BAB II
KAJIAN PUSTAKA 2.1 Konsep Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan informasi yang terekam termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut. Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan, prosedur, operasi, dan aktifitas sebuah organisasi ataupun perorangan. Dengan konsep tersebut arsip dinamis memerlukan pengelolaan yang dimaksudkan agar arsip dinamis memberikan manfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya.
2.1.1 Pengertian Arsip Dinamis
Arsip menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah “Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Keberadaan arsip bukan hal yang diciptakan secara khusus. Arsip lahir secara otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan pelaksanaan kegiatan administrasi yang terekam dalam bentuk media apapun. Oleh karena itu, sangat diperlukan prosedur yang jelas dalam sistem penyimpanan arsip yang baik dalam masa arsip dinamis aktif, kemudian inaktif dan sampai pada tahap penyusutan. Tentunya
dalam penyimpanan telah mempertimbangkan sistem temu kembali yang cepat dan tepat sesuai dengan kebutuhan.
Pada mulanya arsip berasal dari bahasa Yunani “archivum” yang
artinya tempat untuk menyimpan. Namun, Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, yang menurut Basir Barthos (2007: 2).
Arsip dinamis dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Seiring dengan perkembangan bidang kearsipan, maka muncul banyak ahli yang mencoba mengemukakan pendapat-pendapatnya mengenai arsip. Menurut The Liang Gie (2009: 118) “arsip dinamis adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.Menurut Sulistyo-Basuki (2003, 13) Arsip dinamis (record) artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut. Defenisi tersebut merujuk kepada mengapa arsip dinamis diciptakan dan alasan mengapa arsip dinamis disimpan.Arsip dinamis yang disimpan menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Pendapat lain dikemukakan oleh Amsyah (2003: 3) yang mengatakan bahwa :
Arsip dinamis adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau(slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain. ketikan, dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas ( kartu, formulir), kertas film.
Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, yang mempunyai arti penting untuk suatu organisasi sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat.
2.1.2 Tujuan Arsip Dinamis
Tujuan kearsipan merupakan kegiatan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah.
Menurut Sedarmayanti (2003, 19)“Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah”.
Barthos (2012, 12) tujuan arsip adalah, untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintahan.
Dari uraian diatas, dapat dinyatakan tujuan arsip secara umum ialah untuk mempermudah temu kembali arsip atau surat yang berada dalam suatu lembaga pemerintah atau instansi yang menyimpan berbagai arsip, yang dikelompokkan menurut tata penyimpanan di lembaga atau instansi masing-masing.
2.1.3 Fungsi Arsip Dinamis
Amsyah (2003, 2) arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip dinamis dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggara kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi negara.Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk peyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2007 arsip berdasarkan fungsinya digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip-arsip yang berada pada masing-masing organisasi pencipta arsip (creating agencies) karena masih diperlukan untuk kepentingan pelaksanaa tugas pekerjaan sehari-hari. Sedangkan menurut Irawan (2009, 5) fungsi arsip yaitu; (1) mendukung proses pengambilan keputusan; (2) menunjang proses perencanaan; (3) mendukung pengawasan; (4)
sebagai alat pembuktian; (5) memori perusahaan; (6) untuk kepentingan politik dan ekonomi.
Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis digolongkan menjadi (a). arsip aktif, arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan suatu unit kerja; (b). arsip inaktif, arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaanya sebagai referensi bagi satu organisasi (Barthos, 2009: 4).
Dari uraian diatas, dapat dinyatakan arsip menurut fungsinya dibagi menjadi dua bagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.Perbedaan dari dua jenis arsip ini terletak dari frekuensi penggunaan, serta tempat penyimpanan kedua arsip tergantung bagaimana instansi yang menaganinya.
2.1.4 Manfaat Arsip Dinamis
Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Maka dari itu arsip sangat bermanfaat bagi kelangsungan dan kelancaran suatu organisasi atau instansi baik pemerintah maupun swasta dan arsip harus di simpan dengan sebaik mungkin. Menurut Dewi (2011, 6) dengan menyimpan arsip sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali dalam waktu singkat dan menyelamatkan arsip dari kehilangan atau kerusakan.
