24. URUSAN WAJIB KEARSIPAN
Kegiatan Kearsipan memiliki peranan penting dalam kelancaran pelaksanaan
keorganisasian baik sebagai sumber informasi maupun pusat ingatan bagi
organisasi itu sendiri. Hal tersebut telah ditetapkan dalam Undang-Undang Nomor
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Pasal 1 angka 2). Arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Berdasarkan
ketentuan tersebut, maka Pemerintah Kota Semarang melaksanakan Kebijakan
melalui Kantor Perpustakaan dan Arsip dengan melaksanakan beberapa Program
dan kegiatan yang masuk kedalam Urusan Wajib Kearsipan.
A. KEBIJAKAN PROGRAM
Pelaksanaan Arah Kebijakan Urusan Wajib Kearsipan yang dilakukan oleh
Pemerintah Kota Semarang melalui Program dan Kegiatan yang dilaksanakan
Kantor Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Kota Semarang pada Tahun 2015
terdiri dari :
1. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan: a. Pembangunan Data Base Informasi Kearsipan; b. Pengklasifikasikan Data.
2. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah: a. Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip; b. Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah;
c. Penduplikatan Dokumen/Arsip Daerah dalam Bentuk Informatika. 3. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan:
a. Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah.
4. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi:
a. Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah / Swasta; b. Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi Kearsipan.
B. REALISASI PELAKSANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN
1. PENDANAAN
Dari pelaksanaan Arah Kebijakan Urusan Kearsipan melalui Program dan
sebesar Rp. 388.990.000,- untuk memfasilitasi kebijakan tersebut di tahun 2015
dengan perincian sebagai berikut:
1) Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :
N0 KEGIATAN ANGGARAN
(RP.)
REALISASI ANGGARAN
(RP.)
PERSEN TASE
(%) SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
1 Pembangunan Data Base Informasi Kearsipan
78.079.000 77.802.500 99,65
2 Pengklasifikasikan Data 40.871.000 36.315.000 88,85 JUMLAH PROGRAM 118.950.000 114.117.500 95,94
2) Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :
N0 KEGIATAN ANGGARAN
(RP.)
REALISASI ANGGARAN
(RP.)
PERSEN TASE
(%) SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
1 Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip
27.662.000 27.658.150 99,99
2 Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah
38.812.000 36.875.750 95,01
3 Penduplikatan Dokumen/Arsip Daerah dalam Bentuk Informatika
25.321.000 24.971.000 98,62
JUMLAH PROGRAM 91.795.000 89.504.900 97,51
3) Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kerasipan Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :
N0 KEGIATAN ANGGARAN
(RP.)
REALISASI ANGGARAN
(RP.)
PERSEN TASE
(%) SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
1 Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah 32.948.000 32.455.500 98,51 JUMLAH PROGRAM 32.948.000 32.455.500 98,51
4) Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi
Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah sebagai berikut :
N0 KEGIATAN ANGGARAN
(RP.)
REALISASI ANGGARAN
(RP.)
PERSEN TASE
(%) SKPD : KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP
1 Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/Swasta
56.448.000 51.620.000 91,45
2 Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi Kearsipan
88.849.000 81.068.000 91,24
2. HASIL YANG DICAPAI
Hasil Kinerja yang dicapai pada Urusan Wajib Kearsipan adalah sebagai berikut :
1) Pada tahun 2015 pelaksanaan Kegiatan Arsip dengan sistem administrasi
mengalami peningkatan dengan melihat Jumlah Arsip yang telah tersistem
dengan baik sebanyak 14.500 Arsip dibandingkan pada realisasi
tahun 2014 sebanyak 8.657 dan melebihi dari realisasi RPJM sebesar 9.275
Arsip :
INDIKATOR KINERJA Realisasi Tahun 2014
Target Tahun 2015
Realisasi Tahun 2015 Jumlah arsip dengan sistem
administrasi yang baik
8.657 Arsip 9.275 Arsip 14.500 arsip
Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2015
2) Kegiatan pengklasifikasian arsip mengalami peningkatan pada tahun 2015 dibandingkan dengan tahun 2014 dengan melihat persentase
pengklasfikasian Arsip dan Jumlah SKPD yang terlibat dalam pelaksanaan
kegiatan tersebut. Capaian Kinerja dari pelaksanaan kegiatan tersebut dapat
dilihat pada tabel di bawah ini:
INDIKATOR KINERJA Realisasi Tahun 2014
Realisasi Tahun 2015
Peningkatan klasifikasi arsip 5,7% 5,8%
Jumlah SKPD yang dilibatkan dalam pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah
29 SKPD 35 SKPD
Jumlah tenaga arsiparis 1 -
Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2015
3) Kegiatan Dokumen/arsip daerah yang diselamatkan/dipelihara di tahun
2015 mengalami peningkatan sebesar 5.500 Arsip dibandingkan Capaian
Realisasi pada tahun 2014 Arsip. Meskipun ada peningkatan jumlah arsip
yang diselamatkan tahun 2014 dibanding 2015 tetapi tidak mencapai
realisasi yang ditetapkan dalam RPJM.
