BAB III
SISTEM OTOMASI PADA PERPUSTAKAAN UMUM TEBING TINGGI
3. 1. Sejarah Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi
Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi terletak di Jln. DR. Sutomo.No.40 Kota Tebing Tinggi. Sebelum nama Kantor Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi awalnya adalah kantor perpustakaan umum. Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi telah ada sejak tahun 1978 yang dibentuk atas gagasan putra dan putri Tebing Tinggi yang berada dipulau Jawa dengan membangun gedung yang disebut dengan nama Gelora Pemuda. Gedung perpustakaan Gelora Pemuda diresmikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan pada tanggal 19 april 1982 yang dihadiri oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Dr. Daoed Yoesoef dan Wali Kota Tebing Tinggi Drs. Amiruddin Lubis.
Pada tahun 1985 sampai tahun 2000 perpustakaan tersebut tidak beroperasi. Kemudian Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Abdul Hafisz Hasibuan menugaskan kepala sub bagian perpustakaan pada bagian informasi dan komunikasi sekretariat pemerintah Kota Tebing Tinggi H.Rachmad Suprato, SH. Untuk mengoperasikan kembali Perpustakaan Umum Gelora Pemuda pada tanggal 23 maret 2001. Selanjutnya Walikota Tebing Tinggi kembali menugaskan Kasubbag Perpustakaan untuk membentuk struktur organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi yang kemudian masuk pada peraturan
daerah No. 01 tahun 2002. Kemudian pada tanggal 01 juli 2003 bertepatan pada peringatan HUT Kota Tebing Tinggi, maka Kantor Umum Perpustakaan diresmikan oleh walikota Tebing Tinggi.
Kota Tebing Tinggi No. 14 tahun 2008 tentang organisasi dan tata kerja lembaga teknis daerah Kota Tebing Tinggi maka Kantor Perpustakaan Umum berubah nama menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
Gambar 3.1 Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi
3. 2. Visi, Misi Dan Tujuan Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi
Dalam rangka mendukung visi dan misi Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi, pemerintah Kota Tebing Tinggi yang salah satu misinya yaitu menyelenggarakan pendidikan yang lebih berkualitas, secara terpadu, merata, terjangkau, dan memiliki wawasan kebangsaan. Maka Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sebagai salah satu unit kerja yang berkedudukan sebagai unsur penunjang dan membantu Walikota dalam penyelenggaraan pemerintah kota dibidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
a. VISI
“Terwujudnya Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi sebagai sarana belajar dan informasi sepanjang hayat”
b. MISI
1. Menumbuhkan minat dan budaya baca masyarakat.
2. Mengembangkan segala etnis perpustakaan.
3. Meningkatkan upaya penyelamatan dan pelestarian Arsip dan Dokumentasi yang bernilai guna.
3.2.1. Tujuan Dan Sasaran Visi Dan Misi
Sesuai dengan misi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi diatas, adapun tujuannya adalah untuk meningkatkan kualitas sumber daya masyarakat melalui data yang dimiliki oleh perpustakaan, seperti arsip dan dokumentasi. Sasarannya adalah :
1. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dibidang perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
2. Meningkatkan layanan prima kepada masyarakat pemakai perpustakaan akan kebutuhan informasi.
3. Meningkatkan kualitas perpustakaan untuk menuju perpustakaan yang
berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi. 4. Mewujudkan peningkatan minat baca masyarakat.
5. Penataan seluruh arsip pemerintah kota Tebing Tinggi.
3.3. Struktur Organisasi Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi
Struktur organisasi kantor perpustakaan, arsip dan dokumentasi terdiri dari kepala kantor yang berkedudukan eselon III dan membawahi sub bagian tata usaha dan 3 ( tiga ) seksi yang berkedudukan pada eselon IV yaitu :
d.
Gambar 3.2. Struktur Organisasi Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi KEPALA KPAD
JABATAN FUNGSIONAL
KASUBBAG. TATA USAHA
KASI. AKUISISI DAN
PENGOLAHAN KASI.
