27
BAB III
ANALISA PERANCANGAN SISTEM
3.1 Sejarah Perusahaan
LaSalle College merupakan salah satu perguruan tinggi desain internasional yang berpusat di Kanada. LaSalle College memberikan perspektif yang holistik dalam pembelajaran kreatif, sebagai pengalaman belajar internasional, dengan hands-on praktis pendekatan, dengan kurikulum teoritis perspektif first-hand yang solid dari Kanada, mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk mahasiswa di setiap bidang masing-masing. Didirikan di Jakarta pada tahun 1997, LaSalle College Jakarta selalu menjaga standar kualitas dan terus memperluas di pasar Asia, terutama di Indonesia. Pada 2005 LaSalle College membuka sekolah lain di Surabaya-Indonesia. Sampai saat ini kedua sekolah difokuskan pada penyediaan pendidikan berkualitas top di bidang desain. LaSalle College memiliki program diploma tingkat lanjutan dan program-program bersertifikat internasional. Program Diploma dapat diselesaikan dalam waktu 2 tahun untuk studi penuh atau 2 tahun untuk studi parttime.
LaSalle College Jakarta memiliki beberapa program yang dapat dipilih mahasiswa baru sebelum mendaftar, yaitu : Digital Media Design (DMD), Fotografi, Interior Design, Artistic Make Up, Fashion Design, Fashion Business. LaSalle College Jakarta berkomitmen untuk tidak hanya memberi para lulusannya dengan ketrampilan-ketrampilan yang diperlukan tetapi juga menyiapkan dunia kerja bagi semua mahasiswa yang nantinya lulus dari kampus ini. Berbagai program dirancang untuk memberikan kesempatan bagi para mahasiswa untuk menjadi profesional setelah lulus. Sementara itu selama program studi, mahasiswa akan terkenal dengan industri melalui berbagai kegiatan yang menarik seperti kunjungan lapangan, magang, kuliah tamu, pertukaran mahasiswa dan mobilitas, proyek industri riil dilaksanakan sebagai bangku untuk mencapai studi mahasiswa.
3.2 Visi dan Misi Visi :
Menjadi jaringan terkemuka di dunia lembaga pendidikan swasta terpilih, diakui untuk itu inovasi, efisiensi dan hasil.
Misi :
Menghubungkan orang-orang untuk memberikan peluang melalui pendidikan yang berkualitas.
3.3 Struktur Organisasi dan Tugasnya
Gambar 3.1 Struktur Organisasi LaSalle College Jakarta Perpustakaan
Academic Manager/Adm.
Akademik
Finance & Acc. Manager /Adm. Keuangan General Affair Manager HRD Manager /Kepegawaian Marketing & Promotion Manager Unit Penelitian dan
Pengabdian Masyarakat Unit Pelaksana Teknis/IT Manager Laboratorium Penelitian Pengabdian & Kerjasama
Mahasiswa dan BEM
Kepala Sekolah /
Head Principal
Ketua Yayasan
LaSalle Indonesia
Account Payable Account Receivable GA Supervisor GA Officer Admin FinanceDalam melakukan tugasnya LaSalle College Jakarta di kelola oleh bagian-bagian-bagian yang terkait sebagai berikut :
1. Ketua Yayasan
a. Bersama-sama pengurus lain dan anggota menyusun rencana program kerja komite sekolah.
b. Mengesahkan rencana program kerja komite sekolah.
c. Melaksanakan keputusan hasil musyawarah yang ditetapkan oleh anggota melalui rapat-rapat.
d. Mengundang rapat-rapat harian komite sekolah kepada kepala sekolah. e. Mengkomunikasikan hasil rapat komite sekolah kepada kepala sekolah. f. Mengundang rapat pihak sekolah atas undangan kepala sekolah. g. Menghadiri rapat dinas sekolah atas undangan kepala sekolah.
2. Head Principal / Kepala Sekolah Kepala Sekolah bertugas sebagai :
a. Mengorganisasikan semua kegiatan dan sumber daya yang ada di perusahaan. b. Menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak di capai oleh perusahaan.
c. Mengambil keputusan dan kebijakan yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.
3. Manager
Manager bertugas sebagai :
a. Mengontrol setiap hari kegiatan perusahaan yang dilakukan oleh staff-staff yang berkaitan.
b. Menghadapi dan mendengarkan keluhan karyawan yang bermasalah. c. Memberi motivasi kepada staff-staff setiap hari.
d. Mengevaluasi laporan selama satu bulan.