2.1.5 Jenis-Jenis Arsip Dinamis
Wiyasa (2003, 92-93) menggolongkan arsip dinamis menjadi dua, yaitu: (1) arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dan terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi organisasi; (2) arsip dinamis inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi organisasi sudah berkurang.
Dari segi waktunya arsip dinamis dibagi menjadi; (1) arsip dinamis jangka panjang, mencakup sejarah instansi, lembaga, badan korporasi, garis haluan dan prosedur. (2) arsip dinamis temporer dikenal dengan nama transitory records atau transactional records yang didalamnya mencakup jawaban atas surat masuk, permintaan rutin, memo untuk kegiatan jangka panjang dan pendek.
Arsip dinamis dapat juga digolongkan menjadi; (1) record copy, salinan atau kopi arsip dinamis yang resmi dan disimpan untuk keperluan hukum operasional. (2) nonrecord copy, sebuah arsip dinamis yang biasanya tidak termasuk dalam ruang lingkup arsip dinamis resmi.
Dari segi bentuknya arsip dinamis dibagi menjadi; (1) arsip dinamis tradisional yang terbagi dari; (a) grafis berupa kertas; (b) nongrafis berupa microfilm, computer file, word processing. (2) unik seperti manuskrip asli film.
Dapat dinyatakan bahwa, sesuatu yang direkam dengan berbagai macam cara dapat dikatan dengan arsip, apabila memiliki unsur-unsur (1) merupakan informasi terekam, (2) memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat, dibaca, diraba, dan didengar. (3) arsip memiliki fungsi dan kegunaan
dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen, pemerintah yang dilihat dari segi fungsi-fungsi dan bagian-bagiannya.
2.1.6 Recyle Arsip Dinamis
Perlu dipahami tentang daur hidup arsip, dalam daur hidup arsip terdiri dari beberapa tahapan proses kehidupan arsip dimulai dari tahapan penciptaan atau penerimaan arsip, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 18) mengemukakan bahwa “ pada dasarnya, ada lima tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Kelima tahapan tersebut ialah penciptaan (creation), pendistribusian, penggunaan (use) pemeliharaan(maintenance) dan tahap disposisi ”.
Siklus dan informasi masa hidup arsip seperti yang diungkapkan dalam lima fase penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi akhir . Fase siklus hidup sering tumpang tindih . Perhatikan bagaimana siklus ini dilakukan.Setiap kali surat diproduksi, e -mail yang ditulis , dari selesai, atau pamflet dicetak, catatan yang dibuat . Lalu arsip ini kemudian didistribusikan ( dikirim ) ke orang yang bertanggung jawab untuk penggunaannya. Catatan yang umum digunakan dalam pengambilan keputusan , untuk dokumentasi atau referensi dalam menjawab pertanyaan , atau dalam memuaskan persyaratan hukum fase terakhir dalam siklus catatan dan informasi hidup adalah disposisi. Setelah jangka waktu tertentu telah berlalu , catatan untuk disimpan ditransfer ke situs penyimpanan yang lebih murah dalam perusahaan atau ke fasilitas penyimpanan catatan eksternal . Pada akhir jumlah tahun yang ditunjukkan dalam penjadwalan retensi , catatan yang dijual, baik oleh kerusakan atau transfer ke
tempat penyimpanan permanen. Fasilitas di mana catatan dari suatu organisasi yangdiawetkan karena nilai penerus atau sejarah mereka disebut arsip .
Gambar 1. Model Siklus Hidup Arsip Sumber: Judith Read and Mary Lea Ginn (2011, 19)
2.1.7 Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis
Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak surat diterima di kantor, sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arsip harus melakukan penyortiran terlebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan.
Menurut Sugiarto (2005, 34) “Prosedur sistem penyimpanan arsip dinamis yaitu: langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah atau prosedur penyimpanan arsip adalah: pemeriksaan arsip (inspecting), pengindeksan arsip (indexing), memberi tanda, penyortiran, dan penyimpanan atau peletakan”.
