Persero
PT BRANTAS ABIPRAYA
No. Dokumen : 2-000-56-03/09
Halaman : 2-8
Setiap Dokumen yang tercetak tanpa “stamp” dari Pengedalian Dokumen QHSE adalah berstatus “UNCONTROLLED COPY”
1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat sebagai pedoman dalam pengaturan dana modal kerja untuk biaya operasional dan overhead diikuti dengan pengendalian keuangan dengan metode cash balance dilingkungan Perusahaan, serta pedoman untuk melaksanakan Penagihan Uang Muka / Termijn / Retention Money / Eskalasi / Jasa lainnya (sewa alat & jasa tenaga).
2. RUANG LINGKUP
2.1. Prosedur ini berlaku keseluruh Unit Kerja dan Unit Bisnis Perusahaan. 2.2. Prosedur ini adalah bentuk penggabungan dari 3 (tiga) prosedur yaitu :
2.2.1. 2-000-56-09/07 : Prosedur Sentralisasi Likuiditas
2.2.2. 2-000-56-03/06 : Prosedur Pengendalian Keuangan Berdasarkan Cash Balance 2.2.3. 2-000-56-06/07 : Prosedur Penagihan Piutang Usaha
3. ACUAN
3.1. Standar ISO 9001:2015 Klausul 7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya 3.2. Standar ISO 37001:2016 Klausul 8.3 Pengendalian Keuangan
4. DEFINISI
4.1. Likuiditas
Kemampuan perusahaan dalam menenuhi kewajiban jangka pendeknya. Dalam lingkup ini mempunyai pengertian yaitu dana hasil pencairan tagihan piutang proyek-proyek, pinjaman dari bank dan lembaga lainnya non bank yang penggunaannya untuk pembiayaan operasional maupun non operasional perusahaan, baik di Kantor Pusat, Divisi Operasi, Unit Bisnis dan Proyek.
4.2. Sentralisasi Likuiditas
Sistem yang mengatur semua penerimaan tagihan piutang proyek-proyek dan kredit / pinjaman dari bank dan lembaga lainnya non bank harus disalurkan seluruhnya melalui rekening bank Kantor Pusat dan semua pengeluaran, baik untuk kebutuhan operasional dan non operasional Kantor Pusat,Divisi Operasi, Unit Bisnis dan Proyek.
4.3. Kredit/pinjaman bank dan lembaga lainnya non bank
Sejumlah dana pinjaman/ kredit dari Bank, serta lembaga lainnya non Bank. 4.4. Rekening Operasional
Rekening Divisi Operasi, Unit Bisnis dan Proyek yang dipergunakan untuk keperluan transaksi operasional.
4.5. Alokasi
Pengiriman dana kerja dari Kantor Pusat ke Divisi Operasi, Unit Bisnis dan Proyek - Proyek.
Persero
PT BRANTAS ABIPRAYA
No. Dokumen : 2-000-56-03/09
Halaman : 3-8
Setiap Dokumen yang tercetak tanpa “stamp” dari Pengedalian Dokumen QHSE adalah berstatus “UNCONTROLLED COPY”
4.6. Realokasi
Pengiriman kembali dana dari Divisi Operasi, Unit Bisnis dan Proyek ke Kantor Pusat, atau pengiriman dana antar Proyek/Divisi Operasi.
4.7. Pembebanan
Biaya yang menjadi kewajiban Divisi Operasi, Unit Bisnis dan Proyek, yang dikeluarkan oleh Kantor Pusat.
4.8. Cash In
Aliran dana masuk ke perusahaan dalam periode waktu tertentu yang meliputi :
4.8.1.Uang Muka adalah pembayaran dari Pemberi Kerja pada saat proyek akan atau baru dimulai / dilaksanakan dan dimaksudkan sebagai pinjaman dana modal kerja awal pelaksanaan proyek yang pengembaliannya proporsional sesuai dengan tagihan progress yang dibayarkan oleh Pemberi Kerja.
4.8.2.Termijn adalah pembayaran yang diterima dari Pemberi Kerja atas prestasi pekerjaan yang telah dicapai dan diakui oleh Pemberi Kerja.