4. Staff Keuangan
Staff keuangan bertugas sebagai : a. Mencatat setiap transaksi keuangan.
b. Membuat laporan keuangan setiap bulannya c. Menerima pembayaran dari mahasiswa.
5. Staff Akademik
a. Mengatur pemrograman mata kuliah, pencetakkan absensi kuliah mahasiswa, pembagian KHS (Kartu Hasil Studi), dan pengecekkan nilai hasil ujian ketika ada komplain dari mahasiswa.
b. Mengarsipkan semua dokumen yang berhubungan dengan akademik, seperti Buku Laporan Registrasi, Buku Laporan Wisuda, dan semua KHS dari berbagai Fakultas maupun Jurusan di tiap-tiap semester.
c. Menerima, mendokumentasikan, dan mengarsipkan nilai mata kuliah dosen pengampu mata kuliah dari semua fakultas dan jurusan.
d. Mengarsipkan dokumen-dokumen berupa fotocopy nilai (transkrip alumni beserta ijazahnya) serta memberikan ijazah dan transkrip asli kepada alumni yang bersangkutan.
e. Melaksanakan tugas pengetikan surat-surat keterangan seperti keterangan masih studi, keterangan beasiswa, keterangan perpustakaan, keterangan lulus, keterangan cuti studi, keterangan mutasi studi, pemrosesan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM).
f. Pengetikkan surat keputusan mengenai susunan kepanitiaan kegiatan yang berhubungan dengan bagian administrasi akademik.
6. Staff GA (General Affair) / Facilites
a. Melakukan pengurusan seluruh perijinan yg dibutuhkan oleh perusahaan. b. Menjaga hubungan baik dengan lingkungan sekitar perusahaan
c. Melakukan pencatatan dan pelaporan Asset Perusahaan, melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana kantor
d. Memastikan ketersediaan kebutuhan kantor, serta pengamanan Fasilitas kantor dan asset perusahaan.
3.4 Analisa Sistem Berjalan
Dalam pengelolaan sistem keuangan yang meliputi penerimaan dan pengeluaran keuangan memerlukan proses yang harus dilalui. Berikut ini merupakan gambaran dari proses pengelolaan sistem keuangan pada LaSalle College Jakarta:
Gambar 3.2 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Penerimaan Keuangan
Berdasarkan gambar diatas, dapat diuraikan proses penerimaan pembayaran kuliah adalah sebagai berikut :
1. Mahasiswa membayarkan uang sekolah kepada bagian penerimaan pembayaran berdasarkan invoice
2. Staff penerimaan pembayaran tersebut menerima dan menghitung uang yang di terima,
3. Staff penerimaan pembayaran membuat receipt form yang di tanda tangan dan di stempel sebagai tanda bukti pembayaran dan diberikan kepada mahasiswa untuk disimpan.
4. Staff penerimaan pembayaran mencatat semua pembayaran yang diterimanya dari mahasiswa. Semua perihal penerimaan keuangan di buatkan laporan setiap bulannya. Dan laporan tersebut dilaporkan kepada manager finance.
Gambar 3.3 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Pengeluaran Keuangan
Berdasarkan gambar diatas, dapat diuraikan proses pengeluaran pembayaran kuliah adalah sebagai berikut :
1. Pegawai yang ingin melakukan permintaan pembayaran (budget request) pertama-tama harus melakukan pengisian form yaitu Budget Request Form. 2. Setelah diisi, form tersebut diserahkan kepada admin finance untuk diinput di
excel.
3. Admin finance memberikan form tersebut kepada manager divisi untuk di approval.
4. Setelah bagian manager divisi sudah approval, form itu dikembalikan ke admin finance.
5. Admin finance meneruskan form tersebut ke manager finance untuk di approval. 6. Manager finance mengecek semua data dan mengapproval form tersebut.
7. Setelah manager finance selesai approval, form tersebut diteruskan ke bagian head principal.
8. Sebelum form tersebut di approval, bagian head principal juga mengecek kembali isi dari form yang diajukannya itu lalu baru bisa di approval.
9. Setelah semua approval sudah menyetujuinya, bagian purchasing membuatkan PO (Purchase Order) yang nantinya PO tersebut di teruskan ke bagian admin finance.
10. PO yang sudah di terima oleh bagian admin finance, lalu diberikan estimasi 1 minggu untuk divisi yang melakukan permintaan pembayaran untuk mengambil uangnya.