PELAYANAN DAN
KERJA SAMA
KASI.ARSIP DAN
Tabel 3.1 Data Pegawai Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi
Drs. KHAIRIL ANWAR, M.Si RABANI, SH
MULYANI HAYATI
RENNY PUJI HASTUTI, SE UMMY SYAHTI, SE
ROSPITA PURBA, A.Md IKA AMRI DAYANI, A.Md ARIANI FEBRIDA SINAGA, A.Md
NOVA YULIANA SIHOMBING,
A.Md
Dalam masalah pengelolahan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dibantu oleh beberapa personil yang merupakan pindahan dari kantor pengelolahan data elektronik yang dibantu dalam suatu surat keputusan kepanitiaan sebanyak 13 ( tiga belas ) orang.
Dengan adanya kerjasama yang dilakukan baik itu di antara seksi - seksi yang ada maka pelayanan perpustakaan, arsip dan dokumentasi dapat diwujudkan
sesuai dengan yang diharapkan.
3.4. Koleksi Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi
Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi memiliki koleksi : 1. Buku sebanyak 14001 judul.
2. Majalah 18 eksemplar. 3. Tabloid 8 eksemplar. 4. Surat kabar 22 eksemplar.
5. Bahan audiovisual ( CD dan DVD ) 105 eksemplar.
3.5. Jumlah Peminjaman Buku Perpustakaan
Jumlah peminjaman koleksi buku Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi pada tahun 2015/2016 yaitu :
Tabel 3.3 Tabel Jumlah Peminjaman Buku Perpustakaan Umum Kota Tebing
Tinggi
Bulan Jumlah
September 722 eksemplar
Oktober 1503 eksemplar
3.6. Peningkatan Jumlah Koleksi Buku Perpustakaan
Peningkatan jumlah koleksi perpustakaan pada tahun 2014 – 2015 yaitu: 1. Jumlah koleksi buku yang tersedia diperpustakaan Umum Kota Tebing
Tinggi pada tahun 2012 sebanyak 2.500 judul dengan pencapaian sebesar 138%.
2. Jumlah koleksi buku yang tersedia diperpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi pada tahun 2013 sebanyak 3.000 judul dengan pencapaian sebesar 474%.
3. Jumlah koleksi buku yang tersedia diperpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi pada tahun 2014 sebanyak 3.700 judul dengan pencapaian sebesar 432,73%.
4. Jumlah koleksi buku yang tersedia diperpustakaan Umum Kota Tebing
Tinggi pada tahun 2015 sebanyak 4.500 judul dengan pencapaian sebesar 357,84%.
Desember 1372 eksemplar
Januari 1225 eksemplar
Februari 1607 eksemplar
Gambar 3.4. Diagram Pencapaian Jumlah Koleksi Buku Pada Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi
Terdapat pertambahan jumlah koleksi perpustakaan yang cukup meningkat dalam kurun waktu 1 ( satu ) tahun terakhir ini. Adapun hal – hal yang mendukung peningkatan jumlah koleksi buku pada Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi sebagai berikut :
1. Adanya jumlah anggaran yang memadai untuk penambahan judul koleksi bahan pustaka.
2. Melakukan pemeliharaan atas koleksi bahan pustaka yang ada. 3. Melakukan pengadaan bahan pustaka sesuai kebutuhan pemustaka.
3.7. Peningkatan Jumlah Kunjungan Ke Situs Web Perpustakaan
Jumlah kunjungan ke situs web perpustakaan meningkat sangat tajam.
Pada tahun 2014 – 2015 terhitung naik dari 182 menjadi 288 pengunjung. Peningkatan ini sangat berkaitan erat dengan penyediaan fasilitas akses internet diperpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi dan kenyamanan ruang akses internet juga merupakan faktor penunjang. Situs web dapat diakses melalui website
0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 500
2012 2013 2014 2015
perpustakaan yaitu (www.perpustakaan.tebingtinggikota.go.id) yang dapat diakses dalam bentuk fulltext melalui internet.
