Contoh fail meja 2016 Unit Kepiawaian dan Dokumentasi

(1)

FAIL MEJA

Jawatan

: Penolong Pengarah

Unit

: Unit Inovasi

Sektor

:

Sektor Jaminan Kualiti

Jabatan :

Jabatan Pendidikan

(2)

MAKLUMAT PEGAWAI

Nama

: Razhari Bin Ishak

Jawatan

: Penolong Pengarah

Jaminan Kualiti

Gred

: DG 44

E-mel

: jpn.razhari@gmail.com

razhari999@gmail.com

Tarikh Kemaskini

: 1 Januari 2016

(3)

KANDUNGAN

KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Visi, Misi dan Objektif Jabatan 1

2. Carta Organisasi Jabatan 2

3. Objektif Jabatan 3

4. Carta Organisasi Sektor 4

5. Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan 5

Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain 6. Peraturan-peraturan Pentadbiran 7. Proses Kerja

8. Carta Aliran Kerja

9. Senarai Semak / Checklist 6

-29

10. Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan

Tugas Pegawai 30

11. Undang-Undang dan Peraturan (Pekeliling) 31 - 32

12. Jawatankuasa Yang Dianggotai 33

(Yang berkaitan dengan tugas sahaja)

13. Norma Kerja 34

(Boleh diukur-KPI/ masa/ peratus/ bilangan)

(4)

VISI, MISI DAN

OBJEKTIF

(5)

VISI, MISI DAN OBJEKTIF

Jabatan Pendidikan Negeri Perak

VISI

”Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera”

MISI

”Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk

Membangunkan Individu Bagi Memenuhi Aspirasi Negara”

OBJEKTIF

1. Mempertingkat

kecemerlangan

kepimpinan,

pengurusan organisasi, tahap profesionalisme

pengurusan pendidikan dan kualiti pengurusan

pentadbiran institusi pendidikan.

2. Memantapkan kualiti profesionalisme semua warga

pendidikan secara berterusan.

3. Mempertingkat prestasi kecemerlangan murid dalam

aspek pendidikan.

4. Melahirkan insan yang cemerlang dari segi jasmani,

emosi, rohani dan intelek.

(6)

CARTA ORGANISASI

(7)

CARTA ORGANISASI

Jabatan Pendidikan Negeri Perak

SEKTOR PENILAIAN DAN

PEPERIKSAAN

SEKTOR PENILAIAN DAN

PEPERIKSAAN

SEKTOR PENDIDIKAN

ISLAM

SEKTOR PENDIDIKAN

ISLAM

SEKTOR PENGURUSAN

AKADEMIK

SEKTOR JAMINAN

KUALITI

SEKTOR JAMINAN

KUALITI

SEKTOR PSIKOLOGI DAN

KAUNSELING

SEKTOR PSIKOLOGI DAN

KAUNSELING

SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN

DAN

SEKTOR KHIDMAT PENGURUSAN

DAN

SEKOLAH

SEKTOR PENDIDIKAN SWASTA DAN PENDIDIKAN KHAS

SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT (ICT)

SEKTOR PEMBANGUNAN

KEMANUSIAAN

SEKTOR PEMBANGUNAN

KEMANUSIAAN

PENGARAH PENDIDIKAN NEGERI

PERAK

PENGARAH PENDIDIKAN NEGERI

PERAK

TIMBALAN PENGARAH PENDIDIKAN NEGERI

PERAK

TIMBALAN PENGARAH PENDIDIKAN NEGERI

(8)

OBJEKTIF

(9)

Sektor Jaminan Kualiti

1. Melaksanakan 100% Penjaminan Kualiti Dalam

Pengurusan Pentadbiran.

2. Memastikan 100% pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti MS ISO 9001:2008 mematuhi keperluan yang

ditetapkan.

3. Memastikan 100% Peningkatan Kualiti Kepimpinan

Sekolah.

4. Memastikan 100% bimbingan diberikan kepada JPN dan

PPD berhubung pelaksanaan Penilaian Penarafan

Bintang (SSR).

5. Memastikan 100% bimbingan Pelaksanaan Amalan EKSA

diberikan kepada JPN dan PPD.

6. Memastikan 100% bimbingan dan latihan diberikan

kepada Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) JPN dan PPD.