11. Setelah 1 minggu, divisi tersebut dapat mengambil uang di bagian pengeluaran pembayaran.
12. Pegawai mengisi form Cash Payment untuk mengambil uangnya. Semua pengeluaran atau transaksi dicatat dan dibuatkan laporan secara bulanan.
3.4.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan prosedur sistem berjalan yang telah dibahas sebelumnya, maka ditemukan beberapa permasalahan yaitu:
1. Proses permintaan budget yang kurang efektif dan efisien, jika ada pegawai yang ingin mengajukan permintaan budget, admin finance harus menyerahkan form budget request secara berkala kepada bagian-bagiannya. 2. Form budget request yang di kembalikan kepada admin finance tidak
termonitor dan terkontrol.
3. Dokumen mudah hilang karena belum ter-record dan tersimpan dalam satu penyimpanan.
4. Lamanya waktu pengembalian dokumen kepada admin finance.
5. Proses persetujuan permintaan budget terkadang terhambat, dikarenakan lamanya pengembalian dokumen kepada admin finance.
Penyebab dari masalah yang timbul dalam proses pemasukan dan pengeluaran yang saat ini sedang berjalan yaitu:
1. Proses permintaan budget yang kurang efektif dan efisien.
Penyebab : Admin finance harus mencari dan membuka satu per satu folder. 2. Form budget request yang di kembalikan kepada admin finance tidak
Penyebab : Manager yang mengembalikan form BR, tidak membuat data form BR yang sudah dikembalikan.
3. Dokumen mudah hilang karena belum ter-record dan tersimpan dalam satu penyimpanan.
Penyebab : Belum terintegrasinya proses pengarsipan, dan pengembalian sehingga penyimpanan data belum terpusat dan belum memiliki back up data. 4. Lamanya waktu pengembalian dokumen kepada admin finance.
Penyebab : Pada form BR tidak tercantum tanggal pengembalian dan admin finance tidak memberikan batas waktu form BR.
5. Proses persetujuan permintaan budget terkadang terhambat, dikarenakan lamanya pengembalian dokumen kepada admin finance.
Penyebab : Admin finance tidak mengecek kembali form BR yang dikembalikan apakah ada catatan atau tidak.
3.5 Analisa PIECES
Informasi sistem berjalan yang telah dijabarkan sebelumnya akan dianalisa melalui metode analysis PIECES yang terdiri dari 6 variabel yaitu, performance, information, economics, control, efficiency dan services. Berikut merupakan hasil analysis berdasarkan masing-masing variabel:
Tabel 3.1 Analisa PIECES
No Aspek Kendala Solusi
1. Performance Belum terintegrasinya proses sistem pemasukan dan pengeluaran keuangan. Respon time yang dibutuhkan untuk menulis dan memproses data lebih lama menulis daripada menggunakan sistem.
Dibuatkan data yang terintegrasi agar lebih informatif dalam penyajian mengenai data keuangan dan memiliki back up data.
2. Information Pencatatan pemasukan dan pengeluaran uang yang ditulis ke dalam buku kurang akurat, karena terkadang datanya tidak update.
Dibuatkan penginputan secara otomatis dan data akan terupdate sehingga laporan yang dihasilkan lebih akurat.
3. Economic Biaya operasional terkait pencetakan semua form seperti : Budget Request Form, Cash Payment Form, Receipt Form, Invoice Form, dan Purchase order form,
membuktikan bahwa penggunaan kertas membuat
pengeluaran biaya pada LaSalle College lebih besar.
Dibuatkan form secara otomatis yang tersimpan ke dalam database. Sehingga biaya operasional lebih hemat dan dapat menghindari kertas yang sia-sia tidak terpakai.
4. Control Kontrol hak akses dalam pemasukkan dan pengeluaran data masih tidak efektif, karena form yang diajukan dapat dipalsukan atau hilang. Sering tidak terjadi pengontrolan pada data keuangan,
Dibuatkan pengontrolan pada setiap form yang terdapat approval dari beberapa user, dan juga dibuatkan batasan terhadap kode hak akses untuk menghindari kehilangan atau pemalsuan data.
5. Efficiency Proses pencarian dan penemuan arsip kembali kurang efektif dan efisien.
Pencarian data otomatis dapat ditemukan dari database, dan tidak perlu mengecek langsung pada satu per satu folder yang terdapat pada rak arsip.
