ALUR PROSES KEUANGAN
Proses keuangan secara garis besar adalah : 1. Penganggaran/Perencanaan
2. Pencatatan 3. Pelaporan
4. Koreksi/Pemeriksaan Internal 5. Audit/Pemeriksaan Ekternal
Penganggaran/ Perencanaan
Proses ini dimulai pada saat Komunitas mengirimkan proposal, yang terdiri dari Proposal Teknis dan Proposal Biaya. Proposal Biaya mencakup : Anggaran Biaya dan
Arus Kas Pengeluaran.
Proposal tersebut akan melalui seleksi administratif yang dilakukan oleh Bagian Keuangan Sekretariat Nasional. Seleksi administratif terhadap Proposal Biaya biasanya meliputi seleksi terhadap :
a. kesesuaian judul dan isi kegiatan antara Proposal Teknis dan Proposal Biaya b. kesesuaian waktu kegiatan antara Proposal Teknis dan Proposal Biaya
c. kesesuaian besaran anggaran antara Proposal Biaya dan batas baku maksimal d. kesesuaian komposisi anggaran antara Proposal Biaya dan kebijakan pendanaan
swadaya yang disyaratkan e. ketepatan penghitungan
f. kelengkapan administratif (antara lain : fotokopi rekening koran, laporan keuangan tahunan yang sudah diaudit, struktur organisasi dan personalia)
Setelah seleksi tersebut dilakukan, akan dilakukan seleksi substantif oleh Bagian Program Sekretariat Nasional.
Apabila proposal Komunitas lolos kedua seleksi tersebut (dengan perbaikan/revisi), maka akan diterbitkanlah Piagam Kesepakatan Kerjasama antara Sekretariat Nasional dan Komunitas yang bersangkutan.
PROPOSAL TEKNI S
PROPOSAL BI AYA
Anggaran Biaya
Pencatatan
Pada Piagam Kesepakatan Kerjasama dicantumkan jumlah anggaran yang disetujui dan termin pencairannya. Berdasarkan termin tersebut, Bagian Keuangan Sekretariat Nasional merekomendasikan pencairan dana yang pertama. Setelah dilakukannya transfer dana, Bagian Keuangan Sekretariat Nasional akan mengirimkan Bukti Transfer via fax kepada Komunitas.
Komunitas yang sudah memeriksa catatan banknya diharapkan segera mengirimkan
Konfirmasi Penerimaan Dana yang ditandatangani di atas materai cukup, paling lambat 5 hari setelah diterimanya dana.
Konfirmasi tersebut dikirim lewat pos, ditujukan ke Bagian Keuangan Sekretariat Nasional, dilampiri credit note / credit advice / rekening koran yang menunjukkan transaksi penerimaan dana seperti dimaksud di atas.
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan media pencatatan sebagai berikut : untuk program Komunitas kategori non programmatic approach, yang jumlah anggarannya < 100 juta rupiah cukup menggunakan Buku Kas.
Bagi program Komunitas kategori non programmatic approach yang jumlah anggarannya = atau > 100 juta rupiah dan program Komunitas kategori programmatic approach,
disarankan menggunakan Catatan Transaksi Harian.
Catatan Transaksi Harian diharapkan mampu menjadi media pencatatan Komunitas yang paling dasar/sederhana, sebelum Komunitas mampu mengoperasikan software atau program aplikasi akuntansi tertentu.
Pencatatan dan pendokumentasian bukti didasarkan urutan tanggal, baik pada media Buku Kas maupun Catatan Transaksi Harian. Bukti yang bisa menjadi lampiran hanyalah bukti yang memenuhi standar persyaratan.
Sedangkan formulir umum yang secara internal, Komunitas gunakan adalah : a. Bukti Kas/Bank Keluar
b. Bukti Kas/Bank Masuk c. Permintaan Uang Muka
d. Pertanggungjawaban Uang Muka.
Pelaporan
Buku Kas hanya mampu menghasilkan Laporan ke Lembaga Donor atau Laporan ke
Sekretariat Nasional. Sedangkan Catatan Transaksi Harian diharapkan juga mampu
menghasilkan Laporan sesuai PSAK 451.
Laporan ke Lembaga Donor/Sekretariat Nasional terdiri dari :
a. Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana
b. Laporan Status Dana
c. Laporan Status Anggaran
Laporan sesuai PSAK 45 terdiri dari : a. Laporan Posisi Keuangan b. Laporan Aktivitas
c. Laporan Arus Kas
Kedua jenis laporan di atas mempunyai perbedaan titik berat kebutuhan informasi keuangan. Laporan ke Lembaga Donor/Sekretariat Nasional terbatas pada pelaporan
dana dan realisasi anggaran, sedangkan Laporan sesuai PSAK 45 menyajikan laporan organisasi Komunitas.