4.8.3.Eskalasi/Claim adalah pembayaran yang diterima dari Pemberi Kerja atas penyesuaian harga dari kontrak/claim yang diajukan telah disetujui oleh Pemberi Kerja.
4.8.4.Retention Money adalah pembayaran yang diterima dari Pemberi Kerja setelah masa pemeliharaan selesai dan merupakan pengembalian terhadap potongan Jaminan Pemeliharaan yang dilakukan pada setiap pembayaran termijn.
4.8.5.Retention Money juga dapat dibayarkan setelah progress tercapai 100 % (MC 100 %) dengan syarat menyerahkan Bank Garansi sebanding dengan nilai Retention Money yang akan dicairkan atau ditentukan oleh pemberi kerja.
4.8.6.Penerimaan lain-lain adalah penerimaan tidak termasuk nomor 4.8.1, 4.8.2, 4.8.3, dan 4.8.4. misalnya penerimaan dari jasa tenaga Joint Operation, jasa giro, klaim Asuransi, restitusi, dll.
4.9. Cash Out
Aliran dana keluar dari perusahaan pada suatu periode waktu tertentu, meliputi :
4.9.1. Pengeluaran biaya operasional adalah pembayaran untuk kebutuhan operasional pada suatu periode waktu tertentu, misalnya pembayaran kepada Sub Kontraktor, Supplier, Bas Borong dan pihak lainnya yang terkait dengan pelaksanaan proyek.
Persero
PT BRANTAS ABIPRAYA
No. Dokumen : 2-000-56-03/09
Halaman : 4-8
Setiap Dokumen yang tercetak tanpa “stamp” dari Pengedalian Dokumen QHSE adalah berstatus “UNCONTROLLED COPY”
4.9.2. Pengeluaran biaya non operasional atau biaya umum (overhead) adalah pembayaran atas hal-hal yang tidak berpengaruh langsung terhadap produksi pada periode waktu tertentu, misalnya biaya upah / gaji, biaya kesehatan, alat tulis kantor, SPPD, dll.
4.9.3. Pengeluaran lainnya kepada pihak ketiga, misalnya biaya provisi bank garansi, biaya bunga bank, biaya premi asuransi, premi jamsostek, dll.
4.9.4. Pengeluaran lainnya untuk pembayaran hutang perusahaan, Panjar kerja dan pengeluaran lain untuk keperluan proyek.
4.9.5. Kontribusi yang disepakati sesuai RBP Proyek.
4.9.6. Pengesahan bukti pengeluaran kas/bank oleh Direktur yang membawahi Keuangan & HC dikuasakan kepada :
4.9.6.1. Kantor Pusat : Direktur Keuangan, atau yang diberi kuasa. Khusus pengesahan atas pengeluaran kas/bank untuk transaksi di Departemen Keuangan, oleh Direktur Keuangan.
4.9.6.2. Divisi Operasi : General Manager
4.9.6.3. Unit Bisnis lainnya : Pimpinan Unit Bisnis 4.9.6.4. Proyek : Project Manager
4.9.7. Persetujuan terhadap Pengeluaran Dana Perusahaan maupun penandatanganan cek / bilyet giro dilakukan oleh :
4.9.7.1. Kantor Pusat, dilakukan oleh 2 (dua) Direktur
4.9.7.2. Divisi Operasi (yang menangani Operasional Proyek) dilakukan oleh Manager Keuangan & HC dan General Manager
4.9.7.3. Unit Bisnis lainnya, untuk penandatanganan Cek/Giro yaitu Manager Keuangan & HC dan Pimpinan Unit Bisnis.
4.9.7.4. Proyek, untuk penandatanganan Cek/Giro yaitu Site Administration Manager dan Project Manager
4.9.8. Dalam rangka pengendalian dan pencegahan terhadap praktik korupsi/ penyalah gunaan wewenang dan jabatan atas pengeluaran yang dilakukan oleh SM Keuangan (sebagai pemohon), maka pengesahan transaksi keuangan tersebut dilakukan pengesahannya oleh Direktur yang membidangi Keuangan untuk proses mekanisme pengeluaran mengacu ke 4.9.6.
