58
ANALISIS SISTEM YAN G BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
Andante M usic School merupakan sekolah musik yang didirikan pada bulan Juli 2006. Didirikan oleh Nathania Karina yang sekarang menjabat sebagai
School Director.
Pada awalnya, Andante didirikan karena murid privat dari Nathania terlampau banyak, jadi diperlukan suatu sekolah musik untuk menampung. Dan guru-guru yang direkrut adalah teman-teman dari Nathania sendiri.
Seiring dengan perkembangan jaman yang menjadikan musik salah satu unsur penting dalam pendidikan anak-anak, maka daftar murid pada Andante
Music School semakin meningkat. Dan semakin meluasnya kursus-kursus yang
dibuka mengingat kebutuhan konsumen semakin meningkat.
Andante Music School berlatar belakang musik klasik, dan sesuai dengan
standard dunia ABRSM atau yang biasa dikenal dengan Royal London. Andante tidak berlatar belakang pada organisasi tertentu, jadi siapapun dari manapun dapat mengikuti kursus di Andante.
Saat ini Andante telah membuka 10 kursus, dengan mempekerjakan lebih dari 20 guru, serta telah terdaftar lebih dari 200 murid yang aktif mengikuti kegiatan belajar mengajar di Andante.
Semua kursus dapat dipelajari oleh berbagai kalangan, baik pria maupun wanita yang sangat mengagumi musik. Kursus di Andante memiliki sasaran untuk konsumen dengan cakupan usia yang cukup luas, yaitu antara 4-40 tahun.
3.2 S truktur Organisasi
Struktur Organisasi pada Andante sangatlah sederhana. Andante dipimpin oleh seorang School Director, kemudian terdapat guru-guru dengan keahliannya masing-masing, dan yang terakhir adalah Admin.
Gambar 3. 1 S truktur Organisasi
3.2.1 Tugas dan Wewenang
Adapun tugas dan wewenang dalam setiap bagian adalah sebagai berikut: School Director Teacher 1. … 23.
a. School Director
Sekolah M usik Andante dipimpin oleh seorang School Director, yang memiliki tugas antara lain:
1. M enciptakan kurikulum pembelajaran yang sesuai dengan perkembangan musik dan kebutuhan konsumen.
2. M enyelenggarakan ujian setiap semester dan konser setiap tahunnya.
3. M enjaga ketersediaan buku dan semua fasilitas yang menunjang belajar mengajar di Andante berjalan dengan baik.
4. Bertanggung jawab atas perkembangan kegiatan belajar mengajar di Andante.
Adapun wewenang dari School Director adalah merekrut guru baru yang sesuai dengan standar Andante.
b. Admin
Admin bertanggung jawab kepada School Director dalam mengurus administrasi yang berjalan pada Andante. Adapun tugas dari Admin antara lain:
1. M engurus jadwal yang berlangsung antara Guru dan M urid, termasuk memberikan informasi apabila ada perubahan, dan menjadi perantara di antara keduanya.
2. M engerjakan semua transaksi keuangan, diantaranya pembayaran uang sekolah, pembelian dan penjualan buku, uang pendaftaran, dan penggajian Guru.
3. Sebagai sales counter, yang memberikan informasi mengenai Andante kepada setiap calon siswa yang datang untuk bertanya.
c. Guru
Sama halnya Guru pada sekolah-sekolah umum, Guru di Andante memiliki tugas sebagai berikut:
1. Bertanggung jawab atas perkembangan murid-muridnya dalam bermain musik.
2. Disiplin dan tepat waktu dalam mengikuti jadwal yang sudah ditetapkan.
Adapun wewenang dari Guru adalah sebagai berikut: 1. M enentukan buku yang dipelajari oleh setiap muridnya.
2. M enentukan apakah muridnya layak untuk mengikuti ujian tingkat internasional.
3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan
3.3.1 Prosedur Pendaftaran
Siswa yang memutuskan untuk bergabung, akan dikenakan biaya pendaftaran, tetapi bagi orang tua yang memiliki beberapa anak dan ingin mendaftarkan semua anaknya, maka akan dikenakan potongan harga.
Pendaftar harus mengisi formulir yang telah disiapkan, dan bebas menentukan kapan ia ingin memulai proses belajar mengajar. Bagi setiap pendaftar akan diberikan tas Andante secara gratis.
3.3.2 Prosedur Penjadwalan
M urid yang telah terdaftar berhak menentukan jadwalnya sendiri. Dan berhak pula memilih guru yang diinginkannya. Apabila jadwal sudah sesuai antara guru dan murid, maka proses belajar mengajar dapat segera dimulai. Sistem yang berlaku adalah private, artinya dalam satu kelas hanya terdapat satu guru dan satu murid. Kecuali untuk kelas Theory
Music yang dalam satu kelasnya dapat terdiri dari 5(lima) sampai
10(sepuluh) murid.
3.3.3 Prosedur Pembayaran Uang S ekolah
Setiap bulannya, para murid wajib untuk membayar uang sekolah. Apabila murid tersebut melakukan pembayaran lewat dari tanggal 10 bulan yang bersangkutan, maka akan dikenakan denda keterlambatan.
Setiap transaksi akan dicatat secara manual oleh Admin, yang pada akhir bulannya harus dipertanggung-jawabkan pada School Director.
3.3.4 Prosedur Penjualan Buku
Admin bertugas untuk mengetahui berapa jumlah buku yang masih tersedia, sehingga untuk setiap buku yang persediaannya habis dapat segera dilaporkan, dan dapat dengan segera melakukan pembelian buku.