6. Services - -
3.6 Analisa Kebutuhan Sistem yang Diusulkan
Analisa kebutuhan sistem berfungsi untuk menggambarkan fungsi dan kinerja sistem berbasis komputer yang akan dikembangkan. Dalam analisa kebutuhan sistem yang akan diusulkan ini akan dijelaskan mengenai data masukan yang akan diproses oleh sistem sehingga akan menghasilkan dokumen keluaran.
Berikut adalah kebutuhan sistem yang diusulkan :
1. Bentuk Data Masukkan
a.
Nama Data : Data MahasiswaFungsi : Untuk menyimpan data mahasiswa Sumber : Admin Finance
Media : Website
Frekuensi : Setiap ada data mahasiswa baru
b.
Nama Data : Data UserFungsi : Untuk menyimpan data user aplikasi Sumber : Admin Finance
Tujuan : Manajemen
Media : Website
Frekuensi : Setiap ada pengguna baru yang menggunakan aplikasi.
c.
Nama Data : Data Purchase OrderFungsi : Untuk menyimpan transaksi purchase order Sumber : Purchasing
Tujuan : Manager Finance
Frekuensi : Setiap ada transaksi purchase order
d.
Nama Data : Data transaksi Cash Payment FormFungsi : Menyimpan transaksi pembayaran Cash Payment Sumber : Account Payable Staff
Tujuan : Manager Finance
Frekuensi : Setiap adanya transaksi cash payment
e.
Nama Data : Data ReceiptFungsi : Menyimpan transaksi pemasukkan / receipt Sumber : Account Receivable Staff
Tujuan : Manager Finance
Frekuensi : Setiap adanya penerimaan / receipt
f.
Nama Data : Data InvoiceFungsi : Menyimpan transaksi invoice Sumber : Account Receivable Staff Tujuan : Manager Finance
Frekuensi : Setiap adanya invoice yang dikeluarkan. g. Nama Data : Data Budget Request
Fungsi : Menyimpan transaksi budget request Sumber : Admin Finance
Tujuan : Manager Finance
Frekuensi : Setiap adanya budget request yang dibuat.
2. Proses
Data yang telah diinput diproses secara terstruktur oleh sistem dengan media database dan algoritma program yang disusun pada sistem.
3. Spesifikasi Bentuk Data Keluaran
a. Laporan Bulanan Pengeluaran dan Penerimaan Keuangan b. Approval Form
3.7 Rancangan Sistem Usulan
Perancangan sistem perangkat lunak dideskripsikan dengan model analisis menggunakan diagram use case, diagram activity, diagram sequence, dan class diagram, serta dilanjutkan dengan model desain. Analisis yang digunakan untuk pemetaan awal mengenai perilaku yang diisyaratkan sistem aplikasi kedalam elemen-elemen permodelan. Untuk membantu perancangan dan melengkapi dokumentasi perancangan, digunakan star UML yang mendukung perancangan dengan basis UML.
3.7.1 Use Case Diagram Sistem Usulan
Gambar 3.4 Use Case Diagram Sistem Usulan
Diagram use case pada sistem pemasukan dan pengeluaran Lasalle College yaitu terdapat 12 use case dan 6 aktor. Aktor admin finance mempunyai 2 use case yaitu mengelola data master dan membuat form budget request. Aktor Account Receivable Staff mempunyai 3 use case yaitu membuat receipt form, membuat invoice dan membuat laporan bulanan penerimaan keuangan. Manager Finance mempunyai 2 use case yaitu Approval Budget request form, Cash payment form, dan purchase order form. Account Payable staff Memiliki 3 use case yaitu Membuat cash payment form
,
Laporan bulananpengeluaran keuangan dan membuat PO form. Sedangkan aktor manager divisi dan head principle mempunyai 1 use case yaitu approval Budget request form.
Tabel 3.2 Skenario Use Case Login Nama Use Case Use Case Login
Actor
Admin Finance, Account Receivable Staff, Account Payable Staff, Purchasing, Head Principal, Manager Finance, Manager Divisi. Deskripsi Login ke dalam aplikasi
Pra Kondisi -
Skenario
Admin Finance, Account Receivable Staff, Account Payable Staff, Purchasing, Head Principal, Manager Finance, Manager Divisi memasukkan username dan passworrd kemudian pilh login.
Post Kondisi
Admin Finance, Account Receivable Staff, Account Payable Staff, Purchasing, Head Principal, Manager Finance, Manager Divisi masuk ke menu utama.