Barthos (2012, 198) perlengkapan penyimpanan terdiri atas; (1) folder, semacam map tetapi tidak dengan daun penutup. Pada folder terdapat tab yang
merupakan bagian menonjol pada sisi atas untuk menempatkan title file yang bersangkutan; (2)guide, merupakan penunjuk tempat berkas-berkas itu disimpan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut; (3) tickler-file (berkas pengingat) merupakan tempat penyimpanan kartu kendali dan kartu pinjam arsip; (4) filling kabinet, digunakan untuk menyimpan folder yang telah berisi lembaran-lembaran arsip bersama guide-guidenya; (5) rak-arsip, digunakan untuk penyimpanan berkas/arsip tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku perpustakaan; (6) box, terbuat dari kertas (karton) bertutup, dipergunakan untuk pengganti filing kabinet bagi arsip-arsip in aktif di tempat penata arsip; dan (7) kartu kendali.
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah (2003, 71) adalah :sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali saat dibutuhkan.
2.2 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada umumnya pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh seorang arsiparis yang berada pada ruangan yang mengatur tentang surat menyurat, karena penataan arsip di suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta harus dikelola dengan baik guna memudahkan dalam temu balik dan melancarkan kegiatan administrasi sehari-hari. Menurut Widjaja (1996, 44) “arsip dinamis seharusnya
dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan pemakainya, karena bila sebuah instansi menciptakan surat kemudian mengirimkannya kepada pembaca. Untuk dapat disampaikan kepada pemakai maka arsip dapat dikelola sebaik-baiknya dan harus tersedia jika dibutuhkan”.
Pengelolaan arsip dinamis menurut Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Komunikasi dan Informatika bahwa “pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip”. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem memenuhi persyaratan: sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu, untuk menjaga keauntetikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan. Tujuan tersebut dapat terwujud apabila pengelolaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan-kegiatan: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Selain kegitan itu, proses penyimpanan arsip juga mempengaruhi dalam penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Apabila kegitan tersebut dilakukan dengan baik, maka pengelolaan arsip akan menjadi lancar. Berikut adalah uraian kegiatan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu, penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.
2. 2.1 Penciptaan Arsip Dinamis 2.2.1.1 Pembuatan Arsip
Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks.
2) Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis dilaksanakan denganmedia rekam dan peralatan berkualitas baik. 3) Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta
pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka jadi dalam pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, sertaklasifikasi keamanan dan akses arsip.
4) Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan perundangundangan.
5) Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi yang dilakukanoleh arsiparis.
2.2.1.2 Penerimaan Arsip
Merupakan kegiatan yangberhubungan dengan pengaturan arsip yangberasal dari pihak luar (organisasi dan/atauindividu).Dalam penerimaan arsip yang perludiperhatikan adalah:
1) Arsip yang diterima dalam kondisi aman,tepat, lengkap, dan jelas terbaca.
2) Arsip dianggap sah diterima setelah sampaipada petugas penerima arsip yangberwenang.
3) Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sahditerima setelah tercetak oleh mesin fakspenerima arsip.
4) Arsip dianggap sah diterima setelah sampaipada penerima yang berhak dan penerimaanarsip itu harus didokumentasikan dengancara diregistrasi oleh unit yang mewadahifungsi persuratan untuk kemudian ditindaklanjuti olehunit pengolah. 5) Pendokumentasian penerimaan arsipdilakukan oleh arsiparis
untuk dipelihara,disimpan, dan digunakan. 2.2.1.3. Registrasi Arsip
Registrasi arsipadalah kegiatan pencatatan arsip yang dibuat atau diterima dalam sistem kearsipan,dengan memperhatikan berikut ini:
1) Registrasi dilakukan secara lengkap dankonsisten .
2) Registrasi dilakukan dengan memberikan kode yang bertujuan untuk merekaminformasi yang ringkas mengenai arsip.
3) Data registrasi tidak boleh diubah-ubah,namun apabila diperlukan perubahan karenaterjadi kesalahan teknis, maka harusdilakukan pencatatan perubahan.Registrasi arsip dilakukan dengan mencatatinformasi arsip seuai dengan standarmetadatakearsipan, dan sekurang-kurangnya meliputinomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggalarsip, tanggal penerimaan dan pengiriman,instansi penerima dan pengirim, isi ringkas, dankode klasifikasi.
