Panduan Pengurusan Pejabat

Panduan Pengurusan Pejabat

PP BIL: 5 Tahun 2007

(berkuatkuasa mulai 30 April 2007 &

menggantikan Arahan Perkhidmatan 1974)

Disampaikan oleh:

Ts. Mohd Rafizi bin Rahmad Institut Kepimpinan & Pembangunan (ILD)

UiTM

SEDAR LAH!

“Ceramah ialah salah satu dari kaedah Latihan, bukan satu-satunya kaedah Latihan”.

(Rafizi Rahmad, 2020)

Kaedah Kursus (Online)

4

CERAMAH DAN DEMONSTRASI

LDK ANALISA VIDEO

PENILAIAN KENDIRI

PERBINCANGAN BENGKEL

Maklumbalas Peserta

ARAHAN PERKHIDMATAN

Panduan asas pentadbiran sesebuah pejabat / jabatan yang meliputi pentadbiran am, perkara perkhidmatan, alat kelengkapan pejabat, rekod awam dan kemudahan

perhubungan.

ARAHAN PERKHIDMATAN

Rasional Arahan Perkhidmatan (AP) dipinda:

•

^{Memasukkan dasar baharu sesuai dengan}

perubahan dalam perkhidmatan awam seperti penswastaan perkhidmatan pos & cetak dan penggunaan ICT;

•

Memberi penjelasan sesuatu peraturan dengan lebih tersusun dari segi penggunaan bahasa, maksud dan isi kandungan; dan

•

Memberi penekanan terhadap kepentingan sistem penyampaian perkhidmatan dan integriti dalam perkhidmatan awam

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

•

Digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambahbaik dengan mengambilkira ICT

•

Meliputi aspek asas dan umum untuk beri ruang kepada perubahan bakal berlaku serta inovasi / kreativiti

•

Agensi yang diberi kuasa boleh keluarkan peraturan untuk laksana dan jelaskan mana-mana perkara

•

Penjelasan lebih terperinci dalam peraturan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa

KANDUNGAN

BAHAGIAN TAJUK

I II III IV V VI VII

VIII IX

X

Pengurusan Am Pejabat

Pentadbiran Sumber Manusia Keperibadian dan Ketrampilan

Pengurusan Perhubungan Pelanggan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Urusan Surat Kerajaan

Pengurusan Fail

Penyelenggaraan, Pemeliharaan dan Pelupusan Rekod Awam

Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi Maklumat Inventori dan Bekalan Pejabat

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

(AP – JABATAN DAN ORANG RAMAI)

Menjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatan dalam urusan pejabat yang meliputi penyemakan fungsi jabatan, penilaian aktiviti dan senarai tugas, kebersihan pejabat dan keselamatan ruang pejabat.

Peruntukan Baharu

•

Penekanan kepada pematuhan undang-undang

•

Kemudahan komunikasi

•

Program kebajikan

Pejabat Kerajaan

BAHAGIAN I

PENGURUSAN AM PEJABAT

Peranan Kerajaan

-

Bertanggungjawab membangunkan negara dengan menggariskan hala-tuju, wawasan menerusi penggubalan dan pelaksanaan dasar untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat;

-

Tubuhkan agensi dan jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan dasar dan rancangan dengan cekap dan berkesan;

-

^{Usaha berterusan sentiasa dilakukan bagi} mengoptimumkan penggunaan sumber yang ada, elak pembaziran dan penyalahgunaannya dan pada masa yang sama orang ramai mendapat perkhidmatan yang terbaik.

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

Tanggungjawab Ketua Jabatan

•

(mentadbir agensi masing-masing dengan cekap dan berkesan dengan memberi tumpuan dan keutamaan khususnya kepada)

-

Sedia dan pamerkan Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan dan Carta Organisasi peringkat jabatan, bahagian, cawangan, sehingga ke peringkat struktur organisasi yang lebih rendah ikut kesesuaian;

-

Pastikan semua pegawai memahami dan menghayati terutamanya pegawai baharu di jabatan itu;

-

Sediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) jabatan dan pastikan setiap pegawai mempunyai SKT masing-masing;

-

Maklumkan kepada semua pegawai mengenai kepentingan pematuhan kepada peraturan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa berkaitan dengan perkhidmatan, tatatertib dan kemajuan kerjaya, pengurusan kewangan;

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

-

Utamakan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) dalam pengurusan pejabat;

-

Galakkan perhubungan yang sihat di antara pegawai dan sediakan suasana bekerja yang harmonis;

-

Gunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia;

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

-

Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan;

-

Mewujud dan memperkukuhkan mekanisme kerjasama antara sektor awam dan swasta;

-

Semak semula fungsi jabatan agar kemaskini selaras dengan objektif kerajaan;

-

Nilai semula aktiviti-aktiviti jabatan

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

Undang-undang dan Peraturan

-

Hendaklah dimaklumkan dan difahami oleh setiap pegawai;

-

^{Kaji dan kemaskini agar sentiasa relevan dengan}

perkembangan semasa dan boleh meningkatkan penyampaian perkhidmatan dengan lebih berkesan.

Senarai Tugas (kemudian disebut JD, rujuk PKPA 4/2018)

-

^{Sediakan senarai tugas untuk semua pegawai yang}

menunjukkan dengan jelas hubung kait antara pegawai dengan penyelianya;

- Sentiasa diteliti dan di kemaskini oleh pegawai penyelia melalui perbincangan dengan pegawai terutama berlakunya;

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

a. pertukaran dasar kerajaan atau objektif jabatan;

b. penstrukturan semula organisasi;

c. pengurangan atau penambahan fungsi jabatan;

d. pengurangan atau penambahan jumlah kakitangan; atau

e. perubahan dalam sistem atau cara kerja

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

Kemudahan Komunikasi

-

Disediakan oleh Kerajaan untuk memudahkan pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan.