Login adalah salah satu cara untuk mengamankan data dari user yang tidak mempunyai wewenang untuk mengolah data dalam sistem. Caranya dengan memasukkan username dan passwod sesuai user.
Tabel 3.3 Skenario Use Case mengelola data master Nama Use Case Use Case mengelola data master
Actor Admin Finance
Deskripsi
Data Master adalah data utama sebagai dasar dari semua transaksi seperti data user dan data mahasiswa.
Pra Kondisi Login
Skenario
Admin memilih data master pada menu utama, kemudian pilih salah satu sub menu data master untuk mengelolanya. Misal data user atau data mahasiswa.pilih add, save delete dan edit untuk mengelolanya Post Kondisi Jika benar Data master tersimpan, jika salah terdapat pesan error.
Data Master adalah data utama atau data dasar yang digunakan untuk mengelola data transaksi contoh, data mahasiswa, dibutuhkan untuk transaksi pembayaran mahasiswa.
Tabel 3.4 Skenario Use Case Membuat Budget Request Form Nama Use Case Use Case membuat budget request form
Actor Admin Finance
Deskripsi Admin Finance membat Budget Request Form Pra Kondisi Login
Skenario
Admin finance yang membuat menu form kemudian pilih budget request form, pada saat ada pegawai yang ingin mengajukan permintaan budget. pilih add, save delete dan edit untuk mengelolanya
Post Kondisi
Budget Request Form tersimpan dan ada pesan error jika tidak lengkap
Budget Form Request dapat diakses oleh admin finance ketika pegawai ada yang melakukan permintaan budget dan admin finance mengisi di form budget request
Tabel 3.5 Skenario Use Case Membuat Receipt Form Nama Use Case Use Case membuat receipt form
Actor Account Receivable Staff
Deskripsi
Account Receivable Staff membuat receipt form sebagai bukti penerimaan keuangan
Pra Kondisi Login
Skenario
Pilih menu form kemudian pilih menu Receipt Form. pilih add, save delete dan edit untuk mengelolanya
Post Kondisi Receipt form tersimpan dan ada pesan error jika tidak lengkap
Receipt Form dapat diakses oleh account receivable staff ketika ada mahasiswa yang membayarkan uang kuliah dan staff mengisi form receipt untuk diberikan kepada mahasiswa sebagai tanda bukti pembayaran
Tabel 3.6 Skenario Use Case Membuat Invoice Mahasiswa Nama Use Case Use Case membuat Invoice Mahasiswa
Actor Account Receivable Staff
Deskripsi
Account Receivable Staff Membuat Invoice Mahasiswa untuk melihat tagihan kuliah setiap semesternya.
Pra Kondisi Login
Skenario
Pilih menu Form kemudian pilih sub menu Invoice. pilih add, save delete dan edit untuk mengelolanya
Post Kondisi Invoice tersimpan dan error jika data tidak lengkap
Invoice dapat diakses oleh account receivable staff ketika ada mahasiswa yang meminta tagihan semesternya kepada staff account receivable.
Tabel 3.7 Skenario Use Case Membuat Laporan Bulanan Penerimaan Keuangan Nama Use Case Use Case Membuat Laporan Bulanan Penerimaan Keuangan Actor Account Receivable Staff
Deskripsi Membuat Laporan Bulanan Penerimaan Keuangan setiap bulan Pra Kondisi Login
Skenario Pilih Menu Laporan, Pilih print
Post Kondisi Laporan bulanan penerimaan keuangan tercetak
Laporan penerimaan keuangan adalah keseluruhan data transaksi penerimaan keuangan selama satu bulan.
Tabel 3.8 Skenario Use Case Membuat Cash Payment Form Nama Use Case Use Case Membuat Cash Payment Form
Actor Account Payable Staff
Deskripsi Membuat Cash Payment Form untuk mengajukan pembayaran Pra Kondisi Login
Skenario
Pilih Menu Form kemudian pilih sub menu cash payment form. pilih add, save delete dan edit untuk mengelolanya
Post Kondisi
Cash Payment Form tersimpan dan ada pesan error jika tidak lengkap
Cash Payment Form dapat diakses oleh account payable staff ketika seorang pegawai yang ingin mengambil uang budget dan purchase order sudah selesai di approval.