2.2.1.4 Pendistribusian Arsip
Pendistribusian arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain di lingkungan dengan memperhatikan:
1) Distribusi arsip dilakukan setelah arsip yang berkaitan dinyatakan lengkap.
2) Distribusi arsip dilakukan dengan cepat, tepat, lengkap dan aman. 3) Distribusi arsip disertai dengan pengendalian pergerakan arsip
dilingkungan
2.3 Pengorganisasian Arsip Dinamis
Di dalam pengorganisasian arsip terdapat istilah file aktif dan file inaktif. File aktif adalah file yang berisikan file yang masih aktif dan masih dipergunakan dalam kegiatan administrasi. Sedangkan file inaktif adalah file yang sudah jarang dipergunakan lagi.
Ada beberapa azas penyimpanan yang digunakan organisasi dalam pengelolaan arsip, yaitu :
1) Azas sentralisasi
Penyimpanan arsip dengan azas sentralisasi merupakan pengelolaan arsip pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi. Jadi tiap-tiap unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri, walaupun organisasi tersebut memiliki beberapa unit atau bagian. Menurut Sukoco (2012, 97) “Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud”. Petugas dapat lebih mudah untuk mengatur peminjaman arsip karena tempat penyimpanan arsip terpusat.
2) Azas desentralisasi
Kegiatan menyimpan arsip menggunakan azas desentralisasi merupakan suatu kegiatan yang tidak ada satuan unit khusus (terpusat) dalam menyelenggarakan kegiatan kearsipan secara menyeluruh bagi semua arsip organisasi, tetapi kegiatan kearsipan diselenggarakan pada setiap unit yang dimiliki organisasi. Lebih dijelaskan oleh Sularso (1985, 32) bahwa “dalam azas ini penyimpanan arsip tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri”.
3) Azas kombinasi sentralisasi-desentralisasi.
Azas yang ketiga adalah azas penyimpanan arsip dengan mengkombinasikan antara sentralisasi dengan desentralisasi. Pemilihan azas ini dimaksudkan agar kelemahan dari kedua azas tersebut dapat dihindarkan. Pada umumnya suatu organisasi menggunakan dua azas, kombinasi desentralisasi dan sentralisasi. Arsip yang masih aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah sedangkan arsip inaktif dan statis yang di kelola di unit sentral. Jadi dalam suatu organisasi selain terdapat penyelenggaraan kearsipan secara terpusat juga melaksanakan pengelolaan arsip pada unit kerja masing-masing.
Walaupun sistem kombinasi ini merupakan sistem gabungan, tetapi dalam sistem ini juga terdapat beberapa keuntungan dan kerugian yang dapat menyebabkan baik/buruknya dalam pelaksanaan pengelolaan arsip, menurut Sukoco (2012, 99)
a) adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam;
b) menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang;
c) menekan duplikasi dokumen;
d) memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik;
e) memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.
Disisi lain sistem ini memiliki kerugian, sebagai berikut : a) karena dokumen yang bertautan tidak di tempatkan pada
tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud;
b) kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada;
c) masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat .
Azas-azas yang diperlukan dalam menyelenggarakan penyimpanan arsip pada setiap lembaga atau organisasi tidaklah selalu sama, yang membedakan ialah pada keperluan warkat dan penyelenggaraan penyimpanan arsip atau warkat disetiap kantor. Terkait dengan hal tersebut Wursanto (2007, 171) mengemukakan bahwa “meskipun penyelenggaraan penyimpanan warkat itu berbeda-beda bagi setiap kantor, akan tetapi suatu prinsip yang harus dianut oleh setiap kantor dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat adalah aman, awet, efisien, dan fleksibel”. 2.4 Penataan Arsip Dinamis
Sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Menurut Sedarmayanti (2003, 68) “Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa datang”. Dalam rekod manajemen ada tiga jenis penggunaan, tempat yang digunakan, serta nilai dari arsip itu sendiri. Kontrol yang sistematis dari semua catatan dan penciptaan serta penerimaan lalu menata, di distribusikan pada organisasi, penyimpanan dan pengambilan untuk disposisi akhir (Judith Read and Mary lea Ginn 2011, 3).
