DEFINISI
DEFINISI
UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET/INVENTORI
GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET/INVENTORI
A.
A. DEFINISI ASET/INVENTODEFINISI ASET/INVENTORI DAN RI DAN BEKALAN AMBEKALAN AM
1.
1. AsetAset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan UPSIbermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan UPSI yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang UPSI, yang diterima melalui yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang UPSI, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau
sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.diperolehi melalui proses perundangan.
2.
2. Aset AlihAset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempatbermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset
yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.
3.
3. Aset Alih Aset Alih terbahagi terbahagi kepada tigkepada tiga (3) a (3) kumpulan ikumpulan iaitu:- aitu:-3.1 Aset
3.1 Aset 3.1.1
3.1.1 AsetAsetbermaksud:- bermaksud:-a.
a. Harta Harta kepunyaan kepunyaan universiti universiti yang yang tidak lutidak luak.ak. b.
b. Mempunyai Mempunyai jangka jangka hayat mhayat melebihi elebihi setahun.setahun. c. Harga seunit
c. Harga seunit RM3,000.00RM3,000.00 atau lebih pada masa pembelian (tidakatau lebih pada masa pembelian (tidak termasuk bahan bacaan) seperti yang terdapat di para 7 Peraturan termasuk bahan bacaan) seperti yang terdapat di para 7 Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPSI (PKPUPSI).
Kewangan dan Perakaunan UPSI (PKPUPSI).
d. Memerlukan penyelenggaraan secara berjadual seperti yang telah d. Memerlukan penyelenggaraan secara berjadual seperti yang telah
dinyatakan dalam manual/buku
dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna.panduan pengguna. 3.1.2
3.1.2 Perlu dilekatkanPerlu dilekatkanbarcodebarcodeaset.aset. 3.1.3
3.1.3 Contoh harta yang diklasifikasikan sebagai aset:-Contohharta yang diklasifikasikan sebagai
aset:-Kod Akaun Kod Akaun SAGA* IMS-FIS SAGA* IMS-FIS Item Item A31101
A31101 131101 131101 TanahTanah A32101
A32101 132101 132101 BangunanBangunan A37101
A37101 133101 133101 JenteraJentera A35101
A35101 134101 134101 Alat PejabatAlat Pejabat A35102
A35102 135101 135101 Perabot dan KelPerabot dan Kelengkapanengkapan A35104
A35104 135199 135199 Alat Penyelidikan/MakAlat Penyelidikan/Makmalmal A35105
A35105 135301135301 Alat Kelengkapan Ha Alat Kelengkapan Hawadingin,wadingin, Penyejuk dan Pemanas
Kod Akaun
SAGA* IMS-FIS
Item
A35106 135302 Alat Kelengkapan Elektrik Yang Lain A35107 135303 Alat Kelengkapan Elektronik Yang
Lain
A35108 135501 Fotografi dan Tayangan Gambar A35109 135502 Alat Kelengkapan Muzik
A35110 135503 Alat Sukan/Rekreasi
A34101 136101 Kenderaan
A33101 137101 Kemudahan
A39101 138101 Aset Tetap Lain A39102 138102 Alatan Sains A39103 138103 Alatan Sukan A38101 139101 Komputer *SAGA : Standard Accounting for Government Agencies
3.2 Inventori
3.2.1 Inventori
bermaksud:-a. Peralatan yang tidak luak.
b. Mempunyai jangka hayat melebihi setahun.
c. Kos peralatan tersebut kurang dari RM3,000.00 seunit pada masa pembelian – seperti yang terdapat di para 7 PKPUPSI.
d. Memerlukan penyelenggaraan tetapi tidak berjadual. 3.2.2 Perlu dilekatkan barcodeinventori.