-

Gunakan secara berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja.

-

Perkhidmatan pos hanya untuk hantar surat dan bungkusan.

Pos berdaftar dibuat apabila bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan.

-

Perkhidmatan telefon termasuk telefon bimbit hendaklah dikawal penggunaannya mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

-

Penggunaan mesin faksimili hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan. Kawal penggunaannya.

-

Persidangan video hendaklah mengikut peraturan yang ditetapkan;

-

Kaedah komunikasi manual lain seperti telegram yang

digunakan oleh Kementerian Luar Negeri bagi perhubungan di beberapa negara;

-

Boleh gunakan kaedah komunikasi terbaru selaras dengan perkembangan teknologi maklumat.

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

Perhimpunan Bulanan

-

Mengadakan diperingkat jabatan untuk menyampaikan amanat dan maklumat semasa disamping mengeratkan hubungan di antara warga jabatan.

Ruang Pejabat

-

Pastikan ruang pejabat mengikut keluasan yang ditetapkan dan kesesuaian sesuatu jabatan.

-

Kemudian dirujuk sebagai penjarakan fizikal di bawah norma baharu

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

Kebersihan Pejabat

-

Pastikan pejabatan dan kawasan sekitarnya bersih dan kemas dengan mengambil tindakan seperti berikut:-

(a) Mengasingkan bahan yang tidak dikehendaki dengan membuangkan yang tidak diperlukan;

(b) menyusun atur peralatan yang dibekalkan;

(c) membersihkan peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas;

(d) memelihara kebersihan setiap masa dengan menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

Pencegahan Kebakaran

-

Lantik pegawai atau bentuk jawatankuasa untuk rancang dan ambil tindakan yang sesuai mencegah kebakaran iaitu:

i.

Adakan pelan tindakan kebakaran;

ii.

Sistem pencegahan (panduan, tanda arah / simbol yang kemaskini);

iii.

Adakan alat pemadam api yang sesuai dan berfungsi serta ikut spesifikasi, diperiksa oleh Jabatan Bomba;

iv.

Latihan kebakaran hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun;

v.

Bilik simpanan rekod penting yang tahan api (bilik kebal).

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

Khidmat Nasihat

Perkara Agensi

Perundangan Jabatan Peguam Negara

Kewangan Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara

Keselamatan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis DiRaja Malaysia

Keselamatan ICT/

Sistem dan Cara Kerja

MAMPU

Personel Jabatan Perkhidmatan Awam Pengurusan Rekod Jabatan Arkib Negara

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

Penyelarasan dan Pemantauan

-

Kekalkan hubungan baik di peringkat Persekutuan / Negeri / Daerah.

-

Adakan aktiviti seperti bermusyawarah, majlis taklimat, majlis dialog, lawatan dan pemeriksaan. Boleh juga adakan program kemasyarakatan, sukan, keagamaan dan aktiviti lain yang sesuai.

BAHAGIAN 1

PENGURUSAN AM PEJABAT

Program Kebajikan

-

Adakan program yang sesuai untuk eratkan perhubungan sesama warga jabatan di samping memelihara kebajikan;

-

^{Contoh: Hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelab}

kebajikan, pusat penjagaan kanak-kanak, majlis keagamaan, jamuan, ceramah dan lawatan.

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

(AP – PERKARA-PERKARA PERKHIDMATAN)

Menjelaskan keperluan rekod perkhidmatan, rekod kehadiran, penilaian prestasi, sijil penghargaan dan pewartaan.

Peruntukan Baharu

-

Pemupukan budaya kerja positif

-

Pembangunan modal insan

-

Pengurusan maklumat sumber manusia secara elektronik

Human Resource Management

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Rekod Perkhidmatan Pegawai

Tanggungjawab Ketua Jabatan

-

Pastikan maklumat perkhidmatan pegawai di bawah penyeliaannya direkod dengan teratur, lengkap dan terkini. Di rekod dalam komputer / buku khas secara manual dan direkod dengan dakwat hitam.

Tanggungjawab Pegawai

- Maklumkan maklumat peribadi semasa lapor diri dan perubahan maklumat agar kemaskini.

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Maklumat Dalam Rekod Perkhidmatan

Maklumat yang perlu direkodkan, antaranya:

i.

Maklumat peribadi pegawai

ii.

Semua maklumat perkhidmatan pegawai;

iii.

Maklumat cuti;

iv.

Lembaran kelakuan; dan

v.

Maklumat lain yang diputuskan oleh kerajaan dari semasa ke semasa.

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan

a.

Semua catatan dalam rekod tidak boleh dipinda tanpa kelulusan / kebenaran pegawai yang diberi kuasa;

b.

^{Maklumat perlu direkod dengan segera dengan mengikut}

peraturan yang ditetapkan (jika rekod berkomputer). Jika manual, hendaklah ditandatangani pegawai dan dicop jabatan. Rekod disimpan di lokasi pegawai berkhidmat;

c.

Merupakan dokumen penting, tindakan sesuai bagi memastikan ia selamat, tidak hilang atau dipinda. Adakan salinan pendua dan disimpan dengan selamat.

d.

Rekod bertaraf SULIT. Pegawai boleh lihat rekod dengan kebenaran pegawai penyelia rekod.