7. Memastikan penyediaan, penilaian dan kajian semula ke

atas Sasaran Kerja Tahunan (SKT) mematuhi

peraturan/dasar yang ditetapkan.

8. Memastikan penyediaan, penilaian dan semakan semula

Perancangan Strategik JPN dilaksanakan mengikut

jadual ditetapkan.

(10)

10. Melaksanakan sekurang-kurangnya 1 Kajian Pengurusan

dan Pentadbiran.

11. Memastikan 100% Mesyuarat Pengurusan Tertinggi

dilaksanakan mengikut PKPA Bilangan 2/1991.

12. Memastikan 100% tindak susul dilakukan terhadap

JNJK.

13.

CARTA ORGANISASI

(11)

(12)

CARTA ORGANISASI

Sektor Jaminan Kualiti

Ketua Sektor SJK

En. Abdul Manaf Bin Asmuni Ketua Penolong Pengarah SJK

En. Azman Bin Mohd Din Ketua Unit Kepimpinan

En. Normazlan Bin Hj. Md Raja

Penyelia Kepimpinan Penyelia Kepimpinan

En. Razhari Bin Ishak Ketua Unit Inovasi

En. Hairo Rose Sidi Bin Abu Bakar

Penolong Pengarah Inovasi

Pn. Normarlina Binti Mohd Razali

Pembantu Tadbir

En. Rashidi Bin Abd Kharis Pembantu Am Pejabat

Pn. Nureliza Binti Mahamad Nor

(13)

SENARAI TUGAS/

KUASA DAN

HUBUNGAN PEGAWAI

DENGAN

(14)

TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI

DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

Jawatan

: Penolong Pengarah Jaminan Kualiti

Sektor

: Sektor Jaminan Kualiti

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS

HUBUNGAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN DAN JENIS

HUBUNGAN Ketua Sektor

- Menerima arahan melaksanakan tugas

- Berbincang mengenai strategi pelaksanaan

- Mendapatkan pandangan berhubung pelaksanaan program/aktiviti

Ketua Penolong Pengarah

- Menerima arahan melaksanakan tugas

- Berbincang mengenai strategi pelaksanaan

- Mendapatkan pandangan berhubung pelaksanaan program/aktiviti

1. Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD

2. Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)

3. Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran

Berkualiti (QEP)

4. Menyelaras pembudayaan inovasi

5. Menguruskan Mesyuarat 6. Menguruskan Latihan 7. Menguruskan Pemantauan

- Merancang pelan tindakan pelaksanaan

- Menyelaras pelaksanaan program/aktiviti

- Memantau pelaksanaan program / aktiviti

- Menilai keberkesanan program/ aktiviti

- Melaporkan

pelaksanaan program/ aktiviti

- Mengambil tindakan penambahbaikan

Penyelia

- Membantu menyelaras program dan aktiviti

- Membantu menilai

keberkesanan program/ aktiviti

- Membantu menyediakan laporan pelaksanaan Pembantu Tadbir

- Menguruskan rekod

- Menguruskan dokumentasi

- Menguruskan pentadbiran Pembantu Am Pejabat

- Membuat cetakan dokumentasi

- Menjilid dokumentasi

(15)

(16)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS 1

:

Menguruskan Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

MS ISO 9001 : 2008 JPN dan PPD

PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN

Tugas 1 :

(17)

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan

secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Bahagian

Pengurusan Sekolah Harian.

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang

dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari

semasa ke semasa oleh Pengarah Bahagian Pengurusan

Sekolah Harian.

3.

Menggunakan Standard Keperluan ISO tersebut sebagai

sebagai rujukan utama :

a. MS ISO 9001:2008 - Quality Management

Systems-Requirements;

b. MS ISO 9000:2005 - Quality Management

Systems-Fundamentals Vocabulary; dan

c. MS ISO 9004:2002 - Quality Management

Systems-Guidelines for Performance

Improvements.