Tabel 3.9 Skenario Use Case Membuat Laporan Bulanan Pengeluaran Keuangan Nama Use Case Use Case Membuat Laporan Bulanan Pengeluaran Keuangan Actor Account Payable Staff
Deskripsi Membuat Laporan Bulanan Pengeluaran Keuangan setiap bulan Pra Kondisi Login
Skenario Pilih Menu Laporan, Pilih print
Post Kondisi Laporan bulanan pengeluaran keuangan tercetak
Laporan pengeluaran keuangan adalah keseluruhan data transaksi pengeluaran keuangan selama satu bulan.
Tabel 3.10 Skenario Use Case Membuat Purchase Order Form Nama Use Case Use Case Membuat Purchase Order Form
Actor Purchasing
Deskripsi Membuat Purchase Order Form Pra Kondisi Login
Skenario
Pilih menu form, kemudian pilih sub menu purchase order form. Pilih add, save delete dan edit untuk mengelolanya
Post Kondisi
Purchase Order Form tersimpan dan pesan error jika data tidak lengkap
Purchasing bertugas untuk membuat purchase order form ketika budget request form sudah di approval oleh head principal dan manager.
Tabel 3.11 Skenario Use Case Approval Budget Request Form, Cash Payment Form dan Purchase Order Form
Nama Use Case
Use Case Approval Budget Request Form, Cash Payment Form dan Purchase Order Form
Actor Manager Finance
Deskripsi
Approval Budget Request Form, Cash Payment Form dan Purchase Order Form
Pra Kondisi Login
Skenario
Pilih Approval Budget Request Form, Cash Payment Form dan Purchase Order Form kemudian pilih approval.
Post Kondisi
Approval Budget Request Form, Cash Payment Form dan Purchase Order Form sudah di approval dan mengirim notifikasi.
Approval Budget Request Form, Cash Payment Form dan Purchase Order Form dilakukan agar dapat segera memproses langkah selanjutnya yang artinya data tersebut telash disetujui oleh yang berwenang.
Tabel 3.12 Skenario Use Case Mengecek Laporan Bulanan Penerimaan dan Pengeluaran Keuangan
Nama Use Case
Use Case Mengecek Laporan Bulanan Penerimaan dan Pengeluaran Keuangan
Actor Manager Finance
Deskripsi
Mengecek Laporan Bulanan Penerimaan dan Pengeluaran Keuangan
Pra Kondisi Login
Skenario
Manager Finance Pilih laporan penerimaan dan pengeluaran keuangan kemudian mengeceknya satu per satu.
Post Kondisi
Laporan bulanan penerimaan dan pengeluaran keuangan sudah di cek.
Mengecek Laporan Bulanan Penerimaan dan Pengeluaran Keuangan dilakukan agar laporan bulanan benar-benar memiliki data yang akurat setelah dilakukan pengecekan oleh pihak yang berwenang.
Tabel 3.13 Skenario Use Case Approval Budget Request Form Nama Use Case Use Case Approval Budget Request Form
Actor Head Principal dan Manager Divisi
Deskripsi
Head Principal dan Manager Divisi mengapproval Budget Request Form
Pra Kondisi Login
Skenario
Head Principal dan Manager Divisi memilih menu approval, kemudian pilih form Budget Request Form setelah itu pilih approval.
Post Kondisi Budget Request Form sudah di approval.
Approval Budget Request Form,dilakukan oleh Head Principal dan Manager Divisi agar dapat segera memproses langkah selanjutnya yang artinya data tersebut telash disetujui oleh yang berwenang.
3.7.2 Activity Diagram A. Activity Diagram Login
Gambar 3.5 Activity Diagram Login Aplikasi
Login dimulai dari memasukkan username dan password. Jika username dan password benar maka sistem akan menampilkan menu utama. Jika tidak maka akan menampilkan pesan error. Login dilakukan oleh Staff Keuangan, Head Principal, Manager Divisi, dan Purchasing yang akan menggunakan aplikasi. Apabila data yang dimasukkan valid maka masuk ke menu utama. Menu utama untuk masing-masing actor berbeda. Dimana Admin Finance dapat mengakses data master sedangkan aktor yang lain tidak dapat mengakses data master tersebut.
B. Activity Diagram Data Master
Gambar 3.6 Activity Diagram Data Master
Admin Finance memilih sub master data. Ada 2 master data yaitu data mahasiswa, dan data user. Admin Finance dapat menambah, mengsubmit menghapus,
mengedit data yang ada pada data mahasiswa, dan data user. Jika yes maka data tersimpan, dan jika false maka kembali ke tampilan menu data master yang sedang aktif.
