I. BAB I PENDAHULUAN
Bab ini memberikan latar belakang penyelenggaraan UNISI WALL CLIMBING COMPETITION 2015, yang merupakan lomba panjat tebing tingkat nasional. Lomba ini diadakan untuk merayakan Dies Natalis ke-41 MAPALA UNISI dan Milad UII ke-72, sekaligus menyambut PON XIX. Tujuannya untuk memperkenalkan olahraga panjat tebing, mengembangkan minat dan bakat generasi muda, serta mempererat silaturahmi antar pemanjat. Persiapan yang matang dan terstruktur, melibatkan seluruh panitia dan pihak terkait, dilakukan sejak awal tahun 2015 hingga Mei 2015. Acara ini mendapat sambutan positif dari peserta dari berbagai wilayah di Indonesia dan pihak Universitas Islam Indonesia.
1.1 Latar Belakang
Latar belakang menjelaskan tujuan utama UNISI Wall Climbing Competition 2015, iaitu sebagai acara untuk meraikan Dies Natalis ke-41 MAPALA UNISI dan Milad UII ke-72, serta sebagai persiapan untuk PON XIX. Ia juga bertujuan untuk memperkenalkan olahraga panjat tebing kepada mahasiswa UII khususnya, dan generasi muda Indonesia secara umumnya. Selain itu, acara ini bertujuan untuk memupuk semangat persaingan sihat, memupuk bakat, dan membina hubungan baik antara peserta dan semua pihak yang terlibat. Proses perancangan dan persiapan acara yang menyeluruh, melibatkan banyak pihak, telah dilakukan sejak awal tahun 2015. Kejayaan acara ini turut disokong oleh sambutan positif daripada peserta yang datang dari seluruh Nusantara dan pihak UII sendiri.
1.2 Nama Kegiatan
Bahagian ini menyatakan nama rasmi acara tersebut: "UNISI WALL CLIMBING COMPETITION 2015".
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan utama UNISI Wall Climbing Competition 2015 adalah untuk menumbuhkan dan mengembangkan minat dan bakat dalam olahraga panjat tebing, serta meningkatkan semangat kompetisi dan sportifitas. Acara ini juga bertujuan untuk menjalin silaturahmi dan membangun solidaritas di antara para pemanjat. Selain itu, ia bertujuan untuk meningkatkan kualitas individu atlet panjat tebing dan memeriahkan rangkaian Milad Universitas Islam Indonesia dan Dies Natalis MAPALA UNISI. Secara ringkas, matlamatnya adalah untuk menggalakkan sukan memanjat, membina hubungan sesama pemanjat, dan meningkatkan kemahiran para peserta.
1.4 Sasaran
Sasaran utama UNISI Wall Climbing Competition 2015 meliputi pelajar, atlet panjat tebing, mahasiswa pecinta alam, dan peserta umum. Ini menunjukkan cakupan luas peserta yang ingin disertakan dalam pertandingan tersebut. Sasaran yang pelbagai menandakan komitmen penganjur untuk membuka peluang kepada semua yang berminat, tanpa mengira latar belakang atau pengalaman.
1.5 Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Bahagian ini merangkumi jadual dan lokasi bagi setiap peringkat pertandingan. Technical Meeting diadakan di Gedung Kuliah Umum Prof. Sardjito pada 29 Mei 2015, manakala sesi kelayakan dan separuh akhir berlangsung di Wall Climbing UII dari 30 Mei hingga 1 Jun 2015. Pusingan akhir pula diadakan pada 2 Jun 2015 di lokasi yang sama. Maklumat ini menyediakan gambaran yang jelas tentang tatacara dan jadual perjalanan pertandingan, memudahkan peserta dan pihak lain untuk merancang perjalanan mereka.