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Rekod Kehadiran

-

Selenggara rekod kehadiran mengikut kaedah yang sesuai untuk merekod waktu sampai dan waktu meninggalkan pejabat;

hari ini menggunakan TMS: HR2U

-

Adakan jadual tugas yang ada maklumat pegawai yang bercuti, berkursus atau tugasan di luar dan pamerkan ditempat yang mudah dilihat untuk tujuan pemantauan .

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Penilaian Prestasi

-

Sebahagian dari sistem pengurusan personel yang penting untuk membantu pegawai tingkatkan prestasi kerja. Penilaian prestasi pegawai disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan; hari ini menggunakan eSKT: HR2U

-

Kaedah penilaian prestasi yang baik perlu memenuhi ciri-ciri berikut:

i. Pegawai dinilai dari sasaran kerja tahunan yang ditetapkan;

ii. Penilaian dibuat secara berterusan bukan bermusim;

iii. Ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari segi tahap prestasi perlu dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai dengan jelas;

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

iv. Pegawai penilai bersedia mendengar pandangan yang diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya;

v. Pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi sebagai instrumen untuk menekan atau mengugut seseorang pegawai yang dinilai malah sepatutnya dijadikan suatu mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai.

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Pemupukan Budaya Kerja Positif

Ketua Jabatan hendaklah secara berterusan melaksanakan peranan seperti berikut:

i. Mewujud dan memupuk semangat kerja berpasukan;

ii. Memiliki dan menampikan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan;

iii. Memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan;

iv. Beri tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai bagi melaksanakan tugas yang telah diamanahkan; dan

v. Beri pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang telah memberi sumbangan kepada organisasi, Kerajaan dan negara.

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Pembangunan Modal Insan

Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusia supaya berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangan organisasi melalui tindakan berikut:

i. Rancang dan kelola program latihan yang sesuai;

ii. Bantu menyediakan laluan kerjaya dan perancangan pelan penggantian;

iii. Rancang dan laksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang;

iv. Beri pendedahan yang sesuai bagi mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja.

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Sijil Penghargaan

-

Diberi kepada pegawai yang telah berkhidmat dengan baik secara berterusan tidak kurang daripada 15 tahun sama ada yang bersara atau dibersarakan mengikut mana-mana peruntukan Akta 227 @ Akta 239) atau meninggal dunia;

-

Sediakan sijil 3 bulan sebelum bersara atau sampaikan kepada waris 2 minggu selepas meninggal dunia;

-

Ditandatangani oleh pihak yang ditetapkan;

-

Tanggungjawab Ketua Jabatan;

- dapatkan contoh dari JPA dan cetak sendiri;

- pastikan sijil diberi kepada pegawai yang layak; dan - anjurkan majlis penyampaikan sijil.

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Pewartaan

-

Bagi semua pelantikan dan kenaikan pangkat pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan pegawai yang dilantik atau dinaikkan pangkat ke jawatan Ketua Jabatan di peringkat negeri dan ke atas ;

-

Sesuatu jawatan yang dikehendaki oleh undang-undang tanpa mengira kumpulan / gred jawatan;

-

Penggosongan sebarang jawatan yang penyandangnya disahkan tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan menggikut peruntukan dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) 1993.

- Ketua Jabatan hendaklah memastikan kehendak undang-undang dipatuhi dan dalam bentuk yang diluluskan oleh Jabatan Peguam Negara;

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Penyediaan Warta Kerajaan

Dalam penyediaan Warta Kerajaan, Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan berikut:

- maklumat hendak diwartakan dirujuk ke Jabatan Peguam Negara atau Penasihat Undang-Undang Negeri untuk memastikan teratur dari segi perundangan;

- semua bahan disemak dengan teliti sebelum dihantar cetak;

- Dicetak oleh pihak pencetak yang diberi kuasa oleh, Perbendaharaan;

- Setiap pewartaan hendaklah mengandungi maklumat (nama, no. kad pengenalan, nama jawatan, tarikh kuat kuasa lantikan/ naik pangkat dan tempat bertugas)

BAHAGIAN II

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik

Ketua Jabatan bertanggungjawab melaksanakan melalui tindakan berikut:

-

^{Selaraskan di peringkat} jabatan/bahagian/cawangan/unit yang mengurus sumber manusia;

-

Sediakan pegawai yang mencukupi bagi melaksanakan tugas;

-

Sediakan peruntukan kewangan yang mencukupi ;

-

Pastikan maklumat yang diperlukan sentiasa dikemas kini;

-

Pastikan semua pegawai ikut program latihan aplikasi sistem;

-

Melantik Pentadbir Sistem

-

Pastikan aspek keselamatan mengikut piawaian yang ditetapkan;

-

Wujudkan meja bantuan (help desk);

-

Uruskan inventori perkakasan yang dibekalkan mengikut peraturan yang ditetapkan.

Rehat Sejenak

Aktiviti Kumpulan

• Peserta akan dipecahkan kepada lapan (8) kumpulan

• Setiap kumpulan akan diberikan satu (1) tajuk utama dari PP 5/2007

• Rujuk TAJUK UTAMA tersebut dari PP 5/2007

• Bincangkan dalam kumpulan;

•

Ringkasan Fakta

•

Contoh Imej/Gambar/Video

•

Senario/Isu Semasa Dalam Perkhidmatan Awam

• Bentangkan hasil kerja kumpulan

BAHAGIAN III

KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

Menjelaskan aspek keperibadian dan

ketrampilan meliputi cara berpakaian, cara kerja, adab sopan semasa menjalankan tugas, kepentingan menjaga emosi, sikap keterbukaan, bijaksana, berhemah, berfikiran

positif, soal disiplin dan tatakelakuan serta

keperluan mematuhi AkuJanji

BAHAGIAN III

KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

Kepribadian

-

Setiap pegawai awam hendaklah sentiasa menjaga dan memelihara imej penjawat awam semasa bertugas atau di luar masa bertugas.