3.8. Sistem Penelusuran Koleksi Bahan Pustaka Melalui OPAC
Untuk melakukan penelusuran Bahan Pustaka melalui OPAC PerpustakaanUmum Kota Tebing Tinggi, langkah pertama yang dilakukan adalah
masuk ke alamat web. Selain itu penelusuran bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui alamat website http://perpustakaan.tebingtinggikota.go.id/opac/, kemudian ketik keyword bahan pustaka yang akan ditelusur (sebagaimana contoh di atas, penulis mekakai keyword buku dengan judul Laskar Pelangi) kemudian <enter>:
Untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai koleksi tersebut, klik pada judul bahan pustaka yang dimaksud, maka akan muncul keterangan sebagai berikut:
Keterangan :
a. Buku berjudul laskar pelangi b. Pengarang HIRATA, Andrea
c. Penerbit : Bentang, kota terbit : Yogyakarta, Tahun terbit : 2007. d. Kolasi xviii, 534.:21 cm
e. Subjek Fiksi Indonesia
f. Jumlah eksemplar 4 (empat) buah
g. Lokasi cadangan 1 (satu) sirkulasi 4 (empat) h. Statusnya: di cadangan masih ada (Available).
i. Dan di sirkulasi masih di pinjam (on-load)
Pada keterangan di atas masih banyak link-link bermanfaat lainnya, yang apabila kita klik pada link tersebut akan muncul beberapa keterangan lagi. Misalnya: kita klik pada kata “Bentang” maka akan muncul beberapa judul buku yang di terbitkan oleh penerbit Bentang Surabaya. Kalau kita klik kata “Fiksi
Indonesia”, maka akan muncul beberapa judul buku yang mempunyai subjek Fiksi Indonesia.
Ada 3 (tiga) cara yang dapat dilakukan dalam penelusuran bahan pustaka
melalui OPAC di Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi, yaitu: a. Simpel
Ini adalah penelusuran bahan pustaka yang paling sederhana. Di sini penelusur diberikan beberapa menu pilihan.
b. Advanced
Klik pada kata “Advance Search” dari penelusuran ini selanjutnya dapat memasukkan lebih dari satu pencarian.
Dalam penelusuran ini ada beberapa pilihan keyword, antara lain: 1. Authour ( Pengarang )
4. Title ( Judul ) 5. Language ( Bahasa )
6. Publisher Location ( Kota terbit )
Dalam penulusuran cara ini pengguna dimungkinkan untuk memilih tipe item yang dikehendaki seperti yang tertera di atas. Kemudian klik kata “ok”.
Tipe Item atau jenis bahan pustaka yang dimaksud antara lain, yaitu : Buku,
Audio Vidio, Arsip Digital, CD-ROOM, Cadangan, Serial dan bahasa Asing. Contoh penelusuran lewat judul, pengarang dan kota terbit:
Authour : Sulistyo Basuki
Title : Pengantar Ilmu Perpustakaan Publisher Location : Jakarta
c. Expert
Penulusuran ini memungkinkan bagi pengguna untuk mencari informasi yang lebih spesifik atau sesuai yang dikehendaki dengan menggunakan kode-kode dan menggabungkan dua kode dengan kata “and” atau “or” sebagai berikut:
a) Ti : Title (judul)
b) Ti, wrdl : untuk judul yang menggunakan kata itu
Sebagai contoh pendidikan anak maka tampilan hasil penelusuran akan tampil judul-judul yang memuat pendidikan anak bukan pendidikan dan anak.
a) Au : Author (pengarang)
b) Su : Subyek c) ISBN : ISBN
d) Se : Seri
e) Callnum : Call Number (No panggil) f) Pb : publisher (penerbit) g) Pl : kota terbit
Contoh penelusuran secara Expered adalah: 1. Judul : Akuntansi Syariah dan 2. Subjek : Ekonomi Islam
Selain itu penelusuran bahan pustaka melalui OPAC Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi juga memungkinkan penelusur melakukan penelusuran yang dapat diurutkan berdasarkan urutan abjad, tahun terbit, tahun infentaris, dan juga berdasarkan tingkat kepopulerannya.