Pendapat lain dari Tobing (2013, 8) ada beberapa faktor yang mempengaruhi dalam penataan arsip: (a) ruang/tempat penyimpanan arsip, dari penyediaan ruangan sedikit banyak dapat dinilai akan adanya kemungkinan terawat tidaknya arsip tersebut yang tergantung pada faktor manusia yang menanganinya; (b) manusia yang melaksanakan penataan, petugas yang melakukan penataan arsip haruslah mempunyai disiplin ilmu yang baik, disiplin disini maksudnya dalam hal ketekunan, kesabaran serta keuletan dalam bekerja serta mengololah dokumen-dokumen yang berada pada instansi masing-masing .
Dari uraian diatas dapat disimpulkan, bahwa penataan arsip harus benar-benar dilakukan secara baik dengan sistem yang ada. Selain agar mudah ditemukan saat diperlukan sistem penataan arsip baik juga untuk menunjang kegiatan administrasi organisasi.
2.5 Penyimpanan Arsip Dinamis
Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam manajemen kearsipan. Oleh karena itu arsip dinamis harus disimpan dan dikelola dengan baik. Sistem penyimpanan merupakan sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar mudah ditemukan dan digunakan sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Amsyah (2003, 71) Pada dasarnya ada dua jenis urutan sistem penyimpanan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah nama, sistem geografis, dan subjek. Sedangkan berdasarkan urutan angka adalah numerik, sistem-kronologis, dan sistem-subjek numerik Sistem penyimpanan yang standar adalah sistem-abjad (sistem-nama), sistem-numerik, sistem geografis, dan sistem-subjek.
Menurut Retnopalupi ( 2013, 3) Selanjutnya sistem pengaturtertiban atau sistem klasifikasi dibedakan menjadi beberapa macam yaitu :
a) Sistem klasifikasi Numerikal Seri (Menurut nomor) Sistem klasifikasi numerikal adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan kode nomor. Jadi, kode yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah nomor. b) Sistem klasifikasi alfabetis (Menurut abjad) Sistem
klasifikasi alfabetis adalah sistem penyimpanan arsip dengan memprgunakan abjad sebagai kode penyimpanan.
Dapat disimpulkan, bahwa sistem penyimpanan arsip rata-rata di simpan berdasarkan pola yang sesuai dengan badan instansi serta ketetapan yang dipakai oleh setiap badan pemerintahan maupun swasta, agar arsip atau dokumen dapat ditemubalikan dengan cepat.
2.5.1 Alat-alat yang Digunakan dalam Penyimpanan Arsip Dinamis
Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip menurut Widjaya (1986, 112) adalah :
1) Folder, map yang berupa lipatan karton/plastik tebal
2) Guide,lembar kertas tebal/karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah antara jenis subjek dalam penyimpanan
3) Tikcler file ,adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
4) Filling cabinet ,merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertical dengan menggunakan lembar guide dan map gantung.
5) Kartu kendali ,adalah selembar kertas berukuran 10x15 cm yang berisikan data-data suatu surat.
6) Kartu pinjam arsip ,adalah lembar kertas yang digunakan untuk bukti bahwa arsip akan atau telah dipinjam
Peralatan penyimpanan arsip yang memadai, belum tentu menghasilkan pengelolaan arsip yang efisien. Sistem yang berantakan akan tetap berantakan manakala pengadaan peralatan tidak mempertimbangkan tujuan yang dilayani yaitu dalam rangka perlindungan dokumen dari penanganan yang ceroboh, kerusakan oleh air dan api serta kerusakan yang diakibatkan karena debu atau kelembaban udara. Bentuk kualitas dan kuantitas peralatan penyimpanan arsip sangat menentukan kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip yang diperlukan, sehingga apabila penyimpanan peralatan kurang memadai, maka kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip tidak dapat terwujud.
Seperti yang dikemukakan oleh Maulana (1996: 13) bahwa “alat-alat kearsipan atau perlengkapan arsip pada suatu kantor perlu diperhatikan agar sesuai dengan ruangan yang sudah ada, sebaiknya dibuatkan ruangan khusus,
sehingga tidak terjadi hambatan dalam penemuan kembali suatu warkat yang diperlukan akibat bercampur dengan bagian atau barang-barang lainnya”.