-

Memiliki keperibadian unggul (nilai murni) dan profesional competency .

-

Ketua Jabatan pastikan pegawai menghayati nilai murni berikut:

i. Berintegriti

ii. Berkebolehan untuk mengawal emosi

iii. Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana & berhemah iv. Mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas

v. Mempunyai keazaman dan kegigihan

vi. Mempunyai sifat-sifat amanah, jujur dan kebolehpercayaan vii. Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara

viii. Mempunyai sifat keberanian & sanggup menerima cabaran

BAHAGIAN III

KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

ix.

Berpegang teguh kepada prinsip akauntabiliti

x.

Berfikiran positif

xi.

Mempunyai kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadi dan kerjaya

Tatakelakuan

Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan seperti berikut:

i. Taat setia kepada Yang Di-Pertuan Agong, Kerajaan &

Negara;

ii. Tidak berkelakuan hingga kepentingan peribadi bercanggah dengan tugas rasmi;

BAHAGIAN III

KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

iii. Tidak boleh berkelakuan yang boleh menimbulkan syak;

iv. Tidak menggunakan kedudukan rasmi untuk faedah diri sendiri;

v. Tidak berkelakuan sama ada bertugas atau di luar tugas rasmi yang boleh menjatuhkan imej perkhidmatan awam;

vi. Tidak membawa pengaruh luar untuk kepentingan peribadi yang boleh menjejaskan kewibawaan dan profesionalisme pegawai awam dalam membuat sesuatu keputusan;

vii. Tidak ingkat perintah dan arahan yang dikeluarkan di mana ia boleh menghakis keberkesanan sesebuah organisasi.

BAHAGIAN III

KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

Pakaian

Pegawai hendaklah sentiada memakai pakaian yang kemas dan sesuai semasa bertugas dengan mematuhi peraturan pakaian yang ditetapkan termasuk pegawai yang dikehendaki memakai pakaian seragam.

Tanda Nama

Jabatan hendaklah menyediakan tanda nama kepada semua pegawai.

Pegawai hendaklah memakai tanda nama sepanjang masa bekerja.

BAHAGIAN IV

PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

-

Memberi penekanan terhadap perkhidmatan kepada pelanggan seperti keperluan memberi layanan mesra dan adil kepada pelanggan, pengurangan karenah birokrasi, penyediaan perkhidmatan kepada pelanggan dan piagam pelanggan.

-

Mewujudkan interaksi dengan pelanggan seperti Hari Bersama Pelanggan, pengurusan aduan awam dan pengurusan media.

BAHAGIAN IV

PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Mengutamakan Pelanggan

Ketua Jabatan hendaklah memberi penekanan terhadap kepentingan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan seperti:

(a) beri layanan mesra dan adil ;

(b) wujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan;

(c) memperluaskan penyebaran dan penyampaian kemudahan perkhidmatan;

(d) kurangkan karenah birokasi dalam urusan jabatan dan pelanggan.

BAHAGIAN IV

PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Kemudahan Pelanggan

Ketua Jabatan digalakkan menyediakan kemudahan berikut:

(a) telefon awam untuk kegunaan orang ramai;

(b) alat siar raya;

(c) kafeteria;

(d) galeri untuk mempamerkan aktiviti jabatan;

(e) kemudahan sukan dan riadah.

BAHAGIAN IV

PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Piagam Pelanggan

- Ketua Jabatan hendaklah menggubal piagam pelanggan jabatan berdasarkan penyampaian perkhidmatan atau produk kepada pelanggan;

- Piagam Pelanggan hendaklah digubal mengikut standard kualiti yang memenuhi kemahuan dan citarasa pelanggan;

- Piagam Pelanggan yang dikeluarkan hendaklah jelas, senang disebarkan, kebolehpercayaan, praktikal, khusus dan boleh ditambahbaik.

BAHAGIAN IV

PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Ketua Jabatan juga hendaklah mengemas kini pelaksanaan piagam pelanggan dan mengambil tindakan berikut:

(a) semak dan kaji semula kualiti perkhidmatan / produk yang dijanjikan;

(b) pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan dipatuhi setiap masa;

(c) sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan;

(d) pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik di persekitaran pejabat.

BAHAGIAN IV

PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Pengurusan Aduan Awam

Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan satu sistem pengurusan pengaduan awam yang berkesan seperti berikut:

(a) melantik seorang Pegawai Perhubungan Aduan;

(b) mewujudkan pelbagai saluran perhubungan secara manual / elektronik untuk urusan dengan orang ramai;

(c) menetapkan tempoh yang munasabah bagi penyelesaian atau pemulihan berpandukan piagam pelanggan;

(d) Mempertingkatkan sistem aduan mengikut peraturan yang dikuat kuasakan dari semasa ke semasa.

BAHAGIAN IV

PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Pengurusan Media

Ketua Jabatan hendaklah sentiasa menjalinkan hubungan secara berterusan dengan pihak media massa ke arah mempromosi dasar, program dan aktiviti jabatan secara positif seperti berikut:-

(a) melantik seorang Pegawai Perhubungan sebagai perantara / jurucakap dengan media;

(b) pantau dan nilai liputan media serta memberi respon kepada isu-isu yang di bangkitkan; termasuk membetulkan salah

liputan / persepsi; dan

(c) wujudkan jalinan hubungan yang baik dengan pihak media massa.