PROSES KERJA

Tugas 1 :

Menguruskan Pelaksanaan Sistem

(18)

PROSES KERJA

TUGAS 1 : Menguruskan Pelaksanaan

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001

(19)

MELULUSKAN/DIRUJUK

SEKSYEN UNDANG-UNDANG PERATURAN

1. Menerima arahan kerja _{pelaksanaan MS ISO 9001} Pengarah/ Timbalan _Pengarah Pekeliling _Kemajuan

Pentadbiran Awam Bil 1 Tahun 1992 – “Panduan

Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi Perkhidmatan Awam

Pekeliling Kemajuan

Pentdbiran Awam Bil 4 Tahun 1991 – “Garis Panduan Mengenai Strategi-Strategi

Peningkatan Kualiti Dalam

Perkhidmatan Awam”

Pekeliling Kemajuan

Pentadbiran Awam Bil 2 Tahun 1996

Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam

Perkhidmatan Awam

2.

Membuat pelantikan JK Pemandu, Penyelaras dan Pasukan Petugas MS ISO 9001

Pengarah/ Timbalan Pengarah

3. Menyediakan Pelan Tindakan Pelaksanaan MS

ISO 9001 Ketua Sektor/ Ketua Unit

4.

Mengurus pembangunan, kawalan dan

penambahbaikan dokumen kualiti,

Ketua Sektor/ Ketua Unit

5.

Menguruskan taklimat/ ceramah pelaksanaan MS

ISO 9001 Ketua Sektor/ Ketua Unit

6.

Membuat latihan/ kursus pelaksanaan MS ISO 9001 merangkumi:

 Kursus Juru Audit Dalam

 Kursus Analisis Data

 Kursus Pelaksanaan MS ISO

7. Mengurus pelaksanaan MS ISO 9001 berdasarkan keperluan standard

8. Mengurus pelaksanaan audit dalaman, audit

SIRIM dan audit susulan Ketua Sektor/ Ketua Unit

9. Menyedia dan melaporkan_{hasil dapatan audit} Ketua Sektor/ Ketua Unit

BIL. PROSES KERJA _{MELULUSKAN/DIRUJUK}PEGAWAI YANG

(20)

10. Mengurus tindakan _{susulan ketidakakuran} Ketua Sektor/ Ketua Unit MAMPU.PTSA.607 -1/1 (68) Panduan Pelaksanaan MS

ISOI 9001:2008 Dalam Sektor

Awam

11. Menyelaras Kajian _{Semula Pengurusan} Ketua Sektor/ Ketua Unit

12. Merekod dan _{mendokumentasi} Ketua Sektor/ Ketua Unit

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas 1 :

Menguruskan Pelaksanaan Sistem

(21)

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 1 :

(22)

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

Tugas 1 :

Menguruskan Pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2008 JPN

dan PPD

Merekod dan mendokumentasi

Membuat pelantikan JK Pemandu, Penyelaras dan Pasukan Petugas MS ISO 9001

Menyediakan Pelan Tindakan Pelaksanaan MS ISO 9001

Membuat latihan/ kursus pelaksanaan MS ISO 9001

Mengurus pembangunan, kawalan dan penambahbaikan dokumen kualiti

Menguruskan Pelaksanaan Audit Kualiti Dalaman

Menguruskan taklimat/ ceramah pelaksanaan MS ISO 9001

Ada Ketakakuran?

Tindakan susulan

Ya

Tidak

Laksana Audit Susulan

Menyelaras Kajian Semula Pengurusan

Bentangkan laporan audit kepada JK Pemandu

(23)

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

(24)

BIL

. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN

1. Menerima arahan kerja pelaksanaan MS ISO 9001

2.

Membuat pelantikan JK Pemandu,

Penyelaras dan Pasukan Petugas MS ISO 9001

3. Menyediakan Pelan Tindakan Pelaksanaan MS ISO 9001

4. Mengurus pembangunan, kawalan dan penambahbaikan dokumen kualiti,

5. Menguruskan taklimat/ ceramah pelaksanaan MS ISO 9001

6.