Fasilitas kearsipan sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan pengelolaan arsip, sehingga dalam kegiatan pelaksanaan kearsipan sangat dibutuhkan fasilitas yang memadai. Fasilitas yang memadai pada umumnya peralatan kearsipan yang dapat digunakan untuk pengelolaan arsip adalah map (folder), guide (sekat petunjuk dan pemisah), filing cabinet (almari arsip), rak arsip, kartu kendali, kartu pinjam arsip, buku (catatan, agenda, ekspedisi), alat tulis, dan sebagainya. Peralatan yang disebutkan tidak mutlak harus ada seluruhnya, namun disediakan sesuai dengan kebutuhannya, serta peralatan yang diinginkan bahwa penyediaan fasilitas tidak harus mewah tetapi memadai.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa seorang petugas dapat menentukan peralatan penyimpanan arsip yang akan digunakan untuk pengelolaan arsip dengan mempertimbangkan kriteria pemilihan pemeliharaan peralatan kearsipan, sehingga peralatan yang dipilih tidak menimbulkan pemborosan dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengelolaan arsip.
2.5.2 Prosedur Penyimpanan Arsip Dinamis
Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak surat diterima di kantor, sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arsip harus melakukan penyortiran terlebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan.
Menurut Sugiarto (2005, 34) “Prosedur sistem penyimpanan arsip dinamis yaitu: langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah atau prosedur penyimpanan arsip adalah: pemeriksaan arsip (inspecting), pengindeksan arsip (indexing), memberi tanda, penyortiran, dan penyimpanan atau peletakan”.
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah (2003, 71) adalah :sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali saat dibutuhkan.
2.5.3 Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Menurut Suparjati (2004, 30) mengatakan bahwa penyebab kerusakan arsip ada 2 (dua) yaitu faktor instrinsik dan faktor ekstrinsik:
a) Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan sebagainya.
b) Faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berawal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian manusia.
a) Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar terhadap kondisi arsip antara lain: temperature, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara dan debu
b) Organisme perusak yang sering merusak arsip antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoa dan tikus.
c) Selain dari kedua hal tersebut, arsip dapat rusak karena kelalaian dari pengelola arsip itu sendiri, misalnya percikan bara rokok, cipratan minuman dan sebagainya.
Setelah mengetahui beberapa penyebab kerusakan arsip, maka langkah selanjutnya adalah melakukan upaya atau usaha untuk mengadakan pencegahan terhadap kerusakan. Pencegahan dari faktor instrinsik arsip hendakanya surat atau dokumen menggunakan kertas, tinta, lem dan bahan-bahan lain yang bermutu baik sehingga lebih awet. Penjepit kertas (paper clip) yang terbuat dari plastik lebih baik dari pada yang terbuat dari logam yang mudah berkarat. Seluruh arsip yang dimiliki suatu lembaga harus dipelihara dan dijaga keamanannya dari kemungkinan kehilangan, kerusakan maupun kebakaran baik itu arsip statis atau arsip dinamis. Hal ini penting, karena arsip memuat informasi yang bernilai tinggi bukan saja bagi lembaga yang bersangkutan tetapi juga berguna bagi pihak lain baik lembaga maupun perorangan. Arsip harus dijaga keamananya, baik dari segi kuantitas (tidak ada yang tercecer hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan), maupun dari segi informalitas.
Pemeliharaan arsip menurut Mulyono (1985: 49) dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (dengan sinar matahari meskipun jangan sampai terkena sinar matahari secara langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai fentilasi yang memadai, terhindar dari kemungkinan serangan api, air maupun serangan serangga pemakan kertas.
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan di tempat-tempat terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan di tempat tertutup (di lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu juga harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan.
c. Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip (tetap baik) dapat dilakukan secara preventif, yaitu dengan memberikan bahan-bahan pencegah kerusakan. Baik mencegah serangan serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain.
d. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa supaya tetap terjamin keutuhannya, keamanannya, kebersihannya, kerapiannya dan sebagainya.
e. Kebersihan
Keutuhan arsip salah satu cara pemeliharaannya adalah menjaga kebersihannya. Ruangan maupun arsip hendaknya senantiasa bersih dari segala macam debu. Cara membersihkan ruangan maupun arsip dari debu sebaiknya dengan menggunakan alat yang cukup memadai.