Pilihan di atas terdapat pada kata “Relevance” sebelah kanan, klik pada tanda panah dan akan muncul keterangan sebagai berikut:
1. Relevance : Bahan Pustaka yang paling Relevan
2. Popularity (Mast to Least): adalah penelusuran bahan pustaka diurutkan dari yang paling popular ke yang tidak populer
3. Popularity (Least to Mast): Penelusuran Bahan Pustaka dari yang tidak Populer ke yang paling populer
4. Authour (A-Z): penelusuran bahan pustaka yang pengarangnya di urutkan secara Alvabet (A ke Z)
5. Call Number: Adalah penelusuran bahan pustaka yang diurutkan bedasarkan Nomor Panggil, dari kelas 000 ke 900 ataupun sebaliknya dari kelas 900 ke kelas 000.
6. Dates: Publication/Copyright date:Newest to Oldest adalah penelusuran bahan pustaka urut berdasarkan tahun terbit pertama s/d paling baru. 7. Publication/Copyright date: Oldest to Newest adalah penelusuran bahan
pustaka urut berdasarkan tahun terbit paling baru ke tahun terbit yang
palin lama.
8. Acquistion Date :Newest to Oldest: Penelusuran bahan pustaka urut dari
koleksi yang pertama masuk ke Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi dan yang paling baru di Inventaris Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi.
9. Oldest to Newest: Penelusuran bahan pustaka urut dari koleksi yang paling akhir masuk ke Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi ke Koleksi yang petama di Inventaris Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi.
Contoh: Penelusuran bahan pustaka melalui OPAC Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi diurutkan berdasarkan Abjad (A-Z), setelah muncul beberapa title/item yang dimaksud klik pada kata “Title A-Z”.
Selain itu pada bagian samping kiri ada menu “Refine your search” apabila klik salah satunya, maka akan muncul keterangan yang lebih sempit, penyempitan tersebut antara lain berdasarkan tempat,
pengarang, topik dll.
3.8.1. Alasan pemakaian OPAC di Perpustakaan
Untuk meningkatkan kualitas layanan dan kemudahan bagi pengguna dalam mencari informasi dan memanfaatkannya, mulai tahun 2015, Perpustakaan Umum Tebing Tinggi menggunakan program baru yang di sebut OPAC. Dengan program berbasis Web penguna bisa mencari buku, informasi, memperpanjang pinjaman dan mengusulkan buku lewat internet dengan alamat website
http://perpustakaan.tebingtinggikota.go.id/opac/.
Ada beberapa alasan mengapa Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi memakai Progam Aplikasi OPAC, yaitu:
a) OPAC merupakan ILS (Integratet Library System) dengan Fiture penuh Dalam penggunaan di seluruh dunia di perpustakaan-perpustakaan pada semua ukuran, OPAC adalah ILS yang cocok dengan fungsionalitas yang
komprehensif termasuk opsi-opsi dasar atau yang lebih maju. OPAC meliputi modul-modul untuk Sirkulasi, pengkatalogan, perolehan, serial, cadangan,
manajemen pelanggan, hubungan cabang, dan lebih banyak lagi. b) Dual Database Design
OPAC menggunakan suatu desain database ganda yang memanfaatkan kekuatan-kekuatan dari dua tipe database standard-industri utama, yaitu berbasis Teks (Zebra) dan RDBMS (MySQL dan PostGre). Fiture desain ini menjamin bahwa, OPAC cukup mampu untuk memenuhi segala transaksi pada perpustakaan apapun, tidak masalah bagaimana besarnya perpustakaan tersebut.
transaksi yang dilakukan semakin besar pula Server yang diperlukan, dan semakin kecil beban transaksinya semakin kecil pula Server yang dibutuhkan perpustakaan tersebut.
Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi tergolong perpustakaan yang
mempunyai beban transaksi yang besar karena mempunyai koleksi yang cukup banyak. Perpustakaan Umum Tebing Tinggi memakai Database Zebra dan mysql
dengan Server Quadcore yang mempunyai kapasitas memory 3 gigabyte. c) Memenuhi Standard Perpustakaan.