Membuat latihan/ kursus pelaksanaan MS ISO 9001 merangkumi:

 Kursus Juru Audit Dalam

 Kursus Analisis Data

 Kursus Pelaksanaan MS ISO

7. Mengurus pelaksanaan MS ISO 9001 berdasarkan keperluan standard

8. Mengurus pelaksanaan audit dalaman, audit SIRIM dan audit susulan

9. Menyedia dan melaporkan hasil dapatan_audit

10. Mengurus tindakan susulan _{ketidakakuran}

11. Menyelaras Kajian Semula Pengurusan

12. Merekod dan mendokumentasi

PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN

Tugas 2 :

(25)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

(26)

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan

secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Pengarah

Jabatan Pelajaran Perak

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang

dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari

semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran

Perak

PROSES KERJA

Tugas 2 :

(27)

PROSES KERJA

TUGAS 2 : Menguruskan Pelaksanaan

Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)

1. Menerima arahan kerja menguruskan KIK

daripada Pengarah.

Ketua Sektor MAMPU.BTSA.601 -2/1(13) :

(28)

Mengenai Kumpulan Inovatif Dan Kreatif (KIK)

2. Membentuk Pasukan _{Petugas KIK} Ketua Sektor

3. Menyelaraskan pembentukan kumpulan Ketua Sektor

4.

Melatih ahli kumpulan kaedah-kaedah

penyediaan bahan untuk KIK.

Ketua Unit

5.

Melaksanakan langkah demi langkah sehingga

projek KIK selesai. Ketua Unit

6.

Membentang projek KIK kepada Pengurusan Tertinggi untuk kelulusan.

8.

Menyimpan semua bahan dan rekod-rekod kumpulan untuk tujuan semakan dan

Konvensyen.

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas 2 :

(29)

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 2 :

Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)

Bentuk Pasukan Petugas

Selaraskan pembentukan kumpulan

(30)

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

Tugas 2 :

Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif

dan Kreatif (KIK)

(31)

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

TUGAS 2 : Menguruskan Pelaksanaan Kumpulan Inovatif

dan Kreatif (KIK)

BIL

1. Menerima arahan kerja menguruskan _{KIK daripada Pengarah.}

2.

Membentuk Pasukan Petugas KIK untuk mengenalpasti masalah yang perlu diselesaikan melalui KIK.

(32)

4. Melatih ahli kumpulan kaedah-kaedah penyediaan bahan untuk KIK.

5.

Menyediakan kumpulan dengan teknik langkah demi langkah sehingga projek KIK selesai.

6. Membentang projek KIK kepada

Pengurusan Tertinggi untuk kelulusan.

7.

Menyimpan semua bahan dan rekod-rekod kumpulan untuk tujuan semakan dan Konvensyen.

PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN

Tugas 3 :

(33)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS 3 : Menguruskan Pelaksanaan Amalan

Persekitaran Berkualiti (QEP)

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan

secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan

Pendidikan Negeri Perak

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang

dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari

semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pendidikan

Negeri Perak.

(34)

PROSES KERJA

Tugas 3 :

(35)

PROSES KERJA

TUGAS 3 : Menguruskan Pelaksanaan

Amalan Persekitaran Berkualiti (QEP)

1. Menerima arahan kerja menguruskan QEP daripada Pengarah.

Ketua Sektor

2. Menyediakan pelan tindakan pelaksanaan QEP

Ketua Sektor

3. Menyelaraskan

pembentukan JK Ketua Sektor

4. Merancang dan menyelaras aktiviti

latihan, promosi dan audit QEP.

Ketua Sektor

(36)

6. Membentang laporan kepada Pengurusan Tertinggi

8. Menyimpan semua bahan

dan rekod-rekod Ketua Sektor/ Ketua Unit

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas 3 :

(37)

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 3 :

Menguruskan Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti (QEP)

Merekod dan mendokumentasi Menyediakan pelan tindakan

Selaraskan pembentukan JK

Bentang laporan kepada pengurusan Merancang dan menyelaras

(38)

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

Tugas 3 :

(39)

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

TUGAS 3 : Menguruskan Pelaksanaan Amalan

Persekitaran Berkualiti (QEP)

BIL

1. Menerima arahan kerja menguruskan QEP daripada Pengarah.

2. Menyediakan pelan tindakan _{pelaksanaan QEP}

3. Menyelaraskan pembentukan JK

4. Merancang dan menyelaras aktiviti _{latihan, promosi dan audit QEP.}

5. Melaksanakan amalan EKSA

(40)

PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN

Tugas 4 :

(41)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS 4 : Menyelarasakan Pembudayaan Inovasi