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya diatur dan dibangun sebaik mungkin sehingga mendukung keawetan arsip. Lokasi ruangan penyimpanan hendaknya luas, sehingga cukup untuk penyimpanan arsip yang telah diperkirakan sebelumnya. Pendapat dari Suparjati, (2004, 32) yang mengatakan bahwa “ruang penyimpanan arsip hendaknya terpisah dari keramaian aktifitas kantor lain dan tidak dilalui oleh saluran air. Ruang penyimpnan hendaknya dilengkapi dengan Air Conditioner (AC), penerangan dan pengaturan temperatur ruangan”. Selain
itu, ruang penyimpnan arsip harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok, maupun dari sisa makanan.
Menurut Suparjati (2004, 32) alat-alat pemeliharaan antara lain mesin penghisap debu (vacuum cleaner), thermohigrometer (alat pengukur temperatur dan kelembaban udara), alat pendeteksi api/asap (fire and sinoce detecto), pemadam kebakaran dan lain-lain. Upaya yang dilakukan untuk mencegah adanya organism perusak, setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga. Tempat-tempat seperti laci almari, rak dan sudut-sudut tumpukan kertas yang gelap diberi kapur barus untuk mencegah tikus, kecoa, dan serangga lainnya. Pencegahan adanya rayap digunakan sodium arsenit yang dituangkan kecelah-celah lantai, sedangkan untuk membunuh kutu buku dilakukan dengan jalan fumigasi yaitu memasukkan berkas arsip ke dalam suatu ruangan tertutup, kemudian disemprotkan bahan kima selam 3 jam.
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa usaha pemeliharaan arsip meliputi usaha melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tidakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip berikut informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Mengingat begitu pentingya peranan arsip bagi suatu lembaga, maka pemeliharaan arsip ini harus mendapat perhatian yang baik supaya arsip tetap terjaga keamanannya.
2.5.4 Penyusutan Arsip Dinamis
Tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi, dengan demikian tidak semua arsip harus disimpan terus-menerus karena ada sebagian arsip yang harus dipindahkan dan dimusnahkan.
Menurut Barthos (2009, 101) “penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: (a) memindahkan arsip inaktif dari Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan Pemerintahan masing-masing; (b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku; (c) menyerahkan asip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional”.
Menurut Sedarmayanti (2003, 105) ada 2 macam penyusutan adalah : (a) metode berkala, merupakan suatu mode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penimpanan yang telah berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut ( metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu, metodeberkala 2 alam jangka waktu tertentu, metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum); (b) metode berulang-ulang terus-menerus, merupakan suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu.
Dari uraian diatas, dapat diketahui bahwa penyusutan arsip sangat penting di dalam suatu organisasi karena bertujuan untuk mengurangi terjadinya tumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi di lemari penyimpanan.
2.5.5 Jadwal Retensi Arsip
Yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas (Sedarmayanti, 2003 : 103).
Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu daftar yang menunjukkan :
a) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip;
b) Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.
Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA :
a) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif b) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif c) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya
d) Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen e) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
2.6 Temu Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat, Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Penemuan kembali arsip dapat dilakukan secara manual ataupun secara mekanik. Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa tenaga mesin. Sedangkan penemuan kembali dengan alat menggunakan tenaga komputer.
Menurut Wiidjaja (1993, 177) “penemuan kembali dokumen dalam pusat penyimpanan adalah tidak langsung, karena melalui kartu kendali, akan tetapi fungsi kartu kendali tersebut bukanlah semata-mata untuk keperluan penemuan kembali, karena tanpa kartu kendali pun dokumen dalam filing kabinet sudah cukup memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan”.Menurut Sedarmayanti (2003, 79) “menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipegunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip”.
Dari uraian di atas, dapat dikatakan bahwa arsip ada tidak boleh disimpan sembaranga, arsip harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat dan pada waktu yang dibutuhkan.