4.10. Cash Balance
Selisih / deviasi antara Cash In dan Cash Out pada periode waktu tertentu. Selisih / deviasi positif berarti terdapat kelebihan dana dan sebaliknya selisih / deviasi negatif berarti terjadi kekurangan dana, sehingga membutuhkan tambahan dana internal berupa pinjaman dari Kantor Pusat atau dana eksternal berupa pinjaman dari Perbankan/ Lembaga Keuangan Non Bank.
Dalam hal perusahaan akan menarik pinjaman, maka didalam surat permohonan pengajuan kredit harus mencantumkan komitmen terkait anti penyuapan dengan “tidak
Persero
PT BRANTAS ABIPRAYA
No. Dokumen : 2-000-56-03/09
Halaman : 5-8
Setiap Dokumen yang tercetak tanpa “stamp” dari Pengedalian Dokumen QHSE adalah berstatus “UNCONTROLLED COPY”
memberikan/menerima sesuatu berupa apapun dari/kepada pegawai PT. Brantas Abipraya baik langsung maupun tidak langsung”.
4.11. Piutang Usaha (PU)
Hak tagih perusahaan atas kegiatan usaha perusahaan (jasa konstruksi, jasa alat) yang telah diakui / disetujui oleh Pemberi Kerja.
4.12. Piutang Usaha Konstruksi (PUK)
Piutang usaha yang telah ditagihkan ke Pemberi Kerja / Penyandang Dana. 4.13. Prestasi Pekerjaan Belum Ditagihkan (PPBD)
Kemajuan prestasi pekerjaan yang telah diakui/dilaksanakan namun belum ditagihkan ke Pemberi Kerja / Penyandang Dana.
4.14. Pemberi Kerja
Pelanggan/Pengguna Jasa atau Kontraktor apabila PT. Brantas Abipraya sebagai Subkontraktor / pemberi jasa sewa peralatan. Dalam hal ini pemberi kerja PT. Brantas Abipraya sabagai berikut :
4.14.1.1. Pemerintah, yang memiliki sumber dana dari APBN, APBD dan Dana Loan. 4.14.1.2. Swasta, yang memiliki sumber dana dari anggaran perusahaan.
4.14.1.3. BUMN/BUMD, yang memiliki sumber dana dari anggaran perusahaan.
5. KETENTUAN UMUM
5.1. Pengaturan alokasi dana kerja dan pengelolaan kas harus selalu mengacu pada Perencanaan Proyek dan Rencana Biaya Administrasi & Umum Kantor Pusat, Divisi Operasi, Unit Bisnis dan Proyek.
5.2. Semua penerimaan tagihan Uang Muka, Termijn, Retention Money, Eskalasi dan lain-lain Proyek JO dan Non JO serta Unit Bisnis harus disalurkan ke rekening Kantor Pusat (baik yang berada di bank daerah atau bank di Jakarta) dalam waktu 1 x 24 Jam.
5.3. Apabila terpaksa karena permintaan dari Pemberi Kerja yang mensyaratkan bahwa penerimaan tagihan harus disalurkan melalui rekening proyek setempat, maka dalam waktu 24 jam berikutnya setelah dana tagihan tersebut cair harus segera ditransfer ke rekening Kantor Pusat.
5.4. Apabila Pihak Pemberi Kerja tidak mengijinkan tagihan yang telah cair tersebut ditransfer ke Kantor Pusat, maka rekening proyek di daerah akan menjadi Rekening Kantor Pusat.
5.5. Kebutuhan dana kerja untuk biaya pelaksanaan proyek selain mengacu pada Perencanaan Proyek, pada setiap akhir bulan berjalan proyek harus membuat Rencana Kebutuhan
Persero
PT BRANTAS ABIPRAYA
No. Dokumen : 2-000-56-03/09
Halaman : 6-8
Setiap Dokumen yang tercetak tanpa “stamp” dari Pengedalian Dokumen QHSE adalah berstatus “UNCONTROLLED COPY”
Dana Kerja (RKDK) untuk bulan berikutnya dan disampaikan kepada Divisi Operasi/Unit Bisnis masing-masing dengan tembusan Departemen Produksi dan Departemen Keuangan.