Buku yang akan digunakan murid ditentukan oleh kurikulum yang berlaku dan juga wewenang dari guru yang bersangkutan. Apabila guru memutuskan untuk menggunakan buku baru, maka murid diwajibkan untuk membeli buku yang direkomendasikan. Semua transaksi pembelian dan penjualan buku juga dicatat secara manual oleh Admin.
3.3.5 Prosedur Belajar Mengajar
Jadwal yang sudah disepakati antara murid dan guru harus dijalani dengan baik setiap minggunya. Apabila ada perubahan dikarenakan sakit atau ada kegiatan lainnya, harus dengan segera menghubungi Admin selambat-lambatnya 1 hari sebelum les. Sehingga Admin dapat mengatur kembali jadwal yang ada, sehingga les pada hari itu dapat digantikan dengan hari lain.
Guru yang berhalangan hadir berhak memutuskan untuk diganti dengan guru lain atau menggantinya dengan hari lain. Namun setiap guru bertanggung jawab untuk memberikan pengajaran sesuai yang disepakati sebelumnya, dalam sebulan setiap murid mengikuti 4(empat) kali les.
Apabila terdapat minggu ke-5 pada setiap bulannya, maka adalah wewenang guru untuk menentukan apakah minggu ke-5 tetap masuk sebagai tabungan atau diliburkan saja.
3.3.6 Prosedur Ujian
Ujian inilah yang menentukan seorang siswa untuk berganti kursus, misalnya dari Piano1 ke Piano2, dari Vocal2 ke Vocal3, dan
sebagainya. Ujian diadakan setiap semester pada tanggal yang ditentukan oleh School Director. Ujian diadakan di luar jadwal les sehari-hari, yaitu diadakan pada hari M inggu. Seperti halnya pada les yang bersifat private, ujian juga bersifat private, hanya saja satu orang murid diuji oleh 2 orang guru dengan durasi hanya 7-10 menit.
3.4 Diagram Aliran Data
3.4.1 Context Diagram
Sistem yang sedang berjalan pada proses administrasi dapat dilihat dalam context diagram. Diagram context merupakan gambaran dari sistem organisasi yang menunjukkan batasan sistem, entity external yang berinteraksi dengan sistem, dan aliran informasi utama diantara entity dan sistem.
3.4.2 Diagram Nol
Diagram Nol merupakan pengembangan dari diagram context. Beberapa diagram nol dikembangkan untuk menghasilkan child diagram yang lebih rinci atau lebih detil.
Gambar 3. 3 Diagram Level O dari Sistem yang sedang berjalan
3.5 Permasalahan yang Dihadapi
Sebagaimana telah dikemukakan pada sejarah perusahaan, bahwa pada saat ini Andante telah memiliki lebih dari 200 murid yang aktif, dan setiap muridnya aktif menjalankan setiap prosedur yang ada, sehingga diperlukan sistem
berbasis-data untuk mengatur jalannya proses akademik, dan menyimpan semua proses transaksi, sehingga memudahkan sistem administrasi.
Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada Andante M usic School, permasalahan yang dihadapi adalah:
1. Semua data transaksi tercatat secara manual, sehingga sering terjadi kesalahan dan kehilangan data.
2. Data buku tidak terorganisasi dengan baik, sehingga seringkali kekurangan persediaan buku. Tentunya ini akan menghabiskan waktu yang lama, karena harus terlebih dahulu memesan buku ke supplier. Dan hal ini dapat menghambat jalannya proses belajar mengajar.
3. Seiring dengan terus bertambahnya siswa di Andante, maka semakin rumit pula sistem pengaturan jadwal, sehingga sering terjadi salah informasi yang mengakibatkan bentrokan.
3.6 Analisa Kebutuhan Informasi
Teacher M erupakan entitas yang berisi informasi mengenai
guru-guru yang aktif mengajar.
Student M erupakan entitas yang berisi informasi mengenai
murid-murid yang aktif.
Course M erupakan entitas yang berisi informasi mengenai
kursus-kursus yang tersedia.
Room M erupakan entitas yang berisi informasi mengenai
Teacher’s_Schedule M erupakan entitas yang berisi informasi mengenai jadwal
guru.
Student’s_Schedule M erupakan entitas yang berisi informasi mengenai jadwal
murid.
Absence M erupakan entitas yang berisi informasi mengenai data
ketidak-hadiran siswa.
TimeBlock M erupakan entitas yang berisi informasi mengenai satu
satuan waktu yang berlaku dalam proses belajar mengajar.
Company_Info M erupakan entitas yang berisi informasi mengenai
data-data perusahaan.
Stock_Adjusment M erupakan entitas yang berisi informasi mengenai proses
penyesuaian persediaan buku.
Reason M erupakan entitas yang berisi informasi mengenai alasan
yang mengakibatkan terjadinya perubahan pada Stock
Adjusment.
3.7 Usulan Pemecahan Masalah
M elihat permasalahan yang dihadapi oleh Andante, maka diusulkan suatu pemecahan masalah dengan cara membuat suatu sistem basis-data beserta aplikasinya yang mampu menjaga integritas data, mempermudah proses penjadwalan, mempermudah pencarian informasi mengenai data guru, murid, persediaan buku, memproses setiap transaksi dan mencatatnya, dan dapat dengan mudah melihat data kehadiran murid secara cepat dan terkomputerisasi.