INDIKATOR KINERJA Realisasi Tahun 2014
Target Tahun 2015
Realisasi Tahun 2015 Jumlah dokumen/arsip yang
diselamatkan
5.422 arsip 6.049 arsip 5.500 arsip
Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2015
4) Kegiatan digitalisasi dokumen pada tahun 2015 mengalami peningkatan
dibandingkan tahun 2014 dengan melihat jumlah dokumen yang telah
berhasil dilakukan digitalisasi pada tabel dibawah ini :
INDIKATOR KINERJA Realisasi Tahun 2014
Realisasi Tahun 2015 Jumlah dokumen yang berhasil
digitalisasi
16105 dokumen 18.900 Dokumen
5) Pelaksanaan Kegiatan Penghapusan Arsip seperti tahun sebelumnya Pemerintah Kota Semarang dalam hal ini Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kota Semarang tidak dilakukan dikarenakan :
a. masih ada ruangan dalam mengimpun dan menyimpan arsip-arsip penting yang ada di Pemerintah Kota Semarang sehingga belum perlu dilakukan
penghapusan arsip
b. belum adanya aturan baku baik itu berupa aturan Perundangan maupun Perda mengenai pelaksanaan penghapusan arsip
INDIKATOR KINERJA Realisasi Tahun 2014
Realisasi Tahun 2015
Jumlah arsip yang dihapus - -
Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2015
6) Fasilitasi penyediaan sarana/prasarana penyimpanan arsip yang masih
berfungsi dan terpelihara dengan baik pada tahun 2015 tinggi dibandingkan
capaian di tahun 2014 sebesar 60,73 % Hasil Capaian tersebut juga lebih
tinggi daripada realisasi yang ditetapkan dalam RPJM sebesar 63%.
INDIKATOR KINERJA Realisasi Tahun 2014
Target Tahun 2015
Realisasi Tahun 2015 Rasio ketersediaan sarana / prasarana
penyimpanan arsip yang berfungsi dan terpelihara
60,73% 63% 95%
Keberadaan depo penyimpanan arsip Ada Ada Ada
Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2015
7) Ketersediaan Data Pemerintah Kota Semarang terhadap Permintaan Data dan Informasi dari masyarakat pada tahun 2015 mengalami peningkatan
57% dibandingkan tahun 2014 sebesar 50,25%. Peningkatan Hasil Capaian
tersebut masih sesuai dengan Hasil Capaian RPJM sebesar 57%.
INDIKATOR KINERJA Realisasi Tahun 2014
Target Tahun 2015
Realisasi Tahun 2015 Aksesbilitas / ketersediaan layanan
informasi kearsipan
50,25% 57% 57%
Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Semarang Tahun 2014
8) Kegiatan pameran tentang kearsipan yang di ikuti oleh Kantor Perpustakaan
dan Arsip Kota Semarang pada tahun 2015 dan 2014 masing-masing
sebanyak 3 kali kegiatan pameran sesuai dengan rincian Pameran yang
dilaksanakan oleh Pemerintah Kota sebanyak 3 kali sedangkan Pameran
yang dilaksanakan oleh Provinsi sebanyak 1 kali.
INDIKATOR KINERJA Realisasi Tahun 2014
C. PERMASALAHAN YANG DIHADAPI
1. Pemahaman SKPD yang tidak merata dalam mendapatkan informasi
mengenai tatacara pengelolaan arsip dan dokumen secara baik dan benar
sehingga masih banyak SKPD belum menerapkan pengelolaan Arsip dan
Dokumen secara baik dan benar di masing-masing Instansi.
2. Belum adanya ruangan khusus dalam menyimpan arsip-arsip yang bersifat penting dan langka sehingga masih banyak arsip-arsip penting yang
mengalami kerusakan sehingga perlu perawatan yang lebih serius.
3. Belum adanya aturan baku baik berupa Peraturan Perundangan maupun Perda yang mengatur masalah penghapusan arsip
D. SOLUSI
1. Perlu dilakukan pelatihan dan sosialisasi kepada SKPD mengenai tata kelola kearsipan lebih lanjut. Selain dilakukan pelatihan dan sosialisasi, perlu juga
dilakukan Asistensi ke masing-masing SKPD sebagai tindaklanjut dari hasil
pelatihan dan sosialisasi tersebut .
2. Perlu dibuatkan ruangan khusus dalam menyimpan arsip dan dokumen
penting maupun langka, sehingga dapat dilakukan perawatan dan
penyelamatan atas arsip dan dokumen tersebut.
3. Perlu dicari informasi lebih lanjut terkait dengan aturan dan dasar hukum