Perbedaan mendasar lainnya adalah :
Catatan Transaksi Harian dan Laporan-laporan yang dihasilkannya, akan dikirimkan oleh Komunitas kepada Bagian Keuangan Sekretariat Nasional untuk diperiksa, secara
periodik, setiap bulan sekali, paling lambat tanggal 7 bulan berikutnya. Pengiriman
harus dilakukan dalam 2 bentuk, yaitu : file (bisa berbentuk disket maupun via e-mail)
dan print out (hasil cetak), dilampiri fotokopi rekening koran bank/buku tabungan.
Pengiriman via pos, harus dilakukan secara tercatat (minimal surat kilat khusus). Dua bentuk kiriman Komunitas tersebut harus dijamin sama dan serupa.
Koreksi/ Pemeriksaan I nt ernal
Koreksi oleh Bagian Keuangan Sekretariat Nasional merupakan proses pemeriksaan
pertama dan bersifat internal terhadap catatan dan laporan Komunitas, sebelum proses
pemeriksaan berikutnya yang bersifat eksternal, yaitu audit oleh Kantor Akuntan
Publik.
Pemeriksaan pada dasarnya dilakukan Bagian Keuangan Sekretariat Nasional terhadap
Catatan Transaksi Harian Komunitas. Laporan adalah output otomatis dari catatan
tersebut. Pemeriksaan terhadap Laporan hanya berupa pengujian terhadap rumus
tarikan (link) saja.
Pemeriksaan dilakukan secara analitis terhadap file. Hasil pemeriksaan
didokumentasikan pada print out dan Kertas Kerja Pemeriksaan.
Pada saat pemeriksaan, Bagian Keuangan Sekretariat Nasional bisa melakukan korespondensi dengan Komunitas via telepon atau e-mail. Hasil pemeriksaan yang
terdokumentasi pada print out dan Kertas Kerja Pemeriksaan tersebut, akan
dikonfirmasikan via pos oleh Bagian Keuangan Sekretariat Nasional kepada
Komunitas, paling lambat tanggal 15. File sebagai alat bantu koreksi tidak perlu
dikirimkan kembali kepada Komunitas.
Apabila Komunitas sepakat dengan hasil koreksi Bagian Keuangan Sekretariat Nasional, maka Komunitas akan melakukan perubahan pada Catatan Transaksi Harian dan Laporan. Hasil perubahan tersebut akan dikirimkan kepada Bagian Keuangan
Sekretariat Nasional untuk diperiksa kembali, paling lambat tanggal 22. Pengiriman
tetap harus dilakukan dalam 2 bentuk, yaitu : file danprint out.
Bagian Keuangan Sekretariat Nasional akan melakukan pemeriksaan sekali lagi, apabila tidak terdapat koreksi tambahan, maka print out tersebut akan ditandatangani
dan distempel, untuk kemudian dikirimkan kembali kepada Komunitas, paling lambat
tanggal 30.
Audit/ Pemeriksaan Ekst ernal
Audit oleh Kantor Akuntan Publik merupakan proses pemeriksaan berikutnya dan
bersifat eksternal terhadap catatan dan laporan Komunitas.
Audit terhadap Komunitas ada 2 jenis, yaitu Audit Proyek2 dan Audit
Lembaga/Organisasi, dengan perincian sebagai berikut :
Kedua jenis audit tersebut akan menghasilkan 3 Pendapat/Opini Auditor, yaitu :
1. Opini atas Laporan Keuangan
Independent Auditor’s Report on Financial Statement
2. Opini atas Sistem Pengendalian Internal
Independent Auditor’s Report on Internal Controls
3. Opini atas Ketaatan
Independent Auditor’s Report on Compliance
1. Statement of Financial Position
Jenis dan tingkatan kemungkinan Pendapat/Opini Auditor adalah sebagai berikut :
1. Unqualified
Wajar tanpa pengecualian.
...telah menyajikan secara wajar..., sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum.
2. Qualified
Wajar dengan pengecualian.
...kecuali mengenai/tergantung pada..., ...telah menyajikan secara wajar..., sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum.
3. Disclaimer
Menolak memberikan pendapat. Auditor tidak memiliki keyakinan yang memadai untuk memberikan pendapat.
Karena..., kami tidak dapat menyatakan pendapat terhadap...
4. Adverse
Tidak wajar.
...tidak menyajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum, ...
Sedangkan tahapan audit adalah : Penerimaan perikatan, Perencanaan audit,