BAHAGIAN V

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Menekankan kepentingan sistem penyampaian

perkhidmatan dengan menambahbaik perkhidmatan kaunter dan telefon, keperluan mempermudahkan

sistem dan prosedur kerja, borang permohonan, menyemak semula keperluan lesen atau permit serta

mempelbagai saluran pembayaran pungutan hasil.

BAHAGIAN V

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Perkhidmatan Kaunter

Sediakan perkhidmatan kaunter yang sesuai, mesra pelanggan dan menepati peraturan yang ditetapkan dengan melaksanakan langkah-langakah:

(a) sediakan jumlah kaunter yang mencukupi;

(b) seberapa boleh memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi;

(c) sediakan pelbagai perkhidmatan (termasuk penerimaan bayaran);

(d) sediakan kaunter khas untuk OKU, warga emas, ibu mengandung serta kes-kes kecemasan;

(e) sediakan sistem giliran;

BAHAGIAN V

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

(f) buka kaunter pada masa yang ditetapkan;

(g) sediakan borang maklum balas kepuasan pelanggan;

(h) sediakan peti cadangan;

(i) buat analisis berkala ke atas maklum balas yang ditetima;

(j) pastikan pegawai yang bertugas di kaunter sentiasa

mesra, berbudi bahasa dan memberi senyuman semasa berurusan dengan pelanggan. Perlu diberi latihan;

(k) lantik penyelia kaunter;

(l) Ketua Jabatan hendaklah membuat pemantauan tahap perkhidmatan kaunter yang cekap dan berkesan.

BAHAGIAN V

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Perkhidmatan Telefon Berkualiti

Ketua Jabatan hendaklah meningkatkan kualiti layanan perkhidmatan telefon dengan melaksanakan langkah-langkah berikut:

(a) pastikan layanan perkhidmatan telefon yang diberikan cekap, berkesan dan memenuhi standard kualiti yang ditetapkan;

(b) pastikan telefonis atau pegawai yang menyambut telefon sentiasa mesra, sopan dan berbudi bahasa semasa melayani pelanggan;

(c) bekalkan maklumat yang tepat, lengkap dan terkini mengenai organisasi;

(d) pastikan sistem telefon yang digunakan boleh diprogramkan;

(e) pastikan mesej rakaman yang digunakan dalam sistem answering machine mesra pelanggan, ringkas, jelas;

BAHAGIAN V

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Sistem dan Prosedur Kerja

-

Ketua Jabatan hendaklah mengadakan sistem dan prosedur kerja yang teratur, jelas dan difahami oleh semua pegawai.

-

Ketua Jabatan hendaklah mengemaskini sistem dan prosedur kerja untuk memastikan perkhidmatan yang diberi telus, cepat dan berkesan dengan mengambil langkah-langkah berikut:

(a) semak dan kaji semula sistem dan prosedur kerja;

(b) mewujudkan Pusat Perkhidmatan Setempat (One Stop Centre).

(c) pamerkan carta aliran proses kerja bagi sesuatu jenis permohonan;

(d) sediakan dan pamerkan senarai semak dan kriteria yang digunakan;

(e) mengeluarkan surat akuan terima ke atas setiap permohonan yang diterima;

(f) memaklumkan pelanggan tempoh masa, status dan jangka masa yang munasabah memproses sesuatu permohonan.

BAHAGIAN V

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Ketua Jabatan hendaklah:

(a) menggubal Manual Prosedur Kerja yang komprehensif bagi jabatannya;

(b) memastikan setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap dan kemas kini;

(c) Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja hendaklah di kemas kinikan pada setiap masa.

BAHAGIAN V

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Borang Permohonan

-

Borang yang digunakan hendaklah ringkas dan memenuhi kehendaki atau tujuannya.

-

Borang juga hendaklah di kemas kini dan dikaji kesesuaiannya.

Lesen dan Permit

- Ketua Jabatan hendaklah sentiasa mengemas kini, menyemak dan mengkaji lesen dan permit yang dikeluarkan .

BAHAGIAN V

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Pungutan Hasil

-

Ketua Jabatan yang ditugaskan memungut hasil hendaklah sentiasa

menjalankan tugas dengan cekap, amanah dan mengikut peraturan yang ditetapkan;

-

Meningkatkan pungutan hasil Kerajaan dengan memperkenalkan kaedah- kaedah seperti ;

(a) mempelbagaikan saluran bayaran;

(b) mempelbagaikan kaedah penerimaan bayaran;

(c) memberi tumpuan sewajarnya kepada usaha untuk memungut tunggakan hasil Kerajaan.

BAHAGIAN VI

URUSAN SURAT KERAJAAN

(AP – SURAT-MENYURAT)

Memperincikan cara penyediaan surat rasmi Kerajaan, kaedah pendaftaran, pengedaran surat dan

pengurusan surat terperingkat.

BAHAGIAN VI

URUSAN SURAT KERAJAAN

Pendahuluan

•

Satu cara perhubungan yang penting

•

Dokumen dan rekod rasmi

•

Penyaluran maklumat

•

Mesti jelas, tepat dan ringkas

•

Sesuai dengan perkembangan teknologi di samping melalui pos / serahan tangan.