3.2.3 Contoh harta yang diklasifikasikan sebagai
inventori:-Kod Akaun SAGA* IMS-FIS
Item
B27136 527801 Perabot Lekapan (built-in kabinet dan built-in kaunter tanpa mengira harga asal)
Peralatan pejabat (kerusi, kerusi banquet, meja, pedestal, workstation/partition, kaunter (yang boleh bergerak) dan lain-lain)
Peralatan elektrik dan elektronik (kipas angin, kipas siling, radio, pencetak)
3.3 Bekalan Am
3.3.1 Bekalan Am
bermaksud:-a. Alat/barang yang luak dan tidak luak selain dari aset dan inventori (pakai buang);
b. Tidak memerlukan penyelenggaraan; dan
c. Dalam erti kata lain ia boleh didefinasikan sebagai stok; barang yang digunakan untuk tujuan operasi dan penyelenggaraan.
3.3.2 Tidak perlu dilekatkan barcode tetapi perlu mewujudkan rekod yang mencatatkan kuantiti terimaan dan keluaran/kegunaan alat/barang tersebut.
3.3.3 Contoh harta yang diklasifikasikan sebagai bekalan am:-i. Alatulis (pen, pensil, buku log, post it note, kalkulator) ii. Alatan plastik (kerusi plastik dan tong sampah plastik)
iii. Peralatan komputer ( pendrive, external hardisk, speaker, mouse, keyboard, AVR-backup battery )
iv. Peralatan sukan (bola, kayu hoki, raket, kayu, tilam lompat tinggi, net/jaring)
v. Peralatan makmal (alatan kaca seperti kelalang kaca, kanta pembesar, tabung uji dan pipet)
vi. Lain-lain (langsir, pinggan mangkuk, vertical blind , tilam, bantal, cadar, cermin,softboard )
B. DEFINISI PEGAWAI
1. Pegawai Penerima adalah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset/inventori yang diperolehi bagi pihak Pusat Tanggungjawab (PTj). 2. Pegawai Bertauliah adalah pegawai yang memiliki kepakaran khusus dalam bidang
tertentu seperti jurutera, doktor dan sebagainya.
3. Pegawai Aset adalah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menguruskan semua perkara berkaitan pengurusan aset/inventori di PTj dan mempunyai capaian (acess) ke Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset ).
4. Pemilik Aset/Inventori adalah pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset/inventori di lokasi ia ditempatkan.
UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET/INVENTORI
Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset/inventori yang diperolehi bagi pihak Pusat Tanggungjawab (PTj).
Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran khusus dalam bidang tertentu (contoh : jurutera, doktor dan sebagainya).
1. Objektif Penerimaan Aset/Inventori
a. Memastikan setiap aset/inventori yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.;
b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan
c. Memastikan aset/inventori diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
4. Peraturan Penerimaan
a. Aset/inventori yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan;
b. Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai UPSI yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian;
c. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset/inventori:-i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan
aset/inventori yang diterima adalah betul;
ii. Aset/inventori hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya;
iii. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji ”; iv. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset/inventori diterima
beserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian; v. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset/inventori yang diterima
disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada; dan
BAHAGIAN A – PENERIMAAN ASET/INVENTORI
vi. Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih UPSI KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan semasa penerimaan aset/inventori tersebut. Contoh borang KEW.PA-1 seperti di Kembaran 1.
d. PTj perlu memastikan proses penerimaan aset/inventori tersebut dilakukan serta merta sebaik sahaja ianya dihantar oleh pihak pembekal. Dalam kes pembekal menghantar aset/inventori tersebut di luar waktu pejabat, PTj boleh menangguhkan penerimaan tersebut dan meminta pembekal menghantarnya semasa waktu bekerja.
e. Pegawai Aset di PTj bertanggungjawab merekodkan penerimaan aset/inventori ini melalui Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset ). Prosedur lengkap berhubung penerimaan aset/inventori ini adalah seperti Panduan Penerimaan Barang (Aset/Inventori) Melalui Nota Terimaan Barang (GRN) seperti di Kembaran 2(1).
UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET/INVENTORI
1. Objektif Pendaftaran Aset/Inventori
a. Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini b. Memudahkan pengesanan dan pemantauan
c. Membolehkan keadaan aset/inventori diketahui
d. Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset/inventori
2. Tempoh Pendaftaran
2.1 Setiap aset/inventori hendaklah didaftarkan serta merta dan dalam kes-kes aset/inventori diterima dalam kuantiti yang banyak, proses pendaftaran ini perlu diselesaikan dalam masa tidak melebihi 2 hari bekerja dari tarikh pengesahan penerimaan aset/inventori tersebut.
2.2 Pendaftaran aset/inventori tersebut perlu dibuat melalui Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset ) oleh Pegawai Aset PTj. Prosedur lengkap berkenaan pendaftaran aset/inventori adalah seperti di Kembaran 2(1).
2.3 Unit Aset Jabatan Bendahari akan memproses pendaftaran aset/inventori melalui Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset ) dan akan mencetak barcode aset/inventori dan mengemukakannya kepada PTj yang berkenaan untuk urusan pelabelan (tagging ) di aset/inventori yang terbabit. Tempoh masa yang diambil oleh Unit Aset, Jabatan Bendahari bagi menyiapkan tugasan ini adalah tidak melebihi 2
hari bekerja.
2.4 Bagi aset/inventori yang telah selesai urusan pendaftaran, PTj perlulah mendapatkan semua dokumen yang lengkap daripada pihak pembekal dan menghantarnya ke Jabatan Bendahari dalam tempoh 3 hari bekerja selepas menerima barcode aset/inventori untuk proses bayaran. Dokumen-dokumen tersebut adalah terdiri daripada :
a. Pesanan Belian (Purchase Order )
b. Nota Terimaan Barang (Good Receive Note – GRN ) c. Nota Serahan (Delivery Order )
d. Inbois
e. Sijil Pemasangan dan Pengujian (Testing and Commisioning ) – jika berkenaan.
3. Pendaftaran Aset/Inventori Hadiah
Aset/inventori yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran, latihan/pembelajaran akan didaftar ke Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset ) dan ianya akan dikelaskan sebagai ketegori aset/inventori yang diterima secara hadiah.
4. Punca Maklumat
Bagi mendaftarkan aset/inventori, dokumen berikut perlu dirujuk :-4.1 Aset/inventori yang dibeli
:-a. Pesanan Belian (Purchase Order )
b. Nota Terimaan Barang (Goods Receive Note – GRN ) d. Nota Serahan (Delivery Order )
e. Inbois
f. Dokumen Kontrak g. Kad Jaminan h. Manual Pengguna
i. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan
4.2 Aset/inventori yang disewa beli :-a. Surat Ikatan Perjanjian
b. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan
4.3 Aset/inventori yang diterima daripada sumber lain :-a. Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan;
b. Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset/inventori berkaitan; dan
c. Salinan Sijil Lucuthak bagi aset/inventori yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah.
4.4 Aset/inventori yang belum berdaftar
:-Sekiranya tiada punca maklumat seperti para 4.1, 4.2 atau 4.3, pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset/inventori berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
5. Dokumen Pendaftaran
5.1 Dokumen pendaftaran dikategorikan kepada dua (2) bahagian iaitu:-a. Aset - Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)
5.2 PTj perlu membuat pengemaskinian rekod aset/inventori dan mencetak dokumen pendaftaran melalui Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset ). Prosedur pengemaskinian dan mencetak daftar aset/inventori adalah seperti di Kembaran 3(1) danKembaran 3(2).
5.3 Dokumen pendaftaran perlu dikemaskini bila berlaku:-a. Penambahan/penggantian/penaiktarafan
b. Pemeriksaan aset/inventori c. Pelupusan aset/inventori d. Hapuskira aset/inventori e. Pengalihan lokasi
5.4 Dokumen pendaftaran aset/inventori (KEW.PA-2 dan KEW.PA-3) perlu difailkan dan disimpan di dalam kabinet berkunci oleh pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset/inventori di peringkat PTj. Contoh Dokumen Harta Modal KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 adalah seperti di Kembaran 4(1) danKembaran 4(2).
6. Butiran Maklumat
Butiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat.