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara

dalaman dari semasa ke semasa oleh Pengarah Pendidikan

Negeri

(42)

PROSES KERJA

Tugas 4 :

(43)

PROSES KERJA

TUGAS 4 : Menyelarasakan Pembudayaan Inovasi

BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/DIRUJUK

1. Menerima arahan kerja

menyelaraskan inovasi Ketua Sektor

2. Menyelaraskan pembentukan JK

Ketua Sektor

3. Menguruskan taklimat/

ceramah pelaksanaan inovasi

Ketua Sektor

4. Mengurus pelaksanaan inovasi

Ketua Sektor

5. Melaksanakan inovasi

Ketua Sektor

7. Menyimpan semua bahan dan rekod-rekod

(44)

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas 4 :

(45)

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 4 : Menyelarasakan Pembudayaan Inovasi

Merekod dan mendokumentasi Selaraskan pembentukan JK

Bentang laporan kepada pengurusan Merancang dan menyelaras

Melaksanakan Inovasi Menerima arahan

(46)

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

Tugas 4 :

(47)

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

TUGAS 4 : Menyelaraskan Pembudayaan Inovasi

BIL. TINDAKAN TANDA (√) CATATAN

1. Menerima arahan kerja menyelaraskan _{inovasi daripada Pengarah} 2. Menyelaraskan pembentukan JK

3. Menguruskan taklimat/ ceramah pelaksanaan _inovasi 4. Mengurus pelaksanaan inovasi

5.

Melaksanakan inovasi

6.

Membentang laporan kepada Pengurusan Tertinggi

(48)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN

Tugas 5 :

(49)

TUGAS 5 :

Menguruskan Mesyuarat

1. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan

secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan

Pelajaran Perak

2. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang

dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari

semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran

Perak.

PROSES KERJA

Tugas 5 :

(50)

PROSES KERJA

(51)

BIL

.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG

MELULUSKAN/DIRUJU

1. Mengeluarkan arahan _{menjalankan mesyuarat}

PKPA 2/1991: Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan

Urusan Jawatankuasa Kerajaan Jabatan

Perdana 2. Menentukan agenda, tarikh, masa _{dan tempat mesyuarat.}

3. Membuat tempahan bilik _{mesyuarat / pakej mesyuarat}

4. Menentukan kertas kerja yang disediakan untuk perbincangan (sekiranya ada).

5.

Menghantar surat jemputan mesyuarat yang mengandungi maklumat berikut:

a. Nama jawatankuasa b. Tarikh dan tempat

mesyuarat

c. Masa mula dan masa dijangka tamat

d. Agenda mesyuarat e. Nama pengerusi f. Jenis pakaian

6.

Agenda mesyuarat

hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut:

a. Perutusan Pengerusi

b. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

c. Perkara-perkara berbangkit

d. Pembentangan kertas-kertas kerja

e. Hal-hal lain

f. Penutup

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG

SEKSYEN

(52)

UNDANG-MELULUSKAN/DIRUJU

K

UNDANG

PERATURA

N

7. Memastikan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat

berfungsi dengan baik PKPA

2/1991: Panduan Pengurusan

Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuas

a Kerajaan Jabatan Perdana

8. Menyediakan catatan minit mesyuarat seperti berikut:

a. Senarai kehadiran mesyuarat

b. Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat

c. Keputusan-keputusan yang dibuat

d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil

9. Meluluskan keputusan / rumusan mesyuarat

10. Menyedia minit mesyuarat

11. Mengedar minit mesyuarat dan boring maklum balas dalam tempoh 1 minggu kepada semua ahli mesyuarat

12. Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas 5 :

(53)

Carta Alir Pengurusan Mesyuarat

(54)

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

Tugas 5 : Menguruskan Mesyuarat

Tentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat Mengurus tempahan bilik mesyuarat / pakej mesyuarat

Menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan (sekiranya ada).

Mengirim surat jemputan mesyuarat

Menyusun agenda mesyuarat

Memastikan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat berfungsi dengan baik.