II. BAB II PRA PELAKSANAAN
Bab ini menjelaskan persiapan sebelum pelaksanaan UNISI Wall Climbing Competition 2015, meliputi aspek sekretariat, bendahara, acara, publikasi, keamanan, konsumsi, transportasi, peralatan, dan dana usaha. Setiap bagian menjelaskan tugas dan fungsi masing-masing bidang, kendala yang dihadapi, dan solusi yang diterapkan. Misalnya, Sekretaris bertanggung jawab atas administrasi, Bendahara mengelola keuangan, dan Bidang Acara bertanggung jawab atas kelancaran acara perlombaan. Persiapan ini menunjukkan perancangan yang menyeluruh dan proaktif dalam mengatasi potensi masalah.
2.1 Sekretaris
Sekretariat bertanggungjawab terhadap aspek pentadbiran seperti penyediaan surat-menyurat, proposal permohonan dana dan kebenaran permit. Mereka telah mengadakan 3 kali mesyuarat pleno dan 4 kali koordinasi dengan FPTI. Walaupun menghadapi cabaran seperti kelewatan penyediaan proposal dan laporan kemajuan daripada beberapa bahagian, mereka berupaya mengatasi masalah tersebut dengan mempertingkatkan keutamaan pentadbiran dan meningkatkan komunikasi antara jabatan. Ini menunjukkan usaha untuk memastikan kelancaran proses pentadbiran sebelum acara.
2.2 Bendahara
Bahagian Bendahari bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan. Mereka menetapkan garis panduan seperti penyerahan Anggaran Belanja (RAB) dan bukti transaksi. Dana operasi awal diperoleh melalui pinjaman daripada MAPALA UNISI dan tajaan dalaman kampus. Mereka menghadapi masalah kelewatan penyerahan RAB dan kekurangan dana, tetapi berjaya mengatasinya dengan memberikan masa tambahan dan mengutamakan perbelanjaan. Penggunaan dana disusun mengikut keutamaan, dan pinjaman awal daripada bendahari MAPALA membuktikan kecekapan dalam menguruskan sumber kewangan.
2.3 Bidang Acara
Bidang Acara bertanggungjawab terhadap pengurusan pertandingan. Mereka telah menghasilkan manual acara bersama FPTI, merancang Anggaran Belanja, menguruskan pengesahan penyertaan dan penginapan, dan menyediakan keperluan teknikal. Mereka juga menyediakan barangan seperti baju-T, kad nama, dan trofi. Walaupun menghadapi masalah seperti kekurangan data insurans dan kekurangan sasaran peserta, mereka berusaha untuk meningkatkan pengiklanan dan mengesahkan data untuk mengatasi masalah tersebut. Ini menunjukkan bahawa mereka berupaya untuk memastikan kelancaran proses pentadbiran sebelum acara.
2.4 Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi
Bidang Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi (Pubdekdok) bertanggungjawab terhadap promosi, hiasan dan dokumentasi. Mereka merancang anggaran, melakukan promosi melalui media cetak dan elektronik, dan menyediakan reka bentuk lokasi. Mereka juga menghasilkan risalah, sepanduk, dan papan tanda. Mereka menghadapi masalah kelewatan dalam reka bentuk dan pemasangan sepanduk, namun berjaya mengatasinya dengan menggunakan media sosial dengan lebih meluas dan berkoordinasi dengan pihak universiti. Ini menunjukkan tindakan proaktif dalam mengendalikan cabaran dalam mempromosikan acara tersebut.
2.5 Keamanan
Bidang Keselamatan telah membuat persediaan seperti mencari kakitangan, membuat susun atur tempat letak kereta, menyediakan penunjuk arah, dan berkoordinasi dengan pihak keselamatan kampus (satpam UII). Mereka juga menentukan pos keselamatan. Persediaan ini memastikan keselamatan peserta dan harta benda semasa acara. Walaupun butiran tambahan mengenai cabaran dan penyelesaian tidak dinyatakan, persediaan yang dibuat membuktikan komitmen untuk memastikan keselamatan dan ketenteraman sepanjang acara berlangsung.