5.6. Jika dalam hal adanya pengajuan kebutuhan dana kerja dari Proyek diluar RKDK yang telah disahkan oleh Direksi, maka Divisi Operasi/Unit Bisnis terkait harus memohon persetujuan penambahan plafon kepada Direksi Operasi terkait mengetahui Direktur Keuangan.
5.7. Kebutuhan dana kerja untuk Biaya Administrasi & Umum Kantor Pusat, Divisi Operasi dan Unit Bisnis, mengacu pada Rencana Biaya Administrasi & Umum yang telah disahkan oleh Direksi.
5.8. Selanjutnya Departemen Produksi, Departemen Keuangan dan Divisi Operasi/Unit Bisnis akan mengevaluasi RKDK tersebut bersama-sama berdasarkan sisa plafon dana, cash balance proyek, akumulasi produksi dibanding rencana, pencapaian kontribusi, rencana produksi bulan berjalan, dan prioritas pengeluaran biaya dan pembayaran hutang.
5.9. Jenis dan Mekanisme Alokasi :
5.9.1.Alokasi dana kerja untuk proyek – proyek, Divisi Operasi dan unit bisnis berdasarkan persetujuan dalam RKDK.
5.9.2.Pemberian alokasi untuk keperluan BAU proyek ditransfer kemasing-masing proyek berdasarkan persetujuan dalam RKDK.
5.9.3.Pemberian alokasi untuk keperluan BAU Divisi Operasi dan unit bisnis ditransfer kemasing-masing Divisi Operasi dan unit bisnis berdasarkan persetujuan dalam RKDK.
5.9.4.Pemberian alokasi untuk keperluan pembayaran hutang rekanan yang tidak melalui fasilitas perbankan ditransfer ke masing-masing Divisi Operasi.
5.9.5.Pemberian alokasi dana kerja, khususnya ke Divisi Operasi dan Proyek-Proyek disertai dengan lampiran berita alokasi sesuai lampiran 9.1.
5.10. Hutang bank dan lembaga lainnya non bank tetap dibukukan oleh Kantor Pusat.
5.11. Proyek dalam mengelola keuangannya agar diupayakan tetap dalam posisi surplus Cash Balance untuk menghindari tambahan pinjaman dana dari bank atau lembaga keuangan lain non bank yang berdampak pada beban bunga dan dalam hal proyek-proyek yang bersifat Contractor Pre Financing (CPF) akan dibebankan bunga bank.
5.12. Laporan Cash Balance agar dibuat dan disampaikan ke Divisi Operasi Cc. Departemen Keuangan via email setiap tanggal 10 bulan berikutnya.
Persero
PT BRANTAS ABIPRAYA
No. Dokumen : 2-000-56-03/09
Halaman : 7-8
Setiap Dokumen yang tercetak tanpa “stamp” dari Pengedalian Dokumen QHSE adalah berstatus “UNCONTROLLED COPY”
5.13. Periode penagihan Uang Muka / Termijn / Retention Money / Eskalasi / Lain-lain, harus sesuai dengan ketentuan yang tercantum pada Kontrak / Surat Perjanjian Pemborongan. 5.14. Apabila terjadi keterlambatan penagihan Uang Muka / Termijn / Retention Money / Eskalasi / Lain-lain, harus melaporkan ke Kantor Pusat Cq Divisi Operasi, dan Unit Bisnis dengan tembusan SM Keuangan disertai alasan-alasan yang bisa di pertanggung jawabkan berupa Action Plan penagihan.
5.15. Kelengkapan dokumen tagihan harus lengkap, sah dan benar sesuai dengan persyaratan didalam kontrak.
5.16. Uji Tuntas
5.16.1. Uji tuntas dilakukan oleh perusahaan dengan tujuan : 5.16.1.1. Penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan.