BAHAGIAN VI

URUSAN SURAT KERAJAAN

Penyediaan

-

Penyediaan surat rasmi Kerajaan hendaklah mengandungi elemen-elemen berikut:

(a) alamat pengirim;

(b) alamat penerima;

(c) Permulaan Surat;

(d) nombor rujukan;

(e) tarikh surat;

(f) tajuk surat;

(g) pembukaan dan pengakhiran surat;

(h) penomboran perenggan, muka surat dan lampiran;

(i) disediakan dalam tiga salinan (penerima, fail & fail timbul) (j) perakukan kepada Pegawai Pengelas taraf keselamatan

BAHAGIAN VI

URUSAN SURAT KERAJAAN

Pendaftaran dan Pengedaran

-

Surat untuk Ketua/Timbalan Ketua Jabatan hendaklah

diserahkan kepada Pembantu Khas manakala surat ‘untuk perhatian’ pegawai diserahkan kepada pegawai menguruskan surat jabatan.

-

Pegawai yang bertanggungjawab boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan.

-

Sebelum edar, masukkan surat dalam fail;

-

Semua surat perlu diambil tindakan segera, jika tidak boleh maklumkan melalui surat akuan terima;

- Surat dihantar keluar , pastikan lengkap dan ditandatangani;

-

Penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili dan surat asal hendaklah disusuli segera.

BAHAGIAN VI

URUSAN SURAT KERAJAAN

Pengurusan Surat Terperingkat

- Pengurusan surat terperingkat termasuk yang diterima dan yang dihantar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi

pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses, menyimpan dan menghantar mengikut Arahan Keselamatan dan peraturan yang berkaitan.

BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL

(AP – FAIL-MEMAIL)

Menjelaskan kepentingan pengurusan fail. Kaedah

pengkelasan fail. Kaedah Simpan Dalam Perhatian dan Keperluan Fail Timbul.

Peruntukan Baharu

-

Sistem pengurusan dokumen dan rekod elektronik - Pembangunan sistem aplikasi komputer

BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL

Kepentingan Pengurusan Fail

-

Semua surat dan dokumen yang diterima atas urusan rasmi dikandungkan dalam fail yang didaftarkan guna fail yang ditetapkan;

-

Fail diurus secara sistematik ikut piawaian & prosedur rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.

Pengelasan Fail

-

Fail dikategorikan kepada fail urusan am (house keeping files) dan fail urusan fungsian (functional files)

- Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan

dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel.

BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL

Pengkelasan Fail

-

Fail urusan fungsian mengandungi surat dan dokumen

lampiran .berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan.

-

Fail terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan

BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL

Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan

-

Setiap fail hendaklah diberi tajuk berdasarkan pengelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan / agensi;

-

Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.

- Boleh mendapatkan khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara.

BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL

Prosedur Pengurusan

-

Pembukaan Fail

- Sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail belum ada.

- Tajuk dan nombor rujukan serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas kulit fail dan didaftarkan dalam daftar fail jabatan.

- Setiap fail mesti mengandungi kertas minit dan kandungan surat / lampiran disusun seturut mengikut tarikh transaksi dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat / dokumen yang diterima dan dakwat biru / hitam bagi surat keluar.

BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL

- Kertas minit penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung sesuatu perkara yang diuruskan.

- Minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas kertas minit. Minit yang panjang hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.

- Surat rasmi yang didaftarkan atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail.

- Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru dibuka.

BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL

- Di atas kulit fail yang telah ditutup hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan “DITUTUP – JILID 2 DIBUKA” dengan dakwat biru / hitam menggunakan dakwat kekal.

- Di atas kulit fail yang baru pula dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan ‘Jilid 2’ (Jld.2).

Fail Sementara

-

Boleh dibuka apabila surat / dokumen yang diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail berkenaan tidak dapat dikesan;

-

Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.

BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL

-

No. rujukan dan tajuk mesti sama dengan yang asal dan dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu

kandungan apabila fail asal diperolehi / tindakan selesai.

Penyimpanan dan Pergerakan Fail

-

Fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dengan susunan di rak mengikut nombor rujukan fail dan rak hendaklah

dilabelkan.

-

Fail terperingkat disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.

- Pergerakan Fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.

BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL

Simpan Dalam Perhatian

-

Digunakan bagi memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan.

Fail Timbul (Float File)

-

Digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai penyelia atau pegawai atasan mengenai suatu tindakan yang telah diambil. Jika pengedaran maklumat di jabatan / agensi menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), fail timbul tidak perlu

diwjudkan.

BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL

Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik

-

Selaras dengan perkembangan ICT, jabatan digalakkan membangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod jabatan secara maya (virtual).

Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer

-

Dapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara bagi memastikan rekod disengara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban.

Pelupusan Fail

- Perlu mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara sebelum melaksanakan pelupusan fail.

BAHAGIAN VIII

PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM

(AP – Memelihara dan menyimpan rekod-rekod Kerajaan)

Menjelaskan peranan Ketua Jabatan dalam penyelenggaraan, pemeliharaan dan pelupusan rekod awam.

Peruntukan Baharu

-

Jadual Pelupusan Rekod

-

Program Rekod Penting

-

Pelan Tindakan Bencana

BAHAGIAN VIII

PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM

Rekod Awam

-

Rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahaan Kerajaan dan perkhidmatan awan atau pekerja pejabat awam dalam menjalankan tugas rasminya.

- Merangkumi segala jenis surat, kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, mikrofis, filem sinematograf, rakaman bunyi, tanpa mengira bentuk atau media termasuk rekod elektronik.