2.6 Konsumsi
Bidang konsumsi bertanggungjawab terhadap penyediaan makanan dan minuman. Mereka telah membuat matriks kerja dan tinjauan harga untuk menentukan Anggaran Belanja. Mereka menghadapi masalah dalam mencari kakitangan, tetapi berjaya mengatasinya dengan berkoordinasi dengan bidang lain dan menghubungi ahli yang aktif. Ini menunjukkan kemampuan mereka dalam menangani masalah kekurangan tenaga kerja.
2.7 Transportasi, Komunikasi dan Perizinan
Bidang ini bertanggungjawab terhadap pengurusan pengangkutan, komunikasi, dan permit. Mereka membuat jadual masa, mencari kakitangan, membahagikan tugas, dan membuat anggaran. Mereka berjaya menghadapi masalah pengurusan kakitangan dengan meningkatkan kawalan daripada ketua bidang. Ini menunjukkan keupayaan mereka untuk memastikan pengurusan pengangkutan, komunikasi, dan permit berjalan lancar sebelum acara.
2.8 Peralatan dan Perlengkapan
Bidang ini bertanggungjawab terhadap pengurusan peralatan dan kelengkapan. Mereka membuat anggaran, mencari kakitangan, membahagikan tugas, dan membuat anggaran. Mereka meminjam peralatan daripada pihak FPTI dan BPBD DIY, serta pihak kampus. Mereka berjaya mengatasi masalah kakitangan yang tidak melaksanakan tugas dengan meningkatkan kawalan daripada ketua bidang. Ini menunjukkan usaha mereka untuk memastikan semua peralatan dan kelengkapan disediakan dengan baik.
2.9 Dana Usaha
Bidang ini bertanggungjawab terhadap pengumpulan dana. Mereka meminta sumbangan daripada pihak dalaman dan luaran UII, seperti Rektor, Dekan, dan Dewan Perwakilan Mahasiswa. Mereka juga bekerjasama dengan beberapa penaja, menjual baju-T, makanan dan minuman. Mereka menghadapi masalah prestasi kakitangan yang kurang memuaskan dan kelewatan penghantaran proposal, tetapi berupaya mengatasinya dengan meningkatkan kawalan dan mempercepatkan penghantaran proposal. Ini menunjukkan komitmen mereka untuk mengumpul dana yang mencukupi.
III. BAB III PELAKSANAAN
Bab ini menjelaskan pelaksanaan UNISI Wall Climbing Competition 2015, meliputi aspek sekretariat, bendahara, acara, publikasi, keamanan, konsumsi, transportasi, peralatan, dan dana usaha. Setiap bagian menjelaskan kegiatan yang dilakukan, kendala yang dihadapi, dan solusi yang diterapkan. Pelaksanaan ini menunjukkan kesiapan dan kemampuan panitia dalam mengelola kegiatan secara efektif dan efisien.
3.1 Sekretaris
Semasa pelaksanaan, sekretariat menguruskan surat-menyurat dan membantu pengerusi dalam mengawal prestasi setiap bidang. Peranan ini menunjukkan sokongan penting mereka terhadap pengurusan acara secara menyeluruh. Walaupun perincian tugas yang lebih khusus tidak dinyatakan, fungsi mereka sebagai penghubung antara pelbagai bahagian dan pengerusi acara menunjukkan betapa pentingnya mereka dalam memastikan operasi keseluruhan berjalan lancar.
3.2 Bendahara
Bendahari mengawal aliran tunai, mengumpul bukti transaksi, melakukan pembukuan, dan membantu panitia lain. Ini menunjukkan peranan penting mereka dalam memastikan pengurusan kewangan yang telus dan bertanggungjawab. Tugas-tugas yang dinyatakan menunjukkan ketelitian dan kebertanggungjawaban dalam menguruskan kewangan acara tersebut, memastikan ketelusan dan ketepatan rekod kewangan.
3.3 Bidang Acara
Bidang Acara melaksanakan Technical Meeting, Opening Ceremony, pertandingan, dan Closing Ceremony. Mereka menguruskan pendaftaran, menyediakan keperluan teknikal, dan menyediakan kemudahan untuk peserta dan panitia. Mereka juga menghadapi masalah kekurangan pengisi gerai dan kekurangan tenaga kerja, tetapi berjaya menanganinya dengan mencari pengganti. Ini menunjukkan keupayaan mereka untuk memastikan kelancaran pelaksanaan acara.