5.16.1.2. Mengetahui potensi resiko (seperti resiko keuangan, resiko hukum, resiko komersial, resiko operasional) yang dapat berdampak negatif didalam hubungan kerjasama dengan pihak intenal dan ekstenal 5.16.1.3. Mengidentifikasi hal-hal lain seperti : strategi komunikasi yang sesuai
dengan rekanan, pelatihan yang diperlukan dan upaya yang perlu dilakukan jika terdapat resiko.
5.16.2. Uji tuntas dilakukan pada saat :
5.16.2.1. Penyusunan sampai dengan pengalokasian dana kerja
5.16.2.1.1. Pelaksanaan uji tuntas lebih lanjut dilakukan dengan cara mengevaluasi setiap pengajuan alokasi dana kerja dari Divisi Operasi dan Unit Bisnis.
5.16.2.2. Pada saat menjalin kerjasama dengan pihak eksternal dari awal proses perjanjian kerjasama sampai dengan pelaksanaan.
5.16.2.2.1. Pelaksanaan uji tuntas lebih lanjut dilakukan melalui cara berkomitmen dengan “tidak memberikan/menerima
sesuatu berupa apapun dari/kepada pegawai PT. Brantas Abipraya baik langsung maupun tidak langsung” dan pengisian kuisioner terkait penerapan
Persero
PT BRANTAS ABIPRAYA
No. Dokumen : 2-000-56-03/09
Halaman : 8-8
Setiap Dokumen yang tercetak tanpa “stamp” dari Pengedalian Dokumen QHSE adalah berstatus “UNCONTROLLED COPY”
6. ALUR PROSES dan PENANGGUNG JAWAB
Lihat Flowchart pada lampiran 9.12
7. PERKECUALIAN
Tidak Ada
8. REKAMAN
8.1. Berita Acara Alokasi & Pembebanan
8.2. Perincian Penerimaan Uang Muka/ Termijn/ Retension Money/ Eskalasi/ Lain-lain 8.3. Kondisi Likuiditas (Cash Balance) Proyek
8.4. Kondisi Likuiditas (Cash Balance) Divisi Operasi, Unit Bisnis 8.5. Berita Acara Alokasi Dana Kerja & Pembebanan
8.6. Rencana Tagihan/Penerimaan Tagihan 8.7. Action Plan Piutang Usaha
8.8. Permohonan Penarikan Kredit
8.9. Persetujuan Pengesahan terhadap Pengeluaran Dana dilakukan Kantor Pusat 8.10. Persetujuan Pengesahan terhadap Pengeluaran Dana di lakukan Divisi Operasi 8.11. Persetujuan Pengesahan terhadap Pengeluaran Dana di lakukan Unit Bisnis 8.12. Persetujuan Pengesahan terhadap Pengeluaran Dana di lakukan Proyek 8.13. Alur Proses dan Penanggung Jawab
9. LAMPIRAN
9.1. Contoh Form Berita Acara Alokasi & Pembebanan
9.2. Contoh Form Perincian Penerimaan Uang Muka/ Termijn/ Retension Money/ Eskalasi/ Lain-lain
9.3. Contoh Form Kondisi Likuiditas (Cash Balance) Proyek
9.4. Contoh Form Kondisi Likuiditas (Cash Balance) Divisi Operasi, Unit Bisnis 9.5. Contoh Form Rencana Tagihan/Penerimaan Tagihan
9.6. Contoh Form Action Plan Piutang Usaha 9.7. Contoh Surat Permohonan Penarikan Kredit
9.8. Contoh Form Lembar Persetujuan Pengeluaran Dana di Lakukan di Kantor Pusat 9.9. Contoh Form Lembar Persetujuan Pengeluaran Dana di Lakukan di Divisi Operasi 9.10. Contoh Form Lembar Persetujuan Pengeluaran Dana di Lakukan di Unit Bisnis 9.11. Contoh Form Lembar Persetujuan Pengeluaran Dana di Lakukan di Proyek 9.12. Flowchart Alur Proses dan Penanggung Jawab
Persero