BAHAGIAN VIII

PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM

Tanggungjawab Ketua Jabatan dan Ketua Agensi

(a) mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara;

(b) mengadakan bilik rekod jabatan dengan lengkap dan peralatan yang sesuai;

(c) melaksanakan pelupusan rekod mengikut Peraturan Pelupusan Rekod Awam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003 [Akta 629]; dan

(d) melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan sekurang- kurangnya gred 27 atau setaraf dan maklumkan ke Jabatan Arkib Negara.

BAHAGIAN VIII

PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM

Penyelenggaraan dan Pemeliharaan Rekod Awam

-

Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan sesuai untuk menyelenggara dan memelihara rekod awam dari sebarang kerosakan, kemusnahan dan kehilangan.

Pembaikan Kecil

-

Sebarang kerosakan kecil hendaklah dibaiki dengan cermat;

-

Mana-mana kertas yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail berkenaan;

- Rekod yang basah hendaklah dikeringkan dengan kertas serap air / kipas angin dan tidak boleh dijemur bawah sinaran matahari atau disalai;

BAHAGIAN VIII

PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM

Bilik Rekod

-

Untuk penyimpanan rekod awam dan dilarang menyimpan barang lain;

-

Sentiasa bersih, tidak berhabuk, mempunyai peredaran udara yang baik;

-

Makan / minum/ merokok adalah dilarang.

Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)

-

Ketua Jabatan perlu menyediakan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan dan mendapat kelulusan Ketua Pengarah Jabatan Arkib Negara.

- Bagi Rekod Urusan Am pelulusan mengikut JPR yang disediakan oleh Jabatan Arkib Negara.

BAHAGIAN VIII

PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM

Program Rekod Penting

-

Kenalpasti dan membuat perancangan untuk memelihara rekod penting;

-

Buat salinan bagi rekod yang telah dikenalpasti dan disimpan di lokasi berasingan;

-

Dapatkan khidmat nasihat dari Jabatan Arkib Negara.

Pelan Tindakan Bencana

-

Sediakan Pelan Tindakan Bencana meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana.

-

Dapatkan nasihat kepakaran dari Jabatan Arkib negara.

BAHAGIAN IX

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

(Peruntukan Baharu)

Penjelasan mengenai mewujudkan pelan strategik teknologi maklumat, perolehan perkakasan dan perisian, rangka

keselamatan IT, pembangunan sistem aplikasi dan lawan web jabatan.

Menekankan keperluan penggunaan perkhidmatan internet dan emel sebagai saluran komunikasi.

BAHAGIAN IX

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Pelan Strategik Tekologi Maklumat

-

Satu pelan jangka panjang (1-5 tahun) yang menetapkan hala tuju perancangan, strategik pembangunan dan pelaksanaan projek-projek ICT bagi menyokong pencapaian visi jabatan.

-

^{Ketua Jabatan} bertanggungjawab menyediakan ISP di peringkat jabatan dengan berpandukan ISP Sektor Awam.

- ISP yang disediakan perlu dikemukakan kepada pihak MAMPU untuk disemak dan diluluskan oleh Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK).

BAHAGIAN IX

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Perolehan Perkakasan Dan Perisian

-

Kemukakan cadangan projek ICT kepada MAMPU bagi mendapatkan kelulusan teknikal sebelum dilaksanakan;

-

Kemukakan Laporan Status Pelaksanaan Projek ICT kepada MAMPU setiap enam (6) bulan sehingga projek siap;

Rangka Dan Keselamatan Teknologi Maklumat

-

^{Satu dasar yang memenuhi keperluan} penguatkuasaan, kawalan dan langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT;

-

Rangka satu dasar keselamatan ICT Jabatan supaya dilindungi dan urusan jabatan dapat beroperasi lancar serta minimumkan kerosakan. Rujuka MAMPU ikut peraturan berkuat kuasa.

BAHAGIAN IX

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

-

Lantik Ketua Pegawai Maklumat (CIO) dan Pegawai

Keselamatan ICT (ICTSO). Maklumkan kepada MAMPU;

-

Pastikan ICTSO membuat laporan kepada Pasukan Tindakan Balas Insiden Keselamatan ICT (GCERT) MAMPU jika berlaku sebarang insiden keselamatan ICT. Peraturan semasa

hendaklah dipatuhi.

BAHAGIAN IX

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Penggunan Perkhidmatan Internet

-

Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pegawai

menggunakan kemudahan internet mengikut etika, garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan internet yang ditetapkan;

-

Boleh melayari laman web yang dibenarkan sahaja. Dilarang melayari laman web yang mengandungi unsur-unsur lucah, hasutan dan ancaman terhadap keselamatan negara;

-

Dilarang menggunakan kemudahan internet untuk tujuan peribadi;

BAHAGIAN IX

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Emel

-

Komunikasi berbentuk mesej elektronik lebih dari dua hala dengan cara yang pantas.

-

Gunakan ikut prosedur yang ditetapkan;

-

Dilarang menggunakannya untuk tujuan peribadi, unsur-unsur lucah, hasutan, dan ancaman;

- Masalah berkaitan dengan penggunaan emel boleh dirujuk kepada MAMPU manakala berkaitan dengan keselamatan dirujuk kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan.

BAHAGIAN IX

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Perisian

-

Pastikan instalasi persisian ICT yang berlesen sahaja.

Pembangunan Sistem Aplikasi

-

Pastikan sebarang pembangunan sistem aplikasi (legacy) yang menyokong urusan Jabatan mengguna pakai kod-kod yang standard di bawah Data Dictionary Sektor Awam mengikut peraturan yang berkuat kuasa.