3.4 Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi
Semasa acara, Pubdekdok bertanggungjawab terhadap dokumentasi, penggambaran, dan hiasan. Mereka mendokumentasikan Technical Meeting, Opening Ceremony, pertandingan, dan Closing Ceremony. Ini menjamin bahawa rekod visual dan bertulis acara tersebut akan tersimpan untuk rujukan masa hadapan. Walaupun perincian tugas khusus tidak dinyatakan dengan terperinci, fungsi mereka dalam merakam acara tersebut penting untuk tujuan dokumentasi dan ingatan.
3.5 Keamanan
Bidang Keselamatan mengawal kawasan tempat letak kereta, kawasan pertandingan, dan asrama. Mereka berkoordinasi dengan pihak keselamatan kampus (satpam UII). Mereka menghadapi masalah kenderaan yang menceroboh kawasan larangan dan kekurangan sumber manusia, tetapi berupaya mengatasinya dengan memberi amaran dan mengarahkan kenderaan ke tempat letak kereta yang disediakan. Ini menunjukkan tindak balas pantas dan efektif dalam memastikan keselamatan dan ketenteraman semasa acara.
3.6 Konsumsi
Bidang konsumsi menyediakan makanan dan minuman untuk atlet, panitia, dan tetamu. Mereka menghadapi masalah kekurangan makanan pada hari ketiga, tetapi berjaya mengatasinya dengan membeli makanan tambahan. Ini menunjukkan keupayaan mereka untuk memastikan bekalan makanan mencukupi untuk semua yang terlibat.
3.7 Transportasi, Komunikasi dan Perizinan
Bidang ini menyediakan pengangkutan untuk peserta ke Technical Meeting dan pulang selepas Closing Ceremony. Walaupun butiran lanjut mengenai tugasan mereka tidak dinyatakan, fungsi sokongan mereka dalam memastikan mobiliti peserta menunjukkan peranan penting mereka dalam memastikan kelancaran acara.
3.8 Peralatan dan Perlengkapan
Bidang ini bekerjasama dengan pasukan teknikal FPTI untuk menguruskan peralatan. Mereka bertanggungjawab terhadap peralatan teknikal dan bukan teknikal. Mereka menghadapi masalah kekurangan kakitangan dan kawalan kerja, tetapi berjaya mengatasinya dengan kerjasama dengan bidang lain dan meningkatkan kawalan. Ini menunjukkan keupayaan mereka untuk memastikan peralatan yang diperlukan sentiasa ada dan berfungsi.
3.9 Dana Usaha
Bidang ini menjual makanan dan minuman, serta menyewakan gerai semasa acara. Mereka menghadapi masalah kekurangan kawalan pengumpulan dana, tetapi berjaya mengatasinya dengan meningkatkan kawalan. Ini menunjukkan bahawa mereka berusaha untuk mengoptimumkan pengumpulan dana semasa acara berlangsung.
IV. BAB IV PASCA PELAKSANAAN
Bab ini merumuskan aktiviti pasca pelaksanaan UNISI Wall Climbing Competition 2015. Ia meliputi aktiviti sekretariat, bendahari, acara, pubdekdok, keselamatan, konsumsi, pengangkutan, peralatan dan dana usaha. Setiap bahagian menjelaskan tugasan, cabaran dan penyelesaian. Ia menunjukkan komitmen panitia untuk menyelesaikan semua tugasan pasca acara dengan cekap dan telus.
4.1 Sekretaris
Selepas acara, sekretariat meringkaskan surat-menyurat dan menyediakan laporan pertanggungjawaban. Ini memastikan semua urusan pentadbiran disiapkan dengan teratur. Walaupun butiran khusus tidak disediakan, tugasan mereka menunjukkan tanggungjawab dalam memastikan semua dokumentasi dan laporan pentadbiran dikemaskini dan diserahkan.