7. Pengesahan Pendaftaran
Pengesahan pendaftaran aset/inventori hendaklah dibuat oleh Pegawai Aset di PTj di dalam Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset ). Prosedur pengesahan pendaftaran adalah seperti di Kembaran 5.
8. Urusan Pendaftaran Aset/Inventori 8.1 Pendaftaran
a. Semua aset /inventori hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset di PTj dengan menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan Kew.PA-3.
b. Satu senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan Kew.PA-4 dan Kew.PA-5 perlu disediakan seperti di Kembaran 6(1) dan6(2).
c. Daftar aset/inventori hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara berikut
:-i. Penambahan / penggantian / penaiktarafan aset/inventori; ii. Pemeriksaan aset;
iii. Pelupusan; dan iv. Hapus kira.
8.2 Pelabelan Aset ( Asset Tagging )
Semua aset/inventori hendaklah dilekatkan dengan pelekat barcode. Bagi aset/inventori yang tidak boleh dilekatkan dengan pelekat barcode, PTj boleh menggunakan kaedah mengecat, emboss atau pen dakwat kekal bagi menggantikan pelekat barcode.
8.3 Pergerakan Aset
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah dimohon melalui MyUPSI Portal dan panduan permohonan adalah seperti di Kembaran 7(1). Daftar Pergerakan Aset/Inventori KEW.PA-6 adalah seperti di Kembaran 7(2).
8.4 Penyimpan Daftar
KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci oleh Pegawai Aset di PTj masing-masing.
8.5 Senarai Aset Di lokasi
a. Senarai aset/inventori mengikut lokasi aset/inventori itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua (2) salinan seperti di Kembaran 8.
b. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan lagi ditampal di lokasi aset/inventori ditempatkan dan dipantau oleh pemilik aset/inventori (asset owner ) tersebut.
c. Pegawai Aset perlu memastikan senarai tersebut dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pemilik aset/inventori (asset owner ) .
9. Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran
Carta Alir dan Proses Kerja Pendaftaran Aset/inventori Universiti adalah seperti di Kembaran 9.
UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET/INVENTORI
1. Objektif Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset/Inventori
Semua aset/inventori UPSI hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi
tujuan:-a. Mengurangkan pembaziran b. Menjimatkan kos
c. Mencegah penyalahgunaan d. Mengelakkan kehilangan
e. Aset/inventori dapat mencapai jangka hayatnya
2. Penggunaan
2.1 Penggunaan aset/inventori Kerajaaan hendaklah mematuhi peraturan berikut:-a. Bagi tujuan rasmi sahaja;
b. Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/ buku panduan pengguna;
c. Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan; d. Perlu direkodkan; dan
e. Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset/Inventori UPSI (KEW.PA-9) seperti diKembaran 10.
2.2 Aset/inventori yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset/inventori berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan, mana yang lebih awal.
2.3 Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan aset/inventori adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa di UPSI dan urusan tersebut hendaklah diisi ke Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset ) seperti yang terdapat di Bahagian B Daftar Harta Modal (Kembaran 4(1)) dan Daftar Inventori (Kembaran 4(2)).
3. Penyimpanan
3.1 Aset/inventori UPSI hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pemilik aset/inventori. Arahan Keselamatan UPSI hendaklah
BAHAGIAN C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
ASET/INVENTORI
sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset/inventori.
3.2 Setiap pemilik aset/inventori (asset owner ) adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset/inventori di bawah tanggungjawabnya.
3.3 Aset/inventori yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, oleh itu hendaklah sentiasa berada di bawah kawalan yang maksima.