- Pastikan sebarang sistem aplikasi generik yang boleh dikongsi dengan jabatan- jabatan lain didaftarkan kepada pihak MAMPU melalui Sistem Respositori

Aplikasi Perkongsian Pintar (RAPP).

BAHAGIAN IX

PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Laman Web Jabatan

-

Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan maklumat

terperingkat tidak dipaparkan di laman web dan tidak melanggar mana-mana peraturan keselamatan Kerajaan;

-

Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan laman web jabatan dibangun dan diselenggarakan dengan berkesan agar maklumat yang terkandung sentiasa di kemas kini mengikut peraturan

semasa yang berkuat kuasa.

BAHAGIAN X

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

(AP – KELENGKAPAN PEJABAT)

Keperluan mematuhi peraturan berhubung urusan perolehan bekalan pejabat, kawalan penggunaan, penyimpanan, penyelenggaraan, pemeriksaan dan

pelupusan / hapuskira

BAHAGIAN X

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

-

Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang daripada RM1000 setiap satu pada masa perolehan termasuk perabot, permaidani, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.

-

Bekalan Pejabat terdiri daripada semua barang luak dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.

-

Dikategorikan:

- alat tulis;

- borang;

- mesin pejabat;

- perabot dan perkakas;

- peralatan komunikasi;

- kelengkapan pejabat

BAHAGIAN X

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

- Urusan perolehan, senggaraan dan pergerakan inventori dan bekalan pejabat hendaklah mematuhi peraturan dan prosedur yang ditetapkan.

Perolehan

-

Kelulusan pihak berkenaan diperolehi jika memerlukan kelulusan;

-

Perolehan item yang ada Kontrak Pusat. Pembelian luar Kontrak Pusat iku kaedah berkuatkuasa;

-

Semua perolehan yang diterima, disemak agar memenuhi spesifikasi;

- Pesanan borang bercetak / dokumen keselamatan / dokumen lain dibuat dengan syarikat yang ditetapkan.

BAHAGIAN X

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

-

Perolehan dokumen tiada unsur keselamatan dan kos tambahan boleh dicetak sendiri oleh jabatan;

-

Jika membenarkan pelanggan cetak sendiri dokumen / borang, pastikan kebenaran dengan jelas;

-

Jabatan menyediakan borang baru Siri Am, Siri Kewangan dan Siri Jabatan dapatkan nasihat dari MAMPU dan

Perbendaharaan, Aspek undang-undang (Jabatan Peguam Negara), hasil (Jabatan Audit Negara). Selepas kelulusan diperolehi, urusan percetakan ikut peraturan berkuatkuasa.

BAHAGIAN X

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

Kawalan Penggunaan

Untuk mencegah pembaziran, kehilangan, kerosakan dan penyalahgunaan, langkah berikut hendaklah diambil:

- merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor kawalan serta disimpan dengan selamat;

- pengeluaran bagi tujuan rasmi berdasarkan anggaran keperluan semasa. Pengeluaran perlu dilulus dan direkod dalam daftar.

Pengeluaran dilaksanakan secara ‘masuk dahulu keluar dahulu’;

- mewujudkan sistem kawalan guna aplikasi IT bagi pemantauan selaras dengan peraturan kewangan;

- jika berlaku kehilangan, ambil tindakan ikut peraturan berkuat kuasa;

- jika berlaku kecuaian / penyalahgunaan yang mendatangkan kerugian kepada kerajaan, ambil tindakan surcaj / tatatertib.

BAHAGIAN X

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

Penyimpanan

Memastikan tempat yang digunakan memenuhi kriteria berikut:

- mempunyai ciri keselamatan ikut kesesuaian jenis aset;

- tempat yang sesuai ikut fizikal & ciri sesuatu aset;

- tempat penyimpanan aset dalam proses pelupusan selamat dari kehilangan

BAHAGIAN X

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

Penyelenggaraan

-

Dibuat dengan terancang ikut jadual ditetapkan melainkan berlaku kerosakan;

-

Adakan perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dengan pembekal / pihak mempunyai kepakaran;

-

Penyelenggaraan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa;

-

Rekodkan aktiviti penyelenggaraan kemas kini dan disimpan dengan selamat;

- Nilai program penyelenggaraan, tentukan matlamat, kenalpasti usaha

penyelenggaraan dan bantu membuat keputusan menyewa atau membeli.

BAHAGIAN X

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

Pemeriksaan

Membuat pemeriksaan bekala atau mengejut ke atas inventori dan bekalan pejabat ikut peraturan ditetapkan dan memastikan:

- baki dalam buku rekod sama dengan baki dalam simpanan;

- berkeadaan baik;

- tempoh penggunaan masih belum luput;

- stok mencukupi ikut had keperluan ditetapkan;

- disimpan di tempat ditetapkan;

kemukakan sijil pemeriksaan inventori dan bekalan pejabat kepada Ketua Setiausaha Kementerian setelah selesai pemeriksaan.

BAHAGIAN X

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

Pelupusan

- Item yang rosak, tidak boleh guna atau tidak ekonomik dibaiki;

- Urusan pelupusan ikut peraturan yang berkuat kuasa dan dilaksanakan setelah kelulusan diperolehi.

Hapus Kira

- Item yang hilang atau berlaku perselisihan antara fizikal aset dan rekod berikutan daripada pemeriksaan stok verifikasi;

- Urusan hapus kira dilaksanakan setelah mendapat kelulusan daripada pihak berkuasa bagi meluluskan hapus kira.

SEKIAN

TERIMA KASIH