PT BRANTAS ABIPRAYA
No. Dokumen : 2-000-56-03/09
Lampiran :
Halaman : 1-1
6.1FLOW CHART SENTRALISASI LIKUIDITAS
9.12 Proyek Seluruh Dept/Sekper/ SPI Divisi/Divisi Regional
Dept Produksi Dept Keuangan Direksi
Keterangan Proses dan PIC
Proyek
1. Membuat Perencanaan Proyek (PP). Membuat monitoring kondisi likuiditas proyek (Cash Balance)
Membuat RKDK Operasional : BAU dan Hutang Non Operasional :
Hutang via fasilitas perbankan (SCF)/SKBDN Monitoring Collection Period :
Membuat Action Plan piutang Membuat rencana penerimaan
Membuat laporan Cash Balance dan evaluasi biaya berdasarkan metode Cash Basis Menyiapkan tagihan Uang Muka, Termijn, Retention, Eskalasi
Unit Kerja
2. Seluruh Dept/Sekper/SPI menyusunan anggaran BAU
3. Dept Keuangan Kantor Pusat mengevaluasi BAU dari Divisi Operasi, Unit Bisnis, Seluruh Dept/Sekper/SPI
Divisi/Div Regional
4. Mengevaluasi & merekap Action Plan piutang. Mengevaluasi & merekap :
- RPP - RKDK
Divisi/Div Regional, Unit Kerja
5. Rapat RKDK, bersama-sama melakukan evaluasi terhadap kinerja Divisi Operasi, Unit Bisnis, Unit Kerja
6. Bersama-sama unit kerja yang lain menetapkan plafon anggaran BAU
Direksi
7. Direksi mengesahkan BAU Divisi Operasi, Unit Bisnis, Seluruh Dept/Sekper/SPI dan mengesahkan RKDK Proyek, Divisi/Div Regional, Unit Bisnis.
Dept Keuangan
8. Alokasi BAU dan RKDK sesuai pengajuan dari Divisi Operasi, Unit Bisnis, Unit Kerja berdasarkan hasil keputusan rapat RKDK
Proyek
9. Alokasi BAU dan RKDK sesuai pengajuan dari Divisi Operasi Unit Bisnis, Unit Kerja berdasarkan hasil keputusan rapat RKDK 10. Alokasi BAU. Divisi Operasi 11. Alokasi Hutang Selesai 12. Selesai Mulai
1. Membuat Perencanaan Proyek (PP). Membuat monitoring kondisi likuiditas proyek (Cash Balance).
Membuat RKDK - Operasional
- BAU dan Hutang. - Non Operasional
- Hutang via fasilitas perbankan (SCF). Monitoring Collection Period
- Membuat Action Plan piutang - Membuat rencana penerimaan Membuat laporan Cash Balance dan
evaluasi biaya berdasarkan metode Cash
Basis.
Menyiapkan tagihan Uang Muka, Termijn, Retention, Eskalasi
2. Penyusunan anggaran BAU
6. Bersama-sama unit kerja yang lain menetapkan plafon anggaran BAU 9. Termijn cair diproyek.
( Dalam waktu 1 x 24jam harus segera ditransfer kerekening kantor pusat ) Termijn cair dikantor pusat.
8. Alokasi BAU dan RKDK sesuai pengajuan dari Divisi Operasi, Unit Bisnis, Unit Kerja berdasarkan hasil keputusan rapat RKDK.
12. Selesai
4. Mengevaluasi & merekap
Action Plan piutang.
Mengevaluasi & merekap : - RPP
- RKDK
3. Kantor Pusat mengevaluasi BAU dari Divisi Operasi, Unit Bisnis, Seluruh Dept/Sekper/SPI.
7. Direksi mengesahkan BAU Divisi Operasi Unit Bisnis, Seluruh Dept/Sekper/SPI dan mengesahkan RKDK Proyek, Divisi Operasi, Unit Bisnis.
10. Alokasi BAU. 11. Alokasi Hutang
5. Rapat RKDK, bersama-sama melakukan evaluasi terhadap kinerja Divisi Operasi, Unit Bisnis, Unit Kerja.