Menyediakan catatan minit mesyuarat

Meluluskan keputusan/ rumusan mesyuarat

Menyedia minit mesyuarat

Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam tempoh 1 minggu

(55)

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

TUGAS 5 : Mengurus Mesyuarat

BIL

1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan _{tempat mesyuarat.}

(56)

3. Menentukan kertas kerja yang disediakan _{untuk perbincangan (sekiranya ada).}

4.

Menghantar surat jemputan mesyuarat yang mengandungi maklumat berikut:

a. Nama jawatankuasa

b. Tarikh dan tempat mesyuarat

c. Masa mula dan masa dijangka tamat d. Agenda mesyuarat

e. Nama pengerusi f. Jenis pakaian

5.

Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut:

a. Perutusan Pengerusi

b. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

c. Perkara-perkara berbangkit

d. Pembentangan kertas-kertas kerja e. Hal-hal lain

f. Penutup

6. Memastikan kemudahan-kemudahan bilik _{mesyuarat berfungsi dengan baik.}

7.

Menyediakan catatan minit mesyuarat seperti berikut:

a. Senarai kehadiran mesyuarat b. Perkara-perkara penting yang

dibincangkan di dalam mesyuarat c. Keputusan-keputusan yang dibuat d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu

diambil

8. Menyedia minit mesyuarat.

BIL

9. Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam tempoh 1 minggu kepada semua ahli mesyuarat.

(57)

PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN

Tugas 6 :

(58)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TUGAS 6 :

Menguruskan latihan/ kursus

3. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan

secara dalaman dari semasa ke semasa oleh Jabatan

Pelajaran Perak

4. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang

dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari

semasa ke semasa oleh Pengarah Jabatan Pelajaran

(59)

PROSES KERJA

Tugas 6 :

(60)

PROSES KERJA

TUGAS 6 :

Menguruskan latihan / kursus

1. Mengeluarkan arahan _{untuk mengadakan}

latihan/ kursus

2.

Mengenalpasti:

 peserta latihan/ kursus

 tempat

(61)

5.

Menyediakan keperluan latihan/ kursus :

 Makanan dan minuman

 Peralatan menulis

 Bahan/ Modul

6.

Mengeluarkan surat jemputan

 Peserta kursus

 Penceramah

8. Menjalankan latihan / _kursus

9. Menyedia dan mengedarkan sijil penyertaan

10. Membuat penilaian latihan/ kursus dan penilaian penceramah

11.

Menyediakan analisis penilaian latihan/ kursus dan penilaian penceramah

(62)

14.

Membuat penilaian keberkesanan latihan/ kursus selepas 1 bulan latihan/ kursus

dijalankan

15. Merekod dan _{mendokumentasi}

CARTA ALIRAN KERJA

Tugas 6 :

(63)

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 6

: Menguruskan latihan/ kursus

Keluarkan arahan

Kenalpasti peserta, tempat dan penceramah

Menyediakan keperluan latihan/ kursus

(64)

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

Tugas 6 :

Menguruskan latihan/ kursus

Melaksanakan latihan/ kursus

Menyedian dan mengedarkan sijil

Membuat penilaian latihan/ kursus dan penilaian penceramah

Membuat analisis penilaian dan laporan latihan/ kursus

Membentangkan laporan dalam mesyuarat

Membuat penilaian

keberkesanan selepas 1 bulan

(65)

SENARAI SEMAK/

CHECKLIST

TUGAS 6

: Menguruskan latihan / kursus

BIL

1. Mengeluarkan arahan untuk mengadakan latihan/ kursus

2. Mengenalpasti peserta latihan/ _kursus

3. Mengenalpasti tempat latihan/ kursus

4. Mengenalpasti penceramah

5.

Menyediakan keperluan latihan/ kursus :

 Makanan dan minuman

 Peralatan menulis

(66)

6. Mengeluarkan surat jemputan kursus

7. Mengeluarkan surat jemputan _penceramah

8. Menjalankan latihan / kursus

9. Menyedia dan mengedarkan sijil penyertaan

10. Membuat penilaian latihan/ kursus dan penilaian penceramah

11. Menyediakan analisis penilaian latihan/ kursus dan penilaian penceramah

12. Menyediakan laporan latihan dan _kursus

13. Membentangkan laporan dalam _mesyuarat

14.

Membuat penilaian keberkesanan latihan/ kursus selepas 1 bulan latihan/ kursus dijalankan