OPAC dibangun dengan protokol-protokol dan standard-standar perpustakaan yang menjamin Interoperability (kemampuan pengoprasian bersama) antara OPAC dan sistem-sistem dan teknologi lainnya. Protokol yang dapat di-support oleh OPAC adalah z39.50, OAI dan Harves. Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi memakai Protokol z39.50 yang sudah ber-standard Internasional.
d) Sumber terbuka/Gratis
OPAC di distribusikan dibawah “Open-source General Public Licence”. Jadi merupakan program yang cukup murah, karena bisa di-download dari internet. e) Tidak ada Vendor Lock-in
Ini adalah bagian penting dari janji open-source, bahwa tidak ada vendor lock-in. tidak ada satu perpustakaan atau perusahaan pun yang mengklaim bahwa, OPAC adalah milik organisasi tersebut. Jadi perpustakaan-perpustakaan bebas
menginstall dan meggunakan OPAC sendiri jika perpustakaan tersebut mempunyain keahlian sendiri atau membeli jasa pengembangan dari sumber
terbaik yang tersedia.
3.8.2.Fasilitas tambahan dalam penelusuran melalui OPAC
a. MARC View
Adalah fasilitas yang dapat dipakai Untuk mengetahui lebih detail mengenai suatu bahan pustaka dengan melihat format MARC-nya. Yaitu dengan meng-Klik kata MARC View.
Adalah Fasilitas yang dapat dipakai Untuk memesan bahan pustaka. Di sini anggota perpustakaan dapat melakukan pemesanan bahan pustaka yang diinginkan bila ternyata bahan pustaka yang dimaksud sudah habis dipinjam pengunjung lain, yaitu dengan cara meng-Klik kata “Place
Hold”. Untuk melakukan pemesanan bahan pustaka, isikan nama dan nomor anggota perpustakaan, kemudian klik pada kata “Log-In”
c. Most Popular
Adalah fasilitas yang dapat digunakan pengunjung untuk mengetahui jenis atau judul bahan pustaka yang paling banyak dipinjam oleh anggota Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi. Caranya, klik kata
“MostPopuler”, akan muncul keterangan
3.8.3. Hambatan-hambatan yang dialami pengunjung Perpustakaan
Hambatan-hambatan yang dialami pengunjung dalam melakukan penelusuran bahan pustaka melalui OPAC Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi, antara lain
:
1. Masalah Aliran Listrik.
Penelusuran bahan pustaka sangat tergantung pada aliran listrik, bila listrik mati, maka kegiatan penelusuran bahan pustaka akan terganggu.
2. Masalah Jaringan.
OPAC merupakan Program Aplikasi Perpustakaan yang sudah terakses
internet, jadi apabila terjadi masalah pada jaringan internet, sudah dapat dipastikan kegiatan penelusuran bahan pustakapun akan ikut terganggu. 3. Belum semua bahan pustaka masuk ke data komputer sehingga pengguna
mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran.
1. Adanya keluhan dari beberapa pengunjung, khususnya mengenai kelambanan (lemo loding yang lama) dalam melakukan penelusuran bahan pustaka.
2. Pengunjung belum dapat memanfaatkan fasilitas penelusuran dengan
maksimal.
Seperti yang diuraikan di atas, bahwa ada beberapa cara dan fasilitas
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
1. Penelusuran bahan pustaka adalah sebuah kegiatan yang dilakukan secara sistematis untuk mengetahui lokasi suatu dokumentasi, informasi atau
subjek dokumen yang memuat subjek atau informasi dengan menggunakan petunjuk simbol tertentu.
2. Penelusuran informasi merupakan bagian terpenting dalam temu kembali informasi di perpustakaan. Penelusuran Informasi menjadi penting karena“ruh” atau “nyawadari sebuah layanan informasi dalam unit informasi atau perpustakaan adalah bagaimana memenuhi kebutuhan informasi yang diminta pemakai, bagaimana menemukan informasi yang diminta pemakai, dan bagaimana memberikan “jalan” kepada pemakai untuk menemukan informasi yang dikehendaki.
4.2. Saran
1. Sebaiknya Perpustakaan Umum Tebing Tinggi lebih memperhatikan lagi masalah jaringan internet, karena jaringan internet sangat berpengaruh dalam penelusuran bahan koleksi di perpustakaan.
2. Sebaiknya Perpustakaan Umum Tebing Tinggi lebih meningkatkan lagi
fasilitas-fasilitas yang ada di Perpustakaan tersebut karena fasilitas Perpustakaan sangat berpengaruh terhadap kenyamanan dan kepuasan