4.2 Bendahara
Bendahari mengumpul bukti transaksi, mengawal dana yang belum masuk, membuat rekapitulasi dana, dan menyediakan Laporan Pertanggungjawaban. Ini memastikan ketelusan dan kebertanggungjawaban dalam pengurusan kewangan. Proses pengumpulan bukti transaksi dan penyediaan laporan kewangan menunjukkan usaha mereka untuk menjamin ketelusan dalam pengurusan kewangan.
4.3 Bidang Acara
Bidang Acara menyediakan sijil kepada peserta dan pemenang, serta plakat kepada pengisi acara. Mereka juga menyediakan Laporan Pertanggungjawaban. Ini menunjukkan bahawa mereka memastikan semua tugas berkaitan dengan penghargaan dan pengiktirafan telah disiapkan dengan lengkap. Walaupun menghadapi masalah dalam penyediaan sijil, mereka berupaya membetulkannya dan menyerahkannya kepada peserta yang berkenaan.
4.4 Publikasi, Dekorasi dan Dokumentasi
Pubdekdok menyediakan Laporan Pertanggungjawaban dan mengarkibkan hasil dokumentasi. Ini menunjukkan komitmen mereka untuk memastikan semua hasil dokumentasi disimpan dengan selamat dan teratur. Pengarkiban dokumentasi visual dan bertulis memastikan bahan-bahan tersebut akan tersedia untuk rujukan masa depan.
4.5 Keamanan
Bidang Keselamatan menyediakan Laporan Pertanggungjawaban. Ini menandakan bahawa semua tugas berkaitan keselamatan semasa dan selepas acara telah dilengkapkan dan didokumentasikan. Walaupun perincian spesifik tidak dinyatakan, penyediaan Laporan Pertanggungjawaban menunjukkan kebertanggungjawaban mereka terhadap keselamatan sepanjang acara.
4.6 Konsumsi
Bidang konsumsi menyediakan Laporan Pertanggungjawaban dan menyerahkan resit kepada bendahari. Ini menunjukkan bahawa mereka memastikan semua transaksi kewangan didokumentasikan dengan rapi dan telus. Ketiadaan masalah yang signifikan menunjukkan kecekapan mereka dalam pengurusan bekalan dan kewangan bagi bahagian konsumsi.
4.7 Transportasi, Komunikasi dan Perizinan
Bidang ini menyediakan Laporan Pertanggungjawaban dan menyerahkan bukti pembayaran kepada bendahari. Ini menunjukkan bahawa mereka memastikan semua transaksi kewangan berkaitan dengan pengangkutan dan komunikasi didokumentasikan dengan lengkap. Penyampaian laporan dan bukti pembayaran menunjukkan ketelusan dan kebertanggungjawaban dalam menguruskan kewangan untuk bahagian pengangkutan dan komunikasi.
4.8 Peralatan dan Perlengkapan
Bidang ini mengembalikan peralatan dan kelengkapan yang dipinjam, dan menyediakan Laporan Pertanggungjawaban serta resit perbelanjaan. Ini menandakan bahawa semua peralatan dan kelengkapan telah dikembalikan dan diuruskan dengan baik. Walaupun mereka menghadapi beberapa masalah kelewatan dalam mengembalikan peralatan dan mengumpul resit, mereka berupaya mengatasi masalah tersebut. Ini menunjukkan tanggungjawab mereka dalam memastikan semua aset diuruskan dengan baik.
4.9 Dana Usaha
Bidang ini mengesahkan pesanan baju, pembayaran sewa gerai, perjanjian MOU dengan rakan media dan penaja, dan menyediakan Laporan Pertanggungjawaban. Ini menunjukkan bahawa mereka memastikan semua transaksi kewangan dan perjanjian telah diselesaikan. Proses pengesahan dan penyediaan laporan menunjukkan ketelusan dan kebertanggungjawaban dalam menguruskan dana.
