diagram

(19)

LOG-IN Verivikasi Home Usernam Password

Tidak Valid

(20)

Menu (manager) Supplier Customer Staff Barang Pembelian Penjualan Klik Supplier

Masuk ke halaman Supplier

Klik Supplier

Masuk ke halaman Custo mer

Klik Supplier Masuk ke halaman Staff

Klik Supplier Masuk ke halaman Barang

Klik Pembelian untuk Masuk ke halaman Pembelian

Klik Penjuaan untuk Masuk ke halaman Penjualan

Home produksi Supplier Klik Produksi Tampilan layar data produksi Klik Supplier Tampilan layar data Suppli er Data request Barang Data Penawaran Supplier Data PO Pembelian Data Purchase Request Data Barang Rusak Bukti Penerimaan Barang Form PIFPS Pembayaran Klik Data Req Barang

Tampilan data Req Barang

Klik Data Penawaran S upplier Tampilan Layar Data Penawaran Supplier

Klik Data PO Pembelian Tampilan Laya PO

Pembelian

Klik Data Purchase Request Tampilan Data Purchase

request

Klik Data Barang Rusak Tampilan Data Barang rusak

Klik Bukti Penerimaan Barang Tampilan Data Penerimaan Barang

Klik Form PIFPS Tampilan Data Form PIFPS

Klik Form Pembayaran Tampilan Data Pembayaran

Quotation PO Customer Invoice Surat Jalan Faktur Pajak Barang Rusak Klik quotation

Tampilan data quotation

Klik PO Customer Tampilan Data PO Customer

Klik Invoice Tampilan data Invoice

Klik Surat Jalan

Tampilan data Surat Jalan

Klik Faktur Pajak Tampilan Data Faktur Pajak

Klik Faktur Barang Rusak Tampilan data Barang Rusak

Logout Klik Logout

Keluar dari home Direktur

(21)

1. Tampilan Layar Halaman Home

Halaman Staff

(22)

Evaluasi Aplikasi berdasarkan 8 Golden Rules

(23)

Berdasarkan aplikasi yang telah dibuat, website dinilai memliki konsistensi yang baik dengan mempertimbangkan menu, jenis font, size, serta pemilihan warna yang tepat dan tidak berubah untuk setiap halaman yang ada.

2. Menyediakan kemudahan penggunaan universal

Aplikasi ini mendukung kinerja setiap user dengan mengetahui atau mengenali kebutuhan pengguna yang beragam untuk semua pengguna dapat

(24)

menggunakan aplikasi ini secara baik karena menu-menu ditampilkan secara jelas dan mudah dalam pemakaiannya.

3. Memberikan umpan balik yang informative

Adanya feedback yang inovatif di dalam aplikasi ini, membantu user dalam melakukan kegiatan kerjanya.

(25)

Adanya perubahan yang terjadi jika tugas yang dilakukan pengguna telah berakhir yaitu penempatan ke halaman pertama aplikasi menunjukan bahwa tugas telah selesai dilakukan.

5. Penanganan kesalahan

Aplikasi ini dilengkapi dengan panduan penanganan kesalahan sehingga meminimalisir kesalahan yang dilakukan oleh user. Misalnya dalam delete staff, user dingatkan kembali

(26)

Fitur ini memberikan kenyamanan bagi pengguna karena pengguna mengetahui bahwa ketika terjadi kesalahan dalam pemilihan atau penginputan dalam sistem, pengguna dapat kembali ke tindakan sebelumnya. Terdapat tombol reset sehingga reset semua kembali ke kosong

7. Mendukung tempat pengendalian internal.

Sistem memberikan kebebasan kepada pengguna untuk membuat pengguna merasa bahwa pengguna bebas untuk mengontrol sistem yang ada. Berikut adalah tampilan home, bebas untuk ke supplier, logout, dll

(27)

Aplikasi ini memberikan kemudahan bagi pengguna dengan memberikan desain interface yang sederhana dan mudah diingat. Berikut contoh dalam pemilihan tanggal untuk laporan penjualan dibuat kalender untuk mengurangi beban memori jangka pendek user

SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan

Berdasarkan analisis dan perancangan aplikasi basis data pemblian, penjualan, dan inventory berbasis web pada PT. Adhicipta yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa :

1. Dengan adanya aplikasi basis data pembelian, penjualan, dan inventory pada

PT.Adhicipta, informasi atau data yang semula sulit untuk diakses atau dicari, menjadi lebih mudah untuk diakses sehingga meningkatkan kinerja staff perusahaan PT.Adhicipta

2. Data pembelian, penjualan, dan inventory menjadi konsisten dikarenakan data

yang disimpan pada suatu basis data yang memungkinkan seluruh operasi mengakses data yang sama, sehingga jika salah satu operasi mengubah data, operasi lain dapat menggunakan data yang sudah diperbaharui dengan akurat.

3. Dengan adanya aplikasi basis data, data pada perusahaan menjadi terintegritas

sehingga setiap divisi dapat membuat laporan berkala secara tepat waktu dan data yang benar.

(28)

Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat dijadikan sebagai masukan untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem basis data :

1. Melakukan pengawasan monitoring dan perbaikan sistem basis data pembelian,

penjualan, dan inventory secara berkala, agar peforma sistem basis data semakin meningkat.

2. Perusahan sebaiknya selalu melakukan backup data secara berkala, sehingga data

hilang atau rusak dapat didapat lagi

3. Merancang Datawarehouse ke depannya untuk mempermudah perusahaan untuk