C. Activity Diagram Budget Request Form
Gambar 3.7 Activity Diagram Budget Request Form
Budget Form Request dapat diakses oleh admin finance ketika pegawai ada yang melakukan permintaan budget dan admin finance mengisi di form budget request. Pada form ini pilih tombol add maka akan tampil form BR, kemudian masukkan semua data yang dibutuhkan dan pilih simpan. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
D. Activity Diagram Receipt Form
Gambar 3.8 Activity Diagram Receipt Form
Receipt Form dapat diakses oleh account receivable staff ketika ada mahasiswa yang membayarkan uang kuliah dan staff mengisi form receipt untuk diberikan kepada mahasiswa sebagai tanda bukti pembayaran. Pada form ini pilih tombol add maka akan tampil form Receipt, kemudian masukkan semua data yang dibutuhkan dan pilih simpan. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
E. Activity Diagram Invoice Mahasiswa
Gambar 3.9 Activity Diagram Invoice Mahasiswa
Invoice dapat diakses oleh account receivable staff ketika ada mahasiswa yang meminta tagihan semesternya kepada staff account receivable. Pada form ini pilih tombol add maka akan tampil form Invoice, kemudian masukkan semua data yang dibutuhkan dan pilih simpan. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
F. Activity Diagram Cash Payment
Gambar 3.10 Activity Diagram Cash Payment
Cash Payment Form dapat diakses oleh account payable staff ketika seorang pegawai yang ingin mengambil uang budget dan purchase order sudah selesai di approval . Pada form ini pilih tombol add maka akan tampil form Cash Payment, kemudian masukkan semua data yang dibutuhkan dan pilih simpan. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
G. Activity Diagram Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Keuangan
Gambar 3.11 Activity Diagram Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Keuangan
Laporan diakses oleh staff penerimaan dan pengeluaran keuangan memilih menu laporan kemudian pilih menu laporan yang akan dicetak. Setelah itu masukkan tanggal awal dan tanggal akhir laporan yang akan dicetak. Ketika pilih tombol print maka laporan akan tercetak.
H. Activity Diagram Purchase Order Form
Gambar 3.12 Activity Diagram Purchase Order Form
Purchase Order Form dapat diakses oleh purchasing ketika budget request form sudah selesai di approval oleh semua manager dan head principal , kemudian bagian purchasing membuat purchase order. Pada form ini pilih tombol add maka akan tampil form Purchase Order, kemudian masukkan semua data yang dibutuhkan dan pilih simpan. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
I. Activity Diagram Approval Budget Request Form, Cash Payment Form, dan Purchasing Order Form (Manager Finance)
Gambar 3.13 Activity Diagram Approval Form (Manager Finance)
Pada saat manager finance ingin mengapproval form seperti : Budget Request Form, Cash Payment Form dan Receipt Form, manager finance memilih dahulu form mana yang ingin di approval. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
J. Activity Diagram Mengecek Laporan Bulanan Penerimaan dan Pengeluaran Keuangan
Gambar 3.14 Activity Diagram Mengecek Laporan Bulanan
Manager Finance mengecek laporan dengan cara mengakses menu laporan untuk menampilkan laporan penerimaan dan pengeluaran keuangan. Setelah itu masukkan tanggal awal dan tanggal akhir laporan yang akan dicetak. Ketika pilih tombol print maka laporan akan tercetak.
K. Activity Diagram Approval Budget Request (Head Principal dan Manager Divisi)
Gambar 3.15 Activity Diagram Approval BR Form (Head Principal & Manager Divisi)
Pada saat head principal ingin mengapproval form Budget Request Form, head principal memilih dahulu form tersebut untuk di approval. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
Pada saat manager divisi ingin mengapproval form Budget Request Form, manager divisi memilih dahulu form tersebut untuk di approval. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
3.7.3 Sequence Diagram A. Sequence Diagram Login
Gambar 3.16 Sequence Diagram Login
Gambar diatas merupakan gambar sequence diagram login aplikasi dimana semua aktor memasukkan username dan password jika sukses maka masuk ke Home.
B. Sequence Diagram Data Master
Gambar 3.17 Sequence Diagram Data Master
Admin Finance memilih sub master data. Ada 2 master data yaitu data mahasiswa, dan data user. Admin Finance dapat menambah, mengsubmit menghapus, mengedit data yang ada pada data mahasiswa, dan data user. Jika yes maka data tersimpan, dan jika false maka kembali ke tampilan menu data master yang sedang aktif.