4. Pemeriksaan / Verifikasi
4.1 Pemeriksaan/verifikasi aset/inventori dilakukan ke atas:-a. Fizikal;
b. Rekod; dan c. Penempatan
4.2 Tujuan pemeriksaan adalah
untuk:-a. Mengetahui keadaan dan prestasinya;
b. Memastikan setiap aset/inventori mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;
c. Memastikan setiap aset/inventori berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar;
d. Mengenalpasti aset/inventori yang tidak boleh digunakan, rosak, usang dan sebagainya serta mengesyorkan tindakan-tindakan ke atas aset/inventori berkenaan;
e. Memperlihatkan kemungkinan berlakunya penipuan, kecurian atau kehilangan; dan
f. Menentukan samada pengurusan aset/inventori dijalankan dengan betul dan mendedahkan apa-apa kelemahan dalam sistem mengurus aset/inventori. 4.3 Setiap PTj perlu mewujudkan Jawatankuasa Pemverifikasi Aset (JPA). JPA di
PTj akan membuat pemeriksaan ke atas aset/inventori sekurang- kurangnya dua (2) kali setahun.
4.4 Tatacara pemeriksaan/verifikasi aset/inventori perlu mengikut garis panduan yang telah ditetapkan oleh pihak Universiti seperti di Pekeliling Bendahari Bil.6/2006bertarikh 26 Disember 2006 seperti di Kembaran 11.
4.5 Bagi memastikan kelancaran pemeriksaan/verifikasi aset/inventori, Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET/INVENTORI
1. Objektif Penyelenggaraan Aset/Inventori
a. Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan
b. Memelihara dan memanjangkan jangka hayat c. Meningkatkan keupayaan
d. Mengurangkan kerosakan
e. Menjimatkan perbelanjaan UPSI f. Menjamin keselamatan pengguna
g. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif h. Memelihara imej UPSI
2. Jenis Penyelenggaraan
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti
berikut:-a. Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang dilaksanakan untuk memeriksa, menyelenggara, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan
b. Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
3. Manual Penyelenggaraan
Setiap manual/ buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
4. Panduan Penyelenggaraan
Pegawai aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah
berikut:-a. Menyediakan Senarai Aset/Inventori Yang Memerlukan Penyelenggaraan Aset/inventori yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenalpasti dan
disenaraikan pada kad KEW.PA-2 dan KEW.PA-3. Format maklumat
penyelenggaraan adalah seperti di Bahagian B Daftar Harta Modal ( Kembaran 4(1)) dan Daftar Inventori (Kembaran 4(2)).
b. Merancang Penyelenggaraan
Setelah aset/inventori yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.
c. Melaksanakan Program Penyelenggaraan
Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan segera.
d. Merekod Penyelenggaraan
Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan di Bahagian B Kad Kewangan KEW.PA-2, Daftar Harta Modal (Kembaran 4(1)) dan KEW.PA-3, Daftar Inventori (Kembaran 4(2)). Penyelenggaraan aset/inventori ini direkod menggunakan Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset ) oleh Pegawai Aset PTj.
e. Menilai Penyelenggaraan
Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut:-i. Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;
ii. Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa;
iii. Mengenalpasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan
iv. Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset/inventori berkenaan.
f. Menyelia Dan Memantau Penyelenggaraan Aset/Inventori Oleh Pihak Swasta Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.
UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS
GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET/INVENTORI
Pelupusanialah satu proses untuk mengeluarkan aset/inventori dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
1. Objektif Pelupusan
a. Memastikan UPSI tidak menyimpan aset/inventori yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan
b. Menjimatkan ruang simpanan/pejabat c. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik
2. Justifikasi Pelupusan
Aset/inventori boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-a. Tidak Ekonomi Dibaiki
b. Usang (obsolete)
c. Rosak dan tidak boleh digunakan d. Luput tempoh penggunaan
e. Keupayaan aset/inventori tidak lagi di peringkat optimum f. Tiada alat ganti
g. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan h. Disyor selepas pemeriksaan aset/inventori dibuat i. Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan/PTj terbabit j. Perubahan teknologi
k. Melebihi keperluan
3. Garis Panduan Pelupusan
Prosedur pelupusan aset/inventori Universiti perlu mengikut garis panduan pelupusan yang telah ditetapkan oleh pihak Universiti seperti di Pekeliling Bendahari Bil.3/2007 bertarikh 23 Februari 2007 seperti di Kembaran 12.