C. Sequence Diagram Budget Request Form
Gambar 3.18 Sequence Diagram Budget Request Form
Budget Form Request dapat diakses oleh admin finance ketika pegawai ada yang melakukan permintaan budget dan admin finance mengisi di form budget request. Pada form ini pilih tombol add maka akan tampil form BR, kemudian masukkan semua data yang dibutuhkan dan pilih simpan. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
D. Sequence Diagram Receipt Form
Gambar 3.19 Sequence Diagram Receipt Form
Receipt Form dapat diakses oleh account receivable staff ketika ada mahasiswa yang membayarkan uang kuliah dan staff mengisi form receipt untuk diberikan kepada mahasiswa sebagai tanda bukti pembayaran. Pada form ini pilih tombol add maka akan tampil form Receipt, kemudian masukkan semua data yang dibutuhkan dan pilih simpan. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
E. Sequence Diagram Invoice Mahasiswa
Gambar 3.20 Sequence Diagram Invoice Mahasiswa
Invoice dapat diakses oleh account receivable staff ketika ada mahasiswa yang meminta tagihan semesternya kepada staff account receivable. Pada form ini pilih tombol add maka akan tampil form Invoice, kemudian masukkan semua data yang dibutuhkan dan pilih simpan. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
F. Sequence Diagram Cash Payment
Gambar 3.21 Sequence Diagram Cash Payment
Cash Payment Form dapat diakses oleh account payable staff ketika seorang pegawai yang ingin mengambil uang budget dan purchase order sudah selesai di approval . Pada form ini pilih tombol add maka akan tampil form Cash Payment, kemudian masukkan semua data yang dibutuhkan dan pilih simpan. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
G. Sequence Diagram Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Keuangan
Gambar 3.22 Sequence Diagram Laporan Bulanan
Laporan diakses oleh staff penerimaan dan pengeluaran keuangan memilih menu laporan kemudian pilih menu laporan yang akan dicetak. Setelah itu masukkan tanggal awal dan tanggal akhir laporan yang akan dicetak. Ketika pilih tombol print maka laporan akan tercetak
H. Sequence Diagram Purchase Order
Gambar 3.23 Sequence Diagram Purchase Order.
Purchase Order Form dapat diakses oleh purchasing ketika budget request form sudah selesai di approval oleh semua manager dan head principal , kemudian bagian purchasing membuat purchase order. Pada form ini pilih tombol add maka akan tampil form Purchase Order, kemudian masukkan semua data yang dibutuhkan dan pilih simpan. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
I. Sequence Diagram Approval Budget Request Form, Cash Payment Form, dan Purchasing Order Form (Manager Finance)
Gambar 3.24 Sequence Diagram Approval Form (Manager Finance)
Pada saat manager finance ingin mengapproval form seperti : Budget Request Form, Cash Payment Form dan Receipt Form, manager finance memilih dahulu form mana yang ingin di approval. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
J. Sequence Diagram Mengecek Laporan Bulanan Penerimaan dan Pengeluaran Keuangan
Gambar 3.25 Sequence Diagram Mengecek Laporan Bulanan
Manager Finance mengecek laporan dengan cara mengakses menu laporan untuk menampilkan laporan penerimaan dan pengeluaran keuangan. Setelah itu masukkan tanggal awal dan tanggal akhir laporan yang akan dicetak. Ketika pilih tombol print maka laporan akan tercetak.
L. Sequence Diagram Approval Budget Request (Head Principal dan Manager Divisi)
Gambar 3.26 Sequence Diagram Approval Budget Request Form (Head Principal dan Manager Divisi)
Pada saat head principal ingin mengapproval form Budget Request Form, head principal memilih dahulu form tersebut untuk di approval. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
Pada saat manager divisi ingin mengapproval form Budget Request Form, manager divisi memilih dahulu form tersebut untuk di approval. Ketika dipilih simpan maka data akan tersimpan.
3.7.4 Class Diagram
Perancangan class diagram menggambarkan kelas-kelas pada sistem serta hubungan antara satu kelas dengan kelas lainnya, berikut adalah penggambaran class diagram.
Gambar 3.27 Class Diagram
Gambar diatas adalah gambar class diagram sistem pengelolaan keuangan dimana ada 7 kelas yaitu kelas mahasiswa, user, cash payment, purchase_order, invoice, budget request form, receipt form. Asosiasi yang terjadi adalah one to one dimana setiap transaksi harus ada satu user, satu bayar dan satu siswa dalam satu transaksi.
